İş görüşmesi. Telefon tekniği

Tüm iş telefon görüşmelerinin belirli hedefleri vardır. Ya muhatabımıza bir şey satmak istiyoruz, ya onunla bir şey müzakere etmek, ya da belli bir işlem yapmak istiyoruz. İstenilen etkiyi elde etmek için telefonda doğru şekilde iletişim kurabilmeniz gerekir. Hattın diğer ucundaki kişi bizi görmüyor, sadece duyuyor ve bu nedenle görevi başarıyla tamamlamak çok daha zorlaşıyor.

Bu yazımızda telefon görüşmesi tekniğine farklı açılardan bakacağız. Telefonla iş iletişiminin ana aşamalarını öğrenecek ve her birinde nasıl davranacağınızı da okuyacaksınız. Aşağıdaki bilgiler özellikle satış yöneticileri için yararlı olacaktır ancak diğer mesleklerden olup iş iletişimi becerilerini geliştirmek isteyen kişilere de zarar vermeyecektir.

Telefon görüşmelerinin yürütülmesi: 5 temel aşama

Bir müşteriyle yapılan tüm telefon görüşmeleri 5 aşamadan oluşur:

1. Muhatapla iletişim kurun.
2. Konumunu öğrenin.
3. Konumunuzu gösterin.
4. Müşteriyle bir anlaşmaya varın.
5. Konuşmayı sonlandırın.

Aşağıda bu aşamaların her birinde telefon görüşmesi yürütmeye ilişkin kuralları bulacaksınız.

Aşama 1: İletişim Kurma

Bir müşteriyle yapılan tüm telefon görüşmeleri iletişimin kurulmasıyla başlar. Çoğu durumda bu, daha sonraki konuşmanın nasıl gerçekleşeceğini belirler; bu nedenle ilk aşamayı çok dikkatli değerlendirin. Telefonla satış alanında deneyimli profesyoneller, yaklaşan görüşmeye önceden hazırlanmanızı tavsiye ediyor. Sizi neyin mutlu ettiğini hatırlayın, moralinizi yükseltmeye çalışın ve ardından istediğiniz telefon numarasını çevirin. Konuşma sırasında kafanızın karışmamasını sağlayacak küçük bir nefes egzersizi de faydalı olacaktır.

Bir selamlama ve kendini tanıtma ile başlayın. Sıradan ve sıkıcı "merhaba" yerine "günaydın/akşam/öğleden sonra" demeniz tavsiye edilir. Muhatabınızın adını bilmeniz bir avantaj olacaktır, çünkü herkes onun adını duymaktan hoşlanır ve bu sizin işinize yarayabilir.

Telefon konuşmalarının psikolojisi öyledir ki, müşteriniz sizi görmese de duygularınızı ayırt edebilir. Bu nedenle iletişim kurarken gülümseyin, arkadaşça tavrınız mutlaka muhatabınıza aktarılacaktır.

Aşama 2: muhatabın konumunu netleştirmek

Muhatabınızın konumunu öğrenene kadar iş telefonu görüşmeleri imkansızdır. Tek gereken 30 saniye. Potansiyel müşterinin teklifiniz hakkında ne hissettiğini öğrenmeli ve olumsuzluk durumunda düşünce dizisini olumlu yönde değiştirmelisiniz.

İnsanlar muhataplarının ruh halini benimseme yeteneğine sahiptir, bu telefon konuşmalarının psikolojisidir ve bu nedenle hattın diğer ucundaki kişinin ruh hali ne olursa olsun neşeli ve neşeli kalmanız sizin için önemlidir.

Aşama 3: Kendi konumunuzu göstermek

Telefon konuşmalarının kuralları, şu anda muhatabınıza karşı kendi konumunuzu, başka bir deyişle aramanın amacını açık ve net bir şekilde tartıştığınız anlamına gelir. Doğal olarak istenilen numarayı çevirmeden önce konuşmanın hazırlanması gerekir.

Kendi konumunuzu tartışmanın pek çok yöntemi vardır:

- “evet ama” yöntemi;
- görmezden gelme yöntemi;
- vurgulama yöntemi vb.

Eğer ilgileniyorsanız, bunları internette okuyun, çünkü yöntemlerin her birinin açıklaması çok uzun ve bu makaleyi uzatmak istemiyoruz.

En önemlisi, temel kuralı unutmayın: Konuşmanız mümkün olduğunca bilgilendirici ve kısa olmalıdır, aksi takdirde muhatabınızı sıkarsınız.

Aşama 4: bir anlaşmaya varmak

Telefon görüşmeleri yapmak hedefinize ulaşmanıza yol açmalıdır, aksi takdirde ne anlamı var? Burada da pek çok yöntem var: tehditler ve gözdağı, dalkavukluk, muhatabın acıması ve suçluluğuna yönelik baskı ve çok daha fazlası. Ancak bunların en iyisi, hem onun hem de sizin ihtiyacınız olanı alacağınız karşılıklı anlaşmaya varmaktır.

Telefon görüşmelerini yürütme kuralları, bu aşamada müşterinin zaten "ısınmış" olacağı ve yapmanız gereken tek şeyin onu hassas bir şekilde konuya getirmek olduğu anlamına gelir.

Muhatabınızla yakınlık kurana kadar onunla herhangi bir anlaşma yapmaya çalışmayın.

Adım 5: Konuşmayı sonlandırma

İstenilen hedefe ulaşılırsa konuşmayı hemen sonlandırın. Sonunda müşteriye gereksiz bilgiler yüklememeniz, ona iyi şanslar dileyip telefonu kapatmanız tavsiye edilir. Tekrar ediyorum, herkesin kendi adını duymaktan hoşlandığını unutmayın, o yüzden mutlaka kendi adını söyleyerek vedalaşın. Bu, kişiyi iyi bir ruh halinde bırakacak ve fikrini değiştirmeme şansını artıracaktır.

Neden bu telefon iletişim tekniklerine ihtiyacınız var?

Telefon görüşmeleri için yukarıdaki kurallar, iş iletişimi sırasında hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Umarız materyali faydalı bulmuşsunuzdur. Deneyin, herhangi bir iş görüşmesini aşamalara bölerek yapılandırın ve her aşamada net bir şekilde çalışın. Bu, çoğu müşterinin hangi noktada tereddüt ettiğini ve tam tersine hangi aşamada en etkili olduğunuzu belirlemenize yardımcı olacaktır. Bu yaklaşım eksikliklerin giderilmesine ve daha fazlasının başarılmasına yardımcı olacaktır. yüksek sonuçlar iş telefonu iletişiminde.

Telefon iletişimi, seslerine dayanarak muhatabın imajını kafalarında oluşturan iki kör kişi arasındaki konuşmadır. Kim çağırıyor? Kimi arıyor? Muhatabınızın konuşması mümkün mü? Ya duşun altından birini çıkarırsanız? Sizce böyle bir çağrıya yönetmenin tepkisi ne olur?

Bir konuşmanın başlangıcındaki en önemli şey, güven yaratmak ve ardından konuşmayı aradığınız amaca uygun olarak yürütmektir. Bunu yapmak için telefonda iletişim kurmak için aşağıdaki kuralları izleyin.

Kural 1. MÜZAKERELER İÇİN PLAN

Bir sohbete başlamadan önce şunları dikkatlice düşünün:

  • aramanın uygun zamanı ve süresi;
  • aramanızın amacını açıkça tanımlayın;
  • bir konuşma planı yapın.

Aşağıdaki sorulara verdiğiniz yanıtları düşünün:

  • Kendiniz ve çalıştığınız şirket hakkında neler anlatacaksınız?
  • Muhatapınıza ihtiyaçlarını öğrenmek ve bir sonraki toplantı için gerekli motivasyonu yaratmak için hangi soruları soracaksınız?
  • Hangi itirazlar olabilir ve sizin olası yanıtlarınız neler olabilir?
  • Konuşmayı nasıl sonlandırıp bir toplantı ayarlayacaksın?

Kural 2. 3. sinyalde telefonu açın (eğer sizi ararlarsa).

Telefon işi görgü kuralları müşteriyle iletişimi normalleştirir. Müşteri, iş görgü kurallarına uygunluğu esas alarak karar verir şirket kültürüşirketler. 3. arama için telefonu kaldırın: ilk aramada işleri bir kenara bırakın, ikincisinde dinleyin, üçüncüde gülümseyin ve telefonu açın. Telefonu çok uzun süre açmazsanız, bu şirketin kurumsal kültürünün düşük olduğunu gösterir.

Yaygara yapmayın. Birçok kişi hemen telefonu açıyor. Herhangi bir kişinin konsantre olması ve bir sohbete uyum sağlaması için en az birkaç saniyeye ihtiyacı vardır.

Kural 3. TELEFONLA KONUŞURKEN GÜLÜMSEYİN.

Unutmayın, gülümsediğinizde sesiniz daha hoş olur. Bu yüzden daha sık gülümseyin. Bazı telefon profesyonelleri konuşurken yüz ifadelerini görebilmeleri için önlerine bir ayna yerleştirir. Bütün bunlar yüzünüzdeki bir gülümsemenin varlığını kontrol etmenizi sağlar.

Kural 4. ÇAPRAZ KİŞİNİZİ SELAMLAYIN.

Muhatapınızı mümkün olduğunca nazik ve enerjik bir şekilde selamlayın. Merhaba demenin birkaç yolunu bulun. Alabilir misin Çeşitli seçenekler, farklı cinsiyet ve yaştaki insanlar için. Müşteriyle sohbete "İyi günler (sabah, akşam)" sözleriyle başlamak daha iyidir. Sadece "merhaba"dan daha canlı ve davetkarlar. Hattın diğer ucunda birinin de saygı duyulmak, anlaşılmak ve belki de şu anda ona yardım etmek istediğini unutmayın...

Müşteri, ilk sözlerinizin içeriğine ve sesinizin tonuna göre profesyonelliğinizi belirler ve sizinle iletişim tarzını seçer. Sesiniz; kıyafetleriniz, saç renginiz, mizacınız ve yüz ifadenizdir. Telefon görüşmesi sırasında sözlerinize mimik ve jestlerle eşlik edemeyeceğinizi unutmayın. Burada en önemli olan sesinizin tonu, düşüncelerinizi doğru ifade edebilmeniz ve elbette vazgeçilmez bir koşul olarak muhatabınıza saygı duymanızdır.

Kural 6. KENDİNİZİ ADIYLA ÇAĞIRIN.

Adınızı ve soyadınızı açıkça belirtin. Daha sonra temsil ettiğiniz şirketin adını verin. (“Benim adım... Three Whales Company”). İşte son derece zararlı ve başarısız denebilecek seçenekler: "Bil bakalım seni kim arıyor", "Beni gerçekten tanımıyor musun?" Bu sorular karşıdaki kişide psikolojik rahatsızlık yaratır. Kendinizi müşterinin yerine koyun, kendinizi rahatsız hissedeceksiniz. Böyle bir selamlamanın ardından müşteri önerilerinize direnirse şaşırmayın. Başarısız bir fikir, "Şununla ilgili endişe duyuyorsunuz..." ifadesini içerebilir. Bu cümleden sonra hattın diğer ucundaki kişi endişelenmeye başlar. Topal maymunu düşünmemeye çalış. Bu mümkün mü? “Değil” parçacığı silinir ve cümlenin ikinci kısmı algılanır. Bu “kaygı”nın suçlusu da siz oluyorsunuz.

Kural 7. MUHABİRİNİZİN ADINI BULUN.

Bunu yapmak için “Benim adım... Afedersiniz” ifadesini kullanın.ve sizinle nasıl iletişime geçebilirim? Ancak müşterinin adını öğrenmek için acele etmeyin. Alıcı duruma uyum sağladıktan sonra bunu yapmak daha iyidir. Gelecekteki iletişimlerde müşteriyi periyodik olarak adıyla arayın. Bir ismi telaffuz etmek, bir kişiye saygı göstermek anlamına gelir. Hızlı bir şekilde değil, hissederek ve konuşmayla aynı hızda telaffuz edilmelidir. Müşterinin alışılmadık bir durumu varsa veya ilginç isim, onun hakkında önyargılı bir şekilde yorum yapın iyi yanı(Kişiye ilginç bir ismi olduğunu söyleyin, çoğu kişi bundan hoşlanacaktır).

Aşağıdaki seçenekler başarısız olarak adlandırılabilir: "Kiminle konuşuyorum?", "Bu kim?", "Makinede kim var?" Ve şunu tahmin etmeye çalışmayın: “Bu Ira mı? HAYIR? Tatyana Lvovna mı? HAYIR? Peki kim o zaman?" Ya da daha da kötüsü: “Nereye geldim?” Buna standart bir cevap var, sinirli bir sesle şöyle dedi: "Nereyi arıyorsun?"

Çok şey bulabilirsin farklı seçenekler, "Alexander Sergeevich ile konuşabilir miyim?"
En son konuştuğunuz birinin adını unuttuysanız, “Bana adınızı hatırlatabilir misiniz?” diye sormak daha iyidir.

Kural 8. ÖĞRENİN: SİZİNLE KONUŞUYOR MU?

Bu çok önemli! Şu anda müşterinizin kendisi için sorumlu ve önemli bir görevle meşgul olması mümkündür. Veya konuşmanız şu anda başka bir nedenden dolayı uygunsuz. "Şimdi konuşmak sizin için uygun mu (ya da daha iyisi muhatabınıza ismiyle hitap edin)?" Unutmayın, bu kuralı ihlal ederseniz müşterinizi sonsuza kadar kaybedebilirsiniz. Anlaşmanız gerçekleşmedi. Doğru zamanda arayın doğru müşterilere ve gerekli önerilerle. İş görüşmelerinin iş gününün başında veya sonunda yapılması en iyisidir.

İlk cümleleri yavaş, sakin ve net bir şekilde konuşun, muhatabınıza bilgi şelalesi dökmeyin - ona sohbete uyum sağlaması için zaman verin. Sesinizle vurgulayın anlamlı kelimeler, tonlamanızı değiştirin. Kısa mesajlar kullanın: ör. bir cümle - bir düşünce. Mümkünse sesiniz derin ve “kadifemsi” olmalıdır ancak dikkatli olun ve aşırıya kaçmayın. Ayrıca müşterinin konuşmasının ses düzeyini, ritmini ve temposunu da ayarlayabilirsiniz. Muhatap bu yazışmadan memnun olacaktır. Sesinizin tonu duruşunuza, yüz ifadenize ve duruşunuza göre belirlenir. Konuşmaya tam anlamıyla ve mecazi olarak katılın. Konuşmak sadece dudaklarınızı ve dilinizi hareket ettirmek değildir. İlgili organlar akciğerler, diyafram, gırtlak, ses telleri, ağız, dil ve dudaklardır. Elbette ağızda sigara, sakız çiğnemek, lolipop, konuşma sırasında kahve, odadaki gürültü, müzik - telefon konuşmalarının uyumunu bozar.

Kural 10. PLANI TAKİP EDİN.

Konuşmanın bir amacı ve hazırlanmış bir planınız var. Tüm sorunlarınızı aynı anda telefonda çözmeye çalışmayın. Özellikle ürünlerinizin fiyatı hakkında konuşmaktan kaçının; para sorunları en iyi şekilde toplantı sırasında çözülür. Hazırlanmak gerekli malzemeler, kalem, boş kağıt sayfası. Özellikle ve ana şey hakkında konuşun. Muhatabınızı dikkatlice dinleyin. Konuşmayı istediğiniz yöne yönlendirerek müşteriye sorular sorun. Unutmayın, asıl amacınız ayrıntıları tartışabileceğiniz ve sözleşmeyi imzalayabileceğiniz bir toplantı düzenlemektir. Bunu yapmak için müşteride iyi bir motivasyon yaratmalısınız.

Kural 11. AKTİF DİNLEME TEKNİKLERİNİ KULLANIN

İlginizi ve katılımınızı gösterirler. "Yani...", "Anlıyorum..." vb. Konuşma süresini kontrol edin. Müşterinin dikkatinin dağılmasına izin vermeyin. Soruların çoğunu sorularla yanıtlayın ve diğer kişiyi toplantıya yönlendirin.

Kural 12. BİR TOPLANTI AYARLAYIN.

Toplantı ayarlarken muhatabınızın sizi doğru anladığından ve toplantının gün ve saatini yazdığından emin olun. Muhatapınıza, toplantının gerçekleşeceğinden emin olmak için onu bir gün önce aramanın sizin için uygun olup olmadığını sorun. Tüm bu aktiviteler danışanınızın zamanını planlayabilmesi ve toplantıya yeterince hazırlanabilmesi açısından faydalıdır. Muhatabınızı ofisinize davet ederken tam adresi verin ve size nasıl ulaşacağınızı ayrıntılı olarak anlatın. Standart ifadeyi kullanın: "Elinizde kalem var mı, lütfen bize ulaşmanın sizin için nasıl daha kolay olacağını yazın."

Kural 13. ARAYANINIZA ARADIĞI İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ.

Büyük işin küçük hileleri Olga Nikolaevna Azarova

Telefon görüşmelerini yürütme teknikleri

Zaman kaybının en büyük nedenlerinden biri telefondur. En çok birinden Etkili araçlar Hızlı iletişim için telefon, ultra kullanılabilirliği ve telefon konuşmalarının göreceli ucuzluğu nedeniyle gerçek bir bela haline geldi. Bu, esas olarak muhatapların iş iletişimine hazırlıksız olmasından kaynaklanmaktadır.

Altın kural:

Unutmayın, eğer şirketinizin ofisinden arıyorsanız, şirketiniz adına arıyorsunuz demektir. Ve senin görevin bu yüzü kaybetmemek.

Aramanıza veya bir çağrıyı yanıtlamanıza bağlı olarak, etkili telefon konuşmalarının tekniği biraz farklıdır.

Uzmanlık alanınızla ilgili bazı konuları netleştirmek için bir firmayı aramak üzeresiniz.

1. Telefonu açmadan önce bunun gerçekten gerekli olup olmadığını düşünün. Bir telefon görüşmesinden sonra mektup veya faks göndermeli misiniz? Hemen bir mektup yazmak veya faks göndermek daha kolay ve verimli olmaz mıydı? Mektup alındıktan sonra aramak daha etkili olmaz mıydı? Bir çalışanla iletişime geçmek daha hızlı değil mi? e-posta? İhtiyacınız olan bilgiyi başka kaynaklardan alabiliyor musunuz? Arayacağınız çalışanın telefon numarasını, adını ve soyadını tam olarak biliyor musunuz?

2. Aramanızın amacını belirleyin. (Aşağıdaki soruları açıklığa kavuşturmak için arıyorum.) Bir konuşma planı hazırlayın, soracağınız tüm önemli soruları yazın.

3. Masadaki her şeyi hazırlayın ve düzenleyin Gerekli belgeler Tartışılan konu hakkındaki konumunuzu tartışmanız gerekebilir. Argüman olarak sunacağınız noktaları madde madde yazın. Muhatabınızın cevaplarını yazmak için kağıt ve kaleminizi hazır bulundurun.

4. Telefon görüşmesinin giriş ve kapanış cümlelerini hazırlayın. Selamlaşmanın hemen ardından görüşmenizin amacını belirtin.

“Merhaba Ivan Ivanovich! Prozhektor şirketinin pazarlama departmanından Anna Ivanovna Petrova sizinle konuşuyor. Ürünlerimizin satışıyla ilgili olarak arıyorum (aramanın amacı)..." ve "Bilgilendirme (yardım vb.) için teşekkür ederiz. Herşey gönlünce olsun! Güle güle!".

5. Konuşma sırasında argüman kağıdınıza notlar alın, muhatabınızın argümanlarını (sayılar, tarihler, çalışanların ve şirketlerin isimleri) yazın. Herhangi bir iddiaya katılmıyorsanız, sözünü kesmeyin, ancak muhatabınız konuşmayı bitirdiğinde sormak üzere sorularınızı yazın.

6. Konuşma sırasında hazır olmadığınız sorunlar ortaya çıkarsa, durumu olabildiğince açıklığa kavuşturmaya çalışın: sormaktan çekinmeyin, soru sorun, muhatapınızın fikrini öğrenmeye çalışın.

Altın kural:

Herhangi bir telefon görüşmesindeki pozisyonunuz aktif olmalıdır. İnisiyatifi en başından itibaren almalısınız, yani. muhatabınızı takip etmek yerine telefon görüşmesi yapın.

7. Görüşmenizin amacı olan tüm konuları açıklığa kavuşturduğunuzdan eminseniz ve görüşmede bir duraklama varsa, muhatabınıza hemen teşekkür etmekten ve konuşmayı kibar bir şekilde bitirmekten çekinmeyin. (Teşekkür ederim... (aramanızın amacı için), sizi daha fazla tutmayacağım. En iyi dileklerimle! Hoşça kalın!)

Telefona cevap veriyorsun

1. Adınızı ve şirketinizin adını belirtin.

2. Muhatapınız kendisini tanıtmayı gerekli görmediyse kiminle konuştuğunuzu açıklayın. (Üzgünüm, adınızı anlayamadım).

3. Aramanın amacını sorun. Kendiniz cevaplayabiliyorsanız soruyu özel olarak cevaplayın; bu çağrıya yanıt olarak hangi eylemleri gerçekleştireceğinizi bize bildirin; Şirkete gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz ve konuşmayı kibarca sonlandırın (“Aradığınız için teşekkür ederiz! Size reklamımızı göndereceğiz! / Sizi bekliyoruz.) gelecek haftaÜrünlerinizin numuneleriyle birlikte şirket ofisimizde./ Yarın size faks yoluyla yeni bir fatura göndereceğiz. Herşey gönlünce olsun! Güle güle").

4. Soru uzmanlık alanınıza girmiyorsa, sorumlu çalışanın telefon numarasını verin ve konuşmayı kibar bir şekilde sonlandırın.

5. Bir çalışanın telefona cevap vermesi istenirse ve herhangi bir nedenle verilen zaman kayıp, lütfen kendisine bu telefon numarasından ne zaman ulaşılabileceğini bana bildirin. Gerekirse iletmesi için bir mesaj kaydedin. Konuşmayı hızlı ve kibar bir şekilde sonlandırın (“Seni daha fazla tutmayacağım”).

Yukarıdaki örneklerden, etkili bir telefon görüşmesinin o zaman ve ancak o zaman, eğer inisiyatif alırsanız gerçekleştirilebileceği açıktır. Bir konuşmanın başındaysanız, muhatabınızı hiçbir şekilde rahatsız etmeden, gerekli gördüğünüzde konuşmayı bitireceksiniz. Aynı zamanda konuşmaya tam olarak planladığınız kadar zaman harcayacak ve telefondaki laf kalabalığının unsurlarına teslim olmayacaksınız.

Mükemmeliyetçilikle mücadele

"Gereksiz olana özen göstermek çoğu zaman gerekli olanın kaybıyla birleşir."

Solon, 640 ila 635 arası – yaklaşık. 559 M.Ö.

Popüler bilgelik şöyle der: "En iyi, iyinin düşmanıdır." Bu, genellikle daha basit, daha güvenilir, daha karlı olduğu anlamına gelir; Ulaşılan iyi seviyede durmak, doğaüstü mükemmelliğe ulaşmaya çalışmaktan her bakımdan daha iyidir. “Mükemmeliyetçilik” kelimesi, pek çok dil gibi Avrupa dillerine de Latince'den gelmiştir. Latince "perfectus" kelimesi mutlak mükemmellikten başka bir şey ifade etmez. Bir düşünün, mutlak mükemmelliğe ulaşmak mümkün mü? Eğer gerekliyse? Bu nedenle, zamanla "mükemmeliyetçilik" kelimesi, ulaşılamaz mükemmelliğe yönelik boş bir arzuyu ifade eden bazı olumsuz çağrışımlar kazandı. Mükemmeliyetçilik kelimesini de modern anlamıyla kullanacağız.

TEST 11. “Mükemmeliyetçilikten muzdarip misiniz?”

“Evet” veya “Hayır” sorularını yanıtlayın.

TAM OLARAK DEĞİL

1. Sık sık açıkça imkansız olanı başarmaya çalışır mısınız?

2. Sık sık stresten mi muzdaripsiniz?

3. İş ve özel hayatınızdaki değişikliklerden korkuyorsunuz çünkü... hayatınıza her zaman yeni ve öngörülemeyen bir şeyler mi getiriyor?

4. Hastalanmaktan ya da uzun süre ayrılmaktan korkuyorsunuz çünkü... işini senin kadar iyi yapacak senden başka kimse yok mu?

5. Kendinize bile güvenmiyor musunuz ve evrakların doğru doldurulup doldurulmadığını, önemli belgelerin nerede bulunduğunu ve iş mektuplarının yazılıp gönderilip gönderilmediğini sık sık tekrar kontrol ediyor musunuz?

6. Sırf söz verdiğiniz için, önemsiz ve acil olmayan bir görevi tamamlamak için önemli işlerinizi erteleyebiliyor musunuz?

7. Kritik sonuçlara yol açmayacağını bildiğiniz halde işinizde hata yapmaktan korkuyor musunuz?

8. İhtiyacınız olan kağıtları sürekli olarak klasörden klasöre taşıdığınız, klasörleri raftan rafa yeniden düzenlediğiniz ve her seferinde sırayı optimize etmeye çalıştığınız için, ihtiyacınız olan kağıtları nasıl hemen bulacağınızı bilmiyor musunuz?

9. Dünyadaki her şeyi unutabilir, şu anda özellikle ihtiyaç duymadığınız bir yardımı bulduğunuzdan emin olmak için tüm programınızı bozabilirsiniz, çünkü size onu tam olarak istediğiniz yere koymuşsunuz gibi geliyor. aradığınız klasör.

10. Mektup yazmanın çok zaman gerektiren özel bir sanat olduğunu düşünüyor musunuz?

11. Hiçbir zaman örnek mektuplardan oluşan bir veri tabanı oluşturmazsınız çünkü... Her mektubun bireyselliğin damgasını taşıması gerektiğini mi düşünüyorsunuz?

12. Son derece dakiksiniz ve sorumluluk sahibi kişi, kimse bunun sana ne kadara mal olduğunu bilmese de?

Altın kural:

Aşırıya kaçmayın! Aşırılıklar başarılı bir kariyere zarar verir!

İşin Kuklaları kitabından yazar Sharypkina Marina

5.4. Müzakere stratejisi ve taktikleri Müzakereler ortaklıklarda kaçınılmaz bir olaydır. Müzakereler, tarafların karşılıklı olarak kabul edilebilir pozisyonlarının geliştirildiği bir süreçtir.Müzakerelerin başarılı olabilmesi için, yani tüm tarafların

Kitaptan 99 satış aracı. Etkili yöntemler kar yapmak yazar Mrochkovsky Nikolay Sergeevich

Müzakere teknikleri

Kitaptan Müzakerelere nasıl hazırlanılır yoksa her zaman en güçlü olan mı kazanır? yazar Mazilkina Elena Ivanovna

Rus müzakere tarzı Rus halkının ulusal özelliklerini yansıtıyor. Her şeyden önce bu, ulusal çıkarlara bağlılık ve milliyet temelli ayrımcılığın olmamasıdır. Aynı zamanda kişinin kendi konumunu savunmasındaki kararlılık ve buna karşı hoşgörüyle birleşmesi anlamına gelir.

Yönetim Uygulaması kitabından insan kaynakları tarafından yazar Armstrong Michael

Amerikan stili müzakereler Profesyonellik, enerji ve çok resmi olmayan bir atmosfer ile ayırt edilirler. Her ne kadar aşırı atılganlık ve hatta saldırganlık da olsa. Müzakere sürecine gerçek ilgi gösteren Amerikalılar pek çok soru soruyor. Onlar

Yazarın kitabından

Fransız tarzı müzakereler Tartışmalarda mantıksal kanıtlara odaklanır. Fransızlar genellikle geri adım atmadan oldukça sert bir şekilde pazarlık yapıyor. Pratik yönelim, bir partneri ikna etme teknikleriyle ustaca birleştirilebilir. Onlar

Yazarın kitabından

İngiliz tarzı Müzakere Kısıtlamayı, öngörülemezliğe eğilimi, titizliği, iletişimde, verimlilikte ve girişimde belirli bir izolasyonu varsayar. Oldukça esnektirler ve partnerlerinin inisiyatiflerine duyarlı, dürüst ve dakiktirler.

Yazarın kitabından

Alman müzakere tarzı başarı odaklıdır. Yarı hazırlık aşamasında, kendi konumlarını açıkça belirlerler ve konuları tartışırken katı tutarlılığı tercih ederler. Almanlar rasyonel, tutumlu, ihtiyatlı, profesyonel ve

Yazarın kitabından

İskandinav tarzı Müzakerelerde kusursuz tavırları vardır, çünkü düzenlidirler, dakiktirler, ciddidirler ve güvenilirlerdir, demokratiktirler ama çoğunluğun çıkarlarına uymaya çalışırlar. Bireycidirler ancak başkalarının onlar hakkında ne söyleyeceğini de dikkate alırlar. Hareket edebilir

Yazarın kitabından

Akdeniz tipi müzakereler İtalyanlar arkadaş canlısı, neşeli ve rahattır, girişken ve duygusal olarak okunur, iş hayatında çok ölçülü davranırlar, iletişimde kendilerini rahat hissetmelerini sağlamak için yüz ifadeleri ve jestler kullanırlar. Olumsuz

Yazarın kitabından

Avustralya usulü müzakere Avustralyalılar birbirlerine ne olursa olsun davranırlar. sosyal durum, eğitim ve köken. Kendilerini eleştirmeyi severler ama başkalarının bunu yapmasından hoşlanmazlar. Övülmekten de hoşlanmazlar çünkü arandıklarını düşünürler

Yazarın kitabından

Japon stili müzakereler Müzakereler sırasında keskin konum çatışmalarından kaçınmanın bir tarzı. Sadece iş sorunlarını çözmek için değil, aynı zamanda ortaklarıyla kişisel ilişkiler kurmaya da çalışıyorlar. Görüş alışverişinde bulunurken dikkatli ve ihtiyatlı olun. İmtiyaz yanıtlandı

Yazarın kitabından

Latin Amerika tarzı müzakere Muhataplar mümkün olduğu kadar yakınlaşmaya çalışırlar. Uzaklaşmaya çalışmak cehalet olarak görülecektir. Çok sosyal. Öğleden sonra dinlenmesi (siesta) yaygındır, dolayısıyla toplantılar akşam geç saatlere kadar sürebilir. Olumsuz

Yazarın kitabından

Arap tarzı müzakereler Arap ülkelerinin temsilcileri geleneklere değer veriyor. İyi bir insan olarak karşımıza çıkmak önemlidir. Arkadaş, bir isteği reddedemeyen kişidir. Sürekli övgü beklerler ve eleştirilere acı verici tepkiler verirler. Müzakereler yakın

İş toplantılarının yürütülmesi ve sınıflandırılmasına ilişkin kurallar

Bir iş toplantısı kolektif zihni gelişmeye çekmenin bir yoludur optimal çözümler Güncel ve en karmaşık konularda. (İş (hizmet) konularının grup tartışması şekli). Bir iş toplantısı, işletmede ortaya çıkan güncel ve en karmaşık sorunlara en uygun çözümleri geliştirmek için kolektif zihni çekmenin bir yoludur.

Bir iş toplantısının üç ana aşaması:

1. Bilgilerin toplanması ve işlenmesi;

2. İşletmenin tüm hizmetlerinin ve tüm çalışanlarının faaliyetlerinin koordinasyonu;

3. Karar verme.

İş toplantıları yoluyla çözülebilecek ana görevler:

· İşletme politikasının geliştirilmesi, güçlendirilmesi ve uygulanması;

· Şirketin genel hedefleri dikkate alınarak tüm departmanların ve hizmetlerin faaliyetlerinin entegrasyonu;

· Toplu sonuçların tanımlanması ve hesaplanması;

· Öğrenme etkisini dikkate alarak toplu problem çözme.

İş toplantılarının sınıflandırılması:

1. Amaca göre:

· Geliştirmek ve karar vermek;

· Uygulamaya yönelik görevlerin daha erken açıklığa kavuşturulması ve netleştirilmesi alınan kararlar;

· önceden alınmış kararların özetlenmesi ve değerlendirilmesi;

· operasyonel (kontrol odaları);

2. Olayın sıklığına (frekansına) göre:

· bir kere;

· düzenli;

· periyodik;

3. Katılımcı sayısına göre:

· dar kompozisyon (beş kişiye kadar);

· genişletilmiş (yirmi kişiye kadar);

· temsilci (yirmiden fazla kişi);

4. Toplantıdaki katılımcıların kompozisyonunun istikrar derecesine göre:

· sabit bir bileşime sahip;

· her toplantı için derlenen listeye göre davetlilerle;

· birleştirilmiş;

5. Aksesuara göre:

· kamu kuruluşları;

· Yönetim;

· bilimsel ve bilimsel-teknik;

· Birleşik.

Bir iş toplantısı düzenlemek ve yürütmek için teknoloji:

1. Hazırlık.

· Toplantı yapılmasının fizibilitesinin belirlenmesi;

· Gündemin belirlenmesi;

· Katılımcıların kompozisyonunun belirlenmesi;

· Toplantının tarihini ve saatini ayarlamak;

· Mekanın belirlenmesi;

· Toplantı katılımcılarının hazırlanması.

2. Yürütmek.

· Toplantının süresi;

· Düzenlemeler;

· Protokol.

3. Özetleme ve karar verme.

· Sonuçlar;

· Kimin belli miktarda işi, hangi zaman diliminde tamamlaması gerektiğinin belirlenmesi;

· Toplantı özet formunun belirlenmesi;

· Bilginin genişliğine karar vermek;

· Çözüm geliştirme yöntemleri.

4. Kararın uygulanmasının izlenmesi

· Kararlar üzerinde kontrol sahibi olan kişilerin belirlenmesi.

Konsolidasyona yönelik sorular:

1. Nedir iş görüşmesi?

2. Bir iş toplantısı hangi aşamalardan geçer?



3. İş toplantılarının bir sınıflandırmasını yapın.

4. Bir iş toplantısının organize edilmesi ve gerçekleştirilmesi için gerekli teknolojiyi tanımlayın.

İletişim, insan etkileşiminin önemli bir şeklidir. Yöneticiler harcama yapıyor Farklı türdeÇalışma süresinin ortalama %80'inde iletişim. Neredeyse tüm iş sorunları şu ya da bu şekilde iletişimle ilgilidir - fikirlerin, düşüncelerin ve duyguların iletilmesi, bunları diğer insanların anlayışına getirme süreci. Müzakerelerin etkinliği iletişimin ne kadar iyi yapılandırıldığına bağlıdır; ortaklar, müşteriler ve çalışanlarla karşılıklı anlayış derecesi; kuruluş çalışanlarının işlerinden memnuniyeti; takımdaki ahlaki ve zihinsel iklim; diğer kuruluşlarla ilişkiler ve Devlet kurumları. İçin modern yöneticiİnsanlarla çalışması gereken bir kişi için iletişim yeteneği hayati önem taşır, bu bir yöneticinin sahip olması gereken en önemli beceridir.

İş iletişimi, ortak faaliyetlerin ihtiyaçlarının yarattığı insanlar arasında bağlantılar kurma ve geliştirme sürecidir; İletişimdeki katılımcılar için önemli olan bilgi alışverişi. (İş iletişiminde iletişimin konusu bir iştir, bir ürünün üretimiyle ilgili belirli bir faaliyet türüdür).

İletişim konuları kuruluşun çalışanları, yöneticileridir.

İş iletişiminin özellikleri:

4. İş iletişiminde ortak, konu açısından önemli bir kişi gibi hareket eder;

5. İletişim kuran insanlar iş konularında karşılıklı anlayışla ayırt edilirler;

İş iletişiminin asıl görevi verimli işbirliğidir.

Araştırmalar, çeşitli işletmelerin yöneticilerinin çalışma sürelerinin %4 ila %27'sini telefon görüşmelerine harcadığını göstermektedir.

Herhangi bir telefon görüşmesinin yapısı dört zorunlu unsurdan oluşur:

· Karşılıklı tanıtım;

· Muhatabı hızlandırmak;

· Durumların tartışılması;

· Son sözler.

Telefon görüşmesi yapmak için gerekli materyaller önceden seçilmelidir.

Telefon konuşmalarını yürütmek için yönetim teknolojisi.

1. Eğer arıyorsanız:

Konuşmadan önce:

· Bu konuşmanın gerçekten gerekli olup olmadığını düşünün;

· Amacını tanımlayın;

· Konuşma için gerekli kağıt, kalem veya kalemin yanı sıra takvim ve malzemeleri hazırlayın;

Bir konuşma sırasında:

· Hattın diğer ucundaki kişiyi duyduğunuzda merhaba deyin;

· Kendinizi tanıtın (isim – departman – şirket);

· Doğrudan telefona konuşun;

· Kelimeleri açıkça telaffuz edin;

· Doğru kişiyle konuşup konuşmadığınızı öğrenin;

· Muhatabın konuşmak için vakti olup olmadığını veya daha sonra tekrar aramanın daha iyi olup olmadığını sorun;

· Yaratmayı dene olumlu ruh hali;

· Konuşmanın olumlu bir sonucunu elde etmek istiyorsanız muhatabınıza doğrudan itiraz etmeyin;

· Muhatabınızı dikkatle dinleyin;

· Onun sözünü kesmeyin;

· Daha sık gülümsemek. Muhatap bunu görmüyor ama hissediyor;

· Monotonluktan kaçının - konuşmanın tonlamasını ve hızını değiştirin;

· Çok hızlı ya da yavaş konuşmayın; muhatabınızın hızına uyum sağlamaya çalışın;

· Muhatapınızın özel terminolojiyi anlama yeteneğini abartmayın;

· Jargondan kaçının;

· Duraklamaları kullanın;

· Eğer muhatap sizi anlamıyorsa sinirlenmeyin ve söylenenleri aynı kelimelerle tekrarlamayın, yenilerini bulun;

· Konuşmanın sonunda bundan sonra kimin ne yapacağını netleştirin.

Konuşmanın ardından:

· Gerekli her şeyin söylenip söylenmediğini analiz edin;

· Bu mesajın herhangi birine iletilmesi gerekip gerekmediğini kontrol edin;

· Konuşmanın sonucunu tam olarak yazın (muhatapla ne üzerinde anlaştığınızı);

· Yapmaya söz verdiğiniz şeyleri yazın;

· Günlüğünüze gerekli notları alın.

2. Sizi ararlarsa:

· Telefonunuzun yanında daima bir kalem veya kağıt ve kalem bulundurun.

· Selamlamadan sonra cevap verirken adınızı, departmanınızı ve şirketinizi belirtin.

· Arayanın adını ve sorununu hemen yazın.

· Eğer arayan kişi kendisini tanıtmıyorsa, bunu yapmasını isteyin.

· Bir soruya hemen cevap veremiyorsanız, görüşmenin içeriğini sorunu bilen birine aktarın.

· Sorunu açıklığa kavuşturduğunuzda geri arayabileceğinizi sorun.

· Konuyu açıklığa kavuşturmak uzun zaman alacaksa, muhatabınıza bu konuda bilgi verin ve daha uzun süre bekleyip bekleyemeyeceğini veya daha sonra aramanın daha iyi olup olmayacağını sorun.

· Soruyu açıklığa kavuşturduktan sonra muhatabınıza teşekkür edin ve onu beklettiğiniz için özür dileyin.

· Bir meslektaşınıza mesaj iletiyorsanız, önce durumu kısaca açıklayın.

Telefonla iletişim kurma kuralları.

Sesinizi bozabileceği için ahize mikrofonuna çok yüksek sesle konuşmayın.

Normal bir hızda konuşun ve kelimelerinizi net bir şekilde telaffuz edin. Hızlı konuştuğunuzda kelimeler birbirine karışır, ancak yavaş konuştuğunuzda muhatabınızın düşüncelerinizi takip etmesi zorlaşır. Telefonun konuşma engellerini ağırlaştırdığını hatırlayarak numaraları ve soyadlarını net bir şekilde telaffuz edin.

Doğrudan ahize mikrofonuna konuşun. Bu kuralı ihlal ederseniz muhatabınız sizi duymakta zorluk çekecektir.

Konuşma sürenizi siz ve muhatabınız arasında eşit olarak dağıtın.

Spesifik ve kısa bir cevap gerektiren net sorularla elde edilen konuşmayı kısa tutun.

Daha önce çözülmüş ve tartışılmış konulara geri dönmeyin.

Muhataplardan biri veya her ikisi de tüm sorularına cevap alamadığında telefon görüşmesini sonlandırın.

Konsolidasyona yönelik sorular:

1. İletişim neden gereklidir?

2. Nedir iş görüşmesi?

3. Telefon görüşmesi yapmanın unsurlarını sıralayın?

4. Telefon konuşma teknolojisi neler içerir?

5. Telefonda hangi iletişim kurallarını biliyorsunuz?

Telefon iletişimi, seslerine dayanarak muhatabın imajını kafalarında oluşturan iki kör kişi arasındaki konuşmadır. Kim çağırıyor? Kimi arıyor? Muhatabınızın konuşması mümkün mü? Ya duşun altından birini çıkarırsanız? Sizce böyle bir çağrıya yönetmenin tepkisi ne olur?

Bir konuşmanın başlangıcındaki en önemli şey, güven yaratmak ve ardından konuşmayı aradığınız amaca uygun olarak yürütmektir. Bunu yapmak için telefonda iletişim kurmak için aşağıdaki kuralları izleyin.

Kural 1. MÜZAKERELER İÇİN PLAN

Bir sohbete başlamadan önce şunları dikkatlice düşünün:

aramanın uygun zamanı ve süresi;

aramanızın amacını açıkça tanımlayın;

bir konuşma planı yapın.

Aşağıdaki sorulara verdiğiniz yanıtları düşünün:

Kendiniz ve çalıştığınız şirket hakkında neler anlatacaksınız?

Muhatapınıza ihtiyaçlarını öğrenmek ve bir sonraki toplantı için gerekli motivasyonu yaratmak için hangi soruları soracaksınız?

Hangi itirazlar olabilir ve sizin olası yanıtlarınız neler olabilir?

Konuşmayı nasıl sonlandırıp bir toplantı ayarlayacaksın?

Telefon işi görgü kuralları müşteriyle iletişimi normalleştirir. Müşteri, iş görgü kurallarına uyarak şirketin kurumsal kültürünü yargılar. 3. arama için telefonu kaldırın: ilk aramada işleri bir kenara bırakın, ikincisinde dinleyin, üçüncüde gülümseyin ve telefonu açın. Telefonu çok uzun süre açmazsanız, bu şirketin kurumsal kültürünün düşük olduğunu gösterir.

Yaygara yapmayın. Birçok kişi hemen telefonu açıyor. Herhangi bir kişinin konsantre olması ve bir sohbete uyum sağlaması için en az birkaç saniyeye ihtiyacı vardır.

Kural 3. TELEFONLA KONUŞURKEN GÜLÜMSEYİN.

Unutmayın, gülümsediğinizde sesiniz daha hoş olur. Bu yüzden daha sık gülümseyin. Bazı telefon profesyonelleri konuşurken yüz ifadelerini görebilmeleri için önlerine bir ayna yerleştirir. Bütün bunlar yüzünüzdeki bir gülümsemenin varlığını kontrol etmenizi sağlar.

Kural 4. ÇAPRAZ KİŞİNİZİ SELAMLAYIN.

Muhatapınızı mümkün olduğunca nazik ve enerjik bir şekilde selamlayın. Merhaba demenin birkaç yolunu bulun. Farklı cinsiyet ve yaştaki insanlar için farklı seçenekleriniz olsun. Müşteriyle sohbete "İyi günler (sabah, akşam)" sözleriyle başlamak daha iyidir. Sadece "merhaba"dan daha canlı ve davetkarlar. Hattın diğer ucunda birinin de saygı duyulmak, anlaşılmak ve belki de şu anda ona yardım etmek istediğini unutmayın...

Müşteri, ilk sözlerinizin içeriğine ve sesinizin tonuna göre profesyonelliğinizi belirler ve sizinle iletişim tarzını seçer. Sesiniz; kıyafetleriniz, saç renginiz, mizacınız ve yüz ifadenizdir. Telefon görüşmesi sırasında sözlerinize mimik ve jestlerle eşlik edemeyeceğinizi unutmayın. Burada en önemli olan sesinizin tonu, düşüncelerinizi doğru ifade edebilmeniz ve elbette vazgeçilmez bir koşul olarak muhatabınıza saygı duymanızdır.

Kural 6. KENDİNİZİ ADIYLA ÇAĞIRIN.

Adınızı ve soyadınızı açıkça belirtin. Daha sonra temsil ettiğiniz şirketin adını verin. (“Benim adım... Three Whales Company”). İşte son derece zararlı ve başarısız denebilecek seçenekler: "Bil bakalım seni kim arıyor", "Beni gerçekten tanımıyor musun?" Bu sorular karşıdaki kişide psikolojik rahatsızlık yaratır. Kendinizi müşterinin yerine koyun, kendinizi rahatsız hissedeceksiniz. Böyle bir selamlamanın ardından müşteri önerilerinize direnirse şaşırmayın. Başarısız bir fikir, "Şununla ilgili endişe duyuyorsunuz..." ifadesini içerebilir. Bu cümleden sonra hattın diğer ucundaki kişi endişelenmeye başlar. Topal maymunu düşünmemeye çalış. Bu mümkün mü? “Değil” parçacığı silinir ve cümlenin ikinci kısmı algılanır. Bu “kaygı”nın suçlusu da siz oluyorsunuz.

Kural 7. MUHABİRİNİZİN ADINI BULUN.

Bunun için “Adım... Kusura bakmayın ama sizinle nasıl iletişime geçebilirim?” ifadesini kullanın. Ancak müşterinin adını öğrenmek için acele etmeyin. Alıcı duruma uyum sağladıktan sonra bunu yapmak daha iyidir. Gelecekteki iletişimlerde müşteriyi periyodik olarak adıyla arayın. Bir ismi telaffuz etmek, bir kişiye saygı göstermek anlamına gelir. Hızlı bir şekilde değil, hissederek ve konuşmayla aynı hızda telaffuz edilmelidir. Müşterinin alışılmadık veya ilginç bir adı varsa, bunun hakkında olumlu bir şekilde yorum yapın (Kişiye ilginç bir adı olduğunu söyleyin, çoğu kişi bundan hoşlanacaktır).

Aşağıdaki seçenekler başarısız olarak adlandırılabilir: "Kiminle konuşuyorum?", "Bu kim?", "Makinede kim var?" Ve şunu tahmin etmeye çalışmayın: “Bu Ira mı? HAYIR? Tatyana Lvovna mı? HAYIR? Peki kim o zaman?" Ya da daha da kötüsü: “Nereye geldim?” Buna standart bir cevap var, sinirli bir sesle şöyle dedi: "Nereyi arıyorsun?"

“Alexander Sergeevich ile konuşabilir miyim?” Gibi birçok farklı seçenekle karşılaşabilirsiniz. En son konuştuğunuz birinin adını unuttuysanız, “Bana adınızı hatırlatabilir misiniz?” diye sormak daha iyidir.

Kural 8. ÖĞRENİN: SİZİNLE KONUŞUYOR MU?

Bu çok önemli! Şu anda müşterinizin kendisi için sorumlu ve önemli bir görevle meşgul olması mümkündür. Veya konuşmanız şu anda başka bir nedenden dolayı uygunsuz. "Şimdi konuşmak sizin için uygun mu (ya da daha iyisi muhatabınıza ismiyle hitap edin)?" Unutmayın, bu kuralı ihlal ederseniz müşterinizi sonsuza kadar kaybedebilirsiniz. Anlaşmanız gerçekleşmedi. Doğru müşteriyi, doğru zamanda, doğru tekliflerle arayın. İş görüşmelerinin iş gününün başında veya sonunda yapılması en iyisidir.

İlk cümleleri yavaş, sakin ve net bir şekilde konuşun, muhatabınıza bilgi şelalesi dökmeyin - ona sohbete uyum sağlaması için zaman verin. Sesinizle özellikle önemli kelimeleri vurgulayın, tonlamayı değiştirin. Kısa mesajlar kullanın: ör. bir cümle - bir düşünce. Mümkünse sesiniz derin ve “kadifemsi” olmalıdır ancak dikkatli olun ve aşırıya kaçmayın. Ayrıca müşterinin konuşmasının ses düzeyini, ritmini ve temposunu da ayarlayabilirsiniz. Muhatap bu yazışmadan memnun olacaktır. Sesinizin tonu duruşunuza, yüz ifadenize ve duruşunuza göre belirlenir. Konuşmaya tam anlamıyla ve mecazi olarak katılın. Konuşmak sadece dudaklarınızı ve dilinizi hareket ettirmek değildir. İlgili organlar akciğerler, diyafram, gırtlak, ses telleri, ağız, dil ve dudaklardır. Elbette ağızda sigara, sakız çiğnemek, lolipop, konuşma sırasında kahve, odadaki gürültü, müzik - telefon konuşmalarının uyumunu bozar.

Kural 10. PLANI TAKİP EDİN.

Konuşmanın bir amacı ve hazırlanmış bir planınız var. Tüm sorunlarınızı aynı anda telefonda çözmeye çalışmayın. Özellikle ürünlerinizin fiyatı hakkında konuşmaktan kaçının; para sorunları en iyi şekilde toplantı sırasında çözülür. Gerekli malzemeleri, kalemi, boş kağıdı hazırlayın. Özellikle ve ana şey hakkında konuşun. Muhatabınızı dikkatlice dinleyin. Konuşmayı istediğiniz yöne yönlendirerek müşteriye sorular sorun. Unutmayın, asıl amacınız ayrıntıları tartışabileceğiniz ve sözleşmeyi imzalayabileceğiniz bir toplantı düzenlemektir. Bunu yapmak için müşteride iyi bir motivasyon yaratmalısınız.

Kural 11. AKTİF DİNLEME TEKNİKLERİNİ KULLANIN

İlginizi ve katılımınızı gösterirler. "Yani...", "Anlıyorum..." vb. Konuşma süresini kontrol edin. Müşterinin dikkatinin dağılmasına izin vermeyin. Soruların çoğunu sorularla yanıtlayın ve diğer kişiyi toplantıya yönlendirin.

Kural 12. BİR TOPLANTI AYARLAYIN.

Toplantı ayarlarken muhatabınızın sizi doğru anladığından ve toplantının gün ve saatini yazdığından emin olun. Muhatapınıza, toplantının gerçekleşeceğinden emin olmak için onu bir gün önce aramanın sizin için uygun olup olmadığını sorun. Tüm bu aktiviteler danışanınızın zamanını planlayabilmesi ve toplantıya yeterince hazırlanabilmesi açısından faydalıdır. Muhatabınızı ofisinize davet ederken tam adresi verin ve size nasıl ulaşacağınızı ayrıntılı olarak anlatın. Standart ifadeyi kullanın: "Elinizde kalem var mı, lütfen bize ulaşmanın sizin için nasıl daha kolay olacağını yazın."

Kural 13. ARAYANINIZA ARADIĞI İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ.

Danışanlar, konuşmanın başında olanları duygusal olarak hatırlama ve sonunda olanları eylem rehberi olarak alma eğilimindedirler. Konuşmanın sonunda muhatabınıza mümkün olduğunca nazik bir şekilde veda edin. "Sorularınız olursa lütfen arayın, size yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız." "Sizin için uygun olan herhangi bir zamanda gelin, size yardımcı olmaktan mutluluk duyarız", "En iyi dileklerimle", "Sizden bu bilgiyi almak çok faydalı oldu." İlginiz, şirketinize gösterdiğiniz ilgi için teşekkür eder, günün geri kalanında veya önümüzdeki haftasonunda keyifli vakit geçirmenizi dilerim. Arayan kişinin konuşmayı sonlandırdığını unutmayın. Konuşmayla kişisel toplantınızın temelini oluşturduğunuzu unutmayın; bu nedenle dostluk her şeyin üstündedir.

Kural 14. SONUÇLARINIZI YAZIN.

Müşterinin sağladığınız bilgilere karşı genel tutumunu, toplantının veya aramanın yeri, tarihi ve saati, kimin kimi araması gerektiği ve konuşmada vurgulanan önemli noktalar hakkındaki anlaşmayı yazın.

Kural 15. HER TELEFON KONUŞMASINDAN DERS ÇIKARIN