De fleste organisationer bruger køretøjer. Men driften af ​​transport er forbundet med betydelige omkostninger, og det er vigtigt at kontrollere dem. Det vigtigste dokument, der bekræfter udgifterne og bevægelsen af ​​bilen, er fragtbrevet. Dette er et primært dokument, der afspejler detaljerede oplysninger om rute, last, passagerer, chauffør og køretøj. De skal opbevares i en særlig dagbog.

Logbog fragtbreve(ZhU) skal vedligeholdes af alle organisationer, der ejer køretøjer (paragraf 17 i Transportministeriets bekendtgørelse af 18. september 2008 nr. 152).

Regnskabsloven nr. 402 af 6. december 2011 afskaffede den obligatoriske brug af den forenede dokumentformular - OKUD-kode 0345008. Formular nr. 8 blev godkendt ved resolution fra Den Russiske Føderations statsstatistiske komité af 28. november 1997 nr. 78 .

Institutionen har dog ret til at føre boligregistrering ved brug af denne valgfri blanket nr. 8, eller den skal godkendes i regnskabspraksis egen version, som tager højde for de særlige forhold i organisationens aktiviteter.

I bekendtgørelse nr. 52n om godkendelse af former for primærdokumenter og regnskabsregistre, der anvendes af offentlige organisationer, er dokumentets form ikke specificeret.

Opfyldelse af kravene i lov nr. 402-FZ om regnskabsformerne for forretningstransaktioner og betingelserne i bekendtgørelse fra Transportministeriet nr. 152, bestemme formen og proceduren for udfyldelse af regnskabspolitikken.

Journal for udstedelse af fragtbreve, prøve

Vi tilbyder en mulighed, der kan udvikles og godkendes af organisationen.

Rejselog, formular 8, download

Regnskabsprocedure

Formen for rejsedokumentet kan ligesom ZHU udvikles og godkendes selvstændigt, eller du kan bruge den, der er godkendt af resolution nr. 78. Dokumentet vil være ugyldigt, hvis mindst et af følgende mangler obligatoriske detaljer. De er defineret af 402-FZ og bestillingsnr. 152:

1. Dokumentets titel.
2. Dokumentnummer i kronologisk rækkefølge.
3. Gyldighedsperiode.
4. Oplysninger om den organisation, der ejer køretøjet, herunder OGRN.
5. Køretøjstype og model.
6. Oplys nummerplade på en bil.
7. Aflæsning af kilometertæller før afgang og ved retur til garagen (parkeringspladsen).
8. Dato og tidspunkt for afrejse og retur til garagen (parkeringspladsen).
9. Underskrift og fulde navn den ansvarlige medarbejder, der har angivet kilometertæller, dato og klokkeslæt.
10. Fulde navn chauffør.
11. Dato og tidspunkt for før- og efterrejse lægeundersøgelser(undersøgelse) af føreren.
12. Stempel, underskrift og fulde navn. sundhedsarbejderen, der foretog lægeundersøgelsen.
13. Inspektionsmærke teknisk stand bil inden afgang, med angivelse af dato og klokkeslæt (minutter og timer).
14. Underskrift og fulde navn person, der er ansvarlig for kontrol af køretøjets tekniske tilstand (mekaniker, inspektør, værkfører).

Det udføres iflg simpel algoritme: journalen angiver alle udstedte bilag uden undtagelse. Til regnskabsmæssige formål anvendes løbende nummerering i overensstemmelse med kronologisk rækkefølge.

Regnskabspraksis sammenstilles for en måned, og hver gang på en ny side, medmindre andre perioder er fastsat i organisationens regnskabspraksis.

For mere information om, hvordan man korrekt sammensætter en rejse, læs artiklen "Regler for registrering og vedligeholdelse af fragtbreve i 2019".

Eksempel på udfyldt værdibevis

Rejselog, prøvefyldning

Lad os se på, hvordan du udfylder ZhU budgetinstitution f.eks. GBOU DOD SDYUSSHOR "ALLUR" driver en Renault Logan personbil. I januar 2019 fik chaufføren udstedt 3 tilladelser.

Trin 1. Udfyld titelsiden, OKPO-koden og organisationens navn, angiv den periode, som vi udfylder ZhU for.

Trin 2. Udfyld tabeldelen. Vi noterer vouchernummer og udstedelsesdato. Vi angiver dit fulde navn. (helt) føreren og hans personalenummer. Vi angiver bilens garagenummer. I noten angiver vi destinationen og andre oplysninger.

Trin 3. Vi beder chaufføren, ekspeditøren og revisoren om at underskrive registreringsformularen. Ligeledes Vi afspejler resten af ​​turene.

Efter at have udfyldt magasinet i en måned (eller en anden periode fastsat af organisationen), skal det nummereres og sys, stemples, angive antallet af ark på bagsiden af ​​magasinet, datoen for firmwaren og certificeret af lederen.

Rejselog, download den udfyldte formular

Opbevaringsperioder og ansvar

Den nuværende lovgivning fastsætter ikke præcise opbevaringsgrænser for denne sag. Opbevar det arkiverede og nummererede dokument i organisationen i mindst 5 år, da det indeholder oplysninger om det primære dokument (fragtbreve). Bestem ved særskilt kendelse, hvem der er ansvarlig for vedligeholdelse og opbevaring af ejendommen. Under signaturen skal du gøre ham bekendt med proceduren for vedligeholdelse af dokumentet.

Hvis organisationen ikke fører en log over udstedelsen af ​​fragtbreve, er prøven ikke godkendt, så kan skattemyndighederne bøde dig i henhold til § 1 i art. 126 i Den Russiske Føderations skattelov. Altså efter anmodning skattekontoret institutionen skal deadline levere den nødvendige dokumentation. Hvis dette ikke gøres, udsteder Federal Tax Service en bøde på 200 rubler for hvert dokument.

Ejere af motortransportvirksomheder stiller ofte et spørgsmål om fragtbrevslogbogen: er det nødvendigt at beholde en i 2019? I hvilken form skal det være, og hvor er det bedste sted at downloade en gratis prøverejselogbog? Ejerne ved, at enhver virksomhed, der har biler eller lastbiler, skal registrere deres bevægelse. Det er derfor, de ofte beder om en prøve af en rejsedokumentregistreringsbog. Vi vil overveje detaljeret nedenfor, hvordan man organiserer regnskab og hvordan man korrekt registrerer bevægelser, med mulighed for gratis at downloade logbogen til udstedelse af fragtbreve for 2019.

Hvorfor har du brug for en logbog til at udstede fragtbreve til chauffører?

Fordi skatteyderne har lov til at afskrive en del af forretningsudgifterne, har organisationer brug for dokumentation for at understøtte omkostningerne ved at flytte og aflade aktiver. I transportsektoren er et af disse primære dokumenter et fragtbrev. Alle oplysninger, der vedrører rejseruten, chaufføren, det anvendte køretøj, gods- eller passagertransporten skal indeholde en logbog over rejsebilletter for 2019 og tidligere år. Baseret på normerne i føderal lov dateret 8. november 2007 nr. 259-FZ “Charter vejtransport og byjord elektrisk transport" og "Obligatoriske detaljer og procedure for udfyldelse af fragtbreve", godkendt ved bekendtgørelse fra Transportministeriet af 18. september 2008 nr. 152, er dette dokument eller journal obligatorisk for alle køretøjsejere. Desuden skal fragtbreve føres i særskilt journal.

Eksempel på udfyldelse af rejsedagbogen

Trin et. Forside

Download en prøverejselog for 2019. Titelside.

Ved udfyldning af bogføringsjournalens titelblad angives organisationens navn og ejerform, OKPO-formularen samt måned og år (periode) for journalføringen. Der er ingen grund til at sætte et stempel.

Et eksempel på udfyldning af et blads titelblad

Trin 2. Hoveddel

Specifikt for at tage højde for bevægelsen af ​​fragtbreve blev formular nr. 8 udviklet (OKUD-kode 0345008), designet til at forene de nødvendige data. Det blev godkendt ved resolution fra den russiske føderations statsstatistiske komité dateret 28. november 1997 nr. 78. Regnskabsloven nr. 402 dateret 6. december 2011 siger dog, at brugen af ​​formular nr. 8 ikke er obligatorisk. En organisation har ret til selvstændigt at oprette en prøvebog med fragtbreve, forudsat at den afspejler alle nødvendige oplysninger.

Download fragtbrevets bevægelseslog, formular 8

Tabellen skal indeholde:

• nummer og dato, hvor fragtbrevet blev udstedt;
• oplysninger om føreren, hans personalenummer;
• køretøjets garagenummer (normalt tildelt i statslige institutioner, og private virksomheder gør ikke dette, så det er tilladt at lade denne kolonne stå tom).

Destinationen og andre oplysninger er skrevet i kolonnen Note.

Disse obligatoriske oplysninger skal være indeholdt, også selvom organisationen selvstændigt har bestemt, hvordan fragtbrev og logbog skal se ud.

Du kan downloade rejseloggen, Form 8 (2019) i vores artikel. Et eksempel på udfyldning af tabeldata.

Trin 3. Færdiggørelse af designet

Indtastninger i formularen bekræftes af tre medarbejdere på én gang:

• chauffør;
• den, der indtastede oplysningerne (f.eks. afsenderen);
• samt den revisor, der har modtaget dokumentet.

Eksempel på journal til udstedelse af rejsebeviser for 2019. Gennemførelse af rejsebevisregistrering:

Hyppighed af vedligeholdelse

Det givne eksempel på journalen for udstedelse af rejsedokumenter for 2019 blev samlet på månedsbasis og hver gang på en ny side. Men organisationer og individuelle iværksættere kan gøre tingene anderledes: afklare, hvilke perioder der opbevares journaler, og udfylde dem uden at efterlade tomme linjer.

Lovgivningen giver chauffører mulighed for at få udstedt rejsedokumenter i op til 1 måned. Hvis køretøjet i løbet af denne tid vil blive brugt af ikke én, men to chauffører, er det tilladt at udstede hver af arbejderne deres eget "pas" til at køre.

I dette tilfælde, når de returneres, bliver alle dokumenter modtaget af revisor indtastet i regnskabsformularen. Når du udfylder registreringsdatabasen, vil de fleste oplysninger være de samme, men det er okay.

Hvor kan man købe

Færdige bøger er tilgængelige til salg for at kontrollere bevægelsen af ​​køretøjer. Siderne i et sådant blad skal nummereres.

Når det er gennemført, skal det underskrives af mindst to ansvarlige medarbejdere:

• til den, der førte ham;
• direktør eller revisor.

Samme krav gælder for det trykte register. Du kan gratis downloade tidsskriftet til udstedelse af fragtbreve ved at bruge linket i vores artikel. Hvis det påbegyndes i en måned, så skal det i slutningen af ​​perioden nummereres, snøres og underskrives.

Holdbarhed

Loven angiver ikke, hvor længe et sådant register skal opbevares, uanset om det er trykt eller købt i en butik. Baseret på fragtbreve og deres bevægelser beregnes chaufførers løn, skatter og produktionsomkostningsgrundlag. Sådanne primære dokumenter, hvorom oplysninger indføres i regnskabskladden, opbevares i organisationen i mindst 5 år. Det er klart, at selve registret skal opbevares i samme tid.

Inden det destrueres, er det vigtigt at sikre sig, at opbevaringsperioden for det sidste regnskabsbilag endnu ikke er udløbet. Ellers vil du om nødvendigt ikke være i stand til at bekræfte eksistensen og opretholdelsen af ​​kontrol. Du kan gratis downloade rejseloggen for næste periode på vores hjemmeside.

Fragtbrevslogbogen er en standardformular nr. 8, der bruges af virksomheder med køretøjer til at overvåge driften af ​​køretøjsflåden og brændstofomkostninger. Hvordan bruges dette registreringsdokument, er det standardformular obligatorisk at bruge, og om et alternativ er muligt, vil denne publikation fortælle dig.

Logbog for flytning af fragtbreve: hvilken slags dokument er dette?

Formular nr. 8 blev godkendt af Statens Statistikkomité i 1997 og var indtil 2013 obligatorisk for virksomheder, der har køretøjer på deres balance. Siden begyndelsen af ​​2013 er det ophørt med at være obligatorisk, men det betyder slet ikke, at det ikke længere er nødvendigt at føre journal. Det er bare, at lovgivere tillod virksomheder at udvikle mere bekvemme dokumentformularer til sig selv, mens de stadig bibeholdt et komplet sæt obligatoriske detaljer. Bemærk, at de fleste virksomheder stadig bruger en rejselog , tilføjelse af de nødvendige (vigtige for virksomheden) kolonner.

En standard eller ændret kladdeformular indføres i bilagsflowet ved en note i regnskabspraksis eller ved særskilt ordre fra lederen. Typisk opdateres journalen årligt, men store biltransportvirksomheder etablerer ofte en månedlig cyklus, som også er nævnt i virksomhedens regnskabspraksis. At være det primære regnskabsbilag, iflg almindelig regel Journalen opbevares i virksomheden eller arkivet i mindst fem år.

Logbog for flytning af fragtbreve: hvordan man bruger dem

Loven forpligter virksomheder og iværksættere, der bruger køretøjer af forskellige kategorier i deres aktiviteter, til at udstede fragtbreve til chauffører (PL) - dokumenter, der giver ret til at betjene dem. Den registrerer information om ruten, resterende brændstof og bevægelse, speedometeraflæsninger, funktioner i arbejdsprocessen (for eksempel antallet af lastløft), tidspunkt for afgang til arbejde og ankomst til garagen. Store virksomheder og biltransportvirksomheder praktiserer daglig udstedelse af fragtbreve. Små organisationer, hvis aktiviteter ikke er relateret til motortransport, kan udstede et fragtbrev til chauffører i op til 1 måned. Men uanset hvor ofte kuponerne udstedes, skal de registreres i ubådens logbog.

Krav til udfyldelse af journalen

Skema nr. 8 er en journal vedr titelblad som angiver virksomhedens navn, dets status og dækningsperiode. Selve journalen er en tabel, hvori oplysninger om alle fragtbreve udstedt af virksomheden indtastes. Selvom nogen af ​​dem er forkert udfyldt og beskadiget, er den vedhæftet journalen med mærket "Forkælet", og nummeret skal indtastes i generel kronologisk rækkefølge i journalen.

Som mange registreringsbøger har tidsskriftet kontinuerlig nummerering af ark, er syet, certificeret af underskriften af ​​hovedet og forseglingen af ​​organisationen (hvis der er en). Ansvaret for at udfylde dokumentet og nøjagtigheden af ​​oplysningerne heri påhviler den medarbejder, der er pålagt at udføre dette arbejde efter ordre fra ledelsen eller iht. jobansvar. Rejselog, formular 8, kan downloades nedenfor. Det ser sådan ud:

Alle felter i denne formular skal udfyldes. De afspejler i kronologisk rækkefølge oplysninger om nummerpladenummer, udstedelsesdato, det fulde navn på den chauffør, som den blev udstedt til, og hans bekræftende underskrift. Ved returnering af et fragtbrev noteres datoen for dets returnering og bekræftes ved underskrift fra afsenderen, som accepterer arket og sender det videre til revisor til behandling. Revisor bekræfter endvidere overførsel af bilag med underskrift ved modtagelsen.

Rejsedagbog: prøvefyldning

Virksomheder og forretningsfolk har ret til at supplere tabellen med kolonner med forskellige oplysninger, som de finder nødvendige. Mange virksomheder indtaster således oplysninger om køretøjets rute, leverede varer, køretøjets kilometertal, brændstofforbrug mv.

Betydningen af ​​dette regnskabsdokument bestemmes også af, at det er en af ​​bekræftelserne på driften af ​​virksomhedens køretøjer og dermed brændstofomkostninger, som gør det muligt at reducere afgiftsgrundlaget ved at reducere de tilsvarende betalinger. Derudover fungerer loggen, der registrerer chaufførernes adgang til linjen og information om arbejdstid, som grundlag for periodisering løn virksomhedens chauffører.

Hvor kan jeg i 2017 downloade det aktuelle skema til rejsejournal over fragtbreve i henhold til blanket nr. 8? Har dette blads form ændret sig? Her er en aktuel formular og prøve til udfyldelse af journalen for 2017.

Er det nødvendigt at føre dagbog?

Motortransportvirksomheder, samt andre organisationer og individuelle iværksættere Disse kørende køretøjer, udgifter, for eksempel på benzin, skal understøttes af støttedokumenter. De vigtigste primære regnskabsdokumenter, der bestemmer præstationsindikatorerne for køretøjer, er fragtbreve. Fragtbreve bruges også til at beregne løn for chauffører og betale for godstransport. Cm.

Bemærk venligst, at hvis du leverer tjenester pr individuelle kontrakter transport, så skal de efter anmodning fra Transportministeriet føre en log over fragtbreve. For eksempel ifølge den forenede formular nr. 8. Dette er fastsat i paragraf 18<Обязательных реквизитов>, godkendt Bekendtgørelse fra Transportministeriet i Den Russiske Føderation af 18. september 2008 N 152.

Er du ikke involveret i betalt transport og fx henter varer hos sælger med egen transport, så er du ikke forpligtet til at føre log. Det er dog værd at erkende, at journalen er praktisk til intern kontrol over bevægelsen af ​​ark. Du kan altid bestemme, hvem og hvilken fragtseddel der er udstedt, og om den er afleveret til regnskabsafdelingen rettidigt. Dette er vigtigt for rettidig beregning og bogføring af brændstof- og smøremiddelomkostninger, især i 2017.

Journalen er designet til at overvåge bevægelsen af ​​fragtbreve. Ved at bruge det kan du spore, hvilke af chaufførerne der fik udstedt fragtbrevene og hvornår, og om de indsendte dem til regnskabsafdelingen til tiden.

Journalformat: eget eller stat

For at kontrollere bevægelsen af ​​udstedte fragtbreve kan en organisation føre en log over bevægelsen af ​​fragtbreve i formular 8, godkendt ved dekret fra Den Russiske Føderations statsstatistiske komité dateret 28. november 1997 nr. 78. Vi vil dog gerne understrege, at fra 1. januar 2013, i forbindelse med ikrafttrædelsen af ​​den føderale lov "Om regnskab" dateret 6. december 2011 nr. 402-FZ, er den forenede form ikke længere obligatorisk.

En organisation eller individuel iværksætter har ret til at udvikle sin egen journalformular eller tillæg nødvendige oplysninger forenet, forudsat at alle punkter i den forenede form nødvendigvis er bevaret.

Tidsskriftet udsendes som udgangspunkt for en periode på højst 1 år, men om nødvendigt kan denne periode nedsættes til 1 måned. Fragtbrevsjournalen er et primært dokument, og dets opbevaringsperiode er mindst 5 år.

Eksempel log

Lad os gå videre til dokumenterne og eksemplerne. Til at begynde med kan du flytte fragtbreve nr. 8.

Algoritmen til at udfylde journalen er enkel og bunder i følgende: oplysninger om alle fragtbreve udstedt af organisationen indtastes i journalen til registrering af udstedelse af fragtbreve. Der er ingen undtagelser i dette tilfælde. Tidsskriftet har løbende nummerering og føres i kronologisk rækkefølge. Efter journalen er fuldstændig udfyldt, sys den, forsegles og underskrives af lederen.

Vedligeholdelse i elektronisk formular

Der er ingen forbud i lovgivningen mod at føre log over bevægelsen af ​​fragtbreve i elektronisk form. Du kan føre en elektronisk journal overalt bekvem form: i Excel, 1C, skyprogram osv. Det er ønskeligt, at dette blad om nødvendigt kan trykkes.

• på datoen for udstedelse af fragtbrevet til chaufføren;
• på datoen for accept af fragtbrevet fra chaufføren;
• på datoen for indsendelse af fragtbrevet til regnskabsafdelingen.

Fragtbrevets bevægelsesjournal er en standardformular, der bruges i virksomheder, der har køretøjer på deres balance. I artiklen vil vi analysere, om tidsskriftet er obligatorisk at vedligeholde, hvordan dokumentet udfyldes korrekt, og hvem der har ansvaret for at vedligeholde det.

Hvorfor er der behov for en fragtbrevsbevægelseslog?

Ifølge gældende lovgivning, alle fag økonomisk aktivitet, på hvis balance køretøjer er placeret, er forpligtet til at føre optegnelser over brændstofforbrug baseret på indtastninger i fragtbreve. Denne forpligtelse påhviler både organisationer og virksomheder, og enkeltpersoner registreret i form af individuel iværksætter.

For at systematisere arbejdsgangen vedrørende udarbejdelse og behandling af fragtbreve anvendes et særligt dokument - Journal of the move of waybills. Det er designet til at kontrollere tidspunktet for overførsel af fragtbreve til afsenderen og deres efterfølgende indsendelse til regnskabsafdelingen for afskrivning af brændstofomkostninger.

Er det obligatorisk at føre en logbog for flytning af fragtbreve?

Siden introduktionen af ​​Tidsskriftet i 1997 har dokumentet været obligatorisk for organisationer og virksomheder, uanset deres ejerform og juridiske struktur. Virksomheden, på hvis balance køretøjer var opført, var forpligtet til at føre en Journal over bevægelsen af ​​fragtbreve.

I 2013 trådte lovændringer i kraft, hvorefter pligten til at føre Journal for organisationer og iværksættere blev afskaffet. Fra denne periode træffes beslutningen om behovet for at bruge Journalen ved registrering af bevægelsen af ​​fragtbreve således af hver forretningsenhed individuelt baseret på produktionsbehov.

Ifølge gældende praksis anvender Tidsskriftet pt store virksomheder, samt motortransport- og logistikvirksomheder, der ejer en stor flåde af køretøjer.

Form af logbog for flytning af fragtbreve

Tidsskriftet til registrering af bevægelsen af ​​fragtbreve (formular nr. 8) udfyldes på en samlet formular godkendt af dekretet fra Den Russiske Føderations statsstatistiske komité nr. 78 af 28. november 1997. I modsætning til fragtbrevsformularen, som på grund af lovgivningsmæssige nyskabelser i de seneste år har undergået nogle ændringer, er formular nr. 8 i Logbogen for flytning af fragtbreve forblevet uændret siden indførelsen af ​​dokumentet i 1997.

Fra 1997 til 2013 udfyldte virksomheder og organisationer dokumentet udelukkende i overensstemmelse med den godkendte formular. Siden 2013 (det vil sige siden afskaffelsen af ​​pligten til at vedligeholde Journalen) har blanket nr. 8 været af anbefalende karakter. Med andre ord har forretningsenheder ret til at ændre formularen, tilføje nye kolonner til den og udelukke unødvendige, baseret på detaljerne i aktiviteterne i en bestemt organisation.

Hvis virksomheden beslutter sig for behovet for at vedligeholde en journal, skal denne kendsgerning registreres i regnskabspraksis sammen med den valgte dokumentform (standard eller ændret).

Ansvarlig for at vedligeholde journalen

Aktiv retsakter ikke tildele forpligtelser til at føre en journal over bevægelsen af ​​fragtbreve til en bestemt position (afdeling osv.). Virksomheder har således ret til selvstændigt at udvælge en medarbejder, der skal være ansvarlig for at føre Journalen. Som regel er en sådan medarbejder transportafdelingens afsender, som accepterer fragtbreve fra chauffører og sender dem videre til revisoren for at afskrive brændstofomkostninger i overensstemmelse med etablerede standarder.

Den person, der er ansvarlig for at føre logbogen for flytning af fragtbreve, skal registreres i regnskabspolitikken. Generelt angiver dokumentet stillingen for den medarbejder, hvis opgaver er at udfylde Journalen.

Sådan fører du en dagbog korrekt

I øjeblikket stiller lovgivningen ingen klare krav til vedligeholdelse af Journalen, og proceduren for udarbejdelse af dokumentet forbliver derfor op til virksomhedens skøn. Nedenfor er en algoritme af handlinger til kompilering og udfyldning af tidsskriftet, udarbejdet under hensyntagen til generelle regulatoriske anbefalinger:

Trin-1. Valg af en journalformular

På forberedende fase virksomheden beslutter, hvilken formular, som fragtbrevets bevægelseslog vil blive udarbejdet i henhold til. Virksomheden har ret til:

• bruge den forenede formular nr. 8, godkendt ved dekret fra statens statistikkomité nr. 78 af 28. november 1997;
• Form nr. 8 blev ændret, tilføjede nye kolonner og fjernede unødvendige positioner;
• udvikle en helt ny dokumentform i overensstemmelse med det særlige ved virksomhedens interne dokumentflow.

Trin-2. Valg af den ansvarlige

Før man går videre med godkendelsen af ​​dokumentformularen, bør virksomhedens ledelse vælge en medarbejder, der skal udfylde journalen. Dette kan være en medarbejder, hvis aktiviteter er direkte relateret til udarbejdelse af fragtbreve (ekspeditør eller leder af transportafdelingen, en af ​​chaufførerne osv.), eller en medarbejder i en anden afdeling (forretningsleder, arkivmedarbejder osv.).

Trin-3. Afspejling af proceduren for udfyldning af kladden i regnskabspraksis

Efter at have valgt journalens form og godkendt den person, der er ansvarlig for at vedligeholde den, afspejles disse oplysninger i regnskabspraksis eller i et andet dokument, der regulerer virksomhedens interne dokumentflow (f.eks. Proceduren for opretholdelse af intern dokumentflow). Data om proceduren for vedligeholdelse af journalen afspejles i form af et separat afsnit, der angiver følgende oplysninger:

• startdato for brug af journalen (f.eks. skal journalen udfyldes fra 01/01/2018);
• godkendt form for journalen (kan udstedes som et bilag til proceduren eller til regnskabspraksis);
• den person, der er ansvarlig for at vedligeholde Journalen (stilling, strukturel enhed);
• funktioner ved kompilering af Journalen (dokumentet er kompileret for 1 år, et halvt år, kvartal, måned osv.);
• procedure for udfyldelse af logbogen (frist for fremsendelse af fragtbreve fra chaufføren til ekspedienten, fra ekspedienten til bogholderen).

Trin-4. Brug af journalen

Efter regnskabspraksis træder i kraft, skal journalen føres på den godkendte måde:

1. Den ansvarlige medarbejder (f.eks. transportafdelingens afsender) begynder at vedligeholde Journalen, nemlig at underskrive den (med angivelse af periode og startdato for vedligeholdelse) og nummerering af siderne.
2. Chauffører udfylder fragtbreve dagligt (ugentlig), hvorefter de afleverer dem til ekspeditøren, som igen registrerer indsendelsen af ​​dokumenter til logbogen. Ved aflevering af fragtbrevet til afsenderen sætter chaufføren sin underskrift og den aktuelle dato i logbogen.
3. Efter at have modtaget fragtbreve fra chauffører, overfører ekspeditøren dem til regnskabsafdelingen. Faktum om overførsel af hvert dokument registreres ved underskrift fra revisor og afsender, med angivelse af den aktuelle dato.
4. Efter at have accepteret fragtbrevene fra afsenderen, registrerer revisor omkostningerne ved at afskrive brændstof i overensstemmelse med etablerede standarder.

Overførslen af ​​fragtbreve til ekspedienten, og efterfølgende til regnskabsafdelingen, sker i overensstemmelse med de i regnskabspolitikken godkendte frister. For eksempel er chauffører af Magnat LLC forpligtet til at indsende fragtbreve en uge i forvejen senest næste mandag. I dette tilfælde er det afsenderens pligt at indlæse data i Journalen og overføre rejsesedlerne for indberetningsmåneden til regnskabsafdelingen senest den 5. i den næste måned.

Trin-5. Syning og opbevaring af magasinet

Ved færdiggørelse af Journalen hæftes dokumentet og overføres til arkivet til opbevaring. Den generelle opbevaringsperiode for Journalen er 5 år.

Prøvefyldning

Lad os se på et eksempel. I henhold til Flagman LLC's regnskabspolitik indsender køretøjschauffører fragtbreve for den seneste uge til transportafdelingens afsender senest mandag næste uge. Ekspeditøren fremsender fragtbreve for perioden fra den 1. til den 15. dag i indberetningsmåneden inden den 20. dag i indberetningsmåneden. Fragtbreve afspejles i Waybill Movement Journal.

Rejsedagbogsskemaet kan downloades her ⇒ .

Er det muligt at føre en rejsedagbog over fragtbreve i elektronisk form?

I henhold til gældende lovgivning forbeholder organisationen sig retten til at vedligeholde Journalen i elektronisk form. I dette tilfælde, i lighed med den generelle procedure, har virksomheden i sin regnskabspraksis brug for:

• Journalform;
• ansvarlig person;
• procedure for udfyldelse af dokumentet.