कई उद्यमियों ने, उनके व्यवसाय के आकार और प्रकार की परवाह किए बिना, व्यवसाय प्रक्रिया की अवधारणा के बारे में सुना है। इन शब्दों का महत्व प्रत्येक उद्यम के नेताओं के लिए जल्दी या बाद में आता है, लेकिन यह सबसे अच्छा है अगर यह इसके गठन के चरण में या भविष्य के व्यवसाय की अवधारणा के जन्म के समय भी होता है। इस लेख में, हम न केवल एक "व्यावसायिक प्रक्रिया" की अवधारणा से परिचित होंगे, बल्कि यह भी विचार करेंगे कि उत्पादन वृद्धि सुनिश्चित करने के लिए इसे व्यवहार में कैसे लागू किया जाए।

एक व्यापार प्रक्रिया की अवधारणा

सबसे पहले, आइए परिभाषित करें कि सिद्धांत रूप में एक प्रक्रिया क्या है। तो, एक साधारण उदाहरण। बर्फ गिरी, फिर पिघली, फिर पाला पड़ा, पैदल यात्री गिरे, सड़क पर कारें आपस में टकराईं। मौसम की इस घटना को विंटर आइस कहा जाता है। और अगर हम इसे थोड़ा और विश्व स्तर पर लें: बर्फ गिरी, 3 महीने पड़ी रही, पिघली, घास बढ़ी, पत्तियाँ खिलीं, फूल खिले, फल पक गए, सब्जियाँ उग आईं, पत्तियाँ उड़ गईं, ठंड का मौसम आ गया, बर्फ गिर गई। और अब यह एक प्रक्रिया है जिसे "ऋतु परिवर्तन" कहा जाता है।

एक घटना को एक प्रक्रिया से क्या अलग करता है? एक घटना किसी चीज की एक बार की स्थिति है, और एक प्रक्रिया एक अभिव्यक्ति है जो प्रत्येक व्यक्तिगत मामले में दोहराई जाती है, परस्पर जुड़ी हुई है।
व्यवसाय प्रक्रिया को उसी तरह परिभाषित किया गया है। उत्पादन के सभी अलग-अलग हिस्सों को जोड़ दिया जाता है, यह आउटपुट पर निकलता है तैयार उत्पाद. आउटपुट पर व्यक्तिगत वित्तीय भागों का संयोजन लाभ देता है। कर्मियों के साथ घटनाओं का संयोजन एक घनिष्ठ पेशेवर टीम देता है, और सभी सूचना प्रवाह का संयोजन नई तकनीकों को जन्म देता है।

इसलिए, एक व्यावसायिक प्रक्रिया गतिविधियों, प्रक्रियाओं, संचालन, क्रियाओं का एक समूह है जो नियमित रूप से दोहराई जाती है और एक विशिष्ट परिणाम की ओर ले जाती है, जिसे अन्यथा व्यावसायिक लक्ष्य कहा जाता है। एक व्यवसाय प्रक्रिया का तात्पर्य है कि सब कुछ करते समय, एक या दूसरे संसाधन का हमेशा उपयोग किया जाता है: मानव, यानी। कार्मिक, कच्चा माल, तकनीकी, तकनीकी, सूचनात्मक, वित्तीय, आदि। एक व्यावसायिक प्रक्रिया एक उत्पाद बनाती है जो आवश्यक रूप से होनी चाहिए एक निश्चित मूल्यउपभोक्ता के लिए, एक व्यक्तिगत उद्यम के मालिक, कर्मचारियों के लिए।

व्यवसाय प्रक्रिया की मॉडलिंग और उसके कार्यान्वयन को एक व्यक्ति द्वारा किया जाना चाहिए, यह बॉस, निदेशक, परियोजना प्रबंधक या स्वयं उद्यमी है। लेकिन हमेशा अकेले! यदि एक प्रक्रिया के कई नेता हैं, तो यह उतने ही हिस्सों में बंट जाएगा जितने लोग होंगे जो उन्हें आज्ञा देंगे, उन्हें कितना गर्व होगा कि उनके पास एक "दोस्ताना और करीबी" टीम है। संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाएं, जो हमेशा कम से कम 10 मौजूद होती हैं, हमेशा जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा प्रबंधित की जाती हैं। लेकिन मुख्य व्यवसाय प्रक्रिया, जिसमें कई छोटे शामिल हैं, को एक व्यक्ति द्वारा प्रबंधित किया जाना चाहिए - सामान्य निदेशक, उद्यम के प्रबंधक, मालिक। केवल इस तरह से एक उद्यम विकास के अधिक संगठित, सक्षम और आधुनिक तरीके से प्रवेश कर सकता है।

प्रबंधन के क्लासिक्स एक व्यवसाय प्रक्रिया को विभिन्न तरीकों से परिभाषित करते हैं, लेकिन, सिद्धांत रूप में, सभी परिभाषाएँ एक ही बात करती हैं:

• एक व्यवसाय प्रक्रिया संचालन का एक सेट है जो एक के बाद एक सख्त क्रम में पालन करता है, जिसका उद्देश्य आने वाली सामग्रियों और सूचनाओं को एक अंतिम उत्पाद में बदलना है जो ग्राहक के लिए महत्वपूर्ण है;
• एक व्यवसाय प्रक्रिया उपभोक्ता के लिए मूल्य (कीमत नहीं!) का निर्माण है, जो लाभ कमाने में मालिक के लिए व्यक्त की जाती है;
• एक व्यावसायिक प्रक्रिया कई उत्पादन कार्यों और क्रियाओं का एक समूह है जो इनपुट संसाधनों की विशेषता है, अंतिम परिणाम - एक उत्पाद जो ग्राहक की आवश्यकताओं को पूरा करता है;
• एक व्यावसायिक प्रक्रिया पूरी प्रक्रिया के आउटपुट में आने वाले संसाधनों का एक उत्पाद में परिवर्तन है, यह एक एकल, मुख्य व्यावसायिक कार्य का कार्यान्वयन है जो मुख्य लक्ष्य की पूर्ति की ओर ले जाता है;
• एक व्यवसाय प्रक्रिया एक उद्यमी की एक विशिष्ट समस्या को हल करने, सख्त अनुक्रम, चक्रीयता के बाद क्रियाओं का एक समूह है।

एक व्यापार प्रक्रिया के तीन लक्षण

किसी भी व्यावसायिक प्रक्रिया की तीन मुख्य विशेषताएं होती हैं जो इसके सार को दर्शाती हैं, अर्थात, वे इस प्रश्न का उत्तर देती हैं - उद्यम में वास्तव में इस प्रक्रिया की आवश्यकता क्यों है। यदि किसी एक व्यावसायिक लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए कम से कम एक विशेषता काम नहीं करती है, तो उस पर विचार किया जा सकता है। कि व्यवसाय प्रक्रिया "फिसल जाती है" या इससे भी बदतर, व्यवसाय को घाटे में डाल देती है या इसे शून्य के करीब लाती है।

1. व्यवसाय प्रक्रिया और इसकी लागत। यह पैरामीटर हमेशा न्यूनतम होना चाहिए। उदाहरण के लिए, पेपर नैपकिन के उत्पादन में पौधे को प्रति पैक 30 कोपेक खर्च होते हैं। यदि व्यवसाय प्रक्रिया लगातार, सक्षम रूप से, संतुलित रूप से काम करती है, तो इंजीनियर, प्रौद्योगिकीविद्। प्रबंधन और सामान्य कर्मचारी इस आंकड़े को 20 कोपेक तक कम करने के लिए इस तरह के कार्यों और उपायों के साथ आएंगे, उदाहरण के लिए, पूर्ण बनाए रखते हुए उच्च गुणवत्ताउत्पाद और रिलीज दर। हर कोई पहले ही समझ चुका है कि हम लागत में कमी की बात कर रहे हैं, जो समग्र लाभ में वृद्धि देता है। नतीजतन, वेतन, विकास में निवेश और नई परियोजनाओं में वृद्धि होगी। यदि प्रबंधक व्यवसाय प्रक्रिया के इस घटक के प्रति चौकस है। उद्यम की सफलता की गारंटी है।

2. व्यवसाय प्रक्रिया और अवधि। यह सूचक हमेशा घटता जाना चाहिए। फोर्ड का इतिहास याद है? उसने अपने लाखों कैसे बनाए? उन्होंने असेंबली लाइन का आविष्कार किया, कारों को इकट्ठा करने में लगने वाले समय को काफी कम कर दिया। आश्चर्यजनक सुंदरता और कारों की विश्वसनीयता बाद में दिखाई दी, और सब कुछ की शुरुआत व्यापार प्रक्रिया की गति में वृद्धि थी, इस मामले में उत्पादन। जितनी तेजी से प्रक्रिया चलती है, उत्पादन की उत्पादकता उतनी ही अधिक होती है, माल की अधिक मात्रा गोदाम में जाएगी, बेची जाएगी। इसका अर्थ है एक विशिष्ट समय अवधि के लिए कुल लाभ में वृद्धि, वेतन में वृद्धि के लिए n-वें राशि का गठन, विकास में निवेश, आदि, बिंदु एक देखें।

3. ग्राहकों की अपेक्षाओं को पूरा करने के साधन के रूप में व्यवसाय प्रक्रिया। प्रदान किए गए उत्पाद या सेवा की गुणवत्ता में लगातार सुधार होना चाहिए। यदि यह बढ़ता है, और इसके बारे में जानकारी ग्राहक को नियमित रूप से दी जाती है (विज्ञापन आपका निरंतर साथी होना चाहिए), तो की गई खरीदारी की संख्या बढ़ जाती है। नतीजतन, एक विशिष्ट समय अवधि के लिए, सभी आगामी सकारात्मक परिणामों के साथ अधिक लाभ प्राप्त होता है जिसे हमने पिछले दो पैराग्राफों में रेखांकित किया है।

व्यवसाय प्रक्रिया परिणामों के उपभोक्ताओं के प्रकार

प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया का अपना उपभोक्ता होता है, जो इसके फलों का सफलतापूर्वक उपयोग करता है। खपत की प्रकृति का निर्धारण भी कार्य में एक व्यावहारिक अनुप्रयोग है। बाहरी ग्राहक वे सभी हैं जो आपके उद्यम में काम नहीं करते हैं, और आंतरिक ग्राहक आपके कर्मचारी हैं। उपभोक्ताओं की बुनियादी आवश्यकताएं होती हैं जो एक व्यवसाय प्रक्रिया के मॉडलिंग को निर्धारित करती हैं।

एक उदाहरण पर विचार करें। आप झाडू का उत्पादन करते हैं और लाभ कमाते हैं। इसे और भी बड़ा बनाने के लिए, आप अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण और समायोजन करते हैं। आपके ग्राहक वृद्ध लोग हैं जिनके पास "मैजिक" मोप्स और वैक्यूम क्लीनर खरीदने के लिए पैसे नहीं हैं, या किसी भी उम्र के मामूली साधन के नागरिक हैं। वे व्यवसाय प्रक्रिया के लिए आवश्यकताओं को निर्धारित करेंगे, अर्थात, वे चाहते हैं कि झाडू अधिक टिकाऊ, मजबूत, लोचदार, सस्ते हों। और अगर वे आपके लिए पुरानी झाड़ू लाएंगे तो वे नई झाड़ू पर छूट भी चाहेंगे। इसलिए, बिक्री बढ़ाने के लिए, आप बाहरी उपभोक्ता की सभी आवश्यकताओं को पूरा करने का प्रयास करेंगे।

लेकिन, यदि आप टिकाऊ झाड़ू का उत्पादन शुरू करते हैं, तो खरीदार आपके पास कम बार आएंगे, और आप एक आंतरिक खरीदार की आवश्यकताओं को पूरा नहीं करेंगे, अर्थात आप कर्मचारियों को वेतन नहीं देंगे, आप करों का भुगतान नहीं कर पाएंगे, चूँकि राज्य भी आपका उपभोक्ता है, अधिक सटीक रूप से, आपके पैसे का उपभोक्ता, यह आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में भी रुचि रखता है।

घरेलू उपभोक्ताओं को, निश्चित रूप से न केवल धन की आवश्यकता होती है, बल्कि अन्य संसाधनों की भी आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, उच्च गुणवत्ता वाले कच्चे माल का अधिग्रहण कार्यशालाओं और गुणवत्ता विभाग के कर्मचारियों की एक महत्वपूर्ण आवश्यकता है। इसके लिए एक अलग व्यवसाय प्रक्रिया "क्रय विभाग का काम" की आवश्यकता होती है।

यह पता चला है कि उपभोक्ताओं के प्रकार के विश्लेषण में सुनहरे मतलब को खोजना महत्वपूर्ण है, जो दोनों की आवश्यकताओं का अवतार होगा। यह करना आसान नहीं है, लेकिन इस प्रक्रिया की सबसे अच्छी योजना विपणक और अर्थशास्त्रियों के साथ मिलकर बनाई जाती है। विपणक 4p-4c विश्लेषण का उपयोग करके एक आदर्श उत्पाद की विशेषताओं के बारे में बात करेंगे, और अर्थशास्त्री नियोजित चरणों के लाभों की गणना करेंगे। नतीजतन, आप आंतरिक और बाहरी उपभोक्ताओं के साथ काम करने के लिए एक व्यावसायिक प्रक्रिया का निर्माण करेंगे।

व्यवसाय प्रक्रियाओं के प्रकार

अनुभवी सिद्धांतकारों ने समझ को सरल बनाने के लिए व्यावसायिक प्रक्रिया को दो प्रकारों में विभाजित किया है - मुख्य, जो, एक नियम के रूप में, सबसे पहले याद किए जाते हैं, और सहायक, जो मुख्य का समर्थन करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।

उत्पादन को इस दृष्टि से देखें तो इसकी मुख्य सहायक प्रक्रिया क्या है? बिक्री, क्योंकि उनके बिना निर्मित माल स्टॉक में रहेगा और कोई लाभ नहीं लाएगा। लेकिन अगर हम प्रोडक्शन और सेल्स को लें। दो मुख्य प्रक्रियाओं के रूप में, सहायक होंगे कार्मिक काम करते हैं, आपूर्ति प्रणाली, लेखांकन का कार्य, आर्थिक विभाग, वैज्ञानिक प्रयोगशाला, आदि। प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया के महत्व को किसी अन्य प्रक्रिया के संबंध में माना जाना चाहिए, क्योंकि वे अलगाव में मौजूद नहीं हैं, केवल एक सामान्य प्रणाली में।

व्यवहार में, यह सही ढंग से निर्धारित करना भी महत्वपूर्ण है कि प्राथमिकता देने के लिए कौन सी व्यवसाय प्रक्रिया मुख्य है और कौन सी सहायक है। यह कभी-कभी उद्यम के लिए भारी लाभ लाता है। क्या आप लेखा विभाग के बयानों से परिचित हैं कि उनके पास एक छोटा वेतन है, कि उन्हें उन्नत प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों में जाना है, कि उन्हें सलाहकारों को आमंत्रित करने की आवश्यकता है, उन्हें कंपनी की कार में ले जाएं, और कई अन्य? मैंने वित्तीय पत्रों के क्षेत्र में ऐसे आंकड़े देखे हैं, मुझे यकीन है कि आपके पास भी होगा। और कितने प्रबंधक इन शर्तों से सहमत हैं, यदि केवल लेखा विभाग में आदेश था। लेकिन मेरा विश्वास करो, कि इस तरह के बहीखाता पद्धति में कोई आदेश नहीं है, केवल महत्व का आभास है!

कर्मचारियों को यह समझाने की आवश्यकता है कि उद्यम उन्हें काम प्रदान करने और उनके ऊपर मुकुट रखने के लिए नहीं बनाया गया था, लेकिन वे दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकताओं के पूर्ण अनुपालन में, इसे स्थिर रूप से और कानून के भीतर रहने में मदद करने के लिए उद्यम में आए थे। और जितनी सख्ती से आप इस प्रश्न को रखेंगे, अगली जाँच में आपको उतनी ही कम समस्याएँ मिलेंगी, समग्र व्यावसायिक प्रक्रिया उतनी ही अधिक उत्पादक होगी।

इसके अलावा, समग्र व्यावसायिक प्रक्रिया में संबंधित, सहायक, प्रबंधन और विकास प्रक्रियाएँ भी शामिल हैं।

सहवर्ती प्रक्रियाएं दोहराए जाने वाले उपायों का एक समूह हैं, क्रियाएं जो मुख्य के साथ उत्पादन पर केंद्रित हैं। वे स्वयं भी आय उत्पन्न करते हैं, और मुख्य उत्पाद या सेवा से आय में वृद्धि करते हैं। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण: परिवहन कंपनीअपने बेड़े के लिए टायर खरीदता है, साथ ही इन टायरों को अपने शहर के बाजार में बेचता है। टायर बिक्री राजस्व उत्पन्न करते हैं और ट्रकिंग से राजस्व उत्पन्न करने में मदद करते हैं।

सहायक प्रक्रियाओं को अन्य सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के सुचारू संचालन को सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह कर्मियों की सेवा में, वित्तीय संरचनाओं में, खरीद सेवाओं, इंजीनियरिंग, तकनीकी विकास और व्यावसायिक विभागों में मिनी-प्रक्रियाओं का एक समूह है।

प्रबंधन एक अलग प्रकार है जो समग्र व्यावसायिक प्रक्रिया का हिस्सा है, और उद्यम की सभी प्रक्रियाओं को शामिल करता है, उनसे एक एकल चित्र बनाता है, जो संपूर्ण रूप से कंपनी के आंदोलन की स्पष्ट दृष्टि का प्रतिनिधित्व करता है। प्रबंधन प्रक्रियाओं को उद्यम में रणनीतियों, मिशनों, बलों और संसाधनों के सक्षम संरेखण की योजना, गठन और विकास में विभाजित किया गया है।

व्यवसाय विकास प्रक्रिया विकसित करने और कार्यान्वित करने की सबसे दिलचस्प प्रक्रिया है। इसमें नई दिशाओं का निर्माण, मिनी-प्रक्रियाओं का निर्माण शामिल है। नतीजतन, नया उत्पादन लाइनें, कार्यान्वित तकनीकी विचार, युक्तिकरण प्रस्ताव पेश किए जा रहे हैं, उत्पाद किस्में बनाई जा रही हैं, और भी बहुत कुछ।

वास्तव में, कंपनी की विशेषताओं के आधार पर, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्गीकरण और मॉडलिंग अलग-अलग तरीके से किया जा सकता है। अब इस सिद्धांत के व्यावहारिक अनुप्रयोग के बारे में। यदि आप व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण करते हैं और यह निर्धारित करते हैं कि आपका उद्यम किस प्रकार की गतिविधि से संबंधित है, तो क्या बदलेगा? विश्लेषण की गहराई के आधार पर बहुत कुछ बदल सकता है। उन सभी प्रकार की व्यावसायिक प्रक्रियाओं की सूची बनाएं जिन्हें हमने नाम दिया है और जिन पर विचार किया है। लिखें कि कौन से आपके उद्यम में स्पष्ट रूप से व्यक्त किए गए हैं, और कौन से पर्याप्त रूप से लागू नहीं किए गए हैं या पूरी तरह से अनुपस्थित हैं। इस बारे में सोचें कि आप इस या उस व्यवसाय प्रक्रिया को लागू क्यों नहीं करते हैं, उदाहरण के लिए, विकास प्रक्रियाएँ? शायद आप इस पर उचित ध्यान नहीं देते हैं, और विकास के बिना आप रहते हैं, पहली नज़र में, बुरा नहीं।

यदि आप बाजार में अपनी स्थिति बनाए रखने में रुचि रखते हैं, तो आपको यह भी नहीं सोचना चाहिए कि आपके साथ सब कुछ ठीक है, क्योंकि प्रतियोगी नई तकनीकों को पेश करके और नए उत्पादों को जारी करके आपके जीवन को सामान्य नहीं बना देंगे। इस मामले में केवल एक व्यावहारिक सलाह है: यदि आप स्वयं समस्याओं के अस्तित्व को नहीं समझते हैं, यदि आपके पास एक निश्चित व्यावसायिक प्रक्रिया नहीं है, तो सलाहकारों से संपर्क करें। या इस विषय पर साहित्य के लिए इंटरनेट पर खोज करें। नई व्यावसायिक तकनीकों को सीखना और सीखना आपके लिए निश्चित रूप से उपयोगी होगा, चाहे आप अपने सहयोगियों की पृष्ठभूमि के खिलाफ कितने भी जानकार क्यों न हों इलाकातुमने नहीं देखा। किसी भी मामले में, किसी एक प्रक्रिया का अविकसित होना व्यवसाय में एक समस्या का संकेत देता है, और इस पर जोर देने की आवश्यकता है।

बिजनेस प्रोसेस मॉडल

एक व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल इसकी एक दृश्य छवि है, जो उनके साथ बाद के काम के लिए बनाई गई है। मॉडल में व्यावसायिक प्रक्रियाओं, तालिकाओं, ग्राफ़, आरेख, संकेतक, डेटा और बहुत कुछ का मौखिक विवरण शामिल है। मॉडलों के व्यावहारिक कार्यान्वयन में एक टेम्पलेट का निर्माण शामिल है जो एक नई प्रक्रिया शुरू होने पर भरा जाता है। दस्तावेज़ में एक आरेख के रूप में एक व्यावसायिक प्रक्रिया शामिल होनी चाहिए, विवरणों की एक सूची जो विवरण की तैयारी में उपयोग की जाती है, लेखा रिपोर्ट से तैयार की गई डेटा योजनाएँ, प्रक्रिया के प्रमुख, कलाकार विभिन्न कार्य, इन कार्यों के कार्यान्वयन और समय की योजना।

प्रत्येक संगठन में व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग अपने स्वयं के टेम्पलेट बिंदु उत्पन्न कर सकती है, लेकिन किसी भी स्थिति में उन्हें प्रतिबिंबित करना चाहिए निम्न बिन्दु: कार्य के चरण, प्रक्रियाएँ और कार्य जिनमें व्यवसाय प्रक्रिया शामिल है, कार्य का क्रम, कार्यों के निष्पादन को कौन और कैसे नियंत्रित करता है, जो कलाकार द्वारा नियुक्त किया जाता है। इसके अलावा, मॉडल टेम्पलेट में, आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों और सूचनाओं की सूची को प्रतिबिंबित करना आवश्यक है जिसका उपयोग किया जाएगा और प्रक्रिया के आउटपुट पर दिखाई देगा। एक विशेष तालिका में उन आवश्यक संसाधनों के बारे में जानकारी होनी चाहिए जिनकी आवश्यकता कार्यों को पूरा करने के लिए होगी, अधिमानतः लागत और मात्रा के संकेत के साथ।

प्रक्रिया के ढांचे के भीतर कार्य करने के दौरान, रिपोर्टिंग प्रलेखन की आवश्यकता होती है जो प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों के लिए सुलभ और समझने योग्य हो। यह प्रपत्र, नमूने के आवेदन के साथ टेम्पलेट में भी परिलक्षित होना चाहिए। व्यावसायिक प्रक्रिया का उद्देश्य दस्तावेज़ में मौजूद होना चाहिए, साथ ही विशिष्ट और मापने योग्य संकेतक भी होना चाहिए जिसके द्वारा निर्धारित कार्यों की पूर्ति का न्याय करना संभव होगा।

टेम्प्लेट बनाते समय, आप "व्यवसाय प्रक्रिया बिंदु" की अवधारणा का उपयोग कर सकते हैं, यह मॉडल के प्रत्येक तत्व का नाम है। कलाकार - बिंदु कुंजी नोड- डॉट, निष्पादन समय - डॉट, और इसी तरह।

व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन

विनिर्माण के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण में यह काम का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। प्रक्रियाओं को परिभाषित करना पर्याप्त नहीं है, उनसे स्पष्ट आर्थिक प्रभाव प्राप्त करने के लिए उनके साथ लगातार काम करना आवश्यक है। इस व्यवसाय प्रक्रिया को अनुकूलन कहा जाता है। इसमें कमियों को दूर करना और उद्यम के फायदों को मजबूत करना शामिल है।

अनुकूलन की योजना बनाई गई है, नियामक दस्तावेजों द्वारा तय की गई है और उत्पादन में पेश की गई है। इसकी मदद से आप प्रबंधन में विसंगतियों और त्रुटियों की संख्या को कम कर सकते हैं, उत्पादन की लागत को कम कर सकते हैं, समग्र लाभ में वृद्धि कर सकते हैं, उत्पादन की एक इकाई को जारी करने में लगने वाले समय को कम कर सकते हैं, वित्तीय संकट को दूर करने के उपाय विकसित कर सकते हैं, आदि। अनुकूलन मुख्य रूप से मुख्य व्यवसाय प्रक्रिया या उसके प्रमुख बिंदुओं के अधीन है, तो प्रभाव त्वरित और स्पष्ट होगा।

अनुकूलित व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग स्पष्ट रूप से और लगातार चरणों में की जानी चाहिए। यह संकीर्ण कार्यात्मक क्षणों के सुधार और सुधार से शुरू होता है, और धीरे-धीरे बड़े प्रवाह में चला जाता है। पिछले पाठ्यक्रम पर लौटने की संभावना के साथ अनुकूलन के जोखिम बहुत मध्यम हैं। प्रक्रिया अनुकूलन गतिविधियों पर लगने वाला समय आमतौर पर न्यूनतम होता है।

एक अनुकूलित व्यवसाय प्रक्रिया में उद्यम की संरचना और उनके संबंधों और अधीनता को बदलना शामिल है। एक इकाई के कार्यों को दूसरे को सौंपा जा सकता है, जिससे विभागों के बीच बेहतर संपर्क हो सके। और ये सभी उपाय बिक्री और मुनाफे को बढ़ाने के लिए छवि को बेहतर बनाने, उद्यम की प्रतिस्पर्धात्मकता में योगदान करते हैं।

लेकिन यह मत भूलो कि इससे पहले कि आप किसी चीज़ का अनुकूलन शुरू करें, एक व्यावसायिक प्रक्रिया आरेख बनाया जाना चाहिए, उसका विश्लेषण किया जाना चाहिए, सुविधाएँ, कार्य आदि तैयार किए जाने चाहिए, और उसके बाद ही उसमें कुछ बदला जा सकता है, जिससे बेहतर काम होगा .

अनुकूलन के महत्वपूर्ण बिंदुओं में से एक इन सभी कार्यों के लिए कर्मचारियों की प्रतिक्रिया है। अनुकूलन कार्यप्रवाह में एक स्पष्ट परिवर्तन है। और सकारात्मक लोगों सहित किसी भी बदलाव को लोगों द्वारा नकारात्मक रूप से स्वीकार किया जाता है। आखिरकार, वे पहले परिवर्तन देखते हैं, और कुछ समय बाद ही वे समझते हैं कि यह अच्छा है! व्यवसाय प्रक्रिया में होने वाले परिवर्तनों के बारे में टीम को सूचित करना शामिल है।

विभागों के नेताओं, अधिकारियों और अनौपचारिक दोनों को अपनी ओर आकर्षित करने से बहुत लाभ होता है। यदि आप उन्हें बताते हैं कि जो हो रहा है उसके लाभ हैं, तो जमीन पर वे निश्चित रूप से निर्माण करेंगे सकारात्मक रवैयाऔर व्यापार प्रक्रिया तेजी से आगे बढ़ेगी। और सार्वजनिक डोमेन (संकेतक, वेतन, बोनस और बेची गई वस्तुओं की संख्या, और अन्य डेटा) में जानकारी पोस्ट करने से व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रति वफादारी को और बढ़ाने में मदद मिलेगी।

एक व्यावसायिक प्रक्रिया एक बहुत ही बड़ा विषय है, लेकिन अगर इस लेख को पढ़ने के बाद आपने अपने काम का विश्लेषण करना शुरू किया और मुख्य और सहायक प्रक्रियाओं की खोज की, तो यह "व्यावसायिक अनुकूलन" नामक एक लंबी यात्रा पर पहले से ही एक अच्छी शुरुआत है। और इसके फल आपको इंतजार नहीं कराएंगे, आपको शुभकामनाएं, प्रिय उद्यमी!

ई. शचुगोरेवा

इसके अलावा, व्यापार सलाहकार मिखाइल रयबाकोव का वेबिनार देखें "आपकी कंपनी की प्रक्रियाओं का वर्णन कैसे करें":

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व्लादिमीर रेपिन

सीईओएलएलसी "व्लादिमीर रेपिन प्रबंधन"

ABPMP रूस के सदस्य

प्रबंधन सुझाव देने वाला

बिजनेस ट्रेनर

पीएचडी

लेख बाद के विनियमन के उद्देश्य से प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए एक संकेतन चुनने के मुद्दों से संबंधित है। अक्सर उपयोग किए जाने वाले वर्क फ़्लो नोटेशन की एक-दूसरे से तुलना की जाती है, जैसे: MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट", बिज़नेस स्टूडियो की "प्रक्रिया", ARIS eEPC नोटेशन और अन्य। नोटेशन की तुलना करते समय, संगठन के कर्मचारियों के लिए सरल और समझने योग्य प्रक्रिया आरेख बनाने पर ध्यान केंद्रित किया जाता है।

कंपनियों के व्यापार विश्लेषकों के लिए, लेख में चर्चा की गई थीसिस यह सोचने का एक गंभीर कारण है कि संगठनात्मक प्रक्रियाओं के ग्राफिक आरेखों को विकसित करने के लिए वे कितने प्रभावी दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं।

परिचय

ग्राफिक प्रक्रिया आरेखों के निर्माण के लिए सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों में से एक संगठन के नियामक दस्तावेजों में उनका बाद का उपयोग है। इन योजनाओं के अनुसार, एक नियम के रूप में, जो कर्मचारी जटिल अंकन में प्रशिक्षित नहीं होते हैं, उनके पास कौशल नहीं होता है प्रणाली विश्लेषणआदि उनके लिए योजनाओं की सरलता और स्पष्टता बहुत महत्वपूर्ण है। कई अलग-अलग प्रतीकों वाली जटिल, भ्रामक योजनाएँ लोगों द्वारा खराब समझी जाती हैं, जिससे उनका व्यावहारिक उपयोग कठिन हो जाता है। इसलिए, व्यावहारिक उद्देश्यों के लिए, यह महत्वपूर्ण है सही विकल्पऔर प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए अंकन (पद्धति) का उपयोग। इस तरह के अंकन को किस मापदंड से चुना जाना चाहिए? एक दूसरे के साथ अलग-अलग नोटेशन की तुलना कैसे करें? आइए लोकप्रिय नोटेशन का उपयोग करते हुए व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने के कई उदाहरणों पर विचार करें और इन प्रश्नों के उत्तर देने का प्रयास करें।

नोटेशन तुलना

तुलना के लिए निम्नलिखित प्रक्रिया विवरण नोटेशन चुने गए थे:

1. "सरल फ़्लोचार्ट" ("निर्णय" ब्लॉक का उपयोग करके दस्तावेज़ों की गति प्रदर्शित करने के साथ);
2. "सरल ब्लॉक आरेख" ("समाधान" ब्लॉक का उपयोग किए बिना, दस्तावेज़ों के आंदोलन को प्रदर्शित किए बिना);
3. बिजनेस स्टूडियो सिस्टम की "प्रक्रिया" (इनमें से एक विकल्पप्रतिनिधित्व);
4. एरिस ईईपीसी।

परीक्षण मामले के रूप में एक सरल और सहज प्रक्रिया को चुना गया था। इस प्रक्रिया के विवरण के परिणाम अंजीर में प्रस्तुत किए गए हैं। 1-4।

चावल। 1. MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" नोटेशन में प्रक्रिया आरेख ("समाधान" ब्लॉक का उपयोग करके दस्तावेज़ों की गति के साथ)

चित्र में दिखाए गए आरेख में। 1, समय में प्रक्रिया संचालन का क्रम मोटे तीरों के साथ दिखाया गया है, और दस्तावेजों की गति को पतले बिंदीदार तीरों के साथ दिखाया गया है। ब्लॉक "समाधान" का उपयोग क्लासिक तरीके से किया जाता है। वे जानकारी (प्रश्न) प्रदर्शित करते हैं जिस पर प्रक्रिया का अगला पाठ्यक्रम "निर्भर करता है"। "हीरे" के उपयोग के लिए यह दृष्टिकोण बहुत आम है। लेकिन वास्तव में, निर्णय लेने का संपूर्ण तर्क और कुछ आउटपुट (दस्तावेज) का निर्माण प्रक्रिया के संचालन के भीतर समाहित होना चाहिए। यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो इन "हीरों" को खींचने का मूल्य (अर्थ) स्पष्ट नहीं है। ये वस्तुएं क्या हैं: प्रक्रिया संचालन, घटनाएं? ऐसा लगता है कि न तो कोई है और न ही दूसरा। ये बल्कि किसी शर्त पर निर्णय लेने के लिए बयान हैं। लेकिन आखिरकार, हम लोगों के लिए एक प्रक्रिया आरेख विकसित कर रहे हैं, और किसी विशेष भाषा में कंप्यूटर प्रोग्राम नहीं लिख रहे हैं। एक कंप्यूटर प्रोग्राम में, एक "हीरा" स्थितियों की तुलना करने के लिए एक पूर्ण संचालन होगा, लेकिन एक प्रक्रिया आरेख पर, आपको वास्तविक वस्तुओं को दिखाने की जरूरत है - लोगों, दस्तावेजों, सूचना प्रणालियों आदि द्वारा की जाने वाली प्रक्रियाएं। विचार करें कि क्या यह आरेख पर प्रक्रिया संचालन से अलग "हीरे" दिखाने के लिए सही है? इसके बजाय, आप यह कर सकते हैं:

• विचाराधीन प्रक्रिया की योजना पर संचालन के अनुक्रम के रूप में निर्णय लेने के तर्क का वर्णन करें;
• संबंधित उप-प्रक्रिया के चरणों के आरेख के रूप में तर्क का वर्णन करें, जो नीचे के स्तर पर जा रहा है;
• पाठ में तर्क का वर्णन करें (ऑपरेशन के पाठ गुणों में) और बाद में इसे प्रक्रिया निष्पादन अनुसूची में प्रदर्शित करें।

आइए हम "हीरे" का उपयोग करने के उपरोक्त (चित्र 1) विधि के "प्लस" और "मिनस" तैयार करें।

MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" ("समाधान" ब्लॉक का उपयोग करके दस्तावेज़ों की गति के साथ)

अंजीर पर। चित्रा 2 उसी प्रक्रिया का एक उदाहरण दिखाता है, जिसे केवल "समाधान" ब्लॉक और दस्तावेजों के उपयोग के बिना वर्णित किया गया है। यह जांचना आसान है कि इस आरेख में चित्र में आरेख की तुलना में 24 कम ग्राफिक तत्व हैं। 1. आरेख चित्र। 2 ज्यादा सरल दिखता है। ग्राफिक तत्वों से यह चकाचौंध नहीं करता है, और सूचनात्मकता के दृष्टिकोण से, यह योजना अंत उपयोगकर्ता के लिए काफी समझने योग्य और सुलभ है। यदि प्रक्रिया के प्रत्येक संचालन के लिए इसके कार्यान्वयन की आवश्यकताओं को पाठ में वर्णित किया गया है, तो प्रस्तुति के सारणीबद्ध और चित्रमय रूपों को मिलाकर, कंपनी के कर्मचारियों के लिए प्रक्रिया के निष्पादन के लिए प्रक्रिया का पर्याप्त रूप से वर्णन करना संभव है।

चावल। 2. MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" नोटेशन में प्रक्रिया आरेख (दस्तावेज़ों की गति के बिना, "समाधान" ब्लॉक का उपयोग किए बिना)

अंजीर में दिखाए गए रूप में प्रक्रिया के चित्रमय प्रतिनिधित्व के "पेशे" और "विपक्ष"। 2 नीचे दिखाए गए हैं।

MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" ("समाधान" ब्लॉक का उपयोग किए बिना दस्तावेज़ आंदोलन के बिना)

सामान्य तौर पर, चित्र में दिखाए गए प्रारूप के समान योजनाओं का उपयोग। 2 इन योजनाओं के अनुसार काम करने वाले डेवलपर्स और कर्मचारियों दोनों के लिए सुविधाजनक है।

अंजीर पर। 3 बिजनेस स्टूडियो मॉडलिंग वातावरण के "प्रक्रिया" संकेतन में गठित प्रक्रिया आरेख दिखाता है। योजना में कई विशेषताएं हैं। सबसे पहले, "निर्णय" ब्लॉक का उपयोग गैर-मानक तरीके से किया जाता है - एक प्रश्न और शाखा को प्रदर्शित करने के लिए एक ग्राफिक तत्व के रूप में नहीं, बल्कि एक पूर्ण निर्णय लेने की प्रक्रिया के संचालन के रूप में। बिजनेस स्टूडियो में, एक "रोम्बस" में एक पूर्ण प्रक्रिया के लगभग सभी गुण होते हैं, लेकिन इसे विघटित नहीं किया जा सकता है (शायद सिस्टम डेवलपर्स इसे नियत समय में संभव बना देंगे)। एक "समचतुर्भुज" (चतुर्भुज के बजाय) का उपयोग करने से आरेख स्पष्ट हो जाता है। उसी समय, किसी भी पाठ्य सूचना को हीरे की विशेषताओं में दर्ज किया जा सकता है: विवरण, शुरुआत, अंत, समय सीमा की आवश्यकता, आदि।

चित्र में दिखाए गए प्रक्रिया आरेख की दूसरी विशेषता। 3, तीरों का प्रयोग है। संचालन के अनुक्रम को प्रदर्शित करने के लिए, आप एक तीर के साथ एक तीर का उपयोग कर सकते हैं - "पूर्वता" तीर। दस्तावेज़ों की गति दिखाने के लिए आप दो युक्तियों वाले तीर का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, Business Studio में, आप केवल एक प्रकार के तीर, "पूर्वता" तीर का उपयोग करके बच सकते हैं। उसी समय, आवश्यक संख्या में दस्तावेज़, जो गतिविधि वस्तुओं की निर्देशिका में परिभाषित हैं, नामित तीरों से जुड़े हो सकते हैं।

यह दृष्टिकोण इसे संभव बनाता है:

• प्रक्रिया आरेख पर और एक ही समय में ग्राफिक तत्वों की संख्या को महत्वपूर्ण रूप से कम करें;
• प्रक्रिया विनियमों में इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ों के बारे में आवश्यक जानकारी प्रदर्शित करें।

इस प्रकार, अनावश्यक तत्वों के साथ आरेख को अव्यवस्थित किए बिना, फिर भी हम प्रक्रिया का पूरी तरह से वर्णन कर सकते हैं और नियमों के लिए सभी आवश्यक जानकारी अपलोड कर सकते हैं।

तथ्य यह है कि तीर का नाम उन दस्तावेजों पर निर्भर नहीं करता है जो इससे जुड़े हैं, आपको कर्मचारियों के लिए सबसे अधिक समझने योग्य और सुविधाजनक तरीके से आरेख पर तीरों का नाम देने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, विशिष्ट दस्तावेज़ों का एक सेट पूर्ववर्ती तीर "रिपोर्ट का एक सेट तैयार किया गया है" से जोड़ा जा सकता है। इस मामले में तीर का नाम निष्पादक को उस घटना को इंगित करता है जिसने "दिन के लिए नकद संग्रह रिपोर्ट उत्पन्न करें" नामक पिछले ऑपरेशन को पूरा किया। (ध्यान दें कि STU कार्यप्रणाली में, प्रक्रिया संचालन के बाद का तीर एक इकाई है, न कि एक घटना। "समाधान" ब्लॉक के बाद, आप समाधान के संभावित परिणाम दिखा सकते हैं)।

चावल। 3. बिजनेस स्टूडियो सिस्टम की "प्रक्रिया" (विकल्प के साथ गैर पारंपरिक उपयोगब्लॉक "समाधान")

अंजीर में दिखाए गए रूप में प्रक्रिया के चित्रमय प्रतिनिधित्व के "पेशे" और "विपक्ष"। 3 नीचे दिखाए गए हैं।

बिजनेस स्टूडियो सिस्टम की "प्रक्रिया" ("निर्णय" ब्लॉक के अपरंपरागत उपयोग के साथ संस्करण)

बिजनेस स्टूडियो का उपयोग करने के मामले में, "प्रक्रिया" संकेतन का उपयोग थोड़े अलग तरीके से किया जा सकता है। लेख का लेखक अंजीर में प्रस्तुत दृष्टिकोण की ओर जाता है। 3.

अंजीर पर। चित्र 4 ARIS eEPC संकेतन में विकसित विचाराधीन प्रक्रिया का आरेख दिखाता है। ध्यान दें कि प्रक्रिया के कुछ संचालन आरेख पर फिट नहीं हुए। एआरआईएस ईईपीसी नोटेशन में बनाए गए सरलतम प्रक्रिया के इस अधूरे आरेख में चार लॉजिक स्टेटमेंट और आठ इवेंट शामिल हैं! आरेख पढ़ने वाले व्यक्ति को इन सभी तार्किक संचालकों की सही व्याख्या करने में सक्षम होना चाहिए। इस तरह के आरेखों को पढ़ने में विशेष प्रशिक्षण और कुछ कौशल के बिना, एक सामान्य कर्मचारी विस्तृत पाठ्य विवरण या योग्य व्यापार विश्लेषक की सहायता के बिना विचाराधीन प्रक्रिया के तर्क को समझने में सक्षम होने की संभावना नहीं है।

ध्यान दें कि ARIS eEPC संकेतन में प्रक्रिया आरेख महत्वपूर्ण रूप से लेता है और ज्यादा स्थानअंजीर में दिखाए गए सर्किट की तुलना में। 1-3। ऐसी योजना बनाने की जटिलता भी काफी अधिक है।

चावल। 4. एआरआईएस ईईपीसी नोटेशन में प्रक्रिया आरेख (बिजनेस स्टूडियो में निर्मित)

एआरआईएस ईईपीसी नोटेशन में प्रक्रिया आरेख (बिजनेस स्टूडियो में निर्मित)

सामान्य तौर पर, यदि आप SAP R / 3 नहीं खरीदने जा रहे हैं, तो ARIS eEPC संकेतन का विकल्प और उपयोग लेख के लेखक के दृष्टिकोण से नहीं है, सर्वोतम उपाय. प्रक्रिया विवरण के लिए यह अधिक दृश्य और सहज रूप से समझने योग्य संकेतन पर ध्यान देने योग्य है। हालाँकि, कुछ के लिए, ARIS eEPC संकेतन अधिक स्पष्ट और समझने योग्य लग सकता है। कुछ हद तक, यह स्वाद का मामला है।

बाद के स्वचालन उद्देश्यों के लिए प्रक्रिया का विवरण

व्यवसाय प्रक्रिया विवरण के उपरोक्त उदाहरण पर विचार करना दिलचस्प है यदि इसे BPMN 2.0 संकेतन में प्रस्तुत किया गया हो। इस अंकन का उद्देश्य "निष्पादन योग्य" प्रक्रियाओं का वर्णन करना है, अर्थात बीपीएम सिस्टम द्वारा समर्थित प्रक्रियाएं।

बीपीएमएन 2.0 का उपयोग करने पर आपकी राय। बिजनेस कंसोल कंपनी के जनरल डायरेक्टर ए. ए. बेलाचुक ने शेयर किया:

"अंजीर में. चित्र 5 BPMN अंकन में इसी प्रक्रिया को दर्शाता है। जैसा कि हम देख सकते हैं, यह आंकड़ा चित्र के समान है। 1: बीपीएमएन संकेतन में, कार्यों को आयतों द्वारा दर्शाया जाता है, फोर्क्स को हीरे द्वारा दर्शाया जाता है, और डेटा को दस्तावेज़-जैसे आइकन द्वारा दर्शाया जाता है। नियंत्रण प्रवाह ठोस रेखाएँ हैं, डेटा प्रवाह धराशायी हैं।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस आरेख में बीपीएमएन संकेतन का केवल एक छोटा सा हिस्सा शामिल है: पैलेट में उपलब्ध 5 में से केवल एक प्रकार का कांटा, 8 में से एक प्रकार का कार्य। एक व्यापक पैलेट के अलावा, यह संकेतन है न केवल एक पृथक वर्कफ़्लो को मॉडल करने की क्षमता से अलग, बल्कि संदेशों या डेटा के माध्यम से एक दूसरे के साथ बातचीत करने वाली कई प्रक्रियाएँ भी। इसके अलावा, यह अंकन अधिक सख्त है: यह न केवल चिह्नों को परिभाषित करता है, बल्कि उन नियमों को भी बताता है जिनके द्वारा उन्हें एक दूसरे के साथ जोड़ा जा सकता है। इस तरह के नियमों की आवश्यकता इस तथ्य से तय होती है कि बीपीएमएन संकेतन न केवल इस तथ्य पर केंद्रित है कि लोग इसे पढ़ेंगे, बल्कि विशेष सॉफ्टवेयर - बीपीएम प्रणाली के "इंजन" द्वारा प्रत्यक्ष निष्पादन पर भी।

उसी समय, जैसा कि इस उदाहरण से पता चलता है, पैलेट के सीमित उपसमुच्चय का उपयोग करते समय, BPMN एक परिचित फ़्लोचार्ट से अधिक जटिल नहीं है। ठीक है, जो लोग बीपीएमएन को पेशेवर रूप से मास्टर करना चाहते हैं, उनके लिए हम विशेष प्रशिक्षण bpmntraining.ru की सलाह देते हैं।

चावल। 5. बीपीएमएन 2.0 अंकन में प्रक्रिया आरेख

जीवन अभ्यास

अंजीर पर। चित्रा 6 एक बहुत ही विशिष्ट कंपनी के व्यापार विश्लेषकों द्वारा आविष्कार किए गए नोटेशन में विकसित प्रक्रिया आरेख का एक टुकड़ा दिखाता है। योजना "सरल ब्लॉक आरेख" के सिद्धांतों का उपयोग करके बनाई गई है - इसमें "समाधान" ब्लॉक का उपयोग किया जाता है क्लासिक संस्करण. इसके अलावा, आरेख गैर-मानक तरीके से उपयोग किए जाने वाले कई अन्य प्रतीकों को दिखाता है।

चावल। 6. कंपनियों में से एक की प्रक्रिया आरेख के उदाहरण

योजना बनाते समय अंजीर। 6, व्यापार विश्लेषकों ने स्पष्ट रूप से औसत उपयोगकर्ता के लिए दृश्यता और अधिकतम स्पष्टता के लिए "लड़ाई" की। उन्होंने प्रक्रिया आरेखों पर शाब्दिक टिप्पणी को कम करने, या यहां तक ​​कि समाप्त करने की मांग की। कलाकारों ने बस एक A3 प्रारूप आरेख मुद्रित किया, जिसे पढ़कर सब कुछ तुरंत स्पष्ट हो गया: क्या करना है, कैसे करना है, किन दस्तावेजों का उपयोग करना है, आदि।

विचाराधीन योजना, निश्चित रूप से, सरलता और स्पष्टता का उदाहरण नहीं है। लेकिन प्रक्रिया के निष्पादकों को अधिकतम उपयोगी जानकारी देने के लिए इसका गठन किया गया था।

निष्कर्ष

इसलिए, यह स्पष्ट है कि प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, कर्मचारियों के लिए सरलता और समझ के लिए प्रयास करना चाहिए।

प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय जटिल, औपचारिक संकेतन का उपयोग होता है:

• सामान्य कर्मचारियों द्वारा योजनाओं के उपयोग (व्याख्या) में कठिनाइयाँ;
• उन विभागों के कर्मचारियों द्वारा प्रक्रियाओं का वर्णन करने पर काम के आयोजन की असंभवता (कठिनाइयाँ), जिन्होंने विशेष प्रशिक्षण नहीं लिया है;
• योजनाओं के निर्माण के लिए व्यापार विश्लेषकों की श्रम लागत में उल्लेखनीय वृद्धि;
• दस्तावेज़ीकरण सर्किट (बड़ी मात्रा, आदि) में अतिरिक्त कठिनाइयाँ।

इसलिए, विभिन्न ग्राफिक तत्वों के साथ प्रक्रिया आरेख को अव्यवस्थित न करें। लेकिन भले ही उनका उपयोग किया जाता है, यह बेहतर है कि वे कर्मचारियों के लिए उपयोगी जानकारी रखते हैं, न कि केवल मॉडलिंग नोटेशन के औपचारिक आवेदन का परिणाम।

http://finexpert.ru/ — पेशेवरों के लिए संचार वातावरण http://bpm3.ru/ — प्रक्रियाएं, परियोजनाएं, दक्षता

अनुदेश

सबसे पहले वर्णित प्रक्रिया का नाम सटीक रूप से तैयार करना है, जो समझने योग्य और प्रतिबिंबित होना चाहिए व्यावहारिक बुद्धिप्रक्रिया बनाने वाली क्रियाओं का क्रम। उदाहरण के लिए, "उत्पादन के लिए एक आवेदन दाखिल करने और उसके निष्पादन की निगरानी" के बजाय, "उत्पाद नियंत्रण" प्रक्रिया को नाम देने के लिए पर्याप्त है। दूसरा पूरी वर्णित प्रक्रिया को छोटे ("परमाणु") कार्यों या उप-कार्यों में सही ढंग से तोड़ना है। कार्य करता है और उनके कार्यान्वयन का क्रम निर्धारित करता है। ऐसे विभाजन के साथ, वर्णित प्रक्रिया एक शीर्ष-स्तरीय प्रक्रिया होगी। शीर्ष-स्तरीय प्रक्रिया के विवरण का स्तर भिन्न हो सकता है, लेकिन दर्शकों को समझने के लिए पर्याप्त होना चाहिए जो आपके विवरण का उपयोग करेंगे।

व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने के कई तरीके हैं। उनमें से सबसे लोकप्रिय ग्राफिक है, जिसकी मदद से विभिन्न नोटेशन में बनाया गया है (नोटेशन कुछ दर्शाने के लिए वर्णों का एक सेट है)।
व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए सबसे सामान्य प्रकार के नोटेशन IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), आदि हैं।
एक उदाहरण के रूप में, आइए PowerDesigner CASE टूल (चित्र 1) का उपयोग करके BPMN (बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग नोटेशन) में बनाए गए आरेख पर एक नज़र डालें। आरेख में मुख्य तत्व हैं:
1. "प्रक्रिया" (फ़ंक्शन) - कोनों पर गोल आयत;
2. "संक्रमण" - प्रक्रियाओं को जोड़ने वाला एक तीर;
3. "निर्णय" - एक रोम्बस जिसमें एक प्रश्न होता है जिसका उत्तर केवल "हां" या "नहीं" में दिया जा सकता है;
4. शर्तें - पाठ अभिव्यक्तियाँ जिसके तहत एक फ़ंक्शन से दूसरे में संक्रमण किया जाता है। स्थितियाँ हमेशा वर्गाकार कोष्ठकों में संलग्न होती हैं। कभी-कभी अपने ट्रैक को "ट्रैक्स" में विभाजित करना उपयोगी होता है - लंबवत या क्षैतिज खंड जो किसी विशिष्ट कार्य को करने के लिए जिम्मेदार व्यावसायिक इकाइयों या कर्मचारियों का प्रतिनिधित्व करते हैं। इस स्थिति में, यह फ़ंक्शन अपने सेक्शन के भीतर होना चाहिए। सूचीबद्ध तत्वों के अलावा, इसमें डेटा की एक सूची भी हो सकती है जो प्रक्रिया के लिए इनपुट या आउटपुट हैं, साथ ही उन नियमों या विनियमों के लिंक भी हैं जिनके अनुसार यह या वह कार्य किया जाता है। व्यवसाय प्रक्रिया "उत्पाद उत्पादन नियंत्रण" के विवरण का एक उदाहरण चित्र 1 में दिखाया गया है। यह देखना आसान है कि यह आरेख समस्या को हल करने के लिए एल्गोरिथम के ब्लॉक आरेख के समान है।

प्रक्रिया के चित्रमय विवरण को इसके उप-प्रक्रिया कार्यों के एक पाठ्य विवरण के साथ पूरक किया जा सकता है, जिसमें निम्नलिखित स्तंभ होते हैं: प्रक्रिया का नाम, उपखंड (प्रक्रिया स्वामी), प्रक्रिया विवरण, प्रक्रिया निष्पादन परिणाम। इस तरह के विवरण का एक उदाहरण Fig.2 में दिखाया गया है। यदि वर्णित व्यवसाय प्रक्रिया के आगे अनुकूलन की उम्मीद है, तो वर्तमान में निष्पादित उप-प्रक्रिया कार्यों की कठिनाइयों या कमियों का वर्णन करते हुए तालिका में एक और कॉलम जोड़ा जा सकता है।

मददगार सलाह

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए हमेशा चयनित ग्राफिकल नोटेशन के नियमों का पालन करें।

स्रोत:

• एम। रयबाकोव। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन।
• व्यवसाय प्रक्रिया कैसे लिखें

एक घटना के रूप में प्रक्रिया एक गुणात्मक परिवर्तन है जो कुछ समय के लिए अवलोकन की वस्तु के साथ होता है। इसलिए, विवरण शुरू होने से पहले ही, आपको वस्तु और अवलोकन की अवधि का संकेत देना चाहिए।

अनुदेश

पहले आपको प्रक्रिया के सार का वर्णन करने की आवश्यकता है, दूसरे शब्दों में, आप जो गुणात्मक परिवर्तन देख रहे हैं। उदाहरण के लिए, उसने आग पकड़ ली, जल गया, बुझ गया (घटना का सार दहन प्रक्रिया है)। परिवर्तन बाहरी रूप से दिखाई दे सकता है (पूरा मैच एक रॉड में बदल गया है), ऑब्जेक्ट की संरचना, कनेक्शन की प्रणाली बदल सकती है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप वास्तव में क्या ट्रैक कर रहे हैं। किसी भी मामले में, परिवर्तन का वर्णन करते समय, आपको अतिरिक्त समय और गति निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होगी (उदाहरण के लिए, मैच 20 सेकंड के लिए जला दिया गया था, चार्जिंग दर 2 मिलीमीटर प्रति सेकंड थी)। कभी-कभी वे प्रक्रिया की ऐसी विशेषता को "चक्रीयता" के रूप में जोड़ते हैं (आप जो परिवर्तन देखते हैं वह एक बार या समय-समय पर होता है)।

परिवर्तन का सार दिखाने के बाद, वे आमतौर पर "राज्यों" के अनुक्रम के रूप में प्रक्रिया का वर्णन करते हैं। इसके लिए, आमतौर पर अवलोकन के पूरे समय के साथ

व्यवसाय प्रक्रिया का आधार, साथ ही साथ व्यवसाय का सार, क्रिया का अनुकूलन इस तरह से है कि लाभ अधिकतम हो। आर्थिक लाभ पाने के लिए आपको आवेदन करना होगा प्रभावी तरीके, उचित और तार्किक प्रणाली और मूल्य बनाने और बढ़ावा देने के लिए अनुक्रम, जिसके लिए बाजार में मांग काफी अधिक होगी। पहुँचना सर्वोत्तम परिणामसंभव है, यदि आप वास्तविक प्रकार की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को लागू करते हैं। हालाँकि, कठिनाइयाँ अक्सर तब शुरू होती हैं जब सभी मुख्य प्रक्रियाएँ पहले से ही पूरी तरह से औपचारिक हो जाती हैं, लेकिन कंपनी को अपने काम करने के तरीके को अपडेट करने की आवश्यकता होती है। आपको कठिनाइयों पर रुकना नहीं चाहिए: आर्थिक गतिविधियों को अद्यतन करने और इसे बनाने वाले चरणों में सुधार करने के लिए लगातार काम करना महत्वपूर्ण है। वित्तीय व्यापार प्रक्रियाओं के उद्यम की गतिविधि के संबंधित क्षेत्रों का उपयोग केवल सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने में मदद करेगा।

नए मूल्यों का निर्माण

व्यवसाय प्रक्रिया का सार, किसी भी कंपनी के लिए मुख्य, इस प्रकार है: एक उत्पाद विकसित किया जाता है, इच्छुक दर्शकों के बीच प्रचारित किया जाता है, बिक्री के बाद की सेवा के हिस्से के रूप में समर्थित होता है। ऐसे कार्य का विचार मूल्य का निर्माण है जो ग्राहक के लिए महत्वपूर्ण है। उसी समय, मूल्य की गणना वस्तु के माध्यम से प्राप्त लाभों के अनुपात के रूप में की जा सकती है, जो उस तक पहुंच प्राप्त करने से जुड़ी लागतों से संबंधित है।

जब कोई व्यक्ति अपने निपटान में एक सेवा या उत्पाद प्राप्त करता है, तो वह मूल्यांकन करता है कि उसके लिए कितना पैसा खर्च हुआ, कितना समय व्यतीत हुआ, साथ ही साथ अन्य संसाधन, यदि कोई हो। वास्तव में, इन मूल्यों का आदान-प्रदान एक सेवा, एक उत्पाद के लिए किया जाता है। व्यवसाय प्रक्रिया संरचना का अनुकूलन ग्राहक की ओर से लागत, बलिदान को कम करने के उद्देश्य से है। साथ ही, ऐसी प्रक्रियाओं का प्रबंधन और प्रतिक्रिया के माध्यम से प्राप्त जानकारी को ध्यान में रखते हुए, अगर उचित तरीके से संपर्क किया जाए, तो मूल्य में वृद्धि हो सकती है। किसी कंपनी के प्रदर्शन (जिससे बिजनेस प्रोसेस टूल्स का अंदाजा लगाया जा सकता है) की कितनी तुलना करके गणना की जा सकती है कम संसाधनक्लाइंट के लिए पहले की तुलना में अब सेवा प्राप्त करना आवश्यक है।

वितरण और ग्राहक मूल्य

एक व्यापार प्रक्रिया का वर्णित उदाहरण, जिसमें एक उत्पाद का उत्पादन, इसके कार्यान्वयन और समर्थन शामिल हैं, को निचले स्तर के अनुक्रमों में विभाजित किया जा सकता है जो प्रत्येक आइटम को अलग-अलग मानते हैं। ऐसी नेस्टेड श्रेणियां कंपनी के तर्क को समझने के लिए महत्वपूर्ण हैं, यह उनके माध्यम से है कि अनुकूलन होता है आर्थिक गतिविधिउद्यम।

कंपनी के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण तत्वों में से एक आपूर्ति श्रृंखला है। उदाहरण के लिए, बिक्री के लिए तैयार माल के नेटवर्क पर सामग्री अधिग्रहण, निर्माण प्रक्रिया और वितरण के अनुक्रम के रूप में एक व्यावसायिक प्रक्रिया का निर्माण किया जा सकता है। उपरोक्त को देखते हुए, यह स्पष्ट हो जाता है कि वितरण केवल कुछ वस्तुओं का परिवहन नहीं है, बल्कि एक ऐसा तत्व भी है जो अंतिम ग्राहक के लिए उत्पादों और सेवाओं का मूल्य बनाता है। इस व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए, चरणों को रसद से सक्षम दृष्टिकोणों के माध्यम से अनुकूलित किया जाना चाहिए, जो क्रम में सभी लिंक को सिंक्रनाइज़ करने में मदद करता है।

क्या सब कुछ इतना आसान है?

साथ ही, ग्राहक के लिए उत्पाद का मूल्य भी एक व्यवसायी की आम जनता को यह समझाने की क्षमता के माध्यम से बनता है कि खरीदार को वास्तव में उसके उत्पाद की आवश्यकता क्यों है। यह व्यवसाय प्रक्रिया, उदाहरण के लिए, उतनी सरल नहीं है जितनी लगती है, इसे कई क्रमिक चरणों में विभाजित किया जा सकता है। कार्यान्वयन के लिए एक बाज़ारिया की मदद की आवश्यकता होगी जो संभावित दर्शकों के बीच ब्रांड की सकारात्मक दृष्टि बनाने के लिए इस तरह से ध्यान आकर्षित करने के लिए अभियान के विचारों को तैयार करने में सक्षम हो।

एक उदाहरण के रूप में उद्धृत सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सही कार्यान्वयन संगठन के लाभ को अधिकतम करने, आर्थिक गतिविधि की दक्षता बढ़ाने और प्रतिस्पर्धियों के विरुद्ध कंपनी की स्थिति में सुधार करने में मदद करता है। यह समझा जाना चाहिए कि "पथ पर प्रवेश" लागत गणना से पहले होता है जो योजना के कार्यान्वयन के साथ होगा। कंपनी के पास संसाधन होने चाहिए, एक व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली विकसित करनी चाहिए, नवीनतम बाजार आवश्यकताओं के अनुकूल होना चाहिए और अवसरों का विस्तार करना चाहिए।

अवसर प्रमुख है

लगभग समान संसाधनों वाले दो अलग-अलग संगठन बिल्कुल उत्पादन कर सकते हैं विभिन्न उत्पाद, भले ही फर्मों के भीतर व्यावसायिक प्रक्रियाओं में एक निश्चित समानता हो। यह उन संभावनाओं के कारण है जो एक कानूनी इकाई के पास हैं। इस शब्द को आमतौर पर एक उद्यमी की यह समझने की क्षमता के रूप में समझा जाता है कि व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन में सुधार कैसे किया जाए, उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार किया जाए, उत्पादन लागत को कम किया जाए और त्रुटियों की संभावना को कम किया जाए। प्रतिस्पर्धी कंपनियों की प्रचुरता के बावजूद, यह संगठन को बाजार में खड़े होने में मदद करता है।

एक कंपनी के पास जितने अधिक अवसर होते हैं, बेहतर प्रबंधन और रसद प्रक्रियाएं आमतौर पर व्यवस्थित होती हैं, जो एक चक्र बनाता है: व्यावसायिक गतिविधियों के अनुकूलन के लिए विचारशील नियंत्रण और पदों की आवाजाही नए अवसरों और सुधारों की प्राप्ति और कार्यान्वयन के लिए अच्छी शुरुआती स्थिति प्रदान करती है।

सबसे महत्वपूर्ण विशेषताएं

वितरण पर विचार करने वाली व्यवसाय प्रक्रियाओं की मॉडलिंग करते समय, खरीदार के लिए मूल्य बनाना, ऐसे उत्पाद को बनाने की क्षमता पर विशेष ध्यान दिया जाता है जिसकी ग्राहक को आवश्यकता होती है। उद्यम के विशेषज्ञों को ग्राहकों के लिए उपयुक्त विशेषताओं वाली अनूठी वस्तुओं का निर्माण करना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आपको बाजार का विश्लेषण करने की जरूरत है, न केवल मौजूदा रुझानों की पहचान करें, बल्कि डिजाइनरों के लिए सही तकनीकी विशिष्टताओं को स्थापित करने के लिए निकट भविष्य में परिवर्तनों की भविष्यवाणी भी करें। किसी भी परिवर्तन को "मक्खी पर" आत्मसात किया जाना चाहिए, तभी कंपनी के पास एक उच्च प्रतिस्पर्धात्मकता होगी, अपने लिए बिना नुकसान के सही परिस्थितियों के अनुकूल होगी।

क्लाइंट को क्या चाहिए, इसके विश्लेषण से संबंधित व्यावसायिक प्रक्रियाओं को मॉडल करने के लिए, आप स्वचालित टूल और सिस्टम का सहारा ले सकते हैं। अधिकतर, सूचना को चार्ट, ग्राफ़ के रूप में प्रस्तुत किया जाता है, जो डेटा को अधिक दृश्य बनाता है। इस तरह से संरचित जानकारी के आधार पर, कोई भी सही ढंग से यह निष्कर्ष निकाल सकता है कि बाजार को अभी क्या चाहिए, क्या रुझान प्रबल हैं, कल क्या मांग होगी, "लहर के शिखर पर" होने के लिए आज क्या काम शुरू करने की आवश्यकता है। भविष्य।

उत्पाद विकास

आप उत्पाद विकास व्यवसाय प्रक्रिया का निम्नलिखित विवरण दे सकते हैं: अवधारणा का निर्माण, उत्पादन चक्र, माल के एक परीक्षण बैच की रिहाई। श्रृंखला को लागू करने के दो विकल्प हैं: लचीला, पारंपरिक। वे एक-दूसरे से भिन्न होते हैं, विकास के चरणों से गुजरने में लगने वाला समय, और प्रोटोटाइप, विचारों की संख्या से अनुमान लगाया जाता है।

व्यवसाय प्रक्रिया का अधिक संपूर्ण विवरण इस प्रकार है:

• अवधारणा निर्माण;
• एक डिजाइन समाधान का विकास;
• प्रोटोटाइप;
• उत्पादन;
• विपणन अभियान;
• सेवा सेवाएँ।

उद्यम लचीलापन

एक व्यवसाय प्रक्रिया की अवधारणा का तात्पर्य किसी उत्पाद से जुड़े संचालन के क्रम से है। बाजार में अभी सचमुच भीड़ है। सॉफ्टवेयर कॉम्प्लेक्स, साथ की अनुमति उच्च स्तरस्वचालन किसी भी कंपनी के काम को व्यवस्थित करने के लिए। यदि संगठन में सैकड़ों लोग हैं जो एक दूसरे के साथ बातचीत करने के लिए मजबूर हैं, तो एक सही कार्यप्रवाह स्थापित करना असंभव है। साथ ही बिना लचीलेपन के बाजार में सफल होना असंभव है।

के संबंध में लचीलेपन की बात करते समय कानूनी इकाई, बाजार की स्थिति नाटकीय और अप्रत्याशित रूप से बदलने पर कंपनी की अनुकूलन करने की क्षमता का सुझाव दें। उद्यम के भीतर सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को इस तरह से समायोजित करना कि संगठन उच्च दक्षता के साथ लचीला बना रहे, सफलता की अनुमति देगा, साथ ही इसके लिए वस्तुतः विपरीत गतिविधियों की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, दक्षता उच्चतम है यदि सभी प्रक्रियाएं एक स्वचालित प्रणाली के माध्यम से स्पष्ट रूप से, सटीक रूप से, अपरिवर्तनीय रूप से स्थापित हैं, लेकिन यह लचीलेपन को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती है। यह विपरीत दिशा में भी सत्य है। अधिकांश आधुनिक स्कूलहमारे समय में एक व्यवसाय के निर्माण के लिए सही दृष्टिकोण विकसित कर रहे हैं जो एक "सुनहरा मतलब" खोजने की अनुमति देगा जब एक कंपनी लचीलेपन को बनाए रखते हुए एक प्रभावी आर्थिक गतिविधि स्थापित कर सकती है। हालांकि, यह स्पष्ट है कि यह प्रक्रियाओं को बदलकर हासिल किया जा सकता है, और उद्यम की संरचना बनाते समय, इस तरह के अवसर को रखना आवश्यक है।

सार बनाए रखते हुए बदलें

जैसा कि परिभाषा से देखा जा सकता है, एक व्यावसायिक प्रक्रिया गतिविधियों का एक क्रम है, जिसके परिणामस्वरूप उपयोगकर्ता को एक सेवा या उत्पाद की पेशकश की जाती है। क्लाइंट को जो चाहिए वह हमेशा प्राप्त करने के लिए, कंपनी संरचना के परिवर्तन के लिए तैयार रहना आवश्यक है। कई मायनों में, यह उद्यम के प्रत्येक कर्मचारी की किसी समस्या को हल करने के लिए लगातार काम करने की क्षमता पर निर्भर करता है। यह आवश्यक है कि कर्मचारी संगठन की गतिविधि से संबंधित हर चीज के कारणों और परिणामों के संबंध में उन्मुख हो। यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी परिचालन प्रदर्शन में सुधार करने में रुचि रखते हैं, तब वे सामूहिक रूप से कार्य के लिए सबसे प्रभावी दृष्टिकोणों की तलाश करेंगे।

यदि आप उत्पाद में कुछ बदलाव करते हैं, तो इससे आपूर्तिकर्ताओं, वितरकों के काम में समायोजन हो सकता है, ग्राहक पहले की तुलना में अलग प्रतिक्रिया दे सकते हैं। किस कारण से यह बिल्कुल वैसी ही हो जाती है जैसी उत्पाद से जुड़ी सभी प्रक्रियाएं बदल जाती हैं? कार्मिकों को ऐसे मुद्दों पर काम करना चाहिए, परिचालन स्तर पर जानकारी की मात्रा का विस्तार करना जो प्रबंधक तब प्रबंधन निर्णय लेने के लिए उपयोग करते हैं। एक उद्यम का विकास काफी हद तक एक विविध विश्लेषण के आयोजन की संभावना पर आधारित है, जो अन्य बातों के अलावा, आपूर्ति श्रृंखला की बातचीत के पहलुओं पर विचार करता है। यदि सर्वोत्तम विकसित विचारों को अमल में लाया जाता है, तो यह एक साथ आर्थिक गतिविधियों की दक्षता में सुधार करेगा और कंपनी के लचीलेपन को बढ़ाएगा, जिससे बाजार में उसकी स्थिति मजबूत होगी।

बाजार दिशा तय करता है

यदि किसी कंपनी को सफल होना है, तो उसे व्यावसायिक प्रक्रियाओं को समायोजित करने में सक्षम होना चाहिए ताकि परिणामी उत्पाद ग्राहकों की अपेक्षाओं और बाजार की माँगों को पूरा कर सके। यह समझना आवश्यक है कि खरीदार किन मूल्यों में रुचि रखते हैं, यह आवश्यक चीजों को उत्पादों में डालने के लिए पहले से ही एक अवधारणा बनाने के चरण में अनुमति देगा, जिसे बाद में बड़े पैमाने पर उत्पादन के लिए भेजा जाएगा। उसी समय, उत्पाद, सेवा को उपभोक्ता की अपेक्षाओं के अनुसार निष्पादित किया जाना चाहिए, जबकि मूल्यों के प्रावधान में त्रुटियां खराब गुणवत्ता का संकेतक बन जाती हैं।

किसी भी विफलता पर समय रहते ध्यान दिया जाना चाहिए, यदि संभव हो तो उनकी घटना को रोकने के उपाय किए जाने चाहिए। नमूना - सबसे प्रभावी उपकरणकार्य के इस चरण पर। एक प्रक्रिया के रूप में मूल्य निर्माण को चरणों में विभाजित किया गया है, उनमें से प्रत्येक को मापा जाता है, और फिर निर्मित उत्पादों के संकेतकों की तुलना की जाती है, जिससे दोषपूर्ण उत्पाद की घटना की आवृत्ति का अनुमान लगाना संभव हो जाता है। यदि संकेतक सामान्य सीमा के भीतर हैं, तो वर्कफ़्लो पर्याप्त है, अन्यथा, कारण की तलाश करना अत्यावश्यक है, और जैसा कि पाया जाता है, समस्या को ठीक करने के लिए विचार प्रस्तुत करें। प्रक्रिया के बारे में अधिकतम डेटा एकत्र करने के लिए, आपको उपयोग करने की आवश्यकता है विभिन्न स्रोत. ये बयान हैं, विभिन्न ग्राहकों द्वारा लिखी गई शिकायतें, उत्पाद पर प्रतिक्रिया देने वाले भागीदार, आंतरिक विभाग जो विश्लेषिकी बनाते हैं। प्राप्त जानकारी की सही व्याख्या मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन और विकास के लिए एक कार्यशील विचार उत्पन्न करने में मदद करेगी।

और क्या इसे लागू करना संभव होगा?

वर्कफ़्लो में सुधार के आविष्कार किए गए तरीके को लागू करने के लिए उद्यम के पास हमेशा पर्याप्त संसाधन नहीं होते हैं। सामान्य स्थिति में, आर्थिक गतिविधियों का समायोजन, व्यावसायिक प्रक्रियाओं में शामिल विभिन्न संचालन, एक सूचना आधार, अवधारणाओं और अवसरों की उपस्थिति के कारण होता है। यदि कोई कंपनी बाजार में नई स्थितियों में प्रवेश करने की संभावनाओं को बढ़ाने का प्रयास कर रही है, तो उत्पादन में सुधार के सिद्धांतों को वास्तविकता में बदलना शायद कोई समस्या नहीं होगी। अवसरों के अभाव में, फर्म के पास उत्पाद में सुधार करने और अधिक स्थिर स्थिति, ग्राहकों का प्यार जीतने की बहुत कम संभावना है।

उत्पादन प्रक्रिया को यथासंभव कुशलता से स्थापित करने के लिए, अपने आप को योजनाओं को लागू करने का अवसर प्रदान करने के लिए, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि वर्तमान में उद्यम के भीतर सभी प्रक्रियाएँ कैसे काम करती हैं। संकेतक पर विशेष नियम, मेट्रिक्स, डेटा बचाव के लिए आते हैं, जिसके माध्यम से स्थिति की निगरानी की जाती है और परिणामों का विश्लेषण किया जाता है। सबसे बड़ी सफलता उन उद्यमों द्वारा प्राप्त की जाती है जिनके पास सूचना उपकरण और स्वचालित सिस्टम हैं।

मानवीय क्षमता - योग्य कर्मियों का होना भी उतना ही महत्वपूर्ण है जो निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एकजुट होने में सक्षम हों। एक और महत्वपूर्ण बिंदु- क्षमता। जैसे ही यह स्पष्ट हो गया कि परिवर्तनों की आवश्यकता है, ऑपरेशन के परिणाम को मापने के लिए जितनी जल्दी हो सके योजना बनाना और उन्हें लागू करना आवश्यक है। अन्यथा, घटना में देर हो जाएगी और स्थिति या तो सहेजी नहीं जाएगी, या नए तरीकों का उपयोग करना संभव हो जाएगा जिन्हें अभी भी आविष्कार करने की आवश्यकता है। दक्षता, सामंजस्य और व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर अधिकतम नियंत्रण कंपनी को बदलने में सक्षम बनाता है, जबकि अभी भी बाजार में एक स्थिर स्थिति पर कब्जा कर रहा है।

व्यवसाय प्रक्रिया के रूप में वितरण

कुछ हद तक, यह एक व्यावसायिक प्रक्रिया का सबसे उदाहरण है, जो कि विचार करने के लिए दिलचस्प होने के लिए पर्याप्त बड़ा है, साथ ही, इसके कई चरण नौसिखिए उद्यमी के लिए भी सहज हैं। यह स्पष्ट रूप से समझा जाना चाहिए कि गुणवत्ता आपूर्ति व्यवसाय प्रक्रिया को डिबग करना बाजार में प्रतिद्वंद्वियों के साथ प्रतिस्पर्धा करने की कंपनी की क्षमता की कुंजी है। श्रृंखला को अच्छी तरह से डिज़ाइन किया जाना चाहिए, उस क्षेत्र को ध्यान में रखते हुए जिसमें कंपनी सेवाएं प्रदान करती है या माल का उत्पादन करती है।

रसद प्रबंधन वितरण है उपभोज्य, उत्पाद का उत्पादन, नेटवर्क पर वितरण और ग्राहक द्वारा खरीदे गए उत्पाद का बाद में रखरखाव। ऐसी व्यावसायिक प्रक्रिया का मुख्य विचार व्यवसाय संचालन की दक्षता को बढ़ाना है, जबकि उत्पाद या सेवा को स्थिति के मूल्य के संदर्भ में ग्राहक की अपेक्षाओं को पूरी तरह से पूरा करना चाहिए। इसे प्राप्त करने के लिए, आपको आपूर्ति की संरचना करने, आंतरिक संचार की गुणवत्ता सुनिश्चित करने की आवश्यकता है। अक्सर आपको श्रृंखला के कुछ तत्वों पर फिर से काम करना पड़ता है जो व्यवसाय प्रक्रिया को बनाते हैं, या काम की प्रभावशीलता बढ़ाने के लिए इसे पूरी तरह से बदल देते हैं।

कहाँ से शुरू करें?

एक उदाहरण के रूप में मानी जाने वाली व्यावसायिक प्रक्रिया को समायोजित करने का पहला चरण टोपोलॉजी पर काम है, जिसमें अनुक्रम के मुख्य नोड्स को निर्धारित करना और उनके मापदंडों को निर्धारित करना शामिल है। यहां बहुत कुछ इस बात पर निर्भर करता है कि उद्यम किस बाजार की ओर उन्मुख है, संगठन का प्रबंधन अपने लिए क्या लक्ष्य निर्धारित करता है। इस बात पर विचार करना आवश्यक है कि स्टॉक को स्टोर करना सबसे अधिक लाभदायक है, उनसे संबंधित प्रक्रियाओं को कैसे तैयार किया जाए, साथ ही परिवहन नीति तैयार की जाए, ठेकेदारों का चयन किया जाए, मार्गों की गणना की जाए, सहयोग योजनाएँ जो प्रक्रिया को अनुकूलित करने में मदद करेंगी।

और क्या कर?

उत्पादों को प्राप्त करने से जुड़ी तीन मुख्य रणनीतियाँ हैं। पहले विकल्प में नियोजन शामिल है उत्पादन प्रक्रियाएं, और इस तरह की रणनीति के ढांचे के भीतर, यह गणना की जाती है कि इन्वेंट्री की कितनी आवश्यकता है, और उन्हें अग्रिम में गोदाम में लाया जाता है। दूसरा विकल्प यह है कि ग्राहक द्वारा ऑर्डर किए गए माल के निर्माण के लिए जितना आवश्यक हो उतना ही सीधे आपूर्तिकर्ता से सामग्री की खरीद की जाए।

सबसे उन्नत दृष्टिकोण बौद्धिक दृष्टिकोण है, जिसमें वर्णित दोनों का मिलन शामिल है। यदि रसद व्यवसाय प्रक्रिया में इसका उपयोग शामिल है, तो गोदामों में हमेशा सामग्री का कुछ अपेक्षाकृत छोटा स्टॉक होता है, और यह राशि कभी भी शून्य नहीं होती है। काम के लिए आपूर्ति और व्यवस्था विभाग से जुड़े सभी कर्मचारियों की त्वरित, स्पष्ट प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, रसद श्रृंखला के लिंक को समन्वित किया जाना चाहिए, उल्लंघन और विफलताएं अस्वीकार्य हैं। व्यवसाय प्रक्रिया को लागू करने के लिए स्वचालित प्रणालियों का उपयोग करना बहुत सुविधाजनक है। सभी भागीदारों के लिए, आप व्यक्तिगत खाते, पृष्ठ बना सकते हैं जिनके द्वारा आप कार्य की वर्तमान स्थिति को नियंत्रित कर सकते हैं। यह दृष्टिकोण व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन, नियंत्रण को सरल करता है, और उद्यम द्वारा अपनाई जाने वाली रणनीति की स्पष्ट समझ भी देता है।

उपसंहार

रसद और आपूर्ति की व्यावसायिक प्रक्रिया का सही परिवर्तन आपको व्यावसायिक संचालन की दक्षता बढ़ाने की अनुमति देता है, और उत्पाद उपभोक्ता की अपेक्षाओं को बेहतर ढंग से पूरा करेगा, जिससे आपको बाजार में पैर जमाने में मदद मिलेगी। इसका मतलब यह है कि व्यापार प्रक्रियाओं का सार समझना किसी भी आधुनिक उद्यमी के लिए वास्तव में महत्वपूर्ण है जो अपने व्यवसाय को विकसित करने में रूचि रखता है।

कोवालेव सर्गेई मिखाइलोविच
कोवालेव वालेरी मिखाइलोविच
(पत्रिका "सलाहकार निदेशक", संख्या 12, जून, 2004)

व्यापार प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए सात "सुनहरे" नियम

अपने आप में, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने की पद्धति काफी सरल है, लेकिन यह प्रभावी आवेदनव्यवहार में आसान काम नहीं है। कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय दिखाई देने वाले नुकसान इस कार्य की प्रभावशीलता को शून्य तक कम कर सकते हैं। नुकसान की घटना मानवीय कारक से जुड़ी है, क्योंकि कंपनी के अधिकांश कर्मचारी अपने संगठन में इस तरह के काम को करने में रुचि नहीं रखते हैं।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण इस प्रश्न के उत्तर प्रदान करता है कि कंपनी में कौन क्या करता है और किसके लिए जिम्मेदार है। यह कंपनी को पारदर्शी और प्रबंधन द्वारा नियंत्रित बनाता है। पारदर्शिता मुख्य रूप से संगठन के नेताओं के लिए फायदेमंद है, जबकि यह सभी कर्मचारियों को संगठन के लक्ष्यों के लिए अपने व्यक्तिगत हितों की हानि के लिए काम करने के लिए मजबूर करती है। इसके अलावा, व्यावसायिक प्रक्रियाओं और बढ़ी हुई पारदर्शिता का वर्णन अतिरिक्त वित्तीय और समय के संसाधनों की पहचान करना संभव बनाता है जो कर्मचारियों ने आपातकाल के मामले में "संग्रहीत" किया है। इसलिए, अधिकांश कर्मचारी इस काम में रुचि नहीं रखते हैं, और कंपनी की गतिविधियों का वर्णन करते समय , प्रतिरोध लगातार उत्पन्न होता है जो इस बारे में वास्तविक जानकारी प्राप्त करने से रोकता है कि कंपनी में कौन क्या करता है और कौन किसके लिए जिम्मेदार है।

अनिच्छुक पार्टियों के प्रतिरोध को कम करने के लिए, व्यापार प्रक्रियाओं का विवरण "सुनहरे" नियमों का उपयोग करना चाहिए, जो इस तरह के काम के व्यावहारिक अनुभव से प्राप्त किए गए थे।

नियम 1। व्यवसाय प्रक्रियाओं के "मालिकों" / "प्रतिभागियों" के साथ योजनाओं को तैयार करें, निर्दिष्ट करें, पुष्टि करें।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण पर काम करने के लिए, उन विशेषज्ञों को सक्रिय रूप से शामिल करना आवश्यक है जो इस प्रक्रिया में भाग लेते हैं और उनके कार्यान्वयन की प्रभावशीलता के लिए जिम्मेदार हैं। सबसे पहले, यह काम को गति देगा और परिणामों की गुणवत्ता में सुधार करेगा, क्योंकि प्रक्रिया में भाग लेने वालों के अलावा, कोई और बेहतर नहीं जानता कि व्यवसाय प्रक्रिया वास्तव में कैसे होती है। दूसरे, विकसित विवरणों के आधार पर, आगे अनुकूलन और व्यावसायिक प्रक्रियाओं में परिवर्तन किए जाएंगे। परिवर्तनों के प्रभावी कार्यान्वयन के लिए मुख्य नियमों में से एक प्रक्रिया में शामिल कर्मचारियों की इन कार्यों में शीघ्र भागीदारी है और जिनकी गतिविधियाँ परिवर्तनों से प्रभावित होंगी।

नियम 2। एक समूह में काम की दक्षता में सुधार करने में मदद करने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए दृश्य दृष्टिकोण का उपयोग करें।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, प्राप्त सूचनाओं को जल्दी से रिकॉर्ड करना और उनकी कल्पना करना आवश्यक है। समूहों में कार्य करते हुए, आप एक फ़्लिपचार्ट या व्हाइटबोर्ड का उपयोग कर सकते हैं, जिस पर कार्य समूह के कार्य के दौरान, व्यवसाय प्रक्रिया का विवरण विकसित और रिकॉर्ड किया जाएगा। मल्टीमीडिया प्रोजेक्टर के उपयोग से जुड़ा दृष्टिकोण, जिसकी मदद से विशेष सॉफ्टवेयर का उपयोग करके विकसित की गई व्यावसायिक प्रक्रिया आरेख की छवि को वास्तविक समय में स्क्रीन पर प्रदर्शित किया जाता है, बहुत प्रभावी है।

नियम 3। ऐसी भाषा का प्रयोग करें जो व्यवसाय प्रक्रिया के "मालिकों" / "प्रतिभागियों" को समझ में आए।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, आपको संगठन में स्वीकृत भाषा, शब्दावली का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। प्रत्येक कंपनी की अपनी विशिष्टताएँ होती हैं, व्यावसायिक प्रक्रियाओं, कार्यों, दस्तावेजों और विभागों के सुस्थापित नाम होते हैं। इसलिए, स्थापित शब्दावली का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है। यह प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों के लिए व्यवसाय प्रक्रिया आरेखों को समझने योग्य बना देगा, जो उनके समन्वय, विश्लेषण और अनुकूलन में बहुत समय बचाता है।

नियम 4। गतिविधि की योजनाएँ बनाएँ, संगठनात्मक संरचनाएँ नहीं।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, आपको मौजूदा के बारे में "भूल" जाना चाहिए संगठनात्मक संरचनाऔर इसे व्यावसायिक प्रक्रियाओं और कार्य को उजागर करने के साधन के रूप में उपयोग न करें। व्यावसायिक प्रक्रियाएँ रणनीति के आधार पर निर्मित होती हैं, और संगठनात्मक संरचना उनके अनुकूल होती है, लेकिन इसके विपरीत नहीं। यही कारण है कि अंतिम क्षण में संगठनात्मक संरचना का वर्णन किया जाता है और व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर आरोपित किया जाता है। तथ्य यह है कि यह प्रक्रियाओं के साथ डॉक नहीं करेगा इसकी गैर-इष्टतमता की बात करता है। यदि हम इस नियम की उपेक्षा करते हैं और वर्तमान संगठनात्मक संरचना का उपयोग व्यावसायिक प्रक्रियाओं और कार्य को उजागर करने के साधन के रूप में करते हैं, तो संभावना है कि गैर-इष्टतम संगठनात्मक संरचना के मामले में व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विकसित विवरण विकृत हो जाएगा।

आइए एक कंपनी का उदाहरण देखें जिसमें कर्मचारियों ने व्यवसाय प्रक्रिया "आपूर्तिकर्ता से माल की डिलीवरी" का वर्णन किया। इन कार्यों को करते समय यह प्रश्न उठा कि इस व्यवसाय प्रक्रिया की सीमा क्या है। विशेषज्ञों के एक समूह ने सुझाव दिया कि "आपूर्ति" व्यवसाय प्रक्रिया की अंतिम सीमा के रूप में, इस तथ्य पर विचार करें कि वितरित माल बिक्री के लिए उपलब्ध है, और बिक्री विभाग उन्हें बेच सकते हैं। क्रय विभाग के विशेषज्ञ, जो इस व्यवसाय प्रक्रिया में अधिक शामिल थे, ने अपने विभाग की जिम्मेदारी की संगठनात्मक सीमाओं के तहत इस व्यवसाय प्रक्रिया को "खींचने" की कोशिश की और तर्क दिया कि "वितरण" प्रक्रिया की सीमा तथ्य यह है कि माल खरीदा जाता है और गोदाम के गेट तक पहुंचाया जाता है। "आपूर्ति" व्यवसाय प्रक्रिया की सीमाओं को परिभाषित करने के दूसरे संस्करण में, वर्तमान संगठनात्मक संरचना का उपयोग एक साधन के रूप में किया गया था, जो कि सही नहीं है, क्योंकि यह अवस्थाइसकी इष्टतमता की डिग्री के बारे में कुछ भी ज्ञात नहीं है।

नियम 5. व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अत्यधिक विवरण से बचें, विशेष रूप से "जैसा है" योजना में।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय उत्पन्न होने वाली समस्याओं में से एक विस्तार के इष्टतम स्तर का उल्लंघन है, जिससे काम की मात्रा में उल्लेखनीय वृद्धि होती है। साथ ही, अत्यधिक विवरण न केवल 20 से 80 के पेरेटो कानून के अनुसार अतिरिक्त प्रभाव नहीं देता है, यह परियोजना प्रतिभागियों के सूचना अधिभार से जुड़े नकारात्मक परिणामों की ओर जाता है, काम के परिणामों की गुणवत्ता को कम करता है और अक्सर पूरी घटना की विफलता की ओर जाता है।

इस मामले में, आपको एक और नियम याद रखने की आवश्यकता है - व्यवसाय प्रक्रिया का अनुकूलन करते समय आप जितने अधिक परिवर्तन करने की योजना बनाते हैं, उतना ही कम विस्तृत विवरणव्यवसाय प्रक्रिया "जैसा है" विकसित किया जाना चाहिए।

नियम 6: एक आरेख के लिए एक व्यावसायिक प्रक्रिया की मैपिंग से बचें जो आगे के विश्लेषण और कार्रवाई की ओर नहीं ले जाती है।

व्यापार प्रक्रिया विवरण उपकरण जिस पर चर्चा की गई थी, वह व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन और सुधार के उच्च लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सिर्फ एक उपकरण है। इन कार्यों को करते समय, आपको वास्तविक लक्ष्यों के बारे में लगातार याद रखना चाहिए, न कि उपकरणों और योजनाओं के विकास पर ध्यान देना चाहिए।

निम्न स्थिति अक्सर होती है। कंपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करना शुरू करती है, हर कोई वास्तव में इस काम को पसंद करता है, हर कोई व्यवसाय प्रक्रिया और संगठनात्मक संरचना आरेख बनाता है, और कोई भी इस दिलचस्प और सुखद गतिविधि को रोकना नहीं चाहता है। इस मामले में, ध्यान समस्या समाधान से हटकर सर्किट डिजाइन पर जाता है। इसलिए, हमें लगातार याद रखना चाहिए कि अंतिम लक्ष्य अनुकूलन है, और विवरण एक उपकरण है जिसे एक अंत के साधन के रूप में माना जाना चाहिए।

आइए एक एकीकृत के कार्यान्वयन के लिए उद्यम तैयार करने के लिए एक कंपनी में व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने का एक उदाहरण देखें सूचना प्रणाली. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, IDEF0 कार्यप्रणाली का उपयोग किया गया था। लंबे समय तक व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण में शामिल विशेषज्ञ आपस में संबंधों को सुलझाते हैं, जो विवादास्पद मुद्दे को सुलझाते हैं - "माल स्वीकृति" व्यवसाय के वातावरण का वर्णन करते समय आपूर्तिकर्ता से माल के साथ आए चालान को क्या श्रेय देना है प्रक्रिया। कुछ ने सोचा कि बीजक एक व्यापार प्रक्रिया के लिए एक इनपुट था, दूसरों ने सोचा कि यह नियंत्रण था। विवाद में दो सप्ताह का समय लगा, जबकि हर कोई अपनी राय में रहा।

नियम 7. "जैसा है", "जैसा होना चाहिए", "जैसा होगा" जैसी अवधारणाओं को न मिलाएं।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, किसी को "जैसा है", "जैसा होना चाहिए" और "जैसा होगा" की अवधारणाओं को भ्रमित नहीं करना चाहिए। व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन तकनीक के अनुसार, पहला कदम "जैसा है" प्रक्रिया का वर्णन करना है। इसलिए, केवल उन कार्यों का वर्णन करना आवश्यक है, केवल उस संगठनात्मक संरचना का जो वास्तव में मौजूद है, चाहे उनकी "वक्रता" कुछ भी हो। अक्सर, जिन कर्मचारियों की गतिविधियों का वर्णन किया गया है, उनका साक्षात्कार करते समय, वे कल्पना करना शुरू कर देते हैं और ऐसी बातें बताते हैं जो वास्तविकता से बहुत अलग हैं। जब आप उनसे पूछते हैं कि वे ऐसा क्यों करते हैं, तो वे जवाब देते हैं क्योंकि उन्हें लगता है कि ऐसा ही होना चाहिए। नतीजतन, व्यावसायिक प्रक्रियाओं की निर्मित योजनाएं वास्तविकता के अनुरूप नहीं होती हैं, जो सूचना को विकृत करती हैं और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रभावी अनुकूलन की संभावना को कम करती हैं।