व्यक्तिगत जानकारी:

नियमित प्रबंधन के क्षेत्र में 70 से अधिक कंपनियों को सलाह दी: 10 से 9,000 लोगों तक (जिनमें शामिल हैं: होल्डिंग्स, चेन स्टोर, कारखाने, सेवा कंपनियां, बिल्डर, सरकारी अधिकारी, वेब एजेंसियां, ऑनलाइन स्टोर)। अलेक्जेंडर फ्रीडमैन का छात्र।

पुस्तक के सह-लेखकों में से एक सामाजिक प्रौद्योगिकियांतेलिन स्कूल ऑफ मैनेजर्स। व्यवसाय, प्रबंधन और में सफल उपयोग का अनुभव गोपनीयता": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

सीईओ

"तीन रास्ते ज्ञान की ओर ले जाते हैं: चिंतन का मार्ग सबसे अच्छा मार्ग है, अनुकरण का मार्ग सबसे आसान मार्ग है, और अनुभव का मार्ग सबसे कड़वा मार्ग है"

कन्फ्यूशियस

किसके लिए:मालिक, शीर्ष प्रबंधक, अधिकारी

नियमों के माध्यम से प्रक्रिया प्रबंधन "पैर के माध्यम से हाथ" प्रबंधन की ओर जाता है

मैंने बार-बार विनियमों के लाभों के बारे में बात की है जो व्यापार मालिकों और प्रबंधकों के लिए ऐसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करते हैं:

• कर्मचारियों की ओर से त्रुटियों को कम करना;
• कार्य की गुणवत्ता का मानकीकरण;
• व्यक्तिगत निर्भरता का उन्मूलन;
• प्रत्येक कर्मचारी को अपने काम को सबसे कुशल तरीके से करने का अवसर।

और मैं शायद ही कभी किसी ऐसे नेता से मिला हो जो नियमों को उपयोगी न मानता हो। ऐसा लगता है कि विनियमन सभी बीमारियों के लिए रामबाण है! लेकिन... "केवल नियमों के अनुसार शासन" करने के प्रयास अक्सर विफल हो जाते हैं।

क्यों? अब मैं समझाने की कोशिश करूंगा। नियमों- यह कंपनी में होने वाले वर्कफ़्लो (कार्यों का क्रम) के किसी भी भाग का विवरण है: या तो पूरी प्रक्रिया, या कई प्रक्रियाएँ, या प्रक्रिया का हिस्सा।

प्रक्रिया("बिजनेस प्रोसेस" का पर्यायवाची) कुछ को हल करने के लिए क्रियाओं का एक क्रम है विशिष्ट कार्य(गैर-मानक कार्य परियोजनाओं को संदर्भित करते हैं)।

प्रक्रियाओं को प्रभावी ढंग से सीधे प्रबंधित करें, और उन्हें औपचारिक रूप देने के लिए आरेख बनाएं

प्रक्रियाओं को सरल और यौगिक में विभाजित किया गया है। कम्पोजिट- कई शामिल हैं सरल प्रक्रियाएँ. वहाँ अभी भी एंड-टू-एंड प्रक्रियाएं. प्रक्रियाएं कहलाती हैं विभिन्न चरणजो कंपनी के कई विभागों से होकर गुजरती है। यह आमतौर पर उनकी जटिलता है।

यदि कर्मचारियों को नियमों के ढांचे के भीतर प्रबंधित करना संभव है, तो नियमों के माध्यम से प्रक्रियाओं का प्रबंधन करना एक पैर के माध्यम से हाथ को नियंत्रित करने की कोशिश के समान है। जबकि सीधे हाथ को नियंत्रित करना कहीं अधिक कुशल है।

प्रक्रिया प्रबंधन में, उनका ग्राफिकल और योजनाबद्ध प्रतिनिधित्व (उदाहरण के लिए, बीपीएमएन नोटेशन में) सीधे मदद करता है। सामग्री के अध्ययन के लिए आगे बढ़ने से पहले, मैं यह समझने का प्रस्ताव करता हूं कि प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने के लिए नियम पर्याप्त क्यों नहीं हैं।

विनियम पर्याप्त क्यों नहीं हैं

• सभी प्रक्रियाएं रैखिक नहीं होती हैं। कई में कई "अगर ... तो ..." स्थितियां होती हैं। विनियमन के पाठ के "तौलिया" को जल्दी से समझना और समझना मुश्किल है प्रक्रिया चरण कैसे संबंधित हैं. उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के चयन के नियम लगभग हर चरण में समान कांटे से भरे हुए हैं। आवेदक की स्थिति के आधार पर, साक्षात्कार दूरस्थ रूप से या व्यक्तिगत रूप से, उसके तत्काल पर्यवेक्षक की भागीदारी के साथ या उसके बिना आयोजित किया जा सकता है।
• यदि प्रक्रिया कई कड़ियों से होकर गुजरती है, तो "अंतिम परिणाम के लिए कौन जिम्मेदार है" की समस्या उत्पन्न होती है। विफलताओं और जाम के मामले में, कर्मचारी एक दूसरे को दोष देते हैंऔर परिस्थितियों पर, पारस्परिक जिम्मेदारी है।
• कर्मचारी साथ नहीं चल पा रहे हैंकौन क्या कर रहा है इसके बारे में।
• कम दृश्यता (अभी भी विनियमन के पाठ की एक ही विशाल राशि) के कारण, यह अत्यंत है प्रक्रिया का अनुकूलन और विकास करना मुश्किल है.
• कर्मचारी समय की महत्वपूर्ण बर्बादीबड़ी तस्वीर और सभी रिश्तों को पढ़ने, अध्ययन करने और समझने के लिए। विनियम शायद ही कभी पूरी प्रक्रिया का वर्णन करते हैं। अक्सर, एक प्रक्रिया जो कई विभागों से होकर गुजरती है, उसके अलग-अलग नियम होते हैं।

प्रक्रिया प्रबंधन का परिचय: प्रक्रिया का वर्णन करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

प्रक्रिया प्रबंधन- एक संपूर्ण विज्ञान। लेकिन मैं उद्देश्यपूर्ण ढंग से कई चीजों को सरल बनाऊंगा ताकि यह स्पष्ट हो सके कि यह कैसे काम करता है। संक्षेप में, प्रक्रिया प्रबंधन के सिद्धांत का सार यह है कि किसी कंपनी की सभी गतिविधियों को प्रक्रियाओं में विभाजित किया जा सकता है (अप्रत्याशित रूप से सही?)

यह समझने के लिए कि प्रक्रिया कैसे काम करती है, एक आरेख बनाना आवश्यक है जो अभिनेताओं (विभागों, कर्मचारियों, प्रदर्शन की गई भूमिकाएं) और प्रक्रिया के चरणों के बीच सभी संबंधों को दिखाएगा। योजना से यह स्पष्ट होना चाहिए कि प्रक्रिया का कौन सा चरण किस विभाग द्वारा निष्पादित किया जाना चाहिए, किस चरण को पूरा करने के लिए इनपुट डेटा प्राप्त किया जाना चाहिए, और किसके लिए परिणाम स्थानांतरित किया जाएगा।

सभी योजनाएं समान रूप से उपयोगी नहीं होती हैं। मेरी राय में, प्रक्रिया आरेख के लिए महत्वपूर्ण आवश्यकताएं हैं (और इसलिए, प्रयुक्त संकेतन प्रणाली के लिए, जिसे संकेतन कहा जाता है):

• प्रक्रिया में प्रतिभागियों द्वारा योजना की स्पष्ट व्याख्या।
• इस संकेतन (संकेतन) पर पर्याप्त मात्रा में प्रशिक्षण वीडियो सामग्री की उपस्थिति।
• अंकन के लिए संभावनाएँ: क्या यह जल्दी से विकसित हो रहा है, कितना उपयोग किया जाता है, क्या इसका उपयोग भविष्य में किया जाएगा या यह पहले से ही "मर रहा है"

ये सभी मानदंड, मेरी राय में, BPMN संकेतन (संस्करण 2.0) द्वारा पूरे किए जाते हैं। चित्र बनाने के लिए, मैं उपयोग करने की सलाह देता हूं मुफ्त कार्यक्रमबिज़गी मॉडलर।

और एक बार फिर सरलीकरण के बारे में। आरेख बनाना शुरू करना, आपको 100% मानक का पालन करने की आवश्यकता नहीं है, यह केवल कार्यान्वयन को जटिल करेगा। प्रारंभिक चरणों में, मुख्य बात यह है कि योजनाएँ प्रतिभागियों के लिए समझ में आती हैं और उनके द्वारा स्पष्ट रूप से व्याख्या की जाती हैं। अभी भी आपके पास योजनाओं को मानक के अनुरूप लाने का समय है।

कुल प्रक्रिया आरेख निम्नलिखित कार्यों को हल करते हैं:

• पारदर्शिता। कलाकार और प्रबंधक दोनों प्रक्रिया के चरणों के बीच के संबंध को समझते हैं, साथ ही ये चरण किस कर्मचारी / विभाग के उत्तरदायित्व के क्षेत्र में स्थित हैं।
• सबसे महत्वपूर्ण और / या कम से कम कुशल कदमों की पहचान करके प्रक्रिया को अनुकूलित करने की क्षमता।

अनुकूलन लक्ष्य निर्धारित करना न भूलें और गणना करें कि खर्च किए गए संसाधनों में कितना परिवर्तन होगा नया संस्करणप्रक्रिया!

प्रक्रिया प्रबंधन की प्रमुख विशेषता पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार व्यक्ति है

किसी भी मालिक और शीर्ष प्रबंधक के लिए सबसे महत्वपूर्ण सिरदर्द में से एक आपसी जिम्मेदारी की स्थिति है, जब घटना के लिए किसी को दोषी नहीं ठहराया जाता है, और कर्मचारी और विभाग एक दूसरे को दोष देते हैं। आपसी गारंटी कितनी बंद है?

एक निकास है। जब आप देखते हैं कि आपके पास एंड-टू-एंड प्रक्रिया है (उदाहरण के लिए, ग्राहक आदेश की पूर्ति), तो इस बारे में सोचें कि प्रक्रिया के लिए कौन जिम्मेदार हो सकता है, और प्रक्रिया की एक अलग प्रति के लिए कौन जिम्मेदार हो सकता है।

पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार(कभी-कभी "प्रक्रिया स्वामी" कहा जाता है) - यह प्रबंधक (या कर्मचारी) होता है जो व्यवसाय प्रक्रिया के परिशोधन और विकास के लिए जिम्मेदार होता है; वैश्विक उभरती टक्करों और विफलता विश्लेषण को हल करना; प्रक्रिया की नकल करने के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए सहायता और प्रशिक्षण।

एक प्रक्रिया की एक प्रति व्यवहार में एक व्यवसाय प्रक्रिया के कार्यान्वयन में से एक है। उदाहरण के लिए, "क्लाइंट के लिए कस्टम-मेड किचन बनाना" एक एंड-टू-एंड बिजनेस प्रोसेस है। प्रक्रिया प्रतियां विशिष्ट आदेश हैं। इस मामले में निदेशक के खुदरा बिक्री, और एक विशिष्ट प्रति के लिए - सैलून प्रबंधक जो एक विशिष्ट सौदे की देखरेख करता है।

यदि कोई प्रबंधक प्रक्रिया (आदेश) की अपनी प्रति के साथ किसी समस्या का सामना करता है और इसे हल नहीं कर सकता है, तो वह खुदरा बिक्री के निदेशक के पास जाता है।

प्रक्रिया को विकसित करने और इसकी सभी प्रतियां बनाने के लिए एक व्यक्ति जिम्मेदार होना चाहिए।

तो एक शख्स है जो पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है(प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोगों के काम सहित), लेकिन प्रतियां बनाने के लिए जिम्मेदार लोग हैं। प्रक्रिया प्रबंधन के ढांचे के भीतर, प्रक्रिया की प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोग "प्रक्रिया स्वामी" के अधीनस्थ होते हैं, और प्रक्रिया में भाग लेने वाले जिम्मेदार लोगों के अधीनस्थ होते हैं।

उत्पन्न होने वाली समस्याओं को हल करने के लिए "प्रक्रिया स्वामी" और इसकी प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए, उन्हें सशक्त बनाने का ध्यान रखें (उदाहरण के लिए, संबंधित विभागों से आदेश की स्थिति के बारे में जानकारी का अनुरोध करें: वितरण सेवा, असेंबलर; समस्या होने पर निर्णय लें उठना)।

योजनाओं और विनियमों का उपयोग करके व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने और विकसित करने के लिए एल्गोरिथम

यह अभ्यास करने के लिए आगे बढ़ने का समय है। मुझे लगता है कि आप पहले से ही प्रमुख प्रक्रियाओं के चित्र बनाने के विचार से आग बबूला हैं। इसे कैसे करें नीचे चर्चा की जाएगी।

चरण 1. एक प्रक्रिया आरेख बनाएं और उस पर सहमत हों

1. प्रक्रिया विकास प्रबंधक और प्रक्रिया के विशिष्ट उदाहरणों को निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों के साथ प्रक्रिया आरेख बनाएं। प्रक्रिया में सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को हाइलाइट करें। आरेख में प्रत्येक प्रक्रिया और प्रत्येक चरण में "इनपुट" और "आउटपुट" होता है। नियम लिखते समय, विचार करें कि क्या इनपुट होगा और कार्य का परिणाम क्या होगा।
2. प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों या प्रतिभागियों के विभागों के प्रमुखों के साथ योजना का समन्वय करें।

उदाहरण 1। बीपीएमएन नोटेशन में "कर्मचारियों का चयन" प्रक्रिया की योजना

उदाहरण #2। बीपीएमएन नोटेशन में "कर्मचारियों का चयन" योजना का हिस्सा

चरण 2। प्रक्रिया चरणों के निष्पादन के लिए एक नियम लिखें

आरेख में दिखाई गई प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के लिए, वैश्विक निर्देश का एक अलग विनियमन या उपखंड बनाना आवश्यक है। नियमों में, सभी बारीकियों का विस्तार से वर्णन करना आवश्यक है: कार्य किस क्रम में किया जाएगा; इसमें कौन से छोटे चरण होते हैं; परिणाम की गुणवत्ता के लिए क्या आवश्यकताएं हैं; किस तकनीक पर काम करना है।

प्रक्रिया आरेख के चरणों में से एक के नियमन में विवरण का एक उदाहरण

चरण 3: प्रक्रिया नियंत्रण प्रारंभ करें

प्रश्न उठते हैं: प्रक्रिया के वर्तमान चरण को कैसे देखा जाए, जो समस्याएं उत्पन्न होती हैं, और क्या यह सफलतापूर्वक पूरा हो गया था, या कुछ चरणों में हमेशा के लिए अटक गया था? या शायद यह पूरा हो गया था, लेकिन आधे चरण विचलन और त्रुटियों के साथ पूरे हुए थे, और उनमें से कुछ को पूरी तरह से छोड़ दिया गया था?

बोझिल हैं (और के लिए उपयोगी बड़ी कंपनियां) सॉफ़्टवेयर समाधान, जिसमें आप न केवल चित्र बना सकते हैं, बल्कि निष्पादन के लिए प्रक्रियाएँ भी शुरू कर सकते हैं। लेकिन चालू आरंभिक चरणमैं इसके बजाय वैश्विक कार्यान्वयन से बचना चाहूंगा। कर्मचारियों को प्रक्रियाओं के साथ काम करना सिखाएं। Google स्प्रेडशीट में चेकलिस्ट के साथ प्रारंभ करें।

भविष्य में, Bitrix24 या 1C में व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर स्विच करें। यह संभव है कि वे आपकी कंपनी के लिए पर्याप्त से अधिक हों।

चरण 4: दक्षता और गुणवत्ता बढ़ाने के लिए प्रक्रिया का विकास और अनुकूलन करें

जैसा कि मैंने पहले ही उल्लेख किया है, इसके "मालिक" को प्रक्रिया के विकास के लिए जिम्मेदार होना चाहिए (मैं ध्यान देता हूं कि यह "चाहते / नहीं चाहते" की श्रेणी से नहीं है, बल्कि कर्मचारी का मानद कर्तव्य है)।

प्रक्रिया के तर्क (कनेक्शन) में कोई भी समायोजन, चरणों को जोड़ना या हटाना - आरेख पर पहले प्रदर्शन करें। प्रक्रिया में प्रमुख प्रतिभागियों के साथ नियोजित परिवर्तनों पर सहमति होने के बाद, नियमों, चेकलिस्ट को अंतिम रूप देना और कॉन्फ़िगर की गई व्यावसायिक प्रक्रियाओं में परिवर्तन करना संभव होगा।

यहां उन योजनाओं की सूची रखना महत्वपूर्ण है जिनके लिए स्वचालित व्यावसायिक प्रक्रियाएं कॉन्फ़िगर की गई हैं, चेकलिस्ट बनाई गई हैं और नियम हैं (शायद एक अलग तालिका या विनियमन की शुरुआत में एक विशेष क्षेत्र इसके लिए उपयोगी है)। यह "प्रक्रिया स्वामी" की मदद करेगा सभी स्तरों पर परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ करें, साथ ही उन्हें अनावश्यक क्रियाओं के बिना निष्पादित करें।

उदाहरण के लिए, स्वचालित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अभाव में, चरणों के विवरण के छोटे जोड़ विनियमों में तुरंत किए जा सकते हैं। जब तक, निश्चित रूप से, ये जोड़ आरेख में लिंक और चरणों को प्रभावित नहीं करते हैं।

प्रक्रिया में सभी परिवर्तनों के बारे में न केवल इसके प्रत्यक्ष प्रतिभागियों, बल्कि सभी इच्छुक पार्टियों को सूचित करना भी महत्वपूर्ण है। परिवर्तनों के बारे में संचार इस मायने में भिन्न है कि लोग केवल परिवर्तन देखेंगे, और उन्हें अतिरिक्त खोजने के लिए पूरे नियम का फिर से अध्ययन करने की आवश्यकता नहीं होगी।

निष्कर्ष, या क्यों "सब कुछ एक बार में" परियोजनाओं के कब्रिस्तान का रास्ता है

आप प्रक्रियाओं के बारे में बहुत सारी बातें कर सकते हैं, जो पूरी किताब के लिए पर्याप्त है। लेकिन ... मृत परियोजनाओं के कब्रिस्तान "सब कुछ एक बार में" और सबसे महंगे और / या बहुक्रियाशील सॉफ़्टवेयर को लागू करने के प्रयासों से भरे हुए हैं। सबसे अच्छे रूप में, कर्मचारियों ने पेश की गई तकनीकों का उपयोग नहीं किया, या सिस्टम इतने बोझिल हो गए कि उनके साथ काम करना असंभव हो गया। सबसे खराब, कार्यान्वयन में कठिनाइयों ने काम को अंत तक पूरा नहीं होने दिया।

एक और महत्वपूर्ण बिंदु. यदि आपके अधीनस्थ समझौतों को पूरा नहीं करते हैं, तो न तो नियम और न ही प्रक्रिया आरेखों की ड्राइंग आपकी मदद करेगी। कार्रवाई का एकमात्र तरीका समझौतों के अनुपालन के रूप में एक "कठिन" क्षेत्र बनाना है और इसका और विस्तार करना है। ये सहायता करेगा।

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व्यावसायिक प्रक्रिया (बीपी के रूप में संक्षिप्त) एक निश्चित अवधि के लिए भौतिक संपत्ति या सेवाओं के डिजाइन, उत्पादन और बिक्री के लिए प्रक्रियाओं और कार्यों का एक सेट है। लक्षित दर्शकउपभोक्ता या एक ग्राहक। इस अवधारणा में कंपनी को अनुरोध प्राप्त करने और ग्राहक को तैयार उत्पादों की बिक्री के साथ समाप्त होने के साथ शुरू होने वाली क्रियाओं का एक निश्चित एल्गोरिदम शामिल है।

शब्द की उपस्थिति औद्योगिक उत्पादन उद्योग के विकास से जुड़ी है। जब बड़े पैमाने पर भौतिक मूल्यों का निर्माण शुरू हुआ, तो सामान बनाने की तकनीकी रूप से अधिक जटिल प्रक्रिया को आसान और छोटे कार्यों में विभाजित करना आवश्यक हो गया। पहले, मैनुअल व्यक्तिगत श्रम का बोलबाला था, जब एक उच्च योग्य मास्टर ने अपने दम पर सभी क्रियाएं कीं। उद्योग के विकास के साथ तकनीकी रूप से अधिक जटिल कार्यों की एक श्रृंखला दिखाई दी। उनके कार्यान्वयन के लिए, उन्होंने विशेष ज्ञान और कौशल के साथ विशेष रूप से प्रशिक्षित कलाकारों को आवंटित करना शुरू किया। नवाचारों के कारण उद्यमों की दक्षता में वृद्धि हुई है, उनकी उत्पादकता में वृद्धि हुई है, उद्यम व्यवसाय प्रक्रियाओं की अवधारणा का उदय हुआ है, साथ ही बीपी प्रबंधन तकनीकों का जन्म हुआ है।

तकनीक का सबसे पहला उल्लेख 1776 में प्रकाशित अर्थशास्त्री एडम स्मिथ की पांडुलिपियों में मिलता है। विशेषज्ञ ने संपर्क कारखाने में पिन बनाने की एक जटिल प्रक्रिया के वितरण के मामले का वर्णन किया। नतीजतन, कर्मचारियों के बीच जटिल कार्यों के विभाजन के लिए धन्यवाद, उत्पादकता में 24,000% की वृद्धि हुई। स्मिथ ने जटिल प्रक्रियाओं के उचित सरलीकरण के लाभ के लिए तर्क दिया। वितरण का स्तर इस मामले में प्रयोगात्मक रूप से बिजली आपूर्ति के डिजाइन के माध्यम से निर्धारित किया गया था। स्मिथ के विचार को व्यापक रूप से स्वीकार किया गया।

बाद में 20वीं शताब्दी में, अमेरिकी इंजीनियर फ्रेडरिक टेलर ने उद्यम प्रबंधन के वैज्ञानिक तरीके विकसित किए, जिसने संगठन की गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए कार्यों के वितरण के मानकीकरण में योगदान दिया। इसके बाद, 20वीं शताब्दी के अंत तक, प्रसिद्ध प्रबंधन गुरु पीटर ड्रकर अच्छा कामजटिल प्रक्रियाओं के सरलीकरण और विकेंद्रीकरण पर। परिणाम आज आउटसोर्सिंग की अविश्वसनीय रूप से लोकप्रिय अवधारणा है।

व्यवसाय प्रक्रियाओं के प्रकार

1. प्रबंधकों- इसमें सिस्टम के स्वास्थ्य की निगरानी के लिए सभी कार्य शामिल हैं। उदाहरण: रणनीतिक विपणनऔर कॉर्पोरेट स्तर पर प्रशासन।
2. ऑपरेटिंग- उद्यम का कामकाजी कोर। इसमें प्रोडक्शन से जुड़े ब्लॉक शामिल हैं। उदाहरण: आवेदन स्वीकार करना, सामान बनाना और बेचना।
3. सहायक- एक सतत प्रक्रिया के संगठन के लिए रखरखाव गतिविधियों। उदाहरण: लेखांकन, कॉल सेंटर, तकनीकी सहायता।

एक साधारण बीपी कार्यान्वयन योजना

ग्राहक अनुरोध> कॉल सेंटर संचालक (अनुरोध फिक्सिंग)> प्रबंधक (अनुरोध प्रसंस्करण> तर्कशास्त्री (आंदोलन, वितरण, सामग्री का परिवहन)> लेखाकार (खर्चों की गणना, बिलिंग)>उत्पादन> क्यूसीडी (गुणवत्ता नियंत्रण)> कार्यान्वयन

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्गीकरण पृथक्करण के व्यावसायिक लक्ष्यों पर निर्भर करता है। बीपी की कई श्रेणियां हैं:

1. लक्ष्यों के पदानुक्रम के अनुसार, उन्हें रणनीतिक, सामरिक और परिचालन में विभाजित किया गया है।
2. विस्तार की डिग्री के अनुसार, स्थूल-प्रक्रियाएँ, उप-प्रक्रियाएँ और सूक्ष्म-प्रक्रियाएँ प्रतिष्ठित हैं।
3. दिशा के अनुसार, वित्तीय, उत्पादन, प्रशिक्षण, ग्राहक प्रक्रियाएँ प्रतिष्ठित हैं।

व्यापार प्रक्रियाओं को डिजाइन करने के लिए एल्गोरिथम

1. वस्तु की गतिविधि का विश्लेषण।
2. परिचालन पीएसयू का परीक्षण।
3. समूहों द्वारा सक्रिय प्रक्रियाओं का वितरण।
4. कामकाजी जंजीरों का सुधार।
5. कर्मचारियों के बीच कार्यों का वितरण।
6. बीपी नियंत्रण और प्रबंधन प्रणालियों का कार्यान्वयन।

व्यवहार में, एल्गोरिथ्म अधिक जटिल लग सकता है। बड़े उत्पादन परिसरों के लिए, प्रक्रिया का निर्धारण करते समय, इसकी प्रक्रियाओं को कैसे विनियमित किया जाएगा, वे विशेष मानक मॉडल का उपयोग करते हैं जो विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए सॉफ़्टवेयर पर डिज़ाइन और समायोजित किए जाते हैं।

व्यापार प्रक्रियाओं के अनुकूलन में सहायता, एकीकरण के साथ मौजूदा सिस्टम, व्यक्तिगत आईटी समाधान और व्यापार विकास और प्रचार के लिए और भी बहुत कुछ आप पॉलीटेल पर पा सकते हैं।

प्रक्रिया में गैप - पैसा खो गया

ग्राहकों के नुकसान और गतिविधियों की दक्षता में कमी का लगातार कारण औद्योगिक श्रृंखला में सभी लिंक के समन्वित कार्यों की कमी है। रसद के साथ कठिनाइयाँ हो सकती हैं, और QCD कर्मचारियों का उनके कर्तव्यों के प्रति बेईमान रवैया, आदि। आदर्श रूप से, सभी व्यक्तिगत कर्मचारियों और बड़े विभागों को सुचारू रूप से और कुशलता से काम करना चाहिए। इकाइयों के प्रदर्शन का आकलन करने के लिए परीक्षण, सर्वेक्षण, अन्य शोध, विश्लेषण और सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है।

पीएसयू प्रबंधन कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग कर

आईटी के क्षेत्र में पिछले दशकों की उपलब्धियों ने सामान्य प्रक्रियाओं को दुरुस्त किया है। यदि 19वीं सदी के मध्य में उद्यमों की गतिविधियों को संचालित करने के लिए सॉफ्टवेयर के पास सीमित संसाधन थे, तो आज ये शक्तिशाली प्रणालियां हैं जो बीपी के सबसे कुशल स्वचालन के लिए गंभीर संभावनाएं प्रदान करती हैं: एसएपी, ओरेकल, पीपुलसॉफ्ट और अन्य। अब एक व्यावसायिक प्रक्रिया एक विशेष प्रोटोकॉल और एक वेब भाषा है, व्यवसाय को डिजाइन करने, सही करने और प्रबंधित करने के लिए व्यावसायिक प्रेरणा मॉडल, या फ़्लोचार्ट, आरेख, और बहुत कुछ प्रदर्शित करने के लिए ग्राफिक चित्र।

सक्रिय कार्य मॉडल का विश्लेषण और स्वचालन

क्लाउड इनोवेशन, सोशल मीडिया पूछताछ, के प्रसार से कंपनियां काफी प्रभावित होती हैं मोबाइल एप्लीकेशन. वे बाजार सहभागियों को स्थान की परवाह किए बिना संसाधनों को प्राप्त करने, बेचने, संचार व्यवस्थित करने की अनुमति देते हैं। नए संचार चैनल, सोशल नेटवर्क, वेबसाइट, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया संभावित उपभोक्ताओं को आकर्षित करना, आपूर्ति और मांग का आसानी से विश्लेषण करना और ई-मेल मार्केटिंग टूल के माध्यम से लक्षित दर्शकों के साथ तुरंत बातचीत करना संभव बनाते हैं।

बीपी स्वचालन प्रक्रियाओं पर चर्चा करते समय, उद्यमों के प्रभावी संचालन के आयोजन के लिए रिपोर्ट की महत्वपूर्ण भूमिका का उल्लेख करना असंभव नहीं है। विभिन्न विभागों (कार्यशालाओं, विपणन विभाग, लेखा विभाग, आदि) में प्रक्रियाओं के रूप में प्रकट होने वाले विचलन का आवधिक प्रणाली विश्लेषण (निगरानी) समय में प्रदर्शन में गिरावट का जवाब देने और सुधारात्मक कदम उठाने में मदद करता है। आंकड़े स्थिति का आकलन करना और निष्कर्ष निकालना आसान बनाते हैं। संयंत्र स्वचालन में कार्य प्रक्रियाओं का अनुकूलन और विश्लेषण सबसे प्रभावी हैं।

व्यापार प्रक्रियाओं का समायोजन

एक व्यवस्थित पद्धति जो प्रभावी अनुकूलन के मामले में बहुत संभावनाएं देती है वाणिज्यिक गतिविधियाँ 1991 में दिखाई दिया। श्री जेम्स हैरिंगटन की एक पुस्तक में उनकी तकनीक का वर्णन किया गया था। विधि का सार बीपी के पुनर्गठन और पुनर्रचना में है। उनका उद्देश्य विचलन, विश्लेषण, नए कार्यों और लक्ष्यों के ढांचे के भीतर व्यावसायिक गतिविधियों में सुधार करना, लाभप्रदता और उत्पादकता बढ़ाना और लागत कम करना है।

तकनीक के एल्गोरिथ्म में तीन कार्य होते हैं:

• रणनीतिक लक्ष्यों का विकास। हम क्या कर रहे हैं और क्यों?
• लक्षित दर्शकों की परिभाषा। हम किसकी सेवा करते हैं?
• लाभ बढ़ाने के लिए बीपी को समायोजित करना। आप कैसे बेहतर कर सकते हैं?

व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन में 5 चरण शामिल हैं:

1. गतिविधियों के कार्यान्वयन के लिए कर्मियों का चयन।
2. सर्वेक्षण आयोजित करने के लिए कार्मिक प्रशिक्षण।
3. डेटा एकत्र करने के लिए साक्षात्कार आयोजित करें।
4. सर्वेक्षण के परिणामों का दस्तावेज़ीकरण।
5. पहचानी गई समस्याओं का विश्लेषण और एक समायोजन योजना तैयार करना।

जेम्स हैरिंगटन के अनुसार अनुकूलन का लक्ष्य अपने तरीके से क्रांतिकारी है। इसमें संगठन के मौलिक पुनर्गठन में शामिल है, न कि क्रमिक पुनर्गठन की एक श्रृंखला। माइकल हैमर और जेम्स चम्पी द्वारा 1993 की पुस्तक रीइंजीनियरिंग द कॉर्पोरेशन: ए मेनिफेस्टो फॉर ए बिजनेस रेवोल्यूशन में इस तरह के मॉडल का वर्णन किया गया था। कई उद्यम प्रणाली को लागू करने का निर्णय लेते हैं, अन्य ऐसी प्रक्रियाओं के पक्ष में एक कट्टरपंथी पद्धति से इनकार करते हैं जो मौजूदा मॉडल के प्रति अधिक वफादार हैं। हालांकि, दोनों बीपी अनुकूलन को दक्षता बढ़ाने के लिए एक मूल्यवान उपकरण मानते हैं।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं की विशिष्ट संरचनाएँ (प्रक्रिया ढाँचे) कंपनियों के समूह द्वारा विकसित की जाती हैं " आधुनिक प्रौद्योगिकियांप्रबंधन" वास्तविक कंपनियों की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के मॉडल के निर्माण के लिए एक पद्धतिगत आधार के रूप में। नमूना संरचनाएं पीडीएफ प्रारूप में समीक्षा के लिए और बिजनेस स्टूडियो में उपयोग के लिए एक्सएमएल प्रारूप में प्रदान की जाती हैं (सेल्फ-डाउनलोड पैकेज पेज पर डाउनलोड के लिए उपलब्ध)।

सेवा वितरण (पीडीएफ)

परियोजना गतिविधियां (पीडीएफ)

उत्पादन (पीडीएफ)

प्रबंधन कंपनी (पीडीएफ)

अनूठा अवसर

आप सबसे अधिक समस्याग्रस्त क्षेत्रों की पहचान करने के लिए विशिष्ट प्रक्रिया संरचनाओं के आधार पर अपनी कंपनी का निदान कर सकते हैं। निदान का उपयोग किया जाता है ऑनलाइन सिस्टमसंगठनात्मक निदान बिज़डायग्नोस्टिक्स।

बिजनेस स्टूडियो में बनाए गए बिजनेस प्रोसेस मॉडल

इस खंड में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के उदाहरण हैं - बिजनेस स्टूडियो सिस्टम में बनाए गए वास्तविक उद्यमों के प्रशिक्षण मॉडल और व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल।

बिजनेस स्टूडियो द्वारा स्वचालित रूप से उत्पन्न HTML प्रकाशन प्रारूप में मॉडल प्रकाशित किए जाते हैं। HTML प्रकाशन में उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के आरेख, मुख्य नियामक दस्तावेज (प्रक्रिया विनियम, प्रक्रिया विनियम, विभाग पर विनियम, नौकरी का विवरण) और हाइपरलिंक्स के माध्यम से दस्तावेज़ों के बीच नेविगेट करने की क्षमता के साथ प्रबंधन जानकारी।

ध्यान!

व्यवसाय मॉडल में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ टेम्पलेट प्रदर्शनकारी हैं। बिजनेस मॉडल का निर्माण करते समय उत्पन्न बिजनेस स्टूडियो आउटपुट दस्तावेजों में जानकारी का प्रारूप, संरचना और संरचना किसी विशेष कंपनी की जरूरतों के लिए अनुकूलित की जा सकती है।

विनिर्माण संयंत्र मॉडल

उद्यम की विशेषताएं

मुख्य गतिविधियों:

• एल्यूमीनियम प्रोफ़ाइल का उत्पादन और बिक्री;
• ऑटो घटकों का निर्माण और बिक्री।

कर्मियों की संख्या: 1200 लोग।

मॉडल वर्णन

मॉडल संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के 8-प्रक्रिया मानक मॉडल का स्थानीयकरण है। मॉडल बनाने का उद्देश्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन के लिए तैयार करना है ("यह कैसा होगा" मॉडल बनाना, भविष्य की सूचना प्रणाली के उपयोग को ध्यान में रखते हुए), स्वचालन के लिए एक तकनीकी कार्य का गठन।

मॉडल में शामिल हैं:

• व्यापार प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का मॉडल;
• संगठनात्मक संरचनाउद्यम;
• उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रदर्शन में प्रयुक्त दस्तावेजों की सूची;
• भविष्य की सूचना प्रणाली के कार्यों की सूची।

स्वचालन योजना के लिए, मॉडल प्रक्रियाओं और सूचना प्रणाली कार्यों के बीच संबंध स्थापित करता है। परिणामस्वरूप, स्वचालित रूप से जेनरेट किया गया, जिसमें निम्न शामिल हैं:

• स्वचालन के अधीन उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं की सूची;
• सूचना प्रणाली का उपयोग करके प्राप्त किए जाने वाले दस्तावेजों और रिपोर्टों की सूची;
• सूचना प्रणाली के सभी कार्यों की सूची;
• नियोजित नौकरियों की सूची।

स्वचालन के लिए संदर्भ की शर्तें

एक विनिर्माण उद्यम की गतिविधि का सामान्य 8-प्रक्रिया मॉडल

मॉडल बीकेजी कंपनी द्वारा और व्यक्तिगत रूप से क्षेत्र में एक प्रमुख रूसी विशेषज्ञ द्वारा विकसित किया गया था संगठनातमक विकासकंपनियां टी.आर. कादिव। इसका उपयोग किसी विशेष उद्यम में बाद के स्थानीयकरण के आधार के रूप में किया जा सकता है।

मॉडल में शामिल हैं:

• एक व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल जो एक उद्यम की गतिविधियों का वर्णन करता है;
• प्रक्रिया (क्रॉस-फंक्शनल) सिद्धांत के अनुसार निर्मित उद्यम की संगठनात्मक संरचना;
• उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं में प्रयुक्त दस्तावेजों की सूची।

व्यवसाय मॉडल के निर्माण का सिद्धांत व्यापार प्रणाली की मुख्य प्रबंधन वस्तुओं की पहचान करना और इन वस्तुओं के लिए प्रबंधन प्रक्रियाओं को डिजाइन करना है: (व्यावसायिक प्रक्रियाएं, विकास रणनीति)।

पहले स्तर की प्रक्रियाओं के निष्पादन का नतीजा आवश्यक स्थिति में लाया गया नियंत्रण वस्तु है। पहले स्तर की प्रक्रियाओं को प्रारंभिक से आवश्यक तक नियंत्रण वस्तु की स्थिति के क्रमिक परिवर्तन के लिए आवश्यक उपप्रक्रियाओं में विघटित किया जाता है। प्रत्येक उप-प्रक्रिया के लिए, लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं जिन्हें उप-प्रक्रिया के ढांचे के भीतर प्राप्त किया जाना चाहिए। इस तरह से प्राप्त लक्ष्यों का वृक्ष विशिष्ट कलाकारों के स्तर तक उद्यम के रणनीतिक लक्ष्यों का अपघटन प्रदान करता है।

इंजीनियरिंग प्रणालियों के डिजाइन, स्थापना और रखरखाव में लगी कंपनी का मॉडल।

मॉडल में शामिल हैं:

• व्यावसायिक प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का मॉडल, लक्ष्यों और प्रक्रियाओं के संकेतकों सहित;
• कंपनी की संगठनात्मक संरचना;
• कंपनी की वित्तीय संरचना;
• कंपनी की बजट संरचना;
• QMS अनुभाग जिसमें ISO 9001:2000 और ISO / TU 16949, गुणवत्ता मैनुअल की आवश्यकताएं हैं;
• सूचना प्रणाली की संरचना और स्वचालन के लिए संदर्भ की शर्तें।

यह मॉडल बिजनेस स्टूडियो सिस्टम के डेमो संस्करण में निहित है।

आईएसओ 9001:2000 के अनुसार उत्पादन गतिविधियों का मॉडल

माल और सेवाओं के रूसी बाजार पर हावी होने के अधिकार के लिए पश्चिमी और घरेलू कंपनियों के बीच प्रतिस्पर्धा की वृद्धि उत्तरार्द्ध को अधिक सक्रिय रूप से उपयोग करने के लिए मजबूर करती है आधुनिक तरीकेप्रबंधन, विशेष रूप से, एक गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली (QMS) का निर्माण जो ISO 9001:2000 की आवश्यकताओं को पूरा करता है। यह मानक निर्मित उत्पादों की गुणवत्ता के प्रबंधन या किसी संगठन को सेवाओं के प्रावधान के लिए एक सबसिस्टम के लिए आवश्यकताओं का एक सेट है। . एक कार्यशील QMS हमें यह दावा करने की अनुमति देता है कि संगठन नियमित आधार पर उच्च-गुणवत्ता वाले उत्पादों (सेवाएं प्रदान करने) का उत्पादन करने में सक्षम है, जिसका अर्थ है कि प्रतिस्पर्धियों पर इसके बहुत फायदे हैं। हालांकि, क्यूएमएस का निर्माण एक आसान काम नहीं है, जिसके लिए अक्सर संगठन को अपने उत्पादन और आर्थिक गतिविधियों में, उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं में महत्वपूर्ण बदलाव करने की आवश्यकता होती है। ISO 9001:2000 मानक की आवश्यकताओं को समझने की सुविधा के साथ-साथ QMS के निर्माण का एक उदाहरण, उत्पादों का निर्माण करने वाले संगठन की गतिविधि का एक मॉडल प्रस्तावित है। मॉडल में डिजाइन से लेकर डिजाइन तक सभी मानक प्रक्रियाएं शामिल हैं बिक्री के बाद सेवाउत्पादों।

IDEF0 कार्यात्मक मॉडलिंग संकेतन का उपयोग संगठन मॉडल का वर्णन करने के लिए किया गया था। मॉडल की शीर्ष-स्तरीय प्रक्रियाएँ ISO 9001:2000 मानक के प्रमुख वर्गों के अनुरूप होती हैं, फिर उन्हें संगठन के उत्पादन और आर्थिक गतिविधियों के संबंध में सीधे निचले-स्तर की उप-प्रक्रियाओं में विघटित कर दिया जाता है। इस प्रकार, मॉडल एक संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक सेट है जिसमें आईएसओ 9001:2000 की आवश्यकताएं एकीकृत हैं। साथ ही, मानक की आवश्यकताओं की व्याख्या करने में सीमाएं हैं (उन्हें संगठन की गतिविधियों में स्थानांतरित करना) , इस तथ्य के कारण कि एक सशर्त संगठन को बिना किसी उद्योग विशिष्टता के आधार के रूप में लिया गया था। इस संबंध में, व्यवहार में, इस तरह के एक मॉडल का उपयोग आईएसओ 9001: 2000 की आवश्यकताओं के साथ-साथ एक मानक मॉडल की आवश्यकताओं के साथ उद्यम की गतिविधियों (जिम्मेदारी के क्षेत्रों - मानक के वर्गों) के अनुपालन के विश्लेषण के आधार के रूप में किया जा सकता है। QMS के विकास और कार्यान्वयन के लिए।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए कंपनियों का पुनर्विन्यास - व्यापार पुनर्रचना- इसका मतलब है इसका पुनर्गठन आंतरिक कार्यऔर नियंत्रण प्रणाली। यह एक कठिन और दर्दनाक प्रक्रिया है, जो कंपनी के कर्मचारियों के अभ्यस्त तरीकों में रुकावट के साथ है, उनके कर्तव्यों में संशोधन, उनकी कमी / वृद्धि वेतनऔर अक्सर छंटनी। वहां कई हैं अलग काम, और अन्य बातों के अलावा - नई व्यावसायिक योजनाओं का डिज़ाइन, और इसलिए नया व्यावसायिक प्रक्रियाएं.

अच्छी व्यवसाय प्रक्रिया औपचारिकता क्यों महत्वपूर्ण है?

1. यह हमें अपने विचारों को व्यापक चर्चा का विषय बनाने की अनुमति देता है।
2. यह उन कर्मचारियों को काम के नए नियम बताने का अवसर प्रदान करता है जो उन्हें लागू करेंगे।
3. औपचारिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं को बदलना और आधुनिक बनाना आसान है।
4. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का औपचारिककरण एक कंपनी में बाद के व्यावसायिक स्वचालन के लिए एक अच्छा आधार है: विभिन्न सूचना प्रणालियों का निर्माण / विन्यास और मानक पैकेजस्वचालन।

यह अनुमान लगाना आसान है कि विज़ुअल मॉडल को औपचारिकता उपकरण के रूप में पेश किया जाता है। पारंपरिक पाठों की तुलना में इस पद्धति के लाभ पारंपरिक हैं: लोगों को बड़े ग्रंथों को पढ़ने में कठिनाई होती है, लेकिन वे आरेखों पर आसानी से चर्चा कर लेते हैं। इसी समय, आरेख बल्कि औपचारिक विवरण हैं, जो आपको चरण दर चरण क्रियाओं, प्रतिभागियों और परिणामों के प्रकार निर्धारित करने की अनुमति देते हैं।

व्यवसाय प्रक्रिया उदाहरण

एक उदाहरण के रूप में, मैंने एक बड़े फर्नीचर स्टोर और इसकी व्यावसायिक प्रक्रिया "माल की ग्राहक खरीद" ली। अंजीर पर। 9.1 BPMN संकेतन में इस व्यवसाय प्रक्रिया का आरेख है, संकेतन पर टिप्पणियों के साथ।

संपूर्ण व्यवसाय प्रक्रिया को क्रियाओं में विभाजित किया गया है, जिन्हें गोल कोनों वाले आयतों द्वारा दर्शाया गया है। क्रियाओं के बीच संक्रमण तीरों के साथ दिखाए जाते हैं, और दस्तावेज़ जो किसी क्रिया द्वारा उत्पन्न या उपयोग किए जाते हैं, दाएं हाथ के आयतों के साथ दिखाए जाते हैं। ये आयतें धराशायी रेखाओं से उस क्रिया से जुड़ी होती हैं, जिसके परिणामस्वरूप वे बनाई गई थीं और जिन क्रियाओं में उनका उपयोग किया जाता है।

आइए व्यवसाय प्रक्रिया की निम्नलिखित क्रियाओं को एकल करें।

1. "एक आदेश दें"। सबसे पहले, ग्राहक एक आदेश देता है। यह माना जाता है कि इससे पहले उसने मुख्य बात तय की - उसे क्या चाहिए। उदाहरण के लिए, रसोई सेट. फिर व्यापार विभाग में रसोई फर्नीचरवह, इस विभाग के प्रबंधकों में से एक के साथ, उसकी खरीद के लिए एक डिजाइन परियोजना तैयार करता है (उसकी रसोई के आकार और उसकी इच्छाओं के अनुसार), अपने आदेश के मापदंडों को निर्दिष्ट करता है और घटकों और सामग्रियों के साथ सटीक रूप से निर्धारित करता है।
2. "चीजों की रसीद"। ग्राहक गोदाम में जाता है और अपने ऑर्डर के सभी घटकों को चुनता है, जिसकी उसे ज़रूरत है उसकी एक सटीक सूची होती है। वहीं, गोदाम के कर्मचारी उसकी मदद करते हैं।
3. "माल के लिए भुगतान और वितरण का पंजीकरण।" ग्राहक, अपने चुने हुए सामानों के साथ (वह उन्हें ट्रॉली पर ले जाता है), चेकआउट में जाता है और उसने जो चुना है उसके लिए भुगतान करता है। इसके अलावा, भुगतान किए गए सामानों के साथ, वह वितरण विभाग में जाता है, जहां वह अपने फर्नीचर की डिलीवरी के साथ-साथ इसकी असेंबली (यदि उसे इसकी आवश्यकता होती है) की व्यवस्था करता है और भुगतान करता है; उसके बाद वह घर चला जाता है।
4. "वितरण"। पेड सामान तीन दिनों के भीतर ग्राहक को डिलीवर कर दिया जाता है।
5. "सभा"। उसके बाद, यदि क्लाइंट ने असेंबली का आदेश दिया है, तो मास्टर असेंबलर उसके पास आता है और डिलीवर किए गए फर्नीचर को असेंबल करता है।

अंजीर पर। 9.1 एक ही दस्तावेज़ कई बार मौजूद हैं। यह सुविधा कारणों से किया जाता है, ताकि आरेख पर बहुत सारी रेखाएँ न हों। यह मॉडल तत्व को पिछले व्याख्यानों में चर्चा किए गए आरेख पर लोड करने की अवधारणा का उपयोग करता है: एक ही मॉडल तत्व को कई बार आरेख पर लोड किया जा सकता है। एक ही समय में, कई संबंधित आरेख तत्व होते हैं, और केवल एक मॉडल तत्व होता है।

व्यापार प्रक्रियाओं का अपघटन

यह स्पष्ट है कि संपूर्णता में, सभी विवरणों के साथ, ऊपर प्रस्तुत व्यापार प्रक्रिया कहीं अधिक बड़ी है। लेकिन अगर इन सभी विवरणों को एक ही आरेख पर रखा जाता है, तो यह समझना बेहद मुश्किल होगा और केवल स्वचालित प्रसंस्करण के लिए उपयुक्त होगा। इस तरह के आरेख की मदद से कर्मचारियों और ग्राहकों को काम के क्रम की व्याख्या करना संभव नहीं होगा, यह सुविधाजनक के रूप में सेवा करने में सक्षम नहीं होगा व्यावहारिक गाइड. हालांकि, अगर हम खुद को शीर्ष स्तर के विवरण तक सीमित रखते हैं, तो हमें "सिद्धांत रूप में" एक विनिर्देश मिलता है - इसे वरिष्ठों के लिए रिपोर्ट में डाला जा सकता है और केवल पहले, "कैप्ड" परिचित के लिए उपयोग किया जाता है कि स्टोर में फर्नीचर कैसे बेचा जाता है। . लेकिन मैं चाहता हूं कि व्यवसाय प्रक्रिया के विनिर्देश लोगों के लिए समझने योग्य और सुलभ हों, और पूर्ण भी हों। फिर विभिन्न विशेषज्ञ हमारे विनिर्देशों का उपयोग करके स्टोर के सिद्धांतों से परिचित होना आसान बना सकते हैं - और जो केवल एक सामान्य प्राप्त करना चाहते हैं

व्लादिमीर रेपिन

सीईओएलएलसी "व्लादिमीर रेपिन प्रबंधन"

ABPMP रूस के सदस्य

प्रबंधन सुझाव देने वाला

बिजनेस ट्रेनर

पीएचडी

लेख बाद के विनियमन के उद्देश्य से प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए एक संकेतन चुनने के मुद्दों से संबंधित है। अक्सर उपयोग किए जाने वाले वर्क फ़्लो नोटेशन की एक-दूसरे से तुलना की जाती है, जैसे: MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट", बिज़नेस स्टूडियो की "प्रक्रिया", ARIS eEPC नोटेशन और अन्य। नोटेशन की तुलना करते समय, संगठन के कर्मचारियों के लिए सरल और समझने योग्य प्रक्रिया आरेख बनाने पर ध्यान केंद्रित किया जाता है।

कंपनियों के व्यापार विश्लेषकों के लिए, लेख में चर्चा की गई थीसिस यह सोचने का एक गंभीर कारण है कि संगठनात्मक प्रक्रियाओं के ग्राफिक आरेखों को विकसित करने के लिए वे कितने प्रभावी दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं।

परिचय

ग्राफिक प्रक्रिया आरेखों के निर्माण के लिए सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों में से एक संगठन के नियामक दस्तावेजों में उनका बाद का उपयोग है। इन योजनाओं के अनुसार, एक नियम के रूप में, जो कर्मचारी जटिल अंकन में प्रशिक्षित नहीं होते हैं, उनके पास कौशल नहीं होता है प्रणाली विश्लेषणआदि उनके लिए योजनाओं की सरलता और स्पष्टता बहुत महत्वपूर्ण है। कई अलग-अलग जटिल, जटिल योजनाएं प्रतीकोंलोगों द्वारा खराब रूप से समझा जाता है, जो उनके व्यावहारिक उपयोग को जटिल बनाता है। इसलिए, व्यावहारिक उद्देश्यों के लिए, यह महत्वपूर्ण है सही विकल्पऔर प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए अंकन (पद्धति) का उपयोग। इस तरह के अंकन को किस मापदंड से चुना जाना चाहिए? एक दूसरे के साथ अलग-अलग नोटेशन की तुलना कैसे करें? आइए लोकप्रिय नोटेशन का उपयोग करते हुए व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने के कई उदाहरणों पर विचार करें और इन प्रश्नों के उत्तर देने का प्रयास करें।

नोटेशन तुलना

तुलना के लिए निम्नलिखित प्रक्रिया विवरण नोटेशन चुने गए थे:

1. "सरल फ़्लोचार्ट" ("निर्णय" ब्लॉक का उपयोग करके दस्तावेज़ों की गति प्रदर्शित करने के साथ);
2. "सरल ब्लॉक आरेख" ("समाधान" ब्लॉक का उपयोग किए बिना, दस्तावेज़ों के आंदोलन को प्रदर्शित किए बिना);
3. बिजनेस स्टूडियो सिस्टम की "प्रक्रिया" (इनमें से एक विकल्पप्रतिनिधित्व);
4. एरिस ईईपीसी।

परीक्षण मामले के रूप में एक सरल और सहज प्रक्रिया को चुना गया था। इस प्रक्रिया के विवरण के परिणाम अंजीर में प्रस्तुत किए गए हैं। 1-4।

चावल। 1. MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" नोटेशन में प्रक्रिया आरेख ("समाधान" ब्लॉक का उपयोग करके दस्तावेज़ों की गति के साथ)

चित्र में दिखाए गए आरेख में। 1, समय में प्रक्रिया संचालन का क्रम मोटे तीरों के साथ दिखाया गया है, और दस्तावेजों की गति को पतले बिंदीदार तीरों के साथ दिखाया गया है। ब्लॉक "समाधान" का उपयोग क्लासिक तरीके से किया जाता है। वे जानकारी (प्रश्न) प्रदर्शित करते हैं जिस पर प्रक्रिया का अगला पाठ्यक्रम "निर्भर करता है"। "हीरे" के उपयोग के लिए यह दृष्टिकोण बहुत आम है। लेकिन वास्तव में, निर्णय लेने का संपूर्ण तर्क और कुछ आउटपुट (दस्तावेज) का निर्माण प्रक्रिया के संचालन के भीतर समाहित होना चाहिए। यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो इन "हीरों" को खींचने का मूल्य (अर्थ) स्पष्ट नहीं है। ये वस्तुएं क्या हैं: प्रक्रिया संचालन, घटनाएं? ऐसा लगता है कि न तो कोई है और न ही दूसरा। ये बल्कि किसी शर्त पर निर्णय लेने के लिए बयान हैं। लेकिन आखिरकार, हम लोगों के लिए एक प्रक्रिया आरेख विकसित कर रहे हैं, और किसी विशेष भाषा में कंप्यूटर प्रोग्राम नहीं लिख रहे हैं। एक कंप्यूटर प्रोग्राम में, एक "हीरा" स्थितियों की तुलना करने के लिए एक पूर्ण संचालन होगा, लेकिन प्रक्रिया आरेख को वास्तविक वस्तुओं को दिखाने की जरूरत है - लोगों द्वारा की जाने वाली प्रक्रियाएं, दस्तावेज, जानकारी के सिस्टमआदि। इसके बारे में सोचें, क्या आरेख पर प्रक्रिया संचालन से "हीरे" को अलग से दिखाना सही है? इसके बजाय, आप यह कर सकते हैं:

• विचाराधीन प्रक्रिया की योजना पर संचालन के अनुक्रम के रूप में निर्णय लेने के तर्क का वर्णन करें;
• संबंधित उप-प्रक्रिया के चरणों के आरेख के रूप में तर्क का वर्णन करें, जो नीचे के स्तर पर जा रहा है;
• पाठ में तर्क का वर्णन करें (ऑपरेशन के पाठ गुणों में) और बाद में इसे प्रक्रिया निष्पादन अनुसूची में प्रदर्शित करें।

आइए हम "हीरे" का उपयोग करने के उपरोक्त (चित्र 1) विधि के "प्लस" और "मिनस" तैयार करें।

MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" ("समाधान" ब्लॉक का उपयोग करके दस्तावेज़ों की गति के साथ)

अंजीर पर। चित्रा 2 उसी प्रक्रिया का एक उदाहरण दिखाता है, जिसे केवल "समाधान" ब्लॉक और दस्तावेजों के उपयोग के बिना वर्णित किया गया है। यह जांचना आसान है कि इस आरेख में चित्र में आरेख की तुलना में 24 कम ग्राफिक तत्व हैं। 1. आरेख चित्र। 2 ज्यादा सरल दिखता है। ग्राफिक तत्वों से यह चकाचौंध नहीं करता है, और सूचनात्मकता के दृष्टिकोण से, यह योजना अंतिम उपयोगकर्ता के लिए काफी समझने योग्य और सुलभ है। यदि प्रक्रिया के प्रत्येक संचालन के लिए इसके कार्यान्वयन की आवश्यकताओं को पाठ में वर्णित किया गया है, तो प्रस्तुति के सारणीबद्ध और चित्रमय रूपों को मिलाकर, कंपनी के कर्मचारियों के लिए प्रक्रिया के निष्पादन के लिए प्रक्रिया का पर्याप्त रूप से वर्णन करना संभव है।

चावल। 2. MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" नोटेशन में प्रक्रिया आरेख (दस्तावेज़ों की गति के बिना, "समाधान" ब्लॉक का उपयोग किए बिना)

अंजीर में दिखाए गए रूप में प्रक्रिया के चित्रमय प्रतिनिधित्व के "पेशे" और "विपक्ष"। 2 नीचे दिखाए गए हैं।

MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" ("समाधान" ब्लॉक का उपयोग किए बिना दस्तावेज़ आंदोलन के बिना)

सामान्य तौर पर, चित्र में दिखाए गए प्रारूप के समान योजनाओं का उपयोग। 2 इन योजनाओं के अनुसार काम करने वाले डेवलपर्स और कर्मचारियों दोनों के लिए सुविधाजनक है।

अंजीर पर। 3 बिजनेस स्टूडियो मॉडलिंग वातावरण के "प्रक्रिया" संकेतन में गठित प्रक्रिया आरेख दिखाता है। योजना में कई विशेषताएं हैं। सबसे पहले, "निर्णय" ब्लॉक का उपयोग गैर-मानक तरीके से किया जाता है - एक प्रश्न और शाखा को प्रदर्शित करने के लिए एक ग्राफिक तत्व के रूप में नहीं, बल्कि एक पूर्ण निर्णय लेने की प्रक्रिया के संचालन के रूप में। बिजनेस स्टूडियो में, एक "रोम्बस" में एक पूर्ण प्रक्रिया के लगभग सभी गुण होते हैं, लेकिन इसे विघटित नहीं किया जा सकता है (शायद सिस्टम डेवलपर्स इसे नियत समय में संभव बना देंगे)। एक "समचतुर्भुज" (चतुर्भुज के बजाय) का उपयोग करने से आरेख स्पष्ट हो जाता है। उसी समय, किसी भी पाठ्य सूचना को हीरे की विशेषताओं में दर्ज किया जा सकता है: विवरण, शुरुआत, अंत, समय सीमा की आवश्यकता, आदि।

चित्र में दिखाए गए प्रक्रिया आरेख की दूसरी विशेषता। 3, तीरों का प्रयोग है। संचालन के अनुक्रम को प्रदर्शित करने के लिए, आप एक तीर के साथ एक तीर का उपयोग कर सकते हैं - "पूर्वता" तीर। दस्तावेज़ों की गति दिखाने के लिए आप दो युक्तियों वाले तीर का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, Business Studio में, आप केवल एक प्रकार के तीर, "पूर्वता" तीर का उपयोग करके बच सकते हैं। उसी समय, आप नामित तीरों को बाँध सकते हैं आवश्यक राशिदस्तावेज़ जो गतिविधि की वस्तुओं की निर्देशिका में परिभाषित हैं।

यह दृष्टिकोण इसे संभव बनाता है:

• प्रक्रिया आरेख पर और एक ही समय में ग्राफिक तत्वों की संख्या को महत्वपूर्ण रूप से कम करें;
• प्रक्रिया अनुसूची में लाओ आवश्यक जानकारीइनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेजों के बारे में।

इस प्रकार, अनावश्यक तत्वों के साथ आरेख को अव्यवस्थित किए बिना, फिर भी हम प्रक्रिया का पूरी तरह से वर्णन कर सकते हैं और नियमों के लिए सभी आवश्यक जानकारी अपलोड कर सकते हैं।

तथ्य यह है कि तीर का नाम उन दस्तावेजों पर निर्भर नहीं करता है जो इससे जुड़े हैं, आपको कर्मचारियों के लिए सबसे अधिक समझने योग्य और सुविधाजनक तरीके से आरेख पर तीरों का नाम देने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, विशिष्ट दस्तावेज़ों का एक सेट पूर्ववर्ती तीर "रिपोर्ट का एक सेट तैयार किया गया है" से जोड़ा जा सकता है। इस मामले में तीर का नाम निष्पादक को उस घटना को इंगित करता है जिसने "दिन के लिए नकद संग्रह रिपोर्ट उत्पन्न करें" नामक पिछले ऑपरेशन को पूरा किया। (ध्यान दें कि STU कार्यप्रणाली में, प्रक्रिया संचालन के बाद का तीर एक इकाई है, न कि एक घटना। "समाधान" ब्लॉक के बाद, आप समाधान के संभावित परिणाम दिखा सकते हैं)।

चावल। 3. बिजनेस स्टूडियो सिस्टम की "प्रक्रिया" (विकल्प के साथ गैर पारंपरिक उपयोगब्लॉक "समाधान")

अंजीर में दिखाए गए रूप में प्रक्रिया के चित्रमय प्रतिनिधित्व के "पेशे" और "विपक्ष"। 3 नीचे दिखाए गए हैं।

बिजनेस स्टूडियो सिस्टम की "प्रक्रिया" ("निर्णय" ब्लॉक के अपरंपरागत उपयोग के साथ संस्करण)

बिजनेस स्टूडियो का उपयोग करने के मामले में, "प्रक्रिया" संकेतन का उपयोग थोड़े अलग तरीके से किया जा सकता है। लेख का लेखक अंजीर में प्रस्तुत दृष्टिकोण की ओर जाता है। 3.

अंजीर पर। चित्र 4 ARIS eEPC संकेतन में विकसित विचाराधीन प्रक्रिया का आरेख दिखाता है। ध्यान दें कि प्रक्रिया के कुछ संचालन आरेख पर फिट नहीं हुए। एआरआईएस ईईपीसी नोटेशन में बनाए गए सरलतम प्रक्रिया के इस अधूरे आरेख में चार लॉजिक स्टेटमेंट और आठ इवेंट शामिल हैं! आरेख पढ़ने वाले व्यक्ति को इन सभी तार्किक संचालकों की सही व्याख्या करने में सक्षम होना चाहिए। इस तरह के आरेखों को पढ़ने में विशेष प्रशिक्षण और कुछ कौशल के बिना, एक सामान्य कर्मचारी विस्तृत पाठ्य विवरण या योग्य व्यापार विश्लेषक की सहायता के बिना विचाराधीन प्रक्रिया के तर्क को समझने में सक्षम होने की संभावना नहीं है।

ध्यान दें कि ARIS eEPC संकेतन में प्रक्रिया आरेख महत्वपूर्ण रूप से लेता है और ज्यादा स्थानअंजीर में दिखाए गए सर्किट की तुलना में। 1-3। ऐसी योजना बनाने की जटिलता भी काफी अधिक है।

चावल। 4. एआरआईएस ईईपीसी नोटेशन में प्रक्रिया आरेख (बिजनेस स्टूडियो में निर्मित)

एआरआईएस ईईपीसी नोटेशन में प्रक्रिया आरेख (बिजनेस स्टूडियो में निर्मित)

सामान्य तौर पर, यदि आप SAP R / 3 नहीं खरीदने जा रहे हैं, तो ARIS eEPC संकेतन का विकल्प और उपयोग लेख के लेखक के दृष्टिकोण से नहीं है, सर्वोतम उपाय. प्रक्रिया विवरण के लिए यह अधिक दृश्य और सहज रूप से समझने योग्य संकेतन पर ध्यान देने योग्य है। हालाँकि, कुछ के लिए, ARIS eEPC संकेतन अधिक स्पष्ट और समझने योग्य लग सकता है। कुछ हद तक, यह स्वाद का मामला है।

बाद के स्वचालन उद्देश्यों के लिए प्रक्रिया का विवरण

व्यवसाय प्रक्रिया विवरण के उपरोक्त उदाहरण पर विचार करना दिलचस्प है यदि इसे BPMN 2.0 संकेतन में प्रस्तुत किया गया हो। इस अंकन का उद्देश्य "निष्पादन योग्य" प्रक्रियाओं का वर्णन करना है, अर्थात बीपीएम सिस्टम द्वारा समर्थित प्रक्रियाएं।

बीपीएमएन 2.0 का उपयोग करने पर आपकी राय। बिजनेस कंसोल कंपनी के जनरल डायरेक्टर ए. ए. बेलाचुक ने शेयर किया:

"अंजीर में. चित्र 5 BPMN अंकन में इसी प्रक्रिया को दर्शाता है। जैसा कि हम देख सकते हैं, यह आंकड़ा चित्र के समान है। 1: बीपीएमएन संकेतन में, कार्यों को आयतों द्वारा दर्शाया जाता है, फोर्क्स को हीरे द्वारा दर्शाया जाता है, और डेटा को दस्तावेज़-जैसे आइकन द्वारा दर्शाया जाता है। नियंत्रण प्रवाह ठोस रेखाएँ हैं, डेटा प्रवाह धराशायी हैं।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस आरेख में बीपीएमएन संकेतन का केवल एक छोटा सा हिस्सा शामिल है: पैलेट में उपलब्ध 5 में से केवल एक प्रकार का कांटा, 8 में से एक प्रकार का कार्य। एक व्यापक पैलेट के अलावा, यह संकेतन है न केवल एक पृथक वर्कफ़्लो को मॉडल करने की क्षमता से अलग, बल्कि संदेशों या डेटा के माध्यम से एक दूसरे के साथ बातचीत करने वाली कई प्रक्रियाएँ भी। इसके अलावा, यह अंकन अधिक सख्त है: यह न केवल चिह्नों को परिभाषित करता है, बल्कि उन नियमों को भी बताता है जिनके द्वारा उन्हें एक दूसरे के साथ जोड़ा जा सकता है। इस तरह के नियमों की आवश्यकता इस तथ्य से तय होती है कि बीपीएमएन संकेतन न केवल इस तथ्य पर केंद्रित है कि लोग इसे पढ़ेंगे, बल्कि विशेष सॉफ्टवेयर - बीपीएम प्रणाली के "इंजन" द्वारा प्रत्यक्ष निष्पादन पर भी।

उसी समय, जैसा कि इस उदाहरण से पता चलता है, पैलेट के सीमित उपसमुच्चय का उपयोग करते समय, BPMN एक परिचित फ़्लोचार्ट से अधिक जटिल नहीं है। ठीक है, जो लोग बीपीएमएन को पेशेवर रूप से मास्टर करना चाहते हैं, उनके लिए हम विशेष प्रशिक्षण bpmntraining.ru की सलाह देते हैं।

चावल। 5. बीपीएमएन 2.0 अंकन में प्रक्रिया आरेख

जीवन अभ्यास

अंजीर पर। चित्रा 6 एक बहुत ही विशिष्ट कंपनी के व्यापार विश्लेषकों द्वारा आविष्कार किए गए नोटेशन में विकसित प्रक्रिया आरेख का एक टुकड़ा दिखाता है। योजना "सरल ब्लॉक आरेख" के सिद्धांतों का उपयोग करके बनाई गई है - इसमें "समाधान" ब्लॉक का उपयोग किया जाता है क्लासिक संस्करण. इसके अलावा, आरेख गैर-मानक तरीके से उपयोग किए जाने वाले कई अन्य प्रतीकों को दिखाता है।

चावल। 6. कंपनियों में से एक की प्रक्रिया आरेख के उदाहरण

योजना बनाते समय अंजीर। 6, व्यापार विश्लेषकों ने स्पष्ट रूप से औसत उपयोगकर्ता के लिए दृश्यता और अधिकतम स्पष्टता के लिए "लड़ाई" की। उन्होंने प्रक्रिया आरेखों पर शाब्दिक टिप्पणी को कम करने, या यहां तक ​​कि समाप्त करने की मांग की। कलाकारों ने बस एक A3 प्रारूप आरेख मुद्रित किया, जिसे पढ़कर सब कुछ तुरंत स्पष्ट हो गया: क्या करना है, कैसे करना है, किन दस्तावेजों का उपयोग करना है, आदि।

विचाराधीन योजना, निश्चित रूप से, सरलता और स्पष्टता का उदाहरण नहीं है। लेकिन प्रक्रिया के निष्पादकों को अधिकतम उपयोगी जानकारी देने के लिए इसका गठन किया गया था।

निष्कर्ष

इसलिए, यह स्पष्ट है कि प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, कर्मचारियों के लिए सरलता और समझ के लिए प्रयास करना चाहिए।

प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय जटिल, औपचारिक संकेतन का उपयोग होता है:

• सामान्य कर्मचारियों द्वारा योजनाओं के उपयोग (व्याख्या) में कठिनाइयाँ;
• उन विभागों के कर्मचारियों द्वारा प्रक्रियाओं का वर्णन करने पर काम के आयोजन की असंभवता (कठिनाइयाँ), जिन्होंने विशेष प्रशिक्षण नहीं लिया है;
• योजनाओं के निर्माण के लिए व्यापार विश्लेषकों की श्रम लागत में उल्लेखनीय वृद्धि;
• दस्तावेज़ीकरण सर्किट (बड़ी मात्रा, आदि) में अतिरिक्त कठिनाइयाँ।

इसलिए, विभिन्न ग्राफिक तत्वों के साथ प्रक्रिया आरेख को अव्यवस्थित न करें। लेकिन अगर आप उनका इस्तेमाल करते हैं, तो बेहतर है कि वे कैरी करें उपयोगी जानकारीकर्मचारियों के लिए, और केवल मॉडलिंग नोटेशन के औपचारिक अनुप्रयोग का परिणाम नहीं थे।

http://finexpert.ru/ — पेशेवरों के लिए संचार वातावरण http://bpm3.ru/ — प्रक्रियाएं, परियोजनाएं, दक्षता