"रोजगार के लिए रोजगार पुस्तिका - नमूना भरना" - यह प्रश्न एक खोज इंजन में एक काफी अनुभवी कार्मिक अधिकारी द्वारा भी पूछा जा सकता है जिसने कार्य पुस्तिकाओं को एक से अधिक बार भरा है। 2018 में संबंधित नमूना तैयार करने की मुख्य बारीकियां क्या हैं और आप इसे कहां से डाउनलोड कर सकते हैं, नीचे दी गई सामग्री में जानें।

नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका का पंजीकरण: कार्मिक अधिकारी के कार्यों का क्रम

आइए उस क्रम का अध्ययन करें जिसमें नियोक्ता कंपनी के मानव संसाधन विभाग के एक विशेषज्ञ को किसी कर्मचारी के रोजगार को अपनी कार्यपुस्तिका में दर्ज करना चाहिए।

कार्यपुस्तिका भरने से पहले, कार्मिक अधिकारी को यह सुनिश्चित करना होगा कि इस समय तक कर्मचारी और नियोक्ता के बीच एक समझौते पर हस्ताक्षर किए गए हैं, और कंपनी के प्रमुख द्वारा व्यक्ति को काम पर रखने का आदेश जारी किया गया है। फिर, काली, नीली या बैंगनी स्याही वाले पेन से सुसज्जित, एचआर कर्मचारी कार्यपुस्तिका भर सकता है।

एक कार्मिक अधिकारी के लिए कार्यों का इष्टतम क्रम इस प्रकार है:

• कार्यपुस्तिका के मुख्य भाग के कॉलम 3 को भरना - "कार्य के बारे में जानकारी";
• प्रासंगिक अनुभाग के कॉलम 1 को भरना;
• कॉलम 2 भरना;
• कॉलम 4 भरना.

यह क्रम, जैसा कि रूसी कार्मिक अधिकारियों के अभ्यास से अक्सर पता चलता है, किसी को कार्यपुस्तिका के साथ काम करते समय त्रुटियों को कम करने की अनुमति मिलती है।

यदि कोई व्यक्ति पहली बार नौकरी के लिए आवेदन कर रहा है तो कार्मिक अधिकारी को दस्तावेज़ का शीर्षक पृष्ठ भी भरना होगा।

आइए अब प्रत्येक क्रिया को करने की विशेषताओं पर अधिक विस्तार से विचार करें। आइए कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ को भरने से शुरुआत करें - आइए सहमत हों कि इसकी आवश्यकता है।

नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका भरना: शीर्षक पृष्ठ

किसी कार्यपुस्तिका का शीर्षक पृष्ठ भरना कठिन नहीं होना चाहिए। यह रिकॉर्ड करता है:

• अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक, कर्मचारी की जन्म तिथि (प्रारूप XX.XX.XXXX में, जैसा कि पासपोर्ट में है);
• कर्मचारी शिक्षा (डिप्लोमा, प्रमाणपत्र);
• किसी विशेषता या योग्यता प्रदान करने वाले दस्तावेज़ के अनुसार उसका पेशा या विशेषता (बाद में लेख में हम इस बारीकियों पर अधिक विस्तार से विचार करेंगे);
• दस्तावेज़ पूरा होने की तिथि;
• कर्मचारी का हस्ताक्षर;
• कंपनी के कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी के हस्ताक्षर जिसमें कार्यपुस्तिका जारी की जाती है - यथासंभव सुपाठ्य ( आदर्श विकल्पकार्मिक अधिकारी के लिए - अपना अंतिम नाम हाथ से दर्ज करें);
• कंपनी की मुहर।

किसी कार्यपुस्तिका का शीर्षक पृष्ठ भरना: बारीकियाँ

किसी कार्यपुस्तिका का शीर्षक पृष्ठ भरते समय कई बारीकियाँ होती हैं। सबसे पहले आपको इस बात पर ध्यान देना चाहिए कि:

• कार्यपुस्तिका पर हस्ताक्षर करने वाले मानव संसाधन कर्मचारी के पास कंपनी के निदेशक के आदेश द्वारा औपचारिक रूप से उपयुक्त प्राधिकारी होना चाहिए (यदि ऐसा नहीं है, तो निदेशक को दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना होगा);
• मानदंड जिसके अनुसार, अप्रैल 2015 से, रूसी कानूनी संस्थाओं को अपने काम में मुहर का उपयोग न करने का अधिकार है (6 अप्रैल, 2015 संख्या 82-एफजेड के कानून के अनुच्छेद 2), रोस्ट्रुड प्रक्रिया को विस्तारित करने की अनुशंसा नहीं करते हैं एक कार्यपुस्तिका भरने के लिए (रोस्ट्रूड का पत्र दिनांक 15 मई 2015 संख्या 1168-6-1), इसलिए आपको किसी भी स्थिति में एक मुहर लगाने की आवश्यकता है, और यदि आपके पास एक नहीं है, तो आपको एक मुहर बनानी चाहिए।

इस मामले में, कंपनी के सील के उपयोग को संगठन के चार्टर में सील के बारे में जानकारी देकर वैध किया जाना चाहिए।

हमने ऊपर उल्लेख किया है कि कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ में कर्मचारी के पेशे या विशेषता के बारे में जानकारी हो सकती है। उपयुक्त कॉलम में प्रविष्टियाँ करने का आधार यह पुष्टि करने वाला दस्तावेज़ होना चाहिए कि व्यक्ति के पास आवश्यक योग्यताएँ हैं। यह हमेशा डिप्लोमा नहीं हो सकता उच्च शिक्षा, क्योंकि किसी व्यक्ति द्वारा धारण किया गया पद आवश्यक रूप से विश्वविद्यालय में प्राप्त योग्यताओं के अनुरूप नहीं होगा। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी के पास भौतिकी में स्नातक की डिग्री है और वह सहायक व्यावसायिक सुरक्षा इंजीनियर बनना चाहता है, तो उसे संबंधित पद के लिए प्रमाणित होना होगा - और उसके बाद ही कार्मिक अधिकारी पेशे में प्रवेश कर पाएगा कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ पर कॉलम। तब तक यह कॉलम नहीं भरा जा सकेगा।

किसी कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ पर कुछ बदलने के लिए, आपको यह करना होगा:

• पिछली जानकारी को एक सतत क्षैतिज रेखा से काट दें;
• प्रवेश करना नई जानकारीथोड़ा अधिक या पिछले डेटा के समान);
• कवर से सटे कार्यपुस्तिका के पृष्ठ पर, किए गए परिवर्तनों के सार को दर्शाते हुए एक प्रविष्टि दर्ज करें (उदाहरण के लिए, "विवाह प्रमाण पत्र के आधार पर उपनाम को उपनाम में बदल दिया गया था")।

नई कार्यपुस्तिकाओं के फॉर्म, एक नियम के रूप में, होलोग्राम के साथ बेचे जाते हैं, जिन्हें कार्यपुस्तिका पर चिपकाया जाना चाहिए और दस्तावेज़ में दर्ज कुछ जानकारी की सुरक्षा के लिए उपयोग किया जाता है: एक बार चिपकाने के बाद, दस्तावेज़ को नुकसान पहुंचाए बिना होलोग्राम को हटाया नहीं जा सकता है। कानून नियोक्ताओं को होलोग्राम का उपयोग करने के लिए बाध्य नहीं करता है, लेकिन उनकी मदद से, उदाहरण के लिए, आप कार्यपुस्तिका संख्या, उसके मालिक या नियोक्ता कंपनी के हस्ताक्षर की रक्षा कर सकते हैं।

नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका भरना: कॉलम 3 "नौकरी की जानकारी" में डेटा दर्ज करना

कार्यपुस्तिका के मुख्य भाग के कॉलम 3 में, शीर्ष पर पहली उपलब्ध पंक्ति में, नियोक्ता कंपनी का पूरा और संक्षिप्त नाम दर्ज किया गया है। यदि कार्मिक अधिकारी के पास कंपनी की मुहर है, जिसमें दोनों विवरण दर्शाए गए हैं, तो आप इसका उपयोग कर सकते हैं और इस प्रकार कार्यपुस्तिका में संबंधित विवरण प्रिंट कर सकते हैं।

अगली उपलब्ध लाइन पर, जिनके नीचे कंपनी का नाम लिखा होता है, किराए पर लिए गए कर्मचारी की स्थिति का नाम "पद के लिए किराए पर लिया गया" वाक्यांश के भाग के रूप में दर्शाया गया है। यदि रोजगार अनुबंध निर्दिष्ट करता है कि कर्मचारी कंपनी की किस संरचनात्मक इकाई में काम करता है, तो इसके बारे में जानकारी भी कॉलम 3 में संबंधित पंक्तियों में दर्ज की जाती है। यदि नहीं, तो कार्यपुस्तिका में इसके बारे में कुछ भी दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है।

कार्यपुस्तिका के "कार्य सूचना" अनुभाग में दर्शाया गया डेटा और बर्खास्तगी से संबंधित किसी भी हस्ताक्षर या मुहर द्वारा प्रमाणित नहीं किया जाना चाहिए। बदले में, किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी पर दस्तावेज़ में दर्ज की गई जानकारी मानव संसाधन कर्मचारी और इस्तीफा देने वाले कर्मचारी के हस्ताक्षर के साथ-साथ कंपनी की मुहर द्वारा प्रमाणित होती है।

कॉलम 1 भरना

"नौकरी सूचना" अनुभाग के कॉलम 3 को भरने के बाद, आप संबंधित अनुभाग के कॉलम 1 में जानकारी दर्ज करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं। यह कार्यपुस्तिका में प्रविष्टि की क्रम संख्या दर्ज करता है। यह पिछली प्रविष्टि के अनुरूप एक से एक अधिक होना चाहिए। कार्यपुस्तिका में सबसे पहली प्रविष्टि - पहले नियोक्ता द्वारा किसी व्यक्ति को काम पर रखने के बारे में - संख्या 1 होनी चाहिए, दूसरी (उदाहरण के लिए, बर्खास्तगी के तथ्य को दर्शाती है) - 2। नए नियोक्ता को कार्यपुस्तिका का उपयोग करके भरना होगा क्रम संख्या 3 और निम्नलिखित संख्याएँ।

कार्यपुस्तिका में प्रविष्टि की क्रम संख्या पहली पंक्ति के विपरीत पंक्ति में दर्ज की जाती है, जो कॉलम 3 में जानकारी से शुरू होती है जिसमें कर्मचारी की स्थिति का नाम होता है, अर्थात, "पद के लिए नियुक्त" वाक्यांश के विपरीत।

कॉलम 2 भरना

कॉलम 1 भरने के बाद, कार्यपुस्तिका के "कार्य सूचना" अनुभाग के कॉलम 2 में डेटा दर्ज करना इष्टतम होगा।

कॉलम 2 में काम पर रखे गए कर्मचारी के काम की वास्तविक शुरुआत की तारीख दर्ज की गई है - काम पर उसकी उपस्थिति के पहले दिन से। यह जरूरी नहीं है कि यह आदेश में दिखाई देने वाली तारीख से मेल खाए, या कार्मिक अधिकारी द्वारा कार्यपुस्तिका भरने की तारीख से मेल खाए।

कर्मचारी की नियुक्ति की तारीख उसी स्तर पर स्थित एक पंक्ति में दर्ज की जाती है, जिस स्तर पर वह पंक्ति होती है जो कार्यपुस्तिका (कॉलम 1 में) में प्रविष्टि की क्रम संख्या को इंगित करती है, और जहां से कर्मचारी की स्थिति के बारे में जानकारी दर्ज की जानी शुरू होती है ( कॉलम 3 में)।

कॉलम 4 भरना

कार्मिक अधिकारी की अगली कार्रवाई "कार्य सूचना" अनुभाग के कॉलम 4 को भरना है। यहां सब कुछ काफी सरल है. उस पंक्ति के विपरीत पंक्ति में "ऑर्डर" शब्द दर्ज करना आवश्यक है जिसमें वाक्यांश "पद के लिए किराए पर लिया गया" मौजूद है, और फिर इस तथ्य को प्रमाणित करने वाले संबंधित दस्तावेज़ की तारीख और संख्या को इंगित करें कि कर्मचारी को काम पर रखा गया था।

नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका भरना: अन्य बारीकियाँ

आइए अध्ययन करें कि नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्मिक अधिकारी द्वारा कार्यपुस्तिका भरने की प्रक्रिया के लिए अन्य कौन सी बारीकियाँ विशिष्ट हैं।

• इंगित करने की वांछनीयता पूरा नामव्यक्तिगत उद्यमी, यदि नियोक्ता के पास उपयुक्त है कानूनी स्थिति(अर्थात, कॉलम 3 के पहले क्षेत्र में हम "व्यक्तिगत उद्यमी इवानोव पेट्र सर्गेइविच" लिखते हैं);
• किसी कार्यपुस्तिका के पन्नों पर पाठ लिखते समय किसी भी संक्षिप्तीकरण की अस्वीकार्यता;
• केवल कार्यपुस्तिका के रिक्त क्षेत्रों में जानकारी दर्ज करने की आवश्यकता (उनमें पिछले नियोक्ता की मुहर का कोई शिलालेख या निशान नहीं होना चाहिए)।

मैं पूर्ण कार्य पुस्तकों के नमूने कहाँ से डाउनलोड कर सकता हूँ?

हमारे पोर्टल के विशेषज्ञों ने आपके लिए कार्यपुस्तिका के नमूना पृष्ठों के साथ एक अलग फ़ाइल तैयार की है, जो किसी कर्मचारी के लिए काम के लिए आवेदन करते समय इस दस्तावेज़ को भरने की बारीकियों को दर्शाती है, उन बारीकियों को ध्यान में रखते हुए जिनकी हमने ऊपर चर्चा की है। 2018 में नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका भरने का एक नमूना नीचे दिए गए लिंक से डाउनलोड किया जा सकता है।

इन्सर्ट कैसे डिज़ाइन करें कार्यपुस्तिका, लेख से जानें .

परिणाम

कार्यपुस्तिका एक दस्तावेज़ है जिसे त्रुटियों के बिना बनाए रखना महत्वपूर्ण है। यह इसमें किसी भी जानकारी को दर्ज करने पर लागू होता है, जिसमें वह जानकारी भी शामिल है जो किसी कर्मचारी को काम पर रखने के लिए आवेदन करने की प्रक्रिया को दर्शाती है। इस प्रक्रिया में कार्यपुस्तिका के कई अनुभागों और स्तंभों को क्रमिक रूप से भरना शामिल हो सकता है।

आप लेखों में कार्मिक प्रबंधन में दस्तावेज़ प्रवाह की अन्य बारीकियों का अध्ययन कर सकते हैं:

विकसित नियामक आवश्यकताएँऔर अवधारणाएँ जिन पर प्रत्येक नियोक्ता को भरोसा करना होता है। श्रम संहिता में कानूनी बल है, बशर्ते कि निर्दिष्ट आवश्यकताएं पूरी हों। मुख्य संकल्पों को परिभाषित किया गया है चौ. रूसी संघ के श्रम संहिता के 10 और 11, और कलाश्रम की मूल बातें परिभाषित करता है।

महत्वपूर्ण नियम और निर्देश हैं, जो पुस्तकों के रखरखाव और भंडारण के लिए आवश्यकताओं के साथ-साथ उन्हें भरने और उनमें प्रविष्टियाँ करने के लिए शाब्दिक मानकों को परिभाषित करते हैं।

रोजगार के लिए कार्यपुस्तिका भरने का नमूना:

यदि किसी युवा विशेषज्ञ को किसी विश्वविद्यालय में पढ़ने के बाद या किसी कॉलेज या तकनीकी स्कूल से स्नातक होने के बाद नौकरी मिलती है, तो उसी तरह डिप्लोमा प्रस्तुत करने पर पंजीकरण किया जाता है।

सीधे नौकरी विवरण शामिल करने के लिए, आपको निम्नलिखित कानूनी श्रृंखला बनाने की आवश्यकता है:

1. रोजगार चाहने वाला व्यक्ति नियोक्ता को एक आवेदन पत्र लिखता है, जिस पर वह हस्ताक्षर करता है।
2. हस्ताक्षरित आवेदन के आधार पर एक आदेश तैयार किया जाता है।
3. आदेश के आधार पर, श्रम रिकॉर्ड में एक प्रविष्टि की जाती है।

संकेतित जानकारी को बारी-बारी से चार कॉलमों में दर्ज किया जाता है, जिनमें से प्रत्येक डेटा का एक स्वतंत्र समूह बनता है। दर्ज की गई जानकारी प्रारंभिक किराये के दौरान और पहले काम कर चुके व्यक्तियों के लिए किसी भी तरह से भिन्न नहीं होनी चाहिए। प्रविष्टि की प्रधानता केवल दर्ज की गई जानकारी की क्रम संख्या से निर्धारित होती है।

नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका भरना - नमूना:

नियुक्ति करते समय, नियुक्ति करने से पहले संगठन का नाम दर्ज किया जाता है; प्रवेश सूचना पर मोहर का अभाव पैराग्राफ 3.1 में दर्शाए गए निर्देशों (संख्या 69) के प्रावधानों पर निर्भरता से तय होता है।

1. पहले कॉलम में, प्रविष्टि की क्रम संख्या दर्ज करें। ध्यान से जांचें कि वह पिछली प्रविष्टि से शुरू करके नंबरिंग जारी रखता है।
2. दूसरे में दिनांक दर्ज करें.
3. तीसरे कॉलम में मुख्य आधार रिकॉर्ड होता है। यहां, स्थिति के नाम के साथ, कहां (उद्यम के किस प्रभाग में) आगमन पंजीकृत है, इसके बारे में जानकारी दर्ज करें। निर्देशों (खंड 3.1) में अपनाए गए शब्दों का उपयोग करके प्रविष्टि संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से की जाती है। पद पूरी तरह से आधिकारिक नाम से मेल खाना चाहिए।
4. अंतिम, चौथे कॉलम में, दस्तावेज़ का नाम "ऑर्डर" और उसका आउटगोइंग डेटा दर्ज करें: संख्या और जारी करने की तारीख। इस आदेश के साथ, व्यक्ति को प्रविष्टि द्वारा निर्धारित पद पर नियोजित किया गया।

यदि आपके संगठन का नाम बदल दिया जाए तो क्या करें पढ़ें।

इसका ध्यान रखें किराये की तारीख दर्ज की जानी चाहिए, अर्थात्, उस दिन को इंगित करें जिस दिन कर्मचारी आदेश के आधार पर अपना कर्तव्य शुरू करेगा। इसे उस दिन से भ्रमित न करें जिस दिन पुस्तक में प्रविष्टि की गई थी।


यदि रोजगार रिकॉर्ड पहली बार शुरू किया गया है तो पुस्तक में प्रवेश की तारीख शीर्षक पृष्ठ पर इंगित की जाएगी, लेकिन काम के बारे में जानकारी में - केवल रिलीज का दिन (नियमों के परिशिष्ट 3)।

रोज़गार रिकॉर्ड के दूसरे कॉलम में दर्शाई गई नियुक्ति तिथि हमेशा इस संबंध में दी गई जानकारी से मेल खाती है:

• क्रम में,
• रोजगार अनुबंध में.

इस संबंध में थोड़ी सी भी विसंगति कार्य के मालिक और गलती करने वाले व्यक्ति दोनों के लिए समस्या बन सकती है। हालाँकि, हुई किसी भी गलती को तुरंत सुधारा जाना चाहिए। साथ ही, किसी ग़लत प्रविष्टि को न काटें या किसी अन्य तरीके से तारीख को सही न करें, यह एक गंभीर अपराध है; इस प्रकार आगे बढ़ें:

1. अगला क्रमांक दर्ज करें.
2. इंगित करें कि संबंधित संख्या के अंतर्गत प्रविष्टि अमान्य है और यहां, उसी संख्या के अंतर्गत, सही जानकारी दर्ज करें।

उदाहरण के लिए:

• “रिकॉर्ड संख्या 45 अमान्य है
• 11/11/2011 से तृतीय श्रेणी रसोइया के पद पर नियुक्ति।”
• सही प्रविष्टि का क्रम दर्ज करें.

सबसे महत्वपूर्ण बारीकियों पर ध्यान दें:

1. क्रम संख्या और दिनांक दर्ज करने से पहले संगठन का नाम दर्ज किया जाता है, अर्थात, प्रविष्टि दर्ज की गई मूल जानकारी से अधिक पंक्ति के साथ समाप्त होती है।
2. क्रमांकन में, क्रमांक की वर्तमान संख्या से पहले "0" नहीं लगाया जाता है।
3. सभी जानकारी और शब्दांकन उस क्रम के डेटा से मेल खाना चाहिए जिसके द्वारा व्यक्ति को काम पर रखा गया है। लेकिन श्रम में उनकी अधिक संक्षिप्त प्रस्तुति होती है (नियमों का खंड 10)।
4. किसी पुस्तक में प्रविष्टि करते समय, विराम चिह्नों का उपयोग नहीं किया जाता है: अवधि और अल्पविराम।
5. निर्देशों में प्रदान नहीं की गई जानकारी टीसी में शामिल नहीं है।
6. रिकॉर्डिंग करते समय, केवल अरबी अंकों का उपयोग किया जाता है।

पाली में काम

शिफ्ट में या रोटेशन के आधार पर काम करते समय, साथ ही अन्य मामलों में, कर्मचारी का पहला कार्य दिवस काम को पंजीकृत करने के लिए अधिकृत व्यक्ति की छुट्टी के दिन हो सकता है। यह बिंदु आपको परेशान नहीं करना चाहिए. नियमों के अनुसार, श्रम रिकॉर्ड में प्रविष्टि की जा सकती है एक सप्ताह के भीतर सच हो जाओ, लेकिन बाद में नहीं।

तो इस मामले में, पहले से प्रविष्टि करने में जल्दबाजी न करें; दिन की छुट्टी के बाद शांत माहौल में सब कुछ औपचारिक रूप से करना बेहतर है, और इस समय कर्मचारी खुद को कार्यस्थल में स्थापित कर लेगा।

स्थिति के अनुसार, जिस कर्मचारी ने 5 दिनों से कम काम किया है, उसे रोजगार रिकॉर्ड में प्रविष्टि करने की आवश्यकता नहीं है।

यदि आपका नया कर्मचारी, काम के लिए प्रविष्टि और पंजीकरण करने के बाद भी काम पर नहीं आता है कार्यस्थल– अनुबंध और दर्ज की गई जानकारी दोनों रद्द की जा सकती हैं. किसी विलोपन को कानूनी मिसाल का दर्जा दिलाने के लिए, आपको इस तथ्य की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ एकत्र करने होंगे, जो हो सकते हैं:

• काम से अनुपस्थिति का प्रमाण पत्र;
• विभाग के प्रमुख से ज्ञापन.

नियुक्ति रद्द करेंबेईमान कर्मचारी को काम पर रखने की तारीख से 5 कार्य दिवसों के भीतर, एक अलग आदेश द्वारा किया जा सकता है। इस मामले में:

1. पहले कॉलम में एक नया सीरियल नंबर रखा गया है, उदाहरण के लिए 7.
2. दूसरे कॉलम में वह तारीख है जो रद्दीकरण आदेश की तारीख से मेल खाती है रोजगार अनुबंध. यह पहले नियोजित लेकिन कभी पूर्ण न हुए रिलीज़ दिवस के साथ मेल खाता है।
3. अगले कॉलम में आप लिखते हैं: "रोजगार अनुबंध रद्द होने के कारण प्रविष्टि संख्या 6 को अमान्य माना जाता है।"
4. अंतिम कॉलम में, उस आदेश का आउटगोइंग डेटा दर्ज करें जिसने रोजगार अनुबंध रद्द कर दिया है।

नियुक्ति के बारे में कार्यपुस्तिका में प्रविष्टि करने की समय सीमा क्या है? नियमों के खंड 10 के अनुसार, काम के बारे में जानकारी काम पर रखने की तारीख से 7 दिनों के भीतर श्रम संहिता में दर्ज की जाती है। इस मामले में, पुस्तक के शीर्षक पृष्ठ पर दी गई तारीख कार्य के बारे में दी गई जानकारी से बाद की हो सकती है। यह सामान्य है, इस असहमति को अपने ऊपर हावी न होने दें। यदि कोई व्यक्ति पहली बार कार्यरत है तो नियम की धारा 8 के आधार पर उसकी उपस्थिति में जानकारी दर्ज करें।

श्रम संहिता में की गई प्रविष्टि में कुछ विशेषताएं हैं, यदि प्रवेश स्थानांतरण द्वारा किया जाता है. नियुक्ति करते समय, आपके द्वारा दर्ज किया गया डेटा आपके संगठन में स्थानांतरण के लिंक के साथ बर्खास्तगी के सटीक रिकॉर्ड से पहले होना चाहिए।

ये प्रविष्टियाँ नियोक्ताओं द्वारा पंजीकृत आवेदनों के आधार पर की जाती हैं, जिनमें से एक कर्मचारी को बर्खास्त कर देता है, और दूसरा उसे स्वीकार कर लेता है।

आवेदनों के आधार पर आदेश तैयार किए जाते हैं, जिनमें स्थानांतरण के क्रम में बर्खास्तगी और नियुक्ति के तथ्य शामिल होते हैं। उनके आधार पर, निम्नलिखित प्रविष्टि बनाई गई है:

1. आपकी कंपनी का नाम.
2. पिछले रिकॉर्ड के बाद वाले रिकॉर्ड की क्रम संख्या.
3. नियुक्ति की तारीख, जो काम के पिछले स्थान से बर्खास्तगी की तारीख के साथ 1 दिन के अंतर से मेल खाती है, सप्ताहांत के मामलों को छोड़कर, जो 2-3 दिनों का अंतर निर्धारित कर सकता है।
4. नियुक्ति के बारे में जानकारी, यह दर्शाती है कि नियुक्ति किसी संगठन (उद्यम) से स्थानांतरण के क्रम में की गई है, जिसका नाम पूरा दर्ज किया जाना चाहिए। यहां पद, रैंक और अन्य आवश्यक डेटा भी दर्शाया गया है।
5. स्थानांतरण के क्रम में नियुक्ति आदेश से लिंक करें।

कृपया ध्यान रखें कि किसी भी स्थिति में आपको जोड़ना नहीं है श्रम रिकार्डयदि बर्खास्तगी का कोई रिकॉर्ड नहीं है तो प्रवेश के बारे में। यदि वह संगठन जिसमें विषय ने काम किया है, उचित प्रविष्टियाँ किए बिना ढह गया है, तो उसके पास प्रविष्टि करने के अधिकार को मान्यता देने के लिए प्रक्रियाओं को पूरा करके श्रम संहिता की कानूनी सामग्री को बहाल करने का अवसर है, लेकिन यह की क्षमता के भीतर नहीं है। नियोक्ता।

निष्कर्ष

तकनीकी दस्तावेज तैयार करना एक जिम्मेदार काम है जो विभिन्न बारीकियों पर निर्भर करता है। नियोक्ता और अधिकृत व्यक्ति उन्हें पर्याप्त रूप से जानने के लिए बाध्य हैं ताकि कर्मचारी का कार्य करियर बर्बाद न हो और मुकदमेबाजी के चक्र में न फंसें।

होने वाली गलतियों से हर किसी को बचना चाहिए सुलभ तरीके. और यदि वे होते हैं, तो अनसुलझे स्थितियों को पीछे छोड़े बिना, उन्हें सभी अनुमत तरीकों से ठीक करना आवश्यक है।

ध्यान रखें कि श्रम संहिता में प्रविष्टि आपके हस्ताक्षर के साथ होगी, जो आपको संपूर्ण जिम्मेदारी से मुक्त नहीं करेगी श्रम गतिविधिकर्मचारी।

हम 2019 में कार्य पुस्तकों को भरने के तैयार नमूने प्रस्तुत करते हैं, जो रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार सख्ती से तैयार किए गए हैं।

ट्रूडोविक्स ने कार्यपुस्तिकाओं को भरने में त्रुटियों के लिए लेखाकारों और कार्मिक अधिकारियों पर जुर्माना लगाना शुरू कर दिया। जर्नल "सरलीकृत" दंड के बिना त्रुटियों को ठीक करने में मदद करेगा:

2019 में कार्यपुस्तिका भरने के नियम

श्रम मंत्रालय द्वारा कार्यपुस्तिकाएं भरने के निर्देशों को मंजूरी दे दी गई है सामाजिक विकासआरएफ दिनांक 10 अक्टूबर 2003 संख्या 69।

निर्देशों के अनुसार:

• सभी अनुभागों में दिनांक प्रविष्टियाँ अरबी अंकों (दिन और महीना - दो अंक, वर्ष - चार अंक) में की जानी चाहिए।

उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी को 25 दिसंबर, 2017 को काम पर रखा गया था, तो कार्यपुस्तिका में एक प्रविष्टि की जाती है: "12/25/2017"

• कलम, जेल या बॉलपेनकाला, नीला या बैंगनी
• कटौती की अनुमति नहीं है

उदाहरण के लिए, "पीआर।" "आदेश" आदि के बजाय

• "कार्य के बारे में जानकारी" और "पुरस्कारों के बारे में जानकारी" अनुभागों में पहले की गई प्रविष्टियों को काटने की अनुमति नहीं है (भले ही वे अमान्य हों)

यहां तक ​​कि श्रम रिपोर्ट में एक छोटी सी टाइपो त्रुटि भी पेंशन फंड के लिए कर्मचारी की सेवा की अवधि की गणना न करने का एक कारण है, देखें कि लेख में कौन सी गलतियाँ खतरनाक हो सकती हैं;

कार्यपुस्तिका में हुई गलती को कैसे सुधारें

यदि किसी प्रविष्टि को बदलना आवश्यक है, तो अंतिम प्रविष्टि के बाद, अगली क्रम संख्या, नई प्रविष्टि किए जाने की तारीख इंगित करें, और फिर कॉलम 3 में लिखें: "अमुक संख्या वाली प्रविष्टि अमान्य है।"

इसके बाद आपको आवश्यकतानुसार डेटा दर्ज करना होगा। उदाहरण के लिए: "अमुक पेशे (पद) के लिए स्वीकृत।" फिर, कॉलम 4 में, नियोक्ता के आदेश (निर्देश) या अन्य निर्णय की तारीख और संख्या, जिसकी प्रविष्टि गलत तरीके से कार्यपुस्तिका में दर्ज की गई थी, दोहराई जाती है, या आदेश (निर्देश) की तारीख और संख्या या नियोक्ता का अन्य निर्णय, जिसके आधार पर सही प्रविष्टि की जाती है, दर्शाया गया है।

इसी तरह, किसी अन्य नौकरी में स्थानांतरण आदि का रिकॉर्ड भी अमान्य हो जाता है।

यदि कार्यपुस्तिका में बर्खास्तगी प्रविष्टि अमान्य है

यदि कार्यपुस्तिका में बर्खास्तगी या दूसरे को स्थानांतरण के बारे में कोई प्रविष्टि है पक्की नौकरीबाद में इसे अमान्य घोषित कर दिया गया, कर्मचारी के लिखित आवेदन पर, इसमें कोई प्रविष्टि किए बिना एक डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका जारी की गई जिसे अमान्य घोषित कर दिया गया।

इस मामले में, डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका के पहले पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में, शिलालेख: "डुप्लिकेट" बना हुआ है।

पिछली कार्यपुस्तिका के पहले पृष्ठ (शीर्षक पृष्ठ) पर लिखा है: "इसके बजाय, एक डुप्लिकेट जारी किया गया था," इसकी श्रृंखला और संख्या को दर्शाता है।

इलेक्ट्रॉनिक कार्य पुस्तकें

इलेक्ट्रॉनिक कार्य पुस्तकों पर स्विच करने के विचार पर काफी लंबे समय से चर्चा की गई है, क्योंकि यह स्पष्ट है कि कागजी कार्य पुस्तिका कर्मचारी और नियोक्ता दोनों के लिए असुविधाजनक है। इसके अलावा, रूसी संघ का पेंशन फंड सालाना श्रम रिकॉर्ड से जानकारी स्थानांतरित करने और उन्हें संसाधित करने में बड़ी मात्रा में समय खर्च करता है। उपरोक्त के आधार पर, हम इस निष्कर्ष पर पहुंचे कि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ वास्तव में एक अच्छा समाधान है।

रूसी संघ की सरकार "नियमित" और इलेक्ट्रॉनिक कार्य पुस्तकों दोनों के उपयोग की अनुमति देने का इरादा रखती है। किसी भी स्थिति में, परिवर्तन धीरे-धीरे किया जाएगा, और कार्यपुस्तिकाओं को कागज पर भरना अभी भी बना रहेगा सामयिक मुद्दा 2019 में.

2019 में कार्यपुस्तिका भरने के नमूने

उपलब्ध होने पर ही श्रम दस्तावेज़ पर मुहर लगाई जाती है।

कार्यपुस्तिका में शब्दांकन कैसे लिखें

सही: संगठन के कर्मचारियों में कमी के कारण बर्खास्त, श्रम संहिता के अनुच्छेद 81 के भाग 1 के अनुच्छेद 2 रूसी संघ

गलत: संगठन के कर्मचारियों की कमी के कारण बर्खास्त, खंड 2, भाग 1, कला। रूसी संघ के 81 श्रम संहिता

शीर्षक पृष्ठ डिज़ाइन

मुखपृष्ठसंगठन (आईपी) द्वारा भरा गया, जिसके लिए कार्य कर्मचारी के जीवन में पहला था। शीर्षक पृष्ठ पर आपको कर्मचारी का पूरा नाम, जन्मतिथि, शिक्षा, पेशा, कार्यपुस्तिका भरने की तिथि, कर्मचारी के हस्ताक्षर और कंपनी में कार्मिक रिकॉर्ड रखने वाले व्यक्ति (एचआर अधिकारी, लेखाकार) के हस्ताक्षर लिखने होंगे। , प्रबंधक या व्यक्तिगत उद्यमी)।

शीर्षक पृष्ठ में परिवर्तन करना

शीर्षक पृष्ठ पर परिवर्तन करने के लिए, गलत शिलालेखों को काट दें और हमारे नमूने के अनुसार दाईं ओर सही शिलालेख लिखें। तारीख और हस्ताक्षर डालें.

नियुक्तियाँ

ऐसे होती है नियुक्ति बाएँ कॉलम में, प्रविष्टि संख्या और दिनांक दर्ज करें। "नियुक्ति जानकारी..." कॉलम में, संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी का पूरा नाम और संक्षिप्त नाम लिखें।

उदाहरण:

• सीमित देयता कंपनी "अल्फा" (एलएलसी "अल्फा")
• व्यक्तिगत उद्यमी ए.ए. पेत्रोव (आईपी ए.ए. पेत्रोव)

दूसरे पद पर स्थानांतरण

किसी अन्य पद पर स्थानांतरण को आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है। नीचे एक नमूना पुस्तक देखें।

कर्मचारी के स्वयं के अनुरोध पर बर्खास्तगी

बर्खास्तगी को रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार सख्ती से औपचारिक रूप दिया जाता है। इस मामले में, आपको यह लिखना होगा कि रूसी संघ के श्रम संहिता के किस अनुच्छेद के आधार पर कर्मचारी को निकाल दिया गया था। यदि आप यहां कोई गलती करते हैं, तो कर्मचारी बर्खास्तगी को अदालत में चुनौती दे सकता है। शिलालेख को छोटा नहीं किया जा सकता.

शब्दांकन इस प्रकार होना चाहिए: रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 77 के भाग 1 के पैराग्राफ 3 के अनुसार, कर्मचारी की पहल पर रोजगार अनुबंध समाप्त कर दिया गया था।

इस शिलालेख के नीचे कार्मिक अधिकारी के हस्ताक्षर और कर्मचारी के हस्ताक्षर हैं।

कृपया ध्यान दें कि बर्खास्तगी पर, कार्मिक अधिकारी और कर्मचारी के हस्ताक्षर पुस्तक में रखे जाते हैं।

कर्मचारियों की कमी के कारण बर्खास्तगी

कर्मचारियों की कमी के कारण बर्खास्तगी के लिए, शब्द इस प्रकार होना चाहिए: संगठन के कर्मचारियों की संख्या में कमी के कारण बर्खास्त, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 81 के भाग 1 के अनुच्छेद 2

कंपनी के नाम में त्रुटि

कार्यपुस्तिका में, आप रोजगार रिकॉर्ड (निर्देश संख्या 69) से पहले एक शीर्षक के रूप में कंपनी का पूरा और संक्षिप्त नाम दर्शाते हैं। शीर्षक में विसंगतियों को ठीक करने की आवश्यकता है ताकि पेंशन फंड आपकी कंपनी में कर्मचारी को उसकी वरिष्ठता से वंचित न कर दे। यदि कंपनी ने यूनिफाइड स्टेट रजिस्टर ऑफ लीगल एंटिटीज में बदलाव किया है या गलत तरीके से जानकारी दर्ज की है, तो पुस्तक में नाम चार्टर से भिन्न हो सकता है।

कंपनी ने अपना नाम बदल लिया.लिखें कि संगठन का नाम बदल दिया गया है और उस दस्तावेज़ का विवरण बताएं जिसके आधार पर कंपनी ने अपना नाम बदला है।

आपने नाम गलत लिया.यदि आपने अपॉइंटमेंट लेने से पहले गलत नाम भर दिया है, तो प्रविष्टि रद्द कर दें। ऐसा करने के लिए, बिना संख्या के एक रिकॉर्ड बनाएं जो यह दर्शाता हो कि नाम में कोई गलती थी (नीचे नमूना 6 देखें)। ग़लत शीर्षक को काटा नहीं जा सकता.

प्रत्येक कर्मचारी, जब किसी उद्यम या संगठन के कर्मचारियों में नामांकित होता है, तो उसे कार्यपुस्तिका तैयार करने जैसी प्रक्रिया का सामना करना पड़ता है।

इस दस्तावेज़ में यह सारा डेटा प्रतिबिंबित होना चाहिए कि व्यक्ति ने कहां, किसके द्वारा और कितने समय तक काम किया। किसी कार्यपुस्तिका का पंजीकरण सबसे पहले नियोक्ता द्वारा जारी करने से शुरू होता है। फिर, प्रत्येक बाद के उद्यम में (नौकरी बदलते समय), दस्तावेज़ में आवश्यक प्रविष्टियाँ की जाती हैं।

कार्यपुस्तिका की संरचना और सामग्री

यह दस्तावेज़ किसी व्यक्ति के पूरे कामकाजी जीवन में उसके साथ रहता है। उसके रिकॉर्ड के आधार पर, हम विशेषज्ञ की शिक्षा, कौशल और अनुभव के बारे में निष्कर्ष निकाल सकते हैं। इसके अलावा, कार्यपुस्तिका को पंजीकृत करने की प्रक्रिया में पुरस्कार, प्रोत्साहन आदि के बारे में जानकारी पोस्ट करना शामिल है अनुशासनात्मक प्रतिबंध, जो कर्मचारी पर लागू किए गए थे।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कार्यपुस्तिका का रखरखाव केवल कार्मिक विभाग के कर्मचारी या उद्यम के उस कर्मचारी द्वारा किया जाता है जिसे संबंधित कार्य सौंपे गए हैं। साथ ही, पुस्तक के मालिक को दस्तावेज़ में सभी नई प्रविष्टियों के बारे में सूचित किया जाना चाहिए।

उनके लिए कार्य पुस्तकें और प्रपत्र कैसे संग्रहीत किए जाते हैं

राज्य श्रम रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए विशेष फॉर्म जारी करता है। वे उद्यमों में पहुंचते हैं और काफी सख्त आदेश के अनुपालन में संग्रहीत किए जाते हैं:

• भंडारण स्थान अग्निरोधक कैबिनेट होना चाहिए।
• नियोक्ता प्रपत्रों की सुरक्षा और अखंडता सुनिश्चित करने के लिए बाध्य है। इसलिए, कैबिनेट को एक चाबी से बंद कर दिया जाता है, और केवल वे कर्मचारी जिनके पास कार्य पुस्तकों के साथ काम करने का अधिकार है, उनके पास ही इसकी पहुंच होती है।
• प्रपत्र जारी करना रिपोर्टिंग दस्तावेज़ में उपयुक्त प्रविष्टियों की समानांतर प्रविष्टि के साथ किया जाता है।

दस्तावेज़ का पंजीकरण और जारी करना

रूसी संघ के कानून के अनुसार, कोई व्यक्ति स्वयं कार्यपुस्तिका प्रपत्र नहीं खरीद सकता। वे सीधे उन कंपनियों या नियोक्ताओं को प्रदान किए जाते हैं जिनके पास व्यक्तिगत उद्यमी का दर्जा होता है।

जब कोई कर्मचारी उस कर्मचारी वर्ग में आता है जिसके लिए यह काम का पहला स्थान है, तो नियोक्ता को उसे जारी करने का ध्यान रखना चाहिए आवश्यक दस्तावेज़. नई कार्यपुस्तिका का पंजीकरण कार्मिक विभाग के कर्मचारी (या अन्य अधिकृत व्यक्ति) की जिम्मेदारी है।

कार्यपुस्तिकाएँ रिकार्ड करने की प्रक्रिया

कार्मिक विभाग के कर्मचारियों द्वारा उद्यम के कर्मचारियों से संबंधित रिक्त प्रपत्रों और दस्तावेजों के साथ की गई कार्रवाइयां रसीद और व्यय पुस्तिका में दर्ज की जाती हैं। यहां यह दर्शाया जाना चाहिए कि कागजात किसने, किसे और किस आधार पर स्थानांतरित किए थे (यदि किसी कार्यपुस्तिका को पूरा करना, एक प्रविष्टि जारी करना, या भंडारण के लिए उन्हें स्वीकार करने की आवश्यकता है)। इन्सर्ट उन कार्यपुस्तिकाओं के लिए अतिरिक्त पृष्ठ हैं जो पूरी तरह से भरी हुई हैं। उनका आचरण समान मानकों के अधीन है। सम्मिलन को दस्तावेज़ के पूर्ण भाग के रूप में पहचाने जाने के लिए, इसे कार्यपुस्तिका में सिलना होगा।

श्रम की गति और उनके लिए आवेषण पर डेटा रिकॉर्ड करने के लिए एक पुस्तक तैयार करते समय, आपको इसके फर्मवेयर और सीलिंग का ध्यान रखना चाहिए।

कार्यपुस्तिका के लिए आवेदन क्यों करें?

कर्मचारी के अनुभव और योग्यता की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज़ हो सकता है बड़ा मूल्यवानपहले से ही साक्षात्कार चरण में. कई नियोक्ता मौखिक साक्षात्कार आयोजित करने के साथ-साथ इसका अध्ययन करना पसंद करते हैं। इसके अलावा, जब कोई कार्यपुस्तिका पूरी हो जाती है, तो यह कर्मचारी की कार्य गतिविधि के साथ होने वाले सभी महत्वपूर्ण परिवर्तनों को दर्शाती है:

• किसी विशिष्ट पद के लिए नियुक्ति.
• दूसरे विभाग में स्थानांतरण.
• पदोन्नति या पदावनति.
• स्थिति में परिवर्तन (उदाहरण के लिए, एक ओपन-एंडेड रोजगार अनुबंध के तहत काम करने के लिए एक अनुबंध कर्मचारी का स्थानांतरण या स्थायी कर्मचारियों के बीच अंशकालिक कर्मचारी को शामिल करना)।
• पुरस्कार और पदोन्नति.
• अनुशासनात्मक प्रतिबंध जो कार्यालय से हटाने के आधार के रूप में कार्य करते थे।
• बर्खास्तगी.

कुछ प्रकार की कार्य गतिविधियाँ हैं जो कार्यपुस्तिका में प्रतिबिंबित नहीं हो सकती हैं (उदाहरण के लिए, कुछ अंशकालिक कार्य करना)। कर्मचारी को पता होना चाहिए कि उसे प्रबंधक से इस डेटा को अपने दस्तावेज़ में शामिल करने के लिए कहने का अधिकार है। नियोक्ता उसे इसके लिए मना नहीं कर सकता.

जबकि मूल कार्यपुस्तिका उद्यम में संग्रहीत है, यह कर्मचारी को जारी नहीं की जाती है। हालाँकि, ऐसी स्थिति उत्पन्न हो सकती है जब किसी व्यक्ति को अपने रोजगार के तथ्य की पुष्टि करने या उन उद्यमों की सूची प्रदर्शित करने की आवश्यकता होती है जिनमें उसने काम किया है। फिर दस्तावेज़ से एक उद्धरण या उसकी पूरी प्रतिलिपि बनाई जा सकती है।

कार्यपुस्तिका का सही पंजीकरण व्यक्ति को पेंशन प्रमाणपत्र प्राप्त करने का अधिकार देता है। पेंशन भुगतान की गणना करते समय, बीमा कोष श्रम अनुबंध में निर्दिष्ट जानकारी का अध्ययन करता है।

अन्य बातों के अलावा, विदेशी पासपोर्ट प्राप्त करने के लिए किसी व्यक्ति के कार्यस्थल के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है। कर्मचारियों की कुछ श्रेणियों के लिए, वर्गीकृत जानकारी का खुलासा करने के जोखिम के कारण विदेश यात्रा निषिद्ध हो सकती है।

कार्यपुस्तिका का पंजीकरण: नियम और समय सीमा

भले ही वे एक नई कार्यपुस्तिका शुरू कर रहे हों या किसी मौजूदा में प्रविष्टियाँ कर रहे हों, नियोक्ताओं को भविष्य के कर्मचारियों से कुछ दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है:

• पहचान पत्र (पासपोर्ट)।
• शिक्षा का प्रमाण पत्र या डिप्लोमा.
• लिए गए पाठ्यक्रमों का प्रमाण पत्र (यदि कोई हो)।
• सैन्य आईडी (सैन्य सेवा के लिए उत्तरदायी नागरिकों के लिए)।
• विवाह प्रमाण पत्र (यदि परिणामस्वरूप उपनाम बदल दिया गया था)।

जब कोई व्यक्ति नौकरी में प्रवेश करता है तो कार्यपुस्तिका जारी करने की अवधि कानून द्वारा सीमित होती है। कर्मचारी को अपना कार्य कर्तव्यों का पालन शुरू करने में पाँच दिन से अधिक का समय नहीं लगा है।

यदि कोई नियोक्ता इस समय सीमा का उल्लंघन करता है, तो उसे कानूनी परिणामों के लिए तैयार रहना चाहिए। यह बिल्कुल सभी श्रमिकों के लिए सच है, यहां तक ​​कि उन लोगों के लिए भी जो वयस्कता की उम्र तक नहीं पहुंचे हैं।

कानून के अनुसार, नागरिकों को 14 वर्ष की आयु से नियोजित किया जा सकता है। हालाँकि, इस मामले में उन्हें नियोक्ता को अपने माता-पिता या अभिभावक से काम करने की अनुमति का एक पत्र प्रदान करना होगा।

कार्य अभिलेखों की प्रतियाँ

यदि दस्तावेज़ खो जाता है या क्षतिग्रस्त हो जाता है, तो कर्मचारी नियोक्ता से नया दस्तावेज़ जारी करने की मांग कर सकता है।

ऐसा करने के लिए, उसे कार्यपुस्तिका के लिए एक आवेदन पत्र लिखना चाहिए। यह दस्तावेज़ की अनुपस्थिति का कारण बताता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि वही विवरण व्यक्ति के कार्य के पहले स्थान पर वर्क परमिट जारी करने के आधार के रूप में कार्य करता है।

प्रविष्टियों के कारण

पहली बार एक कार्यपुस्तिका तैयार करना (एक नमूना शीर्षक पृष्ठ नीचे स्थित है) में किसी व्यक्ति के बारे में व्यक्तिगत जानकारी से संबंधित फ़ील्ड भरना शामिल है।

ऐसा करने के लिए, मानव संसाधन विभाग का कर्मचारी उसे प्रदान किए गए दस्तावेज़ों का उपयोग करता है। अन्य मामलों में, कार्यपुस्तिका में एक या दूसरी प्रविष्टि प्रकट होने से पहले, प्रबंधक एक संबंधित आदेश जारी करता है।

अगर हम किसी कंपनी को काम पर रखने या किसी कर्मचारी को दूसरे विभाग में स्थानांतरित करने की बात कर रहे हैं, तो मानव संसाधन विभाग के कर्मचारी के पास श्रम रिकॉर्ड में प्रविष्टि करने के लिए सात दिन का समय होता है। बर्खास्तगी पर, दस्तावेज़ उस दिन तैयार किया जाता है जिस दिन आदेश जारी किया जाता है और मालिक को दिया जाता है।

इस तथ्य के बावजूद कि आदेश सभी को इंगित करता है विस्तार में जानकारीप्रवेश या स्थानांतरण के बारे में (उपलब्धता के साथ)। परिवीक्षाधीन अवधिऔर अन्य विवरण), यह जानकारी कार्यपुस्तिका की तैयारी को प्रभावित नहीं करती है। दर्ज किए गए डेटा का नमूना:

• किराये पर लिया।
• दूसरे पद पर स्थानांतरित कर दिया गया।
• निर्दिष्ट योग्यताएं, वेतनमान, पद (विशेष रूप से कौन सा)।
• पुरस्कृत किया गया, प्रोत्साहित किया गया।
• निकाल दिया गया।

यानी सिर्फ रिकॉर्डिंग का कारण और ऑर्डर की तारीख बतानी होगी. कार्यपुस्तिका डिज़ाइन का कोई भी स्वतंत्र रूप से उपलब्ध उदाहरण दस्तावेज़ कॉलम भरने के इसी सिद्धांत को दर्शाता है।

व्याकरण की बारीकियाँ

कानून के अनुसार, श्रम रिकॉर्ड में तारीखों को केवल अरबी अंकों का उपयोग करके इंगित किया जाना आवश्यक है।

यही बात क्रम संख्या के असाइनमेंट पर भी लागू होती है: प्रत्येक नई प्रविष्टि की अपनी संख्या होती है, जो उस नंबर से शुरू होती है जो तब बनाई गई थी जब कार्यपुस्तिका पहली बार पंजीकृत की गई थी, और काम के अंतिम स्थान से बर्खास्तगी के पंजीकरण के साथ समाप्त होती है।

सभी जानकारी यथासंभव पूर्ण रूप से प्रस्तुत की जानी चाहिए, अर्थात, मानव संसाधन विभाग का कर्मचारी शब्दों को संक्षिप्त नहीं कर सकता है।

दस्तावेज़ में सुधार करना और त्रुटियों को ठीक करना

किसी भी दस्तावेज़ को बनाए रखते समय गलतियाँ होना एक स्वाभाविक घटना है। वे जानकारी के अविश्वसनीय स्रोतों (पुराना डेटा, पूरी जानकारी की कमी) के उपयोग से जुड़े हो सकते हैं या यांत्रिक प्रकृति (टाइपो, टाइपो, व्याकरण संबंधी त्रुटियां) के हो सकते हैं।

पहचानी गई त्रुटि को ठीक करने के लिए, एक मानव संसाधन कर्मचारी कई तरीकों का उपयोग कर सकता है:

1. गलत शब्द को काटकर पंक्ति के ऊपर या नीचे नया शब्द लिखना।
2. एक नई प्रविष्टि बनाना जो गलत प्रविष्टि को रद्द कर देती है।

यदि कर्मचारी ने अपना अंतिम नाम बदल लिया है या प्राप्त कर लिया है नया पेशा, इसका मतलब यह है कि कार्य के शीर्षक पृष्ठ पर दी गई जानकारी को बदला जाना चाहिए। यह स्ट्राइकथ्रू विधि (पहली विधि) का उपयोग करके किया जाता है। के समानांतर अंदरकवर में उस दस्तावेज़ का नाम और नंबर दर्ज किया जाता है जो परिवर्तनों का आधार बना, डेटा दर्ज करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर और कंपनी की मुहर लगाई जाती है।

यदि नौकरी के लिए आवेदन करते समय किसी कार्यपुस्तिका का पंजीकरण पिछले उद्यम में किए गए दस्तावेज़ प्रबंधन में त्रुटियों की खोज के साथ होता है, तो उनका सुधार उस कंपनी के कर्मचारी द्वारा संभव है जो कर्मचारी को अपने कर्मचारियों के लिए काम पर रखता है। यह प्रक्रिया इस प्रकार दिखती है:

1. एक नई प्रविष्टि बनाएं और इसे अगला अनुक्रमिक नंबर निर्दिष्ट करें।
2. वह तारीख बताएं जब सुधार किया जाएगा।
3. वाक्यांश लिखें "रिकॉर्ड नंबर अमान्य माना जाता है।"
4. सही जानकारी दर्ज करें.
5. गलत प्रविष्टि के आधार के रूप में कार्य करने वाले आदेश की संख्या दी गई है।

प्रबंधन कर्मचारियों की कार्य गतिविधियों का प्रतिबिंब

स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, निदेशक की कार्यपुस्तिका का पंजीकरण सभी उद्यमों के लिए एक अनिवार्य प्रक्रिया है, क्योंकि की गई प्रविष्टियों के आधार पर, एक पेंशन प्रमाणपत्र जारी किया जाएगा। एक प्रबंधक के लिए इस दस्तावेज़ को बनाए रखने की प्रक्रिया में विशिष्ट बारीकियाँ हैं और यह मध्यम और निचले स्तर के कर्मचारियों को काम पर रखते समय कार्यपुस्तिका तैयार करने से अधिक जटिल है। अधिकांश मामलों में, निदेशक सभी आवश्यक प्रविष्टियाँ स्वयं कर सकता है।

किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी के बाद कार्यपुस्तिका जारी करना

जब किसी कर्मचारी को किसी न किसी कारण से कंपनी से निकाल दिया जाता है, तो उसका दस्तावेज़ उसे वापस कर दिया जाता है। किसी कर्मचारी को बर्खास्त करते समय एक कार्यपुस्तिका तैयार करना (एक नमूना नीचे दिया गया है) में एक प्रविष्टि बनाना शामिल है जिसमें छोड़ने का कारण, साथ ही संबंधित आदेश की संख्या भी शामिल है।

कारण बनाते समय, नियोक्ता को श्रम संहिता (के अनुसार) में दिए गए उदाहरणों का उपयोग करना चाहिए इच्छानुसार, पार्टियों के समझौते से, उद्यम के परिसमापन पर)। अधिकांश सामान्य कारणअपनी स्वयं की स्वतंत्र इच्छा से बर्खास्तगी बन जाती है, इस मामले में कार्यपुस्तिका का पंजीकरण मानक आवश्यकताओं द्वारा विनियमित होता है।

दस्तावेज़ कर्मचारी को उसके अंतिम कार्यकाल के तीन दिनों के भीतर जारी किया जाता है कार्य दिवस. ऐसे मामलों में जहां नियोक्ता किसी पूर्व अधीनस्थ को उसकी अनुपस्थिति के कारण दस्तावेज़ नहीं दे सकता है, उसे कर्मचारी के घर के पते पर अधिसूचना के साथ एक पंजीकृत पत्र भेजना होगा। यदि किसी व्यक्ति ने लिखित सहमति दी है तो कार्यपुस्तिका उसे मेल द्वारा भेजी जा सकती है। यदि कर्मचारी की मृत्यु हो गई है तो भी यही प्रक्रिया अपनाई जाती है और दस्तावेज़ उसके रिश्तेदारों को हस्तांतरित किया जाना चाहिए।

ऐसी स्थितियों में जहां दस्तावेज़ छीना नहीं जाता है, कंपनी इसे दो साल तक (कार्मिक विभाग में, लेकिन अन्य पुस्तकों के साथ नहीं) रखती है। फिर इसे 50 वर्षों के लिए संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जिसके बाद इसे नष्ट कर दिया जाता है।

यदि नियोक्ता एक व्यक्तिगत उद्यमी है

2006 से, व्यक्तिगत नियोक्ताओं को अपने कर्मचारियों की कार्यपुस्तिकाओं में प्रविष्टियाँ करना आवश्यक हो गया है। इस प्रकार, उनके अधिकार कानूनी संस्थाओं द्वारा प्राप्त अधिकारों के बराबर हैं।

किसी ऐसे व्यक्ति को काम पर रखते समय जिसने पहले कभी कहीं काम नहीं किया हो, व्यक्तिगत उद्यमीउसे एक कार्यपुस्तिका प्रदान करनी होगी (जिसकी लागत पहले से काट ली जाएगी वेतनकर्मचारी), साथ ही इसमें सभी आवश्यक प्रविष्टियाँ समय पर और सही ढंग से करें।

अक्सर ऐसे विषय आर्थिक गतिविधिअंशकालिक कर्मचारियों को नियुक्त करना पसंद करते हैं। इस मामले में, वे रोजगार रिकॉर्ड में कुछ भी दर्ज नहीं करते हैं, लेकिन व्यक्ति के अनुरोध पर एक प्रमाण पत्र जारी कर सकते हैं, और इसके आधार पर, काम के मुख्य स्थान पर एक प्रविष्टि की जाएगी।

सुयोग्य सेवानिवृत्ति में प्रवेश करने वाले प्रत्येक व्यक्ति को अपने कार्य अनुभव की पुष्टि करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। रूसी संघ के क्षेत्र में, कार्य की अवधि की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज़ एक कार्यपुस्तिका है। हालाँकि, इसकी उपस्थिति अपने आप में बाहर से इसमें मौजूद रिकॉर्ड के दावों की अनुपस्थिति की गारंटी नहीं देती है। पेंशन निधिया अन्य संगठन. ऐसे जोखिमों को कम करने के लिए, हम 2016 में कार्यपुस्तिका भरने के एक नमूने का उपयोग करने की सलाह देते हैं।

श्रम संबंधों का पंजीकरण

प्रदर्शन संबंध नौकरी की जिम्मेदारियां, उस क्षण से उत्पन्न होता है जब नियोक्ता और व्यक्ति एक रोजगार अनुबंध समाप्त करते हैं। यह अनिवार्यता सीधे रूस के श्रम संहिता के अनुच्छेद 16 की सामग्री से आती है।

इस समझौते पर हस्ताक्षर करते समय, नियोजित नागरिक को उद्यम को निम्नलिखित दस्तावेज जमा करने होंगे:

• सामान्य पासपोर्ट. इसे कर्मचारी की पहचान की पुष्टि करने वाले किसी अन्य दस्तावेज़ से बदला जा सकता है;
• कार्यपुस्तिका. यह फॉर्म प्रारंभिक रोजगार पर जमा नहीं किया जाता है, इस मामले में इसे कंपनी द्वारा पूरा किया जाता है;
• एसएनआईएलएस प्रमाणपत्र;
• कर्मचारी की शिक्षा, कौशल और योग्यता के बारे में डिप्लोमा, प्रमाण पत्र, अन्य प्रपत्र;
• सैन्य पंजीकरण दस्तावेज़.

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि केवल कार्यपुस्तिका का सही निष्पादन, नामांकन पर और स्थानांतरण और बर्खास्तगी के मामले में, यह गारंटी देता है कि उसके मालिक को पेंशन की गणना करते समय या कार्य अनुभव की पुष्टि के मामले में कोई समस्या नहीं होगी।

कर्मचारी स्थानांतरण

किसी नागरिक के रोजगार का रिकॉर्ड बनाने के बाद ऐसे कर्मचारी का स्थानांतरण किया जा सकता है।

इस मामले में, नियुक्ति की जानकारी के नीचे व्यक्ति के नए पद पर स्थानांतरण के बारे में एक प्रविष्टि की जानी चाहिए। फॉर्म के संबंधित कॉलम को भरना उसी एल्गोरिदम का उपयोग करके किया जाना चाहिए जैसे नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका तैयार करते समय किया जाता है। सभी जानकारी कालानुक्रमिक क्रम में क्रमांकित है।

कार्यपुस्तिका के स्वामी के पद, वर्ग, योग्यता में वृद्धि का प्रतिबिंब इसी प्रकार किया जाता है।

यदि कोई कर्मचारी शर्तों पर अपने आधिकारिक कर्तव्यों का पालन करता है बाहरी अंशकालिक नौकरी, तो उसे अपने दस्तावेज़ में अपने अनुभव की पुष्टि करने वाले ऐसे कार्य को इंगित करने का अधिकार है।

इस अधिकार का प्रयोग करने के लिए ऐसे नागरिक को अपने मुख्य नियोक्ता से संपर्क करना होगा। आवश्यक शर्तउपरोक्त जानकारी को प्रतिबिंबित करने के लिए एक आदेश की उपस्थिति है। कार्यपुस्तिकाओं को भरने और संग्रहीत करने के नियम केवल वर्तमान नियोक्ताओं को फॉर्म में ऐसी प्रविष्टियाँ करने का अवसर प्रदान करते हैं। व्यक्तियोंजो उद्यमी के रूप में पंजीकृत नहीं हैं, उन्हें फॉर्म में कोई प्रविष्टि करने का अधिकार नहीं है।

पूर्वगामी से यह निम्नानुसार है कि वर्तमान नियोक्ता, न कि वह उद्यम जिसने अंशकालिक आधार पर काम करने के तथ्य को दर्ज किया है, को अंशकालिक कर्मचारी की बर्खास्तगी के बारे में जानकारी दर्ज करनी होगी।

उपरोक्त सभी जानकारी कालानुक्रमिक क्रम में भी दर्ज की गई है।

बर्खास्तगी का रिकॉर्ड

बताते सामान्य एल्गोरिदमकार्यपुस्तिकाओं में प्रविष्टियाँ करते समय, किसी नागरिक की बर्खास्तगी के बारे में जानकारी दर्शाने की प्रक्रिया पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए।

अनुबंध की समाप्ति पर काम के लिए पंजीकरण के विपरीत, ऐसी प्रविष्टि बर्खास्तगी के दिन की जाती है। 2016 में कार्यपुस्तिकाएं भरने के नियमों के अनुसार, प्रासंगिक संबंध की समाप्ति से पहले और साथ ही इन घटनाओं के घटित होने के बाद ऐसी जानकारी दर्ज करना कानून के विपरीत है।

अनुबंध की समाप्ति के कारणों के बावजूद, बर्खास्तगी के आधार को इसमें निहित शब्दों के अनुसार दर्शाया जाना चाहिए श्रम संहितारूसी संघ. अन्यथा संबंधित प्रविष्टि अवैध घोषित कर दी जायेगी।

10 अक्टूबर 2003 के संकल्प संख्या 69 में रूसी संघ के श्रम मंत्रालय द्वारा लागू निर्देशों की धारा 5 में बर्खास्तगी के रिकॉर्ड बनाने के उदाहरण शामिल हैं अलग-अलग आधार पर. हमारी राय में, कार्यपुस्तिका तैयार करने के नियमों में निहित नमूनों के अनुरूप, अन्य कारणों से बर्खास्तगी के रिकॉर्ड बनाए जाने चाहिए।

उपरोक्त जानकारी कालानुक्रमिक क्रम में क्रमांकित है।

महत्वपूर्ण विशेषता, केवल कर्मचारियों द्वारा अपने आधिकारिक कर्तव्यों की समाप्ति के मामलों की विशेषता, कर्मचारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर के साथ जानकारी की शुद्धता को प्रमाणित करने की आवश्यकता है। यह आवश्यकता 16 अप्रैल, 2003 एन 225 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित नियमों के अनुच्छेद 35 में निहित है।

निष्कर्ष में, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस सवाल का जवाब देने के लिए कि यदि कोई कार्मिक अधिकारी नहीं है तो कार्यपुस्तिका कौन भरता है, किसी को नियमों के पैराग्राफ 35 के शब्दों का उल्लेख करना चाहिए। निर्दिष्ट कर्मचारी स्वयं नियोक्ता है, अर्थात, प्रबंधक या आदेश द्वारा ऐसे कार्यों को करने के लिए अधिकृत व्यक्ति नौकरी का विवरण.

एक कर्मचारी जो उचित अधिकारों से संपन्न नहीं है, वह कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियाँ नहीं कर सकता है।