Η διοργάνωση συναντήσεων, συνεδριάσεων, συνεδρίων, συναντήσεων είναι απαραίτητη για την επίλυση θεμάτων που έχουν προκύψει.

Για να καταγραφεί ολόκληρη η πορεία της συνεδρίασης και να υποδειχθούν οι αποφάσεις που ελήφθησαν, χρησιμοποιείται πρωτόκολλο.

Πρακτικά της συνεδρίασης

Πριν από τη διεξαγωγή μιας συνάντησης, είναι απαραίτητο να συλλεχθούν οι απαραίτητες πληροφορίες για το θέμα που τέθηκε και να καθοριστεί ο κύκλος των θεμάτων που θα πρέπει να είναι παρόντες. Τα άτομα αυτά πρέπει να ενημερωθούν για τον τόπο και την ώρα της συνάντησης, καθώς και να εξοικειώσουν όλα τα άτομα που είναι παρόντα στη συνάντηση με το θέμα που τέθηκε.

Για την ορθή τήρηση του πρωτοκόλλου είναι απαραίτητο να οριστεί εκ των προτέρων ο υπεύθυνος για την προετοιμασία του. Στην περίπτωση αυτή είναι απαραίτητο ο διορισμένος να έχει αρμόδιο γραπτώςκαι γρήγορη ταχύτητα καταγραφής πληροφοριών. Οι πληροφορίες μπορούν να καταγραφούν τόσο με τη χρήση ηλεκτρονικών μηχανών όσο και με την αντανάκλαση πληροφοριών σε έντυπα μέσα. Εάν το πρωτόκολλο έχει συνταχθεί σε ηλεκτρονική μορφή, τότε στο τέλος της συνεδρίασης πρέπει να εκτυπωθεί και να δοθεί σε όλους τους παρευρισκόμενους για εξέταση και υπογραφή.

Πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, είναι απαραίτητο να παράσχει στον γραμματέα που τηρεί τα πρακτικά κατάλογο των παρόντων, τις θέσεις τους, σχέδια λύσεων για το θέμα από κάθε συμμετέχοντα ή διατριβές για το θέμα της συνεδρίασης. Αυτό το έγγραφο θα βοηθήσει τον γραμματέα να εισάγει πιο ακριβείς και ολοκληρωμένες πληροφορίες στο πρωτόκολλο.

Περιεχόμενα του πρωτοκόλλου

Με γενικός κανόναςΤο πρωτόκολλο πρέπει να αποτελείται από τρία μέρη: κεφαλίδα, εισαγωγικό και κύριο.

• όνομα του οργανισμού (πλήρη και συντομογραφία)·
• τίτλος του εγγράφου·
• αριθμός, ημερομηνία και τόπος σύνταξης του παρόντος πρωτοκόλλου. Η ημερομηνία προετοιμασίας πρέπει να είναι πάντα η ημερομηνία της συνάντησης.

Το εισαγωγικό μέρος υποδεικνύει τον γραμματέα της συνεδρίασης και τον πρόεδρο που επιλέγεται μεταξύ των μελών της συνεδρίασης και την ημερήσια διάταξη. Ο πρόεδρος είναι συνήθως ο επικεφαλής του οργανισμού ή ο επικεφαλής μιας δομικής μονάδας. Στη συνέχεια, με αλφαβητική σειρά, αποτυπώνονται όλα τα άτομα που είναι παρόντα στη συνεδρίαση, αναφέροντας τις θέσεις τους.

Εάν στη συνάντηση παρευρίσκεται μεγάλος αριθμός ατόμων, δεν αναφέρονται στο ίδιο το πρωτόκολλο, αλλά αναφέρονται σε ένα παράρτημα αυτού, το οποίο ονομάζεται δελτίο παρουσίας. Συνιστάται να βάζετε τις υπογραφές κάθε ατόμου που ήρθε στη συνάντηση δίπλα σε κάθε όνομα. Τα γενικά πρακτικά αναφέρουν μόνο τον συνολικό αριθμό των ατόμων που παρευρέθηκαν στη συνεδρίαση.

Το κύριο μέρος αναφέρει:

• θέματα που συζητήθηκαν στη συνάντηση·
• άτομα που μιλούν με μηνύματα, προτάσεις, αναφορές (το πλήρες όνομα του ομιλητή, ο τίτλος της έκθεσης, μια σύντομη περίληψη των βασικών διατάξεων της έκθεσης υποδεικνύεται εάν διατηρείται η πλήρης μορφή του πρωτοκόλλου)·
• αποφάσεις που ελήφθησαν για το υπό εξέταση θέμα.

Πρακτικά της συνεδρίασης– ένα έγγραφο που καταγράφει όλα τα γεγονότα που λαμβάνουν χώρα σε μια συνάντηση των εργαζομένων της επιχείρησης. Δεν είναι ένα αυστηρά υποχρεωτικό έγγραφο, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις είναι πραγματικά απαραίτητο.

ΑΡΧΕΙΑ Ανοίξτε αυτά τα αρχεία online 2 αρχεία

Ο ρόλος του πρωτοκόλλου

Οι συναντήσεις σε οργανισμούς, ανεξάρτητα από το καθεστώς, την επιχειρηματική τους κατεύθυνση και το μέγεθός τους, πραγματοποιούνται με συγκεκριμένη συχνότητα. Σας επιτρέπουν να λύσετε πολλά τρέχοντα προβλήματα, πάρτε έγκαιρα απαραίτητα μέτραγια την επίλυση σύνθετων ζητημάτων, τον καθορισμό της στρατηγικής ανάπτυξης της εταιρείας κ.λπ.

Ωστόσο, δεν καταγράφονται όλες οι συνεδριάσεις με χρήση πρακτικών και αυτό δεν αποτελεί παράβαση του νόμου. Κατ' αρχήν, η διοίκηση της εταιρείας έχει το δικαίωμα να καθορίσει ποιες συνεδριάσεις πρέπει να καταγράφονται και ποιες μπορούν να πραγματοποιηθούν χωρίς τη σύνταξη αυτού του εγγράφου.

Η κύρια λειτουργία του πρωτοκόλλου είναι να καταγράφει γραπτώς όλες τις εργασίες, τις ερωτήσεις, τις απόψεις που εκφράστηκαν στη συνάντηση και, το πιο σημαντικό, τις συλλογικές αποφάσεις.

Όσο πιο εμπεριστατωμένο και λεπτομερές τηρείται το πρωτόκολλο, τόσο το καλύτερο.

Συνήθως, απαιτούνται πρακτικά για εκείνες τις συναντήσεις που έχουν άμεσο αντίκτυπο στο μέλλον της εταιρείας. Συνιστάται επίσης να τηρούνται πρακτικά συναντήσεων με τη συμμετοχή εκπροσώπων άλλων επιχειρήσεων και υπαλλήλων κρατικών φορέων.

Διαδικασία για τη συνάντηση

Μια συνάντηση δεν είναι μια εκδήλωση που πραγματοποιείται, όπως λένε, εν κινήσει. Απαιτεί προσοχή προκαταρκτική προετοιμασία, το οποίο συνήθως χειρίζεται υπεύθυνος υπάλληλος που ορίζεται σε αυτό με ειδική εντολή του διευθυντή. Μαζεύει απαραίτητα έγγραφα, γράφει μια λίστα τρέχοντα ζητήματαΚαι πιεστικά προβλήματαζητήματα που πρέπει να επιλυθούν, ειδοποιεί όλους τους πιθανούς συμμετέχοντες για την επερχόμενη συνάντηση και κάνει άλλες προετοιμασίες.

Πρέπει να σημειωθεί ότι οι εργαζόμενοι μιας επιχείρησης που έχουν λάβει πληροφορίες για μια επερχόμενη συνάντηση και πρόσκληση συμμετοχής σε αυτήν μπορούν να αρνηθούν, αλλά μόνο εάν συντρέχουν βάσιμοι και επαρκώς επιτακτικοί λόγοι, καθώς η συνάντηση αποτελεί μέρος των εργασιακών τους αρμοδιοτήτων.

Η συνεδρίαση έχει συνήθως τον πρόεδρό της, ο οποίος παρακολουθεί την πρόοδό της, ανακοινώνει την ημερήσια διάταξη και διεξάγει την ψηφοφορία. Τις περισσότερες φορές αυτός είναι ο επικεφαλής της εταιρείας, αλλά μπορεί επίσης να είναι άλλος υπάλληλος. Στην περίπτωση αυτή, τα στοιχεία για τον πρόεδρο πρέπει να περιλαμβάνονται στα πρακτικά.

Από την αρχή της συνάντησης, όλα τα γεγονότα που συμβαίνουν σε αυτήν καταγράφονται προσεκτικά. Και αυτό γίνεται με διαφορετικούς τρόπους: Η τήρηση πρωτοκόλλου δεν αποκλείει τη χρήση φωτογραφιών και εγγραφής βίντεο.

Τα πρακτικά μετά το πέρας της συνεδρίασης πρέπει να υπογράφονται από τον γραμματέα και τον πρόεδρο της συνεδρίασης, καθώς και, αν χρειαστεί, από τους συμμετέχοντες, οι οποίοι έτσι επιβεβαιώνουν ότι όλα τα στοιχεία που περιλαμβάνονται σε αυτό είναι σωστά.

Ποιος πρέπει να συμπληρώσει το πρωτόκολλο;

Η λειτουργία της σύνταξης πρακτικών είναι συνήθως ευθύνη του γραμματέα της επιχείρησης ή άλλου υπαλλήλου που ορίζεται για την εκτέλεση αυτής της αποστολής απευθείας στη συνεδρίαση. Ταυτόχρονα, το άτομο που επιλέγεται να τηρεί το πρωτόκολλο πρέπει να έχει σαφή κατανόηση του πώς και γιατί γίνεται αυτό και να έχει τουλάχιστον ελάχιστες δεξιότητες στη σύνταξη εγγράφων πρωτοκόλλου.

Σύνταξη πρωτοκόλλου

Σήμερα, ο νόμος δεν προβλέπει μια αυστηρά ενοποιημένη μορφή πρακτικών συνεδριάσεων, επομένως οι οργανισμοί μπορούν να τα συντάσσουν με οποιαδήποτε μορφή ή σύμφωνα με ένα μοντέλο που έχει εγκριθεί στις λογιστικές πολιτικές της εταιρείας. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να αναφέρετε ορισμένες πληροφορίες σε αυτό:

• αριθμός εγγράφου·
• ημερομηνία δημιουργίας·
• όνομα του οργανισμού·
• την τοποθεσία στην οποία είναι εγγεγραμμένη η επιχείρηση·
• κατάλογος των προσώπων που είναι παρόντα στη συνεδρίαση (συμπεριλαμβανομένων των θέσεων τους, τα πλήρη ονόματά τους)·
• πληροφορίες σχετικά με τον πρόεδρο και τον γραμματέα της συνεδρίασης·
• ατζέντα (δηλαδή εκείνα τα ζητήματα που πρέπει να επιλυθούν)·
• το γεγονός της ψηφοφορίας (αν διεξήχθη) και τα αποτελέσματά της·
• αποτέλεσμα της συνάντησης.

Μερικές φορές η ακριβής ώρα (μέχρι λεπτά) της έναρξης και της λήξης μιας συνάντησης συμπεριλαμβάνεται στα πρακτικά - αυτό σας επιτρέπει να πειθαρχήσετε τους υπαλλήλους και να βελτιστοποιήσετε το χρόνο που αφιερώνεται σε τέτοιες συναντήσεις στο μέλλον.

Εάν είναι απαραίτητο, ορισμένα πρόσθετα έγγραφα, φωτογραφίες και αποδεικτικά βίντεο μπορούν να επισυναφθούν στα πρακτικά της συνεδρίασης. Εάν υπάρχουν, η παρουσία τους πρέπει να αποτυπώνεται στα πρακτικά της συνεδρίασης ως χωριστή παράγραφος.

Θα πρέπει να σημειωθεί ότι το πρωτόκολλο πρέπει να τηρείται εξαιρετικά προσεκτικά, να αποφεύγονται σφάλματα και διορθώσεις και είναι εντελώς απαράδεκτη η εισαγωγή αναξιόπιστων ή εσκεμμένα ψευδών πληροφοριών σε αυτό. Εάν εντοπιστούν τέτοιες στιγμές σε περίπτωση επιθεώρησης της εσωτερικής τεκμηρίωσης της εταιρείας από τις ρυθμιστικές αρχές, η εταιρεία μπορεί να υποστεί σοβαρή τιμωρία.

Βασικοί κανόνες για τη σύνταξη πρωτοκόλλου

Το πρωτόκολλο, κατά κανόνα, συντάσσεται σε ένα μόνο αντίγραφο, αλλά εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να δημιουργηθούν αντίγραφά του, ο αριθμός των οποίων δεν είναι περιορισμένος.

Το έγγραφο πρέπει να υπογράφεται από τον άμεσο συντάκτη, τον γραμματέα, καθώς και όλα τα μέλη της συνεδρίασης.

Μπορείτε να συμπληρώσετε ένα πρωτόκολλο στο απλό φύλλοΜορφή Α4 ή στο επιστολόχαρτο του οργανισμού – δεν έχει σημασία, ούτε έχει σημασία αν είναι χειρόγραφο ή συμπληρωμένο σε υπολογιστή. Δεν είναι απαραίτητη η πιστοποίησή του με τη σφραγίδα της εταιρείας, από το 2016 νομικά πρόσωπαΣύμφωνα με το νόμο, έχουν κάθε δικαίωμα να μην χρησιμοποιούν σφραγίδες και σφραγίδες για την πιστοποίηση των εγγράφων τους.

Μόλις συμπληρωθούν και εγκριθούν σωστά, τα πρακτικά θα πρέπει να τηρούνται μαζί με άλλα σταθερά έγγραφα που καταγράφουν εσωτερικές συνεδριάσεις, διαπραγματεύσεις και συνεδριάσεις. Αφού χάσει τη συνάφειά του, θα πρέπει να αποσταλεί για αποθήκευση στο αρχείο της επιχείρησης, όπου πρέπει να φυλάσσεται για την περίοδο που ορίζεται από το νόμο ή τις εσωτερικές τοπικές πράξεις της εταιρείας (τουλάχιστον 3 χρόνια), μετά την οποία μπορεί να διατεθεί (και αυτή η διαδικασία πρέπει να γίνεται αυστηρά με τον τρόπο που ορίζει ο νόμος) .

Σε αυτό το άρθρο θα συνεχίσουμε το δημοφιλές θέμα των αποτελεσματικών συναντήσεων, που περιγράφεται.

Ας εξετάσουμε λεπτομερώς τι είναι τα πρακτικά της συνεδρίασης, γιατί χρειάζονται και πώς να απομακρυνθούμε από τη γραφειοκρατία για να επιτύχουμε ενεργητικά αποτελέσματα.

Κανονική υλοτομία	Τέλεια υλοτομία
Όλοι γράφουν δυναμικά διάφορες σημειώσεις στους σχεδιαστές τους κατά τη διάρκεια της συνάντησης.	Όλοι εστιάζονται στην οθόνη ή τον πίνακα όπου γίνεται η ηλεκτρονική καταγραφή.
Ο καθένας αντιλαμβάνεται διαφορετικά το αποτέλεσμα της συνάντησης	Όλοι κατανοούν εξίσου τα αποτελέσματα της συνάντησης, ποιος πρέπει να κάνει τι για να πετύχει το επιθυμητό αποτέλεσμα
Οι συμμετέχοντες φεύγουν λιγότερο ενεργητικοί από ό,τι όταν ήρθαν στη συνάντηση.	Οι συμμετέχοντες φεύγουν από τη συνάντηση πιο ενεργητικοί και επικεντρωμένοι σε συγκεκριμένες εργασίες.
Μη δεσμευτική εφαρμογή των αποφάσεων που ελήφθησαν στη συνεδρίαση	Η υποχρέωση να ολοκληρώσετε τις εργασίες που έγιναν δεκτές για ολοκλήρωση - τελικά, όλοι είδαν και άκουσαν ότι υποσχεθήκατε να ολοκληρώσετε την εργασία εγκαίρως
Μη συμμόρφωση ή έλλειψη ατζέντας συνεδρίασης	Μετά από μια οπτική ατζέντα συνάντησης
Τα συμφωνηθέντα και υπογεγραμμένα πρακτικά της συνεδρίασης εμφανίζονται στην καλύτερη περίπτωση την επόμενη μέρα, και πιο συχνά - ακόμη και αργότερα	Τα πρακτικά συμφωνούνται, τυπώνονται και υπογράφονται αμέσως στο τέλος της συνεδρίασης!
Χρειάζεται πολύς χρόνος για τον έλεγχο των αποφάσεων που λαμβάνονται	Απαιτείται ελάχιστος χρόνος για τον έλεγχο των αποφάσεων που λαμβάνονται, επειδή παρακολουθούνται στο εταιρικό σύστημα ελέγχου εργασιών

Η ιδανική εγγραφή μπορεί να οργανωθεί με τη χρήση συνηθισμένων φύλλων και μαρκαδόρων flipchart ή χρησιμοποιώντας πιο περίπλοκα και σύγχρονα εργαλεία. Το κύριο πράγμα είναι να ακολουθείτε τη σωστή μεθοδολογία και να ακολουθείτε τους κανόνες του παιχνιδιού.

Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσουμε τα επτά στοιχεία των ιδανικών πρακτικών συσκέψεων χρησιμοποιώντας το ειδικό πρότυπο πρακτικών συσκέψεων που αναπτύχθηκε με βάση τα αποτελέσματα περισσότερων από εκατό ολοκληρωμένων έργων χρησιμοποιώντας το MindJet Mind Manager.

2. Επτά στοιχεία ενός ιδανικού πρωτοκόλλου συνάντησης

Η ιδανική καταγραφή μιας συνάντησης μοιάζει με αυτό: τα πρακτικά της συνεδρίασης συμφωνούνται, εκτυπώνονται και υπογράφονται αμέσως στην ίδια τη συνάντηση. Ενώ οι συμμετέχοντες περπατούν από την αίθουσα συσκέψεων στους χώρους εργασίας τους, τους ανατίθενται καθήκοντα και κατά την άφιξή τους χώρο εργασίας, θα πρέπει να ανέβουν e-mailτην τελική έκδοση του πρωτοκόλλου, καθώς και τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί για εκτέλεση στο εταιρικό σύστημα διαχείρισης εργασιών. Και είναι δυνατόν! Ας μάθουμε πώς.

Προκειμένου να αποκτήσουμε ένα συνεπές πρωτόκολλο και να ανατεθούν λύσεις, θα χρησιμοποιήσουμε ένα ειδικό πρότυπο MindJet Mind Manager. Έτσι φαίνεται στο σύνολό του.

Εικ.1. Γενική άποψηΠρότυπο MindJet για ηλεκτρονική καταγραφή

Συνιστούμε να το συμπληρώσετε σταδιακά κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Δημιουργούμε αυτό το πρότυπο εδώ και πολλά χρόνια με βάση τα έργα μας για να εφαρμόσουμε μια ισχυρή κουλτούρα συναντήσεων σε διάφορες εταιρείες. Ας σας παρουσιάσουμε αυτό το πρότυπο με περισσότερες λεπτομέρειες.

2.1. Παρακολούθηση ωρών έναρξης και λήξης συσκέψεων Πολλές συσκέψεις ξεκινούν και τελειώνουν σε λάθος χρόνο. Ένας τρόπος για να το καταπολεμήσετε αυτό είναι να παρακολουθείτε και να καταγράφετε τις ώρες έναρξης και λήξης της συνάντησης. Ακολουθώντας την απλή αρχή «Αν μετράς, τα καταφέρνεις»:

Εικ.2. Εισαγάγετε τα στοιχεία του οργανισμού

Σας συνιστούμε επίσης να καταγράψετε οπωσδήποτε όσους καθυστερούσαν στη συνάντηση σε ξεχωριστό νήμα, ώστε να το δουν όλοι. Το αποτέλεσμα είναι απλά μαγικό: κανείς δεν θέλει να καταγραφεί ως καθυστερημένος. Στη συνέχεια, μπορείτε επίσης να συνοψίσετε τα στατιστικά στοιχεία και να εμφανίσετε μια βαθμολογία όσων καθυστερούν τις περισσότερες φορές.

2.2. Προσδιορίστε και κατανείμετε τους ρόλους των συμμετεχόντων στη σύσκεψη

Τα πιο εργατικά και αποτελεσματικά εργαλείαείναι συχνά τα πιο απλά. Παραδόξως, αλλά αληθινό: οι συμμετέχοντες στις περισσότερες συναντήσεις δεν κατανοούν πλήρως τους ρόλους των συμμετεχόντων, ποιοι και τι πρέπει να γίνει για την αποτελεσματική διεξαγωγή της συνάντησης και την επίτευξη αποτελεσμάτων.

Εικ.3. Κατανείμετε τους ρόλους των συμμετεχόντων

• Υπεύθυνος για την υλοποίηση είναι ο πρόεδρος της συνεδρίασης καθιερωμένους κανόνεςπροετοιμασία και διεξαγωγή συναντήσεων. Από αυτόν εξαρτάται αν η συνάντηση θα είναι αποτελεσματική και ενεργητική
• Ρεπόρτερ συσκέψεων – είναι υπεύθυνος για την υψηλής ποιότητας και εκ των προτέρων προετοιμασία και παράδοση πληροφοριών σχετικών με τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη.
• Συμμετέχων στη συνάντηση – υπεύθυνος για αυτοεκπαίδευσηκαι ενεργή συμμετοχή στη συνάντηση
• Γραμματέας της συνεδρίασης – υπεύθυνος για τη λήψη πρακτικών της συνεδρίασης.
• Energy Guardian – υπεύθυνος για την ενέργεια της συνάντησης. Εάν το γραφείο είναι βουλωμένο, δεν έχει γίνει διάλειμμα για μεγάλο χρονικό διάστημα και η συνολική δυναμική είναι χαμηλή, τότε ο φύλακας ενέργειας θα πρέπει να σταματήσει τη συνάντηση και να διοργανώσει μια εκδήλωση ενίσχυσης της ενέργειας.
• Φύλακας γνώσης - υπεύθυνος για την καταγραφή πληροφοριών έτσι ώστε να μην χαθεί ούτε μια πολύτιμη σκέψη. Κατά κανόνα, είναι αυτό το άτομο που υποδεικνύει στον γραμματέα ότι αυτή ή αυτή η σκέψη πρέπει να καταγραφεί
• Context Keeper – Υπεύθυνος για τη διατήρηση της ατζέντας της συνάντησης. Σηματοδοτεί σε όλους εάν παραβιαστεί η ατζέντα της συνεδρίασης.
• Διατηρητής χρόνου – υπεύθυνος για τη διατήρηση των χρονικών ορίων της συνάντησης. 2 λεπτά πριν το τέλος της συζήτησης του θέματος, σηματοδοτεί ότι είναι ώρα να λάβετε μια απόφαση και να καταγράψετε το αποτέλεσμα.

2.3. Προσδιορίστε στόχους, δημιουργήστε μια ατζέντα συνάντησης

Οι περισσότερες συναντήσεις συνήθως δεν έχουν γραπτή ατζέντα. Αυτό σημαίνει ότι οι περισσότεροι συμμετέχοντες δεν καταλαβαίνουν πραγματικά γιατί ήρθαν στη συνάντηση εξαρχής. Αυτό οδηγεί σε πολύ χαμένο χρόνο στην αρχή της συνάντησης για να συμπεριληφθούν όλοι οι συμμετέχοντες

Εικ.4. Γιατί πάμε;

Επομένως, υποδείξτε την ημερήσια διάταξη συμπληρώνοντας το πεδίο πρωτοκόλλου MindJet Mind Manager που έχει σχεδιαστεί ειδικά για αυτό το σκοπό. Συνιστούμε επίσης, σύμφωνα με την αρχή που καθορίζεται στην ενότητα 2.1., να παρακολουθείτε τον χρόνο, τον χρόνο που είχε προγραμματιστεί για το θέμα της ημερήσιας διάταξης και πόσος χρόνος πραγματικά αφιερώθηκε σε αυτό. Θα δείτε ότι μετά από μόλις 3-4 εβδομάδες στοχευμένης μέτρησης, το ποσοστό των συναντήσεων που ολοκληρώθηκαν στην ώρα τους θα βελτιωθεί σημαντικά.

2.4. Καταγράψτε τις αποφάσεις σας

Τα επόμενα τρία σημεία συνδέονται στενά μεταξύ τους. Πρόκειται για το αποτέλεσμα της συνάντησης. Γενικά γιατί μαζεύεται κόσμος; Για να συμφωνήσουμε για το τι θα κάνουμε στη συνέχεια. Αυτές οι συμφωνίες μπορούν να είναι τριών τύπων:

• Αποφάσεις που αφορούν όλους
• Εργασίες που ανατίθενται σε συγκεκριμένους εκτελεστές
• Θέματα που τέθηκαν στη σύσκεψη για τα οποία δεν κατέστη δυνατό να καταλήξουμε στη συνεδρίαση ακριβής λύσηή μια συγκεκριμένη εργασία. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν τίθεται ένα ζήτημα εκτός του αντικειμένου της συνεδρίασης ή όταν το ζήτημα δεν είναι επαρκώς προετοιμασμένο για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με αυτό.

Λύσεις λοιπόν.

Εικ.5. Εισαγάγετε το κείμενο των αποφάσεων.

Νέοι κανονισμοί, επιχειρηματικές διαδικασίες, κίνητρα, τιμωρίες, πληροφορίες και πολλά άλλα συζητούνται στη συνάντηση και πρέπει να καταγράφονται με τη μορφή απόφασης που ισχύει για όλους όσους είναι παρόντες στη συνεδρίαση. Συνιστούμε να τα καταγράψετε όλα αυτά στο μπλοκ "Λήφθηκαν αποφάσεις".

2.5. Αναθέστε εργασίες Όπως είπε ο σοφός Bismarck, εάν θέλετε να γίνει μια εργασία, ένα και μόνο άτομο πρέπει να είναι υπεύθυνο για την εκτέλεσή της.

Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε την ενότητα για την εγγραφή εργασιών, καθώς και την καρτέλα Task Info στα δεξιά στο MindJet Mind Manager

Εικ.6. Εισαγάγετε εργασίες.

Είναι σημαντικό η εργασία να έχει κείμενο, προθεσμία και υπεύθυνο άτομο. Καθώς συμπληρώνετε αυτά τα πεδία, τα δεδομένα αντικατοπτρίζονται στην οθόνη και όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη βλέπουν ποιος αναλαμβάνει την ευθύνη για τι και τι.

2.6. Καταγράψτε ερωτήσεις για συζήτηση αργότερα

Εφόσον σκεφτόμαστε συνειρμικά, σε οποιαδήποτε συνάντηση σίγουρα θα προκύψουν ζητήματα που δεν είχαν προγραμματιστεί στην ατζέντα της συνεδρίασης. Εάν αυτά τα ζητήματα δεν μπορούν να επιλυθούν γρήγορα (για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας τον κανόνα "τρεις παρατηρήσεις"), τότε συνιστούμε να καταγραφούν στην ενότητα "Ερωτήσεις για συζήτηση αργότερα".

Εικ.7. Καταγράψτε ερωτήσεις για συζήτηση αργότερα.

Είναι πολύ σημαντικό να καταγράψουμε αυτές τις ερωτήσεις. Πρώτον, οι συμμετέχοντες θα δουν ότι το θέμα δεν χάθηκε και σίγουρα θα τεθεί αργότερα. Δεύτερον, αυτό θα σας επιτρέψει να μεταβείτε σε ένα θέμα στην ημερήσια διάταξη. Τρίτον, το ίδιο το τελετουργικό της διόρθωσης μιας ερώτησης σάς επιτρέπει να μεταβείτε από το υπό συζήτηση θέμα σε άλλο. Εάν δεν το ηχογραφήσετε, τότε όλοι θα σκεφτούν διανοητικά το άλυτο ζήτημα.

2.7. Συμφωνήστε για τις αποφάσεις της συνεδρίασης, εκτυπώστε και υπογράψτε τα πρακτικά! Ανάθεση εργασιών στον έλεγχο εργασιών (Microsoft Outlook)

Και το πιο σημαντικό. Στο τέλος της συνεδρίασης, όταν έχει συζητηθεί η ημερήσια διάταξη, έχουν ληφθεί αποφάσεις, έχουν ανατεθεί καθήκοντα και τα θέματα προς συζήτηση καταγράφονται αργότερα, είναι απαραίτητο να συνοψιστούν τα αποτελέσματα. Δηλαδή επαναλάβετε τις αποφάσεις που ελήφθησαν από το πρωτόκολλο. Μετά από αυτό, χρησιμοποιώντας το ειδικό μας πρόσθετο Rules play για το πρόγραμμα MindJet Mind Manager, κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία πρωτοκόλλου"

Ρύζι. 8. Εξαγωγή λύσεων στο πρωτόκολλο Microsoft Word και εκχώρηση εργασιών στο Microsoft Outlook

Και θα λάβετε τα πρακτικά της συνάντησης, τα οποία μπορούν να εκτυπωθούν αμέσως στη συνάντηση και να υπογραφούν από τους συμμετέχοντες!

Ρύζι. 9. Ένα παράδειγμα πρωτοκόλλου Microsoft Word που λαμβάνεται αυτόματα.

Και αφού υπογραφούν τα πρακτικά, η συνάντηση ολοκληρώθηκε και όλοι οι συμμετέχοντες πήγαν στους χώρους εργασίας τους, επωφεληθείτε από μια άλλη δυνατότητα του προγράμματός μας - αναθέστε όλες τις εργασίες σε 5 δευτερόλεπτα χρησιμοποιώντας το εταιρικό σύστημα διαχείρισης εργασιών του Outlook! Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί του προγράμματος «Ανάθεση παραγγελιών».

Εικ. 10. Οι εργασίες του Outlook ανακτώνται αυτόματα από το λογισμικό ηλεκτρονικής καταγραφής.

Το μόνο που χρειάζεται είναι να ελέγξετε ξανά την ορθότητα της διατύπωσης και να κάνετε κλικ στο κουμπί «Υποβολή» σε κάθε εργασία! Και τώρα κάθε συμμετέχων στη σύσκεψη, κατά την άφιξή του στο χώρο εργασίας του, θα λάβει ένα συμφωνημένο πρωτόκολλο και θα του ανατεθούν εργασίες στο Microsoft Outlook!

3. Μπορείτε να εκτελέσετε τις τέλειες συναντήσεις μόνοι σας με το πρότυπο MindJet Mind Manager!

Σας προσκαλούμε να κατεβάσετε εντελώς δωρεάν το πρότυπο που περιγράφεται παραπάνω, καθώς και τη μεθοδολογία ρύθμισης και χρήσης του! Για να το κάνετε αυτό, απλά συμπληρώστε την παρακάτω φόρμα και θα σας στείλουμε τα πάντα!

Αυτό το πρότυπο έχει ρυθμιστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορείτε να αφαιρέσετε περιττά μπλοκ από αυτό (για παράδειγμα, εάν δεν υπήρχαν ερωτήσεις στη σύσκεψη από την κατηγορία "Ερωτήσεις για συζήτηση αργότερα") - το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι απλώς να διαγράψετε αυτό το μπλοκ, και στην τελική έκδοση των πρακτικών αυτού του μπλοκ Απλώς δεν θα συμβεί.

Κριτικές:

Με τη βοήθεια του Mind Manager, οι συναντήσεις μας έχουν γίνει πιο αποτελεσματικές όσον αφορά την ποιότητα και τον χρόνο που αφιερώνεται στη διεξαγωγή. Η σαφής δομή που παρέχεται από τους κανόνες του Προτύπου και η τεχνική εφαρμογή με τη μορφή του προτύπου Mind Manager μετέφεραν τις συναντήσεις μας σε άλλο επίπεδο. Τα συμφωνηθέντα πρακτικά εμφανίζονται τώρα αμέσως στο τέλος της συνεδρίασης. Σύμφωνα με την εκτίμησή μας, στο τέλος του έργου, το κέρδος χρόνου λόγω της εισαγωγής της διαχείρισης μυαλού στη διεξαγωγή συνεδριάσεων των συλλογικών οργάνων ανήλθε σε περίπου 2 ώρες την εβδομάδα.

Maxim Vladimirovich Baromensky, Αναπληρωτής Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου,

Moscow Bank of Sberbank της Ρωσίας

Τώρα οι συσκέψεις λαμβάνουν συγκεκριμένες αποφάσεις με μετρήσιμα αποτελέσματα και προθεσμίες και οι εργασίες ανατίθενται σε εκτελεστές στο Outlook αμέσως μετά τη συνάντηση. Τα πρακτικά της συνεδρίασης εναρμονίζονται αυτόματα στο τέλος της συνεδρίασης. Ένας χάρτης επισκόπησης των θεμάτων που συζητούνται στο Mind Manager σάς επιτρέπει να μην παρεκκλίνετε από την ημερήσια διάταξη και να προχωρήσετε στη λήψη μιας συγκεκριμένης απόφασης για ένα συγκεκριμένο θέμα. Χάρη στους κανόνες του εκ των προτέρων προγραμματισμού στο Ημερολόγιο και της προετοιμασίας, ξεκινάμε πάντα τις συναντήσεις ακριβώς στην ώρα τους και τελειώνουν ακόμη και πριν από την προγραμματισμένη ώρα!

V.V.SALMIN

ΠΡΟΕΔΡΟΣ BAIKAL BANK

Εφιστούμε επίσης την προσοχή σας στο γεγονός ότι προς το παρόν αυτό το πρόσθετο ισχύει για MindJet MindManager έκδοση 14.1. Αυτό το πρόσθετο δεν είναι ακόμη διαθέσιμο για νεότερες εκδόσεις, αλλά μπορούμε να το προσαρμόσουμε για την Εταιρεία σας, εάν μας στείλετε ένα αίτημα χρησιμοποιώντας την παρακάτω φόρμα!

Σημειώστε αποτελεσματικά τις συναντήσεις σας!

Κάθε συνάντηση, συνάντηση και επαγγελματική συνάντηση απαιτεί διαδικασία πρωτοκόλλου. Σε αυτό το υλικό θα δούμε αναλυτικά δείγματα πρωτοκόλλων και επίσης θα μιλήσουμε για τους κανόνες για την εκτέλεσή τους.

Από το άρθρο θα μάθετε:

Σε ποιες περιπτώσεις απαιτείται καταγραφή;

Πολλοί υπάλληλοι της γραμματείας γνωρίζουν από πρώτο χέρι ότι η επεξεργασία και η σύνταξη ενός πρωτοκόλλου είναι μια μακρά και κουραστική εργασία. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι αυτό το έγγραφο περιέχει τεράστιο όγκο πληροφοριών, ο όγκος των οποίων δεν περιορίζεται σε μία ή δύο σελίδες. Επιπλέον, προκειμένου η μορφοποίηση του πρωτοκόλλου δείγματος να είναι όσο το δυνατόν πιο σωστή και το ίδιο το έγγραφο να είναι πιο ενημερωτικό, είναι απαραίτητο να ξεκινήσετε αυτή τη διαδικασίαόσο το δυνατόν νωρίτερα. Ωστόσο, για να γίνει αυτό, πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να καταλάβουμε σε ποια περίπτωση θα απαιτείται η προετοιμασία αυτής της τεκμηρίωσης. Για το λόγο αυτό, θα εξετάσουμε τα κύρια γεγονότα κατά τα οποία θα χρειαστεί να τηρηθεί ένα πρωτόκολλο (ένα δείγμα είναι διαθέσιμο για λήψη).

Συνάντηση

Είναι γνωστό ότι η συνάντηση είναι μία από μεγάλα γεγονόταστη ζωή οποιουδήποτε οργανισμού. Μπορεί να είναι είτε προγραμματισμένο, είτε οργανωμένο σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα, είτε επείγον. Σε κάθε περίπτωση η εξέλιξη της εκδήλωσης θα πρέπει να καταγράφεται στα πρακτικά της συνεδρίασης.

Η ευκολία της διεξαγωγής προγραμματισμένων συναντήσεων (μία φορά το μήνα, τριμηνιαία, εξαμηνιαία) έγκειται στο γεγονός ότι ο γραμματέας έχει την ευκαιρία να καταρτίσει εκ των προτέρων το πρόγραμμα της συνάντησης, να καθορίσει την πορεία της εκδήλωσης, τους ομιλητές και τον αριθμό των ερωτήσεων. Η παρουσία τέτοιων πληροφοριών σάς επιτρέπει να ξεκινήσετε τη σύνταξη εντύπων πρωτοκόλλου εκ των προτέρων.

Σε αυτή την περίπτωση, είναι σημαντικό να κατανοήσετε ότι κατά τη διάρκεια της συνάντησης εξετάζονται πάντα τρέχοντα θέματα και εργασίες που απαιτούν λύσεις. Αυτή ακριβώς είναι η βάση του πρωτοκόλλου, ή μάλλον, τα θέματα που εξετάζονται, οι αποφάσεις που λαμβάνονται, οι υπεύθυνοι κ.λπ.

Συνάντηση

Υπάρχουν διάφορα είδη αυτής της εκδήλωσης: συνέλευση συλλογικών οργάνων, μετόχων, επιτροπή εμπειρογνωμόνων κ.λπ. Επιπλέον, σε αυτή την περίπτωση δεν είναι απολύτως απαραίτητο να υπάρχουν τρέχοντα ζητήματα που πρέπει να επιλυθούν. Αντίθετα, κατά κανόνα, η συνάντηση έχει πιο εκτεταμένο και μακροχρόνιο χαρακτήρα. Για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια αυτής της εκδήλωσης, μπορεί να προσδιοριστεί η κατεύθυνση των δραστηριοτήτων του οργανισμού για τα επόμενα χρόνια, συνοψίζοντας την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης κ.λπ. Με απλά λόγια, η συνάντηση επιλύει τρέχοντα ζητήματα και η συνάντηση εξετάζει γενικές ερωτήσειςπου σχετίζονται με τις πολιτικές και τις δραστηριότητες του οργανισμού.

Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι τα πρακτικά της συνεδρίασης πρέπει επίσης να καταγράφουν την πρόοδο της εκδήλωσης. Ταυτόχρονα, μπορεί να μην υπάρξουν αποφάσεις στο πλαίσιο της εκδήλωσης, αλλά η πρόοδος της συζήτησης διαφόρων θεμάτων θα πρέπει να αποτυπωθεί στο κατάλληλο έγγραφο.

Σημειώστε ότι η συνεδρίαση της επιτροπής εμπειρογνωμόνων θα πρέπει να πραγματοποιείται τακτικά (μία φορά το χρόνο) προκειμένου να εξετάζονται θέματα που προκύπτουν ετησίως. Για παράδειγμα, μια συνάντηση για να εξετάσει μια νέα ονοματολογία υποθέσεων, μια απογραφή προσωπικών φακέλων, εγγράφων που διατέθηκαν για καταστροφή κ.λπ. Στην περίπτωση αυτή, κάθε απόφαση που λαμβάνεται από την ΕΚ πρέπει να καταγράφεται στο πρωτόκολλο, διαφορετικά η ίδια διαδικασία καταστροφής εγγράφων μπορεί να καταστεί παράνομη ελλείψει θεμελιώδους εγγράφου (στην περίπτωση αυτή, πρωτοκόλλου). Ταυτόχρονα, η μορφή των πρακτικών της συνεδρίασης της επιτροπής μπορεί να παραμένει ουσιαστικά αμετάβλητη από έτος σε έτος.

Δείγματα πρακτικών συνεδρίασης

Συνάντηση

Το έντυπο πρακτικών συνεδρίασης μοιάζει πολύ με την τεκμηρίωση της συνεδρίασης. Η κύρια διαφορά μεταξύ των εγγράφων έγκειται στην ίδια την εκδήλωση: εάν στη συνάντηση συμμετέχουν υπεύθυνοι, τότε η συνάντηση μπορεί να πραγματοποιηθεί μεταξύ όλων των υπαλλήλων του οργανισμού. Για το λόγο αυτό, ο αριθμός των συμμετεχόντων στην εκδήλωση μπορεί να είναι αρκετές φορές μεγαλύτερος από το κοινό της συνάντησης, καθώς και από τη διάρκεια της εκδήλωσης. Από αυτή την άποψη, συνιστάται να καταγράφετε όλα όσα συμβαίνουν χρησιμοποιώντας συσκευές εγγραφής. Ακολούθως, με βάση αυτά, συμπληρώνεται προσυμφωνημένο έντυπο πρακτικών της συνεδρίασης.

Σημειώστε ότι τα πρακτικά της συνεδρίασης (δείγμα παρουσιάζεται παρακάτω) δεν πρέπει να περιέχουν αναλυτικές δηλώσεις από όλους τους παρευρισκόμενους. Κατά κανόνα, οι αποφάσεις σε εκδηλώσεις αυτής της κλίμακας λαμβάνονται μέσω ψηφοφορίας. Σε αυτή την περίπτωση ξύλευσηαποτελείται από ερωτήσεις που εκφράζονται και τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας με τις αποφάσεις που λαμβάνονται.

Παράδειγμα πρακτικών συνεδρίασης

Διαβάστε επίσης:

Εκτός από το γεγονός ότι τα πρωτόκολλα, δείγμα των οποίων θα εξετάσουμε, διαφέρουν ανάλογα με το είδος του συμβάντος, μπορούν επίσης να έχουν πλήρη και σύντομη μορφή. Προτείνουμε να εξετάσουμε ποιες είναι οι διαφορές τους.

Σύντομη φόρμα

Αυτός ο τύπος ξύλευσηπεριέχει πληροφορίες για τα θέματα που συζητήθηκαν και αποφάσεις που λαμβάνονται. Στο σύντομο πρωτόκολλο αναφέρονται επίσης τα ονόματα όσων μίλησαν και οι υπεύθυνοι για τις αποφάσεις που ελήφθησαν. Η σύντομη φόρμα δεν καταγράφει την πλήρη εξέλιξη της εκδήλωσης, αλλά παρέχει μόνο πληροφορίες σχετικά με τη λήψη αποφάσεων για ορισμένα θέματα.

Σύντομο δείγμα πρωτοκόλλου

Πλήρης φόρμα

Αυτή η φόρμα πρωτόκολλοπεριέχει περισσότερα λεπτομερείς πληροφορίεςγια την εξέλιξη της εκδήλωσης. Μπορούμε να πούμε ότι σε αυτήν την περίπτωση το έγγραφο εμφανίζει ολόκληρο το συμβάν με χρονολογική σειρά. Επιπλέον, η πλήρης καταγραφή συνεπάγεται επίσης λεπτομερή παρουσίαση των εκθέσεων και των ομιλιών των συμμετεχόντων, της θέσης, των απόψεων και των ερωτήσεων που διατυπώθηκαν.

Πλήρες δείγμα πρωτοκόλλου

Συντομογραφία

Το παρουσιαζόμενο δείγμα πρωτοκόλλου ολοκληρώνεται με βάση τη μεταγραφή συμβάντος ή την ηχογράφηση φωνής. Το εύρος αυτού του εγγράφου υπερβαίνει σημαντικά τις παραπάνω φόρμες, καθώς περιγράφει το συμβάν αυτολεξεί. Με απλά λόγια, όλες οι δηλώσεις, οι αναφορές και οι ερωτήσεις που εκφράστηκαν κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης καταγράφονται σε αυτή τη φόρμα.

Σύνταξη εγγράφου

Ένα δείγμα πρωτοκόλλου περιλαμβάνει τη διαίρεση του κειμένου σε δύο μέρη: εισαγωγικό και κύριο. Το έγγραφο αρχίζει με τη λέξη "πρόεδρος". Εκτυπώνεται με διπλά διαστήματα μετά τον τίτλο, ακριβώς από τα περιθώρια από τη μηδενική θέση της καρτέλας με κεφαλαία. Μετά την παύλα αναγράφεται το επώνυμο του προέδρου και τα αρχικά. Η λέξη «γραμματέας» γράφεται με τον ίδιο τρόπο. Για παράδειγμα,

Πρόεδρος - Matveev V.I. Γραμματέας - Ivanova SB.

Ακολουθεί μια λίστα με τους παρόντες. Στη συνέχεια είναι απαραίτητο να αναγραφούν τα ονόματα των προσκεκλημένων αναφέροντας τις θέσεις τους. Σημειώνουμε επίσης ότι σε εκτεταμένες συνεδριάσεις και συνεδριάσεις με μεγάλο αριθμό παρόντων, η σύνθεσή τους αναφέρεται μόνο ποσοτικά και στη συνέχεια επισυνάπτεται κατάλογος ονομάτων στα πρακτικά.

Ένα δείγμα συμπλήρωσης του πρωτοκόλλου αποτελείται από ενότητες που αντιστοιχούν στα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Κάθε παράγραφος μπορεί να περιέχει τα ακόλουθα μέρη: ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ, ΜΙΛΗΘΗΚΕ, ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ (ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ). Αυτές οι λέξεις γράφονται με κεφαλαία γράμματα, η καθεμία σε μια νέα γραμμή, ακολουθούμενες από άνω και κάτω τελεία, και έτσι διασπούν οπτικά το κείμενο.

Πρωτόκολλο (παράδειγμα σχεδίου)

Εγγραφή και καταγραφή

Μόνο σωστό διαδικασία εγγραφήςπρωτόκολλο (ένα δείγμα παρουσιάζεται παρακάτω) μπορεί να διασφαλίσει πλήρως τη νομική ισχύ των αποφάσεων η βάση για την υιοθέτηση των οποίων ήταν μια συνάντηση, διαβούλευση ή συνεδρίαση. Σε αυτήν την περίπτωση, τα βασικά στοιχεία της εγγραφής και της καταγραφής θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε αυτή τη διαδικασία.

Ένα παράδειγμα πρωτοκόλλου είναι το κύριο διοικητικό έγγραφο της συλλογικής διαχείρισης και σχεδόν πάντα συντάσσεται ως πολυσέλιδο έγγραφο. Επομένως, κατά τη σύνταξη του πρώτου φύλλου, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε τη γενική μορφή του οργανισμού ή της επιχείρησης και εάν δεν υπάρχει δείγμα για το πρωτόκολλο, τότε το έγγραφο συντάσσεται σε φύλλα χαρτιού Α4 με τις λεπτομέρειες που διατάσσονται σύμφωνα με το δείγμα της γενικής φόρμας.

Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι το παράδειγμα πρωτοκόλλου χρονολογείται από την ημερομηνία του συμβάντος και όχι από την ημερομηνία σύνταξης και εκτέλεσης του εγγράφου. Εάν η συνάντηση διήρκεσε αρκετές ημέρες, η ημερομηνία θα πρέπει να αναφέρεται με παύλα, για παράδειγμα, 06/12-15/2016. Σε κάθε έγγραφο εκχωρείται ο δικός του αριθμός, που αντιστοιχεί στον αύξοντα αριθμό της εκδήλωσης, ξεκινώντας από το νέο ημερολογιακό έτος. Στην περίπτωση αυτή, οι αριθμοί των συναντήσεων, των συνεδρίων και των συναντήσεων καθορίζονται χωριστά μεταξύ τους. Ο τόπος της συνάντησης αναφέρεται στην πόλη στην οποία έγινε η εκδήλωση.

Παρακάτω είναι το πρωτόκολλο, δείγμα του οποίου μπορείτε να κατεβάσετε στο

Στη σύγχρονη πρακτική διαχείρισης, η προετοιμασία πρακτικών συνεδριάσεων είναι απαραίτητη για την τεκμηρίωση των εργασιών των συναντήσεων υπό την ηγεσία διευθυντών διαφορετικών βαθμίδων. Τα πρακτικά χρησιμοποιούνται επίσης για την καταγραφή των πρακτικών συναντήσεων, συνεδρίων και σεμιναρίων. Δείγμα και όλα απαραίτητους κανόνεςσύνταξη των πρακτικών της συνεδρίασης - περαιτέρω στο άρθρο μας.

Σε αυτό το άρθρο θα διαβάσετε:

• Γιατί είναι σημαντικά τα πρακτικά μιας οργανωτικής συνεδρίασης;
• Ποια μορφή πρακτικών συνεδρίασης προτιμάται περισσότερο;
• Τι αποχρώσεις περιλαμβάνει τα πρακτικά της συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου;
• Ποια μορφή πρακτικών συνάντησης πρέπει να χρησιμοποιήσετε;
• Πώς γίνεται η επεξεργασία των πρακτικών των συνεδριάσεων;
• Πού θα βρείτε δείγμα συμπλήρωσης πρακτικών συνεδρίασης
• Πού συνιστάται η αποθήκευση των πρακτικών συνάντησης;

Γιατί χρειάζεστε τα πρακτικά της συνεδρίασης;

Ένα πρωτόκολλο μετά τα αποτελέσματα μιας δράσης συλλογικής διαχείρισης είναι απαραίτητο για την τεκμηρίωση της προηγούμενης συζήτησης των θεμάτων και των αποφάσεων που ελήφθησαν.

Ελέγξτε επειγόντως τους συνεργάτες σας!

Το ξέρεις αυτό Κατά τον έλεγχο, οι φορολογικές αρχές μπορούν να προσκολληθούν σε οποιοδήποτε ύποπτο γεγονός σχετικά με τον αντισυμβαλλόμενο? Επομένως, είναι πολύ σημαντικό να ελέγχετε αυτούς με τους οποίους συνεργάζεστε. Σήμερα, μπορείτε να λάβετε δωρεάν πληροφορίες σχετικά με τις προηγούμενες επιθεωρήσεις του συντρόφου σας και, το πιο σημαντικό, να λάβετε μια λίστα με τις παραβιάσεις που εντοπίστηκαν!

Από τις αρχές του 18ου αιώνα, η σύνταξη πρακτικών συνάντησης σε οικιακές εργασίες γραφείου. Τότε για πρώτη φορά άρχισαν να συζητούν το θέμα πριν πάρουν μια απόφαση. Ιστορικά, το πρωτόκολλο ήταν:

– πληροφοριακό έγγραφο (που τεκμηριώνει την πρόοδο της συζήτησης).

– διοικητικό έγγραφο (καθορισμός της απόφασης που ελήφθη με βάση τα αποτελέσματα της συζήτησης).

Η σύνταξη πρακτικών στη σύγχρονη πρακτική διαχείρισης παρέχεται για την τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων των συναντήσεων υπό την ηγεσία διευθυντών διαφορετικών βαθμίδων. Τα πρακτικά χρησιμοποιούνται επίσης για την καταγραφή των πρακτικών συναντήσεων, συνεδρίων και σεμιναρίων.

Η απόφαση για την ανάγκη σύνταξης πρακτικών λαμβάνεται στις συνεδριάσεις από τον υπεύθυνο που τα ορίζει. Εάν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης γίνει συζήτηση για ενημέρωση των εργαζομένων για ένα συγκεκριμένο θέμα σχετικά με την αποσαφήνιση μιας προηγουμένως ληφθείσας απόφασης, τότε μπορεί να μην είναι απαραίτητο να συνταχθούν πρακτικά της συνεδρίασης. Ωστόσο, η σύνταξη πρακτικών μπορεί επίσης να απαιτείται σε μια επιχειρησιακή συνεδρίαση. Στην περίπτωση αυτή καταγράφονται στοιχεία για τη σύνθεση των παρόντων, τις προτάσεις ή τις απόψεις που διατυπώθηκαν.

Πώς θα επιτευχθεί η εφαρμογή των συμφωνιών που εγκρίθηκαν στη συνάντηση

Alexander Shuvalov, γενικός διευθυντήςΕταιρεία Tule Center, Μόσχα

Ακόμη και με το δικαίωμα οργάνωση της συνάντησης, τηρώντας τους καθιερωμένους κανονισμούς, την ατζέντα και τις εποικοδομητικές πεποιθήσεις, δεν διασφαλίζεται πάντα το απαιτούμενο αποτέλεσμα - η εταιρεία αποτυγχάνει να εφαρμόσει θεμελιώδεις αλλαγές, σαν να μην είχε πραγματοποιηθεί ποτέ η συνάντηση. Αυτό το πρόβλημα δεν προκαλείται από τεμπελιά των εργαζομένων. Είναι απαραίτητο να θυμόμαστε το σοβαρό πρόβλημα της μη καταγραφής συμφωνίας σε μια συνάντηση.

Έτσι, ως αποτέλεσμα, οι οδηγίες και οι αποφάσεις μετά τη συνάντηση απλώς κρέμονται στον αέρα. Πολλοί είναι έτοιμοι να αντιταχθούν, υποστηρίζοντας ότι καταγράφουμε όλες τις πληροφορίες σε ημερολόγια. Όμως είναι πολύ συνηθισμένες καταστάσεις όταν ένας υπάλληλος «ξέχασε» κάτι, δεν το κατέγραψε ή το μπέρδεψε. Μετά από μια συνάντηση, ένα άτομο ξεχνά τις πληροφορίες που συζητήθηκαν στη συνάντηση.

Ως εκ τούτου, η σύνταξη των πρακτικών μιας συνεδρίασης μου έχει γίνει από καιρό γνωστή και υποχρεωτικός κανόνας. Για το σκοπό αυτό η γραμματέας ολοκλήρωσε το κατάλληλο μάθημα. Διατηρούμε πρακτικά όλων των συναντήσεων στα αρχεία μας.

Μετά τη συνάντηση, πρέπει να υπενθυμίσετε σε όλους τους υπαλλήλους τις οδηγίες - μέσω email ή καταχωρήσεις στο σύστημα CRM και άλλα προγράμματα που χρησιμοποιούνται στην εταιρεία.

Πρέπει να κρατήσω τα πρακτικά της συνάντησης σε ειδική φόρμα;

Στη βιβλιογραφία για τη διαχείριση γραφείου υπάρχει μια δήλωση σύμφωνα με την οποία τα πρακτικά των συνεδριάσεων συντάσσονται σε κοινό έντυπο. Ωστόσο, το γενικό έντυπο για τη σύνταξη πρακτικών και άλλων εγγράφων δεν χρησιμοποιείται από όλες τις εταιρείες. Κατά κύριο λόγο, χρησιμοποιείται από όργανα κρατική εξουσίακαι τις τοπικές κυβερνήσεις. Άλλωστε, σύμφωνα με το κανονιστικό νομικές πράξεις– αυτοί οι φορείς πρέπει να χρησιμοποιούν έντυπα με την εικόνα του θυρεού (Κράτος, εθνόσημο του υποκειμένου Ρωσική Ομοσπονδίαή δήμος), γίνεται με τυπογραφικό τρόπο. Άλλοι οργανισμοί έχουν το δικαίωμα ανεξάρτητη επιλογήμέθοδος παραγωγής εντύπων για τα πρακτικά της συνεδρίασης.

Εάν μια εταιρεία δεν λειτουργεί με έντυπες φόρμες για τα πρακτικά συνεδρίασης, τότε η επιλογή γίνεται υπέρ των ηλεκτρονικών προτύπων φορμών - είναι πιο βολικό να εργάζεστε με συγκεκριμένους τύπους προτύπων φορμών - επιστολές, οδηγίες, παραγγελίες, σημειώσεις, πρακτικά και άλλα είδη εγγράφων.

Σε αυτή την περίπτωση, δεν απαιτείται γενική φόρμα. Για να αναπτύξετε πρότυπα για έντυπα, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τις διατάξεις του προτύπου 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων» (ενότητα 4 «Απαιτήσεις για έντυπα εγγράφων»).

Πώς να συντάξετε τα πρακτικά μιας συνεδρίασης

1) Μέρος κεφαλίδας του πρωτοκόλλου. Περιέχει τις ακόλουθες λεπτομέρειες:

– πλήρες όνομα του οργανισμού·

– είδος εγγράφου (ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ)·

– αριθμός και ημερομηνία·

– τόπος σύνταξης του πρωτοκόλλου·

– τίτλος του κειμένου.

Το όνομα του οργανισμού πρέπει να αναφέρεται μαζί με τη νομική μορφή. Πρέπει να αντιστοιχεί στην επίσημη ονομασία του οργανισμού (που καθορίζεται στους κανονισμούς ή στο καταστατικό του οργανισμού). Είναι επίσης απαραίτητο να αναφέρεται η νομική μορφή πλήρως και όχι ως συντομογραφία.

• Εκπαίδευση πωλήσεων: Τι πρέπει να γνωρίζετε πριν ξεκινήσετε

Εάν η εταιρεία έχει επίσημα καταχωρημένη συντομευμένη επωνυμία, μπορεί να υποδειχθεί στην παρακάτω γραμμή ονοματεπώνυμο– σε παρένθεση. Εάν η εταιρεία έχει ανώτερο οργανισμό, το όνομα του τελευταίου αναγράφεται πάνω από το όνομα του οργανισμού που συντάσσει το έγγραφο (συνιστάται σε συντομογραφία).

Για παράδειγμα:

δημόσιας εταιρείας
Πρακτορείο «Διανομή, επεξεργασία, συλλογή Τύπου»
(JSC Agency "Rospechat")

Κλειστή Ανώνυμη Εταιρεία «Νέες Τεχνολογίες»

Η ημερομηνία των πρακτικών είναι η ημέρα της συνεδρίασης. Εάν η διάρκεια της συνεδρίασης ήταν αρκετές ημέρες, τότε οι ημερομηνίες από την αρχή έως το τέλος της συνεδρίασης αναφέρονται στην ημερομηνία των πρακτικών (και δεν περιορίζονται μόνο στην ημερομηνία υπογραφής των πρακτικών), η οποία μπορεί να συνταχθεί αρκετές ημέρες μετά την ίδια τη συνάντηση).

Τα πρακτικά αριθμούνται μέσα σε ένα ημερολογιακό έτος, επομένως ο αριθμός (ευρετήριο) του πρωτοκόλλου αντιπροσωπεύεται από τον αύξοντα αριθμό της συνάντησης. Χορηγείται χωριστά για κάθε ομάδα πρακτικών που απαρτίζει την εταιρεία - τα πρακτικά της διεύθυνσης, τα πρακτικά των γενικών συνελεύσεων των μετόχων, τα πρακτικά των συνεδριάσεων του εργατικού δυναμικού και τα πρακτικά των συνεδριάσεων του τεχνικού συμβουλίου αριθμούνται χωριστά.

Τόπος σύνταξης - η αναγραφή του είναι σημαντική σε περιπτώσεις που η συνάντηση πραγματοποιείται σε άλλη τοποθεσία, και όχι στην τοποθεσία της εταιρείας Η τοποθεσία σύνταξης αναφέρεται λαμβάνοντας υπόψη τη διοικητική-εδαφική διαίρεση, επιτρέπονται μόνο γενικά αποδεκτές συντομογραφίες.

Ο τίτλος του κειμένου περιέχει στο πρωτόκολλο ένδειξη για το είδος της συλλογικής δραστηριότητας (συνάντηση, διάσκεψη, συνεδρία κ.λπ.) και το όνομα του συλλογικού οργάνου στη μητρική υπόθεση. Για παράδειγμα, συνεδριάσεις της εργατικής συλλογικότητας ή συνεδριάσεις επικεφαλής διαρθρωτικών μονάδων.

Οι λεπτομέρειες του τμήματος κεφαλίδας μπορούν να τοποθετηθούν με γωνιακό ή διαμήκη τρόπο. Το δικαίωμα της επιλογής κατάλληλη επιλογήδιατηρείται από την εταιρεία.

2) Εισαγωγικό μέρος του κειμένου. Μετά τον τίτλο, πληκτρολογήστε τα αρχικά και τα επώνυμα του προέδρου και του γραμματέα της συνεδρίασης. Είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη ότι ο πρόεδρος στα πρακτικά είναι ο υπάλληλος που διεξάγει τη συνεδρίαση, σύμφωνα με τραπέζι προσωπικούΗ θέση του δεν αναφέρεται στο κείμενο.

Ο γραμματέας είναι υπεύθυνος για την οργάνωση της συνάντησης, την τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων της, τη σύνταξη και την κατάθεση πρακτικών. Δεν είναι απαραίτητο ο γραμματέας της συνεδρίασης να είναι αυτεπάγγελτος γραμματέας. Άλλωστε αυτό υπηρεσιακό καθήκονγια έναν υπάλληλο μπορεί να είναι επιπλέον. Εάν πραγματοποιείται συνεχώς, είναι απαραίτητο να ρυθμιστεί περιγραφή θέσης εργασίας. Αυτό το έργοανατίθεται στον υπάλληλο από τον διευθυντή, εάν εκτελείται ως εφάπαξ ανάθεση.

Πρόεδρος – Pankov Yu.P.

Γραμματέας – Egorova D.L.

Παρόντες: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.

Προσκεκλημένος: Εκτελεστικός Διευθυντής OJSC SMU No. 15 Shuvalov T.B., Οικονομικός Διευθυντής OJSC SMU No. 14 Osmanova M.T.

Μετά τη λέξη «Παρουσιάστηκε», σε νέα γραμμή γράφουμε με αλφαβητική σειρά τα αρχικά και τα επώνυμα των υπαλλήλων της εταιρείας που συμμετέχουν στη συνάντηση. Εάν στελέχη του οργανισμού προσκληθούν να συμμετάσχουν στη συνάντηση, θα πρέπει να αναφέρονται στην ενότητα «Προσκληθέντες» με αλφαβητική σειρά (επώνυμο και αρχικά) χωρίς να δηλώνουν τη θέση τους. Όταν στη συνάντηση συμμετέχουν εκπρόσωποι άλλων οργανισμών, είναι επίσης απαραίτητο να αναφέρονται οι θέσεις και τα ονόματα των εταιρειών.

Η λίστα των συμμετεχόντων στη σύσκεψη και των προσκεκλημένων που είναι παρόντες εκτυπώνεται με διάκενο μίας γραμμής. Στη συνέχεια, αφήνεται μια κενή γραμμή και η ημερήσια διάταξη εκτυπώνεται σε απόσταση μιας γραμμής. Συνηθίζεται να εκτυπώνεται το κύριο μέρος του κειμένου σε απόσταση 1,5 γραμμών.

• Συμφωνία παροχής υπηρεσιών: δείγμα, τυπικά λάθη

Η σύνταξη της λίστας των συμμετεχόντων είναι ευθύνη του γραμματέα. Η λίστα καταρτίζεται εκ των προτέρων σύμφωνα με τις οδηγίες του διαχειριστή. Αυτή η λίστα προσαρμόζεται την ημέρα της εκδήλωσης ανάλογα με την πραγματική διαθεσιμότητα των επισήμων.

Αν συντάσσονται πρακτικά συνεδρίασης διευρυμένου (με συμμετοχή άνω των 15 ατόμων) ή μόνιμου συλλογικού οργάνου, δεν αναγράφονται τα ονόματα των συμμετεχόντων, αλλά αναγράφεται ο συνολικός αριθμός τους. Αυτή η ποσότητα καθορίζεται με βάση τα στοιχεία εγγραφής - σε αυτήν την περίπτωση, ο κατάλογος εγγραφής περιλαμβάνεται στα παραρτήματα του πρωτοκόλλου. Στην περίπτωση αυτή, τα πρακτικά της συνεδρίασης αντικατοπτρίζουν τα ακόλουθα στοιχεία:

Παρόντες: 19 άτομα (επισυνάπτεται λίστα).

Το εισαγωγικό μέρος των πρακτικών αναφέρει την ημερήσια διάταξη. Το περιεχόμενο της ημερήσιας διάταξης καθορίζεται από τον αρχηγό που προγραμματίζει τη συνάντηση, ο οποίος θα είναι και υπεύθυνος για τη διεξαγωγή της. Εάν αυτό το έγγραφο διανεμήθηκε πριν από τη συνεδρίαση, τότε οι πληροφορίες από αυτό θα πρέπει να μεταφερθούν στα πρακτικά.

• Κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία μιας επιχείρησης: έννοια, διαχείριση και ανάλυση

Η ημερήσια διάταξη περιέχει τα θέματα που θα συζητηθούν στην εκδήλωση, διευκρινίζοντας τα ονόματα των ομιλητών και τη σειρά συζήτησης των θεμάτων αυτών.

Το πρωτόκολλο για κάθε θέμα πρέπει να αναφέρει τα αρχικά και το επώνυμο του εισηγητή.

Ημερήσια διάταξη:

1) Περί έγκρισης κανόνων ασφάλειας πληροφοριών.
Έκθεση του προϊσταμένου του τμήματος πληροφοριών, Yu R. Doronina.

2) Σχετικά με την πραγματοποίηση αλλαγών στον πίνακα προσωπικού.
Ομιλία του Αναπληρωτή Γενικού Διευθυντή I. N. Sergeev

3) Κύριο μέρος του κειμένου

Τα πρακτικά μιας εταιρικής συνεδρίασης, ανάλογα με τη μορφή παρουσίασης του κειμένου, μπορεί να είναι πλήρη και σύντομα. Τα έντυπα του πρωτοκόλλου διαφέρουν μεταξύ τους μόνο ως προς την πληρότητα της κάλυψης των εργασιών της συνάντησης. Αυτές οι φόρμες δεν συνεπάγονται διαφορές στο σχεδιασμό:

Σύντομο πρωτόκολλο – αυτό το έγγραφο καταγράφει:

– θέματα που συζητήθηκαν στη συνάντηση·

– ονόματα ομιλητών (εισηγητές)·

– αποφάσεις που λαμβάνονται·

Αυτό το πρωτόκολλο διατηρείται συνήθως για τις ακόλουθες περιπτώσεις:

– όταν η συνάντηση είναι στενογραφημένη ή ηχογραφημένη σε δικτάφωνο·

– κατά τη διάρκεια μιας επιχειρησιακής συνεδρίασης, δίνεται σημαντική σημασία στον καθορισμό της απόφασης χωρίς να διευκρινίζεται η πορεία της συζήτησης.

Ένα σύντομο πρωτόκολλο μιας συνάντησης ενός οργανισμού δεν επιτρέπει σε κάποιον να καθορίσει την πορεία συζήτησης ενός θέματος, σχόλια που έγιναν, απόψεις ή τη διαδικασία ανάπτυξης ενός διοικητικού μέρους - μιας απόφασης διαχείρισης.

Ένα πλήρες πρωτόκολλο προορίζεται να τεκμηριώσει μια λεπτομερή εικόνα του τι συμβαίνει, συμπεριλαμβανομένου του περιεχομένου των εκθέσεων και των ομιλιών των συμμετεχόντων στη συνάντηση, όλων των απόψεων που εκφράστηκαν, των ερωτήσεων που εκφράστηκαν, των σχολίων, των παρατηρήσεων και των θέσεων.

Κατά συνέπεια, ένα πλήρες πρωτόκολλο προϋποθέτει την παρουσία τριών μερών για κάθε θέμα που συζητείται - "ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ", "ΜΙΛΗΘΗΚΕ", "ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ" ("ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ"). Και με λίγα λόγια υπάρχουν μόνο δύο: «ΑΚΟΥΣΤΗ» και «ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ» («ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ»).

Το σώμα του κειμένου περιέχει τον αριθμό των ενοτήτων που αντιστοιχεί στον αριθμό των θεμάτων που περιλαμβάνονται στην ημερήσια διάταξη. Τα τμήματα αριθμούνται σύμφωνα με αυτό. Κάθε ενότητα περιέχει 3 μέρη για το πλήρες πρωτόκολλο - "LISTENED", "SPEAKED", "DECIDED" ("DECIDED"). Το σύντομο πρωτόκολλο περιέχει 2 μέρη. Αυτές οι λέξεις εκτυπώνονται από το αριστερό περιθώριο με κεφαλαία γράμματα.

Στο κείμενο του πρωτοκόλλου, μετά τη λέξη «ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ», πρέπει να αναγράφονται τα ονόματα και οι πρωτοβουλίες του κύριου ομιλητή. γενετική περίπτωση, περιγράφοντας ένα διακεκομμένο αρχείο της ομιλίας του. Κατά κανόνα η παρουσίαση δίνεται σε γ ́ ενικό πρόσωπο σε παρελθοντικό χρόνο. Εάν έχει συνταχθεί και υποβληθεί γραπτή έκθεση στον γραμματέα, μόνο το θέμα της έκθεσης μπορεί να οριστεί ως πρωτόκολλο, με τη σημείωση «το κείμενο της έκθεσης επισυνάπτεται». Ας δούμε ένα παράδειγμα:

1. ΑΚΟΥΣΑ:

Petrova V.Yu - σχετικά με τα αποτελέσματα της εφαρμογής του σχεδίου εργασίας του τμήματος πωλήσεων για το 4ο τρίμηνο του 2015. Σημείωσε ότι το σχέδιο εκπληρώθηκε 100%.

1. ΑΚΟΥΣΑ:

Petrova V. Yu. – επισυνάπτεται το κείμενο της έκθεσης.

Μετά τη λέξη «ΜΙΛΗΘΗΚΕ», στα πρακτικά πρέπει να αναγράφονται τα επώνυμα και τα αρχικά των συμμετεχόντων στη συζήτηση. Κάθε επώνυμο και αρχικά στο κείμενο του πρωτοκόλλου τυπώνονται σε νέα γραμμή στην ονομαστική περίπτωση.

Οι ηχογραφήσεις των ομιλιών υποδεικνύονται μετά το επίθετο, χωρίζονται με παύλα και παρουσιάζονται σε γ' ενικό πρόσωπο. Αυτό το μέρος περιέχει επίσης ερωτήσεις που εκφράστηκαν κατά τη διάρκεια της έκθεσης ή μετά την ολοκλήρωσή της, με τις απαντήσεις σε αυτές να αναφέρονται.

Εάν δεν υπάρχουν συζητήσεις ή ερωτήσεις στη συνάντηση, το μέρος "ΜΙΛΕΙΑ" παραλείπεται αυτό το τμήμα αποτελείται από μόνο 2 μέρη "ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ" και "ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ" ("ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ"). Ίσως αυτό είναι επίσης για την πλήρη εξέταση κατά την εξέταση ορισμένων θεμάτων της ημερήσιας διάταξης.

Η λέξη «ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ» (ή «ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ») ακολουθείται από το κείμενο του διατακτικού του αντίστοιχου θέματος της ημερήσιας διάταξης. Όταν λαμβάνετε πολλές αποφάσεις για ένα θέμα, πρέπει να αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς. Το πρώτο ψηφίο θα δείχνει τον αριθμό του στοιχείου, το δεύτερο ψηφίο θα δείχνει τον αριθμό της απόφασης που ελήφθη.

Ειδικότερα, εάν ληφθούν αποφάσεις για την πρώτη παράγραφο 3, θα αναφέρονται ως 1.1, 1.2 και 1.3.

Εάν ληφθεί μόνο μία απόφαση για το θέμα 2, δεν θα αναφέρεται το 2, αλλά το 2.1.

1.1. Ετοιμάστε ένα πρόγραμμα για τη βελτίωση των προσόντων των πωλητών ειδικούς πλήρους απασχόλησηςΕταιρείες για το 2ο τρίμηνο του 2009 έως 03/03/2009. Υπεύθυνος – επικεφαλής της υπηρεσίας προσωπικού Ushakov L.B.

1.1. Επικεφαλής της Υπηρεσίας Ανθρώπινου Δυναμικού L.B. Ushakov εκπόνηση προγράμματος βελτίωσης των προσόντων των πωλητών χρησιμοποιώντας τους ειδικούς πλήρους απασχόλησης της Εταιρείας για το 2ο τρίμηνο 2009. Προθεσμία: 03/03/2009.

Σύμφωνα με τη συνήθη πρακτική της σύνταξης πρακτικών μιας συνεδρίασης, τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας δεν προορίζονται για καταγραφή. Αν και, εάν ψηφίστηκε, πρέπει να αντικατοπτρίζεται στη διατακτική παράγραφο. Τα πρακτικά των γενικών συνελεύσεων περιλαμβάνουν πολλές λεπτομέρειες - συμπεριλαμβανομένης της αντανάκλασης των δεδομένων ψηφοφορίας για αποφάσεις, της καταχώρισης αυτών των αποφάσεων στα πρακτικά της επιτροπής καταμέτρησης, καθώς και στα πρακτικά γενική συνέλευσημετόχους. Ας δούμε ένα παράδειγμα:

1.1. Έγκριση της υποψηφιότητας του A.E. Fedorov. στη θέση του οικονομικού διευθυντή της Εταιρείας.

1.1. Έγκριση της ετήσιας έκθεσης, του ισολογισμού, της κατάστασης κερδών και ζημιών για το 2014· Σχέδιο ανάπτυξης και λίστα με τις πιο σημαντικές εργασίες για το 2015.

Αποτελέσματα ψηφοφορίας: «ΥΠΕΡ» – 78 ψήφοι (97,5% των συνολικός αριθμόςψήφοι που συμμετέχουν στη συνεδρίαση)· «ΚΑΤΑ» – όχι. «ΑΠΟΧΗ» – 2 ψήφοι (2,5% του συνόλου των ψήφων που συμμετείχαν στη συνεδρίαση). Η απόφαση πάρθηκε με 78 ψήφους. Επισυνάπτεται το πρωτόκολλο αρ. 2 της επιτροπής καταμέτρησης.

Τα πρακτικά της συνεδρίασης έχουν νομική ισχύ;

Τα πρακτικά συντάσσονται βάσει στενογραφικών, χειρόγραφων ή ηχογραφήσεων που ελήφθησαν στη συνεδρίαση. Μετά τη συνεδρίαση, ο γραμματέας πληκτρολογεί ξανά τα αρχεία, μορφοποιώντας τα σύμφωνα με τις αναφερόμενες απαιτήσεις και υποβάλλοντάς τα στον πρόεδρο της συνεδρίασης για επεξεργασία. Το πρωτόκολλο, λαμβάνοντας υπόψη αυτόν τον κανόνα, υπογράφεται και καθίσταται έγκυρο επίσημο έγγραφο.

Η νομική ισχύς του πρωτοκόλλου - η αξιοπιστία, η τυπικότητα, το αδιαμφισβήτητο - εξαρτάται από τους κανόνες εκτέλεσης. Ο τυπικός ορισμός προτείνει: «η νομική ισχύς είναι η ιδιότητα ενός επίσημου εγγράφου που του κοινοποιείται ισχύουσα νομοθεσία, την αρμοδιότητα του φορέα που το εξέδωσε και την καθιερωμένη διαδικασία εγγραφής.» Εάν τηρούνται οι καθορισμένοι κανόνες εγγραφής, τότε τα πρακτικά της συνεδρίασης του οργανισμού αποκτούν νομική ισχύ όταν υπογράφονται από 2 άτομα - τον πρόεδρο και τον γραμματέα.

Τα πρακτικά της συνεδρίασης ενός οργανισμού είναι ένα εσωτερικό έγγραφο, επομένως, κατά κανόνα, δεν υπάρχει σφραγίδα σε αυτό.

Εάν τα πρακτικά της συνεδρίασης ενός οργανισμού συντάσσονται σε πολλές σελίδες, είναι απαραίτητο να αριθμήσετε τη δεύτερη και τις επόμενες σελίδες. Οι αριθμοί σελίδων εισάγονται με αραβικούς αριθμούς χωρίς να υποδεικνύεται η λέξη "σελίδα" (σελίδα), χωρίς να χρησιμοποιούνται εισαγωγικά, παύλες και άλλα σημάδια.

Ποια είναι η προθεσμία για την προετοιμασία του πρωτοκόλλου;

Ο γενικός κανόνας προτείνει ότι η περίοδος προετοιμασίας των πρακτικών μιας συνεδρίασης δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερη από πέντε ημέρες. Συγκεκριμένη ημερομηνία για την ετοιμότητα των πρακτικών της συνεδρίασης μπορεί να οριστεί από τον επικεφαλής που προήδρευσε στη συνεδρίαση ή από τον πρόεδρο μόνιμου συλλογικού οργάνου. Η προθεσμία για τη σύνταξη του πρωτοκόλλου μπορεί να ορίζεται στον κανονισμό του συλλογικού οργάνου.

Ωστόσο, για ορισμένες ποικιλίες, σαφείς προθεσμίεςσύμφωνα με ορισμένα έγγραφα.

Οι αποφάσεις που λήφθηκαν κατά τη συνεδρίαση θα πρέπει να κοινοποιούνται στους εργαζόμενους είτε ταχυδρομικά είτε με αντίγραφα του συνόλου των πρακτικών είτε ως απόσπασμα του διατακτικού. Εξοικείωση των εργαζομένων με μικρές εταιρείεςμερικές φορές πραγματοποιείται έναντι της υπογραφής, έχοντας συντάξει ένα φύλλο για έλεγχο μαζί με το πρωτόκολλο.

Η προετοιμασία ασκείται επίσης με βάση αποφάσεις που λαμβάνονται από άλλα διοικητικά έγγραφα - για παράδειγμα, εντολή από τον επικεφαλής μιας εταιρείας ή απόφαση συλλογικού οργάνου.

Χρησιμοποιώ ένα iPad για να συντονίσω τα πρακτικά της συνάντησης

Ilya Alyabushev, Product Director στο IDeside, σύμβουλος επιχειρήσεων στον τομέα της δημιουργίας κατανεμημένων ομάδων διευθυντών, αναλυτών και προγραμματιστών, Μόσχα

Όταν συμφωνώ για τα πρακτικά μιας συνάντησης με συνεργάτες, εργάζομαι χρησιμοποιώντας ένα iPad. Όταν σχολιάζω κάθε παράγραφο ενός εγγράφου, χρησιμοποιώ τις εφαρμογές PDF Converter και PDF Expert. Με τη βοήθεια του πρώτου μπόρεσα να μετατρέψω ένα έγγραφο μέσω ταχυδρομείου σε μορφή PFD, το δεύτερο είναι πολύ βολικό για τη σύνταξη σχολίων. Οι εταίροι, φυσικά, εξεπλάγησαν από τα σχόλια στο αρχείο PDF - έπρεπε να διαβάσουν τις προτάσεις σε ένα πρόγραμμα και να κάνουν αλλαγές στο έγγραφο σε άλλο.

Πώς να ετοιμάσετε ένα απόσπασμα από τα πρακτικά μιας συνεδρίασης

Μια κοινή πρακτική για την τεκμηρίωση μιας συνεδρίασης είναι η σύνταξη αποσπασμάτων από τα πρακτικά. Ένα απόσπασμα από το πρωτόκολλο είναι ακριβές αντίγραφομέρη του κειμένου του αρχικού πρωτοκόλλου που σχετίζονται με το θέμα της ημερήσιας διάταξης για το οποίο συντάσσεται το απόσπασμα. Στην περίπτωση αυτή, αναπαράγονται όλες οι λεπτομέρειες του εντύπου, το εισαγωγικό μέρος του κειμένου, το θέμα της ημερήσιας διάταξης για το οποίο ετοιμάζεται το απόσπασμα και το κείμενο που συζητά τη συζήτηση και την απόφασή του.

Απόσπασμα του πρωτοκόλλου υπογράφεται μόνο από τον γραμματέα, ο οποίος είναι και υπεύθυνος για τη σύνταξη της πιστοποίησης. Περιέχει τη λέξη «True», υποδεικνύοντας τη θέση του ατόμου που πιστοποιεί το απόσπασμα, την προσωπική υπογραφή, το επώνυμο, την ημερομηνία και τα αρχικά του. Εάν εκδοθεί απόσπασμα από το πρωτόκολλο για υποβολή σε άλλο οργανισμό, πρέπει να πιστοποιηθεί με σφραγίδα.

Πού και πώς αποθηκεύονται τα πρακτικά της συνάντησης

Η αποθήκευση των πρακτικών της συνεδρίασης εξαρτάται από τη μορφή της εργασίας γραφείου που υιοθετείται σε μια συγκεκριμένη εταιρεία. Με την κεντρική διαχείριση γραφείου, είναι δυνατή η αποθήκευση των πρακτικών συνάντησης με τη γραμματέα, στην υπηρεσία διαχείρισης γραφείου. Η τοποθεσία αποθήκευσης στο πλαίσιο της αποκεντρωμένης διαχείρισης αρχείων καθορίζεται από τη δομή της εταιρείας - συνήθως χρησιμοποιούνται οι γραμματείες των υπαλλήλων που πραγματοποιούν συνεδριάσεις.

Τα πρωτόκολλα συγκεντρώνονται σε αρχεία σύμφωνα με την ονοματολογία των υποθέσεων, αλλά σε κάθε περίπτωση είναι απαραίτητο να σχηματιστούν σε ξεχωριστούς φακέλους - ανάλογα με το όνομα του συλλογικού οργάνου ή το είδος της συνεδρίασης που διεξάγεται.

Οι συνεδριάσεις της διοίκησης πραγματοποιούνται από τον Γενικό Διευθυντή. Ένα συμβούλιο εμπειρογνωμόνων με επικεφαλής τον γενικό διευθυντή έχει δημιουργηθεί στη δομή της εταιρείας. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων και το συμβούλιο εμπειρογνωμόνων πρέπει να συγκεντρωθούν σε 2 ξεχωριστούς φακέλους.

Για πρωτόκολλα διαφορετικών τύπωνχαρακτηρίζεται από σταθερή διάρκεια ζωής. Αυτά περιλαμβάνουν πρωτόκολλα του συλλογικού εκτελεστικό όργανο, όργανα ελέγχου και ελέγχου, εμπειρογνώμονες, επιστημονικά, μεθοδολογικά συμβούλια, συναντήσεις με τους επικεφαλής του οργανισμού, γενικές συνελεύσεις μετόχων, μετόχους.

Πληροφορίες για τον συγγραφέα και την εταιρεία

Αλεξάντερ Σουβάλοφ, Γενικός Διευθυντής της εταιρείας Tule Center, Μόσχα. Το 1993 αποφοίτησε από τη Μόσχα κρατικό ινστιτούτο διεθνείς σχέσεις. Ξεκίνησε την καριέρα του στο Ηνωμένο Βασίλειο στην Boeing. Έλαβε MBA από το Πανεπιστήμιο του Cambridge. Το 1998, έχοντας επιστρέψει στη Ρωσία, διηύθυνε το εργοστάσιο λίπους του Σαράτοφ ως διευθυντής κατά της κρίσης. Από το 1999 - επικεφαλής του ομίλου εταιρειών Anhel GmbH. Από το 2008, είναι επικεφαλής εθνικών πωλήσεων στην κλωστοϋφαντουργική εταιρεία Novotex. Το 2009–2010 – εκτελεστικός διευθυντής του επενδυτικού ταμείου LloydsBankingGroup (Λονδίνο).

Ilya Alyabushev, Product Director στο IDeside, σύμβουλος επιχειρήσεων στον τομέα της δημιουργίας κατανεμημένων ομάδων διευθυντών, αναλυτών και προγραμματιστών, Μόσχα. Αποφοίτησε από το Yuzhno-Uralsky κρατικό πανεπιστήμιο. Πριν ενταχθεί στην εταιρεία IDeside, επέβλεψε την ανάπτυξη έργων στην εταιρεία χαρτοφυλακίου Astra - System Technologies, συμμετείχε στη δημιουργία πολύπλοκα συστήματαπαρακολούθηση της ασφάλειας στις πόλεις. Έλαβε πιστοποιητικό από τη διεθνή ένωση ScrumAlliance.