Tregoni ndryshimet kryesore midis projektit dhe programit dhe operacioneve, ndryshimet midis projekteve dhe proceseve të biznesit?

Programi është një kompleks projektesh të ndërlidhura.

Program - një grup projektesh ose një projekt që karakterizohet nga një kompleksitet i veçantë i produkteve të krijuara dhe / ose metodave për menaxhimin e zbatimit të tij. Dallimi kryesor midis aktivitetit të projektit dhe aktivitetit operacional është koha e aktivitetit. Një projekt është një ndërmarrje e përkohshme e krijuar për të krijuar produkte ose rezultate unike. Aktiviteti operacional është një funksion që synon kryerjen e vazhdueshme të veprimeve për të ofruar një shërbim të përsëritur ose për të prodhuar të njëjtin produkt.

Projektet ndryshojnë nga operacionet në mënyrat e mëposhtme:

• projektet kanë një afat kohor të kufizuar, d.m.th. projektet janë të përkohshme;
• projektet kanë një numër të madh rreziqesh kritike;
• Projektet mund të pranojnë një numër të madh ndryshimesh të rëndësishme;
• Zakonisht formohet një ekip për një projekt.

Një proces biznesi është një sekuencë e përsëritur rregullisht e aktiviteteve të ndërlidhura (operacione, procedura, veprime), gjatë së cilës përdoren burimet e mjedisit të jashtëm, krijohet vlera për konsumatorin dhe i jepet një rezultat.

Tabela 1. Dallimet midis projekteve dhe proceseve të biznesit

A e keni ngatërruar ndonjëherë termin fazë me termin procesi? Një term çantë me termin rezultati përfundimtar? Ndoshta jo, por terminologjia e menaxhimit të projektit mund të jetë konfuze. Ky artikull do t'ju ndihmojë të gjeni përgjigje për pyetjet tuaja.

Në këtë artikull

Hyrje në bazat: fazat, proceset, portofolet dhe produktet

Një projekt është thjesht një grup aktivitetesh që përmbushen sipas një plani dhe prodhojnë një lloj produkti. Disa projekte janë të pavarura, me një marrëdhënie "Jo"; të tjerët janë punëtorë në tranzicion brenda organizatës. Nga ana tjetër, disa projekte janë pjesë e aktiviteteve më të mëdha, të tilla si pikat kryesore, proceset, programet dhe portofolet.

Fazat

Projektet mund të planifikohen në bazë të fazat, i cili ju lejon të bashkë-menaxhoni projekte të shumta që lidhen me të njëjtin qëllim. Le të themi se një organizatë bamirëse duhet të bëjë një mbledhje fondesh çdo vit. Për të menaxhuar të gjitha projektet që lidhen me këtë detyrë, bamirësia i ndan projektet në tre faza: planifikim, veprim dhe ndjekje. Çdo fazë përmban disa projekte.

Proceset

Aktivitetet në dy projekte të ndryshme mund të lidhen; gjatë formimit proceset. Le të themi se ka dy projekte: njëri përmban aktivitetet e nevojshme për zhvillimin e një sistemi të gjurmimit të çështjeve teknike, dhe tjetri përmban aktivitetet për punësimin dhe trajnimin e personelit të zyrës së ndihmës.

Grupi i kombinuar i aktiviteteve nga të dy projektet formon procesin e krijimit të një qendre thirrjesh. Rezultati i procesit është një qendër thirrjesh plotësisht funksionale.

Programet

Programiështë një grup projektesh që menaxhohen së bashku për të shfrytëzuar në mënyrë efektive marrëdhëniet e tyre. Për shembull, një kompani ndërtimi që po punon për një lagje të re menaxhon çdo shtëpi në lagje si një projekt më vete. Grupimi i projekteve në një program lagjeje e bën më të lehtë gjurmimin e progresit të një lagje të tërë dhe planifikimin për të sjellë burime të jashtme si kamionët e çimentos ose kontraktorët e peizazhit.

portofolet

Disa menaxherë të projektit mund të përdorin portofolet për të harmonizuar projektet dhe programet me objektivat e lidhura strategjike të biznesit. Për shembull, një kompani e zhvillimit të softuerit ka identifikuar tre objektiva strategjikë biznesi: "Inovacioni në industri", "Zhvillimi i softuerit të sigurt" dhe "Mbështetje për klientët me cilësi të lartë". Organizata krijon portofol për secilin prej këtyre objektivave ("Inovacioni", "Siguria" dhe "Mbështetja") dhe përputhet me projektet dhe programet aktuale kundër tyre.

Produktet e projektit

Projektet, fazat dhe proceset çojnë në një rezultat, i cili quhet rezultati përfundimtar. Si rregull, rezultati përfundimtar është një objekt i caktuar material, për shembull, një dokument ose një produkt i përfunduar. Rezultatet përfundimtare mund të jenë jo vetëm produkte dhe mallra, por edhe rezultate ose shërbime. Tabela e mëposhtme rendit disa shembuj të këtyre llojeve.

Microsoft Project dhe sistemi ekzistues i menaxhimit të projektit

Duke ecur edhe më tej, "sistemi" i menaxhimit të projektit i referohet grupit të integruar të proceseve, praktikave, metodologjive dhe mjeteve që përdoren për të planifikuar dhe gjurmuar projektet. Microsoft Project është një mjet brenda sistemit më të madh të menaxhimit të projektit. Projektet, të quajtura gjithashtu planet e projektit, ruhen si skedarë të veçantë brenda Projektit 2010 dhe mund të grupohen në aktivitete më të mëdha si pikat kryesore, proceset, programet dhe portofolet.

Ka disa keqkuptime dhe për këtë arsye përdorim konfuz të termave kur bëhet fjalë për menaxhimin e programit. Ndonjëherë një program quhet projekt. Ndonjëherë një projekt quhet program. Për më tepër, ndonjëherë një portofol dhe një program përdoren gabimisht në vend të njëri-tjetrit. Ky artikull do t'ju ndihmojë të kuptoni dallimet kryesore dhe të identifikoni aspektet unike të menaxhimit të portofolit, programit dhe projektit.

Në mënyrë që të filloni të bëni dallimin midis këtyre koncepteve, duhet të imagjinoni një piramidë hierarkike. Në krye të piramidës është menaxhimi i portofolit, i cili përmban të gjitha programet dhe projektet që kanë prioritete në varësi të qëllimeve të tyre të biznesit. Poshtë tij është menaxhimi i programit, i cili përmban shumë projekte të lidhura pasi ato mbështesin qëllime specifike të biznesit. Programet përmbajnë shumë projekte, por projektet mund të jenë të pavarura dhe pjesë e një portofoli. Projektet ndryshojnë nga programet në atë që kanë natyrë taktike.

Le të shqyrtojmë çdo koncept në më shumë detaje:

menaxhimi i portofolit

Një nga aspektet kryesore të menaxhimit të portofolit të projektit është se ai është një proces që karakterizohet qartë nga përafrimi me drejtimin e biznesit. Prioritetet vendosen përmes një procesi të përshtatshëm optimizimi për organizatën. Rreziqet dhe shpërblimet merren parasysh dhe balancohen, dhe programet zgjidhen në bazë të përafrimit të tyre me strategjinë organizative. Pasqyra ofrohet nga zbatimi i programit dhe projektit, kështu që mund të bëhen rregullime të portofolit nëse është e nevojshme. Ndryshimet strategjike gjithashtu mund të shkaktojnë rregullime të portofolit.

Menaxhimi i programit

Një tipar kryesor i menaxhimit të programit është mbështetja dhe financimi i biznesit. Sipas përkufizimit, bazuar në vendimet e marra në nivelin e menaxhimit të portofolit, programet sponsorizohen nga nevojat e biznesit. Programi merr pronësinë e përfitimeve dhe, në përgjithësi, matet me arritjen e këtyre përfitimeve. Programet mund të kenë gjithashtu "rrjedha përfitimesh", ose grupe përfitimesh të ndërlidhura, të tilla si rritja e kapacitetit të R&D, e kombinuar me rritjen e depërtimit në treg, që kryqëzohen me shumë nga funksionet e organizatës. Meqenëse programet, të cilat për nga natyra e tyre përbëhen nga shumë projekte, kryejnë funksione në një organizatë, ato kanë të gjithë elementët e një sistemi biznesi dhe për këtë arsye janë të orientuara drejt menaxhimit.

Menaxhimi i projektit

Menaxhimi i projektit kujdeset për ofrimin e aftësive të përcaktuara zakonisht brenda një programi. Projektet udhëhiqen nga strategjitë, por ato nuk kanë iniciativën strategjike siç e kanë programet. Në vend të kësaj, projekti merr të dhëna, pastaj zhvillon dhe zbaton një plan taktik. Monitorimi dhe matja eventuale e suksesit shpesh bazohet në konsiderata taktike si buxheti dhe plani, në vend të arritjes së qëllimeve strategjike të biznesit.

Tani që tashmë i dini dallimet themelore midis menaxhimit të portofolit, menaxhimit të programit dhe projekteve, çdo organizatë duhet të specializohet në zbatimin e këtyre tre proceseve. Disa nga faktorët kryesorë dhe se si ata do të ndikojnë në zgjedhjet e zbatimit, janë renditur më poshtë:

• Industria: Industria ofron një kuptim të stabilitetit dhe qëndrueshmërisë së operacioneve. Disa industri, të tilla si farmaceutike, drejtohen nga ciklet e jetës së produktit, megjithëse ka cikle më të gjata që përfshijnë prodhim të konsiderueshëm rregullator. Kompanitë e elektronikës konsumatore udhëhiqen nga ciklet më të shkurtra të jetës dhe teknologjitë që avancojnë me shpejtësi, me pak stabilizim të parë. Kompanitë e ndërtimit janë shumë të fokusuara në projekte dhe punojnë me teknologji dhe produkte shumë të qëndrueshme.
• Madhësia e organizatës Përgjigje: Në përgjithësi, një madhësi më e madhe kërkon më shumë formalitete. Pa një strukturë marrëdhëniesh midis strategjive, portofoli, programi dhe menaxhimi i projektit mund të bëhen pak të shkëputur. Dy pikat e fokusit tregojnë ekzistencën e strukturave organizative të menduara për menaxhimin e portofolit, programit dhe projektit, dhe një fokus në ndërtimin e lidhjeve të forta ndërmjet tyre për rrjedhën e informacionit, komunikimit dhe bashkëpunimit.
• Vëllimi i transaksioneve: Një aftësi operacionale e përcaktuar më ngushtë e pranishme në organizatat e prodhimit ose të shitjeve do të priret të jetë më pak formale dhe informacioni do të rrjedhë lirshëm midis proceseve të menaxhimit të portofolit, programeve dhe projekteve. Organizatat që janë të integruara mirë horizontalisht, që përmbajnë kompetenca thelbësore të zhvilluara mirë në kërkimin, marketingun, prodhimin, zinxhirin e furnizimit, etj., do të kenë ndarje të qenësishme që duhet të kontrollohen. Kjo do ta bëjë kontrollin e programit më sfidues, pasi këto kufizime do të shkelen.
• Strategjitë: Ashtu si konsiderata të ndryshme operacionale, strategjia do të ndikojë në organizimin e portofolit, programit dhe menaxhimit të projektit në varësi të kompleksitetit të strategjisë. Një mendim kyç që nuk u përmend më lart janë aleancat strategjike, të cilat ndikojnë shumë në mënyrën se si këto procese janë të strukturuara dhe të kontrolluara mirë.

Ekzistojnë standarde për menaxhimin e portofolit të projekteve, programet dhe projektet, dhe midis tyre mund të gjenden përkufizime të qarta. Instituti Botëror i Menaxhimit të Projekteve (PMI) ka zhvilluar dhe publikuar standardet e mëposhtme (pa pagesë për anëtarët e tij):

• Standardi për Menaxhimin e Portofolit
• Standardi për Menaxhimin e Programit
• Një udhëzues për Trupin e Dijes së Menaxhimit të Projektit (PMBOK) Botimi i tretë, Botimi i 3-të

Lajmet më të reja:

• 07/03/2010 23:15 - Sa shpesh duhet të rishikoni portofolin e projektit tuaj?
• 17/01/2010 16:22 - Çfarë është Menaxhimi i Portofolit të Projektit
• 01/01/2010 20:58 - Katër nivele të suksesit të projektit
• 01/01/2010 20:41 -

Dallimi midis një programi dhe një projekti Një program është një përshkrim i një modeli të aktiviteteve të ardhshme në një ose më shumë fusha, i krijuar për të arritur rezultate të caktuara në të ardhmen. Një projekt është një përshkrim i një situate specifike që duhet përmirësuar, në formën më të qëndrueshme, konkrete dhe të realizueshme.

Kërkesat bazë për projektin KUFIZUAR (përsa i përket kohës, qëllimeve dhe objektivave, rezultateve, etj.) nënkupton që projekti përmban: faza dhe afate specifike për zbatimin e tyre; objektiva të qarta dhe të matshme; rezultate specifike dhe të matshme; planet dhe oraret e punës; sasinë dhe cilësinë specifike të burimeve të nevojshme për zbatimin e projektit.

Kërkesat themelore për projektin INTEGRITET - kuptimi i përgjithshëm i projektit është i qartë dhe i qartë, secila pjesë e tij korrespondon me idenë e përgjithshme dhe rezultatin e synuar REDHJA DHE LIDHJA - logjika e ndërtimit të pjesëve që lidhen dhe justifikojnë njëra-tjetrën. Qëllimet dhe objektivat rrjedhin drejtpërdrejt nga problemi i paraqitur. Buxheti bazohet në përshkrimin e burimeve dhe është në përputhje me planin.

Kërkesat kryesore për projektin OBJEKTIVITETI DHE QËNDRUESHMËRIA - dëshmi se ideja e projektit, qasja për zgjidhjen e problemit nuk u shfaq rastësisht, por janë rezultat i punës së autorëve për të kuptuar situatën dhe për të vlerësuar mundësitë e duke ndikuar në të. KOMPETENCA E AUTORËVE DHE STAFI - shprehje e vetëdijes së autorëve për problemet, mjetet dhe mundësitë për zgjidhjen e çështjes. Njohuritë e personelit për teknologjitë, mekanizmat, format dhe metodat e zbatimit të projektit.

Seksionet kryesore të tekstit të projektit Emri i projektit (duhet të jetë tërheqës, i shkurtër, duke shprehur idenë kryesore të përmbajtjes, mund të jepet një dekodim i emrit). Organizata - zbatues (emri, adresa, numri i telefonit, detajet). Menaxheri i projektit (emri i plotë, pozicioni, vendi i punës, adresa, numri i telefonit, titujt). Gjeografia (territori ku do të zbatohet projekti, koordinatat e pjesëmarrësve). Afatet. Institucioni/organizata zbatuese - tregohet informacion shtesë që vërteton kompetencën e zbatuesve, llojin e veprimtarisë së aplikantëve, praninë e arritjeve në fushën e veprimtarisë për projektin, etj.

Seksionet kryesore të tekstit të projektit DEKLARATA E PROBLEMIT (hyrje) - rëndësia e projektit përcaktohet nga rëndësia e problemit, zgjidhja e të cilit synon të kontribuojë në projekt. Rëndësia dhe risia në krahasim me analogët. Interesat e të cilëve preken. Shkalla e tij dhe çfarë mund të ndodhë nëse problemi nuk zgjidhet. Kuptimi analitik: problemi duhet të paraqitet në aspektin sasior dhe cilësor.

Seksioni “Deklarata e Problemit” është i shkruar mirë nëse: Shfaq nevojën për të përfunduar projektin; Ai përshkruan rrethanat që nxitën shkrimin e projektit; Problemi duket i rëndësishëm për territorin, për shoqërinë në tërësi; Kontraktori është mjaft kompetent për të zbatuar projektin; Qëllimi i projektit është i arsyeshëm, ai nuk përpiqet të zgjidhë të gjitha problemet e botës menjëherë; Projekti mbështetet nga të dhëna statistikore dhe analitike, lidhje me ekspertët; Problemi formulohet nga pikëpamja e nevojave të kujt i shërben projekti, dhe jo nga pikëpamja e "komoditetit" të interpretuesit; Nuk ka pohime të pabaza, një minimum termash shkencorë dhe të veçantë; shkruar shkurt dhe interesant; Një mënyrë e përcaktuar qartë për të zgjidhur problemin

Qëllimi i projektit është një prezantim i vetëdijshëm i rezultateve të aktiviteteve të projektit.Ju mund të arrini rezultate nëse e dini qartë se çfarë saktësisht dëshironi të arrini. Kërkesat kryesore për formulimin e qëllimit: 1) arritshmëria në kuadër të këtij projekti; 2) parashikimi i rezultatit përfundimtar të projektit; 3) pajtueshmëria e kompetencës, gatishmërisë me kushtet financiare, ekonomike, materiale dhe teknike, organizative për zbatimin e projektit.

Objektivat e projektit Një detyrë në një projekt është një pjesë specifike e një qëllimi (arti) që duhet të arrihet, ose një veprim që ju ndërmerrni për të arritur një qëllim të projektit. Kur formuloni detyra, është më mirë të shmangni foljet e pakryera (për të nxitur, mbështetur, forcuar; dhe të përdorni fjalët: përgatit, zvogëlo, rrit, organizo, përgatit. Gjatë formulimit të detyrave, rekomandohet përdorimi i kriterit ndërkombëtar SMART (specifiteti, llogaritshmëria , territorialitet, realitet, siguri në kohë)

Seksioni “Qëllimet dhe Objektivat” shkruhet me sukses nëse: Përshkruan rezultatet e pritshme të projektit që mund të vlerësohen; Qëllimi është rezultati i përgjithshëm i projektit, dhe detyrat janë të ndërmjetme; Nga seksioni është e qartë se çfarë ndryshimesh do të ndodhin në situatën sociale; Për çdo problem të formuluar në pjesën e mëparshme, ka të paktën një detyrë të qartë; Qëllimet janë në parim të arritshme dhe rezultatet të matshme; Autorët nuk e ngatërrojnë përcaktimin e qëllimeve dhe objektivave me metodat e zgjidhjes së tyre; Gjuha është e qartë dhe e saktë, nuk ka shpjegime dhe referenca të tepërta, të panevojshme.

Përmbajtja dhe mekanizmi i zbatimit të projektit Komponenti kryesor i dizajnit është zgjedhja e përmbajtjes, formave dhe metodave të zbatimit të projektit. Ai përfshin një përshkrim mjaft të detajuar në cilat drejtime, si, kur, në çfarë sekuence, çfarë dhe si do të bëhet për të marrë rezultatet e dëshiruara. Ju nuk mund të veproni sipas parimit të "bashkoni gjithçka së bashku"!

Karakteristikat e kontrollit për seksionin "Përmbajtja dhe mekanizmi për zbatimin e projektit" Qartësia e strukturimit të projektit në pjesë dhe vizioni i marrëdhënieve të tyre; Një përshkrim i arritshëm i aktiviteteve kryesore dhe arsyeve për zgjedhjen e këtyre formave të veçanta të punës; Nga seksioni është e qartë se si, me kë, kur dhe ku do të zhvillohet/zbatohet projekti; Natyrshmëria e zinxhirit logjik: problem - qëllim - detyrë - metodë; Nuk ka “ujë” shtesë, d.m.th. përshkrime të panevojshme, aplikacione dhe ngarkesa të tjera të tekstit.

Planifikimi është pjesa më e rëndësishme e mekanizmit të zbatimit, plani duhet të jetë konsistent dhe bindës, duhet të përmbajë një përbërje të qartë të përgjegjësive, zbatuesve dhe mjeteve. Aktivitetet e planit janë të lidhura logjikisht, arsyet e zgjedhjes së këtyre formave të veçanta janë të qarta. Konkretizimi i planit kryhet në mënyra të ndryshme, duke përfshirë në formë grafike, për shembull:

Vlerësimi i performancës së projektit Treguesit sasiorë Kërkesa për projektin, mbulimi publik, numri i rasteve specifike: veprime, ngjarje etj. Treguesit e zhvillimit social të individit Dinamika e nivelit të zhvillimit të personalitetit: nuk dija si - mësova, nuk di - të mësuarit etj., cilësia e produkteve të veprimtarive shoqërore (zanatet, vizatimet, fushatat, aksionet) etj. Treguesit e përshtatjes sociale të individit Ulja e rrezikut të dukurive shoqërore, rritja e nivelit të aktivitetit etj. Treguesit e publikut opinion Popullariteti i projektit, reagimi në media, etj. Treguesit teknologjikë Qartësia dhe efikasiteti i menaxhimit, kultura organizative e pjesëmarrësve, niveli i organizimit në tërësi dhe ngjarjet individuale

Arsyetimi financiar për projektin (përqendrimi duhet të jetë në) Sa para nevojiten në total për zbatimin e projektit; Çfarë fondesh janë në dispozicion të organizatorëve të projektit; Cila është baza materiale dhe teknike; Çfarë burimesh shtesë financimi mund të gjenden (dhurime bamirësie, kontribute sponsorizimi, të ardhura nga aktivitete të lejuara ligjërisht, punë vullnetare, etj.); Për çfarë qëllimi do të shpenzohen fondet e mbledhura për zbatimin e projektit?Buxheti i projektit duhet të jetë "tre kolonë", ku kolona e parë tregon fondet në dispozicion të aplikantit, e dyta - fondet e kërkuara, e treta - shuma totale e shpenzimeve. RREGULLI: raporti midis shumave të disponueshme dhe të kërkuara për projektin duhet të jetë 50% në 50%