2.3. Oficialių dokumentų kalba ir stilius

Biuro darbe naudojama dalykinio bendravimo kalba yra oficialus verslo stilius. Verslo stilius yra funkcinis kalbos tipas, skirtas bendravimui vadybos srityje.

Kalbos komunikacija vadybos srityje turi daugybę specifinės savybės paaiškinta dalykinio bendravimo sąlygomis. Šiuo atžvilgiu ypač svarbu tai, kad verslo komunikacijos dalyviai iš esmės yra juridiniai asmenys– organizacijos, įstaigos, įmonės, pareigūnai, organizacijos personalas. Informacinių ryšių, į kuriuos jie gali patekti, pobūdis ir turinys priklauso nuo organizacijos vietos valdymo organų hierarchijoje, kompetencijos, veiklos funkcinio turinio ir kitų veiksnių.

Verslo komunikacijos sąlygos formuoja tokias valdymo informacijos savybes: oficialų informacijos pobūdį; informacijos nukreipimas; informacijos pakartojamumas; teminis apribojimas.

Dėl šimtmečių senumo oficialaus verslo stiliaus raidos buvo sukurtos tokios kalbinės priemonės ir raiškos būdai, kurie leidžia efektyviausiai registruoti valdymo informaciją, atitinkančią visus joms keliamus reikalavimus.

Oficialiam verslo stiliui būdingas žodžių vartojimas tik tomis reikšmėmis, kurios pripažįstamos bendrosios literatūrinės vartosenos norma, taip pat tradicinėmis, specialiai verslo dokumentams būdingomis reikšmėmis, kurios nepažeidžia jų stilistinio vienodumo ir atitinka bendrą tendenciją. verslo kalbos standartizavimo.

Žodyno pasirinkimas reikalauja kruopštaus dėmesio leksinei žodžių prasmei. Atskirų žodžių leksinės reikšmės nežinojimas sukelia tokias klaidas kaip: „būtina tobulinti gyvulininkystės zootechnines ir veterinarines paslaugas“ (galite pagerinti gyvulininkystės paslaugas, bet ne gyvulininkystę), „sumažinti gamybos savikainą“ (jūs gali sumažinti prekių ir gaminių kainą, bet ne savikainą).

Neleidžiama neologizmų, net formuojamų pagal tradicinius modelius, vartojimas, pavyzdžiui, „konstruoti“, „pertvarkymas“, taip pat su šnekamosios kalbos žodynu susijusių žodžių, pavyzdžiui, „sekretorius“, „laborantas“, vartojimas.

Jei neteisingai pasirinksite žodį iš daugelio panašių šaknų, kurios skiriasi savo reikšme, galite iškraipyti reikšmę. Pavyzdžiui, dažnai painiojami žodžiai „pateikti“ ir „pateikti“. (žodis įsivaizduoti – turi reikšmę: pateikti; informuoti; supažindinti; ko nors prašyti; sudaryti; atrasti; mintyse įsivaizduoti; pavaizduoti, parodyti. Žodis teikti – turi reikšmę: įdėti į kieno nors disponavimas; suteikti teisę, galimybę daryti; ką nors atlikti; leisti veikti savarankiškai arba palikti tai be priežiūros.).

Nesugebėjimas tiksliai ir glaustai reikšti minčių veda prie toliau nurodytos klaidos: „balandžio mėnesį“ (balandžio mėnuo yra būtent mėnuo ir nieko daugiau), „informacinis pranešimas“ (bet kurioje žinutėje yra informacijos) ir tt Pasikartojimai, tokie kaip „naudojimo nauda“, „reikia atsižvelgti į šiuos faktus “ apsunkinti teksto suvokimą “, “šis reiškinys visiškai pasireiškia sąlygose” ir kt.).

Oficialių dokumentų tekstams nebūdingas vaizdinės frazeologijos ar sumažintų stilistinių atspalvių frazės.

Standartiniai kalbos skaičiai, tokie kaip: „dėl Vyriausybės įsakymo“, „siekiant suteikti finansinę pagalbą“, „dėl susidariusios sudėtingos situacijos ...“ - nuolat atkuriamos oficialiuose dokumentuose, įsigyja stabilus charakteris ir savo vaidmeniu artimi frazeologiniams vienetams. Dokumentų kalba jie atlieka tą pačią funkciją kaip ir stabilūs deriniai, tokie kaip „atsižvelgti“, „atkreipti dėmesį“. Bet jei normos pažeidžiamos dėl konkretaus frazeologinio vieneto vartojimo ypatumų nežinojimo, atsiranda klaidų. Pavyzdžiui, veiksmažodis „leisti“ („leisti“), reiškiantis „ką nors padaryti, įsipareigoti“, paprastai derinamas su žodžiais „pažeidimas“, „klaida“, „neteisingas skaičiavimas“ ir kai kuriais kitais daiktavardžiais, apibūdinančiais neigiamą. reiškinius, bet neįvardija konkretaus poelgio.

Kalbinių formulių naudojimas. Viena iš verslo kalbos ypatybių yra platus naudojimas kalbos formules - stabilios (šablono, standartinės) kalbos posakiai vartojami nepakitę. Jų buvimas dalykinėje kalboje yra oficialių santykių reguliavimo, vadybinių situacijų pasikartojimo ir dalykinės kalbos teminių apribojimų pasekmė.

Kalbos formulės– tai panašiose pasikartojančiose situacijose naudojamų kalbinių priemonių suvienodinimo rezultatas. Be tipinio turinio išreiškimo, kalbos formulės dažnai yra teisiškai reikšmingos teksto sudedamosios dalys, be kurių dokumentas neturi pakankamai teisinės galios arba yra jo tipą lemiantys elementai. Pavyzdžiui:

„Garantuojame paskolos grąžinimą nuo...... iki.....“;

„Apmokėjimą garantuojame. Mūsų atsiskaitomoji sąskaita......“;

"... įgyvendinimo kontrolė patikėta......."

Verslo stiliaus įvaldymas– Tai didžiąja dalimi yra žinios ir gebėjimas naudoti kalbos formules. Kalbos formulės, išreikšdamos tipinį turinį, užtikrina tikslumą ir nedviprasmišką adresato teksto supratimą, sumažindamos teksto parengimo ir jo suvokimo laiką.

Žodžių vartojimas to paties tipo raidžių formose. To paties tipo raidžių formų vartojimas su daiktavardžiu paprastai vadinamas „atvejų eilute“. Dažniausiai jis naudojamas dokumentų tekstuose nuoseklus pateikimasžodžiai giminės, rečiau instrumentine. Pavyzdžiui:

„Siūlome Jums sprendimų variantus rekonstruojant (rūšinius) gyvenamųjų namų šildymo, vėdinimo sistemas ir pramoniniai pastatai(gen. p.)".

Plačiai paplitęs tokių konstrukcijų naudojimas paaiškinamas tuo, kad esant gana dažniems sakiniams dalykinėje kalboje, prielinksnių išskyrimas daro sakinio struktūrą skaidresnę ir lengviau suvokiamą.

Ribotas veiksmažodžių vartojimas asmeninėje formoje. Rašytinei dalykinei komunikacijai būdingas neasmeninis (asmeninis) teksto pateikimo pobūdis, t.y. 1 ir 2 asmens formų veiksmažodžių vartojimas yra ribotas, o 3 asmens formos veiksmažodžiai dažniausiai vartojami neapibrėžtai asmenine forma. prasmė. Pavyzdžiui:

„Komisija atliko patikrinimą ir nustatė...“;

„Aktą pasirašė komisijos nariai ir patvirtino vadovybė.

Tai taip pat paaiškina pasyvių konstrukcijų vyravimą prieš aktyvias balso formas, pavyzdžiui:

„Projekte numatyta statyti tarptautinius standartus atitinkantį pastatą“ (Vietoje: „Projekte numatyta...“);

„Maskvos organizacijos tieks energijos įrangą“ (vietoj „Maskvos organizacijos tieks ...“).

Pasiūlymų konstravimas. Verslo stiliaus ypatybė – vyraujantis paprastų bendrinių sakinių, vienos arba dviejų dalių, su atskiromis frazėmis vartojimas. Pavyzdžiui:

„Turėdami patikimos informacijos apie didelius tuščius regioninio pavaldumo plotus daugelyje Saratovo rajonų, nenaudojamus dėl korporacijos ir smarkiai sumažėjusio darbuotojų skaičiaus, manome, kad tokias patalpas tikslinga naudoti Saratovo struktūroms apgyvendinti. OPS Saratovo srities vyriausybės sprendimu.

Žodžiai literatūrinėje ar šnekamojoje kalboje turi plačias suderinamumo galimybes, tačiau verslo stiliumi jie, kaip taisyklė, yra riboti.

Pavyzdžiui:

Ribotas žodžių suderinamumas verslo kalboje prisideda prie tekste išreikšto turinio tipizavimo, tarsi priartindamas frazes prie kalbinių formulių, o tai galiausiai prisideda prie dokumento teksto suvokimo adekvatumo.

Konstrukcijos su žodiniu daiktavardžiu. Verslo kalboje, norint išreikšti veiksmą, vietoje paprastos veiksmažodžio formos itin aktyviai vartojamos žodinio daiktavardžio, turinčio veiksmo reikšmę, ir pusiau vardinio veiksmažodžio konstrukcijos.

Pavyzdžiui:

„padėti“, o ne „padėti“;

„suteikti pagalbą“, o ne „padėti“;

„išvalyti“, o ne „pašalinti“;

„daryti remontą“, o ne „remontuoti“.

Šis reiškinys vadinamas „predikatų padalijimu“. Dokumento turinys visada yra valdymo veiksmas, nukreiptas į konkretų objektą, ir tokiomis sąlygomis frazė, susidedanti iš žodinio daiktavardžio ir pusiau vardinio veiksmažodžio, ne tik įvardija veiksmą („gaminti“), bet ir nurodo subjektą. šio veiksmo („remontas“), o vienas veiksmažodis („remontas“) tai reiškia ne tokia aiškia forma.

Sutrumpinti žodžiai. Ilgi žodžiai ir frazės apsunkina jų vartojimą, todėl žodžiu ir rašymas Siekiant suspausti kalbą, sąvokoms žymėti vartojamos santrumpos.

Yra du pagrindiniai santrumpų tipai:

1) leksinės santrumpos (santrumpos)– sudėtiniai žodžiai, sudaryti pašalinus dalį juos sudarančių raidžių arba sujungiant žodžių dalis: CIS, OPS, pavaduotojas, automatinis remontas ir kt.;

2) grafinės santrumpos– rašytinėje kalboje vartojami sutrumpinti žodžių pavadinimai: ponas, taškas, zh-d, buv. ir kt.

Santrumpos veikia kaip nepriklausomi žodžiai. Grafinės santrumpos nėra žodžiai, jie vartojami tik rašant, o skaitant iššifruojami ir perskaitomi iki galo.

Išskiriami šie dalykai: santrumpų tipai:

1) pradinės santrumpos– santrumpos, sudarytos iš sąvoką žyminčių žodžių pradinių raidžių. Jie savo ruožtu skirstomi į:

a) abėcėlė (skaitant tariamos raidės) - Nepaprastųjų situacijų ministerija, ZhSK, AKB ir kt.;

b) garsas (garsai tariami skaitant) - GOST, GAI, TEO, CHPP, DEZ ir kt.;

c) raidė-garsas (skaitant dalis žodžio tariama raidėmis, dalis – garsais) - Centrinė vidaus reikalų direkcija, LLP, R&D ir kt.;

2) skiemeniniai susitraukimai– sudaryta iš dalių, žodžių skiemenų: pirmininko pavaduotojas, vyriausiasis buhalteris, vadovas, Sarzhilstroy ir kt.;

3) iš dalies sutrumpinti žodžiai suformuota iš žodžių dalies ar dalių ir pilno žodžio – Moslesopark, Moskollektor, savifinansavimas, remonto bazė.

4) sutrumpinimas: pavaduotojas, vadovas, specialusis, vadovas;

5) teleskopiniai pjūviai– sudaryta iš sudedamųjų žodžių pradžios ir pabaigos: racija (ra(dis-station), bionika (biologija ir elektrinė)

6) mišrios santrumpos– VNIITorgmash, SargorBTI ir kt.

Siemeninės ir iš dalies sutrumpintos santrumpos rašomos didžiąja raide, jei jos žymi atskirus organizacijų, įstaigų, įmonių pavadinimus. Bendrieji pavadinimai rašomi mažosiomis raidėmis. Pradinės santrumpos, neatsižvelgiant į tai, ar jos reiškia tikrąjį vardą, ar bendrinį daiktavardį, rašomos didžiosiomis raidėmis. Garsų sutrumpinimai rašomi didžiosiomis raidėmis, jei jie sudaryti iš daiktavardžio, ir didžiosiomis raidėmis, jei jie sudaryti iš bendrinio daiktavardžio.

Pirmoji mišraus tipo santrumpų dalis, sudaryta iš dalies iš pradinių raidžių ir sutrumpėtų žodžių, rašoma didžiosiomis raidėmis, antroji dalis - mažosiomis raidėmis, o santrumpos, sudarytos iš sutrumpintų žodžių (pilnų žodžių) ir iš pradinių raidžių, rašomos taip: pirmoje dalyje pirmoji raidė rašoma didžiąja (jei santrumpa žymi tikrąjį vardą), likusios – mažosios; jei santrumpa žymi bendrinį daiktavardį, visos pirmosios dalies raidės yra mažosios, o antrosios – didžiosios.

Naudodami grafines santrumpas atminkite, kad jos neturėtų baigtis balse. Leidžiama naudoti tik visuotinai priimtas grafines santrumpas, įrašytas valstybiniuose standartuose ir žodynuose.

Grafinės santrumpos daugiskaita, kaip taisyklė, nedvigubinkite.

Neleidžiama perkrauti teksto grafinėmis santrumpomis, trumpame tekste nerekomenduojama naudoti kelių grafinių santrumpų.

Įtraukdami santrumpą į dokumento tekstą, turėtumėte atidžiai išanalizuoti: ar tokia santrumpa yra patogi tarimui ir įsimenimui; ar ši santrumpa sutampa su esama santrumpa, žyminčia kitą tos pačios srities sąvoką, arba su organizacijos, įmonės pavadinimu, prekės pavadinimu ir pan.

Didžiųjų ir mažųjų raidžių naudojimas. Rusijos Federacijos prezidentui pavaldžių įstaigų pavadinimuose pirmasis žodis ir tikrieji vardai rašomi didžiosiomis raidėmis.

Visi žodžiai didžiąja raide rašomi vykdomosios valdžios institucijų pavadinimuose: Vyriausybė Rusijos Federacija; Rusijos Federacijos Vyriausybės kolegija; Saratovo srities vyriausybė ir kt.

Rusijos Federacijos ir ją sudarančių subjektų ministerijų, valstybinių komitetų ir kitų centrinės valdžios institucijų pavadinimuose pirmasis žodis rašomas didžiąja raide. Jei frazėje yra tikrinių vardų ar kitų institucijų pavadinimų, šie tikriniai vardai ir pavadinimai rašomi taip pat, kaip ir vartojant atskirai. Daugiskaita arba ne kaip tikrinis vardas, nurodyto tipo pavadinimai rašomi mažąja raide: „vyriausybė“, „ministerija“, „valstybės komitetas“.

Federalinių vykdomosios valdžios institucijų pavadinimai ir jų sutrumpintas pavadinimas turi atitikti Rusijos Federacijos prezidento administracijos 2004 m. rugpjūčio 6 d. įsakymą Nr. 1363 ir Rusijos Federacijos Vyriausybės kanceliarijos įsakymą Nr. 1001 ir parengtą pagal su 1 lentele.

1 lentelė. Federalinės vykdomosios valdžios institucijų pavadinimai.

Teisminių institucijų pavadinimai paprastai rašomi taip:

Rusijos Federacijos Konstitucinis Teismas;

Rusijos Federacijos Aukščiausiasis Teismas;

Rusijos Federacijos Aukščiausiasis arbitražo teismas.

Panašiai rašomi Rusijos Federacijos federalinių subjektų atitinkamų organų ir pareigybių pavadinimai.

Visais kitais atvejais žodžiai „teismas“, „teisėjas“, valstybės arbitras“ rašomi mažąja raide.

Rusijos Federacijos aukščiausių valstybės valdžios ir administracijos organų aktų pavadinimuose didžiosios raidės vartojamos taip:

Rusijos Federacijos Konstitucija;

Žmogaus ir piliečio teisių ir laisvių deklaracija;

Federacinė sutartis;

Rusijos Federacijos įstatymų pagrindai;

Rusijos Federacijos įstatymas „įstatymo pavadinimas“;

Rusijos Federacijos kodas „kodo pavadinimas“;

Rusijos Federacijos prezidento dekretas „dekreto pavadinimas“;

Rusijos Federacijos prezidento (Rusijos Federacijos vyriausybės) įsakymas.

Pareigybių pavadinimai Rusijos Federacijos valstybės valdžios ir valdymo sistemoje rašomi didžiosiomis raidėmis:

Rusijos Federacijos prezidentas;

Rusijos Federacijos prezidento administracijos vadovas;

Rusijos Federacijos prezidento patarėjas;

Rusijos Federacijos vyriausybės pirmininkas;

Rusijos Federacijos vyriausybės pirmininko pirmasis pavaduotojas;

Rusijos Federacijos vyriausybės pirmininko pavaduotojas;

Rusijos Federacijos Konstitucinio Teismo pirmininkas;

Rusijos Federacijos Aukščiausiojo Teismo pirmininkas;

Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo pirmininkas;

Rusijos Federacijos ministras (ministerijos pavadinimas);

Rusijos Federacijos valstybinio komiteto pirmininkas (komiteto pavadinimas);

Rusijos Federacijos vyriausybės štabo viršininkas.

Panašiai rašomi ir pareigybių pavadinimai Rusijos Federaciją sudarančių subjektų atstovaujamosios, vykdomosios ir teisminės valdžios sistemoje.

Šie pareigybių pavadinimai rašomi mažosiomis raidėmis:

Rusijos Federacijos prezidento Valstybinio teisės departamento vadovas;

Rusijos Federacijos prezidento administracijos kontrolės skyriaus vadovas;

Federalinės vyriausybės ryšių ir informacijos agentūros prie Rusijos Federacijos prezidento generalinis direktorius;

Rusijos Federacijos ministro pirmasis pavaduotojas (pavaduotojas) (ministerijos pavadinimas);

Rusijos Federacijos komiteto pirmininkas (komiteto pavadinimas);

Rusijos (vardas) agentūros generalinis direktorius;

Saratovo srities administracijos vadovas;

gubernatorius (regiono pavadinimas);

meras (miesto pavadinimas);

Maskvos vyriausybės ministras pirmininkas;

Rusijos Federacijos Aukščiausiojo Teismo karinės kolegijos pirmininkas;

Rusijos Federacijos Generalinės prokuratūros valdybos narys.

Vadovų pareigybių pavadinimai visuomenines organizacijas rašomi mažosiomis raidėmis.

Vardai, tokie kaip: Rusijos Federacijos didvyris, Herojus, rašomi didžiosiomis raidėmis, kabutėse. Sovietų Sąjunga, Rusijos Federacijos garbės vardai.

Ypatinga stilistinė vartosena ir didžiąja raide rašomi žodžiai „Tėvynė“, „Tėvynė“, „Žmogus“, „Tėvynė“ ir kt.

Tarnybiniame ir dalykiniame susirašinėjime rekomenduojama vartoti pilnus ir išimties tvarka sutrumpintus centrinių vykdomosios valdžios institucijų pavadinimus. Visame dokumente turėtų būti naudojama pasirinkta federalinės vykdomosios valdžios centrinių organų pavadinimų visos arba sutrumpintos rašybos versija.

Iš knygos komercine veikla autorius Jegorova Elena Nikolaevna

55. Oficialių ir neformalių priėmimų vedimas Verslumo srityje įprasta rengti oficialius ir neformalius priėmimus. Verslo pusryčiai ir pietūs laikomi neformaliais priėmimais Pusryčiai dažniausiai planuojami nuo 8 val. Jie trunka maždaug vieną arba

Iš knygos Mokesčių įstatymas autorius Mikidze S G

51. Dokumentų pareikalavimo tvarka. Dokumentų ir daiktų paėmimas Mokesčių pareigūno atlikimas mokesčių auditas, turi teisę pareikalauti iš tikrinamo asmens patikrinimui reikalingų dokumentų, įteikdamas juos tam asmeniui (jo atstovui)

Iš knygos „Verslo korespondencija“: pamoka autorius Kirsanova Marija Vladimirovna

3. Oficialių laiškų kalba ir stilius Verslo laiškas yra vienas iš pagrindinių įmonės, organizacijos ir institucijos bendravimo su išoriniu pasauliu kanalų. Laiškais bendraujama prieš sudarant sutartis, aiškinamasi įmonių santykiai, reiškiamos pretenzijos,

Iš knygos Biuro darbas sekretoriui autorius Smirnova Elena Petrovna

2 SKIRSNIS DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI. GOST R 6.30-2003 „VIENINĖS DOKUMENTAVIMO SISTEMOS. VIENINGA ORGANIZACINĖS IR ADMINISTRACINĖS DOKUMENTAVIMO SISTEMA. DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI“ 1 skyrius. Dokumento rekvizitų sudarymas Biuro darbe

Iš knygos Asmens saugumo ir verslo saugumo vadovas autorius Livingstonas Neilas S

7. Pareigūnų ir pareigūnų saugumo užtikrinimas Vis daugiau žinomų ir turtingų žmonių bei jų šeimų tampa teroristų, pagrobėjų, nepatenkintų darbuotojų ir bepročių grasinimų taikiniais. Dėl to kaip niekad

Iš knygos „Infoverslas visu pajėgumu“ [pardavimo padvigubinimas] autorius Parabellum Andrejus Aleksejevičius

„Paukščių kalba“ Neatsitiktinai išleidome tokias sąvokas kaip „informacinis verslas“ ir „informacinio verslo koncepcijos“. Tačiau vien žodžių neužtenka, reikia mokymo metodikos. Tam reikalingas jums būdingas „paukščio liežuvis“. tikslinė auditorija. Jei pats nieko nesugalvosi,

Iš knygos Fotografija kaip verslas: nuo ko pradėti, kaip pasisekti autorius Pesochinskis Dmitrijus Michailovičius

17 skyrius Fotografija oficialius renginius Oficialių renginių fotografavimas reikalauja, kad fotografas, pripažinkime be perdėto kuklumo, būtų gana aukštos kvalifikacijos ir profesionalumo. Jūs neprivalote būti kaip Indiana Džounsas ar Lara Kroft; nereikės sušlapti

Iš knygos Visa geriausia, ko už pinigus nenusipirksi. Pasaulis be politikos, skurdo ir karų pateikė Fresco Jacques

Iš knygos Idealus skiemuo. Ką ir kaip pasakyti, kad jie jūsų klausytų pateikė Bowman Alice

Iš knygos Gamestorming. Žaidimai, kuriuos žaidžia verslas pateikė Brown Sunny

1. Sėkmės kalba Pagalvokite prieš kalbėdami, nes jūsų žodžiai ir įtaka pasės sėkmės ar nesėkmės sėklas kito žmogaus mintyse. Napoleon Hill Jei Niujorko vertybinių popierių biržoje būtų pasiūlyta parduoti iškalbą, kiekvienas Volstryto analitikas pirktų

Iš knygos Didžioji komanda. Ką reikia žinoti, daryti ir pasakyti, kad suburtumėte puikią komandą pateikė Milleris Douglasas

Laikykite liežuvį Kuris pojūtis bendraujant vaidina svarbiausią vaidmenį? Tikriausiai jau supratote, kad tai ne burna, o ausys. Nemokėdami įdėmiai klausytis, nieko negalėsime niekuo įtikinti.Spręskite patys:? Tik klausydamas kito žmogaus, gauni informaciją apie jį,

Iš knygos „Vizualizuokite tai! Kaip naudoti grafiką, lipdukus ir minčių žemėlapius komandiniam darbui pateikė Sibbet David

Vaizdinė kalba Mokykloje išmokome, kad norėdami sėkmingai gyventi visuomenėje, turime išmokti skaityti, rašyti ir skaičiuoti. Ir tam daugiausiai skiriami pirmieji septyneri metai. visuomenės švietimas. Gamybos pasaulyje, kuriame kiekvienas darbuotojas veikia kaip standartinis sraigtelis

Iš knygos „Tikslų pasiekimas“: Žingsnis po žingsnio sistema autorius Atkinson Marilyn

10. Jūsų kalba Atidžiau pažvelkite į sėkmingas komandas (nesvarbu, ar jos yra projektinės, ar ne) ir atkreipkite dėmesį į tai, kaip jose esantys darbuotojai yra susiję su likusia komandos dalimi. Silpnose komandose jos nariai prisiima nuopelnus už visas mažas pergales, šlovindami jas

Iš knygos Vidinė stiprybė lyderis. Koučingas kaip personalo valdymo metodas pateikė Whitmore'as Johnas

Vaizdinės kalbos meistriškumas veiksmingi metodai ir jų pritaikymas darbe yra pagrindinė šios knygos tema. Kita tema – vaizdinė kalba ir jos poveikis jūsų mąstymo gebėjimams, kai pradedate dirbti ir mąstyti tokiomis sąlygomis. 38 metus mano

Iš autorės knygos

Veiksmų kalba Koučingo bendravimas yra produktyvus, jei jo pabaigoje klientas yra pasirengęs praktiškai pritaikyti įgytas žinias ir įgūdžius. Žmogui susikūrus vizualinį tikslo vaizdą ir detaliai pateikus rezultatą, atsiranda natūralus noras

Iš autorės knygos

Kūno kalba Būtina ne tik klausytis, bet ir stebėti pašnekovo veido išraiškas bei gestus – ne tam, kad būtų jam komentarų, o vėlgi tam, kad teisingai suformuluotume kitą klausimą. Pašnekovo susidomėjimas pokalbio linkme

Įvadas

Oficialių dokumentų rengimas yra sudėtingas ir sudėtingas procesas, reikalaujantis daug laiko iš darbuotojų ir inžinierių. Racionalizuodami šį procesą galite sutaupyti laiko ir pagerinti bendrą dokumentavimo ir valdymo darbo kultūrą.

Dokumentuojant darbą, svarbų vaidmenį vaidina žodinis sprendimų, veiksmų ir sąsajų pristatymas. Rengiant dokumentus reikia atsižvelgti į tai, kad kalba nėra pasyvi fiksacija priimtus sprendimus, bet atlieka aktyvų stimuliuojantį vaidmenį valdymo veikloje. Taigi nurodymų ir administracinės dokumentacijos veiksmingumą didžiąja dalimi užtikrina imperatyvas – imperatyvi įsakymų, nurodymų, nutarimų kalbos konstrukcija. Atitinkamos kalbos struktūros reikalaujama dokumentuose, kuriuose nurodomas prašymas, reikalavimas, padėka ir kt. Verslo kalba, verslo kalba, verslo oficialus laiškas yra tam tikros sąvokos. Verslo kalba yra oficialių santykių kalba, tai yra literatūrinė kalba.

Tradicijos ir papročiai dokumentacijoje pasirodė labai atkaklūs. Ir dabar vis dar yra pasenę terminai, archaizmai, frazės, kalbos klišės, klerikalizmas („į kuriuos vaizdus“, „prašau neatsisakyti“, „tuo pačiu metu mes nukreipiame“, „pateikta tikra“) ir pan.). Rengdami dokumentus turite naudoti oficialų verslo stilių.

Literatūrinė kalba turi daugybę nuolat besivystančių ir nuolat sąveikaujančių stilių – meninio-fiktyvinio, socialinio-žurnalistinio, mokslinio, pramoninio-techninio, istorinio, tarnybinio-verslo ir kt.

„Pagal kalbos stilių, – sako garsus filologas A. N. Efimovas, – įprasta suprasti istoriškai susiklosčiusią kalbos įvairovę, besiskiriančią tiek kalbos priemonių sudėtimi, tiek derinio pobūdžiu, tiek kalba. jų naudojimo modelio pojūtis. Kiekvienam stiliui yra būdinga, būdinga ir taip pat draudžiama.

Kiekviena stilių grupė turi savo veisles. Taigi meninis-fikcinis stilius apima prozą ir poetinį; socialiniai-žurnalistiniai – laikraščių-žurnalų ir literatūrinės-kritinės stiliai. Dokumentinis verslo stilius apima įstatymų leidžiamųjų ir administracinių dokumentų (dekretų, įsakymų, nurodymų, nutarimų) stilių, dalykinę korespondenciją, telegrafinį stilių ir kt.

„Teisinių ir administracinių dokumentų stilius“, – pažymėjo akademikas L. V. Ščerba, „įstatymų kalba“, visų pirma reikalauja tikslumo ir neįmanomumo bet kokių klaidingų interpretacijų; supratimo greitis šiuo atveju nebėra itin svarbus, nes suinteresuotas asmuo be jokių raginimų perskaitys kiekvieną įstatymo straipsnį du ar tris kartus.

Stilių kokybė ir struktūra kinta ir keičiasi šimtmečiais, epochomis. Po Spalio revoliucijos daugelis ikirevoliucinės Rusijos darbuotojų toliau dirbo institucijose, dalykinėje kalboje buvo daug biurokratinės kalbos ir archajizmo. („Ivanui Jakovlevičiui Petrovui buvo duota, kad jis tikrai yra tas žmogus, kuriuo save vadina, ką jis patvirtina pasirašydamas ir uždėdamas antspaudą“). Todėl praėjo daug laiko, kol jie atsikratė seno ir nereikalingo kalboje ir stiliuje.

Oficialus verslo stilius turi specifinių skirtumų nuo šnekamosios kalbos ir kitų literatūrinės kalbos stilių. Rengiant dokumento tekstą reikia laikytis šių pagrindinių principų: turinio objektyvumo ir tono neutralumo, informacijos išsamumo ir pateikimo trumpumo, kalbos priemonių tipizavimo ir standartinių terminų. Oficialūs dokumentai paprastai surašomi įstaigos juridinio asmens ar jos struktūrinio padalinio vardu. Viešųjų interesų išraiškos formos oficialiame dokumente turi atitikti administracinės teisės normas.

Dauguma dokumentų rašomi ne iš pirmojo, o iš trečiojo asmens, o įvardžiai pakeičiami daiktavardžiais (ne "Aš klausiu") A „institutas prašo“, „ministerija neprieštarauja“). Tarmės (vietinės tarmės), šnekamosios kalbos ir žargono žodžiai oficialiuose dokumentuose neleidžiami.

Oficialių dokumentų kalba turi atitikti šiuos reikalavimus:

1. Atitiktis oficialus verslo stilius ir šiuolaikinė literatūrinė kalba, ypač tos, kurios padeda aiškiau ir visapusiškiau reikšti mintis.

Norma dažnai yra tie kalbos variantai, kurie yra tinkamiausi, tinkami, taigi ir pirmenybė. Taigi, tarkime, renkantis tokius variantus kaip „Suteikti pagalbą – tai padėti“, „klysti – tai padaryti klaidą“ būtina atsižvelgti į stiliaus tradicijas, kurios šiuo atveju naudojamos.

2. Žodžių, visų pirma vartojamų oficialiuose dokumentuose, fiksuotų administracinėje ir kanceliarinėje kalboje, buvimas (pavyzdžiui, „tinkamas“, „priderinamas“, „aukščiau“, „pasirašė“ ir kt.).

Terminų ir profesionalumo (nustatyto pagal temą, oficialių dokumentų turinį) vartojimas, pirmiausia teisiniai ir buhalteriniai;

Plačiai paplitęs sudėtingų vardinių prielinksnių, išreiškiančių standartinius turinio aspektus, naudojimas, pavyzdžiui: „siekiant suteikti pagalbą“, „siekiant suteikti pagalbą“,

Ribotas sudėtingų sintaksinių konstrukcijų naudojimas – sakiniai su dalyvinėmis ir dalyvinėmis frazėmis, su įvairaus tipo išvardinimais.

Vienas ryškiausių oficialaus verslo stiliaus bruožų yra nuolat vykstantis dalykinės kalbos, pirmiausia masinės standartinės dokumentacijos kalbos, standartizacijos procesas; platus naudojimas paruoštos, jau nusistovėjusios žodinės formulės, trafaretai, antspaudai. Pavyzdžiui, "apskritai", "susiję su", "pagal", "su interesais"(standartiniai sintaksiniai modeliai su vardiniais linksniais). Jų naudojimas dokumentuose yra gana natūralus, nes palengvina standartinių tekstų sudarymo procesą.

Pateikimo trumpumas pasiekiamas pakeičiant sudėtingus sakinius paprastais, taip pat pašalinant dalyvius ir dalyvaujamosios frazės ir bendrų santrumpų naudojimas.

Standartizuoti sakiniai reikalauja minimalių protinių pastangų ir pagreitina dokumentų rengimo procesą. Pagal inžinerinę psichologiją standartizuoti greičiai suvokiami 8-10 kartų greičiau. Dokumento skaitymo procesą galima prilyginti informacijos paieškai. Ši paieška atliekama naudojant raktinius žodžius, kurie nustato dokumento tipą (įsakymas, sprendimas) ir įvestas frazes.

Šiomis dienomis vienas iš stipriomis priemonėmisįtaka masių kalbai yra spausdintas žodis. Iš knygų ir žurnalų skaitytojai semiasi ne tik specializuotų žinių, bet ir teisingo bei vaizdingo minčių pateikimo pavyzdžių. Tačiau nukrypimai nuo literatūros normų vis dar labai dažni. Pavyzdžiui. „sveikinimai adresu“, „priekaištai adresu“, „pažangus mokslo forpostas“ ir kt.

Yra nepagrįstai daug žodinių klišių („būtina atkeršyti“, „ypač reikia sustoti“, „būtina nurodyti“, „pasilikti ties klausimu“, „atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta pirmiau“, „išgauti štai ką“, „nurodytas inventorius“, „šis sertifikatas išduotas“ ir tt).

Kalbėtojų ir dėstytojų vartojamos išgalvotos kalbos klišės taip pat apima: „pradėti kovą už...“, „susieti problemą“, „sutelkti dėmesį“, „nukreipti dėmesį“, „iškelk jį į priekį“„V dėmesio centre“, „mes turime šiandien“, „sunku pervertinti svarbą“ ir taip toliau.

Kompanioniniai žodžiai skamba standartiškai, kritika visada griežta, palaikymas visada šiltas ir pan.

1. Medžiagos pateikimo ir dokumento teksto loginės sandaros taisyklės

Tekstas yra pagrindinis bet kurio dokumento elementas. Todėl parengti tekstinę dokumentacijos dalį yra svarbiausia sąlyga gerai sutvarkyta valdymo veiklos dokumentacija.

Atsižvelgiant į tekste aptartų klausimų skaičių, dokumentai skirstomi į paprastus ir sudėtingus. Pirmieji skirti vienam klausimui, antrieji – keliems. Tačiau bet kurio dokumento tekstas pagal Vieningos valstybės duomenų bazės reikalavimus turi būti sudarytas iš mažiausiai dviejų pagrindinių dalių. Pirmajame iš jų pateikiami dokumento surašymo motyvai arba pagrindai, antrajame – pasiūlymai, sprendimai, įsakymai, išvados ir prašymai. Net jei dokumento tekstas susideda iš vienos frazės, jei jis sudarytas teisingai, galima atskirti šiuos du loginius elementus.

Pavyzdžiui:

„Dėl numatomo ankstyvo šalčio įsakau užbaigti visus šiltinimo darbus gamybinės patalpos gamyklose iki šių metų spalio 1 d.“(įsakymo tekstas).

Retais atvejais dokumento tekste yra tik viena baigiamoji dalis: įsakymuose, pavyzdžiui, administracinis įsakymas be preambulės, raštuose ir pareiškimuose – prašymas be motyvacijos.

Tačiau dažniausiai dokumento tekstas susideda iš šių loginių elementų: įvado, įrodymų, išvadų. Dažnai prieš išvadą daromos išvados.

Įžangoje nurodomos oficialaus dokumento surašymo priežastys ir tiesioginė priežastis. Šioje teksto dalyje dažnai daromos nuorodos į kitus anksčiau gautus dokumentus, kurie buvo šio dokumento sukūrimo pagrindas.

Įrodyme išreiškiama klausimo esmė, pateikiami argumentai, faktai, nuorodos į įrodymus, skaitmeninius duomenis, pagrindžiančius keliamo klausimo teisingumą. Sudėtingas įrodymas paprastai baigiasi išvada. Įrodymai turi įtikinti adresatą, kad prašymą, prašymą ar reikalavimą reikia tenkinti.

išvadas nėra atskiras loginis elementas, nes yra greta įrodymo ir nuo jo neatsiejami.

Išvada - pagrindinis loginis komponentas, kuriame suformuluotas pagrindinis dokumento tikslas, jo pagrindinė idėja, prašymas, pasiūlymas, sutikimas, atsisakymas. Būtina išvada oficialiame dokumente.

Pagal turinio pobūdį išvados nevienodos.Jos skirstomos į aktyviąsias ir pasyviąsias (arba aprašomąsias).Aktyvios išvados savo ruožtu skirstomos į tiesiogines ir netiesiogines. Tiesiogiai aktyvioje išvadoje adresatas skatinamas imtis tam tikrų veiksmų. Pavyzdžiui:

„Siūlau kuo greičiau įsikurti darbo drausmė grupėje. Norėdami tai padaryti, vystykite detalusis planasįvykius. Imtis griežtų veiksmų prieš drausmę pažeidžiančius mokinius. Apie atliktus darbus pranešti dekanatui 10. U. 96“.

Netiesioginėje aktyvioje išvadoje veiksmas galimas arba laukiamas. Pavyzdžiui:

„Dėl stiprėjančių šalnų gali sugesti išorinis vandentiekio tinklas.

Čia, nors ir nenumatyta jokių veiksmų, manoma, kad bus imtasi priemonių, kad būtų išvengta vandens tiekimo pažeidimų.

Tiesioginė aktyvi išvada naudojama įsakymuose, posėdžių protokoluose, laiškuose, telegramose, netiesioginė – sutartyse, instrukcijose, reglamentuose ir pan. Jei įmanoma, pirmenybė turėtų būti teikiama aktyviam, o ne netiesioginiam sudarymui.

Atsižvelgiant į dokumento turinį, tekste naudojama tiesioginė arba atvirkštinė loginių elementų tvarka. Pirmuoju atveju po įvado seka įrodymas ir išvada. Atvirkščia tvarka pirmiausia pateikiama išvada, po to pateikiami įrodymai. Tokiuose dokumentuose nėra įvado.

Pavyzdys tiesioginė vieta dokumentus.

Įvadas: Grįsdamas 96-22-05 ieškinį Nr.100-YUR, pateikėte Prekių ekspertizės biuro 96-12-05 išvados kopiją.

Įrodymas: Norint išnagrinėti klausimą iš esmės, reikia pateikti dokumentų originalus.

Išvada: Todėl prašome skubiai atsiųsti pirminį Prekių ekspertizės biuro 1996 m. gegužės 12 d.

Atvirkščia pateikimo tvarka šis tekstas atrodys taip:

Išvada: Prašome skubiai atsiųsti pirminį Prekių ekspertizės biuro 96-12-05 ataskaitą,

Įrodymas: nes Norint išnagrinėti ieškinį iš esmės, reikia pateikti dokumentų originalus.

Paprasti dokumentai pateikiami atvirkštine tvarka. Jie turėtų būti naudojami kuo rečiau. Esmė ta, kad išvadoje, jei ji pateikiama pirmoje vietoje, būtina išdėstyti visą klausimo esmę, o tolimesnėje teksto dalyje pateikti išsamų jo pagrindimą. Priešingu atveju dokumentas tampa nesuprantamas ir jūs turite jį skaityti priešinga kryptimi (iš apačios į viršų). Gana sunku parašyti išvadą, kad būtų visiškai atskleistas dokumento surašymo tikslas. Štai kodėl tiesioginė loginių elementų tvarka yra priimtinesnė, ypač rengiant didelius dokumentus. Tokio pateikimo būdo turėtų vadovautis dokumentacijos rengėjai aukštesnėse ir lygiateisėse organizacijose ir institucijose. Bet kokiu atveju dokumento tonas turi būti teisingas, nuoseklus, nesukelti ginčų ar nereikalingo susirašinėjimo.

Teksto skaidymas į loginius elementus, žinoma, yra įprasta technika, kuri vis dėlto padeda sukurti dokumento planą ir nuosekliai pateikti turinį. Nereikia dirbtinai įvesti visų trijų elementų į tekstinę dalį, nes taip sukuriami nepagrįstai dideli dokumentai.

Sudėtingų dokumentų, kuriuose yra informacijos įvairiais įstaigos, organizacijos ar įmonės veiklos klausimais (nuostatai, instrukcijos, ataskaitos, ataskaitos, apžvalgos ir kt.), tekstas pagal standartą gali būti suskirstytas į sudedamąsias dalis: skyrius, poskyrius, pastraipas, pastraipos (arabiškais skaitmenimis) .

Teksto skyriai ir poskyriai turi turėti antraštes, kurios trumpai išreikštų jų turinio esmę.

Padalijus tekstą į komponentinius elementus, be abejo, glaudžiai susijusius vienas su kitu, ir suteikus jiems antraštes, dokumentas pagerinamas, todėl jis tampa suprantamesnis ir išraiškingesnis.

Pavyzdžiui, pasakojime, nors medžiaga pateikiama chronologine tvarka, reikia stengtis išryškinti pagrindinius įvykius, būdingiausius faktus, detales ir ypatybes. Kartu reikia nepamiršti, kad reiškinio mastas laike ir reiškinio svarbos laipsnis ne visada yra tiesiogiai proporcingi vienas kitam. Pavyzdžiui, suaugusio žmogaus autobiografijai jo vaikystės įvykiai nėra reikšmingi, nors truko daugiau nei pusantro dešimtmečio. o čia informacija apie pirmuosius metus darbo veikla bet kuris darbuotojas yra labai suinteresuotas šiuo oficialiu dokumentu. Jie turi būti tinkamai atspindėti. Čia pasakojimo chronologijos spraga bus gana pateisinama.

Dirbdami su aprašomuoju tekstu, turėtumėte stengtis atskleisti svarbiausius reiškinio bruožus. Jie turi būti išdėstyti pagal svarbos laipsnį, kuris atitiks medžiagos pateikimo nuoseklumo reikalavimus.

Būdingas šio tipo teksto, kaip samprotavimo, bruožas yra, kaip jau minėjome, įrodymų buvimas – viena iš pagrindinių mąstymo formų.

Yra dviejų tipų įrodymai: dedukciniai ir indukciniai. Pirmajame mąstymas vystosi linkme nuo bendros į konkretų, t.y. nuo bendrų sprendimų iki konkrečių išvadų. Priešingai, indukciniuose įrodymuose mintis nuo atskirų atskirų faktų pereina prie apibendrinimo. Diskusijos medžiaga dažnai pateikiama tokiu būdu. Tai indukcinis įrodinėjimo metodas, kuris yra pateiktas p. 38 pavyzdys apie nesilaikymo priežastis gamybos planas statybos valdymas. Dedukcinis įrodinėjimo metodas yra pagrindas, tarkime, samprotavimams:

„Miesto autobusų transportas vis dar veikia prastai. Autobusai vėluoja iš savo maršrutų, sutrinka jų atvykimo į stotele grafikas.(Iš atmintinės.)

Pagal pateikimo būdą tekstai dažniausiai skirstomi į tokius tipus: pasakojimą, aprašymą ir samprotavimą.

Istorijoje ji pasakoja apie įvykius, reiškinius, faktus ta chronologine seka, kuria jie iš tikrųjų įvyko. Šis pateikimo tipas dažniausiai naudojamas tokiuose dokumentuose kaip informaciniai pranešimai, tam tikros rūšies protokolai, autobiografijos, atmintinės ir kt., pavyzdžiui:

„Aš, Nikolajevas Ivanas Olegovičius, gimiau 1996 metų spalio 10 dieną Petrovkos kaime, Aleksejevskio rajone, Omsko srityje, kolūkiečių šeimoje, 1955 metais baigiau vietinę mokyklą. vidurinė mokykla"Ir ir tt

Aprašyme reiškinio, įvykio, asmens veiksmo ar fakto charakteristika pateikiama išvardijant jo požymius, požymius, bruožus, apraiškas. Tokio tipo pristatyme galima išryškinti atskirus elementus, ištraukas, kurios atskleidžia tam tikrus objekto aspektus. Tokie elementai nurodo ir pagrindžia bendrąsias charakteristikas, pavyzdžiui:

„Studentų būrio būstinė atliko reikšmingą 1 darbai, skirti tobulinti studentų darbo organizavimą valstybinio ūkio „Avangard“ laukuose. Buvo sukurti keli darbo ir laisvalaikio klausimų sektoriai, pagerintas būrio karių maitinimas, jų pristatymas į darbo vietą valstybinio ūkio mašinomis."ir kt.

Šiame pavyzdyje (iš ataskaitos) bendra situacija darbas tobulinant studentų darbo organizavimą...“ yra pateisinamas konkrečiais faktais, tiksliai rodančiais, kokių priemonių štabas ėmėsi, kad pagerintų būrio kovotojų darbo organizavimą.

Aprašomasis rašymas plačiai praktikuojamas įvairių dokumentų tekstinėse dalyse.

Labai paplitęs pateikimo būdas yra samprotavimas. Ji išreiškiama logiškai nuoseklia apibrėžimų, sprendimų ir išvadų serija, kuri atskleidžia vidinį reiškinių ar įvykių ryšį ir įrodo, pavyzdžiui, kokią nors poziciją (tezę).

„Dėl blogų oro sąlygų, nemažos dalies darbininkų ligų, statybinių detalių ir medžiagų trūkumo N5 statybos skyrius negalėjo susidoroti su 1995 metų IV ketvirčio gamybos programa."

Nesunku pastebėti, kad šis samprotavimas grindžiamas priežasties-pasekmės ryšiais tarp reiškinių ir faktų, tačiau daugelio dokumentų tekstuose naudojami kitokie samprotavimai. Jie visų pirma yra sukurti remiantis sąlyginių nuolaidų ryšių nustatymu, faktų, reiškinių, įvykių, objektų palyginimais ir sugretinimais.

Tačiau reikia pažymėti, kad į gryna forma Mūsų įvardyti teksto pateikimo tipai yra reti. Dažniausiai jie yra persipynę ir papildo vienas kitą. Ši sąveika ypač būdinga sudėtingiems dokumentams.

Tai nereiškia, kad dokumentų rengėjas neturėtų atsižvelgti į kiekvieno pateikimo tipo ypatumus. Atvirkščiai – dokumentacijos darbe jas būtina kūrybiškai panaudoti.

Sudėtingų dokumentų (ataskaitų, apžvalgų, pažymų ir kt.) tekstai skirstomi į dalis, skyrius, poskyrius, pastraipas, pastraipas, kurios numeruojamos arabiškais skaitmenimis pagal GOST 1.5-85 reikalavimus. Į kiekvienos dalies numerį įeina atitinkamų aukštesnių komponentų numeriai, pavyzdžiui: 1.1, 2.1. 3.2.1 ir kt.

2. Santrumpos dokumentų tekstuose taisyklės

ORD sistemos dokumentuose naudojamos įvairių tipų santrumpos. Tačiau visos santrumpos turi atitikti „Suvestinių rusų rašybos ir skyrybos taisyklių“, patvirtintų 1956 m., reikalavimus, taip pat GOST 1.5-85 reikalavimus.**

Sutrumpinimai pateisinami, nes sutrumpina teksto sudarymo laiką, jų apimtį ir, žinoma, sumažėja dokumento rengimo kaštai.

Įprasta skirti kelių tipų santrumpas. 1. Raidžių (pradinės) santrumpos (sutrumpės), kurios sudaromos, pavyzdžiui, iš kiekvieno žodžio pradinių raidžių. GUM, VTEK, Vidaus reikalų ministerija ir kt. Beveik visos pradinės santrumpos rašomos didžiosiomis raidėmis (išskyrus tuos, kurie tapo savarankiškais žodžiais, pavyzdžiui, registro įstaiga, universitetas ir kt.).

Sudėtiniai mišraus ugdymo sudėtiniai žodžiai susideda iš santrumpos ir sutrumpintų žodžių. Jie rašomi įvairiai, pavyzdžiui, VNIIugol, regionas ir kt.

Sudėtingi sutrumpinti sudėtingo tipo žodžiai, pavyzdžiui - kolūkis, valstybinis ūkis, motorlaivis, Rostselmash, Glavmorput ir kt.

Atskiri, iš dalies sutrumpinti žodžiai, susidedantys iš kamieno dalies ir viso žodžio, skiriasi kai kuriais dekodavimo požymiais, lyties, deklinacijos kategorijoje, pavyzdžiui, personalo vadovas, direktoriaus pavaduotojas, pagrindinis paštas ir kt.

Pasiskolinta iš kitų kalbų, pavyzdžiui: BBC, APN, napalm, lavsan ir kt.

Įprastos grafinės santrumpos, skirtos vietoms, geografinėms sąvokoms, laikotarpiams, kiekybiniams apibrėžimams, miestų, kaimų, kaimų, regionų, rajonų, gatvių, alėjų ir kt. pavadinimams žymėti.

Grafinių santrumpų ypatumas yra tas, kad jie nėra tariami žodinėje kalboje. Po tokios santrumpos turi būti taškas, pvz.: g.(miestas); Su. (kaimas); regionas, rajonas ir kt. Grafinės santrumpos visada rašomos mažosiomis raidėmis.

ORD nesutrumpina rekvizitų „pavadinimas“, „dokumento autorius“, „parašas“. Žodžių trumpinimas per įstrižą liniją neleidžiamas, nes šis metodas nenumatytas, pvz.: n/zavode (gamykloje), m/motina (daugiavaikė mama), z/r (nusipelnęs novatorius). Įprastos santrumpos naudojamos sąrašuose ir nuorodose, greta esantys skaičiai, vardai, pavardės, pavyzdžiui, ir kt. (ir pan.) ir t.t. (ir panašiai) ir tt (ir t.t.) ir t.t. (ir daugiau), 1 mln., 50 km ir t.t.

Jungtukas „tai yra“ (t. y.) trumpinamas, tačiau žodžių „nuo“, „taip“, „dėl to, kad“, „vadinamieji“ trumpinti nereikia.

Akademinių laipsnių ir vardų pavadinimai gali būti trumpinami tik prieš pat pavardes, tiek tekste, tiek atribute „parašas“, pvz.: akad.

Zacharovas, docentas Petrovas, mokslų daktaras. tech. Leonovas, inžinierius Ivanovas ir kt. Pareigybės pavadinimas gali būti sutrumpintas tik tekste, pavyzdžiui: „Posėdyje kalbėjo vyriausiasis mechanikas L. P. Silajevas. Be to, kartu rašomi žodžiai „pavaduotojas“, „vadovas“, „padėjėjas“ (skyriaus vedėjas, sandėlio vedėjas, direktoriaus pavaduotojas). Bet jei šie žodžiai yra atskirti nuo daiktavardžio būdvardžiu, tada po jų dedamas taškas: pavyzdžiui, pavaduotojas. vyriausiasis mechanikas

Geografinės sąvokos trumpinamos tik prieš žodžius, su kuriais jos susijusios, pavyzdžiui: ežeras. Balatonas, Doneckas.

Rašant adresą „adresato“ detalėje, leidžiama trumpinti: st. (gatvė), pr. (prospektas), juosta. (juosta), pl. (plotas), namas (namas), bldg. (pastatas), kv. (butas), rajonas (rajonas), kaimas (kaimas). Laiko intervalus ir kiekybinius apibrėžimus leidžiama sumažinti po skaitmenų, išreikštų skaičiais: 5 tūkst. vagonų, 12 tūkst. gyvulių, 20 mln. galvijų.

Žodis „metai“ trumpinamas tik skaičiais, pavyzdžiui: 1992 m.

Nurodydami laikotarpį, jie rašo taip: 1990–1995, bet jei tarp metų yra prielinksnis „iki“, tuomet reikėtų rašyti nuo 1990 iki 1996 m.

Nurodydami apskaitinius ūkinius ir administracinius biudžetinius metus, jie rašo 1995/96 mokslo metus, kitais atvejais 1995/96 (jei turime omenyje administracinius, ūkinius, švietimo, biudžetinius metus).

Rašant datą mišriu būdu (žodine-skaitine ir abėcėle), žodis „metai“ rašomas raide g, pvz., 1996 m. gegužės 22 d.. Derinant mėnesio ir metų pavadinimą, žodis „mėnuo“ “ nerašomas: (1995 m. spalio mėn.). Jie nerašo tekste „šių metų spalį“. (šiemet), turite nurodyti visus metus: 1995 m. spalio mėn

Skaičiuojant laiką dokumentuose rašoma 20 val. arba 20-00, 8 val 1 45 min., žodžių „rytas“ ir „po pietų“ nevartoti.

Žodžiai „valanda“, „minutė“, „sekundė“ trumpinami skaičiais, pavyzdžiui: - 5 valandos 32 minutės 20 sekundžių (taškas santrumpų pabaigoje nededamas).

Ženklai Nr., §, % tekste jie dedami tik su skaičiais, o daugiskaitoje nedvigubinami, pvz., Nr.16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60 proc.

Pavyzdžiui, turėtų būti naudojamos tik oficialiai priimtos įstaigų ir organizacijų pavadinimų santrumpos. Anglies pramonės ministerija, Švietimo ministerija ir kt.

Sutrumpinti mašinų, mechanizmų, staklių, įrankių ir kt. markių pavadinimai, susidedantys iš atskirų abėcėlės arba mišrių (abėcėlės ir skaitmeninių) indeksų, turi būti rašomi didžiosiomis raidėmis be kabučių. Tokiose santrumpose skaičiai, jei jie yra po raidžių indeksų, turi būti atskirti brūkšneliu, pvz.: GAZ-51, VAZ-69.

Jei raidžių pavadinimai yra po skaičių, tada visa rodyklė rašoma kartu. IL-18D.

3. Skaičių rašymas ir lentelių išdėstymas dokumentuose

Dokumentuose dažnai pateikiama skaitinė informacija ir lentelės. Yra tam tikros jų dizaino taisyklės. Taigi vienareikšmiški kardinaliniai skaitmenys (atsakykite į klausimą „kiek“) neturi didžiųjų raidžių žingsnių, pavyzdžiui, atribute „priedas“ lapų ir egzempliorių skaičius rašomas tik skaičiais, 3 l 2 egzemplioriais (nerašomas). 5, 3 X). Jei skaičius turi sutrumpintą matmenį, jis rašomas tik skaičiais: 8 kg, 5 l, 25 km ir pan., tačiau jei dokumento tekste skaičiai neturi matavimo vienetų, jie rašomi tik žodžiais. , pvz.: viena kryptimi, trimis varžtais ir pan. (išskyrus sudėtinius numerius: 21, 35, 198 ir kt.).

Skaičiai, pradedant nuo dešimčių tūkstančių, rašomi mišriai: 15 mln. žmonių, 20 tūkst. krb., 200 tūkst. kopijų, bet vienodai vieno teksto viduje.

Eiliniai skaičiai, išreikšti romėniškais skaitmenimis bylų pabaigos neturi, pvz.: IV sesijoje Aukščiausioji Taryba Ukraina. Eiliniai skaičiai neturi plėtinių, jei jie ateina po daiktavardžio, pavyzdžiui: ryžiai. 2, po velnių. 2, p. 41. Jei šalia yra keli (daugiau nei du) eiliniai skaičiai, raidžių prieaugiai dedami tik prie paskutinio, pvz.: 1, 2, 3 ir kt.

Sudėtiniai žodžiai, kurių pirmoji dalis yra skaitvardis, rašomi mišriu būdu, brūkšneliu (be didžiųjų raidžių plėtinių), pvz.: 200 tonų, 300 metų jubiliejus, 40 mm, 12 tomų.

Ribą žyminčių skaitmenų matavimo vienetai rašomi tik vieną kartą: 20-30 vnt., arba nuo 20 iki 30 vnt.

Piniginės sumos rašomos taip: pirmiausia suma nurodoma skaičiais, o skliausteliuose - žodžiais, pvz.: 25 600 krb. (dvidešimt penki tūkstančiai šeši šimtai krb.).

Jei dokumento tekste yra daug skaitinių dydžio verčių, išreikštų tuo pačiu matavimo vienetu, tada šis matavimo vienetas nurodomas tik po paskutinio skaitmens.

Neteisingai: Teisingai:

8,0 mm, 8,5 mm, 12,0 mm, 14,0 mm 8,0, 8,5, 12,0, 14,0 mm20 cm x 40 cm x 50 cm 20 x 40 x 50 cm
20 kg, 40 kg, 50 kg. 20; 40; 50 kg.

Intervalai tarp skaitinių dydžių verčių rašomi taip: nuo 50 iki 100, nuo 100 iki 150.

Skaitmeninę medžiagą, esančią dokumente, rekomenduojama formatuoti lentelėmis (GOST 1.5-85), pvz.:

1 lentelė

Kiekybinė dokumentų sudėtis

Raidės 10000 12000 2000 24000

Telegramos 300 250 550

Lentelės pavadinimas gali būti virš jos dešinėje. Tai neakcentuojama. Lentelė dedama artimiausiame puslapyje, po nuorodos į jį arba, jei tai neįmanoma, artimiausioje vietoje.

Jei tekstas mažas ir yra daug lentelių, pastarosios gali būti išdėstytos teksto pabaigoje skaitine tvarka. Skyriuje lentelės numeruojamos arabiškais skaitmenimis. Lentelės numerį sudaro skaičius skyrius ir lentelės eilės numerį, atskirtą tašku, pavyzdžiui: 1.2 lentelė(pirmo skyriaus antroji lentelė). Pateikdami nuorodą į lentelę tekste, parašykite santrumpa: stalo 12. Pakartotinės nuorodos į lentelę turėtų būti pateikiamos taip: žr. lentelę 1.2. Jei dokumente yra tik viena lentelė, ji nenumeruojama ir žodis „lentelė“ nerašomas.

Lentelę su daugybe stulpelių galima padalyti į dalis ir sudėti vieną dalį po kita. Šiuo atveju virš pirmosios dalies dešinėje vieną kartą nurodomas žodis „lentelė“ ir jos eilės numeris, virš likusių dalių rašomas žodis „tęsinys“, nurodantis lentelės eilės numerį, pvz.:

4. Įstaigų, organizacijų, įmonių pavadinimai dokumentuose

Visi aukščiausių valdžios institucijų ir valdymo organų pavadinimuose esantys žodžiai rašomi didžiąja raide. Ukrainos Aukščiausioji Taryba.

Respublikinių valstybinių komitetų, ministerijų ir kitų centrinių įstaigų pavadinimuose pirmasis žodis ir, žinoma, tikriniai vardai rašomi didžiąja raide, pvz. Ukrainos ministerija, atsakinga už gyventojų apsaugą nuo Černobylio atominės elektrinės avarijos padarinių.

Nepriklausomų pagrindinių departamentų ir ministerijos ar departamento departamentų pavadinimai taip pat rašomi didžiosiomis raidėmis, pavyzdžiui: Anglies sodrinimo technologijų valdymas. Pagrindinis gamybos skyrius.

Skyrių, kurie yra pagrindinių skyrių dalis, pavadinimai rašomi mažosiomis raidėmis, pavyzdžiui: Technologijų direkcijos Naujų mašinų skyrius, Pagrindinės gamybos direkcijos Eksploatacijos skyrius.

Oficialiuose organizacijų pavadinimuose pirmasis žodis rašomas didžiąja raide, pavyzdžiui: Šachtaro rūmai.

Asociacijų, kombinatų, kasyklų, trestų ir institutų pavadinimai, jei prieš juos rašomi bendriniai žodžiai, pvz., „gamybos asociacija“, „gamybinė asociacija“, „gamyba“, „pasitikėjimas“, „institutas“, „mano“, rašomi kabutėse ir yra neatmesta, pavyzdžiui: gamybinė anglių kasybos asociacija "Makeevugol" - gamybinė asociacija "Doneck-ugol".

Jei nėra bendrinių žodžių, vardai turi būti rašomi be kabučių ir, pavyzdžiui, jie atmetami. Anglies pramonės ministerija – Tsonuglemash.

Organizacijų, įmonių, kongresų, konferencijų pavadinimai, prasidedantys žodžiais: Valstybinis, Visos Ukrainos, Nepaprastasis ir kt. arba eiliniais skaičiais, išreikštais žodžiu, rašomi didžiąja raide, pvz.: Valstybinė biblioteka, pavadinta T. G. Ševčenkos vardu, Valstybinis kasybos pramonės darbo saugos tyrimų institutas, II visos Ukrainos festivalis.

Žodis „taryba“ vienaskaitoje ir daugiskaitoje visada rašomas didžiąja raide, jei jis įtrauktas į visą institucijos pavadinimą; Pavyzdžiui. Vorošilovskio rajono Donecko liaudies deputatų taryba.

Sutrumpintuose pavadinimuose žodis „patarimas“ rašomas kartu ir su mažąja raide, pavyzdžiui: miesto taryba, kaimo taryba, miesto taryba.

Ukrainos ministrų kabineto patvirtintų dokumentų pavadinimuose didžiosiomis raidėmis rašomi žodžiai „Rezoliucija“, „Reglamentas“, „Chartija“, „Instrukcija“. Žodžiai „įsakymas“, „sprendimas“, „aktas“, prašymas“, „sąrašas“ - su mažosiomis raidėmis, pavyzdžiui:

"Pagal Atlygio už atradimus, išradimus ir naujovių pasiūlymus instrukcijas."

Geografiniai pavadinimai, jei jie nėra įmonės pavadinimo dalis, jie rašomi mažosiomis raidėmis, Donecko kasykla „Kirovskaja“, Bet Starobeševskaja GRES.

Simboliniuose, sutartiniuose įmonių ar įstaigų pavadinimuose pirmasis žodis rašomas didžiąja raide, o visas pavadinimas rašomas kabutėse, pvz.: „Red Star“ kasykla, „Red Plowman“ gamykla.

Įmonės ar įstaigos pavadinimas kabutėse nerašomas, jei jame yra žodis „pavadinimas“ arba „atmintis“, pavyzdžiui: Skochinsky kasykla.

Sutrumpinti įstaigų pavadinimai (santrumpos), skaitomi pirmomis raidėmis, rašomi didžiosiomis raidėmis ir be kabučių, pvz.: VNIMI, VSHIDAD, MakNII, VNII-anglys

Žodžio daugiskaita " valstybiniai komitetai“, „ministerijos“, „pagrindiniai departamentai prie Ukrainos ministrų kabineto“ rašomi mažosiomis raidėmis.

Tekste išvardijant kelias ministerijas ar komitetus, rašomas visas jų pavadinimas.

Pavyzdžiui: „Įpareigoti Finansų ministeriją ir Miškų ministeriją“, bet ne „įpareigoti Miškų ūkio ir Finansų ministerijas...“.

Tačiau surašant asociacijas, augalus, trestus ir kt. bendrinis žodis turėtų būti parašytas vieną kartą. ".. įpareigoti gamybos asociacijas „Donetskugol“, „Makeevugol“, „Snezhnyanskantratsit“, bet ne "Donetskugol asociacija", Makeevugol asociacija ir tt

5. Pareigų, vardų ir pavardžių rašymas

Aukštų valstybės ir valdžios pareigų pavadinimai rašomi didžiąja raide, pvz.: Ukrainos prezidentas, Ukrainos ministrų kabineto pirmininkas, Ukrainos Aukščiausiosios Tarybos pirmininko pavaduotojas.

Visų kitų pozicijų pavadinimai rašomi mažosiomis raidėmis, pavyzdžiui: Ukrainos kultūros ministras, Ukrainos vidaus reikalų ministerijos valdybos narys, generalinis direktorius gamybos asociacija anglies kasybai „Donetskugol“.

Kariškių, garbės ir vardai akademinis rangas rašoma mažosiomis raidėmis, pavyzdžiui: technikos mokslų daktaro, garbės kalnakasio, teisingumo generalinio pulkininko T. G. Ševčenkos vardo Ukrainos valstybinės premijos laureatas Užsakymų pavadinimuose visi žodžiai, išskyrus žodį „užsakymas“, rašomi didžiosiomis raidėmis, pvz.: Raudonosios darbo vėliavos ordinas, Garbės ženklo ordinas.

Yra tam tikrų vardų ir pavardžių rašybos ir linksnių ypatumų. Pavardės, kurios baigiasi - ago, - yago, - yh, -ikh, -ovo, neatmetamos: Živagas, Dunyagas, Černychas, Dolgichas, Khitrovas. Svetimos pavardės, kurios baigiasi balsiu garsu (išskyrus nekirčiuotas -a, -ya), neatmetamos: poezija Hugo, romanas Zola, opera Verdi ir tt ukrainietiškos pavardės taip pat neatsisako -ko: Petrenko, Ševčenka. Pavardės linkusios į nekirčiuotą -a, -ya, tiek slavų, tiek svetimų: l: Lagoda: Sh-oudos darbas, filmas, kuriame dalyvauja Julieta Mazina. Patrice Lumumba institute. Rusų ir užsienio kalbų pavardės, kurios baigiasi priebalsiu, yra atmetamos, jei jos nurodo vyrišką lytį, ir neatmetamos, jei jos nurodo moterišką lytį, pvz. darbuotojui Kirichek, darbininkui Kirichek, iš Karlo Hoffmanno - iš Frau Hoffmann.

Tačiau pavardės, kilusios iš gyvūnų, žvėrių ir negyvų daiktų pavadinimų, nors ir baigiasi priebalsiais, nėra atmetamos, pvz. Gulbė, Kiškis, Titnagas, Stupa.

Rusiškose dvigubose pavardėse abi dalys atmetamos, jei jos egzistuoja kaip savarankiškos pavardės: Novikova-Krasnova, jei pirmoji dalis nesudaro savarankiškos pavardės, tai, pavyzdžiui, ji nėra atmetama. Bonchas-Bruevičius, Jaras-Mukhamedovas ir kt.

6. Nukrypimai nuo literatūros normų dokumentų tekstuose

Dažnai dokumentų tekstuose leidžiami įvairūs nukrypimai dėl nežinojimo, neatidumo ar aplaidumo. Dėl to tekstas tampa nesuprantamas, kupinas žodinių ekscesų, archaizmų ir biurokratijos.Mažai žinomi svetimos kilmės žodžiai, profesionalumai, naujadarai apsunkina teksto supratimą. Liaudies kalba ir dialektika dokumentų nepuošia. Būdingiausi teksto trūkumai bus aptarti toliau.

7. Archaizmai ir klerikalizmai

Archaizmai yra pasenę žodžiai, posakiai ir gramatinės formos, kurios nebenaudojamos.

Tai apima: draudžiama (vietoj uždrausta), aukščiau (nurodyta aukščiau), nuo šiol (toliau), tema (dėl), todėl (todėl) pagal priklausomybę (tikslui), pateikiame (siunčiame, pridedame) , lydintis (lydintis).

Archaizmai taip pat apima šiuos žodžius: dėkingas, nusiteikęs informuoti, pakabinti, pasitikėti, įrašyti, ragauti, saugoti ir kt.

Klerikalizmai yra sudėtingi, sudėtingi žodžiai ir frazės, turintys stabilią archajišką struktūrą ir būdingus kanceliarinius jungtukus bei giminingus žodžius, taip pat sausi, pompastiški oficialūs žodžiai, pavyzdžiui: didėjantis neatitikimas tarp darbo našumo augimo ir turimos technikos..., yra kasybos darbų saugos taisyklių pažeidimų; įvado į darbą tema; įvykdyti numatytą tikslą pagal visus rodiklius; būtina parengti priemones esamiems trūkumams pašalinti...; šiandien turime pažangaus mokymo srityje; sveikinimas, skirtas Petrovui (vietoj Petrovo) ir kt.

Oficialioje korespondencijoje aptinkama daug klerikalizmo.

Verslo dokumentų kalba ir stilius: bendrosios charakteristikos, pagrindiniai reikalavimai, tipinės klaidos.

Informacijos verslo laiške kalbai ir pateikimo stiliui taikomi šie standartiniai reikalavimai:

informacijos pateikimo tikslumas,
kalbos ir teksto priemonių standartizavimas ir suvienodinimas,
neutralus pristatymo tonas,
verslo laiško kalbos ir stiliaus formalumas ir griežtumas (griežčiausias ir santūriausias informacijos pateikimas, o tai savo ruožtu atmeta galimybę verslo kalbos tekstuose naudoti išraiškingas ir emociškai įkrautas kalbos priemones),
trumpumas (laiškas neturėtų viršyti vieno ar dviejų puslapių, kitaip bus sunku suvokti informaciją),
informacijos išsamumas (dokumente turi būti pakankamai informacijos, kad būtų galima pagrįstai sprendimų informacija),
aiškumas,
vartojamų žodžių ir terminų nedviprasmiškumas,
logika,
objektyvumas,
tekstas turi būti pateiktas teisingai, laikantis galiojančių rašybos ir skyrybos taisyklių, oficialiu dalykiniu stiliumi.

Šių reikalavimų nesilaikymas, viena vertus, apsunkina darbą su dokumentais, kita vertus, atima arba sumažina jų teisinę ir praktinę reikšmę.

Oficialių dokumentų kalba yra klišių, klišių ir standartų rinkinys. Standartizuotos frazės palengvina teksto skaitymą ir pagreitina oficialaus laiško paruošimą.

pirmasis išdėsto motyvus, kurie buvo laiško sudarymo priežastis,

antroje dalyje pasiūlymai, prašymai, sprendimai, įsakymai.

Tipiškos dalykinio susirašinėjimo kalbos ir stiliaus klaidos

Deja, sudarytojai verslo laiškai Jie dažnai daro daug klaidų. Juos galima skirstyti į šiuos tipus: struktūrinius, sintaksinius, morfologinius, leksinius, stilistinius, techninius.

Struktūrinės klaidos.

Struktūrinių klaidų šaltinis – neteisinga verslo laiško konstrukcija ir neproporcinga jo dalių padėtis. Svarbu, kad kiekvienas turinio aspektas verslo laiško loginėje struktūroje užimtų tam tikrą vietą ir nesutaptų su kitu aspektu. Šios sąlygos nesilaikymas sukelia ilgų injekcijų ir sudėtingos sistemos motyvacijos.

Sintaksės klaidos.

Klaidos, susijusios su neteisinga žodžių tvarka sakinyje.

Konkretaus dalyvaujamųjų frazių vartojimo pažeidimas.

Prieveiksmio frazė yra priemonė perteikti veiksmą, kuris vyksta vienu metu arba susijęs su kitu veiksmu. Prieveiksmių frazių vartojimo klaidas galima nesunkiai ištaisyti pakeičiant sakinius prieveiksminėmis frazėmis sakiniais su aplinkybėmis, išreikštomis žodžių junginiais.

Klaidos, atsirandančios dėl sudėtingo sakinio struktūros nežinojimo. Dažnai verslo laiškų rašytojai be reikalo apsunkina tekstą. Nors verslo laiško specifika reikalauja didelio dėmesio pateikimo detalėms, ne visos detalės visada tinka tekste.

Todėl nepateisinamai sudėtingos sintaksės struktūros turėtų būti supaprastintos. Tai galima padaryti tiek tiesiogiai redukuojant tekstą, tiek jį apdorojant, pavyzdžiui, sudėtingą tekstą suskaidant į atskiras frazes, kurios yra paprastos sudėties ir konstrukcijos.

Morfologinės klaidos.

Klaidos vartojant pilnąją ir trumpąją būdvardžių formas.

Reikia atsižvelgti į tai, kad oficialioje dalykinėje kalboje dažniau pasitaiko trumposios būdvardžių formos. Pilni vardai būdvardžiai tokiuose tekstuose pasirodo netinkami ir jaučiasi kaip šnekamoji ir net liaudiška.

Leksikos klaidos.

Neteisingas žodžių ir terminų vartojimas.

Netinkamas ar nepagrįstas svetimžodžių vartojimas.

Svetimžodžių skolinimasis yra natūralus būdas praturtinti bet kurią kalbą. Dažnai verslo kalboje atsiranda svetimžodžių, žyminčių sąvokas, kurioms jau priskirtas rusiškas atitikmuo. Tačiau nėra prasmės vartoti svetimą žodį, jei yra rusiškas terminas, reiškiantis šią sąvoką. Užsienio kalbos žodyno vartojimą turėtų lemti trys aplinkybės: žodžio vartojimo būtinumas, tinkamumas ir tikslumas.

Tautologija. Semantiniai pasikartojimai, atsirandantys tais atvejais, kai tos pačios šaknies žodžiai sakinyje yra greta. Tautologiniai pasikartojimai daro frazę disonansinę. Be to, jos apsunkina suvokimą, nes patraukia į save dėmesį.

Klaidos vartojant sinoniminius žodžius. Naudojimo klaidos sinoniminiai žodžiai dažnai kyla iš to, kad polisemantinis žodis gali būti sinonimas kitam tik viena iš jo reikšmių.

Stilistinis įsikišimas.

Dirbtinis kalbos pratęsimas. Ekspertai pataria: „Nerašyk to, ko nepasakytum žodžiu“. Tačiau mūsų šiuolaikinėje oficialioje korespondencijoje dažnai pasitaiko dirbtinio kalbos ilginimo pavyzdžių. Verslo korespondencijos kalba per ilgos frazės yra nepriimtinos.

Techniniai trukdžiai.

Šie trukdžiai yra rašybos klaidos, klaidos, mechaniniai teksto vientisumo pažeidimai (plyšimai, klijavimas prie voko ir kt.). Pagrindinė techninių trukdžių priežastis – aplaidumas rašant verslo laišką.

Oficialių dokumentų rengimas yra sudėtingas ir sudėtingas procesas, atimantis daug darbuotojų laiko.

Atkreipkite dėmesį, kad dokumentai yra neatskiriama dalisįmonės įvaizdis, jos unikalumas vizitinė kortelė. Negražios, „prastos“ formos dokumentas, atspausdintas neįskaitomu šriftu, sukuria nepageidaujamą įmonės įspūdį. Dėl tos pačios priežasties guminis antspaudas su įmonės pavadinimu, kurio atspaudas klijuojamas ant popieriaus lapo, Vakaruose iškrito iš verslo praktikos, o Rusijoje naudojamas vis rečiau.

Dokumentuose esanti informacija yra būtina stabiliai bet kurios organizacijos veiklai. Remiantis juo, tinkamas valdymo sprendimai. Dokumentai daugeliu atvejų yra pagrindinis argumentas prieštaringose situacijose, taip patvirtinant pirminį termino „dokumentas“ apibrėžimą kaip „įrodinėjimo būdą“.

Taip atrodo viena iš šiuolaikinių rekomendacijų Rusijos verslininkui: „Verslo gyvenime verslas dažnai sugyvena su apgaule. Netikėk pažadais. Tik gerai parengtas, teisiškai įpareigojantis dokumentas yra sėkmingo sandorio garantas!

Kiek arbitražo teismo posėdžių vyksta, kiek nuostolių įmonės patiria dėl netyčia ar tyčia neteisingai surašytų dokumentų!

Netvarkingas dokumentų saugojimas gali sukelti vertingos informacijos praradimo riziką, o tai gali neigiamai paveikti įmonės veiklą.

Įmonių vadovai yra asmeniškai atsakingi už dokumentų sudarymą, saugą ir teisingą įforminimą.

Dokumentų, įskaitant verslo laiškus, rengimas reikalauja tam tikro lygio kultūros ir specialių įgūdžių. Tačiau verslo žmogus turi išsiugdyti šį įgūdį.

Be to, verslo laiškai, kaip ir kiti dokumentai, turi būti surašyti pagal valstybinių standartų reikalavimus, taikomus ne tik Rusijos Federacijos valstybinėms ir vykdomosios valdžios institucijoms, bet ir visoms organizacijoms, neatsižvelgiant į jų teisinę formą ir rūšį. veiklos.

1. Valdymo dokumentų formų registravimas.

Dirbdami su dokumentais turite vadovautis reglamentas Rusijos Federacija, kurios numato dokumentų rengimą pagal tam tikras taisykles, tvarkant bylų nomenklatūrą (sąrašą).

Forma, kurioje daug vietos skiriama įmonės logotipui ir pavadinimui, o mažai tekstui, yra nepatogi naudoti. Todėl po emblema rekomenduojama skirti 1,5–2 cm nuo viršutinio lauko krašto.

Modernus formos dizainas, „savas“ firminis stilius, kokybiškas popierius, pilnas informacijos apie įmonę rinkinys. Teisinga jų vieta lape ypač svarbi palankiam poveikiui verslo partneriui.

Įmonės blankai gaminami spausdinant arba naudojant asmeninį kompiuterį ir turi nusistovėjusią detalių rinkinį bei tam tikrą jų išdėstymo tvarką.

Vidaus dokumentų (įsakymų, protokolų, sprendimų) forma;

Išorinių dokumentų (laiškų, faksų) forma.

Vidaus dokumentų formoje yra įmonės logotipas ir įmonės pavadinimas.

Įmonėms, dirbančioms su užsienio partneriais, reikalingos specialios formos su pasikartojančiais duomenimis partnerio kalba arba Anglų kalba. Kai detalės dedamos į kampą, viršutinėje kairėje dalyje detalės spausdinamos rusų kalba, o dešinėje – užsienio kalba. Kai blanko detalės išdėstomos išilgai, iš pradžių detalės spausdinamos rusų kalba, o žemiau – užsienio kalba.

Visos formos, kaip ir dokumentai, turi turėti paraštes.

kairėje - 20 mm (8 rašomosios mašinėlės ženklai arba brūkšniai),

viršus - ne mažiau kaip 10 mm,

dešinėje ir apačioje - ne mažiau kaip 8 mm.

Siekdamos sutaupyti vietos lape, nemažai įmonių formos viršuje nurodo tik įmonės logotipą ir pavadinimą, o adresas, telefono numeriai, faksai ir banko rekvizitai pateikiami tiesiai lapo apatinėje paraštėje. .

Atskirų detalių (pavyzdžiui, „teksto antraštė“, „adresatas“) ribas patogu pažymėti kampais, kad spausdinant nebūtų klaidų jų vietoje.

Dažnai naudojamų dokumentų, tokių kaip pažymos, darbų priėmimo pagal sutartį aktai ir kt., formose taip pat gali būti pastovaus teksto dalių, kurios surašant dokumentus papildomas kintama informacija.

2. Valdymo dokumento kalba.

Dokumentuojant darbą, svarbų vaidmenį vaidina žodinis sprendimų, veiksmų ir sąsajų pristatymas. Rengiant dokumentus reikia atsižvelgti į tai, kad kalba nėra pasyvus priimtų sprendimų fiksavimas, o atlieka aktyvų stimuliuojantį vaidmenį valdymo veikloje. Taigi nurodymų ir administracinės dokumentacijos veiksmingumą didžiąja dalimi užtikrina imperatyvas – imperatyvi įsakymų, nurodymų, nutarimų kalbos konstrukcija. Atitinkamos kalbos struktūros reikalaujama dokumentuose, kuriuose išdėstytas prašymas, reikalavimas, padėka ir kt. Darbo kalba, dalykinė kalba, verslo oficialus laiškas yra tam tikros sąvokos. Verslo kalba yra oficialių santykių kalba, tai yra literatūrinė kalba.

Tradicijos ir papročiai dokumentacijoje pasirodė labai atkaklūs. Ir dabar vis dar yra pasenę terminai, archaizmai, frazės, kalbėjimo klišės, klerikalizmai („į kuriuos vaizdus“, „prašau neatsisakyti“, „tuo pačiu mes nukreipiame“, „duodama tikrasis“ ir kt.) . Rengdami dokumentus turite naudoti oficialų verslo stilių.

„Pagal stilių... kalbos, – sako garsus filologas A. N. Efimovas, – įprasta suprasti istoriškai susiklosčiusią kalbos įvairovę, besiskiriančią tiek kalbėjimo priemonių derinio sudėtimi, pobūdžiu, tiek kalbėjimo pobūdžiu. jų naudojimo modelio jausmą. Kiekvienam stiliui yra būdinga, tipiška ir taip pat draudžiama.

Kiekviena stilių grupė turi savo veisles. Dokumentinis verslo stilius apima įstatymų leidžiamųjų ir administracinių dokumentų (dekretų, įsakymų, nurodymų, nutarimų) stilių, dalykinę korespondenciją, telegrafinį stilių ir kt.

Sudėtingų dokumentų (ataskaitų, apžvalgų, pažymų ir kt.) tekstai skirstomi į dalis, skyrius, poskyrius, pastraipas, pastraipas, kurios numeruojamos arabiškais skaitmenimis pagal GOST 1. 5-85 (Taisyklės mašininiu būdu skaitomų dokumentų ir mašininiu būdu nuskaitomų dokumentų projektavimas). Į kiekvienos dalies skaičių įeina atitinkamų aukštesnių komponentų skaičiai, pavyzdžiui: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 ir tt. d.

2.1. Nukrypimai nuo literatūros normų dokumentų tekstuose.

Dažnai dokumentų tekstuose leidžiami įvairūs nukrypimai dėl nežinojimo, neatidumo ar aplaidumo. Dėl to tekstas tampa neaiškus, pilnas verbalinių pertekliaus, archajizmo ir biurokratijos. Mažai žinomi svetimos kilmės žodžiai, profesionalumas, naujadarai apsunkina teksto supratimą. Liaudies kalba ir dialektika dokumentų nepuošia. Būdingiausi teksto trūkumai bus aptarti toliau.

3. Verslo laiško etiketas.

Verslo korespondencija yra neatsiejama komunikacijos tarp įmonės ir išorinių organizacijų priemonė. Daugumoje įmonių laiškai turi viršenybę prieš kitus dokumentus. Korespondencijoje galima išskirti dvi pagrindines dokumentų rūšis: laiškus ir faksogramas.

Laiškas yra viena iš pagrindinių dokumentų rūšių.

Laiškas – tai apibendrintas įvairaus turinio dokumentų, siunčiamų paštu, pavadinimas.

Mokomieji (direktyviniai) raštai ateina iš valstybės ar savivaldybių institucijų ir vadovybės, juose paprastai pateikiamos rekomendacijos, nurodymai, paaiškinimai ataskaitų teikimo klausimais, aplinkosaugos mokesčiai ir kt.

Garantiniuose raštuose pateikiamos apmokėjimo, pristatymo laiko ar prekės kokybės garantijos.

Informaciniai laiškai apima laiškus su žinutėmis, prašymais, priminimais ir pasiūlymais.

Komerciniai laiškai rašomi sudarant ir vykdant sutartis. „Jie atstovauja pirkėjų prašymus pardavėjams su prašymu duoti Detali informacija apie prekes, paslaugas ir/ar siųsti pasiūlymą (pasiūlymą) dėl prekių tiekimo, pardavėjo atsakymus, skundus, atsakymus į skundus, akredityvus“

Skundo (pretenzijos) raštuose įmonės reikalauja atlyginti nuostolius, atsiradusius dėl to, kad kita šalis (sandorio šalis) neįvykdė ar pažeidė sutarties sąlygas. Skunde turi būti pateiktos tokius faktus patvirtinančių dokumentų kopijos. Tokios kopijos surašomos kaip pagrindinio dokumento (skundo) priedas.

Sudarant sutartis su užsienio partneriais, naudojami akredityvai (L/C - Akredityvas), kuriuose pardavėjas prašo pateikti pirkėjo banko garantinį raštą su sąskaitos užsienio valiuta numeriu ir banko mokėjimo garantijas iki prekių ar paslaugų pirkėjas.

3.1. Laiško teksto ypatybės.

Laiško tekstas turi būti glaustas, nuoseklus, įtikinamas ir teisingas. Faktai ir įvykiai turi būti pateikti objektyviai, o visi pateikiamo klausimo aspektai turi būti pakankamai išsamiai, glaustai ir aiškiai aprašyti.

Laiško tekstas dažniausiai susideda iš įvadinės ir pagrindinės dalies.

Įžanginėje dalyje nurodomos priežastys, dėl kurių buvo parengtas laiškas, pateikiamos nuorodos į faktus, datas ir dokumentus.

Antroje laiško dalyje nurodomas pagrindinis jo tikslas (pasiūlymas, atsisakymas, prašymas, garantija ir pan.), pvz.:

„Atsižvelgdami į tai, kas išdėstyta, prašome per 10 banko dienų pervesti nurodytą sumą į mūsų einamąją sąskaitą.

Atsižvelgiant į laiško tikslą ir į ką jo autorius nori sutelkti gavėjo dėmesį, gali būti naudojama kitokia loginių teksto dalių išdėstymo tvarka.

Daugumai verslo laiškų būdingas tų pačių frazių kartojimas, kurias įvaldžius galima kurti įvairių raidžių tekstus.

Laiško (fakso) pradžioje gali būti šios adreso parinktys:

"Brangus Igoris Leonidovičius!";

"Ponas Zorinas!";

Tada tiktų padėkos žodžiai:

„Džiaugiamės gavę jūsų laišką“;

“Labai ačiū už faksogramą, datą 06/04/95“;

Priklausomai nuo laiško temos, naudojamos šios frazės:

Priminimas

Primename, kad...

Pasibaigus... mūsų įmonės pasiūlymas negalioja.

Prašau informuoti...

Prašome sumokėti per... banko darbo dienas...

Kaip žinia, žmones pasitinka drabužiai. Todėl Jūsų laiško „drabužiai“, t.y. vokas ir popierius turi būti nepriekaištingi. Priešingu atveju jūsų laiškas gali patekti į makulatūros dėžę neskaitytas, net jei jame yra gavėjui itin vertingos informacijos. Tai ypač pasakytina apie laiškus, tokius kaip įmonės pristatymas, produktų pasiūlymai, prekės, paslaugos ir darbo prašymai. Vokas turi būti storas, nepermatomas, standartinis dydis iš balto popieriaus. Adresas ant voko turi būti atspausdintas bloku arba matomas per skaidrų langą. Čia nėra jokių apribojimų ar griežtų taisyklių. Kartais darbo skelbimuose kai kuriose šalyse reikalaujama, kad motyvacinis laiškas arba gyvenimo aprašymas būtų rašomi ranka. Tokiu atveju pravartu voką rašyti tvarkinga ir aiškia rašysena. Jei ketinate prašyti informacijos, užsisakyti prekių, paslaugų, tai tiek vokas, tiek popierius gali būti ne patys brangiausi, bet vis tiek kokybiški.

Popierius, jei nenaudojate standartinio įmonės firminio blanko, turi atitikti ir griežčiausius reikalavimus: A4 formato, baltas, storas, lapas be defektų ir dėmių. Ypač jei siūlote bendradarbiauti, atstovaujate savo įmonę ar esate samdomi. Parašas turi būti parašytas taip, kad gavėjui nekiltų abejonių, jog neturite tinkamo plunksnakočio arba nesate pakankamai pasitikintis savo parašu. Geriau pasiimti plunksnakotį su rašalu.

Auksinė taisyklė

Jūsų laiškas iš pirmo žvilgsnio turėtų padaryti tvirtą įspūdį.

3.2. Archaizmai ir klerikalizmas

Archaizmai yra pasenę žodžiai, posakiai ir gramatinės formos, kurios nebenaudojamos.

Archaizmai taip pat apima šiuos žodžius: dėkingas, nusiteikęs informuoti, pakabinti, pasitikėti, įrašyti, ragauti, saugoti ir kt.

Klerikalizmai yra sudėtingi, gremėzdiški žodžiai ir frazės su stabilia archajiška struktūra ir būdingomis dvasininkų sąjungomis bei giminingais žodžiais, taip pat sausi, pompastiški oficialūs žodžiai, pavyzdžiui: didėjantis neatitikimas tarp darbo našumo augimo ir turimos įrangos..., yra technologijų kasyklų gamybos saugos pažeidimų; įvado į darbą tema; įvykdyti numatytą tikslą pagal visus rodiklius; būtina parengti priemones esamiems trūkumams pašalinti...; šiandien turime pažangaus mokymo srityje; sveikinimas, adresuotas Petrovui (vietoj Petrovo) ir kt.

Oficialioje korespondencijoje aptinkama daug klerikalizmo.

4. Oficialus verslo stilius.

Verslo bendravimo kalba yra oficialus verslo stilius – funkcinis kalbos tipas, skirtas bendravimui vadybos srityje. Funkcinė kalbos atmaina suprantama kaip kalbinių vienetų sistema, jų parinkimo ir vartojimo būdai, nulemti socialinių kalbinės komunikacijos uždavinių.

Kalbos komunikacija vadybos srityje turi nemažai specifinių bruožų, paaiškinamų dalykinio bendravimo sąlygomis. Šiuo atžvilgiu ypač svarbu tai, kad dalykinės komunikacijos dalyviai iš esmės yra juridiniai asmenys – organizacijos, įstaigos, įmonės, pareigūnai, darbuotojai. Informacinių ryšių, į kuriuos jie gali patekti, pobūdis ir turinys priklauso nuo organizacijos vietos valdymo organų hierarchijoje, kompetencijos, veiklos funkcinio turinio ir kitų veiksnių. Santykiai tarp organizacijų yra stabilūs ir reguliuojami teisės normų, dėl to organizacijos informacijos srautai turi „užprogramuotą“ pobūdį, atitinkantį organizacijos poreikius ir atitinkantį jos vietą valdymo organų ir organizacijų sistemoje.

Verslo komunikacijos specifika išreiškiama ir tuo, kad dokumento autorius ir adresatas beveik visada yra visa organizacija – „kolektyvinis subjektas“, nepaisant to, kad dažniausiai dokumentą pasirašo vienas asmuo – organizacijos vadovas. Tą patį galima pasakyti ir apie dokumento adresatą.

Kita svarbi savybė dokumentinė komunikacija – informacijos nukreipimas. Valdymo informacija negali būti informacija „bendrai“ (pvz., televizija, radijas, laikraščių informacija ir kai kurios kitos rūšys). Valdymo dokumentas visada turi tikslų adresą. Be to, valdymo dokumentas beveik visada yra „siaurai skirtas“, tai yra, skirtas konkrečiai organizacijai ar organizacijų, pareigūnų ir darbuotojų ratui.

Esminis verslo komunikacijos veiksnys yra vadybinių veiksmų ir situacijų kartojimas, nes valdymo veikla visada yra „žaidimas pagal taisykles“, nulemiantis tų pačių kalbinių priemonių naudojimą panašiose situacijose.

Kita būdingas bruožas dalykinė komunikacija – teminis organizacijos sprendžiamų užduočių spektro ribojimas. Įstaigos funkcijos gali būti aprašomos, klasifikuojamos, reglamentuojamos. Dėl to klausimų, dėl kurių kuriami valdymo dokumentai, spektras yra gana stabilus.

Vadinasi, verslo komunikacijos sąlygos sudaro tokias valdymo informacijos savybes:

· informacijos nukreipimas;

informacijos pakartojamumas;

Verslo komunikacijos sąlygos, be to, kelia tam tikrus reikalavimus valdymo informacijai, kurių laikymasis lemia dalykinės komunikacijos efektyvumą.

Vieną iš svarbiausių reikalavimų valdymo informacijai lemia pati valdymo veiklos esmė, kurią sudaro valdymo sprendimų priėmimas, siekiant daryti įtaką valdymo organui valdomiems objektams. Sprendimų priėmimas grindžiamas informacijos gavimu, apdorojimu ir naudojimu. Vadinasi, valdymo veiklos efektyvumas yra pakankamai aukštas tik tada, kai priimant sprendimus naudojama naujausia informacija, informacija, kuri yra nauja, reikalinga ir svarbi organizacijos veiklai. Tik gavęs naujausią informaciją valdymo organas gali priimti optimalius valdymo sprendimus. Informacijos aktualumą užtikrina tiek dokumento turinys, tiek jos perdavimo, apdorojimo, perdavimo suinteresuotiems padaliniams ir pareigūnams savalaikiškumas.

Informacijos aktualumas yra susijęs su daugybe kitų valdymo informacijos savybių, visų pirma:

· patikimumas (objektyvumas);

· įtikinamumas (samprotavimas);

· išsamumas (informacijos pakankamumas) ir kt.

Patikimumo (objektyvumo) reikalavimas reiškia, kad verslo žinutė turi atspindėti tikrąją reikalų būklę ir pateikti nešališką, aistringą įvykių vertinimą.

Informacijos įtikinamumą (pagrįstumą) sąlygoja poreikis paskatinti adresatą atlikti (ar neatlikti) tam tikrus veiksmus; Jo vykdymas priklausys nuo to, kiek dokumentas yra pagrįstas.

Išsamumo reikalavimas reiškia, kad dokumente turi būti visa informacija, reikalinga pagrįstam sprendimui priimti. Klausimo pristatymo gylis priklauso nuo dokumento tikslų: in informacinis laiškas Pakanka įvardinti faktus ar įvykius, prašymo laiške turi būti tiksliai nurodyta ir visiškai pagrįsta laiško tema. Dėl nepakankamos informacijos gali prireikti prašyti Papildoma informacija, generuoja nereikalingą korespondenciją.

Dokumento tekste turi būti naudojama tam tikra dokumento kalba ir stilius. Dėl šimtmečių senumo oficialaus verslo stiliaus plėtros buvo sukurtos tokios kalbinės turinio raiškos priemonės ir metodai, kurie leidžia efektyviausiai įrašyti valdymo informaciją, atitinkančią visus jai keliamus reikalavimus.

Pagrindiniai oficialaus verslo stiliaus bruožai yra šie:

· neutralus pristatymo tonas;

· pateikimo tikslumas ir aiškumas;

· teksto glaustumas, trumpumas.

Neutralus pateikimo tonas yra oficialios dalykinės komunikacijos norma, nurodanti dokumento autoriaus ir adresato santykių dalykinį pagrindą, jų neasmeniškumą ir tam tikro atstumo tarp jų buvimą. Be to, kadangi dalykinio bendravimo dalyviai veikia įstaigų, organizacijų, įmonių, firmų vardu, t.y. juridinių asmenų vardu, o ne asmenys, subjektyvus momentas dokumentų tekstuose sumažinamas iki minimumo. Žodžiai, turintys emociškai išraiškingą konotaciją (žodžiai su mažybinėmis ir meiliomis priesagomis, su perdėtomis ir sumenkintomis priesagomis, įterpimai ir kt.) neįtraukiami į dokumentų kalbą.

Pateikimo tikslumas būtinas norint užtikrinti nedviprasmišką dokumento teksto supratimą ir pašalinti dviprasmybes. Verslo komunikacijoje visuose valdymo veiklos etapuose itin svarbus dokumento autoriaus ir jo adresato teksto suvokimo adekvatumas. Tuo pačiu metu teksto suvokimo greitis nėra ypač svarbus, nes dokumento tekstas yra rašytinis tekstas, skirtas vizualiniam, o ne garsiniam suvokimui, ir esant reikalui jį galima perskaityti. Svarbiausia, kad turinys būtų perduotas kuo tiksliau.

Pateikimo tikslumas pasiekiamas naudojant terminų žodyną, naudojant stabilias frazes - kalbos formules, vaizdinių žodžių ir posakių nebuvimą, ribotą žodžių suderinamumą, naudojant paaiškinimus, papildymus, sakinius įžanginių žodžių ir frazių forma. , dalyvaujamosios ir prieveiksminės frazės ir kt.

Teksto aiškumą pirmiausia lemia jo kompozicinės struktūros teisingumas, loginių klaidų nebuvimas, apgalvotumas ir formuluotės aiškumas.

Lakoniškas teksto pateikimas – tai ekonomiškas kalbinių priemonių panaudojimas, eliminuojant kalbos pertekliškumą.

Svarstomi oficialaus verslo stiliaus bruožai vaidina svarbų vaidmenį formuojant kalbinių vienetų sistemą ir jų panaudojimo dokumentų tekstuose metodus.

IŠVADA

Valdymo dokumento rengimas yra daug darbo reikalaujantis procesas, reikalaujantis, kad sudarytojas turėtų tam tikrų žinių ir įgūdžių. Dokumentai yra savotiška įmonės vizitinė kortelė. Dokumento tekstas turi būti nuoseklus, glaustas, įtikinamas ir teisingas. Dokumente esanti informacija turi būti sudaryta pagal visus valstybės standartus. Oficialūs dokumentai tikrai turi būti visa reikalinga informacija.

Dokumento kalba atlieka stimuliuojančią funkciją valdymo veikloje, todėl sudarant verslo dokumentus būtina naudoti oficialų dalykinį stilių, kuris apima teisėkūros ir administracinių dokumentų stilių, dalykinę korespondenciją ir kt.

Sudėtingų dokumentų tekstai turėtų būti skirstomi į pastraipas, skyrius, poskyrius, pastraipas ir kt.

Laiškai ir faksogramos yra pagrindinės valdymo dokumentų rūšys.

Laiškai gali būti nurodymai, garantijos, informaciniai, reklaminiai, komerciniai, pretenzijos, užklausos laiškai, pranešimo laiškai, kvietimo laiškai, atsakymo laiškai. Jie skiriasi laikymu ir paskirtimi. Laiško tekstą dažniausiai sudaro įžanginė dalis, kurioje nurodomos priežastys, dėl kurių buvo parengtas laiškas, pateikiamos nuorodos į faktus, datas, dokumentus ir įžanginė dalis, kurioje nurodomas pagrindinis jo tikslas.

Verslo komunikacijos sąlygos sudaro tokias valdymo informacijos savybes:

· oficialus informacijos pobūdis;

· informacijos nukreipimas;

informacijos pakartojamumas;

· teminis apribojimas.

Teisingas valdymo dokumentų įforminimas, laikantis darbe aptartų oficialaus verslo stiliaus ypatybių, verslo laiškų turinio ir dizaino reikalavimų, gali padėti pasiekti norimų rezultatų organizacijos veikla, verto organizacijos įvaizdžio formavimas.

Bibliografija

1. Vadybos veiklos dokumentavimas: paskaitų kursas / O. I. Bondyreva - M.: Higher School, INFRA-M, 2006. - 474 p.

2. Bykova T.A., Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Dokumentų ruošimas tolesniam saugojimui ir naudojimui. Ugdymo metodas. pašalpa. M., 1996. 68 p.

3. Oficialių dokumentų surašymas ir įforminimas: Praktinis. Nauda / Pagal. red. T.V. Kuznecova. M.: UAB Verslo mokykla “Intel-Sintez”, 1999. 224 p.

4. Žodynas Rusų kalba / red. S. I. Ožegova, N. Yu. Švedova. - M.: INFRA-M, 2007. - 944 p.

6. Rusijos Federacijos valstybinio standarto 2003-03-03 nutarimas N 65-asis „Dėl Rusijos Federacijos valstybinio standarto priėmimo ir įgyvendinimo“ (kartu su „Vieninga dokumentų sistema. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema“. . Reikalavimai dokumentų rengimui. GOST R 6.30-2003 ")

Oficialių dokumentų surašymas ir įforminimas: Praktinis. Nauda / Pagal. red. T.V. Kuznecova. M.: UAB Verslo mokykla “Intel-Sintez”, 1999. 224 p.

Aiškinamasis rusų kalbos žodynas / red. S. I. Ožegova, N. Yu. Švedova. - M.: INFRA-M, 2007. – 398s

Kalba ir stilius įvairių tipų dokumentus.

Biuro valdymo specialistai pabrėžia skirtingi tipai ir dokumentų rūšys.

Atsižvelgiant į veiksnį – vidinė ir išorinė verslo korespondencija. Dokumentai, kuriais šalys keičiasi, vadinami oficialiais raštais.

Pagal žmogaus veiklos sritis: vadybinė, mokslinė, techninė, gamybinė, finansinė ir kt.

Atsižvelgiant į prieinamumą: atviras, ribotas ir konfidencialus.

Iki nustatyto termino: skubus, nepilnametis, galutinis, periodinis.

Pagal pirmumo kriterijų: originalas ir kopija.

Pagal išsiuntimo formą: pašto korespondencijai, elektroninei korespondencijai, faksu.

Visiems dokumentams galioja viena taisyklė: vykdymo taisyklių laikymasis pagal galiojančius GOST ir standartus.

Pažiūrėsime, kokių dokumentų jums gali prireikti dabar.

Nuoroda– dokumentas, kuriame yra prašoma informacija arba bet kokių faktų ir įvykių patvirtinimas. Lapo centre rašomas dokumento pavadinimas didžiosiomis raidėmis. Pagrindinis tekstas pateikiamas naudojant standartinius modelius: „Duota (pilnas vardas), kad ...“, žemiau esantis intervalas informuoja organizaciją, kuriai išduotas sertifikatas, arba frazė „Pažymėjimas išduodamas prašymo vietoje“. Žemiau yra parašas, įskaitant pareigas, asmeninis pažymėjimą išdavusio asmens parašas. Parašas patvirtintas organizacijos antspaudu.

pareiškimas– vidinis oficialus dokumentas, skirtas atkreipti pareigūno dėmesį į siaurą informaciją.

SPF dekanui

prof. Spirina V.I.

1 kurso studentų vardai,

gyvena adresu:...,

pareiškimas.

Prašau atleisti mane nuo balandžio 1 d. iki balandžio 10 d., kad dėl šeimyninių priežasčių keliaučiau namo.

Data ____________Parašas

Įgaliojimas yra dokumentas, suteikiantis įgaliojimą jo davėjui atlikti bet kokius veiksmus atstovaujamojo vardu.

Įgaliojimas

Aš, vardas, pavardė, paso duomenys: _______, gyvenantis adresu: ________, pasitikiu vardu, paso duomenys: _______, gyvenantis adresu: ________, gaunu stipendiją 2006 m. spalio mėn.

Data ____________Parašas

Paskutinį kartą platus naudojimas gauti informaciniai ir reklaminiai dokumentai: prekės pasiūlymas, pranešimai potencialiems vartotojams apie gaminamų prekių rūšis, gyvenimo aprašymai.

Šiems dokumentams keliami kitokie reikalavimai nei reglamentuojamiems verslo dokumentams. Jos turi būti įsimintinos ir kelti komercinį susidomėjimą, todėl naudojamos kalbinės raiškos priemonės.

atkreipkite dėmesį į santrauka – žodis kilo iš Prancūzų kalba ir reiškė „trumpą išvadą“, pavyzdžiui, ant dokumentų: „Sutinku“, „Neprieštarauju“. Pastaruoju metu terminas pradėtas vartoti tokia prasme: „Trumpa rašytinė biografinių duomenų santrauka, apibūdinanti asmens, pretenduojančio į tam tikrą darbą ar pareigas, išsilavinimą, profesiją, asmenines savybes“.

Gyvenimo aprašymas primena anketą, tačiau prie jo galima žiūrėti kūrybiškai, nes... Griežtų taisyklių nėra. Pagrindinė užduotis – pateikti save kuo naudingiau, būtent su pasirinktu darbu susijusią informaciją: išsilavinimą, darbo patirtį, asmenines savybes, papildomų įgūdžių ypatybes. Pavyzdžiui, jei norite tapti reklamos agentu, tada jų profesines savybes yra gebėjimas bendrauti su žmonėmis, išradingumas, psichikos pagrindų išmanymas; jei laisva vieta yra mokytojo pradines klases- tada būtinos savybės yra meilė vaikams, atsakingumas, gerumas, kantrybė...

Įprasti gyvenimo aprašymai apima:

· asmens duomenys (vardas ir pavardė, gimimo data ir vieta, šeiminė padėtis);

· adresas ir telefono numeris susisiekti;

· laisvos darbo vietos pavadinimas;

· pagrindinis tekstas: studijų ir darbo vietų sąrašas chronologine tvarka, nurodant oficialų organizacijos pavadinimą, studijų ar darbo laiką, einamų pareigų pavadinimą;

· papildoma informacija: laisvai samdomo darbo patirtis, visuomeninė veikla, profesinis perkvalifikavimas;

· kita informacija: susijusios žinios ir įgūdžiai: užsienio kalba, kelionės į užsienį, darbo kompiuteriu įgūdžiai, vairavimas...;

· interesai, polinkiai, susiję su numatoma profesine veikla;

· kita patvirtinanti informacija (pareiškėjo nuožiūra);

· data ir parašas.

Formatuojant atsižvelgiama į tai: žodis „resume“ nerašomas. Pavardę geriau rašyti didžiosiomis raidėmis, kad būtų geriau įskaitoma. Čia prasideda dokumentų tvarkymas. Toliau viduryje - visas vardas, kairėje lapo kraštinėje: namų adresas, telefono numeris; dešinėje yra organizacijos, kurioje pareiškėjas mokėsi ar dirbo, adresas ir pavadinimas bei biuro telefono numeris. Pagal šiuos duomenis laisvos darbo vietos pavadinimas pateikiamas tiksliai taip, kaip nurodyta šaltinyje, o po to pateikiama informacija apie pretendentą.

ANTONOVA Bella Michailovna

gimęs Armavir mieste 1980 m. liepos 30 d.

Namas. adresas: instituto adresas:

Tel.: Darbas. tel.:

Pradinės mokyklos mokytoja.

Informacija apie išsilavinimą ir darbo patirtį – ASPU, 3 kursas, socialinis-pedagoginis fakultetas, OZO studentas.

2003 metais studijoje Polet baigė kirpimo ir siuvimo kursus.

2003–2006 m. ji vadovavo „Skillful Hands“ būreliui MSOSH Nr. 23.

Papildyti. intelektas:

· Dalyvavo konferencijoje „Vaikai – mūsų ateitis“ (Armavir, 2005)

· Atliko praktiką...

· Baigti išplėstinio mokymo kursai.

Kita informacija:

· Skaitau ir verčiau iš anglų kalbos su žodynu.

· Turiu pažangius darbo kompiuteriu įgūdžius.

· Turiu vairuotojo pažymėjimą vairuoti C kategorijos motorinę transporto priemonę (asmeninio automobilio neturiu).

Pomėgiai: Domiuosi teatru, siuvu lėlių teatrams...

Papildoma informacija: atviras, bendraujantis iš prigimties, mylintis vaikus...

Data __________________Parašas

5 klausimas: „kalbėjimo etiketo“ sąvoka

Kalbėjimo etiketas vadinti reikalavimų (taisyklių, normų) sistema, kuri mums paaiškina, kaip tam tikroje situacijoje užmegzti, palaikyti ir nutraukti ryšį su kitu žmogumi. Kalbos etiketo normos yra labai įvairios, kiekviena šalis turi savo bendravimo kultūros ypatumus.

Kalbos etiketo taisyklių laikymasis padės kompetentingai perteikti savo mintis pašnekovui ir greitai pasiekti abipusį supratimą su juo.

Norint įsisavinti žodinio bendravimo etiketą, reikia įgyti žinių iš įvairių humanitarinių disciplinų: kalbotyros, psichologijos, kultūros istorijos ir daugelio kitų. Norėdami sėkmingiau įsisavinti bendravimo kultūros įgūdžius, jie naudoja tokią sąvoką kaip kalbos etiketo formulės.

Pagrindinės kalbos etiketo formulės išmokstama ankstyvoje vaikystėje, kai tėvai moko vaiką pasisveikinti, padėkoti ir prašyti atleidimo už skriaudą. Su amžiumi žmogus išmoksta vis daugiau bendravimo subtilybių, meistrų įvairių stilių kalba ir elgesys. Gebėjimas teisingai įvertinti situaciją, pradėti ir palaikyti pokalbį su nepažįstamu žmogumi, kompetentingai reikšti savo mintis išskiria aukštos kultūros, išsilavinimo ir intelekto žmogų.

Kalbėjimo etiketo formulės - tai tam tikri žodžiai, frazės ir nustatyti išraiškas, naudojamas trims pokalbio etapams:

pokalbio pradžia (pasveikinimas / prisistatymas)

Pagrindinė dalis

paskutinė pokalbio dalis