„Pracovní kniha pro zaměstnání - vzorové vyplnění“ - tuto otázku může položit ve vyhledávači i poměrně zkušený personalista, který vyplňoval sešity více než jednou. Jaké jsou hlavní nuance sestavení odpovídajícího vzorku v roce 2018 a kde si jej můžete stáhnout, zjistíte v níže uvedeném materiálu.

Registrace sešitu při ucházení se o zaměstnání: sled akcí personalisty

Pojďme si prostudovat posloupnost, ve které by měl specialista z HR oddělení zaměstnávající společnosti zaznamenávat zaměstnání zaměstnance do své pracovní knihy.

Před vyplněním sešitu se musí personalista ujistit, že do této doby byla podepsána dohoda mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem a že byl vydán příkaz vedoucího společnosti k přijetí osoby. Poté, vybavený perem s černým, modrým nebo fialovým inkoustem, může personalista vyplnit sešit.

Optimální sled akcí pro personalistu je následující:

• vyplnění sloupce 3 hlavní části sešitu - „Informace o práci“;
• vyplnění sloupce 1 příslušné části;
• vyplnění sloupce 2;
• vyplnění sloupce 4.

Tato posloupnost, jak často ukazuje praxe ruských personalistů, umožňuje minimalizovat chyby při práci se sešitem.

Pokud se osoba uchází o práci poprvé, bude muset personalista také vyplnit titulní stranu dokumentu.

Podívejme se nyní podrobněji na vlastnosti provádění každé akce. Začněme vyplněním titulní strany sešitu – shodněme se, že je to potřeba.

Vyplnění sešitu při ucházení se o zaměstnání: titulní strana

Vyplnění titulní strany sešitu by nemělo být složité. Zaznamenává:

• příjmení, jméno, patronymie, datum narození zaměstnance (ve formátu XX.XX.XXXX, jako v pasu);
• vzdělání zaměstnanců (diplom, certifikát);
• jeho povolání nebo specializaci v souladu s dokumentem, který uděluje specializaci nebo kvalifikaci (dále v článku budeme tuto nuanci zvažovat podrobněji);
• datum dokončení dokumentu;
• podpis zaměstnance;
• podpis zaměstnance personálního oddělení společnosti, ve které je sešit vystaven - co nejčitelnější ( ideální varianta pro personalistu - zadejte své příjmení ručně);
• firemní pečeť.

Vyplnění titulní strany sešitu: nuance

Při vyplňování titulní stránky sešitu existuje řada nuancí. Nejprve byste měli věnovat pozornost skutečnosti, že:

• Personální pracovník, který podepisuje sešit, musí mít příslušné oprávnění, formalizované příkazem ředitele společnosti (pokud tomu tak není, musí dokument podepsat ředitel);
• normu, podle které mají ruské právnické osoby od dubna 2015 právo nepoužívat pečeť ve své práci (článek 2 zákona ze dne 6. dubna 2015 č. 82-FZ), Rostrud nedoporučuje rozšířit na řízení pro vyplnění sešitu (dopis Rostrud ze dne 15. května 2015 č. 1168- 6-1), takže v každém případě musíte pečeť, a pokud ji nemáte, měli byste si ji vytvořit.

V tomto případě musí být použití pečeti společností legitimováno uvedením informací o pečeti v zakládací listině organizace.

Výše jsme poznamenali, že titulní strana sešitu může obsahovat informace o profesi nebo specializaci zaměstnance. Podkladem pro zápisy do příslušného sloupce musí být doklad potvrzující, že osoba má potřebné kompetence. Nemusí to být vždy diplom vysokoškolské vzdělání, protože pozice, kterou osoba zastává, nemusí nutně odpovídat kvalifikaci získané na univerzitě. Pokud má zaměstnanec například bakalářský titul z fyziky a chce se stát asistentem inženýra bezpečnosti práce, pak musí mít atestaci na odpovídající pozici – a teprve poté bude moci personalista provést zápis do profese sloupec na titulní straně sešitu. Do té doby nesmí být tento sloupec vyplněn.

Chcete-li něco změnit na titulní stránce sešitu, musíte:

• přeškrtněte předchozí informace souvislou vodorovnou čarou;
• vstoupit nové informace mírně vyšší nebo na stejném řádku s předchozími údaji);
• na straně sešitu vedle obálky zaznamenejte záznam odrážející podstatu provedených změn (např. „Příjmení bylo změněno na příjmení takové a takové na základě oddacího listu“).

Formuláře nových sešitů se zpravidla prodávají s hologramy, které je nutné na sešit nalepit a slouží k ochraně určitých informací zaznamenaných v dokumentu: po vložení nelze hologram odstranit, aniž by došlo k poškození dokumentu. Zákon neukládá zaměstnavatelům hologramy používat, ale s jejich pomocí můžete ochránit například číslo sešitu, podpis jeho majitele nebo zaměstnávající firmy.

Vyplnění sešitu při žádosti o zaměstnání: zadání údajů do sloupce 3 „Informace o pracovním místě“

Ve sloupci 3 hlavní části sešitu se v prvním dostupném řádku nahoře zaznamená celý a zkrácený název zaměstnávající společnosti. Pokud má personalista k dispozici firemní razítko, ve kterém jsou uvedeny oba údaje, můžete jej použít a vytisknout si tak odpovídající údaje do sešitu.

Na dalším dostupném řádku, který se nachází pod těmi, ve kterých je napsán název společnosti, je název pozice najatého zaměstnance uveden jako součást fráze „najato na pozici“. Pokud je v pracovní smlouvě uvedeno, ve které organizační složce společnosti zaměstnanec pracuje, pak se informace o tom zapíší také do odpovídajících řádků ve sloupci 3. Pokud ne, není třeba o tom nic zapisovat do sešitu.

Údaje uvedené v pracovním sešitu v části „Informace o práci“ a nesouvisející s propouštěním by neměly být ověřovány žádnými podpisy ani pečetěmi. Informace, které jsou zaznamenány v dokumentu při propuštění zaměstnance, jsou zase ověřeny podpisy zaměstnance HR a odstupujícího zaměstnance a také pečetí společnosti.

Vyplnění sloupce 1

Po vyplnění sloupce 3 části „Informace o pracovní pozici“ můžete přistoupit k zadávání informací do sloupce 1 příslušné části. Zaznamená do sešitu pořadové číslo záznamu. Musí být o jedno více než odpovídá předchozímu záznamu. Úplně první záznam v sešitu - o najímání osoby prvním zaměstnavatelem - by měl mít číslo 1, druhý (například odrážející skutečnost propuštění) - 2. Nový zaměstnavatel bude muset vyplnit sešit pomocí sériové číslo 3 a následující čísla.

Pořadové číslo záznamu v sešitu je zaznamenáno v řádku naproti prvnímu řádku, počínaje informací ve sloupci 3 obsahujícím název pozice zaměstnance, tj. naproti frázi „najato na pozici“.

Vyplnění sloupce 2

Po vyplnění sloupce 1 by bylo optimální zadat údaje do sloupce 2 části „Informace o práci“ sešitu.

Sloupec 2 zaznamenává skutečné datum nástupu do práce přijatého zaměstnance - od prvního dne jeho nástupu do práce. Nemusí se nutně shodovat s tím, který je uveden v objednávce, nebo odpovídat datu, kdy personalista vyplnil sešit.

Datum přijetí zaměstnance se zaznamená do řádku umístěného na stejné úrovni jako řádek, který označuje pořadové číslo záznamu v sešitu (ve sloupci 1), a řádek, od kterého se začínají zadávat informace o pozici zaměstnance ( ve sloupci 3).

Vyplnění sloupce 4

Dalším úkonem personalisty je vyplnění sloupce 4 části „Informace o práci“. Všechno je zde docela jednoduché. Je nutné zadat slovo „Objednávka“ do řádku naproti tomu, ve kterém je přítomna fráze „najato na pozici“, a poté uvést datum a číslo odpovídajícího dokumentu potvrzujícího skutečnost, že byl zaměstnanec přijat.

Vyplnění sešitu při ucházení se o zaměstnání: další nuance

Pojďme si prostudovat, jaké další nuance jsou typické pro postup při vyplňování sešitu personalistou při žádosti o zaměstnání.

• vhodnost indikace celé jméno Individuální podnikatel, pokud má zaměstnavatel vhodné právní status(tj. do prvního pole sloupce 3 napíšeme „Osobní podnikatel Ivanov Petr Sergejevič“);
• nepřípustnost jakýchkoli zkratek při psaní textu na stránky sešitu;
• nutnost zadávat informace pouze do prázdných polí sešitu (neměly by obsahovat žádné nápisy ani stopy po pečeti předchozího zaměstnavatele).

Kde si mohu stáhnout ukázky hotových sešitů?

Odborníci našeho portálu pro vás připravili samostatný soubor se vzorovými stránkami sešitu, který odráží specifika vyplňování tohoto dokumentu při žádosti o zaměstnání zaměstnance, s přihlédnutím k nuancím, o kterých jsme hovořili výše. Vzor vyplnění sešitu při žádosti o zaměstnání v roce 2018 je ke stažení na níže uvedeném odkazu.

Jak navrhnout vložku v pracovní kniha, dozvíte se z článku .

Výsledky

Sešit je dokument, který je důležité udržovat bez chyb. To platí pro zaznamenávání jakýchkoli informací v něm, včetně těch, které odrážejí postup při ucházení se o zaměstnance do práce. Tento postup může zahrnovat postupné vyplnění několika oddílů a sloupců sešitu.

Další nuance toku dokumentů v personálním řízení můžete studovat v článcích:

Rozvinutý regulační požadavky a koncepty, na které se musí každý zaměstnavatel spolehnout. Zákoník práce je právní moc za předpokladu splnění stanovených náležitostí. Hlavní rozlišení jsou definována v Ch. 10 a 11 zákoníku práce Ruské federace a čl. 66 definuje základy práce.

Důležitá jsou Pravidla a pokyny, které definují požadavky na vedení a uchovávání knih a také doslovné normy pro vyplňování a provádění zápisů do nich.

Ukázka vyplnění sešitu pro zaměstnání:

Pokud mladý odborník získá zaměstnání po studiu na vysoké škole nebo po absolvování vysoké školy nebo technické školy, registrace se provádí po předložení diplomu stejným způsobem.

Chcete-li přímo uvést podrobnosti o práci, musíte vytvořit následující právní řetězec:

1. Uchazeč o zaměstnání sepíše zaměstnavateli žádost, kterou podepíše.
2. Na základě podepsané přihlášky je vyhotovena objednávka.
3. Na základě objednávky je proveden zápis do evidence práce.

Uvedené informace se střídavě zapisují do čtyř sloupců, z nichž každý tvoří nezávislou skupinu dat. Zadané informace by se neměly nijak lišit při prvním náboru a u osob, které dříve pracovaly. Prvenství záznamu je určeno pouze pořadovým číslem zadaného údaje.

Vyplnění sešitu při ucházení se o zaměstnání - ukázka:

Při náboru se před sjednáním schůzky zadává název organizace; Absence razítka na informacích o přijetí je dána spoléháním se na ustanovení Pokynů (č. 69), uvedených v odstavci 3.1.

1. Do prvního sloupce zadejte sériové číslo položky. Pečlivě zkontrolujte, zda pokračuje v číslování od předchozího záznamu.
2. Do druhého zadejte datum.
3. Třetí sloupec obsahuje hlavní základní záznam. Zde zadejte informaci o tom, kde (ve které divizi podniku) je evidován příchod s názvem pozice. Záznam je proveden stručně a jasně s použitím znění přijatého v pokynech (bod 3.1). Pozice se musí striktně shodovat s oficiálním názvem.
4. Do posledního čtvrtého sloupce zadejte název dokladu „objednávka“ a jeho odchozí údaje: číslo a datum vystavení. Tímto příkazem byla osoba zaměstnána na pozici, kterou předpokládal záznam.

Přečtěte si, co dělat, když je vaše organizace přejmenována.

Mějte to na paměti Je nutné zadat datum pronájmu, tedy uvést den, kdy zaměstnanec na základě příkazu začne plnit své povinnosti. Nezaměňujte jej se dnem, kdy byl zápis do knihy proveden.


Datum zápisu do knihy bude uvedeno na titulní straně při prvním zahájení evidence pracovního poměru, ale v informaci o práci - pouze den uvolnění (Příloha 3 Pravidel).

Datum přijetí do zaměstnání uvedené ve druhém sloupci záznamu o zaměstnání se vždy shoduje s informacemi v tomto ohledu:

• v objednávce,
• v pracovní smlouvě.

Sebemenší nesrovnalost v tomto ohledu se může stát problémem jak pro majitele díla, tak pro toho, kdo pochybil. Jakákoli chyba však musí být okamžitě opravena. Zároveň nepřeškrtávejte chybný údaj ani jinak neopravujte datum, jedná se o závažný přestupek. Postupujte následovně:

1. Zadejte další sériové číslo.
2. Označte, že záznam pod odpovídajícím číslem je neplatný a zde pod stejným číslem zadejte správné informace.

Například:

• „Záznam číslo 45 je neplatný
• Přijat na pozici kuchař 3. kategorie od 11.11.2011.“
• Zadejte pořadí pro správné zadání.

Věnujte pozornost nejdůležitějším nuancím:

1. Název organizace se zadává před zadáním pořadového čísla a data, to znamená, že zápis končí o řádek výše, než jsou zadány základní údaje.
2. Při číslování se před aktuální číslo sériového čísla neumisťuje „0“.
3. Veškeré informace a formulace se musí shodovat s údaji z objednávky, kterou je osoba přijata. Ale v porodnici mají stručnější prezentaci (článek 10 Pravidel).
4. Při zápisu do knihy se nepoužívají interpunkční znaménka: tečky a čárky.
5. Informace neuvedené v pokynech nejsou součástí TC.
6. Při záznamu se používají pouze arabské číslice.

Práce na směny

Při práci na směny nebo na směny, jakož i v jiných případech, může první pracovní den zaměstnance připadnout na den pracovního volna osoby oprávněné k evidenci práce. Tento bod by vás neměl trápit. V souladu s předpisy může provedení zápisu do evidence práce splnit do týdne, ale ne později.

V tomto případě tedy nespěchejte se zadáním předem, je lepší vše formalizovat v klidné atmosféře po dni volna a v tuto chvíli se zaměstnanec usadí na pracovišti.

Zaměstnanec, který odpracoval méně než 5 dnů, není dle situace povinen provést zápis do evidence pracovního poměru.

Pokud se váš nový zaměstnanec po provedení zápisu a přihlášení do práce stále nedostaví pracoviště– lze zrušit smlouvu i zadané údaje. Aby zrušení mělo status právního precedentu, Musíte shromáždit dokumenty potvrzující tuto skutečnost, což mohou být:

• potvrzení o nepřítomnosti v práci;
• memorandum vedoucího katedry.

Zrušit najímání lze provést samostatnou objednávkou, do 5 pracovních dnů od data přijetí bezohledného pracovníka. V tomto případě:

1. Do prvního sloupce se umístí nové sériové číslo, například 7.
2. Druhý sloupec obsahuje datum, které odpovídá datu v příkazu ke zrušení pracovní smlouvu. To se shoduje s prvním plánovaným, ale nikdy nedokončeným dnem vydání.
3. V dalším sloupci napíšete: „zápis číslo 6 je považován za neplatný z důvodu zrušení pracovní smlouvy“.
4. Do posledního sloupce uveďte odchozí údaje objednávky, která zrušila pracovní smlouvu.

Jaký je termín pro provedení zápisu do sešitu o náboru? V souladu s článkem 10 Pravidel se informace o práci zapisují do zákoníku práce nejpozději do 7 dnů ode dne přijetí do zaměstnání. V tomto případě může být datum na titulní straně knihy pozdější než v informacích o díle. To je normální, nenechte se tímto nesouhlasem obtěžovat. Pokud je osoba zaměstnána poprvé, pak na základě článku 8 Pravidel zadávejte informace v její přítomnosti.

Zápis do zákoníku práce má některé rysy, pokud se přijímání provádí převodem. Při náboru musí vámi zadaným údajům předcházet přesný záznam o propuštění s odkazem na převod do vaší organizace.

Tyto zápisy se provádějí na základě žádostí, které evidují zaměstnavatelé, z nichž jeden zaměstnance propouští a druhý jej přijímá.

Na základě přihlášek jsou vypracovány příkazy, které zahrnují skutečnosti propouštění a přijímání do pracovního poměru v pořadí převodu. Na jejich základě se provede následující zápis:

1. Název vaší společnosti.
2. Pořadové číslo záznamu následující za předchozím.
3. Datum přijetí, které se shoduje s datem propuštění z předchozího pracoviště s rozdílem 1 dne, s výjimkou případů víkendů, které mohou určit rozdíl 2-3 dnů.
4. Informace o náboru, které uvádějí, že nábor se provádí v pořadí převodu z organizace (podniku), jejíž název musí být uveden celý. Je zde také uvedena pozice, hodnost a další potřebné údaje.
5. Odkaz na pronájem objednávky v objednávce převodu.

Mějte prosím na paměti, že za žádných okolností nepřidávejte pracovní záznam o přijetí, pokud není záznam o propuštění. Pokud se organizace, ve které subjekt pracoval, zhroutila bez provedení příslušných záznamů, má možnost obnovit zákonný obsah zákoníku práce provedením postupů pro uznání práva na záznam, to však není v kompetenci příslušného orgánu. zaměstnavatel.

Závěr

Vypracování technické dokumentace je zodpovědná práce, která se opírá o různé nuance. Zaměstnavatel a pověřená osoba jsou povinni je dostatečně znát, aby neničili pracovní kariéru zaměstnance a nedostali se do koloběhu soudních sporů.

Udělaných chyb by se měl vyvarovat každý přístupné způsoby. A pokud se vyskytnou, je nutné je korigovat všemi povolenými způsoby, aniž bychom po sobě zanechali nedořešené situace.

Mějte na paměti, že k zápisu v zákoníku práce připojíte svůj podpis, který vás po celou dobu nezbaví odpovědnosti pracovní činnost zaměstnanec.

Představujeme hotové vzorky vyplňování sešitů v roce 2019, které jsou připraveny v přísném souladu se zákoníkem práce Ruské federace.

Trudovics začal pokutovat účetní a personalisty za chyby při vyplňování sešitů. Časopis „Zjednodušený“ pomůže opravit chyby bez sankcí:

Pravidla pro vyplňování sešitu v roce 2019

Pokyny pro vyplňování sešitů schválilo ministerstvo práce sociální rozvoj RF ze dne 10. října 2003 č. 69.

Podle návodu:

• Data ve všech sekcích musí být zadána arabskými číslicemi (den a měsíc – dvě číslice, rok – čtyři číslice).

Pokud byl například zaměstnanec přijat 25. prosince 2017, do sešitu se zapíše: „25. 12. 2017“

• pero, gel popř kuličkové peročerná, modrá nebo fialová
• redukce nejsou povoleny

Například "pr." místo "objednávka" atd.

• v sekcích „Informace o práci“ a „Informace o oceněních“ není dovoleno škrtat dříve provedené záznamy (i když jsou neplatné)

I malý překlep v pracovním výkazu je důvodem, proč penzijní fond nezapočítává délku služby zaměstnance, podívejte se, jaké chyby mohou být v článku nebezpečné.

Jak opravit chybu v sešitu

Pokud je nutné změnit jakýkoli záznam, za posledním uveďte následující pořadové číslo, datum vytvoření nového záznamu a do sloupce 3 napište: „Záznam s číslem takovým a takovým je neplatný“.

Poté je třeba zadat požadované údaje. Například: „Přijat pro takové a takové povolání (pozice).“ Poté se ve sloupci 4 opakuje datum a číslo příkazu (pokynu) nebo jiného rozhodnutí zaměstnavatele, jehož zápis byl do sešitu chybně zapsán, nebo datum a číslo příkazu (pokynu) popř. je uvedeno jiné rozhodnutí zaměstnavatele, na jehož základě je proveden správný zápis.

Stejným způsobem je zneplatněn záznam o převedení na jinou zakázku apod.

Pokud je záznam o propuštění v sešitu neplatný

Pokud je v sešitu záznam o propuštění nebo převedení na jiného stálé zaměstnání, následně prohlášen za neplatný, je na základě písemné žádosti zaměstnance vystaven duplikát sešitu, aniž by byl do něj proveden zápis, který byl prohlášen za neplatný.

V tomto případě je v pravém horním rohu první stránky duplikátu sešitu vytvořen nápis: „Duplikovat“.

Na první stránce (titulní stránce) předchozího sešitu je napsáno: „Namísto toho byl vydán duplikát“, s uvedením jeho série a čísla.

Elektronické pracovní sešity

O myšlence přechodu na elektronické sešity se diskutuje již delší dobu, protože je zřejmé, že papírový sešit je nepohodlný jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Penzijní fond Ruské federace navíc ročně tráví obrovské množství času přenosem informací z pracovních záznamů a jejich zpracováním. Na základě výše uvedeného jsme došli k závěru, že elektronický dokument je skutečně dobrým řešením.

Vláda Ruské federace hodlá povolit používání „běžných“ i elektronických sešitů. Každopádně přechod bude probíhat postupně a stále zůstane vyplňování sešitů na papíře aktuální problém v roce 2019.

Ukázky vyplňování sešitu v roce 2019

Pracovní doklad je orazítkován, pouze pokud je k dispozici.

Jak napsat formulaci do sešitu

PRÁVO: Propuštěn z důvodu snížení stavu organizace, odst. 2 části 1 81 ZP. Ruská federace

ŠPATNĚ: Propuštěn z důvodu snížení počtu zaměstnanců organizace, doložka 2, část 1, čl. 81 zákoníku práce Ruské federace

Design titulní strany

Přední strana vyplněná organizací (IP), jejíž práce byla první v životě zaměstnance. Na titulní stranu je potřeba napsat celé jméno zaměstnance, datum narození, vzdělání, profese, datum vyplnění sešitu, podpis zaměstnance a podpis osoby, která vede personální evidenci ve firmě (personalista, účetní , manažer nebo samostatný podnikatel).

Provádění změn na titulní stránce

Chcete-li provést změny na titulní straně, přeškrtněte nesprávné a napište správný nápis vpravo podle našeho vzoru. Uveďte datum a podpis.

Najímání

Nábor se provádí takto. Do levého sloupce zadejte číslo záznamu a datum. Do sloupce „informace o náboru...“ napište celý název a zkratku organizace nebo jednotlivého podnikatele.

Příklad:

• Společnost s ručením omezeným "Alfa" (LLC "Alpha")
• Samostatný podnikatel A.A. Petrov (IP A.A. Petrov)

Přesuňte se na jinou pozici

Převod na jinou pozici je formalizován objednávkou. Podívejte se na vzorník níže.

Výpověď na vlastní žádost zaměstnance

Propuštění je formalizováno v přísném souladu se zákoníkem práce Ruské federace. V tomto případě musíte napsat, na základě kterého článku zákoníku práce Ruské federace byl zaměstnanec propuštěn. Pokud zde uděláte chybu, zaměstnanec může výpověď napadnout u soudu. Nápis nelze zkrátit.

Znění by mělo být následující: Pracovní smlouva byla ukončena z podnětu zaměstnance, ustanovení 3 části 1 článku 77 zákoníku práce Ruské federace.

Pod tímto nápisem je podpis personalisty a podpis zaměstnance.

Upozorňujeme, že při propuštění je do knihy vložen podpis personalisty a zaměstnance.

Propouštění z důvodu snížení počtu zaměstnanců

Pro propouštění z důvodu snížení počtu zaměstnanců by mělo být znění následující: Propuštěn z důvodu snížení počtu zaměstnanců organizace, odstavec 2 části 1 článku 81 zákoníku práce Ruské federace

Chyba v názvu společnosti

V sešitu uvedete celý a zkrácený název firmy formou záhlaví - před záznam o zaměstnání (Pokyn č. 69). Nesrovnalosti v názvu je třeba opravit, aby penzijní fond nepřipravil zaměstnance o senioritu ve vaší společnosti. Název v knize se může lišit od zakládací listiny, pokud společnost provedla změny v Jednotném státním rejstříku právnických osob nebo zadala nesprávné informace.

Společnost změnila svůj název. Napište, že organizace byla přejmenována, a uveďte podrobnosti o dokumentu, na jehož základě společnost změnila název.

Spletli jste si jméno. Pokud jste před sjednáním schůzky vyplnili špatné jméno, zrušte zadání. Chcete-li to provést, vytvořte záznam bez čísla označujícího, že v názvu byla chyba (viz ukázka 6 níže). Nesprávný nadpis nelze přeškrtnout.

Každý zaměstnanec, když je zapsán mezi zaměstnance podniku nebo organizace, čelí takovému postupu, jako je sestavení pracovní knihy.

Tento dokument musí obsahovat všechny údaje o tom, kde, kým a jak dlouho daná osoba pracovala. Evidence sešitu začíná nejdříve jeho vydáním zaměstnavatelem. Poté se v každém následujícím podniku (při změně zaměstnání) provedou potřebné záznamy v dokumentu.

Struktura a obsah sešitu

Tento dokument provází člověka po celý jeho pracovní život. Na základě jejích záznamů můžeme vyvodit závěr o vzdělání, dovednostech a zkušenostech specialistky. Kromě toho postup registrace sešitu zahrnuje zveřejnění informací o oceněních, pobídkách nebo disciplinární sankce, které byly u zaměstnance uplatněny.

Je třeba poznamenat, že údržbu sešitu provádí pouze zaměstnanec personálního oddělení nebo zaměstnanec podniku, kterému jsou přiděleny odpovídající funkce. Zároveň musí být vlastník knihy upozorněn na všechny nové záznamy v dokumentu.

Jak se ukládají pracovní sešity a formuláře k nim

Stát vydává zvláštní formuláře pro vedení evidence práce. Dostávají se do podniků a jsou skladovány v souladu s poměrně přísným řádem:

• Úložným místem by měla být ohnivzdorná skříň.
• Zaměstnavatel je povinen zajistit bezpečnost a neporušenost tiskopisů. Skříň se proto zamyká na klíč a mají do ní přístup pouze zaměstnanci, kteří mají oprávnění pracovat s pracovními knihami.
• Vydávání tiskopisů se provádí se souběžným zápisem příslušných záznamů do ohlašovací dokumentace.

Registrace a vydání dokladu

V souladu s právními předpisy Ruské federace si člověk nemůže sám kupovat formuláře sešitů. Jsou poskytovány přímo společnostem nebo zaměstnavatelům, kteří mají postavení samostatného podnikatele.

Když se mezi zaměstnanci objeví zaměstnanec, pro kterého je toto první místo výkonu práce, musí se zaměstnavatel postarat o jeho vydání požadovaný dokument. Za registraci nového sešitu odpovídá pracovník personálního oddělení (nebo jiná pověřená osoba).

Postup pro evidenci sešitů

Úkony pracovníků personálního útvaru s tiskopisy a doklady patřící zaměstnancům podniku se evidují v knize příjmů a výdajů. Zde by mělo být uvedeno, kdo, komu a z jakého důvodu byly písemnosti předány (je-li třeba sešit sešit, vydat přílohu nebo je potřeba přijmout k uložení). Přílohy jsou další stránky pro sešity, které jsou zcela vyplněny. Jejich chování podléhá stejným normám. Aby byla vložka uznána jako plnohodnotná součást dokumentu, musí být všita do sešitu.

Při přípravě knihy pro záznam údajů o pohybu práce a vložek pro ně byste se měli postarat o její firmware a těsnění.

Proč žádat o pracovní sešit?

Doklad potvrzující praxi a kvalifikaci zaměstnance může mít skvělá hodnota již ve fázi rozhovoru. Mnoho zaměstnavatelů preferuje jeho studium souběžně s vedením ústního pohovoru. Dále, když je sešit dokončen, odráží všechny významné změny doprovázející pracovní činnost zaměstnance:

• Nábor na konkrétní pozici.
• Přestup na jiné oddělení.
• Povýšení nebo snížení.
• Změna postavení (například převedení zaměstnance na dohodu o výkonu práce na dobu neurčitou nebo zařazení brigádníka mezi stálé zaměstnance).
• Ocenění a propagační akce.
• Disciplinární sankce, které sloužily jako základ pro odvolání z funkce.
• Propuštění.

Existují typy pracovních činností, které nemusí být zohledněny v sešitu (například vykonávání některých částečných úvazků). Zaměstnanec by měl vědět, že má právo požádat vedoucího, aby tyto údaje uvedl ve svém dokumentu. Zaměstnavatel mu to nemůže odmítnout.

Zatímco původní sešit je uložen v podniku, není vydán zaměstnanci. Může však nastat situace, kdy osoba potřebuje potvrdit skutečnost, že je zaměstnána, nebo prokázat seznam podniků, ve kterých pracoval. Poté lze vytvořit výpis z dokumentu nebo jeho úplnou kopii.

Správná registrace pracovní knihy dává osobě právo na potvrzení o důchodu. Při výpočtu výplaty důchodu pojišťovna studuje informace uvedené v pracovní smlouvě.

K získání zahraničního pasu jsou mimo jiné potřebné informace o místě výkonu práce. Pro některé kategorie zaměstnanců může být cestování do zahraničí zakázáno kvůli riziku prozrazení utajovaných informací.

Registrace sešitu: pravidla a termíny

Bez ohledu na to, zda zakládají nový sešit nebo zápisy do již existujícího, zaměstnavatelé požadují od budoucích zaměstnanců určité dokumenty:

• Občanský průkaz (pas).
• Osvědčení o vzdělání nebo diplom.
• Certifikáty o absolvovaných kurzech (pokud existují).
• Vojenský průkaz (pro občany odpovědné za vojenskou službu).
• Oddací list (pokud se v důsledku toho změnilo příjmení).

Lhůta pro vydání sešitu při nástupu do zaměstnání je omezena zákonem. Není to více než pět dnů od okamžiku, kdy zaměstnanec začal plnit své pracovní povinnosti.

Pokud zaměstnavatel tuto lhůtu poruší, měl by se připravit na právní důsledky. To platí naprosto pro všechny pracující, dokonce i pro ty, kteří nedosáhli plnoletosti.

V souladu se zákonem mohou být občané zaměstnáni od 14 let. V tomto případě však musí zaměstnavateli poskytnout dopis od rodičů nebo opatrovníka s povolením k práci.

Kopie pracovních záznamů

Při ztrátě nebo poškození dokladu může zaměstnanec po zaměstnavateli požadovat vydání nového.

K tomu by měl napsat žádost o sešit. Označuje důvod absence dokumentu. Je třeba poznamenat, že stejné prohlášení slouží jako základ pro vydání pracovního povolení na prvním pracovišti osoby.

Důvody pro vstupy

První sestavení sešitu (ukázka titulní stránky je umístěno níže) zahrnuje vyplnění polí týkajících se osobních údajů o osobě.

Zaměstnanec personálního oddělení k tomu využívá podklady, které mu byly poskytnuty. V ostatních případech, než se jeden nebo druhý záznam objeví v sešitu, vedoucí vydá odpovídající příkaz.

Pokud se bavíme o přijetí do firmy nebo o převedení zaměstnance na jiné oddělení, pak má zaměstnanec personálního oddělení sedm dní na provedení zápisu do evidence práce. Při propuštění je dokument sepsán v den vystavení příkazu a předán majiteli.

Nehledě na to, že pořadí naznačuje vše podrobné informace o přijetí nebo převodu (s dostupností zkušební doba a další podrobnosti), tyto informace nemají vliv na přípravu sešitu. Ukázka zadaných údajů:

• Najmuto.
• Převedeno na jinou pozici.
• Přidělená kvalifikace, platový tarif, hodnost (které konkrétně).
• Oceněno, povzbuzeno.
• Vyhozen.

To znamená, že by měl být uveden pouze důvod záznamu a datum objednávky. Jakýkoli volně dostupný příklad návrhu sešitu přesně ilustruje tento princip vyplňování polí dokumentu.

Gramatické nuance

Podle zákona musí být data v záznamech práce uváděna pouze arabskými číslicemi.

Totéž platí pro přidělování pořadových čísel: každý nový záznam má své vlastní číslo, počínaje tím, které bylo provedeno při prvním zápisu sešitu, a konče zápisem výpovědi z posledního pracoviště.

Všechny informace musí být prezentovány co nejúplněji, to znamená, že pracovník HR oddělení nemůže zkracovat slova.

Provádění oprav a oprav chyb v dokumentu

Dělání chyb je přirozeným jevem při vedení jakékoli dokumentace. Mohou být spojeny s používáním nespolehlivých zdrojů informací (neaktuální data, nedostatek úplných informací) nebo mohou být mechanické povahy (překlepy, překlepy, gramatické chyby).

K nápravě zjištěné chyby může pracovník HR použít několik metod:

1. Škrtnutí špatného slova a napsání nového nad nebo pod řádek.
2. Vytvoření nového záznamu, který zruší nesprávný záznam.

Pokud si zaměstnanec změnil příjmení nebo přijal nové povolání, to znamená, že údaje uvedené na titulní straně práce musí být změněny. To se provádí pomocí metody přeškrtnutí (první metoda). Souběžně s uvnitř na obalech je uvedeno jméno a číslo dokumentu, který se stal podkladem pro změny, podpis osoby, která údaje vložila, a pečeť společnosti.

Pokud je registrace sešitu při ucházení se o zaměstnání doprovázena zjištěním chyb ve správě dokumentů provedených v předchozím podniku, je jejich oprava možná zaměstnancem společnosti, která zaměstnance najímá ke svým zaměstnancům. Tento postup vypadá takto:

1. Vytvořte nový záznam a přidělte mu další pořadové číslo.
2. Uveďte datum, kdy je oprava provedena.
3. Napište frázi „číslo záznamu je považováno za neplatné“.
4. Zadejte správné informace.
5. Je uvedeno číslo objednávky, která sloužila jako základ pro chybné zadání.

Reflexe pracovních činností vedoucích zaměstnanců

Registrace pracovní knihy ředitele je povinným postupem pro všechny podniky bez ohledu na formu vlastnictví, protože na základě provedených záznamů bude poté vydán důchodový certifikát. Postup údržby tohoto dokumentu pro manažera má specifické nuance a je složitější než příprava sešitu při najímání zaměstnanců střední a nižší úrovně. Ve většině případů může režisér provést všechny potřebné záznamy sám.

Vystavení sešitu po propuštění zaměstnance

Když je zaměstnanec z toho či onoho důvodu propuštěn z firmy, jeho doklad se mu vrátí. Sestavení sešitu (vzor je uveden níže) při propouštění zaměstnance zahrnuje provedení záznamu obsahujícího důvod odchodu a také číslo odpovídající objednávky.

Při formulaci důvodu musí zaměstnavatel použít příklady uvedené v zákoníku práce (dle dle libosti dohodou stran při likvidaci podniku). Většina běžná příčina se stává výpovědí z vlastní vůle, registrace sešitu je v tomto případě upravena standardními požadavky.

Doklad je vydán zaměstnanci do tří dnů po skončení jeho posledního pracovní den. V případech, kdy zaměstnavatel nemůže předat písemnost bývalému podřízenému z důvodu jeho nepřítomnosti, musí zaslat doporučený dopis s vyrozuměním na adresu bydliště zaměstnance. Pokud osoba dala písemný souhlas, může jí být sešit zaslán poštou. Stejně se postupuje v případě, že zaměstnanec zemřel, a dokument musí být předán jeho příbuzným.

V situacích, kdy doklad není odebrán, jej firma uchovává dva roky (na personálním oddělení, nikoli však společně s jinými knihami). Poté je na 50 let přenesen do archivu, poté je zničen.

Pokud je zaměstnavatel individuální podnikatel

Od roku 2006 mají jednotliví zaměstnavatelé povinnost provádět zápisy do sešitů svých zaměstnanců. Jejich práva jsou tedy stejná jako práva právnických osob.

Při najímání osoby, která nikdy předtím nikde nepracovala, individuální podnikatel musí mu poskytnout pracovní sešit (jehož náklady budou odečteny od prvního mzdy zaměstnanec), jakož i včas a správně v něm provádět všechny potřebné záznamy.

Často takové předměty ekonomická činnost raději najmout zaměstnance na částečný úvazek. V tomto případě do evidence práce nic nezapisují, ale mohou na žádost osoby vydat potvrzení a na jeho základě bude proveden zápis na hlavním pracovišti.

Každý člověk, který vstupuje do zaslouženého důchodu, stojí před nutností potvrdit si své pracovní zkušenosti. Na území Ruské federace je dokument potvrzující dobu práce pracovní sešit. Jeho přítomnost však sama o sobě nezaručuje absenci nároků na záznamy v něm obsažené zvenčí. Penzijní fond nebo jiné organizace. Pro minimalizaci takových rizik doporučujeme použít vzor vyplnění sešitu v roce 2016.

Evidence pracovněprávních vztahů

Výkonnostní vztahy pracovní povinnosti, vznikají okamžikem uzavření pracovní smlouvy mezi zaměstnavatelem a fyzickou osobou. Tento imperativ vyplývá přímo z obsahu článku 16 zákoníku práce Ruska.

Při podpisu této dohody musí zaměstnaný občan předložit podniku následující dokumenty:

• obecný pas. Může být nahrazen jiným dokumentem potvrzujícím totožnost zaměstnance;
• pracovní kniha. Tento formulář se při nástupu do zaměstnání nepředkládá, v tomto případě jej vyplňuje společnost;
• certifikát SNILS;
• diplom, osvědčení, jiné formuláře o vzdělání, dovednostech a kvalifikaci zaměstnance;
• vojenské registrační dokumenty.

Je třeba mít na paměti, že pouze správné provedení sešitu, a to jak při zápisu, tak v případě převodů a propouštění, zaručuje, že jeho majitel nebude mít problémy při výpočtu důchodu nebo v případě potvrzení o pracovních zkušenostech.

Převod zaměstnanců

Po provedení záznamu o zaměstnání občana lze takového zaměstnance převést.

V tomto případě by měl být pod informací o náboru proveden záznam o převedení osoby na novou pozici. Vyplnění odpovídajících sloupců formuláře musí být provedeno pomocí stejného algoritmu jako v případě sestavení sešitu při žádosti o zaměstnání. Všechny informace jsou očíslovány v chronologickém pořadí.

Odraz zvýšení hodností, tříd, kvalifikace majitele sešitu se provádí podobným způsobem.

Pokud zaměstnanec plní své úřední povinnosti za podmínek externí brigáda, pak má právo takovou práci označit ve svém dokladu potvrzujícím jeho praxi.

Pro uplatnění tohoto práva musí takový občan kontaktovat svého hlavního zaměstnavatele. Požadovaný stav k vyjádření výše uvedených informací je přítomnost objednávky. Pravidla pro vyplňování a ukládání sešitů poskytují možnost provádět takové záznamy ve formulářích pouze současným zaměstnavatelům. Jednotlivci, neregistrovaní jako podnikatelé, nemají právo provádět jakékoli zápisy do formulářů.

Z výše uvedeného vyplývá, že informace o propuštění pracovníka na částečný úvazek musí zadat současný zaměstnavatel, a nikoli podnik, který zaznamenal skutečnost, že pracuje na částečný úvazek.

Všechny výše uvedené informace jsou rovněž zadávány v chronologickém pořadí.

Záznam o propuštění

Popisování obecný algoritmus při zapisování do pracovních sešitů by měla být zvláštní pozornost věnována postupu pro odrážení informací o propuštění občana.

Na rozdíl od registrace do práce při ukončení smlouvy se takový záznam provede v den propuštění. Podle Pravidel pro vyplňování sešitů v roce 2016 je zadávání takových údajů před ukončením příslušného vztahu i po vzniku těchto událostí v rozporu se zákonem.

Bez ohledu na důvody ukončení smlouvy by měly být důvody výpovědi uvedeny v souladu se zněním obsaženým v zákoníku práce Ruská federace. V opačném případě bude odpovídající záznam prohlášen za neplatný.

V § 5 Pokynů, které uvedlo v účinnost Ministerstvo práce Ruské federace usnesením č. 69 ze dne 10. října 2003, jsou uvedeny příklady pořizování záznamů o propuštění z důvodu na samostatných pozemcích. Podle našeho názoru by analogicky se vzory obsaženými v pravidlech pro sestavení sešitu měly být vedeny záznamy o propuštění z jiných důvodů.

Výše uvedené informace jsou očíslovány v chronologickém pořadí.

Důležitá vlastnost, charakteristická pouze pro případy ukončení služebních povinností zaměstnanci, je nutnost potvrdit správnost údajů vlastnoručním podpisem zaměstnance. Tento požadavek je obsažen v odstavci 35 Pravidel, schválených nařízením vlády Ruské federace ze dne 16. dubna 2003 N 225.

Na závěr je třeba poznamenat, že pro zodpovězení otázky, kdo vyplňuje sešit, když tam není personalista, je třeba odkázat na znění odstavce 35 Pravidel. Uvedeným zaměstnancem je sám zaměstnavatel, tedy vedoucí zaměstnanec nebo osoba pověřená k takovým úkonům příkazem resp popis práce.

Zaměstnanec, který není vybaven příslušnými právy, nemůže provádět zápisy do sešitu.