Nurodykite pagrindinius projekto ir programos bei veiklos skirtumus, projektų ir verslo procesų skirtumus?

Programa yra tarpusavyje susijusių projektų kompleksas.

Programa – projektų rinkinys arba projektas, kuriam būdingas tam tikras kuriamų produktų sudėtingumas ir (arba) jos įgyvendinimo valdymo metodai. Pagrindinis skirtumas tarp projektinės veiklos ir operatyvinės veiklos yra veiklos laikas. Projektas yra laikina veikla, skirta sukurti unikalius produktus ar rezultatus. Operatyvinė veikla – tai funkcija, skirta nuolatiniam veiksmų atlikimui, siekiant suteikti pasikartojančią paslaugą arba pagaminti tą patį produktą.

Projektai skiriasi nuo operacijų šiais būdais:

• projektai turi ribotą terminą, t.y. projektai yra laikini;
• projektai turi daug kritinės rizikos;
• Projektai gali priimti daug reikšmingų pakeitimų;
• Komanda dažniausiai formuojama vienam projektui.

Verslo procesas – tai reguliariai pasikartojanti tarpusavyje susijusių veiklų (operacijų, procedūrų, veiksmų) seka, kurios metu naudojami ištekliai. išorinė aplinka, kuriama vertė vartotojui, o rezultatas duodamas jam.

1 lentelė. Projektų ir verslo procesų skirtumai

Ar kada nors supainiojote šį terminą etapas su terminu procesas? Terminas portfelis su terminu galutinis rezultatas? Galbūt ne, bet projektų valdymo terminija gali būti paini. Šis straipsnis padės rasti atsakymus į savo klausimus.

Šiame straipsnyje

Supažindinimas su pagrindais: etapais, procesais, portfeliais ir produktais

Projektas yra tiesiog veiksmų rinkinys, kuris vyksta pagal grafiką ir sukuria tam tikrą rezultatą. Kai kurie projektai yra atskiri, su „ne“ ryšiu; kiti yra pereinamojo laikotarpio darbuotojai organizacijos viduje. Kita vertus, kai kurie projektai yra didesnės veiklos dalis, pvz., etapai, procesai, programos ir portfeliai.

Etapai

Projektus galima planuoti remiantis etapai, kuri leidžia kartu valdyti kelis projektus, susijusius su tuo pačiu tikslu. Tarkime, labdaros organizacija turi kasmet surinkti lėšas. Siekdama valdyti visus su šia užduotimi susijusius projektus, labdaros organizacija projektus skirsto į tris etapus: planavimo, veiksmų ir tolesnių veiksmų. Kiekviename etape yra keli projektai.

Procesai

Dviejų skirtingų projektų veikla gali būti susijusi; formuojantis procesus. Tarkime, yra du projektai: viename yra veiklos, reikalingos kuriant techninių problemų sekimo sistemą, o kitame – pagalbos tarnybos darbuotojų samdymo ir mokymo veikla.

Sujungtas dviejų projektų veiklų rinkinys sudaro skambučių centro kūrimo procesą. Proceso rezultatas – visiškai veikiantis skambučių centras.

Programos

Programa yra grupė projektų, kurie valdomi kartu, siekiant efektyviai išnaudoti jų santykius. Pavyzdžiui, statybų įmonė, kuri kuria naują kvartalą, kiekvieną kaimynystėje esantį namą valdo kaip atskirą projektą. Grupuojant projektus į kaimynystės programą lengviau stebėti visos kaimynystės eigą ir planuoti pasitelkti išorinius išteklius, tokius kaip cemento sunkvežimiai ar kraštovaizdžio rangovai.

portfelius

Kai kurie projektų vadovai gali naudoti portfelius suderinti projektus ir programas su susijusiais strateginiais verslo tikslais. Pavyzdžiui, programinės įrangos kūrimo įmonė nustatė tris strateginius verslo tikslus: „Pramonės inovacijos“, „Saugios programinės įrangos kūrimas“ ir „Aukštos kokybės klientų aptarnavimas“. Organizacija sukuria portfelius kiekvienam iš šių tikslų („Inovacijos“, „Saugumas“ ir „Parama“) ir suderina su jais esamus projektus ir programas.

Projekto rezultatai

Projektai, etapai ir procesai veda prie kažkokio rezultato, kuris vadinamas galutinis rezultatas. Paprastai galutinis rezultatas yra tam tikras materialus objektas, pavyzdžiui, dokumentas arba Galutinis produktas. Galutiniai rezultatai gali būti ne tik produktai ir prekės, bet ir rezultatai ar paslaugos. Toliau pateiktoje lentelėje pateikiami keli šių tipų pavyzdžiai.

Microsoft Project ir esama projektų valdymo sistema

Žengiant dar toliau, projektų valdymo „sistema“ reiškia integruotą procesų, praktikos, metodikų ir įrankių rinkinį, kuris naudojamas projektams planuoti ir sekti. „Microsoft Project“ yra įrankis didesnė sistema projektų valdymas. Projektai, dar vadinami projektų planais, „Project 2010“ išsaugomi kaip atskiri failai ir gali būti sugrupuoti į didesnes veiklas, pvz., etapus, procesus, programas ir aplankus.

Kai kalbama apie programos valdymą, kyla tam tikras nesusipratimas ir dėl to painiojami terminai. Kartais programa vadinama projektu. Kartais projektas vadinamas programa. Be to, kartais portfelis ir programa klaidingai naudojami vienas kito vietoje. Šis straipsnis padės suprasti pagrindinius skirtumus ir išskirti unikalius portfelio, programų ir projektų valdymo aspektus.

Norėdami pradėti atskirti šias sąvokas, turėtumėte įsivaizduoti hierarchinę piramidę. Pačioje piramidės viršūnėje yra portfelio valdymas, kuriame yra visos programos ir projektai, kurių prioritetai priklauso nuo jų verslo tikslų. Po juo yra programų valdymas, kuriame yra daug susijusių projektų, nes jie palaiko konkrečius verslo tikslus. Programose yra daug projektų, tačiau projektai gali būti nepriklausomi ir įtraukti į portfelį. Projektai nuo programų skiriasi tuo, kad yra taktinio pobūdžio.

Panagrinėkime kiekvieną koncepciją išsamiau:

portfelio valdymas

Vienas iš pagrindinių projektų portfelio valdymo aspektų yra tai, kad tai yra procesas, kuriam aiškiai būdingas derinimas su verslo kryptimi. Prioritetai nustatomi per atitinkamą organizacijos optimizavimo procesą. Rizika ir nauda yra apgalvoti ir subalansuoti, o programos parenkamos atsižvelgiant į jų suderinimą su organizacijos strategija. Apžvalga pateikiama įgyvendinant programą ir projektą, todėl esant poreikiui galima atlikti portfelio koregavimus. Strateginiai pokyčiai taip pat gali paskatinti portfelio koregavimą.

Programos valdymas

Pagrindinis programos valdymo bruožas yra verslo parama ir finansavimas. Pagal apibrėžimą, remiantis portfelio valdymo lygmeniu priimtais sprendimais, programos remiamos verslo poreikiais. Programa prisiima naudą ir iš esmės matuojama pagal tos naudos pasiekimą. Programos taip pat gali turėti „naudos srautus“ arba tarpusavyje susijusių pranašumų rinkinius, pvz., padidėjusį MTEP pajėgumą kartu su padidėjusiu įsiskverbimu į rinką, kurie susikerta su daugeliu organizacijos funkcijų. Kadangi programos, kurios pagal savo pobūdį susideda iš daugelio projektų, organizacijoje atlieka funkcijas, jos turi visus verslo sistemos elementus, todėl yra orientuotos į klientą. generalinis direktorius.

Projektų valdymas

Projekto valdymas rūpinasi galimybių, paprastai apibrėžtų programoje, suteikimu. Projektus skatina strategijos, tačiau jie neturi strateginės iniciatyvos, kurią turi programos. Vietoj to, projektas gauna indėlius, tada sukuria ir įgyvendina taktinį planą. Sėkmės stebėjimas ir galutinis įvertinimas dažnai grindžiamas taktiniais sumetimais, tokiais kaip biudžetas ir planas, o ne strateginių verslo tikslų siekimas.

Dabar, kai jau žinote pagrindinius portfelio valdymo, programų valdymo ir projektų skirtumus, kiekviena organizacija turėtų specializuotis įgyvendindama šiuos tris procesus. Kai kurie pagrindiniai veiksniai, ir kaip jie paveiks diegimo pasirinkimus, išvardyti toliau:

• Industrija: Pramonė suteikia supratimą apie veiklos stabilumą ir pastovumą. Kai kurios pramonės šakos, pvz., farmacijos, priklauso nuo produktų gyvavimo ciklų, nors yra ilgesnių ciklų, kurie apima didelę reglamentuojamą gamybą. Buitinės elektronikos įmonės juda trumpesniu gyvavimo ciklu ir sparčiai atsirandančios technologijos, o pastebimas tam tikras stabilizavimas. Statybos įmonės didelis dėmesys projektams ir darbui su labai stabiliomis technologijomis ir produktais.
• Organizacijos dydis: Apskritai, didesnio dydžio reikalauja daugiau formalumų. Be strategijų santykių struktūros portfelis, programa ir projektų valdymas gali šiek tiek atsiskirti. Du dėmesio taškai rodo, kad yra apgalvotos portfelio, programų ir projektų valdymo organizacinės struktūros ir tai ypatingas dėmesys sukurti tvirtus ryšius tarp jų informacijos srautui, bendravimui ir bendradarbiavimui.
• Operacijų apimtis: siauriau apibrėžtas veiklos pajėgumas, esantis gamybos ar pardavimo organizacijose, bus ne toks formalus, o informacija laisvai tekės tarp portfelio valdymo procesų, programų ir projektų. Organizacijos, kurios yra gerai integruotos horizontaliai ir turi gerai išvystytą pagrindinę kompetenciją mokslinių tyrimų, rinkodaros, gamybos, tiekimo grandinės ir kt. srityse, turės būdingų padalinių, kuriuos reikės kontroliuoti. Dėl to programos valdymas taps sudėtingesnis, nes šie apribojimai bus pažeisti.
• Strategijos: Kaip ir įvairūs veiklos aspektai, strategija turės įtakos portfelio, programų ir projektų valdymo organizavimui, priklausomai nuo strategijos sudėtingumo. Pagrindinė mintis, nepaminėta aukščiau, yra strateginiai aljansai, kurie daro didelę įtaką šių procesų gerai struktūrizavimui ir valdymui.

Yra projektų portfelio valdymo standartai, programos ir projektai, tarp kurių galite rasti aiškius apibrėžimus. Pasaulio projektų valdymo institutas (PMI) sukūrė ir paskelbė šiuos standartus (savo nariams nemokamai):

• Portfelio valdymo standartas
• Programos valdymo standartas
• Projektų valdymo žinių fondo (PMBOK) vadovas, trečiasis leidimas, 3 leidimas

Naujos naujienos:

• 07/03/2010 23:15 - Kaip dažnai turėtumėte peržiūrėti savo projektų portfelį?
• 17/01/2010 16:22 - Kas yra projektų portfelio valdymas
• 01/01/2010 20:58 - Keturi projekto sėkmės lygiai
• 01/01/2010 20:41 -

Skirtumas tarp programos ir projekto Programa yra būsimos veiklos vienoje ar daugiau sričių modelio aprašymas, skirtas tam tikriems rezultatams ateityje pasiekti. Projektas – tai aprašymas konkrečią situaciją, kurį reikia tobulinti, žemiškiausia, konkretesnė ir įmanoma forma.

Pagrindiniai reikalavimai projektui RIBOTAS (kalbant apie laiką, tikslus ir uždavinius, rezultatus ir kt.) reiškia, kad projekte yra: etapai ir konkretūs jų įgyvendinimo terminai; aiškūs ir išmatuojami tikslai; konkretūs ir išmatuojami rezultatai; darbo planai ir grafikai; konkretus projektui įgyvendinti reikalingų išteklių kiekis ir kokybė.

Pagrindiniai reikalavimai projektui INTEGRUMAS - bendra projekto prasmė yra akivaizdi ir aiški, kiekviena jo dalis atitinka bendrą idėją ir numatytą rezultatą SEKA IR SUJUNGIMAS - pastato dalių, kurios koreliuoja ir pagrindžia viena kitą, logika. Tikslai ir uždaviniai tiesiogiai išplaukia iš iškeltos problemos. Biudžetas yra pagrįstas išteklių aprašymu ir atitinka planą.

Pagrindiniai reikalavimai projektui OBJEKTYVUMAS IR DARNUMAS – įrodymas, kad projekto idėja, požiūris į problemos sprendimą atsirado neatsitiktinai, o yra autorių darbo, siekiant suvokti situaciją ir įvertinti galimybes ją paveikti, rezultatas. AUTORIŲ IR PERSONALO KOMPETENCIJA – autorių suvokimo apie problemos sprendimo problemas, priemones ir galimybes išraiška. Personalo žinios apie projektų įgyvendinimo technologijas, mechanizmus, formas ir būdus.

Pagrindinės projekto teksto dalys Projekto pavadinimas (turi būti patrauklus, trumpas, išreiškiantis pagrindinę turinio idėją, galima pateikti pavadinimo dekodavimą). Organizacija – vykdytojas (pavadinimas, adresas, telefono numeris, rekvizitai). Projekto vadovas (vardas, pavardė, pareigos, darbo vieta, adresas, telefono numeris, pareigos). Geografija (teritorija, kurioje bus įgyvendinamas projektas, dalyvių koordinatės). Terminai. Įgyvendinančioji institucija/organizacija - nurodoma papildoma informacija, įrodanti vykdytojų kompetenciją, pareiškėjų veiklos pobūdį, pasiekimų buvimą projekto veiklos srityje ir kt.

Pagrindinės projekto teksto skiltys PROBLEMOS NUSTATYMAS (įvadas) - projekto aktualumą lemia problemos, kurios sprendimu siekiama prisidėti prie projekto, reikšmingumas. Aktualumas ir naujumas, palyginti su analogais. Kieno interesai pažeidžiami. Jos mastas ir kas gali nutikti, jei problema nebus išspręsta. Analitinis supratimas: problema turi būti pateikta kiekybine ir kokybine prasme.

Skyrius „Problemos pareiškimas“ yra gerai parašytas, jei: Jis atskleidžia poreikį užbaigti projektą; Jame aprašomos aplinkybės, paskatinusios rašyti projektą; Problema atrodo reikšminga teritorijai, visai visuomenei; Rangovas yra pakankamai kompetentingas įgyvendinti projektą; Projekto apimtis yra pagrįsta, nesistengiama iš karto išspręsti visų pasaulio problemų; Projektas paremtas statistiniais ir analitiniais duomenimis, nuorodomis į ekspertus; Problema formuluojama kieno poreikius tenkina projektas, o ne atlikėjo „patogumo“ požiūriu; Nėra nepagrįstų teiginių, minimalūs moksliniai ir specialūs terminai; parašyta trumpai ir įdomiai; Aiškiai apibrėžtas problemos sprendimo būdas

Projekto tikslas – sąmoningas projekto veiklos rezultatų pristatymas.Rezultatų galite pasiekti, jei aiškiai žinote, ką tiksliai norite pasiekti. Pagrindiniai tikslo formulavimo reikalavimai: 1) pasiekiamumas šio projekto rėmuose; 2) galutinio projekto rezultato numatymas; 3) kompetencijos, pasirengimo atitikimas finansinėms, ekonominėms, materialinėms ir techninėms, organizacinėms projekto įgyvendinimo sąlygoms.

Projekto tikslai Užduotis projekte yra konkreti tikslo (elemento), kurį reikia įvykdyti, dalis arba veiksmas, kurio imasi projekto tikslui pasiekti. Formuluojant užduotis geriau vengti netobulų veiksmažodžių (skatinti, palaikyti, stiprinti; ir vartoti žodžius: rengti, mažinti, didinti, organizuoti, rengti. Formuluojant užduotis, rekomenduojama remtis tarptautiniu SMART kriterijumi (specifiškumas, apskaičiuojamumas, teritoriškumas, realumas, tikrumas laike).

Skyrius „Tikslai ir uždaviniai“ sėkmingai parašytas, jei: Apibūdinami numatomi projekto rezultatai, kuriuos galima įvertinti; Tikslas yra bendras projekto rezultatas, o užduotys yra tarpinės; Iš skyriaus aišku, kokie pokyčiai vyks socialinėje situacijoje; Kiekvienai problemai, suformuluotai ankstesnėje dalyje, yra bent viena aiški užduotis; Tikslai iš esmės pasiekiami, o rezultatai – išmatuojami; Autoriai nepainioja tikslų ir uždavinių nustatymo su jų sprendimo būdais; Kalba aiški ir tiksli, nėra perteklinių, nereikalingų paaiškinimų ir nuorodų.

Projekto įgyvendinimo turinys ir mechanizmas Pagrindinis projektavimo komponentas yra projekto įgyvendinimo turinio, formų ir metodų pasirinkimas. Tai apima gana išsamų aprašymą, kokiomis kryptimis, kaip, kada, kokia seka, kas ir kaip bus daroma norint pasiekti norimų rezultatų. Jūs negalite veikti pagal principą „sujungti viską“!

Skyriaus „Projekto įgyvendinimo turinys ir mechanizmas“ valdymo charakteristikos Projekto struktūrizavimo į dalis aiškumas ir jų santykių vizija; Prieinamas pagrindinių veiklų aprašymas ir priežastys, kodėl pasirinktos šios konkrečios darbo formos; Iš skyriaus aišku kaip, su kuo, kada ir kur projektas vyks/įgyvendinamas; Loginės grandinės natūralumas: problema – tikslas – užduotis – metodas; Nėra papildomo „vandens“, t.y. nereikalingi aprašymai, aplikacijos ir kita teksto našta.

Planavimas yra svarbiausia įgyvendinimo mechanizmo dalis, planas turi būti nuoseklus ir įtikinamas, jame turi būti aiškiai suformuluoti atsakingi asmenys, vykdytojai, priemonės. Plano veiklos yra logiškai susijusios, priežastys, dėl kurių pasirinktos šios konkrečios formos, yra aiškios. Plano konkretizavimas atliekamas įvairiais būdais, įskaitant grafinę formą, pavyzdžiui:

Projekto veiklos vertinimas Kiekybiniai rodikliai Projekto paklausa, viešoji aprėptis, konkrečių atvejų skaičius: veiksmai, renginiai ir kt. Rodikliai Socialinis vystymasis asmenybė Asmenybės raidos lygio dinamika: nemokėjo – išmoko, nemokėjo – išmoko ir pan., socialinių produktų kokybė kūrybinė veikla(darbai, piešiniai, žygiai, akcijos) ir kt. Individo socialinės adaptacijos rodikliai Asocialių reiškinių rizikos mažinimas, aktyvumo lygio didinimas ir kt. Visuomenės nuomonės rodikliai Projekto populiarumas, reakcija žiniasklaidoje žiniasklaida ir kt.. Technologiniai rodikliai Valdymo tikslumas ir efektyvumas, organizacinė kultūra dalyviai, organizuotumo lygis bendruose ir atskiruose renginiuose Ekonominiai rodikliai Kaštų santykis su socialiniu-pedagoginiu efektu, patrauklumas logistikos išteklių

Finansinis projekto pagrindimas (dėmesys turėtų būti skiriamas) Kiek lėšų iš viso reikia projektui įgyvendinti; Kokiomis lėšomis gali naudotis projekto organizatoriai; Kokia yra materialinė ir techninė bazė; Kuris papildomų šaltinių galima rasti finansavimą (labdaros aukos, parama, pajamos iš legalios veiklos, savanoriško darbo ir kt.); Kokiems tikslams bus panaudotos projekto įgyvendinimui surinktos lėšos?Projekto biudžetas turi būti „trijų stulpelių“, kur pirmame stulpelyje nurodomos pareiškėjo turimos lėšos, antrame – prašomos lėšos, trečiame – bendra išlaidų suma. TAISYKLĖ: turimų ir projektui prašomų sumų santykis turi būti nuo 50 % iki 50 %