Ortaya çıxan məsələlərin həlli üçün müşavirələrin, sessiyaların, konfransların, iclasların təşkili zəruridir.
İclasın bütün gedişatını qeyd etmək və qəbul edilmiş qərarları göstərmək üçün protokoldan istifadə olunur.
İclasın protokolları
İclas keçirməzdən əvvəl qaldırılan məsələ ilə bağlı lazımi məlumatları toplamaq və iştirak etməli olan subyektlərin dairəsini müəyyən etmək lazımdır. Həmin şəxslər görüşün yeri və vaxtı barədə məlumatlandırılmalı, habelə iclasda iştirak edən bütün şəxsləri qaldırılan məsələ ilə tanış etməlidir.
Protokolun düzgün aparılması üçün onun hazırlanmasına cavabdeh olan şəxsi əvvəlcədən təyin etmək lazımdır. Bu halda, təyin olunan şəxsin səlahiyyətli olması zəruridir yazılı şəkildə və məlumatların qeyd edilməsinin sürətli sürəti. Məlumat həm elektron maşınlardan istifadə etməklə, həm də məlumatları çap mediasında əks etdirməklə qeydə alına bilər. Protokol tərtib edildikdə elektron forma, sonra iclasın sonunda çap edilməli və baxılmaq və imzalanmaq üçün iştirak edən hər kəsə təqdim edilməlidir.
İclas başlamazdan əvvəl iclasda iştirak edən şəxslərin siyahısını, onların mövqelərini, hər bir iştirakçıdan məsələnin həlli layihəsini və ya iclasın məsələsinə dair tezisləri protokol aparan katibə təqdim etmək lazımdır. Bu sənəd katibə protokola daha dəqiq və dolğun məlumat daxil etməyə kömək edəcək.
Protokolun məzmunu
By ümumi qayda Protokol üç hissədən ibarət olmalıdır: başlıq, giriş və əsas.
- təşkilatın adı (tam və qısaldılmış);
- sənədin adı;
- bu protokolun nömrəsi, tərtib olunma tarixi və yeri. Hazırlıq tarixi həmişə iclasın tarixi olmalıdır.
Giriş hissəsində iclasın katibi və iclas üzvləri arasından seçilmiş sədr və gündəliyi göstərilir. Sədr adətən təşkilatın rəhbəri və ya struktur bölməsinin rəhbəri olur. Sonra, əlifba sırası ilə iclasda iştirak edən bütün şəxslər mövqelərini göstərərək əks olunur.
İclasda çoxlu sayda şəxs iştirak etdikdə, onlar protokolun özündə qeyd edilmir, lakin ona iştirak vərəqəsi adlanan əlavədə göstərilir. Hər bir adın yanında görüşə gələn hər bir şəxsin imzasının qoyulması tövsiyə olunur. Ümumi protokolda yalnız iclasda iştirak edən şəxslərin ümumi sayı göstərilir.
Əsas hissədə deyilir:
- iclasda müzakirə olunan məsələlər;
- mesajlar, təkliflər, məruzələr ilə çıxış edən şəxslər (protokolun tam forması saxlanıldıqda məruzənin tam adı, məruzənin adı, məruzənin əsas müddəalarının qısa xülasəsi göstərilir);
- baxılan məsələ ilə bağlı qəbul edilən qərarlar.
İclasın protokolları- müəssisə işçilərinin iclasında baş verən bütün hadisələri qeyd edən sənəd. Bu, ciddi şəkildə məcburi sənəd deyil, lakin bəzi hallarda həqiqətən zəruridir.
FAYLLAR Bu faylları onlayn açın 2 fayl
Protokolun rolu
Statusundan, iş istiqamətindən və ölçüsündən asılı olmayaraq təşkilatlarda iclaslar müəyyən tezlikdə keçirilir. Onlar bir çox cari problemləri həll etməyə, vaxtında götürməyə imkan verir zəruri tədbirlər mürəkkəb məsələləri həll etmək, şirkətin inkişaf strategiyasını müəyyən etmək və s.
Lakin heç də bütün iclaslar protokolla qeydə alınmır və bu qanun pozuntusu deyil. Prinsipcə, şirkətin rəhbərliyi bu sənədi tərtib etmədən hansı iclasların qeyd edilməli olduğunu və hansının keçirilə biləcəyini müəyyən etmək hüququna malikdir.
Protokolun əsas funksiyası iclasda səslənən bütün tapşırıqları, sualları, fikirləri, ən əsası isə kollektiv şəkildə qəbul edilmiş qərarları yazılı şəkildə qeyd etməkdir.
Protokol nə qədər hərtərəfli və təfərrüatlı saxlanılsa, bir o qədər yaxşıdır.
Bir qayda olaraq, şirkətin gələcəyinə birbaşa təsir edən görüşlər üçün protokollar tələb olunur. Həmçinin digər müəssisələrin nümayəndələrinin və dövlət qurumlarının əməkdaşlarının iştirakı ilə keçirilən iclasların protokollarının aparılması tövsiyə olunur.
İclasın keçirilməsi qaydası
Yığıncaq elə bir tədbir deyil ki, necə deyərlər, tələsik keçirilir. Diqqət tələb edir ilkin hazırlıq adətən direktorun xüsusi əmri ilə bu vəzifəyə təyin edilmiş məsul işçi tərəfindən idarə olunur. O yığır zəruri sənədlər, siyahı yazır cari məsələlər Və aktual problemlər həll edilməli olan məsələləri qarşıdan gələn iclasın bütün potensial iştirakçılarını xəbərdar edir və digər hazırlıq işləri görür.
Qeyd etmək lazımdır ki, qarşıdan gələn yığıncaq haqqında məlumat və orada iştirak etmək üçün dəvət almış müəssisənin işçiləri imtina edə bilərlər, lakin yalnız üzrlü və kifayət qədər tutarlı səbəblər olduqda, yığıncaq onların vəzifə öhdəliklərinin bir hissəsidir.
İclasın adətən öz sədri olur, onun gedişinə nəzarət edir, gündəliyi elan edir və səsvermə aparır. Çox vaxt bu, şirkətin rəhbəridir, lakin başqa bir işçi də ola bilər. Bu zaman sədr haqqında məlumat protokola daxil edilməlidir.
Görüşün əvvəlindən orada baş verən bütün hadisələr diqqətlə qeyd olunur. Və bu edilir müxtəlif yollarla: Protokolun aparılması foto və video çəkilişdən istifadəni istisna etmir.
İclas başa çatdıqdan sonra protokol iclasın katibi və sədri, habelə zəruri hallarda onun iştirakçıları tərəfindən imzalanmalı və bununla da ona daxil edilmiş bütün məlumatların düzgünlüyünü təsdiq etməlidir.
Protokolu kim doldurmalıdır?
Protokolların tərtibi funksiyası adətən müəssisənin katibinin və ya bu tapşırığı yerinə yetirmək üçün bilavasitə iclasda təyin edilmiş digər işçinin üzərinə düşür. Eyni zamanda, protokolu saxlamaq üçün seçilmiş şəxs bunun necə və nə üçün edildiyini aydın başa düşməlidir və protokol sənədlərinin yazılmasında ən azı minimal bacarıqlara malik olmalıdır.
Protokolun tərtib edilməsi
Bu gün qanun iclas protokollarının ciddi şəkildə vahid formasını nəzərdə tutmur, buna görə təşkilatlar onları istənilən formada və ya şirkətin uçot siyasətində təsdiq edilmiş modelə uyğun tərtib edə bilərlər. Bununla belə, orada müəyyən məlumatları göstərmək lazımdır:
- sənəd nömrəsi;
- yaradılma tarixi;
- təşkilatın adı;
- müəssisənin qeydiyyatda olduğu yer;
- iclasda iştirak edən şəxslərin siyahısı (o cümlədən onların vəzifələri, tam adları);
- iclasın sədri və katibi haqqında məlumat;
- gündəm (yəni həll edilməli olan məsələlər);
- səsvermə faktı (əgər keçirilmişdirsə) və onun nəticələri;
- görüşün nəticəsi.
Bəzən iclasın başlanması və bitməsinin dəqiq vaxtı (dəqiqələrə qədər) protokola daxil edilir - bu, işçiləri intizam tənzimləməyə və gələcəkdə belə görüşlərə sərf olunan vaxtı optimallaşdırmağa imkan verir.
Lazım gələrsə, iclasın protokoluna bəzi əlavə sənədlər, fotoşəkillər və video sübutlar əlavə edilə bilər. Əgər varsa, onların iştirakı iclasın protokolunda ayrıca bənd kimi əks etdirilməlidir.
Qeyd etmək lazımdır ki, protokol son dərəcə diqqətlə saxlanılmalı, səhvlərə və düzəlişlərə yol verilməməlidir, ona etibarsız və ya bilərəkdən yalan məlumatların daxil edilməsi tamamilə yolverilməzdir. Əgər tənzimləyici orqanlar tərəfindən şirkətin daxili sənədlərinin yoxlanılması zamanı belə məqamlar aşkar edilərsə, şirkət ciddi cəzalandırıla bilər.
Protokolun tərtib edilməsinin əsas qaydaları
Protokol, bir qayda olaraq, bir nüsxədə tərtib edilir, lakin zəruri hallarda onun nüsxələri hazırlana bilər, onların sayı məhdud deyil.
Sənədi bilavasitə tərtib edən şəxs, katib, habelə iclasın bütün üzvləri imzalamalıdır.
ünvanında protokol doldura bilərsiniz sadə vərəq A4 formatında və ya təşkilatın blankında - fərqi yoxdur, əl ilə yazılması və ya kompüterdə doldurulması. 2016-cı ildən bəri şirkətin möhürü ilə təsdiqlənməsi lazım deyil hüquqi şəxslər Qanunla onların sənədlərini təsdiqləmək üçün möhür və ştamplardan istifadə etməmək hüququ var.
Tamamlandıqdan və lazımi qaydada təsdiq edildikdən sonra protokol daxili görüşləri, danışıqları və görüşləri qeyd edən digər möhkəm sənədlərlə birlikdə saxlanmalıdır. Aktuallığını itirdikdən sonra o, saxlanmaq üçün müəssisənin arxivinə göndərilməli, orada qanunla və ya şirkətin daxili yerli aktları ilə müəyyən edilmiş müddət ərzində (ən azı 3 il) saxlanmalı, sonra sərəncam verilə bilər. (bu prosedur da qanunla müəyyən edilmiş qaydada ciddi şəkildə həyata keçirilməlidir) .
Bu yazıda təsvir olunan effektiv görüşlərin məşhur mövzusunu davam etdirəcəyik.
İclas protokollarının nə olduğunu, nə üçün lazım olduğunu və bürokratiyadan enerjili nəticələr əldə etməyə necə keçməyi ətraflı nəzərdən keçirək.
|
Normal giriş |
Mükəmməl giriş |
|
Görüş zamanı hər kəs enerjili şəkildə planlayıcılarına müxtəlif qeydlər yazır. |
Hər kəs onlayn girişin aparıldığı ekrana və ya lövhəyə diqqət yetirir. |
|
Görüşün nəticəsini hər kəs fərqli anlayır |
Hər kəs görüşün nəticələrini eyni dərəcədə başa düşür, arzu olunan nəticəni əldə etmək üçün kim nə etməlidir |
|
İştirakçılar görüşə gəldikdən daha az enerjili ayrılırlar. |
İştirakçılar iclasdan daha enerjili və konkret tapşırıqlara diqqət yetirərək ayrılırlar. |
|
İclasda qəbul edilmiş qərarların icrası məcburi olmayan |
Tamamlanması üçün qəbul edilmiş tapşırıqları yerinə yetirmək öhdəliyi - axırda hamı tapşırığı vaxtında yerinə yetirməyə söz verdiyinizi gördü və eşitdi. |
|
İclasın gündəliyinə əməl edilməməsi və ya olmaması |
Vizual iclasın gündəliyindən sonra |
|
İclasın razılaşdırılmış və imzalanmış protokolları ən yaxşı halda ertəsi gün və daha tez-tez - hətta daha sonra görünür |
Protokol iclasın sonunda razılaşdırılır, çap olunur və dərhal imzalanır! |
|
Qəbul edilən qərarlara nəzarət etmək çox vaxt tələb edir |
Qəbul edilmiş qərarlara nəzarət etmək minimum vaxt tələb edir, çünki onlar korporativ tapşırıqlara nəzarət sistemində izlənilir |
İdeal qeydi adi flipçart vərəqləri və markerlərdən istifadə etməklə və ya daha mürəkkəb və müasir alətlərdən istifadə etməklə təşkil etmək olar. Əsas odur ki, düzgün metodologiyaya əməl edin və oyun qaydalarına əməl edin.
Bu yazıda MindJet Mind Manager istifadə edərək yüzdən çox başa çatmış layihənin nəticələri əsasında hazırlanmış xüsusi iclas protokolu şablonumuzdan istifadə edərək ideal görüş protokolunun yeddi komponentini təhlil edəcəyik.
2. İdeal görüş protokolunun yeddi komponenti
İclasın ideal qeydi belə görünür: iclasın protokolu iclasın özündə razılaşdırılır, çap olunur və dərhal imzalanır. İştirakçılar iclas zalından iş yerlərinə gedəndə onlara tapşırıqlar verilir və çatdıqdan sonra iş yeri, getməlidirlər e-poçt protokolun son variantı, habelə korporativ tapşırıqların idarə edilməsi sistemində icrası üçün ona verilmiş tapşırıqlar. Və bu mümkündür! Gəlin necə olduğunu öyrənək.Ardıcıl protokol və təyin edilmiş həllər əldə etmək üçün biz xüsusi MindJet Mind Manager şablonundan istifadə edəcəyik. Bu, bütövlükdə belə görünür.
Şəkil 1. Ümumi görünüş Onlayn giriş üçün MindJet şablonu
Görüş zamanı onu tədricən doldurmağı məsləhət görürük. Biz uzun illərdir ki, müxtəlif şirkətlərdə güclü görüş mədəniyyətini tətbiq etmək üçün layihələrimiz əsasında bu şablonu yaradırıq. Gəlin sizi bu şablonla daha ətraflı tanış edək.
2.1. Görüşün başlama və bitmə vaxtlarını izləyin Bir çox görüşlər səhv vaxtda başlayır və bitir. Bununla mübarizə aparmağın bir yolu görüşün başlama və bitmə vaxtlarını izləmək və qeyd etməkdir. "Ölçərsən, idarə edərsən" sadə prinsipinə əməl edərək:
Şəkil 2. Təşkilati təfərrüatları daxil edin
Həm də məsləhət görürük ki, görüşə gecikənləri mütləq ayrıca mövzuda qeyd edin ki, hamı bunu görə bilsin. Təsiri sadəcə sehrlidir: heç kim siyahıya gecikmək istəmir. Siz həmçinin statistikanı ümumiləşdirə və ən çox gecikənlərin reytinqini göstərə bilərsiniz.
2.2. Yığıncaq iştirakçılarının rollarını müəyyənləşdirin və paylayın
Ən işləyən və təsirli vasitələrçox vaxt ən sadədir. Təəccüblüdür, lakin doğrudur: əksər görüşlərdə iştirakçılar iştirakçıların rollarını, görüşü səmərəli keçirmək və nəticə əldə etmək üçün kimin və nə etməli olduğunu tam başa düşmürlər.
Şəkil 3. İştirakçıların rollarını bölüşdürün
- İclasın sədri icraya cavabdehdir müəyyən edilmiş qaydalar iclasların hazırlanması və keçirilməsi. Görüşün təsirli və enerjili olub-olmayacağı ondan asılıdır
- İclasın müxbiri – iclas iştirakçılarına aid olan məlumatın yüksək keyfiyyətli və qabaqcadan hazırlanması və çatdırılmasına cavabdehdir.
- İclas iştirakçısı – məsuldur öz-özünə məşq və iclasda fəal iştirak
- İclasın katibi – iclas protokolunun aparılmasına cavabdehdir.
- Energy Guardian – görüşün enerjisinə cavabdehdir. Ofis havasızdırsa, uzun müddət fasilə yoxdursa və ümumi dinamika aşağıdırsa, o zaman enerji saxlayan iclası dayandırmalı və enerji artıran bir tədbir keçirməlidir.
- Bilik qoruyucusu - heç bir dəyərli fikrin itirilməməsi üçün məlumatların qeydinə cavabdehdir. Bir qayda olaraq, katibə bu və ya digər fikri qeyd etmək lazım olduğunu göstərən bu şəxsdir
- Kontekst Mühafizəçisi – Yığıncağın gündəliyinin saxlanmasına cavabdehdir. İclasın gündəliyinin pozulduğu təqdirdə hər kəsə siqnal verir.
- Vaxt saxlayan - iclasın vaxt məhdudiyyətlərinin saxlanmasına cavabdehdir. Məsələnin müzakirəsinin bitməsinə 2 dəqiqə qalmış qərar vermək və nəticəni qeyd etmək vaxtı çatdığını bildirir.
2.3. Məqsədləri müəyyənləşdirin, yığıncaq gündəliyini yaradın
Əksər iclasların adətən yazılı gündəliyi olmur. Bu o deməkdir ki, əksər iştirakçılar ilk növbədə görüşə nə üçün gəldiklərini həqiqətən anlamırlar. Bu, iclasın əvvəlində bütün iştirakçıları daxil etmək üçün çox vaxt itkisinə səbəb olur 
Şəkil 4. Niyə gedirik?
Buna görə də, bu məqsəd üçün xüsusi hazırlanmış MindJet Mind Manager protokol sahəsini dolduraraq gündəliyi göstərin. Həmçinin, 2.1.-ci bənddə göstərilən prinsipə uyğun olaraq, gündəlikdəki məsələyə nə qədər vaxtın nəzərdə tutulduğunu və ona faktiki olaraq nə qədər vaxt sərf edildiyini qeyd etməyi tövsiyə edirik. Siz görəcəksiniz ki, yalnız 3-4 həftəlik məqsədyönlü ölçmədən sonra vaxtında tamamlanan görüşlərin faizi əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşacaq.
2.4. Qərarlarınızı qeyd edin
Növbəti üç nöqtə bir-biri ilə sıx bağlıdır. Bu, görüşün nəticəsi ilə bağlıdır. Ümumiyyətlə, insanlar niyə bir yerə toplaşır? Bundan sonra nə edəcəyini razılaşdırmaq üçün. Bu müqavilələr üç növ ola bilər:- Hər kəsə təsir edən qərarlar
- Xüsusi ifaçılara tapşırılan vəzifələr
- İclasda qaldırılan və görüşdə bir nəticəyə gəlmək mümkün olmayan məsələlər dəqiq həll və ya konkret tapşırıq. Bu, adətən iclasın əhatə dairəsindən kənar məsələ qaldırıldıqda və ya məsələ bu barədə qərarların qəbulu üçün kifayət qədər hazırlanmadıqda baş verir.
Beləliklə, həllər.
Şəkil 5. Qərarların mətnini daxil edin.
Yeni qaydalar, iş prosesləri, təşviqlər, cəzalar, məlumatlar və daha çox şeylər iclasda müzakirə olunur və iclasda iştirak edən hər kəsə şamil olunan qərar şəklində qeyd edilməlidir. Bütün bunları “Qəbul edilən qərarlar” blokunda qeyd etməyi tövsiyə edirik.
2.5. Tapşırıqlar təyin etmək Müdrik Bismarkın dediyi kimi, əgər bir tapşırığın yerinə yetirilməsini istəyirsinizsə, onun yerinə yetirilməsinə yalnız bir şəxs cavabdeh olmalıdır.
Bunu etmək üçün MindJet Mind Manager-də tapşırıqları qeyd etmək üçün bölmədən, həmçinin sağdakı Tapşırıq Məlumatı sekmesinden istifadə edin.
Şəkil 6. Tapşırıqları daxil edin.
Tapşırığın mətni, son tarixi və məsul şəxs olması vacibdir. Bu sahələri doldurduqca məlumatlar ekranda əks olunur və bütün görüş iştirakçıları kimin nəyə və nəyə görə məsuliyyət daşıdığını görürlər.
2.6. Daha sonra müzakirə üçün sualları qeyd edin
Biz assosiativ şəkildə düşündüyümüzə görə, istənilən görüşdə, şübhəsiz ki, iclasın gündəliyində nəzərdə tutulmayan məsələlər ortaya çıxacaq. Əgər bu məsələləri tez bir zamanda həll etmək mümkün deyilsə (məsələn, “üç qeyd” qaydasından istifadə etməklə), onda biz onları “Sonra müzakirə üçün suallar” bölməsində qeyd etməyi tövsiyə edirik.
Şəkil 7. Daha sonra müzakirə üçün sualları yazın.
Bu sualları qeyd etmək çox vacibdir. Əvvəla, iştirakçılar görəcəklər ki, məsələ itirilməyib və bundan sonra mütləq qaldırılacaq. İkincisi, bu, gündəmdəki məsələyə keçməyə imkan verəcək. Üçüncüsü, sualın həlli ritualının özü müzakirə olunan mövzudan digərinə keçməyə imkan verir. Əgər onu qeyd etməsəniz, hər kəs zehni olaraq həll olunmamış məsələ haqqında düşünəcək.
2.7. İclasın qərarlarını razılaşdırın, protokolu çap edin və imzalayın! Tapşırıq nəzarətində tapşırıqlar təyin edin (Microsoft Outlook)
Və ən əsası. İclasın sonunda gündəlik müzakirə olunduqdan, qərarlar qəbul edildikdən, tapşırıqlar verildikdən və müzakirəyə çıxarılacaq məsələlər sonradan qeyd edildikdən sonra nəticələri ümumiləşdirmək lazımdır. Yəni protokoldan alınan qərarları təkrarlayın. Bundan sonra, MindJet Mind Manager proqramı üçün xüsusi Qaydalar oynatma əlavəmizdən istifadə edərək, "Protokol yaradın" düyməsini basın.
düyü. 8. Həlləri Microsoft Word protokoluna ixrac edin və Microsoft Outlook-da tapşırıqlar təyin edin
Və iclasda dərhal çap oluna və iştirakçılar tərəfindən imzalana bilən iclas protokolunu alacaqsınız!
düyü. 9. Avtomatik olaraq alınan Microsoft Word protokolunun nümunəsi.
Və protokollar imzalandıqdan, iclas başa çatdıqdan və bütün iştirakçılar öz iş yerlərinə getdikdən sonra proqramımızın daha bir xüsusiyyətindən yararlanın - korporativ Outlook tapşırıqların idarə edilməsi sistemindən istifadə edərək bütün tapşırıqları 5 saniyəyə təyin edin! Bunu etmək üçün proqramımızın “Sifarişlər təyin et” düyməsini sıxın.
Şəkil 10. Outlook tapşırıqları avtomatik olaraq onlayn giriş proqramından əldə edilir.
Sizə lazım olan tək şey sözlərin düzgünlüyünü iki dəfə yoxlamaq və tapşırıqların hər birində “Göndər” düyməsini sıxmaqdır! İndi hər bir görüş iştirakçısı iş yerinə gəldikdən sonra Microsoft Outlook-da razılaşdırılmış protokol və təyin edilmiş tapşırıqlar alacaq!
3. MindJet Mind Manager şablonumuzla mükəmməl görüşləri özünüz keçirə bilərsiniz!
Sizi yuxarıda təsvir olunan şablonu, eləcə də onun qurulması və istifadəsi metodologiyasını tamamilə pulsuz yükləməyə dəvət edirik! Bunun üçün aşağıdakı formanı doldurmağınız kifayətdir və biz sizə hər şeyi göndərəcəyik!Bu şablon elə konfiqurasiya edilib ki, siz ondan lazımsız blokları silə biləsiniz (məsələn, iclasda “Sonra müzakirə olunacaq suallar” kateqoriyasından heç bir sual yoxdursa) – sadəcə olaraq bu bloku silmək lazımdır, və bu blokun dəqiqələrinin son versiyasında Bu, sadəcə baş verməyəcək.
Rəylər:
Mind Manager-in köməyi ilə görüşlərimiz keyfiyyət və keçirilməsinə sərf olunan vaxt baxımından daha səmərəli oldu. Standartın qaydaları ilə təmin edilən aydın struktur və Mind Manager şablonu şəklində texniki tətbiq görüşlərimizi başqa səviyyəyə qaldırdı. Razılaşdırılmış protokollar dərhal görüşün sonunda görünür. Hesablamamıza görə, layihənin sonunda kollegial orqanların iclaslarının keçirilməsində zehni idarəetmənin tətbiqi ilə bağlı vaxt qazanması həftədə təxminən 2 saat təşkil edib.
Maksim Vladimiroviç Baromenski, İdarə Heyəti sədrinin müavini,
Rusiya Sberbankının Moskva Bankı
İndi görüşlər ölçülə bilən nəticələr və son tarixlərlə konkret qərarlar qəbul edir və görüşdən dərhal sonra Outlook proqramında icraçılara tapşırıqlar verilir. İclasın sonunda iclas protokolları avtomatik olaraq uzlaşdırılır. Mind Manager-də müzakirə olunan məsələlərin icmalı xəritəsi sizə gündəmdən yayınmamağa və konkret məsələ ilə bağlı konkret qərar qəbul etməyə doğru irəliləməyə imkan verir. Təqvimdə əvvəlcədən planlaşdırma və hazırlıq qaydaları sayəsində biz həmişə görüşlərə tam vaxtında başlayırıq və hətta nəzərdə tutulan vaxtdan əvvəl bitiririk!
V.V.SALMIN
BAYKAL BANKININ SƏDRİ
Onu da diqqətinizə çatdırırıq ki, bu əlavə hələlik MindJet MindManager 14.1 versiyası üçün etibarlıdır. Bu əlavə hələ sonrakı versiyalar üçün əlçatan deyil, lakin aşağıdakı formadan istifadə edərək bizə sorğu göndərsəniz, onu Şirkətinizə uyğunlaşdıra bilərik!
Görüşlərinizi effektiv şəkildə qeyd edin!
Hər görüş, görüş və işgüzar görüş protokol prosedurunu tələb edir. Bu materialda nümunə protokolları ətraflı nəzərdən keçirəcəyik, həmçinin onların icrası qaydaları haqqında danışacağıq.
Məqalədən öyrənəcəksiniz:
Hansı hallarda giriş tələb olunur?
Katibliyin bir çox işçisi əvvəlcədən bilir ki, protokolun işlənməsi və tərtib edilməsi uzun və yorucu bir işdir. Bu onunla bağlıdır ki, bu sənədin həcmi bir və ya iki səhifə ilə məhdudlaşmayan çoxlu məlumat ehtiva edir. Bundan əlavə, nümunə protokolun formatının mümkün qədər düzgün olması və sənədin özünün daha məlumatlı olması üçün işə başlamaq lazımdır. bu proses mümkün qədər tez. Bununla belə, bunu etmək üçün, ilk növbədə, bu sənədlərin hazırlanmasının hansı halda tələb olunacağını başa düşmək lazımdır. Bu səbəbdən, protokolun saxlanması lazım olan əsas hadisələri nəzərdən keçirəcəyik (nümunə yükləmək üçün mövcuddur).
Görüş
Məlumdur ki, iclaslardan biridir əsas hadisələr hər hansı bir təşkilatın həyatında. O, ya planlaşdırılmış, həm müəyyən vaxt intervallarında təşkil edilmiş, həm də təcili ola bilər. Hər halda bu hadisənin gedişi iclasın protokolunda qeyd olunmalıdır.
Planlaşdırılmış iclasların (ayda bir dəfə, rübdə bir, yarımildə bir) keçirilməsinin rahatlığı ondan ibarətdir ki, katibin iclasın proqramını əvvəlcədən tərtib etmək, tədbirin gedişini, məruzəçiləri və sualların sayını müəyyən etmək imkanı var. Belə məlumatların olması əvvəlcədən protokol formalarını tərtib etməyə başlamağa imkan verir.
Belə olan halda başa düşmək lazımdır ki, iclas zamanı həmişə aktual məsələlər və həllini tələb edən vəzifələr nəzərdən keçirilir. Bu, məhz protokolun əsasını təşkil edir, daha doğrusu, baxılan məsələlər, qəbul edilən qərarlar, məsul şəxslər və s.
Görüş
var müxtəlif növlər bu hadisədən: kollegial orqanların, səhmdarların, ekspert komissiyasının iclası və s. Üstəlik, bu halda həll edilməli olan cari məsələlərin olması qətiyyən vacib deyil. Əksinə, bir qayda olaraq, görüş daha geniş və uzunmüddətli xarakter daşıyır. Məsələn, bu tədbir zamanı təşkilatın gələcək illər üçün fəaliyyətinin istiqaməti, müəssisənin fəaliyyətinin səmərəliliyinin yekunlaşdırılması və s. Sadəcə olaraq, iclas cari məsələləri həll edir, iclasda baxılır ümumi suallar təşkilatın siyasət və fəaliyyətləri ilə bağlı.
Başa düşmək lazımdır ki, iclas protokolları həm də tədbirin gedişatını qeyd etməlidir. Eyni zamanda, tədbir çərçivəsində qərarlar olmaya bilər, lakin müxtəlif məsələlərin müzakirəsinin gedişi müvafiq sənəddə öz əksini tapmalıdır.
Nəzərə alın ki, hər il yaranan məsələlərə baxılması üçün ekspert komissiyasının iclası mütəmadi olaraq (ildə bir dəfə) keçirilməlidir. Məsələn, işlərin yeni nomenklaturasına baxılması üçün iclas, şəxsi işlərin inventarlaşdırılması, məhv edilməsi üçün ayrılmış sənədlər və s. Bu halda AK-nin qəbul etdiyi hər bir qərar protokolda qeyd edilməlidir, əks halda sənədlərin məhv edilməsinin eyni proseduru fundamental sənəd (bu halda protokol) olmadıqda qanunsuz ola bilər. Eyni zamanda, komissiya iclasının protokolunun forması ildən-ilə faktiki olaraq dəyişməz qala bilər.
Görüş protokolunun nümunəsi
Görüş
İclas protokolu forması görüşün sənədləşdirilməsinə çox bənzəyir. Sənədlər arasındakı əsas fərq tədbirin özündədir: məsul şəxslər iclasda iştirak edərsə, yığıncaq təşkilatın bütün işçiləri arasında keçirilə bilər. Bu səbəbdən tədbir iştirakçılarının sayı həm görüşün auditoriyasından, həm də tədbirin müddətindən bir neçə dəfə çox ola bilər. Bu baxımdan, qeyd cihazlarından istifadə edərək baş verən hər şeyi qeyd etmək məsləhətdir. Sonradan onların əsasında iclas protokolunun əvvəlcədən tərtib edilmiş forması doldurulur.
Nəzərə alın ki, iclasın protokolunda (nümunə aşağıda təqdim olunur) bütün iştirak edənlərin müfəssəl ifadələrini əks etdirməməlidir. Bir qayda olaraq, bu miqyaslı tədbirlərdə qərarlar səsvermə yolu ilə qəbul edilir. Bu halda giriş səslənən suallardan və qəbul edilmiş qərarlarla səsvermənin nəticələrindən ibarətdir.
İclas protokolunun nümunəsi
Həmçinin oxuyun:
Nümunəsini nəzərdən keçirəcəyimiz protokolların hadisə növünə görə fərqlənməsi ilə yanaşı, tam və qısa forması da ola bilər. Onların fərqlərinin nə olduğunu nəzərdən keçirməyi təklif edirik.
Qısa forma
Bu tip giriş müzakirə olunan məsələlər haqqında məlumatları ehtiva edir və qəbul edilən qərarlar. Qısa protokolda çıxış edənlərin və qəbul edilmiş qərarlara görə məsul şəxslərin adları da göstərilir. Qısa formada hadisənin tam gedişatı qeyd olunmur, yalnız müəyyən məsələlər üzrə qərarların qəbulu haqqında məlumat verilir.
Qısa protokol nümunəsi
Tam forma
Bu forma protokol daha çox ehtiva edir ətraflı məlumat tədbirin gedişi haqqında. Deyə bilərik ki, bu halda sənəd bütün hadisəni xronoloji ardıcıllıqla göstərir. Bundan əlavə, tam qeyd həm də iştirakçıların məruzə və çıxışlarının, onların mövqeyinin, fikirlərinin və səsləndirilən sualların ətraflı təqdimatını nəzərdə tutur.
Tam protokol nümunəsi
Stenoqrafiya forması
Təqdim olunan nümunə protokolu hadisənin stenoqramı və ya səs yazısı əsasında tamamlanır. Bu sənədin əhatə dairəsi hadisəni hərfi təsvir etdiyi üçün yuxarıda göstərilən formaları əhəmiyyətli dərəcədə üstələyir. Sadəcə olaraq, tədbir zamanı səslənən bütün bəyanatlar, məruzələr və suallar bu formada qeyd olunur.
Sənədin tərtibi
Nümunə protokol mətnin iki hissəyə bölünməsini nəzərdə tutur: giriş və əsas. Sənəd “sədr” sözü ilə başlayır. O, başlıqdan sonra, böyük hərflə yazılan nişanın sıfır mövqeyindən düz kənarlardan ikiqat intervalla çap olunur. Tiredən sonra sədrin soyadı və baş hərfləri göstərilir. “Katib” sözü də eyni şəkildə yazılır. Məsələn,
Sədr - Matveev V.I. Katib - İvanova S.B.
Aşağıda iştirak edənlərin siyahısı verilmişdir. Daha sonra dəvət olunan şəxslərin adlarını onların vəzifələrini qeyd etməklə sadalamaq lazımdır. Onu da qeyd edirik ki, çoxlu sayda şəxsin iştirak etdiyi genişləndirilmiş iclas və iclaslarda onların tərkibi yalnız kəmiyyətcə göstərilir və sonradan protokola adların siyahısı əlavə edilir.
Protokolun doldurulması nümunəsi gündəlikdəki məsələlərə uyğun olan bölmələrdən ibarətdir. Hər bir paraqrafda aşağıdakı hissələr ola bilər: DİNLƏDİ, DANIŞDI, QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ). Bu sözlər böyük hərflərlə, hər biri yeni sətirdə, ardınca iki nöqtə qoyulur və beləliklə, mətni vizual olaraq parçalayır.
Protokol (rəsm nümunəsi)
Qeydiyyat və qeyd
Yalnız doğru qeydiyyat proseduru protokol (nümunə aşağıda təqdim olunur) qəbul edilməsi üçün əsası görüş, məsləhətləşmə və ya görüş olan qərarların hüquqi qüvvəsini tam təmin edə bilər. Bu halda, qeydiyyat və qeydin əsasları bu proseduru başa düşməyə kömək edəcəkdir.
Protokol nümunəsi kollegial idarəetmənin əsas inzibati sənədidir və demək olar ki, həmişə çox səhifəli sənəd kimi tərtib edilir. Buna görə də birinci vərəqi tərtib edərkən təşkilatın və ya müəssisənin ümumi formasından istifadə etmək lazımdır və protokol üçün nümunə olmadıqda, sənəd A4 kağız vərəqlərində rekvizitlərə uyğun olaraq tərtib edilir. ümumi formanın nümunəsi.
Nəzərə almaq lazımdır ki, nümunə protokol sənədin tərtib edildiyi və icra edildiyi tarixdən deyil, hadisənin baş verdiyi tarixdən başlayır. Görüş bir neçə gün davam edərsə, tarix tire ilə göstərilməlidir, məsələn, 06/12-15/2016. Hər bir sənədə yeni təqvim ilindən başlayaraq tədbirin seriya nömrəsinə uyğun gələn öz nömrəsi verilir. Bu zaman iclasların, konfransların və iclasların sayı bir-birindən ayrı müəyyən edilir. Görüş yeri dedikdə hadisənin baş verdiyi şəhər nəzərdə tutulur.
Aşağıda bir nümunəni yükləyə biləcəyiniz protokol var
Müasir idarəetmə təcrübəsində müxtəlif rütbəli menecerlərin rəhbərliyi ilə iclasların işini sənədləşdirmək üçün iclas protokollarının hazırlanması zəruridir. Protokollar həmçinin iclasların, konfransların və seminarların gedişatını qeyd etmək üçün istifadə olunur. Nümunə və hamısı zəruri qaydalar iclas protokolunun tərtib edilməsi - daha sonra məqaləmizdə.
Bu məqalədə oxuyacaqsınız:
- Təşkilatın iclasının protokolu niyə vacibdir?
- Görüş protokolunun hansı forması daha çox üstünlük təşkil edir?
- Direktorlar şurasının iclasının protokoluna hansı nüanslar daxildir?
- Görüş protokolunun hansı formasından istifadə etməlisiniz?
- Görüşlərin protokolları necə işlənir?
- İclas protokolunun doldurulması nümunəsini haradan tapmaq olar
- İclas protokollarını harada saxlamaq tövsiyə olunur?
Niyə iclas protokollarına ehtiyacınız var?
Kollegial idarəetmə hərəkətinin nəticələrinə dair protokol məsələlərin və qəbul edilmiş qərarların keçmiş müzakirəsini sənədləşdirmək üçün lazımdır.
Partnyorlarınızı təcili yoxlayın!
Siz bunu bilirsiniz Yoxlama zamanı vergi orqanları qarşı tərəflə bağlı hər hansı şübhəli faktdan yapışa bilərlər? Buna görə də işlədiyiniz şəxsləri yoxlamaq çox vacibdir. Bu gün siz partnyorunuzun keçmiş yoxlamaları haqqında pulsuz məlumat ala bilərsiniz, ən əsası isə müəyyən edilmiş pozuntuların siyahısını əldə edə bilərsiniz!
Ev işlərində iclas protokollarının tərtib edilməsi 18-ci əsrin əvvəllərindən tətbiq edilmişdir. Sonra ilk dəfə qərar qəbul etməzdən əvvəl məsələni müzakirə etməyə başladılar. Tarixən protokol belə olmuşdur:
– məlumat sənədi (müzakirənin gedişatını sənədləşdirən);
– inzibati sənəd (müzakirənin nəticələrinə əsasən qəbul edilmiş qərarı təsdiq edən).
Müasir idarəetmə təcrübəsində müxtəlif rütbəli menecerlərin rəhbərliyi ilə keçirilən iclasların fəaliyyətini sənədləşdirmək üçün protokolların tərtib edilməsi təmin edilir. Protokollar həmçinin iclasların, konfransların və seminarların gedişatını qeyd etmək üçün istifadə olunur.
Protokolların tərtib edilməsinin zəruriliyi barədə qərar iclaslarda onları təyin edən rəhbər tərəfindən qəbul edilir. İclas zamanı əvvəllər qəbul edilmiş qərarın aydınlaşdırılması ilə bağlı müəyyən bir məsələ ilə bağlı işçilərə məlumat verilməsi barədə müzakirə aparılarsa, iclas protokolunun tərtib edilməsinə ehtiyac olmaya bilər. Bununla belə, əməliyyat iclasında protokolların hazırlanması da tələb oluna bilər. Bu zaman iştirak edənlərin tərkibi, verilən təkliflər və ya rəylər haqqında məlumatlar qeyd olunur.
İclasda qəbul edilmiş razılaşmaların icrasına necə nail olmaq olar
Aleksandr Şuvalov, baş menecer Tule Center şirkəti, Moskva
Hətta hüququ ilə görüşün təşkili, müəyyən edilmiş qaydalara, gündəmə və konstruktiv inanclara riayət etməklə, tələb olunan nəticə heç də həmişə təmin edilmir - şirkət heç vaxt görüş baş tutmamış kimi fundamental dəyişikliklər həyata keçirə bilmir. Bu problem işçilərin tənbəlliyindən yaranmır. Görüşdə razılaşmanın qeydə alınmaması kimi ciddi problemi xatırlamaq lazımdır.
Belə ki, nəticədə iclasdan sonra verilən göstərişlər və qərarlar sadəcə olaraq havada asılı qalır. Bir çoxları bütün məlumatları gündəliklərə yazdığımızı iddia edərək etiraz etməyə hazırdır. Ancaq işçinin bir şeyi "unutduğu", qeyd etmədiyi və ya qarışdırdığı vəziyyətlər çox yaygındır. Görüşdən sonra insan görüşdə müzakirə olunan məlumatları unudur.
Buna görə də iclas protokolunun tərtib edilməsi mənə çoxdan tanış olub və məcburi qayda. Bu məqsədlə katib müvafiq kursu bitirmişdir. Bütün görüşlərin protokollarını arxivimizdə saxlayırıq.
Görüşdən sonra bütün işçilərə təlimatları xatırlatmaq lazımdır - e-poçt və ya CRM sistemindəki qeydlər və şirkətdə istifadə olunan digər proqramlar.
İclas protokolunu xüsusi blankda saxlamalıyam?
Ofis idarəçiliyinə dair ədəbiyyatda ümumi formada iclas protokollarının tərtib edildiyi bir bəyanat var. Bununla belə, protokolların və digər sənədlərin tərtib edilməsinin ümumi forması bütün şirkətlər tərəfindən istifadə edilmir. İlk növbədə, orqanlar tərəfindən istifadə olunur dövlət hakimiyyəti və yerli hökumətlər. Axı, normativə görə hüquqi aktlar– bu orqanlar gerbin təsviri olan blanklardan (dövlət, subyektin gerbi) istifadə etməlidirlər. Rusiya Federasiyası və ya bələdiyyə), mətbəə üsulu ilə hazırlanmışdır. Digər təşkilatların hüququ var müstəqil seçim iclas protokolları üçün blankların hazırlanması üsulu.
Şirkət iclas protokolları üçün çap formaları ilə işləmirsə, seçim kompüterləşdirilmiş forma şablonlarının xeyrinə edilir - xüsusi forma şablonları ilə işləmək daha rahatdır - məktublar, təlimatlar, əmrlər, qeydlər, protokollar və s. sənədlərin növləri.
Bu halda ümumi forma tələb olunmur. Formalar üçün şablonlar hazırlamaq üçün standart 6.30-2003 “Vahid sənədləşdirmə sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədlərin hazırlanmasına dair tələblər” (bölmə 4 “Sənəd formalarına olan tələblər”).
İclas protokolunu necə tərtib etmək olar
1) Protokolun başlıq hissəsi. O, aşağıdakı detalları ehtiva edir:
- təşkilatın tam adı;
– sənədin növü (PROTOKOL);
- nömrə və tarix;
– protokolun tərtib olunduğu yer;
- mətnin başlığı.
Təşkilatın adı hüquqi forması ilə birlikdə göstərilməlidir. O, təşkilatın rəsmi adına (təşkilatın əsasnaməsində və ya nizamnaməsində göstərilmişdir) uyğun olmalıdır. Hüquqi formanı abreviatura kimi deyil, tam şəkildə göstərmək lazımdır.
- Satış Təlimi: Başlamazdan əvvəl Nəyi Bilməlisiniz
Əgər şirkətin rəsmi qeydiyyatdan keçmiş qısaldılmış adı varsa, onu aşağıdakı sətirdə göstərmək olar tam adı– mötərizədə. Şirkətin daha yüksək təşkilatı varsa, sonuncunun adı sənədi tərtib edən təşkilatın adının üstündə göstərilir (qısaldılmış formada tövsiyə olunur).
Məsələn:
ictimai korporasiya
“Mətbuatın yayılması, emalı, toplanması” agentliyi
("Rospechat" ASC Agentliyi)
“Yeni Texnologiyalar” Qapalı Səhmdar Cəmiyyəti
Protokolun tarixi iclasın keçirildiyi gündür. İclasın müddəti bir neçə gündürsə, iclasın əvvəlindən sona qədər olan tarixlər protokolun tarixində göstərilir (və yalnız protokolun imzalanma tarixi ilə məhdudlaşmır), bir neçə dəfə tərtib edilə bilər. iclasın özündən günlər sonra).
Protokollar təqvim ili ərzində nömrələnir, ona görə də protokolun nömrəsi (indeksi) iclasın seriya nömrəsi ilə təmsil olunur. Cəmiyyəti təşkil edən hər bir protokol qrupu üçün ayrıca təyin edilir - idarənin iclaslarının protokolları, səhmdarların ümumi yığıncaqlarının protokolları, işçi qüvvəsinin iclaslarının protokolları və texniki şuranın iclaslarının protokolları ayrıca nömrələnir.
Tərtib olunma yeri - onun göstərilməsi iclasın başqa yerdə keçirildiyi hallarda vacibdir məhəllə, və şirkətin olduğu yerdə deyil, tərtib yeri inzibati-ərazi bölgüsü nəzərə alınmaqla göstərilir, yalnız ümumi qəbul edilmiş abbreviaturaya icazə verilir.
Protokolda mətnin başlığında kollegial fəaliyyət növü (iclas, konfrans, iclas və s.) və əsas işdə kollegial orqanın adı göstərilir. Məsələn, əmək kollektivinin iclasları və ya struktur bölmələrinin rəhbərlərinin iclasları.
Başlıq hissəsinin detalları açısal və ya uzununa yerləşdirilə bilər. Seçmək hüququ uyğun variantşirkət tərəfindən saxlanılır.
2) Mətnin giriş hissəsi. Başlıqdan sonra iclasın sədrinin və katibinin baş hərflərini və soyadlarını daxil edin. Nəzərə almaq lazımdır ki, protokolda sədrlik edən şəxs iclası aparan vəzifəli şəxsdir ştat cədvəli onun mövqeyi mətndə göstərilmir.
Katib iclasın təşkilinə, onun fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinə, protokolun tərtibinə və verilməsinə cavabdehdir. İclasın katibinin vəzifəsi üzrə katib olması vacib deyil. Axı bu rəsmi vəzifə işçi üçün əlavə ola bilər. Davamlı həyata keçirilirsə, onu tənzimləmək lazımdır iş təsviri. Bu iş birdəfəlik tapşırıq kimi yerinə yetirildiyi təqdirdə menecer tərəfindən işçiyə həvalə edilir.
Sədr – Pankov Yu.P.
Katib – Egorova D.L.
Hazırda: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.
Dəvət olunub: 15 saylı ASC SMU-nun icraçı direktoru Şuvalov T.B., ASC 14 saylı SMU-nun maliyyə direktoru Osmanova M.T.
“Təqdim edildi” sözündən sonra yeni sətirdə əlifba sırası ilə iclasda iştirak edən şirkət rəsmilərinin baş hərflərini və soyadlarını yazırıq. Qurumun vəzifəli şəxsləri iclasda iştirak etmək üçün dəvət olunduqda, onlar vəzifəsi göstərilmədən əlifba sırası ilə (soyad və baş hərflər) “Dəvət olunmuşlar” bölməsində qeyd edilməlidir. İclasda digər təşkilatların nümayəndələri iştirak etdikdə şirkətlərin vəzifələrini və adlarını da göstərmək lazımdır.
Görüş iştirakçılarının və iştirak edənlərin siyahısı bir sətir intervalı ilə çap olunur. Sonra boş sətir qalır və gündəm bir sətir intervalı ilə çap olunur. Mətnin əsas hissəsini 1,5 sətir intervalı ilə çap etmək adətdir.
- Xidmət müqaviləsi: nümunə, tipik səhvlər
İştirakçıların siyahısının tərtib edilməsi katibin səlahiyyətindədir. Siyahı menecerin göstərişi ilə əvvəlcədən tərtib edilir. Bu siyahı rəsmi şəxslərin faktiki mövcudluğundan asılı olaraq tədbirin keçirildiyi gün düzəldilir.
Genişləndirilmiş (15 nəfərdən çox şəxsin iştirakı ilə) və ya daimi fəaliyyət göstərən kollegial orqanın iclasının protokolu tərtib edildikdə, iştirakçıların adları qeyd edilmir, lakin onların ümumi sayı göstərilir. Bu kəmiyyət qeydiyyat məlumatları əsasında müəyyən edilir - bu halda qeydiyyat siyahısı protokola əlavələrə daxil edilir. Bu halda iclasın protokolunda aşağıdakı məlumatlar əks olunur:
Hazırda: 19 nəfər (siyahı əlavə olunur).
Protokolun giriş hissəsində gündəliyi göstərilir. Gündəliyin məzmunu iclası təyin edən və onun keçirilməsinə də cavabdeh olan rəhbər tərəfindən müəyyən edilir. Əgər bu sənəd iclasdan əvvəl yayılıbsa, onda ondan məlumatlar protokola ötürülməlidir.
- Müəssisənin dövriyyə aktivləri: konsepsiya, idarəetmə və təhlil
Gündəlikdə çıxış edənlərin adları və bu məsələlərin müzakirəsi ardıcıllığı dəqiqləşdirilməklə tədbirdə müzakirə olunacaq məsələlər yer alıb.
Hər bir bənd üzrə protokolda məruzəçinin baş hərfləri və soyadı göstərilməlidir.
Gündəliklər:
1) İnformasiya təhlükəsizliyi qaydalarının təsdiq edilməsi haqqında.
İnformasiya şöbəsinin müdiri R. Doroninanın məruzəsi.
2) Ştat cədvəlinə dəyişiklik edilməsi haqqında.
Baş direktorun müavini I. N. Sergeevin çıxışı
3) Mətnin əsas hissəsi
Şirkət iclasının protokolu mətnin təqdimat formasından asılı olaraq tam və qısa ola bilər. Protokolun formaları bir-birindən yalnız iclasın gedişatının işıqlandırılmasının dolğunluğuna görə fərqlənir. Bu formalar dizayndakı fərqləri ifadə etmir:
Qısa protokol – bu sənəd qeyd edir:
– iclasda müzakirə olunan məsələlər;
– çıxış edənlərin (məruzəçilərin) adları;
- qəbul edilmiş qərarlar;
Bu protokol adətən aşağıdakı hallarda saxlanılır:
– iclas stenoqrafik və ya diktofona yazıldıqda;
– operativ iclas zamanı müzakirənin gedişatını təfərrüatlandırmadan qərarın müəyyənləşdirilməsinə mühüm əhəmiyyət verilir.
Təşkilatın iclasının qısa protokolu məsələnin müzakirəsinin gedişini, verilən şərhləri, rəyləri və ya inzibati hissənin - idarəetmə qərarının işlənib hazırlanması prosesini müəyyən etməyə imkan vermir.
Tam protokol iclas iştirakçılarının məruzə və çıxışlarının məzmunu, səslənən bütün fikirlər, səslənən suallar, şərhlər, iradlar və mövqelər daxil olmaqla, baş verənlərin ətraflı mənzərəsini sənədləşdirmək üçün nəzərdə tutulub.
Nəticə etibarı ilə, tam protokol müzakirə olunan hər bir məsələ üçün üç hissənin olmasını nəzərdə tutur - “DİNLƏDİ”, “DANIŞILDI”, “QƏRAR EDİLDİ” (“QƏRAR EDİLDİ”). Qısacası, yalnız ikisi var: “DİNLƏDİ” və “QƏRAR EDİLDİ” (“QƏRAR EDİLDİ”).
Mətnin əsas hissəsi gündəliyə daxil edilmiş məsələlərin sayına uyğun gələn bölmələrin sayını ehtiva edir. Bölmələr ona uyğun olaraq nömrələnir. Hər bölmə tam protokol üçün 3 hissədən ibarətdir - “DİNLƏDİ”, “DANIŞILDI”, “QƏRAR EDİLDİ” (“QƏRAR EDİLDİ”). Qısa protokol 2 hissədən ibarətdir. Bu sözlər sol kənardan böyük hərflərlə çap olunur.
Protokolun mətnində “DİNLƏDİ” sözündən sonra əsas məruzəçinin adları və təşəbbüsləri göstərilməlidir. genitativ hal, nitqinin cızıqlanmış qeydini təsvir edir. Bir qayda olaraq, təqdimat keçmiş zamanda 3-cü şəxs təkində verilir. Əgər yazılı məruzə hazırlanıb katibə təqdim edilibsə, “hesabatın mətni əlavə olunur” qeydi ilə yalnız məruzənin mövzusu protokol kimi təyin edilə bilər. Bir misala baxaq:
1. DİNLƏNDİ:
Petrova V.Yu - satış şöbəsinin 2015-ci ilin 4-cü rübünün iş planının icrasının yekunları haqqında.O qeyd edib ki, plan 100 faiz yerinə yetirilib.
1. DİNLƏNDİ:
Petrova V. Yu. – məruzənin mətni əlavə olunur.
Protokolda “DANIŞDI” sözündən sonra müzakirə iştirakçılarının soyadları və baş hərfləri göstərilməlidir. Protokolun mətnindəki hər bir soyad və inisiallar nominativ halda yeni sətirdə çap olunur.
Çıxışların yazıları soyaddan sonra göstərilir, tire ilə ayrılır və üçüncü tək şəxslə verilir. Bu hissədə həmçinin hesabat zamanı və ya başa çatdıqdan sonra səslənən suallara cavablar göstərilməklə verilmişdir.
İclasda müzakirələr və ya suallar olmadıqda, “DANIŞAN” hissəsi çıxarılır; Ola bilsin ki, bu, həm də gündəmdəki bəzi məsələlərə baxanda tam qeyd olsun.
“QƏRAR EDİLDİ” (və ya “QƏRAR EDİLDİ”) sözündən sonra gündəlikdəki müvafiq məsələnin qərar hissəsinin mətni verilir. Bir məsələ ilə bağlı bir neçə qərar qəbul edilərkən onlar ərəb rəqəmləri ilə nömrələnməlidir. Birinci rəqəm maddənin nömrəsini, ikinci rəqəm qəbul edilmiş qərarın nömrəsini göstərəcək.
Xüsusilə, 3-cü bənd üzrə qərarlar qəbul edilərsə, onlar 1.1, 1.2 və 1.3 kimi göstəriləcəkdir.
2-ci məsələ üzrə yalnız bir qərar qəbul edilərsə, 2 deyil, 2.1 göstərilir.
1.1. Satış işçilərinin ixtisaslarının artırılması üçün proqram hazırlayın tam ştatlı mütəxəssislər 2009-cu ilin 2-ci rübündən 03/03/2009-a qədər olan şirkətlər. Məsul – kadrlar xidmətinin rəhbəri Uşakov L.B.
1.1. HR xidmətinin rəhbəri L.B.Uşakov 2009-cu ilin 2-ci rübü üçün şirkətin tam ştatlı mütəxəssislərindən istifadə etməklə satış işçilərinin ixtisaslarının artırılması üçün proqram hazırlamaq. Son tarix: 03/03/2009.
İclas protokollarının tərtib edilməsinin adi təcrübəsinə əsasən, səsvermənin nəticələrinin qeydə alınması nəzərdə tutulmur. Baxmayaraq ki, səsvermə aparılıbsa, bu, aktual bənddə öz əksini tapmalıdır. Ümumi yığıncaqların protokolları bir çox xüsusiyyətləri ehtiva edir - qərarlar üzrə səsvermə məlumatlarını əks etdirərkən, bu qərarların hesablama komissiyasının protokolunda, həmçinin protokolda qeyd edilməsi ümumi yığıncaq səhmdarlar. Bir misala baxaq:
1.1. A.E. Fedorovun namizədliyi təsdiq edilsin. Şirkətin maliyyə direktoru vəzifəsinə.
1.1. 2014-cü il üzrə illik hesabatı, balans hesabatını, mənfəət və zərər haqqında hesabatı təsdiq etmək; 2015-ci il üçün inkişaf planı və ən vacib vəzifələrin siyahısı.
Səsvermənin nəticələri: “lehinə” – 78 səs (97,5%) ümumi sayı iclasda iştirak edən səslər); “QARŞI” – yox; “BƏTƏRDİR” – 2 səs (iclasda iştirak edənlərin ümumi səslərinin 2,5%-i). Qərar 78 səslə qəbul edilib. Hesablama komissiyasının 2 saylı protokolu əlavə olunur.
İclas protokolunun hüquqi qüvvəsi varmı?
İclasda çəkilmiş stenoqrafik, əlyazma və ya səs yazıları əsasında protokol tərtib edilir. İclasdan sonra katib qeydləri yenidən yazır, göstərilən tələblərə uyğun formatlaşdırır və redaktə edilməsi üçün iclasın sədrinə təqdim edir. Bu qayda nəzərə alınmaqla protokol imzalanır və qüvvəyə minir rəsmi sənəd.
Protokolun hüquqi qüvvəsi - etibarlılığı, rəsmiliyi, mübahisəsizliyi icra qaydalarından asılıdır. Standart tərif təklif edir: “hüquqi qüvvə ona məlumat verən rəsmi sənədin mülkiyyətidir mövcud qanunvericilik, onu vermiş orqanın səlahiyyətləri və qeydiyyatın müəyyən edilmiş qaydası.” Göstərilən qeydiyyat qaydalarına əməl edildikdə, təşkilatın iclasının protokolu 2 nəfər - sədr və katib tərəfindən imzalandıqda hüquqi qüvvəyə malikdir.
Təşkilatın iclasının protokolu daxili sənəddir, ona görə də, bir qayda olaraq, onun üzərində möhür yoxdur.
Təşkilatın iclasının protokolu bir neçə səhifədə tərtib edilirsə, ikinci və sonrakı səhifələri nömrələmək lazımdır. Səhifə nömrələri ərəb rəqəmləri ilə “səhifə” (səhifə) sözü göstərilmədən, dırnaq, defis və digər işarələrdən istifadə edilmədən daxil edilir.
Protokolun hazırlanması üçün son tarix nədir?
Ümumi qayda təklif edir ki, iclas protokolunun hazırlanması müddəti beş gündən çox olmamalıdır. İclas protokolunun hazır olması üçün konkret tarix iclasa sədrlik edən rəhbər və ya daimi fəaliyyət göstərən kollegial orqanın sədri tərəfindən müəyyən edilə bilər. Protokolun tərtib edilmə müddəti kollegial orqanın əsasnaməsi ilə müəyyən edilə bilər.
Bununla belə, bəzi növlər üçün aydın müddətlər müəyyən sənədlərə əsasən.
İclas zamanı qəbul edilmiş qərarlar ya poçtla, ya da bütün protokolun surətləri, ya da qərar hissəsindən çıxarış şəklində işçilərə çatdırılmalıdır. İşçilərin tanışlığı kiçik şirkətlər bəzən protokolla birlikdə baxılmaq üçün vərəqə tərtib edilərək imza əleyhinə aparılır.
Hazırlıq digər inzibati sənədlərlə qəbul edilmiş qərarlar əsasında da tətbiq olunur - məsələn, şirkət rəhbərinin əmri və ya kollegial orqanın qərarı.
İclas protokollarını əlaqələndirmək üçün iPad istifadə edirəm
İlya Alyabushev, IDeside məhsul direktoru, menecerlər, analitiklər və tərtibatçılardan ibarət paylanmış komandaların formalaşdırılması sahəsində biznes məsləhətçisi, Moskva
Tərəfdaşlarla görüşün protokollarını razılaşdırarkən iPad-dən istifadə edirəm. Sənədin hər bir paraqrafına şərh yazarkən mən PDF Converter və PDF Expert proqramlarından istifadə edirəm. Birincinin köməyi ilə bir sənədi poçtla PFD formatına çevirə bildim, ikincisi şərh yazmaq üçün çox əlverişlidir. Tərəfdaşlar, əlbəttə ki, PDF faylındakı şərhlərə təəccübləndilər - onlar bir proqramda təklifləri oxumalı, digərində isə sənədə dəyişikliklər etməli idilər.
İclas protokolundan çıxarış necə hazırlanır
İclasın sənədləşdirilməsinin ümumi təcrübəsi protokoldan çıxarışların tərtib edilməsidir. Protokoldan çıxarışdır dəqiq surətiçıxarışın tərtib olunduğu gündəliyin məsələsinə aid olan ilkin protokolun mətninin hissələri. Bu zaman formanın bütün təfərrüatları, mətnin giriş hissəsi, çıxarışın hazırlandığı gündəm məsələsi, onun müzakirəsi və qərarının müzakirə olunduğu mətn əks etdirilir.
Protokoldan çıxarış yalnız şəhadətnamənin tərtibinə cavabdeh olan katib tərəfindən imzalanır. Orada çıxarışı təsdiq edən şəxsin vəzifəsini, şəxsi imzasını, soyadını, tarixini və baş hərflərini göstərən “Doğrudur” sözü var. Protokoldan çıxarış başqa təşkilata təqdim edilmək üçün verilirsə, o, möhürlə təsdiqlənməlidir.
Görüş protokollarını harada və necə saxlamaq olar
İclas protokollarının saxlanması müəyyən bir şirkətdə qəbul edilmiş ofis işinin formasından asılıdır. Mərkəzləşdirilmiş ofis idarəçiliyi ilə iclas protokollarının saxlanması katiblə, ofis idarəetmə xidmətində mümkündür. Mərkəzləşdirilməmiş qeydlərin idarə edilməsi çərçivəsində saxlama yeri şirkətin strukturu ilə müəyyən edilir - adətən iclaslar keçirən məmurların katibliklərindən istifadə olunur.
Protokollar işlərin nomenklaturasına uyğun işlərə tərtib edilir, lakin istənilən halda kollegial orqanın adından və ya keçirilən iclasın növündən asılı olaraq onları ayrıca işlərdə formalaşdırmaq lazımdır.
Rəhbərliyin iclasları Baş direktor tərəfindən keçirilir. Şirkətin strukturunda baş direktorun rəhbərlik etdiyi ekspert şurası yaradılıb. İclasların və ekspert şurasının protokolları 2 ayrı faylda tərtib edilməlidir.
Protokollar üçün müxtəlif növlər daimi saxlama müddəti ilə xarakterizə olunur. Bunlara kollegial protokollar daxildir icra orqanı, nəzarət-təftiş orqanları, ekspert, elmi, metodiki şuralar, təşkilat rəhbərləri ilə görüşlər, səhmdarların, səhmdarların ümumi yığıncaqları.
Müəllif və şirkət haqqında məlumat
Aleksandr Şuvalov, Tule Center şirkətinin baş direktoru, Moskva. 1993-cü ildə Moskvanı bitirib dövlət institutu beynəlxalq münasibətlər. O, karyerasına Böyük Britaniyada Boeing-də başlayıb. Kembric Universitetində MBA dərəcəsi alıb. 1998-ci ildə Rusiyaya qayıtdıqdan sonra o, böhran əleyhinə menecer kimi Saratov Yağ Zavoduna rəhbərlik edib. 1999-cu ildən - Anhel GmbH şirkətlər qrupunun rəhbəri. 2008-ci ildən Novotex tekstil holdinqində milli satışların rəhbəridir. 2009–2010-cu illərdə – LloydsBankingGroup investisiya fondunun icraçı direktoru (London).
İlya Alyabushev, IDeside məhsul direktoru, menecerlər, analitiklər və tərtibatçılardan ibarət paylanmış komandaların formalaşdırılması sahəsində biznes məsləhətçisi, Moskva. Yujno-Uralskini bitirib dövlət universiteti. IDeside şirkətinə qoşulmazdan əvvəl Astra - System Technologies holdinqində layihələrin işlənib hazırlanmasına nəzarət edib, yaradılmasında iştirak edib. mürəkkəb sistemlərşəhərlərdə təhlükəsizlik monitorinqi. Beynəlxalq ScrumAlliance assosiasiyasından sertifikat almışdır.
