Hver medarbejder, der arbejder på sin arbejdsplads i mere end fem dage, skal have en arbejdsbog udfyldt i overensstemmelse med alle regler. Faste, sæsonbestemte, midlertidige og endda freelancearbejdere har denne ret.

De eneste undtagelser er de medarbejdere, som der tidligere er indgået aftale med civil kontrakt. Medarbejdere af denne type bør ikke indtaste noget i arbejdsbogen, da i overensstemmelse med ordningerne Arbejdskodeks Den Russiske Føderation kræver ikke dette.

Hvis den nye medarbejder ikke tidligere har arbejdet nogen steder officielt, og derfor ikke har haft tid til at erhverve en arbejdsbog, er det nødvendigt at udfylde en tom formular i nærværelse af denne medarbejder inden for en uge efter hans ansættelse.

Og det sker også, at en ny medarbejder ved ansættelsen medbringer ikke én, men flere arbejdsbøger til HR-afdelingen. Gå ikke tabt i dette tilfælde. Det er nok bare at indtaste oplysninger om beskæftigelse i en af ​​de bøger, medarbejderen har medbragt, og gemme dem i pengeskabet sammen med resten, da de kan være nødvendige ved beregning af erhvervserfaring.

Udfyldelse af arbejdsbøger: instruktioner 2017

Reglerne i henhold til hvilke arbejdsbøger udfyldes skal altid følges. Uanset hvilke data der indtastes i arbejdsbogen, skal følgende regler følges:

• Alle data skal indtastes på russisk. Hvis arbejdsgiveren opererer i en af ​​landets republikker, på hvis territorium der er et andet statssprog, kan indgangen også duplikeres i den;
• Instruktionerne til vedligeholdelse af arbejdsbøger angiver, at data kun kan indtastes med en pen, der skriver i lilla, blå eller sort. Samtidig skal det være en kugle-, fjer- eller geltype;
• Du kan ikke forkorte de oplysninger, der er indtastet i arbejdsbogen. Desuden skal der kun være arabiske tal og datoen i formatet DD.MM.ÅÅÅÅ. Det er ret bemærkelsesværdigt, at selv en sådan forkortelse som "g." (år), der bør ikke være;
• Da organisationer fra og med 2015 har fået ret til ikke at have et rundt segl, må de fra september 2016, når de udfylder arbejdsbøger, ikke have et rundt segl.

Opmærksomhed! Uanset denne regel er datoer stadig ofte angivet med bogstaver og tal. Årsagen hertil er ejendommeligheden ved den typografiske trykning af formularer, hvor året er angivet i forkortelse, og stedet, hvor nummeret skal indtastes, er markeret med anførselstegn. Nå, da en sådan modsigelse ikke er reguleret på lovgivningsniveau, påtager arbejdsgiveren ikke noget ansvar for at udfylde arbejdsbøger i denne formular.

Men glem ikke, at hver post i arbejdsbogen skal nummereres kontinuerligt, undtagen for dem, hvis nummerering ikke er fastsat i de etablerede regler.

Opmærksomhed! Reglerne for udfyldning af arbejdsbøger i 2016 gælder også for udfyldning af indstikket til netop denne bog.

Medarbejderoplysninger

Oftest bør den person, hvis bemyndigelse omfatter indtastninger i arbejdsbogen, ikke indtaste oplysninger om sin ejer der. Og alt sammen fordi oplysninger af denne art er angivet på titelblad arbejdsbøger. Det skal i øvrigt nødvendigvis falde sammen med indholdet af identitetsdokumenter. Oplysninger om ejeren af ​​arbejdsbøger omfatter:

• Fulde navn;
• nøjagtig fødselsdato;
• information om uddannelse (fra et certifikat eller diplom);
• speciale registreret i nominativ kasus.

Hvis der indgås en ansættelseskontrakt med en medarbejder, er det nødvendigt at kontrollere, om hans personoplysninger er udfyldt korrekt, og om følgende er til stede i arbejdsbogen:

• underskriften af ​​dens ejer, der bekræfter ægtheden af ​​oplysninger om personen;
• underskrift af den person, der udfyldte arbejdsbogen, sammen med en fuld udskrift;
• datoen for udfyldning af arbejdsbogen, som ikke overstiger fem dage fra den dato, hvor medarbejderen begyndte at arbejde;
• organisationens segl, hvis det er tilgængeligt.

Det er kun nødvendigt at udfylde bogens titelblad eller indlægget i den i tilfælde af etablering af en ny arbejdsbog eller i tilfælde af tab af den gamle, det vil sige som dens duplikat.

Hvis en medarbejders personoplysninger under arbejdet ændres, for eksempel hans efternavn i tilfælde af ægteskab eller skilsmisse, er rettelser i arbejdsbogen obligatoriske. I dette tilfælde skal det gamle efternavn overstreges med én linje, og det nye skal skrives øverst. Detaljerne i dokumentet, der bekræfter disse ændringer, er indtastet på forsiden af ​​arbejdsbogen på indersiden og bekræftes af underskriften fra den person, der udfylder det, såvel som arbejdsgiverens segl.

Arbejdsgiveroplysninger

I udfyldningsvejledningen fremgår det, at oplysninger om den organisation, der ansætter ejeren af ​​arbejdsbogen, skal føres før hovedregistreringen af ​​medarbejderens arbejde. I dette tilfælde er det ikke nødvendigt at tildele et serienummer. Organisationens navn skal angives i både fuld og forkortet form.

Rostrud har for nylig udsendt breve, hvorefter de, hvis seglaftrykket indeholder både det korte og fulde navn på organisationen, ikke behøver at blive skrevet på en særskilt linje. Vi bør dog ikke glemme, at dette brev udelukkende er af rådgivende karakter.

Men hvis en arbejdsgiver beslutter sig for at skifte navn eller foretage en omorganisering, skal denne kendsgerning medtages i alle arbejdsbøger for ansatte. Men i dette tilfælde er det nødvendigt, at registreringerne af medarbejderens afskedigelse fra den gamle virksomhed såvel som hans accept i den nye er fuldstændig i overensstemmelse med hinanden.

Indgang i arbejdsbogen

Arbejdsbøger skal indeholde data om det meste vigtige begivenheder i tide arbejdsaktivitet medarbejder, som er fastsat i reglerne, samt anvisninger til udfyldelse af arbejdsloven. De mest almindelige er:

• ansættelse til et nyt job;
• militærtjeneste;
• enhver ændring i medarbejderens udførelse af hans arbejdsaktiviteter;
• samlinger;
• priser;
• afskedigelse;
• genindsættelse til nuværende stilling;
• aflysning domstolsafgørelse, vedrørende nyttiggørelse;
• en periode, der ikke indgår i den samlede anciennitet.

Indtastning af ansættelse i arbejdsbogen

Oplysninger vedrørende ansættelse indføres direkte i arbejdsbogen efter skriftlig bestilling fra arbejdsgiveren selv. Denne registrering skal angive navnet på den organisation og strukturelle enhed, hvori medarbejderen kom til, samt dennes stilling. Glem ikke detaljerne i selve arbejdsgiverens ordre.

Opmærksomhed! Ved indtastning af oplysninger om ansættelse af en leder kan grundlaget herfor være enten en ordre eller et andet dokument, der angiver dennes ansættelse.

Det er ikke nødvendigt at indtaste oplysninger vedr prøvetid, ved ansættelse på turnus skal disse oplysninger dog indtastes.

Vigtig! Inden du skriver ind i arbejdsbogen om ansættelse af en ny medarbejder, skal du sikre dig, at den også indeholder oplysninger om afskedigelse fra det tidligere job. I tilfælde af, at sådanne oplysninger ikke blev indtastet, er der stor sandsynlighed for, at personen ikke ophørte med at operere på sit tidligere arbejdssted. Herefter skal den nye arbejdsgiver anmode den tidligere arbejdsgiver om en kopi af påbuddet om at afskedige medarbejderen, således at den tilsvarende indtastning sker i arbejdsbogen.

Indførsel af bøder og incitamenter i arbejdsbogen

Inden for en uge fra det øjeblik, den tilsvarende ordre blev udstedt, er der afsat præcis en uge til at indtaste oplysninger om forfremmelse eller pris i arbejdsbogen. Indtastningen skal fuldt ud svare til nummeret og datoen for ordren, samt teksten i selve dokumentet.

Følgende oplysninger er indtastet i denne kolonne:

• ved modtagelse af et hædersbevis;
• om tildeling af den næste titel;
• om at modtage en statspris;
• om andre tildelinger i henhold til overenskomsten, arbejdsgiverens vedtægter samt love Russiske Føderation.

Registrering af afskedigelse i arbejdsbogen

Efter at den tilsvarende ordre er udstedt, skal den autoriserede medarbejder indtaste arbejdsoplysningen om, at medarbejderen afskediges fra den stilling, han tidligere besatte. Denne tekst skal være i fuld overensstemmelse med ordredataene.

Hvis en medarbejder har fået fri før afskedigelsen, anses dagen for ophøret af hans ansættelse normalt som den sidste orlovsdag. Arbejdsbog og kontant betaling skal dog afleveres til medarbejderen inden feriens start.

Det skal bemærkes, at registreringen af ​​en arbejdsbog udelukkende er baseret på en hel liste over en lang række dokumenter, der indeholder detaljerede instruktioner om, hvordan man korrekt udfylder, vedligeholder og opbevarer disse bøger. Det er meget bemærkelsesværdigt, at både den organisation, der har ansat personen, og personen selv er forpligtet til at følge alle disse regler og forskrifter.

Hvis en organisation begår fejl i processen med at udfylde en arbejdsbog, kan den blive holdt ansvarlig. Straffe for sådanne overtrædelser spænder fra en simpel bøde til opsigelse af organisationens aktiviteter.

Men en medarbejder, der ikke har bemærket nogle mangler i posterne i sin arbejdsbog, kan simpelthen ikke bekræfte sin egen arbejdserfaring.

DEN RUSSISKE FØDERATIONS MINISTERIE FOR ARBEJDS- OG SOCIAL UDVIKLING

OPLØSNING

Ved godkendelse af vejledningen til udfyldning af arbejdsbøger

Dokument med ændringer:
(Officiel internetportal med juridisk information www.pravo.gov.ru, 11/16/2016, N 0001201611160014).
____________________________________________________________________

I overensstemmelse med (Den Russiske Føderations lovsamling, 2003, nr. 16, art. 1539) Arbejdsministeriet og social udvikling Russiske Føderation

bestemmer:

1. Godkend:

Vejledning til udfyldning af arbejdsbøger i henhold til bilag nr. 1;

form af kvitterings- og udgiftsbog til bogføring af arbejdsbogsblanketter og indsættelse heri i overensstemmelse med bilag nr. 2;

form af en bog til registrering af arbejdsbøgers bevægelser og indstik i disse i overensstemmelse med bilag nr. 3.

2. At anerkende som ugyldig på Den Russiske Føderations territorium:

Resolution fra statens arbejdsudvalg af 20. juni 1974 N 162 "Om godkendelse af instrukser om proceduren for at føre arbejdsbøger ved virksomheder, institutioner og organisationer";

Resolution fra USSR's statskomité for arbejde af 2. august 1985 N 252 "Om indførelse af ændringer og tilføjelser til instruktionen om proceduren for vedligeholdelse af arbejdsbøger på virksomheder, institutioner og organisationer, godkendt ved resolution fra statskomitéen for arbejde dateret 20. juni 1974 N 162";

Resolution fra USSR State Committee for Labor af 31. marts 1987 N 201 "Om indførelse af tilføjelser til instruktionerne om proceduren for vedligeholdelse af arbejdsbøger på virksomheder, institutioner og organisationer";

punkt 2 i resolutionen fra USSR's statskomité for arbejde dateret den 15. august 1990 N 332 "Om ugyldiggørelse og ændringer af resolutionerne fra statskomitéen for arbejde om spørgsmål om deltidsarbejde";

Resolution fra USSR State Committee for Labor dateret 19. oktober 1990 N 412 "Om ændringer af instruktionerne om proceduren for vedligeholdelse af arbejdsbøger på virksomheder, institutioner og organisationer, godkendt ved resolution fra State Committee for Labor af 20. juni 1974 N 162 (som ændret ved resolutionen fra USSR State Committee for Labor af 2. august 1985 N 252)".

Minister
arbejdskraft og social udvikling
Russiske Føderation
A. Pochinok

Registreret
hos justitsministeriet
Russiske Føderation
11. november 2003
registrering N 5219

Bilag nr. 1. Vejledning til udfyldelse af arbejdsbøger

Denne instruktion, i overensstemmelse med punkt 13 i reglerne for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsbøger, fremstilling af arbejdsbogsformularer og udlevering af dem til arbejdsgivere (i det følgende benævnt reglerne for vedligeholdelse af arbejdsbøger), godkendt ved dekret fra Den Russiske Føderations regering af 16. april 2003 N 225 "Om arbejdsbøger", fastlægger proceduren for udfyldning af arbejdsbøger, indsættelser i dem, dubletter af arbejdsbøger (herefter benævnt arbejdsbøger).

1. Almindelige bestemmelser

1.1. Indtastninger af datoer i alle sektioner af arbejdsbøger er lavet med arabiske tal (dag og måned - to cifre, år - fire cifre). For eksempel, hvis en medarbejder blev ansat den 5. september 2003, skrives der ind i arbejdsbogen: "09/05/2003".

Indtastninger foretages omhyggeligt ved hjælp af en fylde- eller gelpen, en rullekuglepen (inklusive en kuglepen), lysbestandigt blæk (pasta, gel) sort, blå eller lilla og uden nogen forkortelser. Det er for eksempel ikke tilladt at skrive "pr." i stedet for "ordre", "afsendelse". i stedet for "ordre", "trans." i stedet for "oversat" osv.

1.2. I afsnittene "Oplysninger om arbejde" og "Oplysninger om priser" i arbejdsbogen er det ikke tilladt at overstrege tidligere udførte unøjagtige, forkerte eller andre ugyldige indtastninger.

Hvis det f.eks. er nødvendigt at ændre en specifik indtastning om ansættelse i afsnittet "Joboplysninger", efter den tilsvarende sidste indtastning i dette afsnit, er det efterfølgende løbenummer og datoen for indtastningen angivet, i kolonne 3 angives indtastningen er lavet: "Indtastningen med sådan og sådan et nummer er ugyldig." Herefter foretages den korrekte indtastning: "Antaget i sådan og sådan profession (stilling)" og i kolonne 4 dato og nummer på ordren (instruktionen) eller anden beslutning fra arbejdsgiveren, hvorfra indtastningen er fejlagtigt indgået. arbejdsbogen, gentages, eller ordrens dato og nummer angives (ordre) eller anden beslutning fra arbejdsgiveren, på grundlag af hvilken den korrekte indtastning foretages.

På samme måde er en registrering af afskedigelse eller overførsel til en anden stilling ugyldig. fast job hvis afskedigelsen eller overførslen er anerkendt som ulovlig af arbejdsgiveren, kontrol- og tilsynsorganet, arbejdskonfliktløsningsorganet eller retten og genindsættelse i det tidligere job eller en ændring af ordlyden af ​​begrundelsen for afskedigelsen. For eksempel: "Indtastningen af ​​nummeret er ugyldigt, genindsat til tidligere job." Hvis ordlyden af ​​begrundelsen for afskedigelsen ændres, indsættes der: "Anførslen på nummeret er ugyldigt, bortfaldet (ny formulering er angivet)." I kolonne 4 henvises til arbejdsgiverens kendelse (instruks) eller anden beslutning om genoptagelse eller ændring af afskedigelsesgrundens ordlyd.

Såfremt der i arbejdsbogen er optaget om afskedigelse eller overflytning til andet fast arbejde, som efterfølgende erklæres ugyldigt, udstedes der efter skriftlig henvendelse fra medarbejderen en dublet arbejdsbog uden at gøre en ugyldig oplysning. I dette tilfælde, i det øverste højre hjørne af den første side af den duplikerede arbejdsbog, er inskriptionen: "Duplicate" lavet. På den første side (titelside) i den forrige arbejdsbog står der: "I stedet blev der udstedt et duplikat", med angivelse af dens serie og nummer.

2. Udfyldelse af oplysninger om medarbejderen

2.1. Oplysningerne om medarbejderen i henhold til reglerne for vedligeholdelse af arbejdsbøger, angivet på første side (titelside) i arbejdsbøgerne, udfyldes som følger:

efternavn, fornavn og patronym er angivet fuldt ud, uden forkortelse eller erstatning af for- og mellemnavne med initialer, fødselsdato registreres fuldt ud (dag, måned, år) på grundlag af pas eller andet identifikationsdokument (f.eks. for eksempel militær-id, udenlandsk pas, kørekort osv. .);

registrering af uddannelse (grundlæggende almen, sekundær almen, primær erhvervsuddannelse, sekundær erhvervsuddannelse, videregående erhvervsuddannelse og postgraduate faglig uddannelse) udføres kun på grundlag af korrekt certificerede dokumenter (certifikat, certifikat, eksamensbevis osv.);

en registrering af ufuldstændig uddannelse på det passende niveau kan laves på grundlag af indsendte behørigt attesterede dokumenter (studiekort, karakterbog, certifikat uddannelsesinstitution osv.);

erhverv og/eller speciale angives på grundlag af dokumenter om uddannelse, kvalifikationer eller tilstedeværelsen af ​​særlig viden (ved ansøgning om et job, der kræver særlig viden eller særlig uddannelse) eller andre korrekt udførte dokumenter.

2.2. Efter at have angivet datoen for udfyldning af arbejdsbogen, bekræfter medarbejderen rigtigheden af ​​de indtastede oplysninger med sin underskrift på den første side (titelside) i arbejdsbogen.

Arbejdsbogens første side (titelblad) er også underskrevet af den ansvarlige for at udstede arbejdsbøger, hvorefter stempel for organisationen (personaletjenestens stempel) (hvis der er segl), hvori arbejdsbogen var først udfyldte er påført.
efter ordre fra det russiske arbejdsministerium af 31. oktober 2016 N 588n.

2.3. Ændringer af indførsler i arbejdsbøger om efternavn, navn, patronym og fødselsdato sker på grundlag af pas, fødselsattest, vielsesattest, skilsmisse, ændring af efternavn, navn, patronym og andre dokumenter og med henvisning til deres nummer og dato.

Disse ændringer foretages på første side (titelblad) i arbejdsbogen. Det tidligere efternavn eller fornavn, patronym, fødselsdato overstreges med én linje, og nye data registreres. Links til relevante dokumenter findes på indenfor omslaget til arbejdsbogen og bekræftet af arbejdsgiverens eller en person, der er specielt autoriseret af ham, og organisationens segl (eller personaletjenestens segl) (hvis der er et segl).
(Afsnit som ændret, sat i kraft den 27. november 2016 efter ordre fra det russiske arbejdsministerium af 31. oktober 2016 N 588n.

2.4. Ændringer (tilføjelser) på første side (titelside) i arbejdsbogen med poster om ny uddannelse, erhverv, erhvervet speciale udføres ved at tilføje eksisterende poster (hvis de allerede eksisterer) eller udfylde de tilsvarende linjer uden at krydse tidligere lavet poster.

3. Udfyldelse af joboplysninger

3.1. I kolonne 3 i afsnittet "Arbejdsoplysninger" i arbejdsbogen er det fulde navn på organisationen angivet som en overskrift samt organisationens forkortede navn (hvis nogen).

Under denne overskrift, i kolonne 1, er løbenummeret på den indtastning, der foretages, angivet i kolonne 2, ansættelsesdatoen.

I kolonne 3 er der angivet accept eller udnævnelse til en strukturel enhed i organisationen, med angivelse af dens specifikke navn (hvis betingelsen om at arbejde i en specifik strukturel enhed er inkluderet i ansættelseskontrakten som en væsentlig enhed), navnet på stillingen (jobbet), specialet, erhvervet, der angiver kvalifikationer, og kolonne 4 indeholder datoen og nummeret på den ordre (instruktion) eller anden beslutning fra arbejdsgiveren, hvorefter medarbejderen blev ansat. Optegnelser om navn på stilling (arbejde), speciale, erhverv, der angiver kvalifikationer, foretages som udgangspunkt iht. personalebord organisationer. Hvis, i overensstemmelse med føderale love, udførelsen af ​​arbejde i visse stillinger, specialer eller erhverv er forbundet med levering af ydelser eller tilstedeværelsen af ​​begrænsninger, skal navnene på disse stillinger, specialer eller erhverv og kvalifikationskravene for dem svare til til de navne og krav, der er angivet i de relevante kvalifikationsopslagsbøger.

Ændringer og tilføjelser foretaget i overensstemmelse med den fastsatte procedure i kvalifikationsopslagsbøger, bringes organisationens personaletabel til medarbejdernes kendskab, hvorefter der foretages passende ændringer og tilføjelser til deres arbejdsbøger på baggrund af en ordre (instruks) eller anden beslutning fra arbejdsgiveren.

Hvis en medarbejder tildeles en ny rang (klasse, kategori osv.) i arbejdsperioden, så foretages en tilsvarende indtastning herom på den foreskrevne måde.

Etableringen af ​​et andet og efterfølgende erhverv, speciale eller anden kvalifikation for en medarbejder er noteret i arbejdsbogen med angivelse af rækker, klasser eller andre kategorier af disse erhverv, specialiteter eller færdighedsniveauer. For eksempel blev en reparatør tildelt det andet erhverv "El- og gassvejser" med tildelingen af ​​den 3. kategori. I dette tilfælde, i arbejdsbogen: i kolonne 1 i afsnittet "Oplysninger om arbejde" indtastes postens serienummer, i kolonne 2 er datoen for etableringen af ​​det andet erhverv angivet, i kolonne 3 er indtastningen foretaget : "Det andet erhverv "El- og gassvejser" er blevet etableret med tildeling af 3. kategori." , kolonne 4 angiver det relevante certifikat, dets nummer og dato.

Efter anmodning fra medarbejderen registreres oplysninger om deltidsarbejde i arbejdsbogen på hovedarbejdsstedet på grundlag af et dokument, der bekræfter deltidsarbejde. I kolonne 1 i afsnittet "Arbejdsoplysninger" i arbejdsbogen indtastes postens løbenummer, i kolonne 2 er ansættelsesdatoen som deltidsansat angivet, i kolonne 3 anføres om accept eller ansættelse som deltidsansat i en strukturel enhed i organisationen, med angivelse af dens specifikke navn (hvis betingelsen om at arbejde i en specifik strukturel enhed er inkluderet i ansættelseskontrakten som en væsentlig enhed), navnet på stillingen, speciale, erhverv, der angiver kvalifikationer, angiver kolonne 4 navnet på det dokument, på grundlag af hvilket indtastningen er foretaget med henvisning til dets dato og nummer. En registrering af afskedigelse fra dette job laves på samme måde.

3.2. Hvis organisationens navn ændres under medarbejderens arbejde, så er der en indtastning om dette i en separat linje i kolonne 3 i afsnittet "Oplysninger om arbejde" i arbejdsbogen: "Organisation sådan og sådan er blevet omdøbt til sådan og sådan dato,” og i kolonne 4 er angivet grundlaget for omdøbning er en ordre (instruks) eller anden beslutning fra arbejdsgiveren, dennes dato og nummer.

3.3. I arbejdsbøgerne for personer, der har afsonet en straf i form af kriminalforsorgsarbejde, opføres på følgende måde, at arbejdstid ikke medregnes i afsoningsperioden i den løbende erhvervserfaring. I sektionen "Oplysninger om arbejde" i arbejdsbogen, i kolonne 1 indtastes postens serienummer, i kolonne 2 - datoen for indtastningen; i kolonne 3 anføres: "Arbejdstid fra sådan og sådan dato (dag, måned, år) til sådan og sådan dato (dag, måned, år) tæller ikke med i løbende erhvervserfaring." Kolonne 4 angiver grundlaget for at lave en indtastning i arbejdsbogen - en ordre (instruktion) eller anden beslutning fra arbejdsgiveren (udstedt i overensstemmelse med domstolens dom), dens dato og nummer.

3.4. Når kontinuerlig erhvervserfaring genoprettes i overensstemmelse med den fastlagte procedure, foretages følgende indtastning i medarbejderens arbejdsbog på sidste arbejdssted i kolonne 3 i afsnittet ”Oplysninger om arbejde”: ”Løbende erhvervserfaring blev genoprettet fra sådanne og sådan en dato, måned, år”, i kolonne 4 henvises til det tilsvarende navn på det dokument, på grundlag af hvilket indtastningen er foretaget, med henvisning til dets dato og nummer.

4. Udfyldelse af oplysninger om prisen

Proceduren for at indtaste oplysninger om priser er som følger: I kolonne 3 i afsnittet "Information om priser" i arbejdsbogen er organisationens fulde navn angivet som en overskrift samt organisationens forkortede navn (hvis enhver); nedenfor i kolonne 1 indtastes løbenummeret på posten (nummerering stigende gennem hele den ansattes arbejdsaktivitet); Kolonne 2 angiver datoen for tildelingen; Kolonne 3 viser, hvem der tildelte medarbejderen, for hvilke præstationer og med hvilken pris; Kolonne 4 angiver navnet på det dokument, på grundlag af hvilket indtastningen er foretaget, med henvisning til dets dato og nummer.

5. Udfyldelse af oplysninger om afskedigelse (opsigelse af ansættelseskontrakt)

5.1. Registrering af afskedigelse (opsigelse) ansættelseskontrakt) i medarbejderens arbejdsbog udføres i følgende rækkefølge: i kolonne 1 indtastes løbenummeret på posten; Kolonne 2 angiver datoen for afskedigelsen (opsigelse af ansættelseskontrakten); i kolonne 3 anføres årsagen til afskedigelsen (opsigelse af ansættelseskontrakten); Kolonne 4 angiver navnet på det dokument, på grundlag af hvilket indtastningen blev foretaget - en ordre (instruktion) eller anden beslutning fra arbejdsgiveren, dets dato og nummer.

Afskedigelsesdatoen (opsigelse af en ansættelseskontrakt) betragtes som den sidste arbejdsdag, medmindre andet er fastsat i føderal lov, en ansættelseskontrakt eller en aftale mellem arbejdsgiver og medarbejder.

For eksempel, når en ansættelseskontrakt med en medarbejder opsiges på grund af personalereduktion, er den 10. oktober 2003 fastsat til at være den sidste dag i hans arbejde. Følgende indtastning skal foretages i medarbejderens arbejdsbog: i kolonne 1 i afsnittet "Arbejdsoplysninger" indtastes postens løbenummer, i kolonne 2 er afskedigelsesdatoen angivet (10.10.2003), i kolonne 3 indtastningen foretages: "Afskediget på grund af reduktion i antallet af ansatte i organisationen, stk. 2", kolonne 4 angiver datoen og nummeret på ordren (instruktionen) eller anden beslutning fra arbejdsgiveren om afskedigelse.

5.2. Ved opsigelse af en ansættelseskontrakt på de grunde, der er fastsat i artikel 77 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks (undtagen tilfælde af opsigelse af ansættelseskontrakten på initiativ af arbejdsgiveren og på grund af omstændigheder uden for parternes kontrol (klausuler) 4 og 10 i denne artikel), er der en indtastning om afskedigelse i arbejdsbogen (opsigelse af ansættelseskontrakten) med henvisning til det relevante afsnit i denne artikel.

For eksempel: "Afskediget efter aftale mellem parterne, stk. 1" eller "Afskediget af efter behag 3 i artikel 77 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks."

5.3. Ved opsigelse af en ansættelseskontrakt på initiativ af arbejdsgiveren, er der angivet en afskedigelse (opsigelse af ansættelseskontrakten) i arbejdsbogen med henvisning til det relevante afsnit i artikel 81 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks eller andre grunde til opsigelse af ansættelseskontrakten på arbejdsgiverens initiativ, fastsat ved lov.

For eksempel: "Afskediget på grund af likvidation af organisationen, stk. 1 i artikel 81 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks" eller "Afskediget på grund af opsigelse af adgang til statshemmeligheder, paragraf 12 i artikel 81 i arbejdsloven for Russisk Føderation."

5.4. Når en ansættelseskontrakt opsiges på grund af forhold uden for parternes kontrol, indføres der i arbejdsbogen om begrundelsen for opsigelsen af ​​ansættelseskontrakten med henvisning til det pågældende stykke.

For eksempel: "Afskediget på grund af manglende valg til en stilling, stk. 3 i artikel 83 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks" eller "Ansættelseskontrakten blev opsagt på grund af medarbejderens død, stk. 6 i artikel 83 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks."

5.5. Ved opsigelse af en ansættelseskontrakt pr yderligere årsager, som foreskrevet i Den Russiske Føderations arbejdskodeks eller andre føderale love, optegnes afskedigelse (opsigelse af en ansættelseskontrakt) i arbejdsbogen med henvisning til den relevante artikel i Den Russiske Føderations arbejdskodeks eller andre føderale lov.

For eksempel: "Afskediget på grund af gentagne grove overtrædelser af en uddannelsesinstitutions charter, stk. 1 i artikel 336 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks inden for et år" eller "Afskediget på grund af at nå den aldersgrænse, der er fastsat for at besidde en offentlig stilling embedsværk 2, stk. 1, i artikel 25 i den føderale lov af 31. juli 1995 N 119-FZ "Om grundprincipperne i Den Russiske Føderations civile tjeneste".

5.6. Når en ansættelseskontrakt opsiges på initiativ af en medarbejder af årsager, der i henhold til loven er forbundet med levering af visse ydelser og ydelser, indføres en opsigelse (opsigelse af ansættelseskontrakten) i arbejdsjournalen med angivelse af disse årsager. For eksempel: "Afskediget af egen fri vilje på grund af sin mands overførsel til at arbejde i en anden lokalitet, paragraf 3 i artikel 77 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks" eller "Afskediget af egen fri vilje på grund af behovet for at pasning af et barn under 14 år, punkt 3 i artikel 77 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks."

6. Funktioner ved at udfylde oplysninger om afskedigelse (opsigelse af en ansættelseskontrakt) og ansættelse (ansættelse) i forbindelse med overflytning af en medarbejder til et andet fast job hos en anden arbejdsgiver (til en anden organisation) eller hans overgang til et valgbart job (stilling )

6.1. Ved afskedigelse (opsigelse af en ansættelseskontrakt) i forbindelse med overførsel af en medarbejder til et andet fast job hos en anden arbejdsgiver (til en anden organisation), er det i kolonne 3 i afsnittet "Oplysninger om arbejde" i arbejdsbogen angivet i hvilken rækkefølge overførslen udføres: efter anmodning fra medarbejderen eller med dennes samtykke .

Ved ansættelse til et nyt arbejdssted foretages der en indtastning i medarbejderens arbejdsbog i kolonne 3 i afsnittet "Oplysninger om arbejde" som omhandlet i pkt. 3.1 i denne instruktion, hvilket angiver, at medarbejderen blev optaget (udnævnt) v.h.t. overførsel.

6.2. Ved afskedigelse (opsigelse af en ansættelseskontrakt) i forbindelse med overflytning af en medarbejder til et valgfrit job (stilling) til en anden arbejdsgiver (til en anden organisation) indføres der i arbejdsbogen: ”Afskediget i forbindelse med overflytning til et valgfrit job (stilling) i (angiv navnet på organisationen), punkt 5 i artikel 77 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks."

På et nyt arbejdssted efter instruktioner fulde navn valgt organ, samt det forkortede navn på det valgte organ (hvis nogen), i kolonne 3 i afsnittet "Oplysninger om arbejde" i arbejdsbogen, er der angivet, hvilket job (stilling) medarbejderen er valgt til, og i kolonne 4 det valgte organs beslutning, dato og nummer for dets accept.

7. Funktioner ved at udfylde en dublet arbejdsbog

7.1. En kopi af arbejdsbogen udfyldes i overensstemmelse med afsnit 1 - 6 i denne vejledning.

7.2. Hvis en medarbejder, før tiltrædelse denne organisation(for denne arbejdsgiver) allerede har arbejdet, så når du udfylder et duplikat af arbejdsbogen i afsnittet "Oplysninger om arbejde" i kolonne 3, først en post om generel og/eller kontinuerlig erhvervserfaring arbejde som ansat, før du slutter dig til denne organisation (denne arbejdsgiver), bekræftet af relevante dokumenter.

Den samlede erhvervserfaring registreres i alt, det vil sige, at det samlede antal år, måneder, arbejdsdage er angivet uden at specificere hvilken arbejdsgiver, i hvilke perioder og i hvilke stillinger ejeren af ​​arbejdsbogen har arbejdet tidligere.

Herefter registreres den samlede og/eller kontinuerlige erhvervserfaring, bekræftet af korrekt udførte dokumenter, for individuelle arbejdsperioder i følgende rækkefølge: kolonne 2 angiver ansættelsesdatoen; Kolonne 3 registrerer navnet på den organisation (arbejdsgiver), hvor medarbejderen arbejdede, samt den strukturelle enhed og job (stilling), speciale, profession, der angiver de kvalifikationer, som medarbejderen blev ansat til.

Hvis de fremsendte dokumenter bekræfter, at medarbejderen er overflyttet til et andet fast job i samme organisation (hos samme arbejdsgiver), så foretages der også en tilsvarende indtastning herom.

Derefter er datoen for afskedigelse (opsigelse af ansættelseskontrakten) angivet i kolonne 2, og i kolonne 3 - årsagen (grunden) til afskedigelse, hvis det dokument, som medarbejderen har indsendt, indeholder sådanne data.

I tilfælde af, at dokumenterne ikke fuldt ud indeholder ovenstående oplysninger om tidligere arbejde, er det kun de oplysninger, der er tilgængelige i dokumenterne, der indføres i dubletarbejdsbogen.

Kolonne 4 angiver navn, dato og nummer på det dokument, på grundlag af hvilket de tilsvarende indtastninger i duplikatet er foretaget. De originale dokumenter, der bekræfter erhvervserfaring, returneres til deres ejer, efter at der er taget kopier af dem og behørigt attesteret af arbejdsgiveren eller personaletjenesten. Arbejdsgiveren er forpligtet til at bistå medarbejderen med at fremskaffe dokumenter, der bekræfter hans erhvervserfaring, forud for tiltrædelsen af ​​arbejdsgiveren.

Bilag nr. 2. Kvitterings- og udgiftsbogens form til bogføring af arbejdsbogsblanketter og indstikket heri

				Modtaget fra:	Grundlæggende tion
				eller hvem der blev løsladt	(navn- nyhed	Mængde		Beløb (gnidning)	Mængde		Beløb (gnidning)
					dokument, N og dato)		indsatser (serie og nummer)		arbejdsbøger (serie og nummer)	indsatser (serie og nummer)

Bilag nr. 3. Regnskabsbogens form for flytning af arbejdsbøger og indstik i dem

Dato for ansættelse, færdiggørelse af arbejdsbogen eller indsæt i den

Ejerens efternavn, fornavn og patronym arbejdsfolk

Serie og værknummer hyle bøger el

Skal fag, fag, speciale

Navn arbejdssted (angiver nej

Dato og N for ordren (disposition) ægteskab) eller andet

Modtagelse af den ansvarlige person, hvem forstod eller

Modtaget til påfyldning hårdtarbejdende nye bøger

udstedelsesdato praktisk arbejde hyle bøger

Modtagelse af arbejde- Nika i semi- læse arbejdsbogen

indskud- sha ind i hende

en medarbejder, der har afleveret en arbejdsbog, eller for hvem der er udfyldt en arbejdsbog eller et indstik heri

struktur- tur division leniya), hvor medarbejderen blev ansat

jobløsninger- organ, som medarbejderen blev ansat på grundlag af

udfylder- din arbejdsbog

eller indskud- shi i dem (gnide.)

ved afskedigelse neniya (udgået) undersøgelse af ansættelseskontrakten)

Revision af dokumentet under hensyntagen
ændringer og tilføjelser udarbejdet
JSC "Kodeks"

Arbejdsbogen afspejler hele en persons arbejdsbiografi. Indtastninger i det, samt lagring og udstedelse af det til en medarbejder ved afskedigelse, er strengt reguleret af lovgivningen i Den Russiske Føderation i 2016, og det er nødvendigt at følge disse regler for at vedligeholde arbejdsbøger.

Lovgivningsmæssig regulering af arbejdsjournalspørgsmål

En nybegynder HR-medarbejder eller revisor, der støder på arbejdernes arbejdsbøger for første gang, har absolut brug for at vide, hvilke lovbestemmelser der styrer deres håndtering.

Arbejdsbogen er en formular, der er etableret af reglerne med passende beskyttelsesgrader, der angiver serien og antallet af 20 opslag, hvis sider er nummererede og har sektioner, hvor optegnelser af den relevante type er indtastet (oplysninger om medarbejderen (den såkaldt titelblad), information om værket, information om priser).

Hvis afsnittene "Oplysninger om arbejde" eller "Oplysninger om priser" er overstået, så tilføjes et indstik til arbejdsbogen. Dens form, form og vedligeholdelse er underlagt krav svarende til dem for selve arbejdsbogen.

Arbejdsgiveren er forpligtet til at opretholde en konstant forsyning påkrævet mængde former for arbejdsbøger og indstik i disse (paragraf 44 i reglerne).

Former for arbejdsbøger og bilag skal købes af arbejdsgiveren centralt fra officielle distributører, der er godkendt af GOZNAK (deres liste er offentliggjort på GOZNAK-webstedet).

Lignende former kan findes i papirvarebutikker og kiosker, der sælger trykte materialer til offentligheden, men et sådant salg er ikke lovligt. Da der ikke er garantier for deres ægthed og overholdelse af reglerne, har arbejdsgiveren ikke ret til at kræve, at en nyansat medarbejder skal have blanketten købt i kiosken i hænderne. Desuden er det ulovligt at acceptere det fra en medarbejder til yderligere udfyldelse, og vi anbefaler ikke at gøre dette for at undgå yderligere problemer.

Arbejdsbogsformularen kan kontrolleres for ægthed ved at sammenligne seriens og nummerets korrespondance med udstedelsesåret, samt formularen, installerede temaer samme regeringsbeslutning, som godkendte reglerne.

Arbejdsbog - streng rapporteringsform

Både arbejdsbøger, der accepteres fra medarbejdere, og deres tomme formularer og indstik er underlagt streng bogføring, når de opbevares af arbejdsgiveren (dette er diskuteret i afsnit seks af reglerne).

Til disse formål skal regnskabsjournaler føres i de fastsatte former:

• kvitterings- og udgiftsbog til bogføring af arbejdsbogsformularer og indstik i den;
• en bog om regnskab for bevægelse af arbejdsbøger og indstik i dem.

Begge disse bøger skal snøres og nummereres, bekræftet af organisationens leders underskrift og forseglet med vokssegl (forseglet) - dette er angivet i paragraf 41 i reglerne.

Modtagelses- og udgiftsbogen for regnskabsskemaer vedligeholdes af organisationens regnskabsafdeling, og den afspejler alle operationer med at modtage og bruge arbejdsbogsformularer (indsæt i den) med angivelse af skemaets serie og nummer.

Regnskabsbogen for flytning af arbejdsbøger føres af personaleofficerer. Den registrerer oplysninger om accept og udstedelse ved afskedigelse af alle arbejdsbøger for medarbejdere og bilagene i dem, både accepteret fra medarbejdere ved ansættelse og udstedt til medarbejdere igen. Samtidig skal deres serie og nummer angives i regnskabsbogen, samt medarbejderens underskrift ved modtagelsen af ​​arbejdsbogen ved afskedigelse.

En embedsmand i organisationen, der er ansvarlig for arbejdsjournaler

Loven forpligter direkte arbejdsgiveren til korrekt at organisere arbejdet med arbejdsbøger.

Streng bogføring af disse dokumenter i organisationen kræver tilstedeværelsen af ​​en særligt autoriseret embedsmand - en person, der er ansvarlig for at vedligeholde, opbevare, registrere og udstede arbejdsbøger.

En sådan person udpeges efter ordre eller instruks fra arbejdsgiveren. Typisk tildeles et sådant ansvar til en specifik HR-medarbejder eller revisor, som er direkte involveret i arbejdsoptegnelser.

Ordren udstedes i enhver form, dens ordlyd kan f.eks. se sådan ud: "At udpege inspektøren for HR-afdelingen, Anna Nikolaevna Petrova, som den ansvarlige for at vedligeholde, opbevare, registrere og udstede arbejdsbøger." Ordrenummer, dato, samt fulde navn, stilling og naturligvis lederens underskrift er angivet.

Proceduren for at vedligeholde arbejdsbøger

Proceduren for indtastninger i arbejdernes arbejdsbøger tillægges stor betydning stor værdi, derfor skal de indtastes strengt iflg fastsatte regler.

Proceduren for vedligeholdelse af arbejdsbøger er omfattet af ovennævnte Instruktion, som indeholder standarder for vedligeholdelse af arbejdsbøger.

Instruktionerne regulerer alle mulige stadier af udfyldelse af dette dokument, begyndende med hvordan man korrekt indtaster oplysninger om medarbejderen (på titelsiden), optegnelser over arbejde og overførsler, belønninger og incitamenter, afskedigelse, ugyldiggørelse af optegnelser og slutter med spørgsmål om udarbejdelse af et duplikat.

Det skal bemærkes, at der siden offentliggørelsen af ​​Instruksen ikke er foretaget grundlæggende ændringer i den. Derfor adskiller vejledningen til vedligeholdelse af arbejdsbøger i 2015-2016 sig ikke på nogen måde i forhold til tidligere perioder.

Sådan opbevarer du en arbejdsbog

Da arbejdsbogsformen er et dokument streng rapportering, og den udfyldte arbejdsbog også indeholder medarbejderens personoplysninger, pålægger loven en forpligtelse for arbejdsgiveren til at opbevare dem korrekt.

Vi talte ovenfor om registrering af arbejdsoptegnelser i specielle bøger, lad os nu tale om deres opbevaring.

Hverken Den Russiske Føderations arbejdskodeks, reglerne eller instruktionerne indeholder regler om, hvor arbejdsbøger skal opbevares. Det vil sige, at der ikke er særlige opbevaringsregler for arbejdsjournaler.

Derfor bør du henvise til reglerne om dokumentflow (TEKTEN om dokumenter og dokumentflow i regnskaber, som er gældende, godkendt af USSR's finansministerium den 29. juli 1983 N 105).

Det foreskriver, at strenge indberetningsskemaer skal opbevares i pengeskabe, metalskabe eller særlige rum for at sikre deres sikkerhed (punkt 6.2). Der er ingen oplysninger om, hvorvidt et sådant pengeskab skal være brandsikkert, og om der skal monteres sprosser på vinduerne i rummet.

Arbejdsjournaler bør således opbevares på en måde, der sikrer deres sikkerhed og forhindrer uvedkommende i at få adgang til dem.

Opbevaringsperioder for arbejdsjournaler

Arbejdsgiveren fører permanent arbejdsbøger for alle fuldtidsansatte, undtagen deltidsansatte.

De udstedes kun ved afskedigelse af en medarbejder (opsigelse af en ansættelseskontrakt med ham uanset årsag) eller midlertidigt til forelæggelse for myndighederne socialforsikring(sikkerhed) i henhold til art. 62 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks efter en skriftlig ansøgning fra medarbejderen.

Der kan være situationer, hvor afdøde medarbejderes arbejdsbøger forbliver hos arbejdsgiveren.

I henhold til paragraf 37 i reglerne, i tilfælde af en medarbejders død, en arbejdsbog (med en indførsel i den om opsigelse af ansættelseskontrakten i henhold til paragraf 6, del 1, artikel 83 i arbejdsloven i Russisk Føderation) udleveres til en af ​​hans slægtninge mod en kvittering i bogen for registrering af flytning af arbejdsbøger eller sendt med post efter skriftlig ansøgning fra en af ​​slægtninge.

Det vil sige, at arbejdsgiveren skal underrette de pårørende til en sådan medarbejder om behovet for at få sin arbejdsbog eller acceptere at sende den med posten.

Hvis en afdød medarbejders arbejdsbog af en eller anden grund forbliver hos arbejdsgiveren, skal den opbevares permanent i organisationen, indtil den kan gøres krav på af pårørende.

Opbevaringsperioden for arbejdsbøger, der ikke er blevet gjort krav på, er 75 år (paragraf 664 i listen over standardstyringsarkivdokumenter, der genereres under aktivitetsprocessen offentlige myndigheder, lokale myndigheder og organisationer, med angivelse af opbevaringsperioder, godkendt. Bekendtgørelse fra det russiske kulturministerium af 25. august 2010 N 558).

Hvad er en arbejdsbog?

En arbejdsbog er et dokument, der registrerer oplysninger om en persons arbejdserfaring. Denne hoveddokument under ansættelsen, og derfor er den i ansættelsesperioden underlagt opbevaring i organisationens personaleafdeling. Efter afskedigelse returneres det uanset årsagen til ejeren.

I art. 66 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks angiver, at dette dokument er den vigtigste bekræftelse af tjenestens længde og arbejdsaktivitet.

Beslutning "Om arbejdsbøger" nr. 225 af 16. april 2003 godkendte en standardformular, som trådte i kraft den 1. januar 2004. Gamle prøver af dette dokument kan ikke udveksles og er anerkendt som gyldige. De er fremstillet på Gosznak-virksomheden og har den passende grad af beskyttelse.

Arbejdsbogen er inkluderet i listen over obligatoriske dokumenter, der præsenteres ved indgåelse af en ansættelseskontrakt (artikel 65 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks). Den eneste undtagelse er tilfældet, når en sådan aftale med en person underskrives for første gang, det vil sige, at medarbejderen ikke har arbejdet nogen steder før. I dette tilfælde udleveres arbejdsbogen til ham af administrationen gratis. Personaleofficeren skal i dette tilfælde udfylde de oplysninger, der er angivet på første side, og angive oplysninger om den person, der er ansvarlig for den første udfyldelse. Ejerens underskrift er også placeret på det første ark.

Reglerne for udfyldning af en arbejdsbog er godkendt ved lov og er obligatoriske for alle virksomheder.

Regler for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsregistre i Den Russiske Føderation

Udarbejdelsen af ​​dette dokument udføres på grundlag af reglerne for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsbøger, fremstilling af arbejdsbogsformularer og udlevering af dem til arbejdsgivere (godkendt ved resolution nr. 225 af 16. april 2003, som omfatter proceduren for udfyldning af arbejdsbøger). arbejdsbøger, opbevaring, regnskab, udstedelse og fremstilling af formularer).

Reglerne for at føre arbejdsbøger regulerer den periode, hvor arbejdsgiveren er forpligtet til at registrere oplysninger. Denne periode er 1 uge fra datoen for udstedelse af den relevante ordre, og i tilfælde af afskedigelse indtastes oplysninger på den sidste arbejdsdag (klausul 10 i reglerne).

Oplysningerne i arbejdsbogen er registreret uden forkortelser og i officielt sprog RF - russisk.

Efter anmodning fra medarbejderen kan data om deltidsarbejde indtastes (paragraf 20).

Desuden oplyses om de modtagne priser: ærestitler, certifikater indtastes. Dog information om præmier installeret af systemet løn er ikke udbetalt.

En registrering af årsagerne til afskedigelse af medarbejdere skal registreres i nøje overensstemmelse med Den Russiske Føderations arbejdskodeks.

Efter skriftlig anmodning fra medarbejderen skal arbejdsgiverens administration inden 3 dage udlevere en kopi af ansættelsesjournalen eller et uddrag heraf.

I overensstemmelse med reglerne for opbevaring af arbejdsbøger er dette et strengt ansvarlighedsdokument, der skal opbevares i organisationen i hele borgerens arbejde.

I den forbindelse skal virksomheden udfylde:

1. Kvitterings- og udgiftsbog til bogføring af arbejdsbogsblanketter.
2. Bog om regnskab og flytning af arbejdsbøger og deres indstik.

Arbejdsoptegnelser efterladt af medarbejdere ved afskedigelse eller efter døden er underlagt opbevaring i virksomheden, indtil de gøres krav på i overensstemmelse med lovgivningen om arkivanliggender i Den Russiske Føderation.

Sådan udfyldes en arbejdsbog korrekt (2018 - 2019)

Reglerne for at føre arbejdsbog for 2018 - 2019 angiver, at administrationen kan udpege en person, der er ansvarlig for opbevaring, udfyldning og udstedelse af disse dokumenter på virksomheden.

I henhold til reglerne for udfyldelse af arbejdsbøger for 2018 - 2019 sker alle indtastninger om ansættelse, afskedigelse og kvalifikationer på baggrund af påbud fra administrationen.

Desuden duplikeres alle oplysninger fra arbejdsbogen på et personligt kort, som medarbejderen efterfølgende sætter sig ind i med en underskrift.

Det angivne dokument tildeles et registreringsnummer, derudover indeholder det oplysninger om medarbejderen, såsom persondata, uddannelse, erhvervserfaring, priser mv.

Du kan indtaste oplysninger ved hjælp af en kuglepen eller gelpen med blå, sort eller lilla blæk.

Brugen af ​​forkortelser, inklusive forkortelsen "RF", er udtrykkeligt forbudt "Russian Federation" bør skrives i stedet.

Den første side af arbejdsbogen bærer underskriften af ​​den person, der er ansvarlig for at vedligeholde den (udfylder den for første gang), organisationens segl (hvis tilgængelig og angivet i charteret) samt ejerens underskrift .

For ændringer, der sker under medarbejderens aktivitet, hvad enten det er en ændring i organisationens navn, stilling, rang osv., skal de angivne oplysninger afspejles i arbejdsbogen.

Du kan ikke rette indtastninger, hvor der er begået en fejl, ved at overstrege eller foretage ændringer, meget mindre slette dem ved hjælp af en korrekturlæser. I dette tilfælde skal du angive, at posten indeholder fejl, og derefter angive de korrekte data.

Instruktioner om proceduren for vedligeholdelse af arbejdsbøger og et dokument om dets godkendelse

Instruktioner til vedligeholdelse af arbejdsregistre blev godkendt den 10. oktober 2003 ved resolution fra Arbejdsministeriet i Den Russiske Føderation nr. 69 og vedtaget den 11. november 2003, reg. nummer i Justitsministeriet i Den Russiske Føderation nr. 5219.

Instruktioner til at udfylde en arbejdsbog for 2018-2019 dækker oplysninger om korrekt vedligeholdelse af dette dokument og indeholder følgende:

1. Generelle bestemmelser. For eksempel, i overensstemmelse med dets krav, er alle datoer skrevet med arabiske tal (11/15/2016).
2. Oplysninger om medarbejderen (angivet på baggrund af pasdata). Hvis du ændrer dit efternavn eller andre oplysninger, skal du indtaste dataene og overstrege de tidligere data baseret på de indsendte dokumenter. Oplysninger om sådanne dokumenter afspejles på forsiden af ​​arbejdsbogen (inde i).
3. Oplysninger om medarbejderens arbejde. I kolonne 3 skal du indtaste det fulde navn på organisationen og dens forkortede navn, hvis det er tilgængeligt. Kolonne 1 indeholder løbenummeret på den indtastning, der foretages, kolonne 2 angiver datoen, hvor medarbejderen blev ansat. Den 3. kolonne indeholder navnet på organisationens afdeling samt den ansattes stilling. 4. kolonne angiver attributterne for den rækkefølge, som borgeren er ansat på baggrund af. Efter anmodning fra medarbejderen kan der indtastes oplysninger om deltidsarbejde.
4. Priser. Udfyld oplysninger om præmier, certifikater mv modtaget under arbejdet. Virksomhedens navn, journalens løbenummer, hvornår, af hvem og for hvad medarbejderen er blevet tildelt.
5. Proceduren for udfyldelse ved afskedigelse af en medarbejder.
6. Regler for indtastning af oplysninger om afskedigelse i forbindelse med overflytning, samt ved flytning til anden stilling.
7. Sekvens ved registrering af et dublet.

Ansvar for overtrædelse af reglerne for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsbøger

Kunst. Det fremgår af reglerne 45, at ansvaret for udarbejdelse af arbejdsprotokoller påhviler arbejdsgiveren. Derudover er det muligt at holde den person, der er udpeget efter ordre, ansvarlig for at vedligeholde disse dokumenter. Som regel er denne person en ansat i personaleafdelingen eller en personalechef. Men i virksomheder med et lille antal ansatte kan den ansvarlige også være revisor. Ikke desto mindre skal denne person, uanset stillingen, være bekendt med reglerne for udfyldning af arbejdsbøger.

Kunst. 2.4. Kodekset for administrative lovovertrædelser i Den Russiske Føderation siger, at en embedsmand holdes ansvarlig, hvis en lovovertrædelse begås på grund af ukorrekt udførelse af hans opgaver. For manglende overholdelse af standarder arbejdsret ansvar er præciseret i art. 5.27 Kodeks for administrative lovovertrædelser i Den Russiske Føderation:

• for embedsmænd - en advarsel eller en bøde fra 1.000 til 5.000 rubler;
• for organisationer - en bøde fra 30.000 rubler til 50.000 rubler.

Derfor kan en embedsmand blive holdt ansvarlig i henhold til denne artikel for overtrædelse af proceduren for at udfylde en arbejdsbog. 5,27.

For overtrædelse af reglerne for opbevaring af en arbejdsbog kan du idømme bøde efter art. 13.20 Kode for administrative lovovertrædelser i Den Russiske Føderation:

• for individuelle iværksættere - fra 100 rubler til 300 rubler;
• for embedsmænd - fra 300 rubler til 500 rubler.

En arbejdsbog er et officielt dokument, på grundlag af hvilket en borger kan bekræfte sin erhvervserfaring. Proceduren for at udfylde dette vigtige dokument samt dets vedligeholdelse, opbevaring og registrering er fastlagt på lovgivningsniveau. Instruktionerne til arbejdsbøger for 2018 - 2019 er grundlaget for de grundlæggende regler for udfyldelse af dette vigtige dokument. For ukorrekt vedligeholdelse, færdiggørelse og opbevaring af arbejdsbøger kan arbejdsgiveren drages til ansvar.

Mellem ansatte og arbejdsgivere er der arbejdsforhold. Samarbejde mellem begge parter er reguleret ved lov. Partnerskabsrelationer, rettigheder og ansvar på arbejdsmarkedet og arten af ​​arbejdsaktiviteter dokumenteres.

Arbejdsbog - hvad er det og hvad er det til?

En arbejdsbog er et personligt dokument, der afspejler ancienniteten, kvaliteten, varigheden af ​​arbejdet på hvert ansættelsessted og information om arten af ​​en persons aktivitet.

Gyldige prøver er fra 1938, 1973, 2003, 2004, de deltager fuldt ud i arbejdscirkulationen og skal ikke udskiftes.

Dokumentet er påkrævet til:

• faktisk visning af arbejdsaktivitet;
• at informere arbejdsgiveren om årsagerne til medarbejderens afskedigelse, varigheden af ​​hans tjeneste, belønninger, irettesættelser osv.
• realisering af rettigheder til pensionsydelser i fremtiden.

Gennemgang af lovgivning

Lovgivningsakter regulerer de normer og regler, i overensstemmelse med hvilke arbejdsbogen er udarbejdet, disse omfatter:

• Den Russiske Føderations arbejdskodeks. Bestemmelserne i Den Russiske Føderations arbejdskodeks tydeliggør begrebet "arbejdsbog", definerer arbejdsgiverens ansvar for at vedligeholde og opbevare personlige dokumenter og regulerer proceduren og principperne for deres forberedelse. Arbejdsloven er en opslagsbog for en god personalemedarbejder.
• Kode for Den Russiske Føderation ( Kodeks for administrative lovovertrædelser) om administrative lovovertrædelser. Dokumentet indeholder regler, der gør det muligt at fastlægge ansvarsniveauet for manglende overholdelse af reglerne for håndtering af arbejdsbøger. Inspektøren for personaleafdelingen eller personaletjenesten vejledes af seneste version Lov af 30. december. 2001 nr. 195-FZ, med senere ændringer. dateret 23. juni 2014.
• Regeringens dekret" Om arbejdsbøger» dateret 16.04.2003 nr. 225 som ændret. dateret 25. marts 2013 Godkender formularen og prøven af ​​den personlige arbejdsdokument, indsæt, regulerer vedligeholdelsen og passende opbevaring.
• Arbejdsministeriet påbegyndte udviklingen af ​​følgende dokument. Opløsning" Ved godkendelse af instruktioner til udfyldelse af TC» dateret 10.10.2003 nr. 69 definerer en streng procedure for udfyldning af sektioner af arbejdsbøger og en algoritme til at rette fejl.

Regler for opbevaring og vedligeholdelse af arbejdsbøger

Vedligeholdelse

Datoer

• Indtastninger af absolut alle datoer er udelukkende lavet med arabiske tal. Format XX – måned, dag; i format XXXX - år. Hvis en person blev ansat til en stilling den 10. juli 1990, vil posten være tilsvarende - "07/10/1990";

Blækfarver

• optegnelser foretages af HR-inspektøren omhyggeligt ved hjælp af en pen, kuglepen, rullepen, med blæk modstandsdygtig over for lys og fugt, lilla, blå eller sort. Blæk skal udelukkende præsenteres i pastaform. Meningen om tilladtheden af ​​at bruge gelpenne er forkert;

Forkortelser er ikke tilladt

• Forkortelser i arbejdsbogen er uacceptable. Optegnelser indtastes nøjagtigt, korrekt og fuldstændigt;

Sammensætning af information

Standarderne er reguleret af arbejdsloven:

• oplysninger om medarbejderen;
• arten af ​​det udførte arbejde;
• overførsel til et andet sted med permanent aktivitet;
• afskedigelse;
• grunde til opsigelse af ansættelseskontrakten;
• oplysninger om vederlag og incitamenter.

I henhold til artikel IV i arbejdsloven er sanktioner ikke inkluderet i dokumentet, med undtagelse af præcedens, når de vigtigste disciplinærsager bliver afskedigelse.

Sprog

• tilstand Den Russiske Føderations sprog;
• tilstand republikkens sprog i Den Russiske Føderation, hvis dette sprog er officielt etableret.

Overholdelse af ordren

På baggrund af arbejdsgiverens ordre indtastes følgende oplysninger i dokumentet:

• om de udførte aktiviteter;
• om overflytning til anden type aktivitet/job;
• om medarbejderens kvalifikationer;
• om afskedigelse;
• om prisen.

Deadlines for indbetaling

• dokumentet skal udfyldes og opbevares for hver medarbejder ansat i organisationen i mere end fem dage (med undtagelse af arbejdsgivere, der er enkeltpersoner), hvis dette ansættelsessted er det vigtigste;
• alle data indtastes senest syv dage, i tilfælde af afskedigelse - samme dag;

Den ansvarlige - HR-afdelingsinspektøren - er forpligtet til at overholde de frister, der er fastsat ved lov.

Serienummer

• alle poster er uden forkortelser, inden for et afsnit har de deres eget serienummer;

Undtagelser

• ved omdøbning af en organisation skal kolonne ӀӀӀ og IV i dokumentet udfyldes. I afsnittet under overskriften "Oplysninger om arbejde" i kolonne III er følgende indtastning: "Organisation X er blevet omdøbt til X siden datoen XX." Den fjerde kolonne indeholder grundene til at omdøbe - en ordre, der angiver dato og nummer;
• indgang om kontinuerlig oplevelse er ikke nummereret, når du udfylder et dublet. I henhold til loven skal der ved arbejde med et duplikatdokument indtastes oplysninger om medarbejderens løbende erhvervserfaring inden indtræden på det aktuelle arbejdssted i afsnittet under overskriften "Oplysninger om arbejde" i kolonne III. Dette gælder, hvis personen allerede har arbejdet, før han kom til denne arbejdsgiver. Denne ansættelsespost er ikke nummereret;
• Navne på arbejdsgivere er ikke underlagt nummerering (i kolonnerne "Oplysninger om arbejdsbøger", "Oplysninger om arbejde").

Medarbejdernes fortrolighed med registre

• arbejdsgiveren er forpligtet til at gøre den medarbejder, der arbejder i organisationen, bekendt med hver journal, der vedrører arten af ​​den udførte aktivitet, overflytning til en anden stilling med fast ansættelse eller afskedigelse. Ejeren af ​​dokumentet skal underskrive sit personlige kort, hvor indtastningen i arbejdsloven gentages;
• når ansættelseskontrakten er udløbet, bekræftes alle indtastninger i dokumentet under arbejdsaktiviteten i denne organisation. Arbejdsgiveren selv eller den kontor- og personaleansvarlige kan optræde som vidne. Dokumentet er stemplet, underskrevet af lederen og underskrevet af medarbejderen;
• Efter at have udfyldt titlen underskriver medarbejderen den i den relevante linje og bekræfter derved rigtigheden af ​​de indtastede oplysninger. På samme måde er signaturen påført titlen på duplikatet, indsæt.

Personer, der er ansvarlige for at vedligeholde dokumentet

• Arbejdsgiveren bærer hele ansvaret. En ordre eller instruks fra arbejdsgiveren giver grundlag for udpegelse af en autoriseret person, til hvem alle beføjelser og ansvar for opbevaring, vedligeholdelse, bogføring og udstedelse af teknisk dokumentation er delegeret. Denne persons underskriftsautoritet tillader, at alle optegnelser bliver certificeret;
• disse personer bærer ansvar reguleret ved lov;
• Ved udførelse af tilsyn kontrolleres påbud og instrukser om udpegelse af en ansvarlig person altid af Statens Arbejdstilsyn.

Opbevaring

Opbevaring af arbejdsjournaler skal organiseres på et særligt udpeget sted, utilgængeligt for tredjemand. I næsten enhver organisation er det et pengeskab eller et jernskab med lås. En speciel bakke eller æske skal leveres til selve bøgerne.

Hvis dokumenter bliver beskadiget under opbevaring, kan organisationen blive pålagt bøder. Opbevaringsperioden og regnskabet for arbejdsbøger er reguleret af følgende standarddokumenter:

• uanmeldt TC – 75 år;
• TC trafikbog – 75 år gammel. Bogen udfyldes i personaleafdelingen, af personaleservicen, afhængig af den procedure, der er etableret i virksomheden. Den indeholder data om TC'er, der er accepteret til opbevaring og udstedt;
• kvitterings- og udgiftsbog for bogføring af TC-skemaer – 5 år. Dokumentet tager højde for antallet af TC'er og indstik til dem. Bogen er udstedt af regnskabsafdelingen og viser forbruget af disse bilagsskemaer med antallet og rækken af ​​hver. I dag mister standarddokumentet sin relevans, da medarbejdere har fået ret til at købe arbejdsbøger med egne hænder.

Bøger skal præsenteres i en enkelt, statsgodkendt form. Ved modtagelse af den tekniske dokumentation efterlader medarbejderen en underskrift på det personlige kort og logbog. Bøger er strenge rapporteringsformularer, de er nummererede og påtegnet med arbejdsgiverens underskrift og segl.

Video - hvordan man attesterer arbejdsjournalen:

Sådan udfylder du en arbejdsbog korrekt

Forside

• Ifølge pasdataene indtastes medarbejderens fulde navn uden forkortelser. Hvis der sker en efternavnsændring under arbejdet, foretager den autoriserede rettelse på grundlag af pas og attest for efternavnsændring. De tidligere data er overstreget med én linje, de nye data tilføjes. Personaleofficeren skriver på omslaget et link til det dokument, der tjente som grundlag for ændringen, bekræfter indtastningen med underskrift og segl. I nogle tilfælde kan personaleofficeren i stedet for et pas blive vejledt af et andet identifikationsdokument.
• Fødselsdato – værdien skrives efter formlen dag.måned.år.
• Undervisning. Data indtastes på baggrund af det dokument, medarbejderen har udleveret, uden forkortelser. Hvis medarbejderen har øget uddannelsesniveauet eller modtaget efteruddannelse, fyldes data på uden overstregning.
• Specialiteten er skrevet strengt i nominativ kasus på grundlag af et uddannelsesdokument - for eksempel "sælger". Hvis en medarbejder træder ind på et ansættelsessted, der kræver særlig viden eller særlig uddannelse, skal der forefindes yderligere dokumenter, der bekræfter denne viden.
• Dato udfyldt. Efter ansættelsen skal færdiggørelsen være gennemført inden for fem dage.
• Underskrift og udskrift af ansvarlig person og medarbejder.
• Organisationens segl.

En video, der beskriver, hvordan man udfylder forsiden af ​​en arbejdsbog:

Information om ansættelse

• Organisationens segl, detaljer i ord. Hvis der er en, er dens forkortede navn angivet.
• I kolonne. Indgangens serienummer. Hvis dette er den første indtastning, indsæt tallet "1" osv.
• II kolonne. Den dato, hvor medarbejderen blev ansat.
• Rekrutteret/accepteret i "afdelingens navn" til stilling "X". Oplysninger indtastes i henhold til bemandingsplanen. Passer på samme niveau som optagelsesdatoen i kolonne III.
• Kolonne IV indeholder nummeret og datoen for det dokument, der blev grundlaget for ansættelsen, normalt en ordre.

Video - hvordan man laver noter om arbejde i en arbejdsbog:

Dette afsnit viser information om oprettelse af et yderligere erhverv, tildeling af en ny kategori, rang, navneændring af den beskæftigede organisation under omorganisering og deltidsarbejde.

Overfør optegnelser

• Hvis en person overføres fra en ekstern organisation, optages afskedigelse i kolonne III "Oplysninger om arbejde", der angiver oplysninger om medarbejderens initiativ (hvis nogen). Dernæst er en registrering af optagelse på et nyt tjenestested med en note om gennemførelsen af ​​overførselsproceduren.
• For en intern overførsel er det nok at angive det nye tjenestested og grundlaget for overførslen.

Algoritme til at lave overførselsposter

• Kolonne I - indtastningsnummer - serienummeret indtastes;
• II kolonne. Kalenderdatoen er angivet med arabiske tal;
• Kolonne III - registrering af overførsel;
• Kolonne IV – nummer og dato på det dokument, der tjente som grundlag for overførslen.

Afskedigelse

Algoritme til registrering af afskedigelse:

• Kolonne I indtastes med postens løbenummer;
• Kolonne II – kalenderdatoen for afskedigelse er angivet med arabiske tal;
• Kolonne III – afskedigelsesprotokoll med henvisning til art. Arbejdskodeks (i fuld overensstemmelse med lovens ordlyd);
• Kolonne IV - Nr. og dato for det dokument, der tjente som grundlag for afskedigelse.
• segl og underskrift fra lederen eller den autoriserede person. Medarbejder underskrift.

Undtagelser: Hvis medarbejderen ikke ser ud til at modtage dokumentet i hånden, sender arbejdsgiveren ham en meddelelse om behovet for at møde og modtage den tekniske dokumentation eller give samtykke til, at det sendes med posten. Fra datoen for indgivelse af meddelelsen er arbejdsgiveren fritaget for ansvaret for opbevaring af dokumentet.

Deltidsjob

Hvis medarbejderen viser initiativ, føres en registrering af deltidsarbejde i et dokument i personaleafdelingen på hovedtjenestestedet. Medarbejderen skal medbringe følgende dokumenter til HR-afdelingen:

• en kopi af ansættelsesaftalen bekræftet af direktøren for deltidsvirksomheden;
• skriftlig anmodning om indtastning.

Sådan bekræfter du en kopi korrekt

• den autoriserede person laver kopier af alle sider i dokumentet, der indeholder poster;
• kopiarkene er stemplet med et stempel, den aktuelle dato, en beslutning "kopien er korrekt", og underskrift fra HR-afdelingsinspektøren eller anden autoriseret person. Dokumentet skal indeholde en note, der angiver, at medarbejderen i øjeblikket arbejder i denne stilling.

En kopi af arbejdsjournalen accepteres på anmodningsstedet som et dokument, der bekræfter personens ansættelse.

Duplikere

I tilfælde af at et dokument går tabt på grund af en medarbejders skyld, skal han underrette arbejdsgiveren om dette ved at indgive en erklæring "om tab af en arbejdsbog." Inden for 15 arbejdsdage fra datoen for indsendelse af ansøgningen giver arbejdsgiveren et duplikat.

Oplysninger indeholdt i duplikatet

• medarbejderens samlede anciennitet før indtræden på dette tjenestested. Tjenestetiden skal angives i resumé uden specifikation;
• specifikke oplysninger om aktiviteter i denne organisation.

Begrundelse for at udstede et duplikat

• TC er uegnet til brug;
• tab af TC;
• en retsafgørelse, der erklærer en indgang i arbejdsloven ugyldig. Arbejdsgiveren giver medarbejderen et duplikat, der indeholder alle optegnelser undtagen den ubrugelige.

Liner

Et indstik er påkrævet, når det ikke er muligt at foretage nye indtastninger i et dokument. Dette er en juridisk fortsættelse af arbejdsloven, som er udstedt og underlagt registrering på almindelig vis. Indsatsen uden arbejdskraft er ugyldig. Selve bogen skal indeholde en note, der angiver vedhæftning af et yderligere dokument.

Fejl

• På titelbladet er fejlagtige oplysninger streget over med én linje, og de korrekte oplysninger indtastes. På bagsiden Omslaget skal indeholde et link til det relevante dokument, der bekræfter rigtigheden af ​​de nye data.
• Sektionskorrektioner tillader ikke gennemstregninger. Den nye indtastning anses for ugyldig, som skal registreres. Derefter indtaster specialisten de korrekte oplysninger.
• Fejl rettes kun af den faktiske arbejdsgiver. Hvis der foretages justeringer på et nyt arbejdssted, skal der foreligge et grundlag i form af et dokument fra den tidligere arbejdsgiver, der har lavet unøjagtigheden.

Algoritme til registrering af fejl

• Kolonne I - postens serienummer;
• Kolonne II - datoen, hvor posten blev erklæret ugyldig, det vil sige den faktiske dato for rettelserne;
• Kolonne III ordret: "Oplysningen under nr. X er ugyldig";
• Kolonne II – datoen for den nye korrekte indtastning er angivet;
• Kolonne III - en ny indtastning er lavet;
• Kolonne IV – nummer og dato på det dokument, der blev grundlaget for at indtaste de korrekte data.

Udfyldelse af en arbejdsbog af en individuel iværksætter

Udfører personaleregistrering efter samme ordning som alle arbejdsgivere, men kan benytte en forenklet ordning.

Algoritme til registrering af beskæftigelsesrekorder for individuelle iværksættere

• Kolonne III - navnet på arbejdsgiveren er angivet - " Individuel iværksætter XXX";
• Kolonne I – postens løbenummer;
• Kolonne II - dato for optagelse til personalet;
• Kolonne III - på samme niveau som datoen - oplysninger om ansættelse, med angivelse af stillingen;
• Kolonne IV – nummer og dato for ordren, som er grundlaget for optagelse af medarbejderen i personalet.

Eksempel på udfyldelse af en arbejdsbog af en individuel iværksætter:

Hvis arbejdsgiveren er en person

I dette tilfælde har arbejdsgiveren ikke den juridiske ret til at foretage indtastninger i arbejdstagernes arbejdskodeks. Individuel, der optræder som arbejdsgiver, ikke har ret til at udstede et dokument til de ansatte, der påbegynder arbejdet for første gang.

Yderligere instruktioner

• Protokol over ansættelse/valg af selskabets generaldirektør: I formuleringen om ansættelse af en direktør i selskabet kan du bruge ordet "valgt" i stedet for "udpeget", hvis direktøren er valgt af generalforsamlingen. Kolonne IV skal angive protokollen generalforsamling, rækkefølge, med tilsvarende tal og datoer.
• Rekruttering til en filial. Hvis en medarbejder ansættes af en filial, er det i praksis lovligt at bruge to muligheder for at angive filialen: i indgangen til selve stillingen og i overskriften, efter angivelse af organisationens navn - opbevares begge poster i kolonne III .

Hvis arbejdsgiveren behandler sine medarbejdere med respekt, vil bogføring og vedligeholdelse af arbejdsbøger blive udført korrekt og i overensstemmelse med lovgivningen. Dette er et af grundlaget for en succesfuld og velstående virksomhed.