Nákladní list nákladního automobilu je hlavním dokladem prvotního účtování, který spolu s nákladním listem pro přepravu komoditního nákladu určuje ukazatele pro evidenci práce kolejového vozidla a řidiče, jakož i pro časové rozlišení mzdyřidiči a provádění plateb za přepravu zboží.
Pro nákladní vozidla byly výnosem Státního statistického výboru Ruska ze dne 28. listopadu 1997 N 78 schváleny dva formuláře nákladní listy- forma N 4-c a forma N 4-p.

* Formulář N 4-с (kusová práce) se používá při přepravě zboží, podléhá platbě za práci vozidla za kusové práce.
* Formulář N 4-p (časový) se používá za úhradu práce vozidla v časovém tarifu a je určen pro současnou přepravu zboží až dvěma zákazníky během jednoho pracovního dne (směny) řidiče.

Trhací kupony nákladního listu vyplňuje zákazník a slouží jako podklad pro předložení faktury pro organizaci-majitele vozidla zákazníkovi.
Odpovídající trhací kupón je přiložen k faktuře. Nákladní list zůstává u organizace, která vozidlo vlastní, opakuje shodné záznamy o době provozu vozidla zákazníkem a slouží jako podklad pro evidenci provozu vozidla v průběhu pracovního dne.

V případě, že při časovém placení práce vozidla budou přepravovány inventární položky, jsou čísla přepravních dokladů zapsána do nákladního listu a přiložena jedna kopie těchto přepravních dokladů na základě výsledků u kterých je uveden počet tun přepravovaného nákladu a další ukazatele odrážející práci.
Vyplnění nákladního listu před jeho vydáním řidiči provádí dispečer organizace nebo osoba k tomu pověřená. Zbývající údaje vyplňují zaměstnanci organizace, která vozidlo vlastní, a zákazníci. Je třeba připomenout, že účast na vyplňování nákladního listu není povolena, s výjimkou podpisů potvrzujících přijetí (při odjezdu) a doručení (při vrácení vozu).
Nákladní listy ve formulářích N 4-с a N 4-п se vystavují řidiči proti podpisu oprávněnou osobou pouze na jeden pracovní den (směnu), pokud řidič předloží nákladní list z předchozího dne práce.

Vyplnění nákladního listu se provádí v následujícím pořadí:

1. Pod názvem dokladu se zapisuje datum jeho vystavení (den, měsíc, rok), které musí odpovídat datu zápisu vystaveného nákladního listu do deníku.

2. Do řádku „Provozní režim“ zapište kód odpovídající provoznímu režimu (práce ve všední dny, pracovní cesty, souhrnná evidence pracovní doby, denní evidence pracovní doby, práce o víkendu nebo svátku, práce podle plánu popř. mimo plán atd.), podle kterého se vypočítávají mzdy řidiče.

3. Do řádků „Sloupec“, „Brigáda“ se zapisují čísla kolony a brigády, která zahrnují auto a řidiče.

4. Do řádků věnovaných vozidlu zapište značku, číslo uveďte a také číslo jeho garáže.

5. Do řádků věnovaných řidiči zapište příjmení, iniciály, osobní číslo, přidělené zaměstnanci v organizaci dopravy, číslo licence a třída řidiče pracujícího na tomto nákladním listu.

6. Řádky věnované licenční kartě označují informace o jejím typu (standardní, limitovaná), evidenčním čísle a sérii.

7. V řádcích „Přívěsy“ se zapisují značky, stavová a garážová čísla přívěsů a návěsů vyrobených podle vozu. Na těchto linkách jsou evidovány počty výměnných přívěsů a návěsů v místech jejich výměny.

8. V řádku „Doprovod“ se zapisují příjmení a iniciály osob doprovázejících vozidlo k plnění úkolu (nakladači, speditéři, praktikanti apod.).

9. V sekci „Práce řidiče a vozu“ - informace o odjezdu a návratu vozu dle jízdního řádu.

10. V části „Úkol pro řidiče“:

Ve sloupci 18 „Kdo má k dispozici“ se na základě žádosti zákazníka nebo jednorázové objednávky zapíše jméno zákazníka, k jehož dispozici musí vůz přijet pro splnění úkolu.

Sloupec 19 „Čas příjezdu“ zaznamenává čas (v hodinách a minutách) příjezdu vozidla na místo zákazníka v souladu s jeho žádostí, jednorázovou objednávkou nebo harmonogramem práce vozidla podle podmínek smlouvy.

Sloupce 20-21 (adresy míst nakládky a vykládky) uvádějí, odkud náklad získat a kam jej doručit podle aplikace, jednorázové objednávky zákazníka nebo podle podmínek smlouvy.

Sloupec 22 „Název nákladu“ zaznamenává název nákladu předloženého k přepravě na základě žádosti zákazníka nebo jednorázové objednávky.

Ve sloupci 23 „Počet jezdců s nákladem“ se na základě žádosti nebo jednorázové objednávky zaznamená počet jezdců s nákladem potřebný k dokončení úkolu.

Sloupec 24 „Vzdálenost“ zaznamenává vzdálenosti pro přepravu zboží, zjištěné podle údajů silničních správců, nebo z mapy území (územního plánu) pomocí křivoměru nebo ze seznamu vzdáleností sestaveného na základě protokolů o měření nebo podle na stavy tachometru automobilů (pro sezónní přepravu), zaznamenané aktem organizace autodopravy a zákazníka.

Sloupec 25 „Dopravní tuny“ zaznamenává množství nákladu, které je potřeba přepravit pro zákazníka.
Pouze organizace autodopravy má právo změnit úkol uvedený v části „Úkol pro řidiče“. Pouze ve výjimečných případech může zákazník po dohodě s přepravní organizací změnit zadání.

11. Na přední straně nákladního listu se v řádku „Vydat palivo“ slovně zapíše množství pohonných hmot, které je nutné vydat pro splnění úkolu, s přihlédnutím ke zbývajícímu palivu z předchozího dne práce.

V řádku „Podpis dispečera“ stvrzuje dispečer svým podpisem, že údaje na nákladním listu, které vyplnil, jsou správné a že řidič má řidičský průkaz.

Vyplnění nákladního listu před opuštěním garáže se provádí v následujícím pořadí:

1. V části „Pohyb PHM“ ve sloupcích 9, 10 a 11 a v odpovídajících řádcích zaznamená technik cisterny, PHM a maziv (pohonné hmoty a maziva) nebo oprávněná osoba množství vydaného PHM.

2. Na přední straně osobou pověřenou přepravní organizací k provedení předvýjezdu lékařské vyšetření, svým podpisem osvědčuje zdravotní stav řidiče a jeho způsobilost k řízení vozidla.

3. V části „Práce řidiče a vozu“ ve sloupci 5 „Údaje tachometru“ zapíše mechanik kontrolního stanoviště (kontrolního stanoviště) nebo oddělení technické kontroly (TCD) stav rychloměru při vjezdu vozu na trať a ve sloupci 6 „Skutečný čas“ razítko - hodiny ukazují skutečný čas, kdy auto opustilo garáž. V případě poruchy nebo nepřítomnosti razítkových hodin se čas zaznamenává ručně v následujícím pořadí: den, měsíc, hodiny, minuty.

4. V části „Pohyb paliva“ ve sloupci 12 „Zbývající při odjezdu“ zaznamená mechanik převodovky nebo kontroly kvality množství paliva v nádržích vozidla při odjezdu a podpisem v tomto sloupci potvrdí správnost všech provedených záznamů. .

5. V řádcích věnovaných technické provozuschopnosti vozu osvědčuje mechanik převodovky nebo oddělení kontroly kvality podpisem předání vozu řidiči v technicky bezvadném stavu a povolení k opuštění garáže. V řádcích identifikujících řidiče, který vůz převzal, řidič svým podpisem stvrzuje, že vůz převzal v technicky bezvadném stavu a obdržel objednávku.

Vyplnění nákladního listu na řádku se provádí v následujícím pořadí:

1. V části „Pořadí provádění úkolu“ formuláře N 4-c:

1.1. Ve sloupci 27 se postupně zaznamenávají počty uskutečněných jízd. Záznam je určen pro zaúčtování přiložených přepravních dokladů cestou.

1.2. Do sloupců 36-38 „Čísla přiložených přepravních dokladů (TCD)“ zaznamená odesílatel všechna čísla přepravních dokladů souvisejících s touto cestou.

1.3. Sloupce 28-30 „Příjezd“ udávají datum a čas (hodiny a minuty) řidiče, který předkládá nákladní list odesílateli nebo příjemci u vjezdové brány nebo u kontrolního stanoviště v místech nakládky nebo vykládky (kromě stanic železnice). Není-li vstupní brána nebo kontrolní bod, tento sloupec se nevyplňuje do nákladního listu (nákladního listu).

1.4. Ve sloupcích 39 a 40 je uvedeno jméno odesílatele, odesílatel podepisuje a razítkuje potvrzující správnost údajů jím vyplněného nákladního listu.

2. V části „Prostoj na lince“ zapíše pracovník technické asistenční služby nebo pověřená osoba do příslušných sloupců důvod odstávky, datum a čas začátku a konce odstávky a tyto záznamy osvědčí jeho podpis.

3. V řádcích „Zvláštní poznámky“ na přední straně jsou zaznamenány informace, které nejsou uvedeny ve formě nákladního listu (značky dopravní policie, zákazníci, kteří odmítají naložit auto, různé silniční služby atd.) .

Při vrácení vozu do garáže vyplňte nákladní list v následujícím pořadí:

1. V sekci „Výsledky provozu vozidla a přívěsů“ je uvedena spotřeba paliva, doba ve službě, počet jízd a závodů, ujeté kilometry (podle tachometru) a přepravní objemy.

2. V části „Pohyb paliva“ vyplní mechanik převodovky nebo kontroly kvality sloupec 13 „Zůstatek po návratu“ a podepíše se pod něj. Ve stejném oddíle technik cisterny, PHM nebo oprávněná osoba při předávání PHM a maziv řidičem vyplní sloupec 14 „Dodáno“ a pod něj se podepíše.

3. V řádku „Projeto řidičem“ řidič svým podpisem osvědčuje, že vozidlo bylo předáno mechanikovi převodovky nebo kontroly kvality v technicky bezvadném (poruchovém) stavu. Mechanik převodovky nebo oddělení kontroly kvality v řádku „Přijato“ podpisem osvědčuje převzetí vozu od řidiče v technicky bezvadném (poruchovém) stavu.

Poté, co řidič předloží nákladní list, vyplní jej dispečer nebo jiná oprávněná osoba v tomto pořadí:

1. V části „Práce řidiče a vozidla“ ve sloupci 6 „Nulový nájezd kilometrů“ zaznamená dispečer podle tabulky vzdáleností vzdálenost od garáže k prvnímu nakládacímu místu a od poslední vykládky ke garáži. .

2. V části „Pohyb PHM“ ve sloupci 15 „Koeficient změny normativu“ zaznamená dispečer jeden obecný koeficient změny normativu spotřeby PHM za celý den provozu vozidla, spojený s provozem vozidla. vozidlo při zvýšené normě spotřeby paliva ve sloupci 16 „Doba provozu zvláštní výbavy“ a ve sloupci 17 „Doba provozu motoru“ na základě odpovídajících záznamů v TTL připojeném k nákladnímu listu zaznamenává provozní dobu zvláštní výbavy a čas navíc provoz motoru za zvláštních provozních podmínek (provoz motoru rotujícího nakládacího a vykládacího mechanismu atd.). Tyto údaje jsou nezbytné pro stanovení míry dodatečné spotřeby paliva. Správnost vyplnění těchto údajů osvědčuje dispečer svým podpisem do příslušných kolonek.

3. V části „Pořadí plnění úkolu“ zapíše dispečer do sloupce 27 celkový počet jízd (buňka „celkem“ a do řádku „TGD v množství“ celkový počet doručených přepravních dokladů. celkový počet doručených a převzatých přepravních dokladů řidič podepíše do řádku „Projeto řidičem“ a výpravčí podepíše do řádku „Převzato výpravčím“.

Vyplnění formuláře nákladního listu N 4-p se vyznačuje následující funkce:

1. V části „Přidělení k řidiči“ ve sloupci 18 „K dispozici komu...“, dispečer na základě žádosti zákazníka nebo jednorázové objednávky zapíše jméno a adresu zákazníka, kterému vůz disponuje. musí ke splnění úkolu dorazit, ve sloupcích 19 a 20 - plánovaný čas příjezdu a odjezdu, ve sloupci 21 - plánovaný počet hodin práce a ve sloupci 22 - počet cest podle plánu.

2. Odtrhávací kupón zákazníka, který je základem pro předložení faktury automobilce k zaplacení dopravní služby a k ní připojené, vyplněné zákazníkem. V něm zákazník:

2.1. Na základě jízdního listu předloženého řidičem vyplňte do příslušných řádků číslo a datum vystavení nákladního listu, název podniku vozidla, na jehož vozovém parku je zboží přepravováno, značku a čísla přijíždějícího vozu a přívěsy.

2.2. Do řádku „Zákazník“ napíše název organizace, příjmení a iniciály úředníka odpovědného za používání vozu.

2.3. V řádcích „Příjezd...“ a „Odjezd...“ je uveden čas příjezdu a odjezdu vozu od zákazníka.

2.4. Do řádků „Attached TGD“ zadáte čísla TGD, jejichž jedna kopie je připojena k nákladnímu listu, a uvede jejich celkový počet.

2.5. Do řádku „Počet jízd“ zadáte celkový počet absolvovaných jízd.

2.6. Do řádku „Podpis a razítko zákazníka“ se podepište a otiskněte razítkem potvrzující, že údaje na odpovídajících řádcích nákladního listu byly správně vyplněny.
Odpovědnost za správné vyplnění nákladního listu leží na vedoucích organizace a také na osobách odpovědných za provoz nákladní automobily a ti, kteří se podílejí na vyplňování dokumentu.
Nákladní listy jsou v organizaci uloženy společně s přepravními doklady, což umožňuje jejich souběžnou kontrolu.

Ano, můžete. Jednotné formuláře jsou vyžadovány pouze pro organizace autodopravy. Ostatní společnosti mají právo samostatně vyvíjet cestovní formuláře. Zaznamenejte do účetní evidence nestandardní nákladní listy

Dokument vypracovaný společností musí splňovat požadavky na primární dokument. Kromě toho musí „vlastní“ formulář nákladního listu obsahovat všechny požadované podrobnosti, stanovené vyhláškou Ministerstva dopravy Ruska ze dne 18. září 2008 č. 152. Jedná se zejména o informace o řidiči a údaje o vozidle.

Dodejme, že abychom předešli sporům s finančními úřady, je bezpečnější napsat trasu – uvést konkrétní destinaci a místo odjezdu.

Jaké dokumenty týkající se paliv a maziv (kromě nákladního listu) bude Federální daňová služba požadovat?

Inspektoři si mohou vyžádat dokumentaci, že společnost přiděluje náklady. Vedoucí společnosti musí svým příkazem schválit zvlášť letní a zimní normy spotřeby paliva. K tomu se provádějí zkušební jízdy automobilů (za stanovených podmínek). Jejich výsledky jsou zdokumentovány ve volné formě kontrolní kontrolní zprávy.

Samostatnou objednávkou je také jmenována komise, která bude neustále provádět kontrolní měření spotřeby pohonných hmot v dopravě.

Je vyžadován cestovní deník?

Ne, není vyžadováno. Pokud má ale vaše společnost hodně služebních vozidel, je lepší si takový doklad uschovat. To vám umožní kontrolovat pohyb nákladních listů a jejich předkládání do účtárny. Standardní forma účetního deníku (formulář č. 8) byla schválena výnosem Státního statistického výboru Ruska ze dne 28. listopadu 1997 č. 78. Společnost si však může vyvinout svůj vlastní formulář.

Existují dokumenty, které mohou nahradit nákladní listy?

Výdaje za pohonné hmoty a maziva lze potvrdit nejen nákladními listy, ale i dalšími doklady, které umožňují spolehlivě určit ujetou vzdálenost vozidla. Například papíry vyplňované na základě dat z měřicích zařízení a sledování pohybu strojů. Takovým zařízením může být zařízení s vestavěným satelitním navigačním systémem (dopis ze dne 16. června 2011 č. 03-03-06/1/354).

Co je potřeba zaúčtovat k DPH při nákupu benzínu za hotové?

Pro odpočet DPH budete potřebovat pokladní doklad a fakturu. V tomto případě čerpací stanice vystaví fakturu pouze v případě, že odpovědná osoba (zaměstnanec nakupující PHM) má plnou moc k příjmu inventárních položek. Pokud nebude plná moc, faktura nebude vystavena. V tomto případě se podívejte, zda je na účtence uvedeno DPH. Pokud ne, lze palivo započítat do kupní ceny. To znamená, že odepište jako výdaje celou částku zohledněnou v šeku. Pokud je uvedeno DPH, pak je lepší tuto daň neodečítat a neuvádět do nákladů. Toto je nejbezpečnější možnost.

Kniha jízd pro pohyb nákladních listů – standardní formulář, který se používá v podnicích, které mají vozidla v rozvaze. V článku rozebereme, zda je deník povinný pro vedení, jak správně dokument vyplnit a kdo je za jeho vedení odpovědný.

Proč je potřeba záznam pohybu nákladního listu?

Podle aktuální legislativa, všechny předměty ekonomická činnost, v jejichž rozvaze se vozidla nacházejí, jsou povinni vést evidenci spotřeby pohonných hmot na základě zápisů v nákladních listech. Tato povinnost je uložena jak organizacím, tak podnikům a jednotlivci registrována ve formě fyzické osoby podnikatele.

Pro systematizaci pracovního postupu při přípravě a zpracování nákladních listů se používá speciální dokument - Věstník pohybu nákladních listů. Je určen pro kontrolu načasování předání nákladních listů dispečerovi a jejich následného předání do účtárny k odepsání nákladů na pohonné hmoty.

Je povinnost vést knihu jízd pro pohyb nákladních listů?

Od zavedení Věstníku v roce 1997 je dokument povinný pro organizace a podniky bez ohledu na formu vlastnictví a právní strukturu. Společnost, v jejíž rozvaze byla vozidla uvedena, měla povinnost vést deník pohybu nákladních listů.

V roce 2013 vstoupily v platnost legislativní změny, podle kterých byla zrušena povinnost vést Věstník pro organizace a podnikatele. Od tohoto období tedy rozhoduje o nutnosti použití Věstníku při evidenci pohybu nákladních listů každý podnikatelský subjekt individuálně na základě potřeby výroby.

Podle dosavadní praxe Věstník v současnosti používá velké společnosti, ale i autodopravní a logistické společnosti, které vlastní velký vozový park.

Formulář knihy jízd pro pohyb nákladních listů

Deník pro evidenci pohybu nákladních listů (formulář č. 8) se vyplňuje na jednotném formuláři schváleném vyhláškou Státního výboru pro statistiku Ruské federace č. 78 ze dne 28. listopadu 1997. Na rozdíl od formuláře nákladního listu které v důsledku legislativních novinek v posledních letech doznala některých změn, formulář č. 8 Deníku pro pohyb nákladních listů zůstal od zavedení dokladu v roce 1997 nezměněn.

Od roku 1997 do roku 2013 vyplňovaly podniky a organizace dokument výhradně podle schváleného formuláře. Od roku 2013 (tedy od zrušení povinností vést Věstník) má formulář č. 8 doporučující charakter. Jinými slovy, podnikatelské subjekty mají právo měnit formulář, přidávat do něj nové sloupce a vylučovat nepotřebné na základě specifik činností konkrétní organizace.

Pokud se společnost rozhodne pro potřebu vést Deník, musí být tato skutečnost zaznamenána v účetních zásadách spolu se zvolenou formou dokladu (standardní nebo upravená).

Zodpovědný za vedení deníku

Aktivní legislativní akty nepřiřazovat povinnosti vést deník pohybu nákladních listů na konkrétní pozici (divize apod.). Podniky tak mají právo nezávisle si vybrat zaměstnance, který bude odpovědný za vedení Věstníku. Takovým zaměstnancem je zpravidla dispečer odboru dopravy, který přebírá od řidičů nákladní listy a předává je účetní k odepsání nákladů na pohonné hmoty podle stanovených norem.

Osoba odpovědná za vedení Knihy jízd pro pohyb nákladních listů musí být zaznamenána v účetním postupu. Obecně dokument uvádí pozici zaměstnance, jehož povinností je vyplňovat deník.

Jak si správně vést deník

V současné době legislativa nestanoví žádné jasné požadavky na vedení Věstníku, a proto postup vypracování dokumentu zůstává na uvážení podniku. Níže je uveden algoritmus akcí pro sestavení a vyplnění věstníku, připravený s ohledem na obecná regulační doporučení:

Krok-1. Výběr formuláře deníku

Na přípravná fáze společnost rozhoduje o podobě, podle které bude sestavován deník pohybu nákladního listu. Společnost má právo:

• použijte jednotný formulář č. 8 schválený výnosem Státního výboru pro statistiku č. 78 ze dne 28. listopadu 1997;
• Formulář č. 8 byl upraven, byly přidány nové sloupce a odstraněny nepotřebné položky;
• vyvinout zcela novou formu dokumentů v souladu se zvláštnostmi interního toku dokumentů společnosti.

Krok-2. Výběr odpovědné osoby

Než přistoupí ke schválení formuláře dokumentu, mělo by vedení podniku vybrat zaměstnance, který bude deník vyplňovat. Může se jednat o zaměstnance, jehož činnost přímo souvisí s přípravou nákladních listů (dispečer nebo vedoucí odboru dopravy, některý z řidičů apod.), nebo o zaměstnance jiného oddělení (vedoucí obchodu, pracovník archivu apod.).

Krok-3. Promítnutí postupu při vyplňování Věstníku v účetních zásadách

Po zvolení formy Věstníku a schválení osoby odpovědné za jeho vedení se tyto informace promítnou do účetních pravidel nebo do jiného dokumentu, který upravuje tok interních dokladů podniku (např. Postup pro udržování toku interních dokladů). Údaje o postupu vedení deníku jsou uvedeny ve formě samostatné části s následujícími informacemi:

• datum zahájení používání Deníku (např. Deník je nutné vyplnit od 1. 1. 2018);
• schválený formulář Věstníku (může být vystaven jako příloha Postupu nebo účetního postupu);
• osoba odpovědná za udržování žurnálu (pozice, konstrukční jednotka);
• vlastnosti sestavování Věstníku (dokument se sestavuje za 1 rok, půl roku, čtvrtletí, měsíc atd.);
• postup při vyplňování Knihy jízd (termín pro předání nákladních listů od řidiče výpravčímu, od výpravčího účetní).

Krok-4. Použití deníku

Poté, co účetní pravidla vstoupí v platnost, Deník by měl být veden schváleným způsobem:

1. Odpovědný pracovník (např. dispečer odboru dopravy) zahájí údržbu Věstníku, a to jeho podepisováním (s uvedením období a začátku vedení) a číslováním stránek.
2. Řidiči denně (týdně) vyplňují nákladní listy, poté je předávají dispečerovi, který naopak zaznamenává podání dokladů do Knihy jízd. Při předání nákladního listu dispečerovi uvede řidič do Knihy jízd svůj podpis a aktuální datum.
3. Po obdržení nákladních listů od řidičů je dispečer předá účetnímu oddělení. Skutečnost převodu každého dokumentu je zaznamenána podpisem účetního a dispečera s uvedením aktuálního data.
4. Účetní po převzetí nákladních listů od dispečera zaúčtuje náklady na odpis PHM dle stanovených norem.

Předání nákladních listů dispečerovi a následně účtárně se provádí v souladu s termíny schválenými účetním řádem. Například řidiči Magnat LLC jsou povinni předkládat nákladní listy týden předem nejpozději příští pondělí. V tomto případě je povinností dispečera zapsat údaje do Věstníku a předat jízdní listy za vykazovaný měsíc do účtárny nejpozději do 5. dne následujícího měsíce.

Krok-5. Sešívání a ukládání časopisu

Po dokončení deníku je dokument sešit a přenesen do archivu k uložení. Obecná doba uchovávání časopisu je 5 let.

Vzorová náplň

Podívejme se na příklad. Podle účetní politiky Flagman LLC předkládají řidiči vozidel nákladní listy za uplynulý týden dispečerovi odboru dopravy nejpozději v pondělí příští týden. Dispečer předává nákladní listy za období od 1. do 15. dne vykazovacího měsíce před 20. dnem vykazovaného měsíce. Nákladní listy jsou uvedeny v deníku Waybill Movement Journal.

Formulář Waybill Movement Log je ke stažení zde ⇒ .

Je možné vést cestovní deník nákladních listů v elektronické podobě?

Podle platné legislativy si organizace ponechává právo vést Věstník v elektronické podobě. V tomto případě, podobně jako u obecného postupu, potřebuje podnik ve svých účetních zásadách:

• Formulář deníku;
• odpovědná osoba;
• postup pro vyplnění dokumentu.

Všechny organizace, které při své práci používají vozidla, musí vést deník nákladních listů. Je jednotná forma knihy jízd povinná? Jaká je lhůta pro jeho uložení a jaký je postup při jeho vyplnění? Odpovědi na výše uvedené otázky a také vzor cestovního deníku nákladních listů najdete v našem článku.

Obecný koncept nákladního listu

Organizace a jednotliví podnikatelé kteří při své práci používají vozidla různých kategorií, jsou povinni vystavovat řidičům nákladní listy. Nákladní list je dokument, který dává řidiči právo používat vozidlo. Zobrazuje informace o trase, spotřebě paliva a výkonu řidiče.

POZOR! Od 3.1.2019 se nákladní list vystavuje výhradně na směnu nebo na let, podle toho, co je delší. Vystavit nákladní list za měsíc je nemožné.

Chcete-li zjistit, zda existují specifické vlastnosti nákladního listu vydaného individuálním podnikatelem, přečtěte si článek "Jaké jsou vlastnosti nákladního listu pro jednotlivé podnikatele (formulář)?" .

Obecné informace o protokolu pohybu nákladního listu

Pro kontrolu pohybu vydaných nákladních listů musí být veden protokol o pohybu nákladních listů ve formuláři 8 schváleném usnesením Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 28. listopadu 1997 č. 78. Od 1.1. 2013 v souvislosti s nabytím účinnosti zákona „o účetnictví“ ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ již nejsou jednotné formuláře povinné.

Organizace nebo jednotlivý podnikatel si proto může vyvinout vlastní formu nákladního listu nebo přílohy potřebné informace sjednocený. Rozhodnutí o přijaté podobě knihy jízd je stanoveno objednávkou. Jeho použití může být také specifikováno v účetních zásadách.

Přečtěte si, jak se takový příkaz vydává.

Časopis se zpravidla vydává na dobu nejvýše 1 roku, v případě potřeby však lze tuto dobu zkrátit na 1 měsíc. Cestovní deník musí být uchováván minimálně 5 let.

Postup při vyplňování dopravního deníku, registraci a vydávání nákladních listů

Protokol pohybu, evidence a vydávání nákladních listů se skládá ze dvou částí:

1. Titulní strana, na které je napsán název organizace nebo jednotlivého podnikatele, kód OKPO a také období, za které se deník vyplňuje.
2. Tabulková část, která uvádí:

• číslo nákladního listu a datum vystavení;
• údaje o řidiči a osobní číslo;
• číslo garáže;
• podpisy osob odpovědných za vedení deníku:
• řidič - o přijetí nákladního listu;
• dispečer (zaměstnanec vykonávající své funkce) - o přijímání dokumentů od řidiče;
• účetní - o kontrole a převzetí nákladního listu k zaúčtování.

V případě potřeby je také provedena poznámka.

Informace o všech vystavených nákladních listech se zapisují do knihy jízd pro vystavování nákladních listů. V tomto případě neexistují žádné výjimky. Časopis má průběžné číslování a je veden v chronologickém pořadí. Po úplném vyplnění je deník sešit, zapečetěn a podepsán vedoucím.

Vedením deníku je pověřen zaměstnanec pověřený příkazem vedoucího zaměstnance nebo zaměstnanec v pracovní smlouvu kterým se stanoví povinnosti za vedení cestovního deníku.

Odpovědnost za vyplňování nákladních listů a jejich knihy jízd může být převedena na jinou právnickou osobu nebo fyzického podnikatele na základě servisní smlouvy. V tomto případě je odpovědnost za vyplňování nákladních listů a jejich deníku svěřena zaměstnancům zúčastněné protistrany.

Stáhněte si vzorový protokol nákladních listů (formulář 8)

Mnoho organizací naráží na určité potíže při vyplňování cestovního deníku. Pro pohodlí čtenářů jsme připravili vzor vyplnění cestovního deníku, který si můžete stáhnout kliknutím na odkaz.

Výsledky

Nákladní list je povinen vyplnit pro organizace a fyzické osoby podnikatele, kteří při své práci používají vozidla. Jde o jeden z dokladů, které potvrzují zohledněné náklady na pohonné hmoty při stanovení základu daně pro zaplacenou daň z příjmů. Kromě toho časopis slouží jako zdroj informací pro výpočet mezd pro řidiče organizace, protože podrobně odráží informace o jejich práci.

Kde si mohu v roce 2017 stáhnout aktuální formulář pro jízdenku nákladních listů dle formuláře č. 8? Změnila se podoba tohoto časopisu? Zde je aktuální formulář a vzor k vyplnění deníku na rok 2017.

Je nutné si vést deník?

Automobilové dopravní společnosti, stejně jako další organizace a jednotliví podnikatelé provozující vozidla, výdaje, například na benzín, musí být doloženy podpůrnými dokumenty. Hlavní primární účetní doklady, které určují ukazatele výkonnosti vozidel, jsou nákladní listy. Nákladní listy se také používají k výpočtu mezd pro řidiče a k platbám za přepravu nákladu. Cm.

Upozorňujeme, že pokud poskytujete služby prostřednictvím individuální smlouvy přepravy, pak na žádost Ministerstva dopravy musí vést deník nákladních listů. Například podle jednotného formuláře č. 8. To je stanoveno v odst. 18<Обязательных реквизитов>, schváleno Vyhláška Ministerstva dopravy Ruské federace ze dne 18. září 2008 N 152.

Pokud nejste zapojeni do placené dopravy a například si zboží u prodejce vyzvedáváte vlastní dopravou, pak nemáte povinnost vést deník. Je však třeba si uvědomit, že deník je vhodný pro vnitřní kontrolu pohybu listů. Vždy můžete určit, komu a jakému nákladnímu listu byl vystaven a zda byl včas předložen účetnímu oddělení. To je důležité pro včasnou kalkulaci a vyúčtování nákladů na pohonné hmoty a maziva, zejména v roce 2017.

Deník je určen ke sledování pohybu nákladních listů. Pomocí něj můžete sledovat, kterým z řidičů byly vystaveny nákladní listy a kdy a zda je odevzdali účtárně včas.

Formát deníku: vlastní nebo státní

Pro kontrolu pohybu vydaných nákladních listů může organizace vést deník o pohybu nákladních listů ve formuláři 8, schváleném vyhláškou Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 28. listopadu 1997 č. 78. Rádi bychom však zdůraznit, že od 1. ledna 2013, v souvislosti s nabytím účinnosti federálního zákona „o účetnictví“ ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ, již není jednotný formulář povinný.

Organizace nebo jednotlivý podnikatel má právo vytvořit si vlastní formu časopisu nebo doplnit jednotnou o potřebné informace, pokud budou nutně zachovány všechny body jednotné formy.

Časopis se zpravidla vydává na dobu nejvýše 1 roku, v případě potřeby však lze tuto dobu zkrátit na 1 měsíc. Nákladní deník je primární dokument a doba jeho uchovávání je minimálně 5 let.

Příklad protokolu

Přejděme k dokumentům a příkladům. Pro začátek můžete přesunout nákladní listy č. 8.

Algoritmus pro vyplňování deníku je jednoduchý a scvrkává se na následující: informace o všech nákladních listech vydaných organizací se zapisují do deníku pro evidenci vystavení nákladních listů. V tomto případě neexistují žádné výjimky. Časopis má průběžné číslování a je veden v chronologickém pořadí. Po úplném vyplnění je deník sešit, zapečetěn a podepsán vedoucím.

Vedení v elektronické podobě

V legislativě nejsou žádné zákazy vedení deníku o pohybu nákladních listů v elektronické podobě. Elektronický deník si můžete vést kdekoli pohodlná forma: v Excelu, 1C, cloudovém programu atd. Je žádoucí, aby tento časopis v případě potřeby mohl být vytištěn.

• dnem vystavení nákladního listu řidiči;
• dnem převzetí nákladního listu od řidiče;
• dnem předložení nákladního listu účetnímu oddělení.