Ne každý zaměstnanec se setká s pojmem „personální číslo zaměstnance“. Často o tom vědí ti, kteří pracují ve velkém nebo středním podniku. Účetní oddělení malé LLC obvykle neinformuje zaměstnance. Velké továrny zaměstnancům vždy sdělují svá personální čísla. Ať už o tom zaměstnanci vědí nebo ne, přidělení pořadového čísla provádí personální oddělení nebo účetní oddělení. Toto upravuje současná legislativa a absence této klauzule je porušením.

Osobní číslo - co to je?

V zásadě ze samotného názvu je zřejmé, co je to personální číslo. Jedná se o jakousi číselnou hodnotu, která je přiřazena konkrétnímu zaměstnanci. Jedná se o kód, který identifikuje zaměstnance.

Ke zvláštnostem personálních počtů patří to, že jsou individuální. To znamená, že neexistují žádní pracovníci, jejichž kód by se zcela shodoval. Propouštěnému zaměstnanci zároveň zůstává zachováno osobní číslo. Pokud následně pokračuje v pracovním poměru k tomuto zaměstnavateli, pak je mu přiděleno jeho staré číslo.

Za zmínku také stojí, že osobní číslo zaměstnance je mu přiděleno při zaměstnání, později se nemění. To znamená, že registrace k zaměstnání přiděluje určitý kód, který v budoucnu zůstává stejný, bez ohledu na změnu pozice nebo zvýšení platu.

Potřeba personálních čísel. k čemu jsou?

Přesto je lepší zjistit, proč zaměstnavatel potřebuje personální čísla. Zaměstnanec z toho nic nedostane. Jak bylo uvedeno výše, zaměstnanec si nemusí být vědom existence takového kodexu. Proč však bylo původně zavedeno osobní číslo zaměstnance? Jak se tato šifra přiděluje a co znamená?

Personální čísla pomáhají účetnímu oddělení LLC nebo podniku. Díky nim se elektronická správa dokumentů stává jednodušší. I když stojí za zmínku, že personální čísla ve velkých továrnách se používají poměrně dlouho, ještě před příchodem programu 1C.

Jaké jsou hlavní body, které vám umožňují používat tuto šifru? Toto je za prvé:

• Usnadnění práce personalistům. Důvodem je skutečnost, že sledování osobního čísla pomáhá „neztratit“ zaměstnance při změně pozice.
• Asistence účtárně při práci s výpočtem a výdejem mezd. Personální čísla v 1C zde přímo souvisí. Právě tento program vám pomůže vybrat zaměstnance nikoli podle jména nebo pozice, ale podle osobního čísla.
• Sledování přítomnosti zaměstnance v práci. Relevantní pro podniky, které jsou vybaveny elektronickým systémem.

Konkrétní příklady. Proč potřebujete osobní číslo?

Abyste pochopili, kdo a jak přiděluje osobní číslo zaměstnanci, musíte plně pochopit, proč je tento parametr potřebný.

V první řadě pomáhá vyhnout se zbytečným pomluvám. Pokud tedy účetní nebo specialista na standardizaci a odměňování při výpočtu mezd vidí pouze personální čísla. Nemůže přesně pochopit, jakou částku dostal Ivanov a jakou částku dostal Petrov. To znamená, že nám to umožňuje dále zvýšit utajení.

Personální číslo vám také pomůže vyhnout se chybám. Toto je další parametr, který umožňuje zkontrolovat správnost dokumentu. To platí zejména tehdy, když existují jmenovci nebo plnohodnotní jmenovci. Parametry si samozřejmě můžete zkontrolovat i podle pozice nebo data pronájmu. Personální čísla by se však neměla zlevňovat.

Kdo si může přivlastňovat?

Personální čísla přiděluje zaměstnancům personalista. Je však vhodné poznamenat, že legislativa neupravuje postavení zaměstnance podílejícího se na přidělování šifer. Při ucházení se o práci jsou však přímo přítomni personalisté.

To mohou provádět i vedoucí strukturálních divizí nebo dokonce vedoucí podniku. V případě nepřítomnosti personálního zaměstnance může v této věci zastoupit účetní.

Komu může být přiděleno osobní číslo

Lze všem zaměstnancům přidělit kód? Osobní čísla jsou obvykle vedena pro všechny zaměstnance podniku. A to:

• Pro zaměstnance pracující na trvalý pracovní poměr.
• Dočasní nebo sezónní pracovníci.
• Externí brigádníci.
• Pro ty, kteří pracují na částečný úvazek.

Ve skutečnosti má každý zaměstnanec své osobní číslo bez ohledu na to, jak dlouho je zaměstnán. Pozoruhodné je, že i studenti, kteří se hlásí na stáž na kterékoli oddělení, dostávají svůj vlastní kód.

Za zmínku stojí, že pokud má zaměstnanec jakoukoli kombinaci zaměstnání nebo profesí v rámci jednoho podniku, dostává stále jedno personální číslo. Zaměstnanec, který pracuje na částečný úvazek ve dvou společnostech, má v každé z nich svůj individuální kód.

Jak se přiděluje personální číslo zaměstnance? Co říká zákon?

Okamžitě stojí za zmínku, že legislativa je poměrně vágní ohledně přidělování osobního čísla v podniku. Ve skutečnosti neexistují žádné konkrétní články v zákoníku práce ani federální zákony upravující způsob přidělování personálních čísel zaměstnancům. Každý zaměstnavatel si pro sebe vyvíjí systém, který mu pomáhá udržovat kompetentní a pohodlné záznamy o těchto šifrách. Zde hrají důležitou roli interní dokumenty organizace. V nich můžete například určit pozici zaměstnance podílejícího se na přidělování čísel.

Obecně se uznává, že každému zaměstnanci je přiděleno osobní číslo, přičemž by se mělo začínat prvním číslem. Ve skutečnosti se stává identickým s pojmem „řadové číslo“.

Takové účetnictví lze provést dvěma způsoby:

• Pomocí speciálních programů.
• Ručně zaměstnancem.

Poslední metoda se používá stále méně. Důvodem je skutečnost, že nejoblíbenější program 1C vám umožňuje automaticky přiřadit čísla každému nově přijatému zaměstnanci podniku.

Přidělování osobního čísla se může zdát jako časově náročný proces. To však není pravda. Stačí dodržet několik jednoduchých pravidel a tato akce bude provedena automaticky.

V první řadě musí interní dokumenty organizace tuto povinnost určit konkrétnímu pracovníkovi. To pomůže vyhnout se hádkám v budoucnu. Odpadne tím i situace, kdy za tuto operaci nikdo neručí.

Za druhé, přímé přidělení čísla zaměstnanci by mělo být provedeno v první pracovní den zaměstnance, ideálně v době uzavření pracovní smlouvy. V tomto případě bude číslování správné a bez mezer.

Zaměstnanci musí být sdělen konkrétní číselný kód, protože to nejen zvyšuje jejich důležitost v jejich očích, ale také pomáhá vyhnout se chybám při výpočtu mezd. Je to dáno tím, že při sepisování případných žádostí o peněžitou pomoc nebo o čerpání dovolené uvede zaměstnanec mimo jiné své personální číslo.

Tento parametr musí být uveden i v pracovním příkazu. Může být napsáno v programu nebo ručně napsáno zástupcem HR.

Lodní deník. Evidence osobních čísel

Podniky, které jsou nuceny používat pro své zaměstnance osobní čísla, často používají dokument, jako je registr osobních čísel.

Tento interní dokument podniku může uvádět následující parametry:

• Údaje z pasu zaměstnance, včetně jeho příjmení, jména a patronyma, jakož i čísla a série dokumentu.
• Datum, kdy byl zaměstnanec přijat na své hlavní pracoviště.
• Číslo pracovní smlouvy, jakož i datum jejího vyhotovení.
• Pozice specialisty.
• Oddělení, ve kterém bude zaměstnanec pracovat.
• Přímé osobní číslo.

Osobní číslo je povinné pro velké podniky. Malé firmy však tento způsob využívají i k usnadnění života zaměstnancům personálního oddělení nebo účetního oddělení. V obecném smyslu se jedná o číslování zaměstnanců. Protože je každé číslo jedinečné, pomáhá zajistit, aby byly prostředky připsány správné osobě. To platí zejména při zaměstnávání jmenovců nebo jmenovců. Samotné vedení evidence osobních čísel není složitý ani časově náročný proces. V zásadě je to svěřeno personalistovi. Zákon však umožňuje přidělit toto poslání jinému zaměstnanci. Tato skutečnost je uvedena v dokumentech samotné organizace.

Ne každý zaměstnanec se setká s pojmem „personální číslo zaměstnance“. Často o tom vědí ti, kteří pracují ve velkém nebo středním podniku. Účetní oddělení malé LLC obvykle neinformuje zaměstnance. Velké továrny zaměstnancům vždy sdělují svá personální čísla. Ať už o tom zaměstnanci vědí nebo ne, přidělení pořadového čísla provádí personální oddělení nebo účetní oddělení. Toto upravuje současná legislativa a absence této klauzule je porušením.

Osobní číslo - co to je?

V zásadě ze samotného názvu je zřejmé, co je to personální číslo. Jedná se o jakousi číselnou hodnotu, která je přiřazena konkrétnímu zaměstnanci. Jedná se o kód, který identifikuje zaměstnance.

Ke zvláštnostem personálních počtů patří to, že jsou individuální. To znamená, že neexistují žádní pracovníci, jejichž kód by se zcela shodoval. Propouštěnému zaměstnanci zároveň zůstává zachováno osobní číslo. Pokud následně pokračuje v pracovním poměru k tomuto zaměstnavateli, pak je mu přiděleno jeho staré číslo.

Za zmínku také stojí, že osobní číslo zaměstnance je mu přiděleno při zaměstnání, později se nemění. To znamená, že registrace k zaměstnání přiděluje určitý kód, který v budoucnu zůstává stejný, bez ohledu na změnu pozice nebo zvýšení platu.

Potřeba personálních čísel. k čemu jsou?

Přesto je lepší zjistit, proč zaměstnavatel potřebuje personální čísla. Zaměstnanec z toho nic nedostane. Jak bylo uvedeno výše, zaměstnanec si nemusí být vědom existence takového kodexu. Proč však bylo původně zavedeno osobní číslo zaměstnance? Jak se tato šifra přiděluje a co znamená?

Personální čísla pomáhají účetnímu oddělení LLC nebo podniku. Díky nim se elektronická správa dokumentů stává jednodušší. I když stojí za zmínku, že personální čísla ve velkých továrnách se používají poměrně dlouho, ještě před příchodem programu 1C.

Jaké jsou hlavní body, které vám umožňují používat tuto šifru? Toto je za prvé:

• Usnadnění práce personalistům. Důvodem je skutečnost, že sledování osobního čísla pomáhá „neztratit“ zaměstnance při změně pozice.
• Asistence účtárně při práci s výpočtem a výdejem mezd. Personální čísla v 1C zde přímo souvisí. Právě tento program vám pomůže vybrat zaměstnance nikoli podle jména nebo pozice, ale podle osobního čísla.
• Sledování přítomnosti zaměstnance v práci. Relevantní pro podniky, které jsou vybaveny elektronickým systémem.

Konkrétní příklady. Proč potřebujete osobní číslo?

Abyste pochopili, kdo a jak přiděluje osobní číslo zaměstnanci, musíte plně pochopit, proč je tento parametr potřebný.

V první řadě pomáhá vyhnout se zbytečným pomluvám. Pokud tedy účetní nebo specialista na standardizaci a odměňování při výpočtu mezd vidí pouze personální čísla. Nemůže přesně pochopit, jakou částku dostal Ivanov a jakou částku dostal Petrov. To znamená, že nám to umožňuje dále zvýšit utajení.

Personální číslo vám také pomůže vyhnout se chybám. Toto je další parametr, který umožňuje zkontrolovat správnost dokumentu. To platí zejména tehdy, když existují jmenovci nebo plnohodnotní jmenovci. Parametry si samozřejmě můžete zkontrolovat i podle pozice nebo data pronájmu. Personální čísla by se však neměla zlevňovat.

Kdo si může přivlastňovat?

Personální čísla přiděluje zaměstnancům personalista. Je však vhodné poznamenat, že legislativa neupravuje postavení zaměstnance podílejícího se na přidělování šifer. Při ucházení se o práci jsou však přímo přítomni personalisté.

To mohou provádět i vedoucí strukturálních divizí nebo dokonce vedoucí podniku. V případě nepřítomnosti personálního zaměstnance může v této věci zastoupit účetní.

Komu může být přiděleno osobní číslo

Lze všem zaměstnancům přidělit kód? Osobní čísla jsou obvykle vedena pro všechny zaměstnance podniku. A to:

• Pro zaměstnance pracující na trvalý pracovní poměr.
• Dočasní nebo sezónní pracovníci.
• Externí brigádníci.
• Pro ty, kteří pracují na částečný úvazek.

Ve skutečnosti má každý zaměstnanec své osobní číslo bez ohledu na to, jak dlouho je zaměstnán. Pozoruhodné je, že i studenti, kteří se hlásí na stáž na kterékoli oddělení, dostávají svůj vlastní kód.

Za zmínku stojí, že pokud má zaměstnanec jakoukoli kombinaci zaměstnání nebo profesí v rámci jednoho podniku, dostává stále jedno personální číslo. Zaměstnanec, který pracuje na částečný úvazek ve dvou společnostech, má v každé z nich svůj individuální kód.

Jak se přiděluje personální číslo zaměstnance? Co říká zákon?

Okamžitě stojí za zmínku, že legislativa je poměrně vágní ohledně přidělování osobního čísla v podniku. Ve skutečnosti neexistují žádné konkrétní články v zákoníku práce ani federální zákony upravující způsob přidělování personálních čísel zaměstnancům. Každý zaměstnavatel si pro sebe vyvíjí systém, který mu pomáhá udržovat kompetentní a pohodlné záznamy o těchto šifrách. Zde hrají důležitou roli interní dokumenty organizace. V nich můžete například určit pozici zaměstnance podílejícího se na přidělování čísel.

Obecně se uznává, že každému zaměstnanci je přiděleno osobní číslo, přičemž by se mělo začínat prvním číslem. Ve skutečnosti se stává identickým s pojmem „řadové číslo“.

Takové účetnictví lze provést dvěma způsoby:

• Pomocí speciálních programů.
• Ručně zaměstnancem.

Poslední metoda se používá stále méně. Důvodem je skutečnost, že nejoblíbenější program 1C vám umožňuje automaticky přiřadit čísla každému nově přijatému zaměstnanci podniku.

Přidělování osobního čísla se může zdát jako časově náročný proces. To však není pravda. Stačí dodržet několik jednoduchých pravidel a tato akce bude provedena automaticky.

V první řadě musí interní dokumenty organizace tuto povinnost určit konkrétnímu pracovníkovi. To pomůže vyhnout se hádkám v budoucnu. Odpadne tím i situace, kdy za tuto operaci nikdo neručí.

Za druhé, přímé přidělení čísla zaměstnanci by mělo být provedeno v první pracovní den zaměstnance, ideálně v době uzavření pracovní smlouvy. V tomto případě bude číslování správné a bez mezer.

Zaměstnanci musí být sdělen konkrétní číselný kód, protože to nejen zvyšuje jejich důležitost v jejich očích, ale také pomáhá vyhnout se chybám při výpočtu mezd. Je to dáno tím, že při sepisování případných žádostí o peněžitou pomoc nebo o čerpání dovolené uvede zaměstnanec mimo jiné své personální číslo.

Tento parametr musí být uveden i v pracovním příkazu. Může být napsáno v programu nebo ručně napsáno zástupcem HR.

Lodní deník. Evidence osobních čísel

Podniky, které jsou nuceny používat pro své zaměstnance osobní čísla, často používají dokument, jako je registr osobních čísel.

Tento interní dokument podniku může uvádět následující parametry:

• Údaje z pasu zaměstnance, včetně jeho příjmení, jména a patronyma, jakož i čísla a série dokumentu.
• Datum, kdy byl zaměstnanec přijat na své hlavní pracoviště.
• Číslo pracovní smlouvy, jakož i datum jejího vyhotovení.
• Pozice specialisty.
• Oddělení, ve kterém bude zaměstnanec pracovat.
• Přímé osobní číslo.

Osobní číslo je povinné pro velké podniky. Malé firmy však tento způsob využívají i k usnadnění života zaměstnancům personálního oddělení nebo účetního oddělení. V obecném smyslu se jedná o číslování zaměstnanců. Protože je každé číslo jedinečné, pomáhá zajistit, aby byly prostředky připsány správné osobě. To platí zejména při zaměstnávání jmenovců nebo jmenovců. Samotné vedení evidence osobních čísel není složitý ani časově náročný proces. V zásadě je to svěřeno personalistovi. Zákon však umožňuje přidělit toto poslání jinému zaměstnanci. Tato skutečnost je uvedena v dokumentech samotné organizace.

Mnoho lidí, když se uchází o zaměstnání, netuší, jaké je personální číslo zaměstnance a k čemu je potřeba, ale tato věc je potřebná k provádění dokumentačních operací.

V dnešní době začali podnikatelé praktikovat přidělování individuálního osobního čísla zaměstnanci při přijímání do zaměstnání. Osobní číslo je speciální digitální kód, který umožňuje omezit a usnadnit zpracování osobních údajů zaměstnance souvisejících nejen s časem stráveným na pracovišti.

Pokud nevíte, co je to osobní číslo a proč je nutné jej přidělovat, pak si o tom povíme níže. Zvážíme také pořadí, v jakém se vydává zaměstnanci podniku, a takovou novinku, jako je biometrická registrace.

Co je to individuální digitální číslo zaměstnance?

Všem pracujícím lidem v podniku jsou přidělena individuální čísla složená z různých kombinací čísel, která následně pomáhají účetním zpracovávat interní údaje o pohybu.

Osobní číslo je přiděleno jednou provždy, i když nastane situace, kdy je člověk znovu přijat na stejné místo, systém to okamžitě zobrazí. Na základě toho podotýkáme, že může být přiděleno pouze jednou v době, kdy je pracovník přijat na svou první pozici, a v žádném případě se nemění, není to nutné;

Toto číslo je pro každého zaměstnance jedinečné a stává se hlavním požadavkem po celou dobu práce. Používá se také jako automatický výpočet a různé značky, které pomáhají správně vypočítat výdělek a vypočítat z něj všechny daně splatné státu.

Jednotlivé digitální hodnoty jsou přiřazeny v pořadí, počínaje jednou hodnotou. Obvykle číslo 1 je hlavní manažer podniku. Existují případy, kdy podniky začnou přidělovat počty propuštěných zaměstnanců nově příchozím zaměstnancům, ale stojí za zmínku, že to může způsobit zmatek a zmatek. Toto není praktikováno ve všech firmách a podnicích.

Jak se přiděluje číslo?

Jak se ukázalo, personální čísla zaměstnanců pomáhají účetním oddělením vést speciální evidenci pro vystavování a výpočet mezd. V účetním oddělení, v každém případě otevřeném pro pracovníka, se objevují tyto jednotlivé údaje. Ale stojí za to vědět, jak lze s pomocí těchto digitálních jednotlivých šifer uchovávat jejich záznamy a vše ostatní, co je s nimi spojeno.

Pro správné přiřazení jednotlivých digitálních šifer neexistují žádné speciálně vypracované předpisy. Na základě toho má každá organizace právo vytvářet si vlastní pravidla pro vývoj šifer a následně je upravovat.

Měli byste také vzít v úvahu základní pravidla pro účtování práce a mezd, která se používají ve stavebnictví a průmyslu: každému zaměstnanci, který je najat k trvalému, dočasnému nebo sezónnímu pobytu na pracovišti, je přidělen individuální kód docházky, který se skládá několika číslic. Čísla následně slouží ke zpracování spolehlivých informací o zaměstnanci. Základní předpisy a pravidla mohou umožnit dříve používané časové kombinace odcházejících zaměstnanců přiřadit na 1-2 roky jiným pracovníkům.

Chcete-li správně přiřadit a udržovat záznamy časového rozvrhu, musíte:

1. Každá organizace, která praktikuje stanovování personálních čísel při přijímání, musí mít ve svých řadách pracovníka, který bude mít plnou kontrolu nad zadáním, účtováním, vytvořeným registrem a udržováním všech základních pravidel pro vystavení jednotlivého dokladu.
2. Zaměstnanci, kteří se ucházejí o práci poprvé, jsou povinni přiřadit jednotlivé digitální kombinace při předložení celého balíku dokumentů. V krajním případě může být přiřazení provedeno první pracovní den.
3. Přiřazení probíhá v chronologickém pořadí.
4. V objednávce, která potvrzuje zaměstnání, musí být uvedeno individuální číslo zaměstnance.
5. Číslo není možné z jakéhokoli důvodu změnit, protože je přiděleno jednou.
6. V případě nového zaměstnání může pracovník obdržet své staré osobní číslo, které se nachází v databázi pod jeho iniciálami. Ale pokud to samozřejmě během 1-2 let nedostal jiný zaměstnanec.
7. Povinná podmínka: číslo zaměstnance musí být ve tvaru arabských číslic, nesmí se skládat z písmen, obsahovat pomlčky či jiné oddělovací znaky.

Sledování času stráveného v práci

Přidělené číslo pomůže při sledování pracovní doby. Práce v našich životech je jediným faktorem pro přežití a existenci na Zemi. Dá se měřit pouze časem stráveným. Pro pohodlnější měření pracovní doby je zvykem používat personální číslo, které bude zaznamenávat čas příchodu a odchodu z pracoviště.

Hlavní kategorie časového účetnictví jsou jeho velikost a zavedená norma. Množství pracovní doby lze vypočítat na základě vykonané práce a množství času stráveného na pracovišti. Ale jak ukazuje praxe, mnoho zaměstnanců podniku obětuje svůj osobní čas, aby dosáhli cílů společnosti včas. Díky tomu se skutečně odpracovaný čas a předepsaná norma rozcházejí.

Pracovník má možnost vydělávat si odpočinek a mzdu po celý rok nebo několik měsíců. Ale přidělené osobní číslo vám pomůže správně vypočítat požadovaný počet dnů vyhrazených na odpočinek a získat poctivě vydělaný plat.

Ne nadarmo se zaměstnancům přidělují personální čísla. Ty zase dokážou okamžitě zobrazit všechny informace o zaměstnanci a vypočítat délku času stráveného na pracovišti. Existují tři hlavní typy času stráveného v práci, například:

1. Normální. Zákonem stanovená doba musí odpovídat standardu 40 hodin.
2. Zkráceno. Zkrácení pracovní doby lze praktikovat v případě najímání osob, které nedosáhly plnoletosti. V tomto případě lze čas zkrátit z 1 na 4 hodiny.
3. Neúplný. V době zaměstnání se zaměstnavatel a pracovník mohou dohodnout na zkráceném nebo zkráceném týdnu. K takovým případům obvykle dochází, pokud je zaměstnanou osobou: student, důchodce, osoba se zdravotním postižením nebo žena v domácnosti. Je také třeba zdůraznit, že tato dohoda nemá vliv na dovolenou a služební dobu. Jediné, co to může ovlivnit, je proplácení dnů dovolené.

Biometrické účetní systémy

V dnešní době nové technologie udivují svými vlastnostmi. Koneckonců, nyní se obejdete bez osobního čísla, protože přišli s novým systémem - biometrickým. Biometrický systém je nový způsob evidence pracovní doby a shromažďování všech osobních údajů o zaměstnanci. Takové identifikátory jsou jedinečné, protože je nelze zničit, ztratit nebo oklamat.

Jejich použití je celkem jednoduché a pohodlné. V současné době se praktikuje identifikace otisků prstů. Díky těmto terminálům můžete jednoduše zaznamenávat čas, kdy jste odešli a přišli do práce, stejně jako osobní číslo. Aby se informace dostaly do databáze, stačí se pro skenování dotknout prstu senzoru.

Tyto systémy navíc zahrnují meziudálosti během pracovního dne, například přestávku na oběd, služební cestu, služební cestu a mnoho dalšího, stačí kliknout na speciální tlačítko, které to zaznamená. Mnoho terminálů má kamery, které po identifikaci zaměstnance vyfotografují. To pouze posílí úroveň zabezpečení společnosti.

Osobní číslo je údaj, který se používá v personální evidenci. Pomocí osobního čísla se v interních dokumentech společnosti zobrazuje jednotlivá osoba, nikoli pouze zaměstnanec.

Pokud zaměstnavatel používá jednotné formuláře schválené Státním statistickým výborem pro interní evidenci zaměstnanců a evidenci pracovní doby, je osobní číslo jedním z požadovaných údajů. Bez něj nebude možné správně vyplnit formuláře. V tomto článku se podíváme na to, jak zaměstnanci přidělit osobní číslo.

Osobní číslo

Osobní číslo je unikátní digitální kód (v rámci jednoho zaměstnavatele), který je přidělen zaměstnanci. Digitální kombinace by měla být jednoduchá, ale zároveň umožňovat identifikaci jakéhokoli zaměstnance, aby nedocházelo k záměně při vyplňování personálních formulářů. Ve velkých podnicích, kdy mají jednotlivé strukturální divize svá personální a účetní oddělení, jsou zaměstnancům přiděleny kódy v rámci jednoho oddělení.

Důležité! Každému nováčkovi je přiděleno číslo v chronologickém pořadí. Přijatý kód se nezmění, pokud bude zaměstnanec převeden nebo se změní údaje v jeho pasu.

Komu je přiděleno osobní číslo?

Personální čísla, která umožňují identifikaci zaměstnanců, jsou přidělena zaměstnancům:

• který má se zaměstnavatelem uzavřenou pracovní smlouvu na dobu neurčitou;
• pracovníci s pracovní smlouvou na dobu určitou;
• externí brigádníci;
• pro sezónní cestovatele.

Proč je přiděleno osobní číslo?

Osobní číslo je nutné pro interní použití. Zpravidla se neuvádějí v odchozích dokumentech, ale používají se v dokumentech pro evidenci odpracované doby, objednávky pro zaměstnance atd.

Přidělení identifikačních čísel zaměstnancům vám umožňuje:

• usnadnit zpracování osobních údajů;
• sledovat pohyb zaměstnanců při interních přesunech na jiná oddělení;
• dělat zvláštní poznámky při přidělování čísla pro usnadnění účetnictví nebo stanovit zvláštní platební postup;
• rychle vygenerovat požadavek pro jednotlivého zaměstnance, získat informace o naběhlé nebo vyplacené mzdě zaměstnance, pracovní neschopnosti, volnu, dovolené atd.

Důležité! Hlavním důvodem používání personálních čísel pro zaměstnance je sledování odpracovaných hodin jednotlivých osob. Používají se k zaznamenávání a zaznamenávání času, kdy zaměstnanec přijde do práce nebo domů, přestávek na oběd a prosté pracovní nepřítomnosti.

Pomocí čísel mohou zaměstnavatelé získat spolehlivé informace o tom, jak zaměstnanec využívá svou pracovní dobu. Mohou tento proces kontrolovat a zohledňovat ve mzdovém systému.

Kde se zobrazují osobní čísla?

Kromě osobních údajů zaměstnance a názvu jeho pozice je osobní číslo uvedeno v:

• příkaz k přijetí (obnovení, propuštění);
• objednávka dovolené (služební cesta, transfer);
• časový list;
• rozvrhy směn, personální opatření;
• cestovní osvědčení;
• různé registrační časopisy (knihy).

Postup přidělení osobního čísla zaměstnanci

Neexistuje schválený postup pro přidělení osobního čísla zaměstnanci. Zákon nestanoví konkrétní postup pro přidělování personálního čísla zaměstnavatelem. Zaměstnavatelé mají v tomto ohledu právo samostatně vyvinout svůj vlastní postup a upevnit svůj algoritmus v místních předpisech.

Algoritmus akcí může být sestaven ve formě instrukcí nebo předpisů, které upřesní pravidla pro přidělování čísel, účtování a kontrolu čísel ve společnosti. Pokud jsou pro účetnictví využívány automatizované HR a účetní nástroje, bude kód přidělen automaticky v programu při registraci nového zaměstnance. Mnoho zaměstnavatelů však stále vede evidenci ručně a eviduje personální čísla do knihy jízd. Za vedení a uchovávání deníku je určen jeden ze zaměstnanců společnosti: personalista, účetní nebo úředník. Takovou odpovědnost, jako je přidělení osobního čísla přijatému zaměstnanci, má personalista příkazem. Pokud vezmeme v úvahu velké zaměstnavatele, pak je funkce přidělování personálních čísel v kompetenci časoměřiče. Kromě přímého přidělení čísla vede časoměřič nebo jiný odpovědný pracovník také jejich evidenci a také hlídá správné přidělení či použití čísla.

Důležité! Pokud zaměstnavatel přejde na nový typ softwaru, měla by personální čísla zaměstnanců při převodu do nového systému zůstat nezměněna.

Jak přidělit zaměstnanci osobní číslo

Pokud má nový personalista potíže s přidělením osobního čísla zaměstnanci, musí se spolehnout na interní pravidla společnosti a obecně uznávané normy.

Většina zaměstnavatelů používá pro přidělování osobního čísla jednotný postup, který se již několik desetiletí nemění. Pro začátek sestaví obecný seznam čísel počínaje jedničkou. Navíc je zpravidla pod prvním číslem uveden ředitel, pod druhým jeho zástupce atd., dokud nejsou očíslováni všichni zaměstnanci.

Při sepisování pracovního příkazu obdrží nový zaměstnanec své číslo. To se může stát automaticky nebo ručně, s ohledem na chronologické pořadí a bez vynechání.

Pokud například personální struktura obsahuje 125 záznamů zaměstnanců, pak bude novému zaměstnanci přiděleno osobní číslo 126. Výjimkou z pravidla je přijetí bývalého zaměstnance, který dal výpověď, který již měl vlastní osobní číslo. V tomto případě je možné použít předchozí kód.

To se však v praxi stává poměrně zřídka. Při opětovném přijetí propuštěného zaměstnance je s ním uzavřena nová pracovní smlouva, která označuje začátek nového pracovního poměru. Podle toho je přiděleno nové číslo.

Formát osobního čísla je obvykle v arabských číslicích. Nejsou v něm žádné cizí postavy. Symboly jako pomlčka, spojovník, římské číslice, index nebo kombinace písmen se nepoužívají. Neexistuje však ani přímý zákaz používání těchto symbolů. Obvykle však osobní číslo vypadá takto: „123“. A čísla jako „123celé jméno“ nebo jednoduše „celé jméno“ (například s použitím iniciál) lze nalézt poměrně zřídka.

Jak přidělit osobní číslo internímu brigádníkovi

Interní zkrácený úvazek je výkon práce jedním zaměstnancem na více pozicích v rámci jedné společnosti. Interní brigádník plní veškeré pokyny svého zaměstnavatele pouze ve svém volném čase od práce na své hlavní pozici. V případě interního zkráceného úvazku je se zaměstnancem uzavřena samostatná pracovní smlouva.

Vzhledem k tomu, že při interním zkráceném úvazku je s jedním zaměstnancem uzavřeno více pracovních dohod, je účelnější přidělovat osobní čísla každému. To znamená, že pokud je zaměstnanec zaměstnán na dvou pozicích, pak má přidělena dvě čísla, pokud má tři, tak tři atd.

Závěr

Každému novému zaměstnanci, se kterým zaměstnavatel podepíše pracovní smlouvu, je zpravidla přiděleno osobní číslo. Nejsou vyloučeni pracovníci, jako jsou domácí pracovníci, sezónní pracovníci nebo zaměstnanci na částečný úvazek. Personální čísla nejsou přidělována pouze těm zaměstnancům, s nimiž je pracovní poměr formalizován občanskou smlouvou (dohodou o provedení práce, dohodou o provedení práce).

Co je to osobní číslo, odkud pochází a je vyžadováno? Přečtěte si náš článek a zjistěte, zda můžete použít počty propuštěných zaměstnanců

Z tohoto článku se dozvíte:

Postup pro přidělení osobního čísla

Zákoník práce nedefinuje, co je to personální číslo zaměstnance. Tento koncept se objevil v Dopisu Státního výboru práce SSSR N 75-AB, Ministerstva financí SSSR N 89, Ústředního statistického úřadu SSSR N 10-80 ze dne 27.4.1973. Když se člověk zaměstná, HR oddělení mu přidělí digitální kód – osobní číslo. Tato kombinace čísel je jedinečná a každý zaměstnanec má své vlastní. Kodex zůstává nezměněn po celou dobu trvání pracovního poměru mezi osobou a společností.

Ve velmi velkých společnostech s mnoha tisíci zaměstnanci to může dělat samostatný specialista - časoměřič. V jiných společnostech jsou takové odpovědnosti svěřeny specialistovi z HR nebo účetního oddělení.

Legislativa toto kódování a jeho přiřazení nijak neupravuje a teoreticky má každá firma právo vymyslet si vlastní šifru pomocí římských číslic, symbolů a písmen. Ale obvykle se časoměřiči řídí praxí, která se během let vyvinula.

Proces přidělení osobního čísla novému zaměstnanci je tradičně následující:

• specialista registrující nově příchozího zaměstnance požaduje od odpovědného pracovníka bezplatnou kombinaci;
• kód přidělený osobě se zadává do pracovního příkazu a osobní karty;
• údaje o přijatém specialistovi a jemu přiděleném čísle se zapisují do účetního deníku.

Je vyžadováno osobní číslo?

Vzhledem k tomu, že legislativa nestanovila personální čísla zaměstnanců jako povinná, obejdou se bez nich malé firmy o 2-3 zaměstnancích. Nejčastěji se ale používají ve středních a velkých společnostech. Tato kodifikace umožňuje:

• usnadnit práci účetním při zpracování a evidenci informací o vnitřních pohybech zaměstnanců;
• daně jsou také jednodušší a správnější díky značkám zadávaným podle osobního čísla zaměstnance;
• zjednodušit vyhledávání informací o mzdě, pracovní neschopnosti, volnu atd. pro každého zaměstnance.

Osobní číslo zaměstnance při opětovném nástupu do zaměstnání

Kód přidělený zaměstnanci při nástupu se nezmění, dokud osoba neopustí organizaci. Aby nedošlo k záměně, doporučuje se nepřidělovat jeho kód novým specialistům po dobu 1-2 let po propuštění zaměstnance.

V tomto případě, pokud se zaměstnanec rozhodne vrátit do společnosti, měl by vrátit své předchozí ID. V případě pozdějšího návratu obdrží osoba předchozí kód pouze v případě, že jej nestihne předat některému z nových specialistů.