वास्तविक कंपनियों के व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल के निर्माण के लिए एक पद्धतिगत आधार के रूप में कंपनियों के आधुनिक प्रबंधन प्रौद्योगिकी समूह द्वारा व्यावसायिक प्रक्रियाओं की विशिष्ट संरचना (प्रक्रिया रूपरेखा) विकसित की गई थी। नमूना संरचनाएं पीडीएफ प्रारूप में समीक्षा के लिए और बिजनेस स्टूडियो में उपयोग के लिए एक्सएमएल प्रारूप में प्रदान की जाती हैं (सेल्फ-डाउनलोड पैकेज पेज पर डाउनलोड के लिए उपलब्ध)।

सेवा वितरण (पीडीएफ)

परियोजना गतिविधियां (पीडीएफ)

उत्पादन (पीडीएफ)

प्रबंधन कंपनी (पीडीएफ)

अनूठा अवसर

आप सबसे अधिक समस्याग्रस्त क्षेत्रों की पहचान करने के लिए विशिष्ट प्रक्रिया संरचनाओं के आधार पर अपनी कंपनी का निदान कर सकते हैं। निदान का उपयोग किया जाता है ऑनलाइन सिस्टमसंगठनात्मक निदान बिज़डायग्नोस्टिक्स।

बिजनेस स्टूडियो में बनाए गए बिजनेस प्रोसेस मॉडल

इस खंड में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के उदाहरण हैं - बिजनेस स्टूडियो सिस्टम में बनाए गए वास्तविक उद्यमों के प्रशिक्षण मॉडल और व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल।

बिजनेस स्टूडियो द्वारा स्वचालित रूप से उत्पन्न HTML प्रकाशन प्रारूप में मॉडल प्रकाशित किए जाते हैं। HTML प्रकाशन में उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के आरेख, मुख्य नियामक दस्तावेज (प्रक्रिया विनियम, प्रक्रिया विनियम, विभाग पर विनियम, नौकरी का विवरण) और हाइपरलिंक्स के माध्यम से दस्तावेज़ों के बीच नेविगेट करने की क्षमता के साथ प्रबंधन जानकारी।

ध्यान!

व्यवसाय मॉडल में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ टेम्पलेट प्रदर्शनकारी हैं। बिजनेस मॉडल का निर्माण करते समय उत्पन्न बिजनेस स्टूडियो आउटपुट दस्तावेजों में जानकारी का प्रारूप, संरचना और संरचना किसी विशेष कंपनी की जरूरतों के लिए अनुकूलित की जा सकती है।

विनिर्माण संयंत्र मॉडल

उद्यम की विशेषताएं

मुख्य गतिविधियों:

• उत्पादन और बिक्री एल्युमिनियम प्रोफाइल;
• ऑटो घटकों का निर्माण और बिक्री।

कर्मियों की संख्या: 1200 लोग।

मॉडल वर्णन

मॉडल संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के 8-प्रक्रिया मानक मॉडल का स्थानीयकरण है। एक मॉडल बनाने का उद्देश्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन के लिए तैयार करना है ("यह कैसा होगा" मॉडल बनाना, भविष्य के आवेदन को ध्यान में रखते हुए सूचना प्रणाली), स्वचालन के लिए तकनीकी विशिष्टताओं का गठन।

मॉडल में शामिल हैं:

• व्यापार प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का मॉडल;
• संगठनात्मक संरचनाउद्यम;
• उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रदर्शन में प्रयुक्त दस्तावेजों की सूची;
• भविष्य की सूचना प्रणाली के कार्यों की सूची।

स्वचालन योजना के लिए, मॉडल प्रक्रियाओं और सूचना प्रणाली कार्यों के बीच संबंध स्थापित करता है। परिणामस्वरूप, स्वचालित रूप से जेनरेट किया गया, जिसमें निम्न शामिल हैं:

• स्वचालन के अधीन उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं की सूची;
• सूचना प्रणाली का उपयोग करके प्राप्त किए जाने वाले दस्तावेजों और रिपोर्टों की सूची;
• सूचना प्रणाली के सभी कार्यों की सूची;
• नियोजित नौकरियों की सूची।

स्वचालन के लिए संदर्भ की शर्तें

एक विनिर्माण उद्यम की गतिविधि का सामान्य 8-प्रक्रिया मॉडल

मॉडल बीकेजी कंपनी द्वारा और व्यक्तिगत रूप से क्षेत्र में एक प्रमुख रूसी विशेषज्ञ द्वारा विकसित किया गया था संगठनातमक विकासकंपनियां टी.आर. कादिव। इसका उपयोग किसी विशेष उद्यम में बाद के स्थानीयकरण के आधार के रूप में किया जा सकता है।

मॉडल में शामिल हैं:

• एक व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल जो एक उद्यम की गतिविधियों का वर्णन करता है;
• प्रक्रिया (क्रॉस-फंक्शनल) सिद्धांत के अनुसार निर्मित उद्यम की संगठनात्मक संरचना;
• उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं में प्रयुक्त दस्तावेजों की सूची।

व्यवसाय मॉडल के निर्माण का सिद्धांत व्यापार प्रणाली की मुख्य प्रबंधन वस्तुओं की पहचान करना और इन वस्तुओं के लिए प्रबंधन प्रक्रियाओं को डिजाइन करना है: (व्यावसायिक प्रक्रियाएं, विकास रणनीति)।

पहले स्तर की प्रक्रियाओं के निष्पादन का नतीजा आवश्यक स्थिति में लाया गया नियंत्रण वस्तु है। पहले स्तर की प्रक्रियाओं को प्रारंभिक से आवश्यक तक नियंत्रण वस्तु की स्थिति के क्रमिक परिवर्तन के लिए आवश्यक उपप्रक्रियाओं में विघटित किया जाता है। प्रत्येक उप-प्रक्रिया के लिए, लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं जिन्हें उप-प्रक्रिया के ढांचे के भीतर प्राप्त किया जाना चाहिए। इस तरह से प्राप्त लक्ष्यों का वृक्ष विशिष्ट कलाकारों के स्तर तक उद्यम के रणनीतिक लक्ष्यों का अपघटन प्रदान करता है।

इंजीनियरिंग प्रणालियों के डिजाइन, स्थापना और रखरखाव में लगी कंपनी का मॉडल।

मॉडल में शामिल हैं:

• व्यावसायिक प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का मॉडल, लक्ष्यों और प्रक्रियाओं के संकेतकों सहित;
• कंपनी की संगठनात्मक संरचना;
• कंपनी की वित्तीय संरचना;
• कंपनी की बजट संरचना;
• QMS अनुभाग जिसमें ISO 9001:2000 और ISO / TU 16949, गुणवत्ता मैनुअल की आवश्यकताएं हैं;
• सूचना प्रणाली की संरचना और स्वचालन के लिए संदर्भ की शर्तें।

यह मॉडल बिजनेस स्टूडियो सिस्टम के डेमो संस्करण में निहित है।

आईएसओ 9001:2000 के अनुसार उत्पादन गतिविधियों का मॉडल

माल और सेवाओं के रूसी बाजार पर हावी होने के अधिकार के लिए पश्चिमी और घरेलू कंपनियों के बीच प्रतिस्पर्धा की वृद्धि उत्तरार्द्ध को अधिक सक्रिय रूप से उपयोग करने के लिए मजबूर करती है आधुनिक तरीकेप्रबंधन, विशेष रूप से, एक गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली (QMS) का निर्माण जो ISO 9001:2000 की आवश्यकताओं को पूरा करता है। यह मानक निर्मित उत्पादों की गुणवत्ता के प्रबंधन या किसी संगठन को सेवाओं के प्रावधान के लिए एक सबसिस्टम के लिए आवश्यकताओं का एक सेट है। . एक कार्यशील QMS हमें यह दावा करने की अनुमति देता है कि संगठन नियमित आधार पर उच्च-गुणवत्ता वाले उत्पादों (सेवाएं प्रदान करने) का उत्पादन करने में सक्षम है, जिसका अर्थ है कि प्रतिस्पर्धियों पर इसके बहुत फायदे हैं। हालांकि, क्यूएमएस का निर्माण एक आसान काम नहीं है, जिसके लिए अक्सर संगठन को अपने उत्पादन और आर्थिक गतिविधियों में, उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं में महत्वपूर्ण बदलाव करने की आवश्यकता होती है। ISO 9001:2000 मानक की आवश्यकताओं को समझने की सुविधा के साथ-साथ QMS के निर्माण का एक उदाहरण, उत्पादों का निर्माण करने वाले संगठन की गतिविधि का एक मॉडल प्रस्तावित है। मॉडल में डिजाइन से लेकर डिजाइन तक सभी मानक प्रक्रियाएं शामिल हैं बिक्री के बाद सेवाउत्पादों।

IDEF0 कार्यात्मक मॉडलिंग संकेतन का उपयोग संगठन मॉडल का वर्णन करने के लिए किया गया था। मॉडल की शीर्ष-स्तरीय प्रक्रियाएँ ISO 9001:2000 मानक के प्रमुख वर्गों के अनुरूप होती हैं, फिर उन्हें संगठन के उत्पादन और आर्थिक गतिविधियों के संबंध में सीधे निचले-स्तर की उप-प्रक्रियाओं में विघटित कर दिया जाता है। इस प्रकार, मॉडल एक संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक सेट है जिसमें आईएसओ 9001:2000 की आवश्यकताएं एकीकृत हैं। साथ ही, मानक की आवश्यकताओं की व्याख्या करने में सीमाएं हैं (उन्हें संगठन की गतिविधियों में स्थानांतरित करना) , इस तथ्य के कारण कि एक सशर्त संगठन को बिना किसी उद्योग विशिष्टता के आधार के रूप में लिया गया था। इस संबंध में, व्यवहार में, इस तरह के एक मॉडल का उपयोग आईएसओ 9001: 2000 की आवश्यकताओं के साथ-साथ एक मानक मॉडल की आवश्यकताओं के साथ उद्यम की गतिविधियों (जिम्मेदारी के क्षेत्रों - मानक के वर्गों) के अनुपालन के विश्लेषण के आधार के रूप में किया जा सकता है। QMS के विकास और कार्यान्वयन के लिए।

"व्यवसाय" और "अराजकता" की अवधारणाएं असंगत हैं और उनका सह-अस्तित्व अस्वीकार्य है। व्यवसाय एक सावधानीपूर्वक नियोजित प्रक्रिया है, जो नियंत्रण और प्रबंधन की विधि द्वारा निर्देशित होती है। बिजनेस प्रोसेस मैनेजमेंट एक तरह की कला है, जिसमें महारत हासिल करने के बाद बड़े व्यावसायिक उतार-चढ़ाव आपका इंतजार कर रहे हैं।

व्यापार प्रक्रिया का विवरण

और इसलिए, व्यावसायिक प्रक्रियाएँ परस्पर संबंधित अनुक्रमिक क्रियाओं का एक संघ हैं जो कि आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए विकसित की जाती हैं प्रेरक शक्तिकोई उद्यम। बनाने के लिए, प्रत्येक उद्यम में पेशेवरों का एक समूह होना चाहिए जो इस मामले में सक्षम हों। इस "लड़ाई" समूह का कार्य एक ऐसी प्रक्रिया को प्रभावी ढंग से और सही ढंग से व्यवस्थित करना है जो ग्राहकों की मांग से शुरू होती है और ग्राहकों की संतुष्टि के साथ समाप्त होती है। यह याद रखना चाहिए कि उद्यम की प्रतिस्पर्धा और इसकी वित्तीय स्थिति सीधे व्यावसायिक प्रक्रिया की दक्षता पर निर्भर करती है।

कंपनी को पारदर्शी बनाता है, क्योंकि यह इस सवाल का जवाब देने में मदद करता है कि क्या करता है, कौन जिम्मेदार है और किस हद तक।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए तीन बुनियादी नियम हैं:

1. केवल वर्णन करें मौजूदा प्रक्रियाएंउनकी वास्तविकता में, इस तरह से और एल्गोरिदम कि अब आप उन कार्यों को कर रहे हैं जो आपकी कंपनी का सामना करती हैं।
2. अपनी व्यावसायिक प्रक्रिया को सारगर्भित या बहुत विस्तृत तरीके से वर्णित करने का प्रयास न करें, आपका कार्य एक मध्य मार्ग खोजना है ताकि प्रक्रिया का सार स्पष्ट हो।
3. विस्तार के अपने चुने हुए स्तर पर टिके रहें, आपकी सभी प्रक्रियाओं को उसी स्तर तक विस्तृत किया जाना चाहिए।

चलिए आगे बढ़ते हैं चरण दर चरण निर्देशउद्यम की व्यावसायिक प्रक्रिया का विवरण:

1. सबसे पहले, प्रक्रिया के नाम के स्पष्ट और संक्षिप्त शब्दों पर निर्णय लें। यह "एक कैफे में एक आगंतुक की सेवा" हो सकता है। इस मामले में, हम समझते हैं कि हमारी व्यावसायिक योजना क्या है।
2. व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने में दूसरा चरण प्रक्रिया में "प्रवेश" बिंदु और "निकास" बिंदु निर्धारित करना है। इस प्रकार, हम एक कैफे में बैठक से चालान तक ग्राहक सेवा का शब्दांकन प्राप्त करते हैं।
3. अगला कदम प्रक्रिया के उद्देश्य को परिभाषित करना है। हमारे उदाहरण में, यह ग्राहकों की संतुष्टि को अधिकतम करना और प्रत्येक ग्राहक से लाभप्रदता को अधिकतम करना हो सकता है।
4. प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के लिए एक प्रक्रिया प्रबंधक नियुक्त करना बहुत महत्वपूर्ण है, जो प्रदर्शन करेगा प्रबंधकीय कार्यऔर नेतृत्व किया।
5. प्रक्रिया से "आउटपुट" को परिभाषित करना सुनिश्चित करें, इसमें मूर्त और अमूर्त दोनों रूप हो सकते हैं। भौतिक परिणाम हमारे मामले में कंपनी या कैफे का लाभ है, और अमूर्त परिणाम उसके होठों पर एक बड़ी मुस्कान के साथ सबसे संतुष्ट ग्राहक है। ये दो वैकल्पिक "निकास" हैं जिन्हें आप अपनी कंपनी में लागू कर सकते हैं।
6. यदि प्रक्रिया से कोई "आउटपुट" है, तो स्पष्ट रूप से एक "इनपुट" होना चाहिए - ये सभी आवश्यक सामान हैं और भौतिक मूल्य, जो एक निश्चित प्रक्रिया को काम करने के लिए आवश्यक हैं।

प्रक्रिया की प्रस्तुति का सबसे सुविधाजनक और सामान्य रूप फ़्लोचार्ट का रूप है। यह ऊपर से नीचे तक जाता है और अनुक्रमिक क्रियाओं के एल्गोरिदम का वर्णन करता है। नतीजतन, सब कुछ पूरी तरह से तार्किक और समझने योग्य योजना और एक व्यक्ति के काम के एल्गोरिदम के रूप में सामने आता है जो एक विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रिया में पड़ता है।

व्यवसाय प्रक्रिया विवरण उदाहरण : एक आगंतुक का आगमन → बैठक और स्थान → आदेश → एक आदेश का कार्यान्वयन → टेबल सेटिंग → एक आगंतुक की सेवा → वित्तीय इनाम → एक आगंतुक को देखना → एक संतुष्ट आगंतुक।

व्यवसाय प्रक्रियाएं क्या हैं? उदाहरण हमें इस विषय को बेहतर ढंग से समझने की अनुमति देंगे, इसलिए हम उनका सक्रिय रूप से उपयोग करेंगे।

सामान्य जानकारी

सबसे पहले, आइए समझते हैं कि व्यावसायिक प्रक्रियाएं क्या हैं। यह इनपुट पर प्राप्त संसाधनों को एक पूर्ण उत्पाद में बदलने के उद्देश्य से कुछ क्रियाओं के संचयी अनुक्रम का नाम है जिसका आउटपुट पर उपभोक्ताओं के लिए मूल्य है। इस परिभाषा के लिए धन्यवाद, यह समझा जा सकता है कि प्रत्येक संगठन के भीतर व्यावसायिक प्रक्रियाएँ होती हैं। वे औपचारिक हैं या नहीं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। याद रखें: आप हर जगह व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पूरा कर सकते हैं। लेख में बाद में उदाहरण दिए जाएंगे।

आइए एक घरेलू उदाहरण देखें। एक गृहिणी है जो बर्तन धोना चाहती है (व्यवसाय प्रक्रिया)। वह यह कार्य सौंपती है डिशवॉशर. प्रवेश द्वार पर हमारे पास गंदे व्यंजन हैं। प्रक्रिया के दौरान पानी का उपयोग किया जाएगा, डिटर्जेंटऔर बिजली। और बाहर निकलने पर हमें साफ बर्तन मिलते हैं। व्यावसायिक प्रक्रियाएँ एक समान योजना के अनुसार निर्मित होती हैं। बाद में जो उदाहरण दिए जाएंगे, वे ही इन शब्दों की पुष्टि करेंगे।

कार्यात्मक दृष्टिकोण

चूँकि हम (विशिष्ट उदाहरणों) में रुचि रखते हैं, आइए हम उनके विचार को स्थगित न करें, बल्कि तुरंत व्यापार में उतर जाएँ। मान लीजिए कि हमारे पास एक कंपनी है जहां प्रबंधन मायने रखता है। उनके अनुसार, एक उद्यम विभागों का एक समूह है। और प्रत्येक अपना विशिष्ट कार्य करने के लिए कार्य करता है। लेकिन ऐसे मामलों में, जब अलग-अलग विभाग अपने संकेतकों को प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो कंपनी की समग्र दक्षता अक्सर प्रभावित होती है।

आइए एक विशिष्ट संघर्ष प्रक्रिया को देखें। बिक्री विभाग को टर्नओवर बढ़ाने के लिए अधिकतम संभव वर्गीकरण में वृद्धि की आवश्यकता है। हालाँकि, वे यह भी चाहते हैं कि स्टॉक में हमेशा माल का भंडार हो। वहीं आपूर्ति विभाग सीमित दायरे में और अधिक मात्रा में खरीद की योजना बना रहा है। आखिरकार, ऐसे मामलों में वे कुशलता से काम करेंगे, और उनका मुख्य संकेतक बढ़ेगा (अधिक सटीक रूप से, आपूर्तिकर्ता से कीमत गिर जाएगी)। अर्थात्, एक कार्यान्वयन व्यवसाय प्रक्रिया है जिसे विभाग अलग तरह से देखते हैं।

प्रोसेस पहूंच

वह हर उस चीज़ को देखता है जो प्रक्रियाओं के एक समूह के रूप में घटित होती है। बुनियादी और सहायक हैं। प्रत्येक प्रक्रिया का अपना विशिष्ट लक्ष्य होता है, जो पूरी कंपनी के सामने आने वाले कार्य के अधीनस्थ होता है। इसके अलावा, एक मालिक है जो संसाधनों का प्रबंधन करता है और आवश्यक हर चीज के निष्पादन के लिए जिम्मेदार होता है। गुणवत्ता नियंत्रण और त्रुटि सुधार की भी व्यवस्था होनी चाहिए। यह बिना कहे चला जाता है कि संसाधनों के बिना कोई भी प्रक्रिया आगे नहीं बढ़ सकती है। और घटकों की सूची संकेतकों की एक प्रणाली द्वारा पूरी की जाती है, जिसके अनुसार व्यावसायिक प्रक्रियाओं का मूल्यांकन किया जाता है। इसके क्या उदाहरण हैं, क्योंकि यह वादा किया गया था कि वे होंगे? अब आइए एक पर नजर डालते हैं।

एक मानचित्र की कल्पना करो। बहुत केंद्र में स्थित है इसे अलग-अलग घटकों में बांटा गया है। वे एक प्रबंधन और समर्थन प्रक्रिया के साथ होते हैं जो यह सुनिश्चित करता है कि सब कुछ आवश्यकतानुसार निष्पादित हो। यह होगा प्रोसेस पहूंच. जब एक तत्व का कार्य पूरा हो जाता है, तो उसके विकास को दूसरे तत्व में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

व्यापार प्रक्रियाओं का विवरण

इसके उदाहरण में सामान्य रूप से देखेंपूरे लेख में देखा जा सकता है। लेकिन पूर्ण प्रलेखन अक्सर छोटी पुस्तकों (या यदि आप किसी विशाल कंपनी के काम का अध्ययन कर रहे हैं तो बड़े भी) की तुलना में मोटाई में तुलनीय हैं।

(जिनके उदाहरण यहां भी दिए गए हैं) के लिए आवश्यक है कि उद्यम के सभी संचालन यथासंभव स्पष्ट और पारदर्शी हों। यह उन्हें सर्वोत्तम संभव तरीके से विश्लेषण करने और असफल होने से पहले ही विभिन्न समस्याओं की पहचान करने की अनुमति देगा। यह याद रखना चाहिए मुख्य कार्यविवरण अलग-अलग इकाइयों की बातचीत को समझने के लिए है, यह ट्रैक करने के लिए कि वे कार्य के प्रत्येक चरण में क्या और किसको स्थानांतरित करते हैं। इसके लिए धन्यवाद, अस्थिर मानव कारक पर उद्यम की स्थिरता की निर्भरता को काफी सरल और कम करना संभव है। साथ ही, एक सक्षम दृष्टिकोण के साथ, वे कम हो जाएंगे और इसी तरह व्यापार प्रक्रियाओं का विवरण मदद करता है। इस तरह के अनुकूलन का एक उदाहरण लगभग किसी भी सफल कंपनी के प्रबंधक द्वारा प्रदर्शित किया जा सकता है।

विकास क्रम

चलो गौर करते हैं व्यावहारिक उदाहरणउद्यम में व्यापार प्रक्रिया। प्रारंभ में, हमें परियोजना की कार्यशील टीम का ध्यान रखना होगा। यह कंपनी के कर्मचारियों से बनता है। अक्सर यह पता चला है कि एक कामकाजी टीम पर्याप्त नहीं है। तब क्या किया जा सकता है? बलों की कमी को पूरा करने के लिए, आप एक अस्थायी समूह को आकर्षित कर सकते हैं। यह इस बात का वर्णन करने में भी मदद करता है कि किसी निश्चित समय पर प्रक्रिया कैसे कार्य करती है। साथ ही, कार्यों के बीच सभी कनेक्शनों की पहचान करने का प्रयास करना चाहिए, और सबसे छोटे विवरणों को ठीक नहीं करना चाहिए।

साइडट्रैक होने से बचने के लिए, मानक प्रक्रिया मानचित्रों और प्रपत्रों का उपयोग किया जा सकता है। प्रक्रियाओं को विकसित करते समय, क्रमिक सन्निकटन की विधि का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है। दूसरे शब्दों में, स्वीकार्य परिणाम प्राप्त होने तक सुधार कार्यों के चक्र को दोहराना आवश्यक है।

क्या ध्यान देना चाहिए?

आपको निम्नलिखित वर्गों पर ध्यान देना चाहिए:

1. मानक रूप।
2. नक्शा।
3. मार्ग।
4. मेट्रिसेस।
5. ब्लॉक आरेख।
6. जोड़ों का विवरण।
7. उपयोगी विवरण।
8. दस्तावेज़ीकरण।
9. विस्तारित विवरण।
10. संकेतकों और संकेतकों की परिभाषा।
11. निष्पादन विनियमन।

सबसे अच्छा, आवश्यक तत्वों की अवधारणा दे सकते हैं वास्तविक उदाहरण-व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पुनर्रचना मौजूदा उद्यम. लेकिन ऐसे मामलों में, आपको इस तथ्य के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है कि आपको बड़ी मात्रा में प्रलेखन के साथ खुद को परिचित करना होगा।

चलो कार्ड के बारे में एक शब्द कहते हैं

इसलिए, हमने पहले ही विचार कर लिया है कि व्यावसायिक प्रक्रियाएँ क्या हैं, उनके उदाहरण वास्तविक जीवन. अब चलते हैं तकनीकी दस्तावेज, जो तब होना चाहिए जब हमें एक सटीक और स्पष्ट विवरण की आवश्यकता हो। इसलिए, शुरुआत में मैं बिजनेस प्रोसेस मैप पर ध्यान देना चाहता हूं। यह एक फ्लोचार्ट के रूप में बनाया गया एक ग्राफिकल प्रतिनिधित्व है। साथ ही, यह सुनिश्चित करने के लिए सावधानी बरतनी चाहिए कि प्रत्येक प्रतिभागी का अपना अलग कॉलम हो। पंक्तियों में समय अंतराल होते हैं। पूरी तरह से डिज़ाइन किया गया नक्शा आपको यह जांचने की अनुमति देता है कि ऑपरेशन सिंक्रनाइज़ किया गया है या नहीं।

आप यह भी ट्रैक कर सकते हैं कि कंपनी के विभिन्न विभागों के बीच जानकारी कैसे और कैसे गुजरती है। प्राप्त करने के लिए सबसे अच्छा प्रभावकई सवाल पूछे जाने चाहिए। यह ऑपरेशन कौन करता है? इसे करने की आवश्यकता क्यों है? वह क्या दर्शाती है? ऑपरेशन कब किया जाना चाहिए? यह कहाँ किया जाता है? चल रही प्रक्रियाओं में सुधार करते समय, यह भी पूछना चाहिए कि क्या इसमें सुधार किया जा सकता है।

मैट्रिक्स

वे उद्यम के भीतर सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक प्रक्रियाओं को उजागर करने के लिए आवश्यक हैं। उनके संकलन के दौरान, जो कुछ भी होता है, साथ ही साथ आपसी प्रभाव की डिग्री को भी ध्यान में रखा जाता है।

प्रक्रिया श्रृंखला का विश्लेषण करते समय, यह पता लगाना मुश्किल नहीं है कि सूचनाओं का आदान-प्रदान ऊपरी बाएँ कोने से निचले दाएँ कोने में जाता है। अर्थात्, इस गणितीय रूप में, आपूर्तिकर्ता और उपभोक्ता के बीच के संबंध को एक आयत के रूप में प्रस्तुत किया गया है। मैट्रिक्स के प्रत्येक सेल में, सभी आवश्यक आवश्यकताएंएक कार्रवाई के लिए जो किया गया है / किया जा रहा है / किया जाएगा। वे एक प्रकार के द्वि-आयामी मॉडल हैं, जिनकी मदद से कोई यह अनुमान लगा सकता है कि क्या किया जा रहा है और कैसे और किस लक्ष्य का पीछा किया जा रहा है। यहां मैट्रिक्स को संकलित करने में कठिनाइयाँ यह हैं कि अधिकतम सटीकता के साथ गणना करने के लिए, महत्वपूर्ण मात्रा में डेटा का उपयोग करना अक्सर आवश्यक होता है। और इसका तात्पर्य बड़ी संख्या की उपस्थिति से है। इसके अलावा, ऐसे मामलों में, आमतौर पर डिजिटल जानकारी का उपयोग किया जाता है, जिसकी अक्सर गणना की जानी होती है।

व्यक्तिगत जानकारी:

नियमित प्रबंधन के क्षेत्र में 70 से अधिक कंपनियों को सलाह दी: 10 से 9,000 लोगों तक (जिनमें शामिल हैं: होल्डिंग्स, चेन स्टोर, कारखाने, सेवा कंपनियां, बिल्डर, सरकारी अधिकारी, वेब एजेंसियां, ऑनलाइन स्टोर)। अलेक्जेंडर फ्रीडमैन का छात्र।

पुस्तक के सह-लेखकों में से एक सामाजिक प्रौद्योगिकियांतेलिन स्कूल ऑफ मैनेजर्स। व्यवसाय, प्रबंधन और में सफल उपयोग का अनुभव गोपनीयता": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

सीईओ

"तीन रास्ते ज्ञान की ओर ले जाते हैं: चिंतन का मार्ग सबसे अच्छा मार्ग है, अनुकरण का मार्ग सबसे आसान मार्ग है, और अनुभव का मार्ग सबसे कड़वा मार्ग है"

कन्फ्यूशियस

किसके लिए:मालिक, शीर्ष प्रबंधक, अधिकारी

नियमों के माध्यम से प्रक्रिया प्रबंधन "पैर के माध्यम से हाथ" प्रबंधन की ओर जाता है

मैंने बार-बार विनियमों के लाभों के बारे में बात की है जो व्यापार मालिकों और प्रबंधकों के लिए ऐसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करते हैं:

• कर्मचारियों की ओर से त्रुटियों को कम करना;
• कार्य की गुणवत्ता का मानकीकरण;
• व्यक्तिगत निर्भरता का उन्मूलन;
• प्रत्येक कर्मचारी को अपने काम को सबसे कुशल तरीके से करने का अवसर।

और मैं शायद ही कभी किसी ऐसे नेता से मिला हो जो नियमों को उपयोगी न मानता हो। ऐसा लगता है कि विनियमन सभी बीमारियों के लिए रामबाण है! लेकिन... "केवल नियमों के अनुसार शासन" करने के प्रयास अक्सर विफल हो जाते हैं।

क्यों? अब मैं समझाने की कोशिश करूंगा। नियमों- यह कंपनी में होने वाले वर्कफ़्लो (कार्यों का क्रम) के किसी भी भाग का विवरण है: या तो पूरी प्रक्रिया, या कई प्रक्रियाएँ, या प्रक्रिया का हिस्सा।

प्रक्रिया("बिजनेस प्रोसेस" का पर्यायवाची) कुछ को हल करने के लिए क्रियाओं का एक क्रम है विशिष्ट कार्य(गैर-मानक कार्य परियोजनाओं को संदर्भित करते हैं)।

प्रक्रियाओं को प्रभावी ढंग से सीधे प्रबंधित करें, और उन्हें औपचारिक रूप देने के लिए आरेख बनाएं

प्रक्रियाओं को सरल और यौगिक में विभाजित किया गया है। कम्पोजिट- कई शामिल हैं सरल प्रक्रियाएँ. वहाँ अभी भी एंड-टू-एंड प्रक्रियाएं. प्रक्रियाएं कहलाती हैं विभिन्न चरणजो कंपनी के कई विभागों से होकर गुजरती है। यह आमतौर पर उनकी जटिलता है।

यदि कर्मचारियों को नियमों के ढांचे के भीतर प्रबंधित करना संभव है, तो नियमों के माध्यम से प्रक्रियाओं का प्रबंधन करना एक पैर के माध्यम से हाथ को नियंत्रित करने की कोशिश के समान है। जबकि सीधे हाथ को नियंत्रित करना कहीं अधिक कुशल है।

प्रक्रिया प्रबंधन में, उनका ग्राफिकल और योजनाबद्ध प्रतिनिधित्व (उदाहरण के लिए, बीपीएमएन नोटेशन में) सीधे मदद करता है। सामग्री के अध्ययन के लिए आगे बढ़ने से पहले, मैं यह समझने का प्रस्ताव करता हूं कि प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने के लिए नियम पर्याप्त क्यों नहीं हैं।

विनियम पर्याप्त क्यों नहीं हैं

• सभी प्रक्रियाएं रैखिक नहीं होती हैं। कई में कई "अगर ... तो ..." स्थितियां होती हैं। विनियमन के पाठ के "तौलिया" को जल्दी से समझना और समझना मुश्किल है प्रक्रिया चरण कैसे संबंधित हैं. उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के चयन के नियम लगभग हर चरण में समान कांटे से भरे हुए हैं। आवेदक की स्थिति के आधार पर, साक्षात्कार दूरस्थ रूप से या व्यक्तिगत रूप से, उसके तत्काल पर्यवेक्षक की भागीदारी के साथ या उसके बिना आयोजित किया जा सकता है।
• यदि प्रक्रिया कई कड़ियों से होकर गुजरती है, तो "अंतिम परिणाम के लिए कौन जिम्मेदार है" की समस्या उत्पन्न होती है। विफलताओं और जाम के मामले में, कर्मचारी एक दूसरे को दोष देते हैंऔर परिस्थितियों पर, पारस्परिक जिम्मेदारी है।
• कर्मचारी साथ नहीं चल पा रहे हैंकौन क्या कर रहा है इसके बारे में।
• कम दृश्यता (अभी भी विनियमन के पाठ की एक ही विशाल राशि) के कारण, यह अत्यंत है प्रक्रिया का अनुकूलन और विकास करना मुश्किल है.
• कर्मचारी समय की महत्वपूर्ण बर्बादीबड़ी तस्वीर और सभी रिश्तों को पढ़ने, अध्ययन करने और समझने के लिए। विनियम शायद ही कभी पूरी प्रक्रिया का वर्णन करते हैं। अक्सर, एक प्रक्रिया जो कई विभागों से होकर गुजरती है, उसके अलग-अलग नियम होते हैं।

प्रक्रिया प्रबंधन का परिचय: प्रक्रिया का वर्णन करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

प्रक्रिया प्रबंधन- एक संपूर्ण विज्ञान। लेकिन मैं उद्देश्यपूर्ण ढंग से कई चीजों को सरल बनाऊंगा ताकि यह स्पष्ट हो सके कि यह कैसे काम करता है। संक्षेप में, प्रक्रिया प्रबंधन के सिद्धांत का सार यह है कि किसी कंपनी की सभी गतिविधियों को प्रक्रियाओं में विभाजित किया जा सकता है (अप्रत्याशित रूप से सही?)

यह समझने के लिए कि प्रक्रिया कैसे काम करती है, एक आरेख बनाना आवश्यक है जो अभिनेताओं (विभागों, कर्मचारियों, प्रदर्शन की गई भूमिकाएं) और प्रक्रिया के चरणों के बीच सभी संबंधों को दिखाएगा। योजना से यह स्पष्ट होना चाहिए कि प्रक्रिया का कौन सा चरण किस विभाग द्वारा निष्पादित किया जाना चाहिए, किस चरण को पूरा करने के लिए इनपुट डेटा प्राप्त किया जाना चाहिए, और किसके लिए परिणाम स्थानांतरित किया जाएगा।

सभी योजनाएं समान रूप से उपयोगी नहीं होती हैं। मेरी राय में, प्रक्रिया आरेख के लिए महत्वपूर्ण आवश्यकताएं हैं (और इसलिए, प्रयुक्त संकेतन प्रणाली के लिए, जिसे संकेतन कहा जाता है):

• प्रक्रिया में प्रतिभागियों द्वारा योजना की स्पष्ट व्याख्या।
• इस संकेतन (संकेतन) पर पर्याप्त मात्रा में प्रशिक्षण वीडियो सामग्री की उपस्थिति।
• अंकन के लिए संभावनाएँ: क्या यह जल्दी से विकसित हो रहा है, कितना उपयोग किया जाता है, क्या इसका उपयोग भविष्य में किया जाएगा या यह पहले से ही "मर रहा है"

ये सभी मानदंड, मेरी राय में, BPMN संकेतन (संस्करण 2.0) द्वारा पूरे किए जाते हैं। चित्र बनाने के लिए, मैं उपयोग करने की सलाह देता हूं मुफ्त कार्यक्रमबिज़गी मॉडलर।

और एक बार फिर सरलीकरण के बारे में। आरेख बनाना शुरू करना, आपको 100% मानक का पालन करने की आवश्यकता नहीं है, यह केवल कार्यान्वयन को जटिल करेगा। प्रारंभिक चरणों में, मुख्य बात यह है कि योजनाएँ प्रतिभागियों के लिए समझ में आती हैं और उनके द्वारा स्पष्ट रूप से व्याख्या की जाती हैं। अभी भी आपके पास योजनाओं को मानक के अनुरूप लाने का समय है।

कुल प्रक्रिया आरेख निम्नलिखित कार्यों को हल करते हैं:

• पारदर्शिता। कलाकार और प्रबंधक दोनों प्रक्रिया के चरणों के बीच के संबंध को समझते हैं, साथ ही ये चरण किस कर्मचारी / विभाग के उत्तरदायित्व के क्षेत्र में स्थित हैं।
• सबसे महत्वपूर्ण और / या कम से कम कुशल कदमों की पहचान करके प्रक्रिया को अनुकूलित करने की क्षमता।

अनुकूलन लक्ष्य निर्धारित करना न भूलें और गणना करें कि खर्च किए गए संसाधनों में कितना परिवर्तन होगा नया संस्करणप्रक्रिया!

प्रक्रिया प्रबंधन की प्रमुख विशेषता पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार व्यक्ति है

किसी भी मालिक और शीर्ष प्रबंधक के लिए सबसे महत्वपूर्ण सिरदर्द में से एक आपसी जिम्मेदारी की स्थिति है, जब घटना के लिए किसी को दोषी नहीं ठहराया जाता है, और कर्मचारी और विभाग एक दूसरे को दोष देते हैं। आपसी गारंटी कितनी बंद है?

एक निकास है। जब आप देखते हैं कि आपके पास एंड-टू-एंड प्रक्रिया है (उदाहरण के लिए, ग्राहक आदेश की पूर्ति), तो इस बारे में सोचें कि प्रक्रिया के लिए कौन जिम्मेदार हो सकता है, और प्रक्रिया की एक अलग प्रति के लिए कौन जिम्मेदार हो सकता है।

पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार(कभी-कभी "प्रक्रिया स्वामी" कहा जाता है) - यह प्रबंधक (या कर्मचारी) होता है जो व्यवसाय प्रक्रिया के परिशोधन और विकास के लिए जिम्मेदार होता है; वैश्विक उभरती टक्करों और विफलता विश्लेषण को हल करना; प्रक्रिया की नकल करने के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए सहायता और प्रशिक्षण।

एक प्रक्रिया की एक प्रति व्यवहार में एक व्यवसाय प्रक्रिया के कार्यान्वयन में से एक है। उदाहरण के लिए, "क्लाइंट के लिए कस्टम-मेड किचन बनाना" एक एंड-टू-एंड बिजनेस प्रोसेस है। प्रक्रिया प्रतियां विशिष्ट आदेश हैं। इस मामले में निदेशक के खुदरा बिक्री, और एक विशिष्ट प्रति के लिए - सैलून प्रबंधक जो एक विशिष्ट सौदे की देखरेख करता है।

यदि कोई प्रबंधक प्रक्रिया (आदेश) की अपनी प्रति के साथ किसी समस्या का सामना करता है और इसे हल नहीं कर सकता है, तो वह खुदरा बिक्री के निदेशक के पास जाता है।

प्रक्रिया को विकसित करने और इसकी सभी प्रतियां बनाने के लिए एक व्यक्ति जिम्मेदार होना चाहिए।

तो एक शख्स है जो पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है(प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोगों के काम सहित), लेकिन प्रतियां बनाने के लिए जिम्मेदार लोग हैं। प्रक्रिया प्रबंधन के ढांचे के भीतर, प्रक्रिया की प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोग "प्रक्रिया स्वामी" के अधीनस्थ होते हैं, और प्रक्रिया में भाग लेने वाले जिम्मेदार लोगों के अधीनस्थ होते हैं।

उत्पन्न होने वाली समस्याओं को हल करने के लिए "प्रक्रिया स्वामी" और इसकी प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए, उन्हें सशक्त बनाने का ध्यान रखें (उदाहरण के लिए, संबंधित विभागों से आदेश की स्थिति के बारे में जानकारी का अनुरोध करें: वितरण सेवा, असेंबलर; समस्या होने पर निर्णय लें उठना)।

योजनाओं और विनियमों का उपयोग करके व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने और विकसित करने के लिए एल्गोरिथम

यह अभ्यास करने के लिए आगे बढ़ने का समय है। मुझे लगता है कि आप पहले से ही प्रमुख प्रक्रियाओं के चित्र बनाने के विचार से आग बबूला हैं। इसे कैसे करें नीचे चर्चा की जाएगी।

चरण 1. एक प्रक्रिया आरेख बनाएं और उस पर सहमत हों

1. प्रक्रिया विकास प्रबंधक और प्रक्रिया के विशिष्ट उदाहरणों को निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों के साथ प्रक्रिया आरेख बनाएं। प्रक्रिया में सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को हाइलाइट करें। आरेख में प्रत्येक प्रक्रिया और प्रत्येक चरण में "इनपुट" और "आउटपुट" होता है। नियम लिखते समय, विचार करें कि क्या इनपुट होगा और कार्य का परिणाम क्या होगा।
2. प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों या प्रतिभागियों के विभागों के प्रमुखों के साथ योजना का समन्वय करें।

उदाहरण 1। बीपीएमएन नोटेशन में "कर्मचारियों का चयन" प्रक्रिया की योजना

उदाहरण #2। बीपीएमएन नोटेशन में "कर्मचारियों का चयन" योजना का हिस्सा

चरण 2। प्रक्रिया चरणों के निष्पादन के लिए एक नियम लिखें

आरेख में दिखाई गई प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के लिए, वैश्विक निर्देश का एक अलग विनियमन या उपखंड बनाना आवश्यक है। नियमों में, सभी बारीकियों का विस्तार से वर्णन करना आवश्यक है: कार्य किस क्रम में किया जाएगा; इसमें कौन से छोटे चरण होते हैं; परिणाम की गुणवत्ता के लिए क्या आवश्यकताएं हैं; किस तकनीक पर काम करना है।

प्रक्रिया आरेख के चरणों में से एक के नियमन में विवरण का एक उदाहरण

चरण 3: प्रक्रिया नियंत्रण प्रारंभ करें

प्रश्न उठते हैं: प्रक्रिया के वर्तमान चरण को कैसे देखा जाए, जो समस्याएं उत्पन्न होती हैं, और क्या यह सफलतापूर्वक पूरा हो गया था, या कुछ चरणों में हमेशा के लिए अटक गया था? या शायद यह पूरा हो गया था, लेकिन आधे चरण विचलन और त्रुटियों के साथ पूरे हुए थे, और उनमें से कुछ को पूरी तरह से छोड़ दिया गया था?

बोझिल हैं (और बड़ी कंपनियों के लिए उपयोगी) सॉफ़्टवेयर समाधान, जिसमें आप न केवल चित्र बना सकते हैं, बल्कि निष्पादन के लिए प्रक्रियाएँ भी शुरू कर सकते हैं। लेकिन चालू आरंभिक चरणमैं इसके बजाय वैश्विक कार्यान्वयन से बचना चाहूंगा। कर्मचारियों को प्रक्रियाओं के साथ काम करना सिखाएं। Google स्प्रेडशीट में चेकलिस्ट के साथ प्रारंभ करें।

भविष्य में, Bitrix24 या 1C में व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर स्विच करें। यह संभव है कि वे आपकी कंपनी के लिए पर्याप्त से अधिक हों।

चरण 4: दक्षता और गुणवत्ता बढ़ाने के लिए प्रक्रिया का विकास और अनुकूलन करें

जैसा कि मैंने पहले ही उल्लेख किया है, इसके "मालिक" को प्रक्रिया के विकास के लिए जिम्मेदार होना चाहिए (मैं ध्यान देता हूं कि यह "चाहते / नहीं चाहते" की श्रेणी से नहीं है, बल्कि कर्मचारी का मानद कर्तव्य है)।

प्रक्रिया के तर्क (कनेक्शन) में कोई भी समायोजन, चरणों को जोड़ना या हटाना - आरेख पर पहले प्रदर्शन करें। प्रक्रिया में प्रमुख प्रतिभागियों के साथ नियोजित परिवर्तनों पर सहमति होने के बाद, नियमों, चेकलिस्ट को अंतिम रूप देना और कॉन्फ़िगर की गई व्यावसायिक प्रक्रियाओं में परिवर्तन करना संभव होगा।

यहां उन योजनाओं की सूची रखना महत्वपूर्ण है जिनके लिए स्वचालित व्यावसायिक प्रक्रियाएं कॉन्फ़िगर की गई हैं, चेकलिस्ट बनाई गई हैं और नियम हैं (शायद एक अलग तालिका या विनियमन की शुरुआत में एक विशेष क्षेत्र इसके लिए उपयोगी है)। यह "प्रक्रिया स्वामी" की मदद करेगा सभी स्तरों पर परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ करें, साथ ही उन्हें अनावश्यक क्रियाओं के बिना निष्पादित करें।

उदाहरण के लिए, स्वचालित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अभाव में, चरणों के विवरण के छोटे जोड़ विनियमों में तुरंत किए जा सकते हैं। जब तक, निश्चित रूप से, ये जोड़ आरेख में लिंक और चरणों को प्रभावित नहीं करते हैं।

प्रक्रिया में सभी परिवर्तनों के बारे में न केवल इसके प्रत्यक्ष प्रतिभागियों, बल्कि सभी इच्छुक पार्टियों को सूचित करना भी महत्वपूर्ण है। परिवर्तनों के बारे में संचार इस मायने में भिन्न है कि लोग केवल परिवर्तन देखेंगे, और उन्हें अतिरिक्त खोजने के लिए पूरे नियम का फिर से अध्ययन करने की आवश्यकता नहीं होगी।

निष्कर्ष, या क्यों "सब कुछ एक बार में" परियोजनाओं के कब्रिस्तान का रास्ता है

आप प्रक्रियाओं के बारे में बहुत सारी बातें कर सकते हैं, जो पूरी किताब के लिए पर्याप्त है। लेकिन ... मृत परियोजनाओं के कब्रिस्तान "सब कुछ एक बार में" और सबसे महंगे और / या बहुक्रियाशील सॉफ़्टवेयर को लागू करने के प्रयासों से भरे हुए हैं। सबसे अच्छे रूप में, कर्मचारियों ने पेश की गई तकनीकों का उपयोग नहीं किया, या सिस्टम इतने बोझिल हो गए कि उनके साथ काम करना असंभव हो गया। सबसे खराब, कार्यान्वयन में कठिनाइयों ने काम को अंत तक पूरा नहीं होने दिया।

एक और महत्वपूर्ण बिंदु. यदि आपके अधीनस्थ समझौतों को पूरा नहीं करते हैं, तो न तो नियम और न ही प्रक्रिया आरेखों की ड्राइंग आपकी मदद करेगी। कार्रवाई का एकमात्र तरीका समझौतों के अनुपालन के रूप में एक "कठिन" क्षेत्र बनाना है और इसका और विस्तार करना है। ये सहायता करेगा।

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आज सामान्य स्थानतथ्य यह था कि कार्य के संगठन के लिए व्यवसाय प्रक्रिया दृष्टिकोण को आधुनिक माना जाता है, अभिनव समाधान, जो, अगर लागू किया जाता है, तो काम की गुणवत्ता में सुधार करने और उद्यम के लाभ को बढ़ाने में मदद करता है। मैंने एक से अधिक बार उनके साथ काम करने की व्यावसायिक प्रक्रियाओं और प्रणालियों (बीपीएमएन, बीपीएमएस) के बारे में भी लिखा। उदाहरण के लिए, "व्यावसायिक प्रक्रिया क्या है" लेख में मैं इस दृष्टिकोण की मुख्य अवधारणाओं, विशेषताओं और लाभों का वर्णन करता हूं। और अब मैंने प्रक्रिया दृष्टिकोण को लागू करने के नुकसान के बारे में बात करने का फैसला किया है, अगर इस दृष्टिकोण को लागू किया जाता है तो कंपनी और उसके कर्मचारियों पर क्या नकारात्मक प्रभाव पड़ता है।

ऐसा लगता है कि एक विशेषज्ञ को काम पर रखा गया था - एक व्यापार सलाहकार, या एक व्यापार विश्लेषक, वह अपने व्यवसाय को जानता है। आप आराम कर सकते हैं, विशेषज्ञ सब कुछ करेंगे "जैसा होना चाहिए।" लेकिन वास्तव में, सब कुछ उतना सरल नहीं है जितना पहली नज़र में लग सकता है। और गलत समाधान के मामले में, ग्राहक और उसके कर्मचारी समस्याओं का इंतजार कर रहे हैं।

इस लेख को पढ़ने से पहले, मैं दृढ़ता से अनुशंसा करता हूं कि आप इस विषय पर मेरे पिछले प्रकाशनों को पढ़ें:

बेशक, आप पाठ में कंपनी के काम का वर्णन करने की कोशिश कर सकते हैं, यहां तक ​​​​कि एल्गोरिथम, यानी। वास्तव में, प्रक्रियाओं का वर्णन भी में लागू किया जा सकता है पाठ प्रपत्र. उदाहरण के लिए, कुछ पेशेवर काम करने के इस तरीके को पसंद करते हैं। और यह उनका अधिकार है।
लेकिन अंकन को हल करने के लिए कर्मचारियों के कार्यों की एक पाठ्य सूची को कॉल करने के लिए अलग - अलग प्रकारकार्यों की अनुमति नहीं है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण (नोटेशन) कुछ नियमों के अधीन है, किसी भी भाषा की तरह, उनका अपना "वाक्यविन्यास" और "शब्दावली" है। लेकिन अगर, उदाहरण के लिए, प्रोग्रामिंग भाषाओं में, "नियम" और "शब्द" टेक्स्ट कमांड का एक सेट हैं, तो बीपीएम नोटेशन में यह सबसे पहले ग्राफिक्स है।

यह इतना महत्वपूर्ण क्यों है? स्थापित और स्थापित नियमों के अलावा, एक तार्किक व्याख्या भी है। ग्राफिक चित्र को समग्र रूप से देखना आसान है। लेकिन बड़ी तस्वीर को देखने और समझने के बाद ही हम कह सकते हैं कि हमने व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन किया है। चित्र में जो स्थिति दिखाई गई है, वह हमारे द्वारा चित्रित किए जाने के बाद ही अस्तित्व में आने लगती है। व्यापार प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय यह सार है।

इसलिए, मैं सहमत होने का प्रस्ताव करता हूं:

अगर मैं व्यापार प्रक्रियाओं के विवरण के बारे में बात कर रहा हूं, तो हम किसी एक संकेतन में ग्राफिक रूप से वर्णित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में बात कर रहे हैं।

लेकिन लेख के मुख्य विषय पर वापस, आइए यह पता लगाने की कोशिश करें कि व्यवहार में व्यावसायिक प्रक्रियाओं का उपयोग करने के क्या नुकसान हैं, वे क्यों उत्पन्न होते हैं और वे क्या कर सकते हैं।

व्यवसाय प्रक्रिया विवरण कैसे बनाया जाता है

बहुधा, बाहर से आमंत्रित एक व्यावसायिक परामर्शदाता व्यवसाय प्रक्रिया का विवरण तैयार करने का काम करता है। यह विशेषज्ञ अपने व्यवसाय को जानता है, और निश्चित रूप से, एक संकेतन बनाने से पहले, वह व्यवसाय के कार्य, इसकी विशेषताओं का अध्ययन करता है। लेकिन आपको यह समझने की जरूरत है कि अध्ययन पर खर्च किए गए कम समय में सबसे अच्छा आमंत्रित विशेषज्ञ भी इस कंपनी की गतिविधि के क्षेत्र में विशेषज्ञ नहीं बन सकता है। नकारात्मकता और गलतफहमी को दूर करने के लिए मैं तुरंत ग्राहक को यह समझाता हूं:

उदाहरण के लिए, मुझे एक सिलाई उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए आमंत्रित किया गया था, लेकिन साथ ही मुझे सिलाई व्यवसाय में विशेषज्ञ ज्ञान नहीं है, अर्थात। मैं अपने दम पर कुछ नहीं बना सकता। मैंने एक ट्रैवल कंपनी के साथ भी काम किया, लेकिन मेरे लिए समर कैंप वेकेशन में बच्चे के साथ जाने की प्रक्रिया अब सिर्फ एक "निश्चित प्रक्रिया" है, मैंने इसे खुद कभी नहीं किया। मैंने साथ काम भी किया चिकित्सा केंद्र, और यहाँ भी मैं आपको ठीक-ठीक यह नहीं बता सकता कि ऑपरेशन के लिए रोगी के बारे में जानकारी कैसे एकत्र की जाती है, क्योंकि मैं डॉक्टर नहीं हूँ।

इस लेख में प्रयुक्त शब्दों के बारे में थोड़ा

आगे बढ़ने से पहले, क्या हो रहा है और अनुकूलन कार्य में उस व्यक्ति या लोगों के समूह की भूमिका की तस्वीर को स्पष्ट करना आवश्यक है।

एक कर्मचारी एक व्यक्ति या लोगों के समूह का प्रतिनिधित्व करने वाली एक संस्था है जो सूचना का स्रोत है। कर्मचारी व्यवसाय प्रक्रिया में सक्षम है, निर्णय लेने का अधिकार नहीं है और आमतौर पर मॉडलिंग में सक्षम नहीं है।

एक व्यापार विश्लेषक एक व्यक्ति या लोगों का प्रतिनिधित्व करने वाली एक इकाई है जो व्यवसाय प्रक्रिया का मॉडल करता है और कुछ मामलों में, व्यवसाय प्रक्रिया में सुधार के लिए सिफारिशें प्रदान कर सकता है। ज्यादातर मामलों में, वे शुरू में प्रक्रिया में सक्षम नहीं होते हैं और उनका अधिकार नहीं होता है। निर्णय ले।

नेता - एक व्यक्ति या लोगों के समूह का प्रतिनिधित्व करने वाली संस्था जो निर्णय लेने के लिए जिम्मेदार होती है। प्रबंधक निर्णय लेने में सक्षम होता है, और आमतौर पर व्यवसाय प्रक्रिया और मॉडलिंग में अक्षम होता है।

संकेतन/व्यवसाय संकेतन व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए एक भाषा है।

क्या कोई मुझे सुधार सकता है कि एक व्यक्ति कैसा हो सकता है अच्छा कर्मचारीऔर एक अच्छा व्यापार विश्लेषक। मैं तुरंत कहूंगा कि मैंने ऐसे लोगों को नहीं देखा है, और ऐसे व्यक्ति की कल्पना करना मुश्किल है जो व्यापार विश्लेषण और कंपनी की सभी गतिविधियों जैसे दो विषयों में समान रूप से अच्छा होगा।

स्पष्टता के लिए, मैं आपको एक तालिका प्रदान करता हूं (स्तंभों और पंक्तियों का क्रम मायने नहीं रखता):

आपको एक आमंत्रित व्यापार विश्लेषक की आवश्यकता क्यों है?

व्यवसाय कैसे काम करता है, इसकी स्पष्ट तस्वीर प्राप्त करने के लिए व्यवसाय मॉडलिंग आवश्यक है, अर्थात। "जैसा है, वैसा है"। साथ ही, "पतले धब्बे" और सेगमेंट जिनमें अनुकूलन करना संभव है, ध्यान देने योग्य हो जाते हैं।

अंकन तैयार करने के लिए, विश्लेषक कंपनी के काम का अध्ययन करता है, "जैसा है" व्यवसाय प्रक्रिया का विवरण तैयार करता है। इसके अलावा, कंपनी (ग्राहक) के प्रबंधन द्वारा वर्णित इच्छाओं और समस्याओं को ध्यान में रखते हुए, वह निर्धारित करता है कि "यह कैसा होना चाहिए"। और ग्राफिक तत्वों की मदद से, संकेतन यह बता सकता है कि पहली अवस्था से दूसरी अवस्था में जाने के लिए वास्तव में कहाँ और क्या बदलना है।

एक सक्षम अंकन की तैयारी के लिए निम्नलिखित घटक आवश्यक हैं:

1. व्यापार विश्लेषण का ज्ञान और अंकन के साथ काम करने की क्षमता।
2. किसी विशेष प्रक्रिया के संचालन के बारे में जानकारी।
3. अनुकूलन आवश्यकताएँ: कंपनी का प्रबंधन किस परिणाम के लिए प्रयास कर रहा है।

ज्ञान और अंकन के साथ काम करने की क्षमता एक व्यापार विश्लेषक की क्षमता है। कंपनी के काम की जानकारी उन्हें कर्मचारियों और प्रबंधन द्वारा मुहैया कराई जाती है। ऐसा करने में, व्यापार विश्लेषक निश्चित कार्यडेटा संग्रह के लिए। वह कंपनी की रिपोर्टिंग का उपयोग करता है, विभिन्न विभागों के प्रबंधकों और कर्मचारियों के साथ साक्षात्कार करता है, सबसे संपूर्ण चित्र प्राप्त करना चाहता है। परिणाम काफी हद तक इस बात पर निर्भर करता है कि यह काम कितनी अच्छी तरह से किया जाता है, और कंपनी के प्रतिनिधि कितनी सक्रियता से आवश्यक जानकारी प्राप्त करने में योगदान देने के लिए तैयार हैं। यह एक अलग काम है, इसकी अपनी बारीकियों और तकनीकों के साथ।

यह समझना भी महत्वपूर्ण है कि प्रस्तावित कार्य अनुकूलन विकल्पों में से किस पर व्यवहार में लागू किया जाएगा, यह निर्णय व्यवसाय प्रबंधक द्वारा किया जाता है, और अंतिम परिणाम इस पर किसी व्यवसाय विश्लेषक के काम की गुणवत्ता से कम नहीं होता है।

उदाहरण

निम्नलिखित में, मैं यह दिखाने के लिए उदाहरणों का उपयोग करूँगा कि कैसे गलत इनपुट डेटा गलत निष्कर्ष की ओर ले जाता है। और क्यों किसी व्यक्ति से छुटकारा पाने की ऐसी आकांक्षाएं अक्सर दुखद रूप से समाप्त हो जाती हैं। मैंने यह प्रदर्शित करने के लिए पहला उदाहरण दिया कि यह कैसे काम करता है।
दूसरा उदाहरण यह स्पष्ट करने के लिए है कि कंपनी का पैमाना भी आपको समस्याओं से नहीं बचा सकता है।

उदाहरण 1. एक ऑनलाइन स्टोर का स्वचालन

एक बहुत ही सामान्य स्थिति ऑनलाइन स्टोर का अनुकूलन है।

प्रारंभ में, कई लोगों ने प्रोसेसिंग ऑर्डर पर काम किया:

• ऑपरेटर जो मैन्युअल रूप से साइट से प्राप्त आदेशों को लेखा प्रणाली में स्थानांतरित करते हैं।
• एक गोदाम कर्मचारी जो ऑर्डर के शिपमेंट में सीधे तौर पर शामिल था।

अनुकूलन के बाद, ऑपरेटरों की आवश्यकता गायब हो गई, क्योंकि आदेश स्वचालित रूप से लेखा प्रणाली में स्थानांतरित हो जाता है, जहां सभी आवश्यक दस्तावेजऔर आइटम सुरक्षित रखता है।

नतीजतन, ऑर्डर के शिपमेंट में शामिल व्यक्ति, ऑपरेटरों की मदद के बिना, स्वतंत्र रूप से दस्तावेजों को प्रिंट कर सकता है और शिपमेंट के लिए सामानों की सूची तैयार कर सकता है। ऑपरेटरों की बिल्कुल जरूरत नहीं है।

कागज पर, यह सब ठीक दिखता है। सिस्टम लागू है, ऑपरेटरों को निकाल दिया जाता है। एक गोदाम कार्यकर्ता को कर्तव्यों की एक सूची दी जाती है (दस्तावेज़ों को प्रिंट करना), और यदि वे बहुत भाग्यशाली हैं, तो वे अपना वेतन बढ़ाते हैं। कंपनी कई दरों को कम करके, मानवीय त्रुटि को दूर करके पैसे बचाती है। सब कुछ पहले से बेहतर काम करना चाहिए।

व्यवहार में, यह पता चला है कि स्थिति इतनी अच्छी होने से बहुत दूर है।

यदि पहले गोदाम में कोडांतरक द्वारा प्राप्त आदेशों की संख्या मानव ऑपरेटरों के काम की गति से सीमित थी, तो अब आदेश स्वचालित रूप से, लगभग तुरंत बनते हैं, और "गोदाम में" जमा होते हैं।

प्रति दिन संसाधित किए जाने वाले आदेशों की संख्या अब केवल गोदाम कर्मचारी की क्षमता तक सीमित है। एक व्यक्ति निरंतर "आदेशों की कतार" देखता है। वह अपने वरिष्ठों द्वारा भी देखी जाती है, और आदतन असंतोष व्यक्त करती है।

यहां तक ​​\u200b\u200bकि अगर "ऊपर से" कोई नकारात्मक नहीं है, तो व्यक्ति खुद को लगातार "रुकावट" देखता है, उसे पहले से कहीं ज्यादा मेहनत करनी पड़ती है। बेशक, यह वेतन में वृद्धि के लिए आंशिक रूप से क्षतिपूर्ति करता है। लेकिन फिर भी, बढ़े हुए भार के कारण, मनोवैज्ञानिक समेत थकान जमा होती है। मनुष्य कोई मशीन नहीं है, वह बिना किसी रुकावट के दिन-ब-दिन पूरी तरह से काम नहीं कर सकता। प्रत्येक व्यक्ति की एक निश्चित अधिकतम सीमा होती है - वह प्रति शिफ्ट में कितने आदेशों को संसाधित करने में सक्षम होता है।

नतीजतन, गोदाम कर्मचारी एक-एक करके काम छोड़ना शुरू कर देते हैं। एक टर्नओवर है जो अतिरिक्त समस्याओं की ओर जाता है, आदेश भेजने में देरी, अनुभवहीन और थके हुए कर्मचारियों के काम से जुड़ी त्रुटियां। काम के अपेक्षित अनुकूलन के बजाय, कंपनी को नुकसान और प्रतिष्ठा का नुकसान उठाना पड़ता है।

और सभी क्योंकि, एक सुंदर "सरलीकृत" अंकन से दूर, विश्लेषक और कंपनी के प्रमुख ने काम की गति को विनियमित करने के लिए कोई तंत्र प्रदान नहीं किया, इस बात पर ध्यान नहीं दिया कि लोड कितना बढ़ता है, अर्थात। कर्मचारियों को वास्तविक लोगों के रूप में नहीं, बल्कि अमूर्त "व्यावसायिक प्रक्रियाओं" के रूप में माना जाता है।

उदाहरण 2. टैक्सी स्वचालन

आज, अक्सर यह बात सुनने को मिलती है कि निकट भविष्य में टैक्सी ड्राइवर के बिना काम करेगी। इस पर उबर और यांडेक्स-टैक्सी के विशेषज्ञों ने चर्चा की है। सिद्धांत रूप में, ये दोनों कंपनियाँ पहले से ही स्वचालन के रास्ते पर हैं और जहाँ कहीं भी वे कर सकते हैं, मानवीय कारक को अस्वीकार कर रही हैं।

परिणामस्वरूप, आप निम्नलिखित योजना में आ सकते हैं:

1. एक टैक्सी ऑर्डर करें - डिस्पैचर की भागीदारी के बिना वेबसाइट या एप्लिकेशन के माध्यम से स्वचालित रूप से।
2. ग्राहक को गंतव्य तक पहुँचाना
3. भुगतान - स्वचालित रूप से, के साथ बैंक कार्डया जीपीएस डेटा के आधार पर यात्रा के बाद इंटरनेट का पैसा।

बेशक, एक ही समय में, लोग अभी भी टैक्सी सेवा में ही काम करते हैं (तकनीकी सहायता ऑपरेटर, सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर रखरखाव विशेषज्ञ, समीक्षा मॉडरेटर, आदि)। लेकिन ऊपर वर्णित व्यावसायिक प्रक्रिया में, ड्राइवरों के मना करने की स्थिति में, वे बिल्कुल भी भाग नहीं लेते हैं।

एक ओर, सब कुछ आसानी से और लाभप्रद रूप से निकलता है। नो पीपल का मतलब है नो रैंडम मिस्टेक, नो कॉस्ट ऑफ जॉब सृजित और नो वेज।

वहीं दूसरी ओर अगर लोगों को पूरी तरह से चेन से बाहर कर दिया जाए तो कई तरह के जोखिम पैदा हो जाते हैं। यदि स्वचालित ड्राइवर प्रोग्राम विफल हो जाता है और व्यक्ति को गलत स्थान पर ले जाया जाता है तो क्या होता है? और दुर्घटना की स्थिति में रोबोट कैसे प्रतिक्रिया करेगा, खासकर अगर दुर्घटना के कारण कुछ हार्डवेयर इकाई क्षतिग्रस्त हो जाती है? और अगर अपराधी या आतंकवादी अपने उद्देश्यों के लिए टैक्सी रोबोट को पकड़ने और उसका उपयोग करने का निर्णय लेते हैं?

जैसा कि आप देख सकते हैं, सभी बाहरी लाभों के साथ, किसी व्यक्ति की श्रृंखला से बहिष्करण अप्रत्याशित परिणाम देता है और कुछ की शुरूआत की आवश्यकता होती है सुरक्षा तंत्र, जिसके कार्यान्वयन के परिणामस्वरूप (या यहां तक ​​​​कि गैर-कार्यान्वयन) कंपनी वहन करती है अतिरिक्त व्यय, अर्थात। परिणाम योजना के विपरीत है।

त्रुटियों और समस्याओं का मुख्य कारण

यह समझा जाना चाहिए कि एक अंकन बनाने की प्रक्रिया में, कोई भी व्यावसायिक सलाहकार यथासंभव अंकन को सरल बनाने की कोशिश करता है, उन कदमों और कार्यों को "कम" करता है, जो उसके दृष्टिकोण से बहुत महत्वपूर्ण नहीं हैं और समझ में हस्तक्षेप कर सकते हैं। एक पूरे के रूप में चित्र। आखिरकार, वह एक ऐसी प्रक्रिया बनाता है जो उपभोक्ता और विशेषज्ञों के लिए स्पष्ट होनी चाहिए। सिद्धांतों में से एक इस तरह लगता है: "किसी को अनावश्यक रूप से गुणा नहीं करना चाहिए" (तथाकथित ओक्टम का रेजर)।

कंपनी की ओर से, व्यवसाय का प्रमुख अंकन का अध्ययन करता है। एक ओर, वह एक आमंत्रित विशेषज्ञ की तुलना में अपनी गतिविधि के क्षेत्र के बारे में बहुत कुछ जानता है। दूसरी ओर, वह प्रत्येक विभाग और कर्मचारी के काम का विशेषज्ञ भी नहीं है। एक नेता के रूप में, वह पूरी तस्वीर देखता है, और सरलीकरण के प्रति भी प्रवृत्त होता है। इसके अलावा, यह समझना जरूरी है कि व्यवसाय में अब बड़ी संख्या में यादृच्छिक लोग हैं जो या तो दुर्घटना से व्यवसाय में आ गए हैं या उनके पास गैर-मूल शिक्षा है।

नतीजतन, एक सरलीकृत व्यवसाय मॉडल बनाया जाता है, जो एक ऐसे व्यक्ति द्वारा बनाया जाता है जो मॉडलिंग में सक्षम है, लेकिन गतिविधि के किसी विशेष क्षेत्र के काम की बारीकियों में सक्षम नहीं है। उनके काम (बिजनेस नोटेशन) को कंपनी के प्रमुख द्वारा स्वीकार किया जाता है, जो बिजनेस मॉडलिंग के विशेषज्ञ नहीं हैं, और इसलिए, सभी विवरणों के सावधानीपूर्वक संयुक्त अध्ययन के बिना, वह यह नहीं कह सकते हैं कि सरलीकरण कहां स्वीकार्य हैं और कहां नहीं। . इसके अलावा, व्यवसाय का प्रमुख भी ज्यादातर मामलों में कंपनी में होने वाली कुछ प्रक्रियाओं का विशेषज्ञ नहीं होता है। वह एक उत्कृष्ट संगठक हो सकता है, लेकिन वह डॉक्टर नहीं है। या फैशन और शैली का पारखी, लेकिन दर्जिन आदि नहीं।

दुर्भाग्य से, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन की प्रक्रिया में, मुख्य लक्ष्य आमतौर पर प्रदर्शन में सुधार करने के लिए इतना नहीं होता है (जैसा होना चाहिए), लेकिन मुख्य रूप से लागत कम करना। व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन विशेषज्ञ के पास जाने वाली कंपनी का प्रबंधन लागत कम करना चाहता है। और इसका लगभग हमेशा मतलब होता है - स्टाफ यूनिट को कम करना। आमतौर पर ऐसा लगता है जैसे "मानव कारक को कम करना।"

उपरोक्त जैसे और भी कई उदाहरण हैं, वे सभी कई महत्वपूर्ण कारकों से एकजुट हैं जो दुखद परिणाम देते हैं:

• किसी विशेष व्यवसाय के कार्य के मामलों में विश्लेषक की अपर्याप्त क्षमता;
• व्यवसाय प्रक्रियाओं को समझने में प्रबंधक की अपर्याप्त क्षमता और विवरण में तल्लीन करने की अनिच्छा;
• ग्राफिक नोटेशन में बहुत अधिक विश्वास (वे स्वतंत्रता की डिग्री देते हैं जो आपको पूरी तरह से प्रक्रिया को कवर करने और देखने की अनुमति देता है इष्टतम समाधान, लेकिन उन लोगों को ध्यान में न रखें जो वास्तव में "तीर" और "ब्लैक बॉक्स" के कार्य करते हैं);
• प्रौद्योगिकी में अत्यधिक विश्वास (कई आधुनिक लोगों के लिए एक सामान्य गलती)।

परिणाम एक व्यावसायिक प्रक्रिया है, जो सिद्धांत रूप में, एक चरण में या किसी अन्य में विफल होने लगती है।

एक और महत्वपूर्ण कारक, जो ऊपर वर्णित उदाहरणों को जोड़ती है:

अंकन को संकलित करते समय और प्रक्रिया दृष्टिकोण को लागू करते समय, विश्लेषक और कंपनी के प्रमुख ने इस बात पर ध्यान नहीं दिया कि संगठन में आवश्यक रूप से लोग शामिल हैं। जैसे ही लोगों को प्रक्रिया से बाहर कर दिया जाता है, यह एक व्यावसायिक प्रक्रिया नहीं रह जाती, यह एक तकनीकी प्रक्रिया बन जाती है। और इस प्रकार की प्रक्रियाओं के लिए, स्वयं के विवरण नियम, सुरक्षा आवश्यकताएँ आदि हैं। उन्हें व्यावसायिक प्रक्रियाओं के रूप में वर्णित करना अस्वीकार्य है।

समस्या का एक सरल समाधान: लोगों को महत्व दें

सबसे सरल और सबसे स्पष्ट तरीका है अपने कर्मचारियों की देखभाल करना और उनके साथ मानवीय व्यवहार करना। पर्याप्त कार्य मानकों को परिभाषित करें, लोगों को व्यवसाय प्रक्रिया से पूरी तरह से बाहर न करें, उनके लिए कार्यों की संख्या कम करें, उदाहरण के लिए, उन्हें दस्तावेज़ों को नियंत्रित करने, जाँचने और प्रिंट करने दें या अन्य सहायक गतिविधियाँ करें। उनके कार्य दिवस को छोटा करें, उदाहरण के लिए 6 घंटे की शिफ्ट करें। लोग अधिक काम नहीं करेंगे, उनके पास समय पर सब कुछ करने का समय होगा, प्रक्रिया नियंत्रण में रहेगी।

बेशक, इस तरह, कर्मचारियों की कुछ प्रक्रियाओं में भाग लेने से पूर्ण इनकार की तुलना में लागत बचत कम होगी। लेकिन आपको कई समस्याओं से बचने की गारंटी है।
साथ ही, कर्मचारियों पर बोझ कम करने से आपको अपने आप लाभ मिलने की प्रबल संभावना है। एक व्यक्ति जो अतिभारित नहीं होता है और उसके पास अच्छा आराम करने का समय होता है वह बहुत बेहतर काम करता है। वह अधिक कुशल है, कम गलतियाँ करता है, रचनात्मक रूप से काम करने के लिए तैयार है, अधिक और बेहतर करने के लिए।

हालाँकि, कोई भी अनुभवी नेता आपको इसकी पुष्टि करेगा। यदि आप किसी व्यक्ति को लगातार 8 घंटे बिना किसी रुकावट के काम करने के लिए मजबूर करते हैं, तो उसका प्रदर्शन काफी गिर जाता है। कर्मचारियों को "टूट-फूट" के लिए काम करने के लिए मजबूर करना न केवल अमानवीय है, बल्कि ज्यादातर मामलों में लाभदायक नहीं है। लोग छोड़ देंगे या, कुछ मामलों में, आप उन्हें बर्खास्त करने के लिए मजबूर होंगे, क्योंकि वे बहुत खराब तरीके से काम करना शुरू करते हैं, जैसा कि वे ऐसे कर्मचारियों के बारे में कहते हैं, "बर्न आउट"। आपको समय-समय पर एक नए व्यक्ति की तलाश करने, उसे प्रशिक्षित करने आदि में समय और प्रयास खर्च करना होगा। कंपनी के स्थायी वफादार कर्मचारी बहुत अधिक मूल्य लाएंगे और नियमित रूप से बदलते कर्मियों की तुलना में कम खर्च होंगे।

तकनीक से सावधान रहें

लेख की शुरुआत में, मैंने मुख्य गलती की ओर इशारा किया - अत्यधिक विश्वास आधुनिक प्रौद्योगिकियां, जिसमें व्यवसाय मॉडलिंग भी शामिल है, जो संभव है कि हर चीज को सरल बनाने की इच्छा के साथ मिलकर त्रुटियों के संचय की ओर ले जाता है।

विवरण में जाओ, खासकर यदि आप किसी व्यक्ति को किसी क्षेत्र में कार्यक्रम से बदलने की योजना बनाते हैं। सुनिश्चित करें कि इससे आसन्न इकाइयों के नियंत्रण या प्राकृतिक भार समायोजन में कमी न हो। आधुनिक सॉफ्टवेयर पर "आँख बंद करके" भरोसा न करें और तकनीकी समाधानसिर्फ इसलिए कि हम बड़े पैमाने पर स्वचालन के युग में रहते हैं।

बिजनेस मॉडलिंग और आईटी क्षेत्र

अंत में, मैं इस बारे में कुछ शब्द कहना चाहूंगा कि बिजनेस मॉडलिंग और संबंधित विशेषताएं आईटी पेशेवरों के काम से कैसे संबंधित हैं। मेरा मानना ​​है कि ये उपकरण आईटी विशेषज्ञों के लिए बहुत उपयोगी हो सकते हैं। व्यवसाय मॉडलिंग यह समझने में मदद करता है कि स्वचालन की शुरुआत से पहले बड़ी तस्वीर देखने के लिए संगठन कैसे काम करता है।

ऐसा विश्लेषण प्रस्तावित करने और लागू करने में मदद करता है सर्वोत्तम विकल्पविभिन्न संगठनों और व्यक्तिगत विभागों के काम के लिए समाधान।

इस तथ्य के बावजूद कि लेख व्यवसाय मॉडलिंग की कमियों के लिए समर्पित है, मैं व्यक्तिगत रूप से मानता हूं कि संगठनों के काम को अनुकूलित और स्वचालित करने के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं और नोटेशन को लागू करना न केवल संभव है, बल्कि वास्तव में आवश्यक है।

लेकिन साथ ही, यह समझना महत्वपूर्ण है कि, किसी भी उपकरण की तरह, बिजनेस मॉडलिंग भी दोनों दिशाओं में काम कर सकता है और न केवल लाभ ला सकता है, बल्कि नुकसान भी पहुंचा सकता है। जैसा कि आप जानते हैं, इस तथ्य से कि आप अपने आप को चाकू से काट सकते हैं, एक भी व्यक्ति ने अपनी रसोई से सभी चाकू नहीं फेंके हैं। इसलिए यहां, उपकरणों का यथासंभव गहराई से अध्ययन करें, व्यवसाय प्रक्रिया संकेतन का उपयोग करने के संभावित नुकसानों को याद रखें, अत्यधिक सरलीकरण से बचें। और यह मत भूलो कि ये अंकन संगठन के काम का वर्णन करते हैं, अर्थात। सबसे पहले, लोग, और उसके बाद ही - प्रौद्योगिकियों के साथ उनका काम।

साथ ही, मैं यह भी बताना चाहूंगा कि जब मैं एक व्यापार विश्लेषक या व्यावसायिक कार्यकारी की क्षमता की कमी के बारे में लिखता हूं, तो मैं यह नहीं कह रहा हूं कि उनमें से कोई भी कम कुशल विशेषज्ञ है। मैं इस तथ्य के बारे में बात कर रहा हूं कि कुछ क्षेत्रों में उनके पास ज्ञान की कमी हो सकती है।

इसलिए, एक व्यवसाय विश्लेषक ग्राहक के गतिविधि के क्षेत्र में पर्याप्त रूप से सक्षम नहीं हो सकता है। और अगर यह कंपनी के प्रमुख के विवरणों पर ध्यान देने की कमी के साथ मेल खाता है, किसी विशेष क्षेत्र की गतिविधि के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों के साथ परामर्श करने के लिए कठिन या संदिग्ध मामलों में अनिच्छा के साथ, तो यह वर्णित दुखद तरीके से समाप्त हो सकता है ऊपर। इसके अलावा, जैसा कि आप उदाहरणों से देख सकते हैं, नकारात्मक कारक एक छोटे व्यवसाय (एक ऑनलाइन स्टोर का एक उदाहरण) और दोनों को समान रूप से प्रभावित कर सकते हैं बड़ी कंपनी(एक बड़ी टैक्सी सेवा का एक उदाहरण)। यह समझना चाहिए कि समस्या को हल करने में अधिक दक्षता के लिए यह श्रम विभाजन का एक और उदाहरण है।