10. Gjuha juaj Shikoni nga afër ekipet e suksesshme (projekt ose jo, nuk ka rëndësi) dhe kushtojini vëmendje mënyrës sesi punonjësit në to lidhen me pjesën tjetër të ekipit. Në ekipet e dobëta, anëtarët e saj ia atribuojnë veten të gjitha fitoreve të vogla, duke i lavdëruar ato

Zotërim pamor i gjuhës metoda efektive dhe zbatimi i tyre në punë është fokusi i këtij libri. Një temë tjetër është gjuha vizuale dhe ndikimi i saj në aftësinë për të menduar kur filloni të punoni dhe të mendoni në këto kategori. Për 38 vjet kemi qenë me tim

Gjuha e veprimit Komunikimi Coaching është produktiv nëse, në fund të tij, klienti është i gatshëm të vërë në praktikë njohuritë dhe aftësitë e fituara. Pasi një person ka krijuar një imazh vizual të qëllimit dhe ka paraqitur rezultatin në detaje, ai ka një dëshirë të natyrshme

Gjuha e trupit Është e nevojshme jo vetëm të dëgjoni, por edhe të vëzhgoni shprehjet e fytyrës dhe gjestet e bashkëbiseduesit - jo për t'i bërë komente atij, por përsëri për të formuluar saktë pyetjen tjetër. Interesimi i bashkëbiseduesit në drejtimin që mori biseda,

Prezantimi

Përpilimi i dokumenteve zyrtare është një proces i vështirë dhe kompleks që kërkon shumë kohë për punonjësit dhe inxhinierët. Duke thjeshtuar këtë proces, ju mund të kurseni kohë, të përmirësoni kulturën e përgjithshme të dokumentacionit dhe të punës menaxheriale.

Në punën e dokumentimit, një rol të rëndësishëm luan hartimi verbal i vendimeve, veprimeve dhe lidhjeve. Gjatë përgatitjes së dokumenteve, duhet pasur parasysh se gjuha nuk është një fiksues pasiv i vendimeve të marra, por luan një rol aktiv stimulues në aktivitetet e menaxhimit. Kështu, efektiviteti i dokumentacionit direktiv dhe administrativ sigurohet kryesisht nga imperativi - ndërtimi imperativ i gjuhës së urdhrave, urdhrave, rezolutave. Ndërtimet përkatëse të të folurit kërkohen nga dokumentet që tregojnë një kërkesë, kërkesë, mirënjohje, etj. Fjalimi i biznesit, gjuha e biznesit, letra zyrtare e biznesit - koncepte të caktuara. Gjuha e biznesit është gjuha e marrëdhënieve zyrtare, është një gjuhë letrare.

Traditat dhe zakonet në dokumentim u treguan shumë këmbëngulëse. Dhe tani ka ende terma të vjetëruar, arkaizma, fraza, vula fjalimi, klerikalizime ("çfarë imazhesh", "ju lutem mos refuzoni", "në të njëjtën kohë ne drejtojmë", "duke pasur parasysh atë realen" dhe etj.). Kur hartoni dokumente, duhet të përdorni stilin zyrtar të biznesit.

Gjuha letrare ka shumë stile, artistike e artistike, shoqërore e publicistike, shkencore, industriale e teknike, historike, zyrtare e biznesore etj., të cilat janë në zhvillim të vazhdueshëm dhe janë në ndërveprim të vazhdueshëm.

"Nën stilin ... e një gjuhe," thotë filologu i mirënjohur A.N. Efimov, "është zakon të kuptohet një varietet i zhvilluar historikisht i një gjuhe që ndryshon si në përbërjen ashtu edhe në natyrën e kombinimit të mjeteve të të folurit. , dhe për sa i përket modeleve të përdorimit të tyre. Për çdo stil ka karakteristikën, tipiken dhe të ndaluarën."*

Çdo grup stilesh ka varietetet e veta. Pra, stili artistik dhe artistik përfshin prozaik dhe poetik; stilet social-gazetare - gazeta-revistë dhe letrare-kritike. Stili i biznesit dokumentar përfshin stilin e dokumenteve legjislative dhe administrative (dekretet, urdhrat, urdhrat, rezolutat), korrespondencën e biznesit, stilin telegrafik, etj.

"Stili i dokumenteve legjislative dhe administrative," vuri në dukje akademiku L.V. pa asnjë shtytje, ai do të lexojë çdo nen të ligjit dy ose tre herë.

Cilësia dhe struktura e stileve janë të paqëndrueshme dhe ndryshojnë nga shekulli në shekull, nga epoka në epokë. Pas Revolucionit të Tetorit, shumë punonjës të Rusisë para-revolucionare vazhduan të punojnë në institucione, fjalimi i biznesit përfshinte shumë klerikalizëm dhe arkaizëm ("I jepet Petrov Ivan Yakovlevich se ai me të vërtetë është personi nga i cili e quan veten, gjë që vërtetohet me nënshkrimin dhe aplikimin e vulës"). Prandaj, kaloi shumë kohë para se të hiqnin qafe të vjetrën dhe të panevojshmen në gjuhë dhe stil.

Stili zyrtar i biznesit ka dallime specifike nga fjalimi kolokial dhe stilet e tjera të gjuhës letrare. Gjatë përgatitjes së tekstit të dokumentit, duhet të respektohen këto parime themelore: objektiviteti i përmbajtjes dhe neutraliteti i tonit, plotësia e informacionit dhe shkurtësia e paraqitjes, tipizimi i mjeteve të të folurit dhe termave standarde. Dokumentet zyrtare, si rregull, hartohen në emër të personit juridik të institucionit ose të njësisë strukturore të tij. Format e shprehjes së interesave publike në një dokument zyrtar duhet të jenë në përputhje me normat e së drejtës administrative.

Shumica e dokumenteve shkruhen jo nga e para, por nga vetë e tretë, dhe përemrat zëvendësohen me emra (jo "Unë pyes") A “instituti pyet”, “Ministria nuk kundërshton”). Dialektet (dialektet lokale), fjalët e folur dhe zhargon janë të papranueshme në dokumentacionin e shërbimit.

Gjuha e dokumenteve të shërbimit duhet të plotësojë kërkesat e mëposhtme:

1. Pajtueshmëria me normat e stilit zyrtar të biznesit dhe të gjuhës letrare moderne, veçanërisht ato që ndihmojnë në shprehjen më të qartë dhe më të plotë të idesë.

Variantet e tilla të gjuhës që janë më të përshtatshme, më të përshtatshme dhe për këtë arsye të preferueshme shpesh veprojnë si normë. Pra, le të themi, kur zgjidhni opsione si "të ndihmosh - të ndihmosh", "të bësh një gabim - të bësh një gabim"është e nevojshme të merren parasysh traditat e stilit që përdoren në këtë rast.

2. Prania e fjalëve që përdoren kryesisht në dokumentet zyrtare, të ngulitura në fjalimin administrativ dhe klerikal (si "e duhur", "për shkak", "sipër", "nënshkruar" etj.).

Përdorimi i termave dhe profesionalizmave (për shkak të lëndës, përmbajtjes së dokumenteve zyrtare), në radhë të parë juridike dhe kontabël;

Përdorimi i gjerë i parafjalëve emërtuese komplekse që shprehin aspekte standarde të përmbajtjes, për shembull: "për të ofruar ndihmë", "për të ofruar ndihmë"",

Përdorimi i kufizuar i ndërtimeve sintaksore të ndërlikuara - fjali me togfjalësha pjesore dhe ndajfoljore, me numërime të ndryshme.

Një nga tiparet më të dukshme të stilit zyrtar të biznesit është procesi i vazhdueshëm i standardizimit të të folurit të biznesit, kryesisht gjuha e dokumentacionit standard masiv; përdorim të gjerë formula verbale të gatshme, të vendosura tashmë, shabllone, pulla. Për shembull, "në tërësi", "në lidhje me", "në përputhje me", "për të mirën e"(modele standarde sintaksore me parafjalë emërtuese). Përdorimi i tyre në dokumente është krejt i natyrshëm, pasi lehtëson procesin e përpilimit të teksteve standarde.

Shkurtësia e prezantimit arrihet duke zëvendësuar fjalitë e ndërlikuara me ato të thjeshta, si dhe duke eliminuar frazat pjesore dhe ndajfoljore dhe duke përdorur shkurtesat e pranuara përgjithësisht.

Qarkullimet e standardizuara kërkojnë përpjekje minimale mendore dhe përshpejtojnë procesin e hartimit të dokumenteve. Sipas psikologjisë inxhinierike, kthesat e standardizuara perceptohen 8-10 herë më shpejt. Procesi i leximit të një dokumenti mund të krahasohet me kërkimin e informacionit. Ky kërkim kryhet me anë të fjalëve kyçe që përcaktojnë llojin e dokumentit (urdhrin, vendimin) dhe qarkullimin e shtypur.

Në ditët e sotme një nga mjete të forta ndikim në gjuhën e masave është fjala e shtypur. Nga librat dhe revistat, lexuesit nxjerrin jo vetëm njohuri të veçanta, por edhe shembuj të paraqitjes së saktë dhe figurative të mendimeve. Megjithatë, devijimet nga normat letrare janë ende shumë të zakonshme. Për shembull. "mirë se erdhët në adresë", "qortime në adresë", "post i avancuar i shkencës" dhe etj.

Në mënyrë të paarsyeshme ka shumë klishe verbale ("është e nevojshme të hakmerret", "është veçanërisht e nevojshme të ndalet", "është e nevojshme të tregohet", "të ndalemi në pyetjen", "duke marrë parasysh sa më sipër", "të marrësh sa vijon", " inventari i treguar", "kjo certifikate eshte leshuar" etj).

Vulat e të folurit të hackeded të përdorura nga folësit dhe lektorët përfshijnë gjithashtu: "Filloni luftën për ...", "lidhni çështjen", "mprehni vëmendjen", "përqendroni vëmendjen", "vënë në ballë""V qendrën e vëmendjes", "kemi sot", "është e vështirë të mbivlerësosh vlerën" e kështu me radhë.

Fjalët shoqëruese tingëllojnë standarde, kritika është gjithmonë e mprehtë, mbështetja është gjithmonë e nxehtë, etj.

1. Rregullat për paraqitjen e materialit dhe ndërtimin logjik të tekstit të dokumentit

Teksti është atributi themelor i çdo dokumenti. Prandaj, përgatitja e pjesës tekstuale të dokumentacionit është kushti më i rëndësishëm për një dokumentacion të mirëvendosur të aktiviteteve të menaxhimit.

Në varësi të numrit të pyetjeve të shqyrtuara në tekst, dokumentet ndahen në të thjeshta dhe komplekse. Të parat i kushtohen një çështjeje, e dyta - disa. Por teksti i çdo dokumenti, sipas kërkesave të USSD, duhet të përbëhet nga të paktën dy pjesë kryesore. Në të parën japin arsyetimin ose bazën e hartimit të dokumentit, në të dytën shprehin propozime, vendime, urdhra, përfundime dhe kërkesa. Edhe në rastin kur teksti i dokumentit përbëhet nga një frazë, nëse është i kompozuar saktë, në të mund të dallohen këto dy elemente logjike.

Për shembull:

“Në lidhje me të ftohtin e pritshëm të hershëm, urdhëroj të përfundoj të gjitha punimet në izolim ambiente industriale fabrika deri më 1 tetor të këtij viti”.(teksti i porosisë).

Në raste të rralla, teksti i dokumentit përmban vetëm një pjesë përfundimtare: në urdhra, për shembull, - një pjesë administrative pa preambulë, në letra dhe deklarata - një kërkesë pa motivim.

Sidoqoftë, në shumicën e rasteve, teksti i dokumentit përbëhet nga elementët e mëposhtëm logjik: hyrje, dëshmi, përfundim. Shpesh konkluzioneve u paraprijnë përfundimet.

Në hyrje tregohen arsyet dhe arsyeja e menjëhershme e përpilimit të dokumentit zyrtar. Në këtë pjesë të tekstit, shpesh referohen dokumente të tjera të marra më parë, të cilat kanë shërbyer si bazë për krijimin e këtij dokumenti.

Në provë shprehet thelbi i çështjes, jepen argumente, fakte, referenca në prova, të dhëna numerike që vërtetojnë korrektësinë e çështjes së ngritur. Një provë komplekse zakonisht përfundon me një përfundim. Provat duhet të bindin adresuesin për nevojën për të kënaqur kërkesën, kërkesën ose kërkesën.

konkluzionet nuk janë element logjik më vete, pasi janë ngjitur me provën dhe janë të pandashme prej saj.

konkluzioni -- komponenti kryesor logjik në të cilin formulohet qëllimi kryesor i dokumentit, mendimi kryesor i tij, kërkesa, oferta, pëlqimi, refuzimi. Përfundimi në dokumentin e shërbimit është i detyrueshëm.

Për nga natyra e përmbajtjes së përfundimit nuk janë të njëjta, ato ndahen në aktive dhe pasive (ose përshkruese) Përfundimet aktive, nga ana tjetër, ndahen në të drejtpërdrejta dhe të tërthorta. Në një përfundim të drejtpërdrejtë aktiv, adresuesi inkurajohet të ndërmarrë veprime të caktuara. Për shembull:

“Unë sugjeroj që të organizoni sa më shpejt të jetë e mundur disiplinën e punës në grup. Për ta bërë këtë, zhvilloni plani i detajuar ngjarjet. Merrni masa të rrepta ndaj studentëve që thyejnë disiplinën. Raportoni punën e bërë në dekanat në datën 10. U. 96."

Në një përfundim aktiv indirekt, një veprim është i mundur ose i pritshëm. Për shembull:

“Për shkak të intensifikimit të ngricave, rrjeti i jashtëm i ujësjellësit mund të dështojë.

Këtu, megjithëse nuk parashikohet asnjë veprim, supozohet se do të merren masa për të parandaluar dëmtimin e ujësjellësit.

Një konkluzion i drejtpërdrejtë aktiv përdoret në urdhra, procesverbale të mbledhjeve, letra, telegrame, ai indirekt përdoret në kontrata, udhëzime, rregullore etj. Nëse është e mundur, një përfundim aktiv duhet të preferohet nga ai indirekt.

Në varësi të përmbajtjes së dokumentit, në tekst zbatohet rendi i drejtpërdrejtë ose i kundërt i renditjes së elementeve logjike. Në rastin e parë, hyrja pasohet nga një provë dhe një përfundim. Në rend të kundërt, së pari thuhet përfundimi, i ndjekur nga prova. Nuk ka asnjë hyrje në këto dokumente.

Shembull vendndodhje e drejtpërdrejtë dokumentet.

Prezantimi: Në mbështetje të pretendimit tuaj nr. 100-YUR, datë 22 maj 1996, ju dhatë një kopje të aktit të Byrosë së Ekspertizës së Mallrave të datës 12 maj 1996.

Dëshmi: Për të shqyrtuar çështjen në themel, kërkohet paraqitja e dokumenteve origjinale.

konkluzioni: Ndaj ju lusim që të dërgoni urgjentisht origjinalin e aktit në byronë e ekzaminimeve të mallrave datë 12.05.96.

Në rendin e kundërt të prezantimit, ky tekst do të duket kështu:

konkluzioni: Kërkojmë të dërgoni urgjentisht origjinalin e aktit të Byrosë së Provimeve të Mallrave datë 12.05.96,

Dëshmi: sepse Për të shqyrtuar kërkesën në themel, kërkohet paraqitja e dokumenteve origjinale.

Dokumentet e thjeshta paraqiten në rend të kundërt. Ato duhet të përdoren sa më pak. Fakti është se në përfundim, nëse vihet në radhë të parë, është e nevojshme të shprehet i gjithë thelbi i çështjes dhe në pjesën vijuese të tekstit të jepet justifikimi i plotë i saj. Përndryshe, dokumenti bëhet i pakuptueshëm dhe ju duhet ta lexoni atë në drejtim të kundërt (nga poshtë lart). Është mjaft e vështirë të shkruash një përfundim në atë mënyrë që të zbulojë plotësisht qëllimin e hartimit të dokumentit. Kjo është arsyeja pse renditja e drejtpërdrejtë e elementeve logjike është më e pranueshme, veçanërisht për përgatitjen e dokumenteve të mëdha. Kjo metodë e paraqitjes duhet të ndiqet nga hartuesit e dokumentacionit në organizata dhe institucione të larta dhe të ngjashme. Në çdo rast, toni i dokumentit duhet të jetë i saktë, i përmbajtur, duke mos shkaktuar polemika dhe korrespondencë të tepruar.

Ndarja e tekstit në elemente logjike është, natyrisht, një teknikë e kushtëzuar, e cila, megjithatë, ndihmon në zhvillimin e një plani dokumenti dhe paraqitjen e vazhdueshme të përmbajtjes. Nuk ka nevojë të futen artificialisht të tre elementët në pjesën e tekstit, pasi kjo çon në krijimin e dokumenteve të paarsyeshme voluminoze.

Teksti i dokumenteve komplekse që përmbajnë informacione për çështje të ndryshme të aktiviteteve të një institucioni, organizate ose ndërmarrje (rregullore, udhëzime, raporte, raporte, rishikime, etj.) Mund të ndahet në pjesë përbërëse sipas standardit: seksione, nënseksione, paragrafë, nënparagrafët (me numra arabë) .

Seksionet dhe nënseksionet e tekstit duhet të kenë tituj që shprehin shkurtimisht thelbin e përmbajtjes së tyre.

Ndarja e tekstit në elementë përbërës, natyrisht, të lidhur ngushtë me njëri-tjetrin dhe pajisja me tituj e përmirëson dokumentin, e bën atë më të kuptueshëm dhe shprehës.

Në rrëfim, për shembull, megjithëse presupozon paraqitjen e materialit sipas rendit kronologjik, duhet të përpiqet të veçojë ngjarjet kryesore, faktet, detajet dhe veçoritë më karakteristike. Në të njëjtën kohë, nuk duhet të harrojmë se gjatësia e fenomenit në kohë dhe shkalla e rëndësisë së fenomenit nuk janë gjithmonë në përpjesëtim të drejtë. Për shembull, për autobiografinë e një të rrituri, ngjarjet e fëmijërisë së tij nuk kanë një rëndësi domethënëse, megjithëse zgjati më shumë se një dekadë e gjysmë. dhe këtu janë informacionet për vitet e para veprimtaria e punës e çdo punonjësi janë me interes të konsiderueshëm në këtë dokument shërbimi. Ato duhet të pasqyrohen me plotësinë e duhur. Këtu boshllëku në kronologjinë e rrëfimit do të jetë mjaft i justifikuar.

Kur punoni në një tekst përshkrues, duhet të përpiqeni të zbuloni tiparet më të rëndësishme të fenomenit. Sipas shkallës së rëndësisë, është e nevojshme rregullimi i tyre, i cili do t'i shërbejë kërkesave të konsistencës në paraqitjen e materialit.

Një tipar karakteristik i këtij lloji teksti si arsyetim është, siç e kemi vërejtur tashmë, prania e provave - një nga format kryesore të të menduarit.

Ekzistojnë dy lloje të provave: deduktive dhe induktive. Në të parën, mendimi zhvillohet në drejtim nga e përgjithshmja tek e veçanta, d.m.th. nga gjykimet e përgjithshme në përfundimet e veçanta. Në provat induktive, përkundrazi, mendimi rrjedh nga fakte të veçanta të ndryshme në një përgjithësim. Në mënyrë të ngjashme, materiali shpesh paraqitet në argument. Është metoda induktive e provës që qëndron në atë që jepet në f. 38 shembull për arsyet e mospërmbushjes së planit të prodhimit nga departamenti i ndërtimit. Metoda deduktive e provës është baza e një arsyetimi të tillë, të themi:

"Transporti i autobusëve të qytetit vazhdon të funksionojë keq. Autobusët nisin linjat me vonesë, orari i mbërritjes së tyre në stacion është shkelur".(Nga një memorandum.)

Sipas mënyrës së paraqitjes, tekstet zakonisht ndahen në këto lloje: tregim, përshkrim dhe arsyetim.

në rrëfim tregon për ngjarje, dukuri, fakte në sekuencën kronologjike në të cilën kanë ndodhur në të vërtetë. Ky lloj prezantimi përdoret më shpesh në dokumente të tilla si raportet e lajmeve, lloje të caktuara të protokolleve, autobiografitë, memorandumet, etj., për shembull:

"Unë, Nikolaev Ivan Olegovich, kam lindur më 10.10.96 në fshatin Petrovka, rrethi Alekseevsky, rajoni Omsk, në një familje fermerësh kolektivë. Në vitin 1955 u diplomova në shkollën lokale. gjimnaz"Dhe etj.

Në përshkrim jepet një përshkrim i fenomenit, ngjarjes, veprimit të një personi ose fakti në formën e renditjes së shenjave, veçorive, tipareve, manifestimeve të tij. Në këtë lloj prezantimi mund të veçohen elemente individuale, pasazhe që zbulojnë aspekte të caktuara të objektit. Elementë të tillë specifikojnë dhe justifikojnë karakteristikën e përgjithshme, për shembull:

“Shtabi i brigadës studentore kreu një të rëndësishme 1 punë e përbashkët për përmirësimin e organizimit të punës së studentëve në fushat e fermës shtetërore "Avangard". U krijuan disa sektorë për çështjet e punës dhe kohës së lirë, u përmirësua ushqimi i luftëtarëve të detashmentit, dërgimi i tyre në vendin e punës me automjete të fermave shtetërore." etj.

Në këtë shembull (nga raporti) pozicioni i përgjithshëm punë për të përmirësuar organizimin e punës së studentëve ... " të vërtetuara me fakte konkrete që tregojnë saktësisht se çfarë masash mori shtabi për të përmirësuar organizimin e punës së luftëtarëve të çetës.

Prezantimi përshkrues praktikohet gjerësisht në pjesët e tekstit të një shumëllojshmërie të gjerë dokumentesh.

Një mënyrë shumë e zakonshme e paraqitjes është arsyetimi. Ai shprehet në një seri logjikisht të qëndrueshme përkufizimesh, gjykimesh dhe përfundimesh që zbulojnë ndërlidhjen e brendshme të fenomeneve ose ngjarjeve dhe vërtetojnë një pozicion (tezë), për shembull.

“Për shkak të kushteve të këqija atmosferike, sëmundjes së një pjese të konsiderueshme të punëtorëve, mungesës së pjesëve dhe materialeve të ndërtimit, sektori i ndërtimit N5 nuk mundi të përballonte programin e prodhimit për tremujorin e 4-t 1995."

Është e lehtë të shihet se ky arsyetim bazohet në raportet shkakësore ndërmjet dukurive dhe fakteve, por në tekstet e shumë dokumenteve përdoren edhe lloje të tjera arsyetimi. Ato ndërtohen, veçanërisht, mbi vendosjen e lidhjeve koncensionale me kusht, krahasimet dhe krahasimet e fakteve, dukurive, ngjarjeve, objekteve.

Megjithatë, duhet theksuar se në formë e pastër llojet e paraqitjes së teksteve që kemi emërtuar janë të rralla. Më shpesh ato janë të ndërthurura me njëra-tjetrën, plotësojnë njëra-tjetrën. Ky ndërveprim është veçanërisht tipik për dokumentet komplekse.

Kjo nuk do të thotë që hartuesi i dokumentacionit nuk duhet të marrë parasysh veçoritë e secilit lloj prezantimi. Përkundrazi, është e nevojshme të përdoren në mënyrë krijuese në punën e dokumentacionit.

Tekstet e dokumenteve komplekse (raporte, rishikime, certifikata, etj.) Ndahen në pjesë, seksione, nënseksione, paragrafë, nënparagrafë, të cilët numërohen me numra arabë në përputhje me kërkesat e GOST 1.5-85. Numri i secilës pjesë përfshin numrat e pjesëve përbërëse përkatëse, ato më të larta, për shembull: 1.1, 2.1. 3.2.1 etj.

2. Rregulla për shkurtesat në tekstet e dokumenteve

Në dokumentet e sistemit ORD përdoren lloje të ndryshme shkurtesash. Sidoqoftë, të gjitha shkurtesat duhet të plotësojnë kërkesat e "Rregullave të Konsoliduara të Drejtshkrimit dhe Pikësimit Rus" të miratuar në 1956, si dhe kërkesat e GOST 1.5-85. **

Shkurtesat justifikohen sepse shkurtojnë kohën e përpilimit të tekstit, zvogëlojnë volumin e tyre dhe, natyrisht, koston e prodhimit të një dokumenti.

Është e zakonshme të bëhet dallimi midis disa llojeve të shkurtesave. 1. Shkurtesat (shkurtesat) e shkronjave (fillestare), që formohen nga shkronjat fillestare të secilës fjalë, p.sh. GUM, VTEK, Ministria e Punëve të Brendshme etj. Pothuajse të gjitha shkurtesat fillestare shkruhen me shkronjë të madhe (me përjashtim të atyre që janë bërë fjalë të pavarura, për shembull, zyra e gjendjes civile, universiteti, etj.).

Fjalët e përbëra të shkurtuara të edukimit të përzier përbëhen nga shkurtesat dhe fjalët e cunguara. Ato janë shkruar në mënyra të ndryshme, për shembull, VNIIugol, rrethi, etj.

Kombinoni fjalë të shkurtuara të një lloji kompleks, për shembull, fermë kolektive, fermë shtetërore, anije motorike, Rostselmash, Glavmorput, etj.

Fjalë të veçanta, pjesërisht të shkurtuara, që përbëhen nga një pjesë e rrjedhës dhe nga fjala e plotë, ndryshojnë në disa veçori në deshifrim, në kategorinë e gjinisë, deklinsionit, p.sh., shef stafi, zëvendësdrejtor, posta kryesore etj.

Huazuar nga gjuhë të tjera, për shembull: BBC, APN, napalm, lavsan, etj.

Shkurtesat grafike të kushtëzuara për përcaktimin e pozicioneve, koncepteve gjeografike, periudhave kohore, përcaktimeve sasiore, emrave të qyteteve, fshatrave, fshatrave, rajoneve, rretheve, rrugëve, rrugëve, etj.

E veçanta e shkurtesave grafike është se ato nuk shqiptohen në të folurit gojor. Pas një shkurtimi të tillë, domosdoshmërisht vihet një pikë, p.sh.: qytet (qytet); Me. (fshat); rajoni, rrethi etj. Shkurtesat grafike shkruhen gjithmonë me shkronja të vogla.

Kushtet "titulli", "autori i dokumentit", "nënshkrimi" nuk reduktohen në ORD. Nuk lejohet shkurtimi i fjalëve me vijë të zhdrejtë, sepse kjo metodë nuk ofrohet, për shembull: n / fabrikë (në fabrikë), m / nënë (nënë e shumë fëmijëve), s / r (novator i nderuar). Shkurtesat e zakonshme përdoren në numërime dhe referenca, me numra të afërt, emra, mbiemra, për shembull, etj. (dhe kështu me radhë), etj. (dhe të ngjashme), etj (e kështu me radhë), etj (dhe të tjera), 1 milion, 50 km, etj.

Bashkimi "që është" (d.m.th.), është i shkurtuar dhe fjalët "sepse", "kështu", "sepse", "i ashtuquajturi" nuk duhet të shkurtohen.

Emrat e gradave akademike, titujt mund të shkurtohen menjëherë përpara mbiemrave si në tekst ashtu edhe në "nënshkrimin" e kërkuar, për shembull: akad.

Zakharov, Asoc. Petrov, Dr. teknologjisë. Shkenca Leonov, inxhinier. Ivanov dhe të tjerët. Titulli i pozicionit mund të jetë i shkurtuar vetëm në tekst, për shembull: "Në takim foli shefi mekanik L.P. Silaev." Për më tepër, fjalët "zëvendës", "kreu", "asistent" shkruhen së bashku (shefi i departamentit, shefi i thesarit, ndihmësdrejtori). Por nëse këto fjalë ndahen nga emri me një mbiemër, atëherë pas tyre vendoset një pikë: për shembull, zëvendës. kryeinxhinier.

Konceptet gjeografike shkurtohen vetëm para fjalëve të cilave u referohen, për shembull: liqen. Balaton, Donetsk.

Gjatë shkrimit të adresës në "adresatin" e nevojshëm lejohet të shkurtohet: rr. (rrugë), rrugë (rrugë), për. (korsi), pl. (zona), d. (shtëpi), pallat. (trupi), sq. (apartament), regj. (rajon), pos. (fshat). Zvogëlimet në intervale kohore dhe përcaktime sasiore lejohen pas numrave të shprehur në numra: 5 mijë vagonë, 12 mijë krerë bagëti, 20 milion krb.

Fjala "vit" është shkurtuar vetëm me numra, për shembull: 1992.

Kur caktojnë një periudhë kohore, ata shkruajnë kështu: 1990-1995, por nëse ka një parafjalë "nga" midis viteve, atëherë duhet të shkruani, nga 1990 deri në 1996.

Kur caktojnë buxhetin kontabël ekonomik dhe administrativ të viteve, shkruajnë vitin akademik 1995/96, në raste të tjera 1995/96 (nëse nënkuptojnë një vit administrativ, ekonomik, arsimor, buxhetor).

Kur shkruani një datë në mënyrë të përzier (verbal-numerike dhe alfabetike), fjala "vit" shkruhet me shkronjën y, për shembull, 22 maj 1996. Kur kombinohen emri i muajit dhe vitit, fjala " muaji” nuk shkruhet: (në tetor 1995). Mos shkruani në tekst "në tetor të këtij viti". (këtë vit), duhet të specifikoni vitin e plotë: në tetor 1995.

Gjatë llogaritjes së kohës në dokumente, ata shkruajnë 20 orë ose 20-00, 8 orë 1 45 minuta, fjala "mëngjes" dhe "ditë" nuk duhet të përdoret.

Fjalët "orë", "minuta", "sekondë" janë shkurtuar me numra, për shembull: -- 5 h 32 min 20 s (pa pikë në fund të shkurtesave).

Shenjat №, §, % në tekst vendosin vetëm me numra dhe në shumës nuk dyfishohen p.sh., nr 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60%.

Duhet të përdoren vetëm shkurtesat e pranuara zyrtarisht për emrat e institucioneve, organizatave, për shembull. Ministria e Industrisë së Qymyrit, Ministria e Arsimit etj.

Emrat e shkurtuar të markave të makinerive, mekanizmave, veglave të makinerive, veglave etj., të përbërë nga tregues të veçantë alfabetik ose të përzier (alfabetik dhe dixhital), duhet të shkruhen pa thonjëza me shkronja të mëdha. Në shkurtesat e tilla, numrat, nëse janë pas indekseve të shkronjave, duhet të ndahen me një vizë, për shembull: GAZ-51, VAZ-69.

Nëse shkronjat janë pas numrave, atëherë i gjithë indeksi shkruhet së bashku. IL-18D.

3. Shkrimi i numrave dhe hartimi i tabelave në dokumente

Informacioni dhe tabelat numerike shpesh përfshihen në dokumente. Ekzistojnë rregulla të caktuara për hartimin e tyre. Pra, numrat sasiorë njëshifrorë (përgjigjuni pyetjes "sa") nuk kanë shtim të rastit, për shembull, në atributin "aplikacion" numri i fletëve dhe i kopjeve shkruhet vetëm në numra, për 3 litra në 2 kopje ( nuk është shkruar për 5, në 3- X). Nëse numri ka dimension të shkurtuar, shkruhet vetëm me numra: 8 kg, 5 l, 25 km etj., por nëse numrat nuk kanë njësi matëse në tekstin e dokumentit, ato shkruhen vetëm me fjalë. , për shembull: në një drejtim, me tre bulona, ​​etj. (përveç numrave të përbërë: 21, 35, 198, etj.).

Numrat, duke filluar nga dhjetëra mijëra, janë shkruar në mënyrë të përzier: 15 milionë njerëz, 20 mijë krb., 200 mijë kopje, por në mënyrë uniforme brenda një teksti.

Numrat rendorë të shprehur me numra romakë nuk kanë mbaresa të rasave, për shembull: në seancën IV Këshilli i Lartë Ukrainë. Numrat rendorë nuk kanë zgjatime nëse vijnë pas emrit, p.sh.: fig. 2, dreqin. 2, në f. 41. Nëse qëndrojnë krah për krah disa (më shumë se dy) numra rendorë, shtimet e rastit vendosen vetëm me të fundit, p.sh.: 1, 2, 3 etj.

Fjalët e përbëra, pjesa e parë e të cilave është numër, shkruhen në mënyrë të përzier, me vizë (pa zgjatime të rasave), p.sh.: 200 ton, 300 vjet, 40 mm, 12 vëllime.

Njësitë matëse për numrat që tregojnë kufirin shkruhen vetëm një herë: 20-30 copë, ose nga 20 në 30 copë.

Shumat monetare shkruhen si më poshtë: së pari, shuma tregohet me numra, dhe në kllapa me fjalë, për shembull: në shumën 25600 krb. (njëzet e pesë mijë e gjashtëqind krb.).

Nëse teksti i dokumentit përmban një numër vlerash numerike të një sasie të shprehur me të njëjtën njësi matëse, atëherë kjo njësi matëse tregohet vetëm pas shifrës së fundit.

E gabuar: E drejtë:

• 8,0 mm, 8,5 mm, 12,0 mm, 14,0 mm 8,0, 8,5, 12,0, 14,0 mm20 cm x 40 cm x 50 cm 20 x 40 x 50 cm
• 20 kg, 40 kg, 50 kg. 20; 40; 50 kg.

Intervalet midis vlerës numerike të sasive shkruhen si më poshtë: nga 50 në 100, nga 100 në 150.

Materiali dixhital i vendosur në dokument rekomandohet të formatohet në hyrjen e tabelave (GOST 1.5-85), për shembull:

Tabela 1

Sasia e dokumenteve

Letra 10000 12000 2000 24000

Telegramet 300 250 550

Një tabelë mund të ketë një titull që vendoset në të djathtë mbi të. Nuk nënvizohet. Tabela vendoset në faqen më të afërt, pas një lidhjeje me të ose, nëse kjo nuk është e mundur, në vendin më të afërt.

Nëse teksti është i vogël dhe ka shumë tabela, atëherë kjo e fundit mund të vendoset në fund të tekstit, sipas rendit numerik. Brenda një seksioni, tabelat numërohen me numra arabë. Numri i tabelës përbëhet nga numri, seksioni dhe numri rendor i tabelës, i ndarë me një pikë, për shembull: tabela 1.2(tabela e dytë e seksionit të parë). Kur i referohemi një tabele në tekst, sa vijon shkurtohet: skedën. 12. Referencat e përsëritura në tabelë duhet të jepen si më poshtë: shih tabelën. 1.2. Nëse ka një tabelë në dokument, atëherë ajo nuk është e numëruar dhe fjala "tabela" nuk shkruhet.

Një tabelë me një numër të madh kolonash mund të ndahet në pjesë dhe të vendoset një pjesë nën tjetrën. Në këtë rast, fjala "tabelë" dhe numri i saj serial tregohen një herë në të djathtë mbi pjesën e parë, fjala "vazhdim" shkruhet mbi pjesët e mbetura, duke treguar numrin serial të tabelës, për shembull:

4. Emrat e institucioneve, organizatave, ndërmarrjeve në dokumente

Të gjitha fjalët në emrat e autoriteteve dhe administratës më të lartë shkruhen me shkronjë të madhe Këshilli i Lartë i Ukrainës.

Në emrat e komiteteve shtetërore republikane, ministrive dhe institucioneve të tjera qendrore, fjala e parë shkruhet me shkronjë dhe, natyrisht, emrat e përveçëm, p.sh. Ministria e Ukrainës për mbrojtjen e popullsisë nga pasojat e aksidentit në termocentralin bërthamor të Çernobilit.

Emrat e departamenteve dhe departamenteve kryesore të pavarura brenda Ministrisë ose departamentit gjithashtu shkruhen me shkronjë të madhe, për shembull: Menaxhimi teknologjik për pasurimin e qymyrit. Departamenti kryesor i prodhimit.

Emrat e departamenteve që janë pjesë e departamenteve kryesore shkruhen me shkronjë të vogël, për shembull: departamenti i makinerive të reja të Drejtorisë Teknologjike, departamenti i funksionimit të Drejtorisë Kryesore të Prodhimit.

Në emrat zyrtarë të organizatave, fjala e parë shkruhet me shkronjë të madhe, për shembull: Pallati i Spert "Shakhtar".

Emrat e shoqatave, kombinateve, minierave, trusteve dhe institucioneve, nëse paraprihen me fjalë të përgjithshme si "shoqatë prodhuese", "kombinat", "besimi", "instituti", "i imi", shkruhen në thonjëza dhe janë. nuk është refuzuar, për shembull: Shoqata e prodhimit për minierat e qymyrit "Makeevugol" - shoqata e prodhimit "Donetsk-ugol".

Në mungesë të fjalëve të përgjithshme, emrat duhet të shkruhen pa thonjëza, dhe ato refuzohen, për shembull. Minugleprom - Tsonuglemash.

Emrat e organizatave, ndërmarrjeve, kongreseve, konferencave, duke filluar me fjalët: Shtet, Gjithëukrainas, i Jashtëzakonshëm etj. ose me numra rendorë të shprehur gojarisht, shkruhen me shkronjë të madhe, p.sh. Biblioteka Shtetërore Taras Shevchenko, Instituti Shtetëror MacKërkimor për Sigurinë në Minierat, Festivali II All-Ukrainian.

Fjala "këshill" në njëjës dhe në shumës shkruhet gjithmonë me shkronjë të madhe nëse është përfshirë në emrin e plotë të autoritetit; Për shembull. Këshilli i Qarkut Voroshilovsky i Deputetëve të Popullit të Donetsk.

Në emrat e shkurtuar, fjala "këshill" shkruhet së bashku dhe me një shkronjë të vogël, për shembull: këshilli i qytetit, këshilli i fshatit, possovet.

Në titujt e dokumenteve të miratuara nga Kabineti i Ministrave të Ukrainës, fjalët "Dekret", "Rregullor", "Kartë", "Udhëzim" shkruhen me shkronjë të madhe. Fjalët "urdhër", "vendim", "akt", aplikim, "listë" - me shkronja të vogla, për shembull:

“Në përputhje me Udhëzimin për shpërblimin për zbulimet, shpikjet dhe propozimet për racionalizim”.

emrat e vendeve, nëse nuk janë pjesë e emrit përkatës të ndërmarrjes, shkruhen me shkronjë të vogël, Miniera e Donetsk "Kirovskaya" Por Starobeshevskaya GRES.

Në emrat simbolikë, të kushtëzuar të ndërmarrjeve ose institucioneve, fjala e parë shkruhet me shkronjë të madhe dhe i gjithë emri futet në thonjëza, për shembull: miniera "Red Star", uzina "Red Plowman".

Emri i ndërmarrjes, institucionit nuk shkruhet në thonjëza nëse përmban fjalën "emër" ose "kujtesë", për shembull: imi me emrin Skochinsky.

Emrat (shkurtesat) e institucioneve, të lexuara me shkronjat e para, shkruhen me shkronja të mëdha dhe pa thonjëza, për shembull: VNIMI, VSHIDAD, MakNII, VNII-thëngjill

Shumësi i fjalës " komitetet shtetërore"," ministritë "," departamentet kryesore nën Kabinetin e Ministrave të Ukrainës" shkruhen me shkronjë të vogël.

Kur renditni disa ministri ose komitete në tekst, duhet të shkruhet emri i plotë i tyre.

Për shembull: “Të detyrojë Ministrinë e Financave dhe Ministrinë e Pyjeve”, por jo “të detyrojë Ministrinë e Pyjeve dhe Financave...”.

Megjithatë, kur listoni shoqatat, kombinat, trustet, etj. fjala e përgjithshme duhet të shkruhet një herë. ".. të detyrojë shoqatat e prodhimit "Donetskugol", "Makeevugol", "Snezhnyanskantratsit", por jo Shoqata "Donetskugol", shoqata "Makeevugol" etj.

5. Shkrimi i pozicioneve, titujve dhe mbiemrave

Emrat e posteve më të larta shtetërore dhe qeveritare shkruhen me shkronjë të madhe, për shembull: Presidenti i Ukrainës, Kryetar i Kabinetit të Ministrave të Ukrainës, Zëvendëskryetar i Këshillit të Lartë të Ukrainës.

Të gjithë titujt e tjerë të punës janë me shkronja të vogla, për shembull: Ministër i Kulturës së Ukrainës, anëtar i kolegjiumit të Ministrisë së Punëve të Brendshme të Ukrainës, drejtor i përgjithshëm i shoqatës së prodhimit për minierat e qymyrit "Donetskugol".

Emrat e gradave ushtarake, nderi dhe akademike shkruhen me shkronjë të vogël, për shembull: Laureat i Çmimit Shtetëror të Ukrainës me emrin T.G. Shevchenko, Doktor i Shkencave Teknike, Minator Nderi, Kolonel i Përgjithshëm i Drejtësisë Në emrat e porosive, të gjitha fjalët, përveç fjalës "urdhër", shkruhen me shkronjë, për shembull: Urdhri i Flamurit të Kuq të Punës, Urdhri i Distinktivit të Nderit.

Ka disa veçori të drejtshkrimit dhe deklinimit të emrave dhe mbiemrave. Mbiemrat që mbarojnë me - ago, - yago, - oh, -ih, -ovo nuk janë të prirur: Zhivago, Dunyago, E zezë, e gjatë, Khitrovo. Mbiemrat e huaj që mbarojnë me një tingull zanor (përveç të patheksuar -a, -ya) nuk refuzohen: poezi Hugo, novelë Zola opera Verdi etj. Mbiemrat ukrainas gjithashtu nuk refuzojnë në -ko: Petrenko, Shevchenko. Mbiemrat në -a, -i të patheksuar janë të prirur, sllavë dhe të huaj: l: Lagoda: vepër e Sh-ouda, një film me pjesëmarrjen e Julieta Mazina. në Institutin Patrice Lumumba. Mbiemrat rusë dhe të huaj që mbarojnë me një bashkëtingëllore janë të prirur nëse janë meshkuj dhe nuk bien nëse janë femra, për shembull, te punëtori Kiriçek, te punëtori Kiriçek, te Karl Hoffmann, te Frau Hoffmann.

Sidoqoftë, mbiemrat që rrjedhin nga emrat e kafshëve, kafshëve, sendeve të pajetë, megjithëse përfundojnë me bashkëtingëllore, nuk bien, p.sh. Mjellma, Lepuri, Flint, Stupa.

Në mbiemrat e dyfishtë rusë, të dyja pjesët refuzohen nëse ekzistojnë si mbiemra të pavarur: Novikova-Krasnova, nëse pjesa e parë nuk formon një mbiemër të pavarur, atëherë ajo nuk bie, për shembull. Bonch-Bruevich, Yar-Mukhamedov dhe etj.

6. Devijimet nga normat letrare në tekstet e dokumenteve

Shpesh në tekstet e dokumenteve për shkak të injorancës, pavëmendjes ose neglizhencës lejohen devijime të ndryshme. Si rrjedhim teksti bëhet i paqartë, i ngopur me teprime verbale, arkaizma dhe klerikalizëm.Fjalë pak të njohura me origjinë të huaj, profesionalizëm, neologjizma e vështirësojnë kuptimin e tekstit. Mos dekoroni dokumentet e gjuhës popullore, dialektizmave. Mangësitë më tipike në tekst do të diskutohen më tej.

7. Arkaizmat dhe klerikalizmat

Arkaizmat janë fjalë, shprehje dhe forma gramatikore të vjetruara që kanë rënë në mospërdorim.

Këto përfshijnë: të ndaluara (në vend të ndaluar), të mësipërmet (të përmendura më lart), këtej e tutje (në tekstin e mëtejmë), për temën (për), prandaj (prandaj), sipas përkatësisë (siç synohet), me këtë paraqesim (dërgoni, bashkëngjitni). ), transmetues (shoqërues).

Fjalët e mëposhtme u përkasin gjithashtu arkaizmave: mirënjohës, informoni me mirësi, varni, besoni, gdhendni, shijoni, ruaj dhe të tjera.

Kanceriizmat janë fjalë dhe fraza komplekse, të rënda me një strukturë të qëndrueshme arkaike dhe bashkime karakteristike klerikale dhe fjalë aleate, si dhe fjalë zyrtare të thata, pompoze, për shembull: një mospërputhje në rritje midis rritjes së produktivitetit të punës dhe pajisjeve të disponueshme ..., ka shkelje të rregulloreve të sigurisë për prodhimin e punimeve të minierave; për t'u bashkuar në punë; përmbushja e objektivit të planifikuar për të gjithë treguesit; është e nevojshme të zhvillohen masa për të eliminuar mangësitë ekzistuese ...; kemi deri më sot në zhvillimin profesional; përshëndetje për Petrov (në vend të Petrov) dhe etj.

Shumë klerikalizëm gjendet në korrespondencën zyrtare.

Gjuha dhe stili i dokumentacionit të biznesit: karakteristikat e përgjithshme, kërkesat bazë, gabimet tipike.

Kërkesat standarde të mëposhtme vendosen për mjetet gjuhësore dhe stilin e paraqitjes së informacionit në një letër biznesi:

1. saktësinë e paraqitjes së informacionit,
2. standardizimi dhe unifikimi i mjeteve gjuhësore dhe tekstit,
3. toni neutral i prezantimit
4. formaliteti dhe ashpërsia e gjuhës dhe stilit të një letre biznesi (paraqitja më e rreptë dhe e përmbajtur e informacionit, e cila nga ana tjetër përjashton mundësinë e përdorimit të mjeteve gjuhësore ekspresive dhe me ngjyra emocionale në tekstet e të folurit të biznesit),
5. konciziteti (letra nuk duhet të kalojë vëllimin e një ose dy faqeve, përndryshe perceptimi i informacionit do të jetë i vështirë),
6. plotësia e informacionit (dokumenti duhet të përmbajë informacion të mjaftueshëm për të marrë një vendim të informuar),
7. qartësi,
8. paqartësia e fjalëve dhe termave të përdorura,
9. logjika,
10. objektiviteti,
11. teksti duhet të paraqitet saktë në përputhje me rregullat aktuale të drejtshkrimit dhe pikësimit, në një stil zyrtar biznesi.

Mosrespektimi i këtyre kërkesave, nga njëra anë, vështirëson punën me dokumentet, dhe nga ana tjetër, privon ose pakëson rëndësinë e tyre ligjore dhe praktike.

Gjuha e dokumenteve zyrtare është një grup klishesh, vulash, standardesh. Frazat e standardizuara lehtësojnë perceptimin e tekstit, përshpejtojnë përgatitjen e një letre zyrtare.

i pari përcakton motivet që shkaktuan hartimin e letrës,

në pjesën e dytë propozime, kërkesa, vendime, urdhra.

Gabime të zakonshme në gjuhën dhe stilin e korrespondencës së biznesit

Fatkeqësisht, përpiluesit letra biznesi shpesh bëjnë shumë gabime. Ato mund të ndahen në këto lloje: strukturore, sintaksore, morfologjike, leksikore, stilistike, teknike.

Gabimet strukturore.

Burimi i gabimeve strukturore është ndërtimi i gabuar i një letre biznesi, pozicioni joproporcional i pjesëve të saj. Është e rëndësishme që çdo aspekt i përmbajtjes të ketë një vend specifik në strukturën logjike të një letre biznesi dhe të mos mbivendoset me një aspekt tjetër. Mospërputhja me këtë kusht çon në prezantime të gjata dhe sisteme komplekse të motivimeve.

Gabime sintaksore.

Gabimet që lidhen me renditjen e gabuar të fjalëve në një fjali.

Shkelje e specifikave të përdorimit të frazave ndajfoljore.

Qarkullimi ndajfoljor shërben si mjet për të përcjellë një veprim që ndodh njëkohësisht ose në lidhje me një veprim tjetër. Nuk është e vështirë të korrigjohen gabimet në përdorimin e frazave ndajfoljore duke zëvendësuar fjalitë me togfjalësha ndajfoljore me fjali me rrethana të shprehura me kombinime fjalësh.

Gabimet që vijnë nga mosnjohja e strukturës së një fjalie komplekse. Shpesh, përpiluesit e letrave të biznesit e ndërlikojnë tekstin në mënyrë të panevojshme. Megjithëse specifikat e një letre biznesi kërkojnë vëmendje të madhe ndaj detajeve të prezantimit, megjithatë, jo gjithmonë dhe jo të gjitha detajet janë të përshtatshme në tekst.

Prandaj, ndërtimet sintaksore të komplikuara të panevojshme duhet të thjeshtohen. Kjo mund të bëhet si me reduktimin e drejtpërdrejtë të tekstit, ashtu edhe me përpunimin e tij, për shembull, duke ndarë një tekst kompleks në fraza të veçanta që janë të thjeshta në përbërje dhe ndërtim.

Gabimet morfologjike.

Gabime në përdorimin e trajtave të plota dhe të shkurtra të mbiemrave.

Duhet të kihet parasysh se format e shkurtra të mbiemrave janë më të zakonshme në fjalimin zyrtar të biznesit. Emrat e plotë mbiemrat në tekste të tilla nuk janë në vendin e tyre, ato ndihen si të folur, madje edhe në gjuhën popullore.

Gabimet leksikore.

Përdorimi i gabuar i fjalëve dhe termave.

Përdorimi i papërshtatshëm ose i pajustifikuar i fjalëve të huaja.

Huazimi i fjalëve të huaja është një mënyrë e natyrshme për të pasuruar çdo gjuhë. Shpesh, fjalët e huaja që tregojnë koncepte që tashmë u është caktuar një ekuivalent rus futen në gjuhën e biznesit. Sidoqoftë, nuk ka kuptim të përdoret një fjalë e huaj nëse ekziston një term rus për këtë koncept. Përdorimi i fjalorit të huaj duhet të jetë për shkak të tre rrethanave: domosdoshmërisë, rëndësisë dhe saktësisë së përdorimit të fjalës.

Tautologjia. Përsëritjet semantike që ndodhin kur fjalët e afërta bashkëjetojnë në një fjali. Përsëritjet tautologjike e bëjnë frazën disonante. Përveç kësaj, ata e bëjnë të vështirë perceptimin e saj, sepse tërheqin vëmendjen te vetja.

Gabime në përdorimin e sinonimeve. Gabimet në përdorimin e fjalëve sinonimike shpesh rezultojnë nga fakti se një fjalë polisemantike mund të jetë sinonim me një tjetër vetëm në një nga kuptimet e saj.

Ndërhyrje stilistike.

Zgjatje artificiale e të folurit. Ekspertët këshillojnë: “Mos deklaroni në një letër atë që nuk do të thoni me gojë”. Sidoqoftë, në korrespondencën tonë moderne zyrtare, shumë shpesh hasen shembuj të zgjatjes artificiale të fjalës. Në gjuhën e korrespondencës së biznesit, kthesat shumë të gjata janë të papranueshme.

Ndërhyrje teknike.

Këto ndërhyrje përfshijnë gabime shtypi, gabime, dëmtime mekanike të integritetit të tekstit (lot, ngjitje në zarf, etj.). arsyeja kryesore e shfaqjes së ndërhyrjes teknike neglizhenca në përgatitjen e një letre biznesi.

Përpilimi i dokumenteve të zyrës është një proces i vështirë dhe kompleks që kërkon shumë kohë për punonjësit.

Duhet të kihet parasysh se dokumentet janë një pjesë integrale e imazhit të kompanisë, karta e saj origjinale e biznesit. Një dokument në një formë të shëmtuar, të punuar "dobët", i shtypur në shkronja të palexueshme, jep një përshtypje të padëshirueshme për ndërmarrjen. Për të njëjtën arsye, vula e gomës me emrin e ndërmarrjes, vula e së cilës është ngjitur në një fletë letre, ka dalë nga praktika e biznesit në Perëndim dhe po përdoret gjithnjë e më pak në Rusi.

Informacioni i përfshirë në dokumente është i nevojshëm për funksionimin e qëndrueshëm të çdo organizate. Në bazë të tij merren vendimet e duhura të menaxhmentit. Dokumentet në shumë raste janë argumenti kryesor në situata të diskutueshme, duke konfirmuar kështu përkufizimin parësor të termit “dokument” si një “metodë provash”.

Ja se si duket një nga rekomandimet moderne për një sipërmarrës rus: "Në jetën e biznesit, biznesi shpesh bashkëjeton me mashtrimin. Mos u beso premtimeve. Vetëm një dokument i shkruar mirë, ligjërisht i detyrueshëm është garantuesi i një transaksioni të suksesshëm!”.

Sa mbledhje të gjykatës së arbitrazhit zhvillohen, sa humbje kanë ndërmarrjet për shkak të dokumenteve të përpiluara aksidentalisht ose qëllimisht gabimisht!

Çrregullimi në ruajtjen e dokumenteve mund të rezultojë në rrezikun e humbjes së informacionit të vlefshëm, gjë që mund të ndikojë negativisht në aktivitetet e ndërmarrjes.

Drejtuesit e ndërmarrjeve janë personalisht përgjegjës për përbërjen, sigurinë dhe ekzekutimin e saktë të dokumenteve.

Për të hartuar dokumente, duke përfshirë letrat e biznesit, kërkohet një nivel i caktuar kulture dhe aftësi të veçanta. Por këtë aftësi duhet ta zhvillojë një biznesmen.

Për më tepër, letrat e biznesit, si dokumentet e tjera, duhet të hartohen në përputhje me kërkesat e standardeve shtetërore, të cilat zbatohen jo vetëm për autoritetet shtetërore dhe ekzekutive të Federatës Ruse, por edhe për të gjitha organizatat, pavarësisht nga forma dhe lloji i tyre ligjor. të veprimtarisë.

1. Regjistrimi i formularëve të dokumenteve administrative.

Kur punoni me dokumente, duhet të udhëzoheni rregulloret Federata Ruse, të cilat parashikojnë përgatitjen e dokumenteve sipas rregullave të caktuara, mbajtjen e një nomenklature (liste) të çështjeve.

Një formë në të cilën rezervohet shumë hapësirë ​​për logon dhe emrin e ndërmarrjes dhe pak për tekstin është e papërshtatshme për t'u përdorur. Prandaj, rekomandohet të ndani 1,5-2 cm nga kufiri i fushës së sipërme nën emblemë.

Dizajni modern i letrës, identiteti "vet" i korporatës, letër me cilësi të lartë, një grup i plotë informacioni për kompaninë. Vendndodhja e tyre e saktë në fletë është veçanërisht e rëndësishme për një ndikim të favorshëm te një partner biznesi.

Format e ndërmarrjes bëhen në mënyrë tipografike ose duke përdorur një kompjuter personal dhe kanë një grup të caktuar detajesh dhe një renditje të caktuar të vendndodhjes së tyre.

Formulari për dokumentet e brendshme (urdhra, protokolle, vendime);

Formulari për dokumente të jashtme (letra, fakse).

Formulari për dokumentet e brendshme përmban stemën e ndërmarrjes dhe emrin e ndërmarrjes.

Ndërmarrjet që punojnë me partnerë të huaj kanë nevojë për formularë të veçantë me dyfishim të detajeve në gjuhën e partnerit ose gjuhe angleze. Me vendndodhjen këndore të detajeve në pjesën e sipërme të majtë, detajet shtypen në Rusisht, në të djathtë - në një gjuhë të huaj. Me një rregullim gjatësor të detajeve të formularit, detajet shtypen së pari në Rusisht, dhe më poshtë - në një gjuhë të huaj.

Të gjitha format, si dokumentet, duhet të kenë kufij.

majtas - 20 mm (8 karaktere të shkruara ose goditje),

sipër - jo më pak se 10 mm,

djathtas dhe poshtë - jo më pak se 8 mm.

Për të kursyer hapësirë ​​në fletë, një numër firmash tregojnë vetëm logon dhe emrin e ndërmarrjes në pjesën e sipërme të formularit, dhe adresa, numrat e telefonit, numrat e faksit dhe detajet e bankës vendosen direkt në kufirin e poshtëm të fletën.

Kufijtë e detajeve individuale (për shembull, "titulli i tekstit", "adresuesi") shënohen në mënyrë të përshtatshme me qoshe për të shmangur gabimet në vendndodhjen e tyre gjatë printimit.

Format e dokumenteve të përdorura shpesh, si certifikatat, aktet e pranimit të punës sipas një kontrate dhe të tjera, mund të përmbajnë gjithashtu pjesë të një teksti të përhershëm, të cilat, gjatë përpilimit të dokumenteve, plotësohen me informacione të ndryshueshme.

2. Gjuha e dokumentit të menaxhimit.

Në punën e dokumentimit, një rol të rëndësishëm luan hartimi verbal i vendimeve, veprimeve dhe lidhjeve. Gjatë përgatitjes së dokumenteve, duhet pasur parasysh se gjuha nuk është një fiksues pasiv i vendimeve të marra, por luan një rol aktiv stimulues në aktivitetet e menaxhimit. Kështu, efektiviteti i dokumentacionit direktiv dhe administrativ sigurohet kryesisht nga imperativi - ndërtimi imperativ i gjuhës së urdhrave, urdhrave, rezolutave. Ndërtimet përkatëse të të folurit kërkohen nga dokumentet që parashtrojnë një kërkesë, kërkesë, mirënjohje, etj. Fjalimi i biznesit, gjuha e biznesit, letra zyrtare e biznesit janë koncepte të caktuara. Gjuha e biznesit është gjuha e marrëdhënieve zyrtare, është një gjuhë letrare.

Traditat dhe zakonet në dokumentim u treguan shumë këmbëngulëse. Dhe tani ka ende terma të vjetëruar, arkaizma, fraza, klishe të të folurit, klerikalizma ("cilat imazhe", "ju lutemi mos refuzoni", "në të njëjtën kohë ne drejtojmë", "duke i dhënë realen" etj.). Kur hartoni dokumente, duhet të përdorni stilin zyrtar të biznesit.

Gjuha letrare ka shumë stile, artistike e artistike, shoqërore e publicistike, shkencore, industriale e teknike, historike, zyrtare e biznesore etj., të cilat janë në zhvillim të vazhdueshëm dhe janë në ndërveprim të vazhdueshëm.

"Nën stilin ... e një gjuhe," thotë filologu i mirënjohur A.N. Efimov, "është zakon të kuptohet një varietet i krijuar historikisht i një gjuhe që ndryshon si në përbërjen ashtu edhe në natyrën e kombinimit të mjeteve të të folurit. , dhe përsa i përket modeleve të përdorimit të tyre. Për çdo stil ka një karakteristikë, një tipike dhe një të ndaluar.

Çdo grup stilesh ka varietetet e veta. Pra, stili artistik dhe artistik përfshin prozaik dhe poetik; shoqërore dhe publicistike - stile gazeta-revista dhe letrare-kritike. Stili i biznesit dokumentar përfshin stilin e dokumenteve legjislative dhe administrative (dekretet, urdhrat, urdhrat, rezolutat), korrespondencën e biznesit, stilin telegrafik, etj.

Çdo grup stilesh ka varietetet e veta. Stili i biznesit dokumentar përfshin stilin e dokumenteve legjislative dhe administrative (dekretet, urdhrat, urdhrat, rezolutat), korrespondencën e biznesit, stilin telegrafik, etj.

Tekstet e dokumenteve komplekse (raporte, rishikime, referenca, etj.) ndahen në pjesë, seksione, nënseksione, paragrafë, nënparagrafë, të cilët numërohen me numra arabë në përputhje me kërkesat e GOST 1. 5-85 (Rregullat për projektimi i dokumenteve të lexueshme nga makineritë dhe shkrimeve). Numri i secilës pjesë përfshin numrat e pjesëve përbërëse përkatëse, më të lartat, për shembull: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1, etj. d.

2.1. Devijimet nga normat letrare në tekstet e dokumenteve.

Shpesh në tekstet e dokumenteve për shkak të injorancës, pavëmendjes ose neglizhencës lejohen devijime të ndryshme. Si rezultat, teksti bëhet i errët, i ngopur me teprime verbale, arkaizma dhe klerikalizime. Fjalët pak të njohura me origjinë të huaj, profesionalizëm, neologjizma e vështirësojnë kuptimin e tekstit. Mos dekoroni dokumentet e gjuhës popullore, dialektizmave. Mangësitë më tipike në tekst do të diskutohen më tej.

3. Etiketa e letrave të biznesit.

Korrespondenca e biznesit është një mjet integral i komunikimit midis një ndërmarrje dhe organizatave të jashtme. Në shumicën e firmave, letrat kanë përparësi ndaj dokumenteve të tjera. Ekzistojnë dy lloje kryesore të dokumenteve në korrespondencë: letra dhe fakse.

Një letër është një nga llojet kryesore të dokumenteve.

Një letër është një emër i përgjithësuar për dokumentet me përmbajtje të ndryshme të dërguara me postë.

Letrat udhëzuese (direktiva) vijnë nga autoritetet shtetërore ose komunale dhe menaxhmenti dhe përmbajnë, si rregull, rekomandime, udhëzime, sqarime për raportimin, taksat mjedisore etj.

Letrat e garancisë përmbajnë garanci për pagesën, kohën e dorëzimit ose cilësinë e produktit.

Letrat e informacionit përfshijnë me kusht letra që përmbajnë mesazhe, kërkesa, kujtime, sugjerime.

Letrat tregtare hartohen në lidhjen dhe ekzekutimin e kontratave. “Ato përfaqësojnë apelet e blerësve për shitësit me një kërkesë për të dhënë informacion i detajuar në lidhje me mallrat, shërbimet dhe / ose dërgoni një ofertë (ofertë) për furnizimin e mallrave, përgjigjet nga shitësit, ankesat, përgjigjet ndaj ankesave, letrat e kreditit "

Në letrat e rikuperimit (kërkesës), ndërmarrjet kërkojnë kompensim për humbjet e shkaktuara për shkak të mospërmbushjes ose shkeljes së kushteve të kontratës nga pala tjetër (kundërpala). Ankesa duhet të ketë kopje të dokumenteve që konfirmojnë fakte të tilla. Kopje të tilla bëhen në formën e një aneksi të dokumentit kryesor (ankesës).

Gjatë lidhjes së kontratave me partnerë të huaj, përdoren letra kredie (L / C - Letër krediti), në të cilat shitësi kërkon një letër garancie nga banka e blerësit me numrin e llogarisë në monedhë dhe garanci bankare për pagesë nga blerësi i mallrave ose shërbimeve.

3.1. Karakteristikat e tekstit të letrës.

Teksti i letrës duhet të jetë konciz, konsistent, bindës dhe i saktë. Faktet dhe ngjarjet duhet të paraqiten në mënyrë objektive dhe të gjitha aspektet e çështjes duhet të mbulohen me plotësi të mjaftueshme, shkurt dhe qartë.

Teksti i letrës më së shpeshti përbëhet nga një pjesë hyrëse dhe pjesa kryesore.

Pjesa hyrëse tregon arsyet që shkaktuan shkrimin e letrës, shoqëruar me lidhje me fakte, data, dokumente.

Pjesa e dytë e letrës formulon qëllimin e saj kryesor (ofertë, refuzim, kërkesë, garanci, etj.), për shembull:

“Bazuar në sa më sipër, ju kërkojmë të transferoni shumën e specifikuar në llogarinë tonë rrjedhëse brenda 10 ditëve bankare.”

Në varësi të qëllimit të letrës dhe asaj që autori i saj dëshiron të përqendrojë vëmendjen e marrësit, mund të përdoret një renditje e ndryshme e pjesëve logjike të tekstit.

Shumica e letrave të biznesit karakterizohen nga përsëritja e të njëjtave kthesa, duke zotëruar të cilat mund të kompozoni tekste të letrave të ndryshme.

Fillimi i një letre (faksi) mund të ketë opsionet e mëposhtme për adresim:

"I dashur Igor Leonidovich!";

“Zoti Zorin!”;

Atëherë fjalët e mirënjohjes do të ishin të përshtatshme:

“Ne ishim të lumtur që morëm letrën tuaj”;

“Faleminderit shumë për faksin datë 04.06.95”;

Në varësi të temës së letrës, përdoren kthesat e mëposhtme:

Përkujtues

Ju kujtojmë se...

Në fund të... afatit, oferta e kompanisë sonë nuk vlen më.

Ju lutem informoni...

Ju lutemi paguani brenda... ditëve bankare...

Takohuni, siç e dini, në rroba. Prandaj, “veshja” e letrës suaj, d.m.th. zarfi dhe letra duhet të jenë të patëmetë. Përndryshe, letra juaj rrezikon të mbetet e palexuar në shportën e letrës së mbeturinave, edhe nëse përmban informacionin më të vlefshëm për marrësin. Kjo është veçanërisht e vërtetë për letra të tilla si prezantimi i një kompanie, ofrimi i produkteve, mallrave, shërbimeve dhe aplikimi për një punë. Zarfi duhet të jetë i trashë, i errët, letër e bardhë me madhësi standarde. Adresa në zarf duhet të shtypet në një bllok ose të dukshme përmes një dritareje transparente. Nuk ka kufizime dhe rregulla strikte. Disa vende ndonjëherë kërkojnë që një letër motivuese ose rezyme të jetë e shkruar me dorë kur aplikoni për një punë. Në këtë rast, është e dobishme të shkruani zarfin me një shkrim dore të rregullt dhe të qartë. Nëse do të kërkoni informacione, do të porosisni mallra, shërbime, atëherë si zarfi ashtu edhe letra mund të mos jenë më të shtrenjtat, por gjithsesi me cilësi të mirë.

Letra, nëse nuk përdorni formën standarde të kompanisë suaj, duhet të plotësojë edhe kërkesat më të rrepta: format A4, e bardhë, e trashë, fletë pa defekte dhe njolla. Sidomos nëse ofroni bashkëpunim, përfaqësoni kompaninë tuaj ose jeni të punësuar. Nënshkrimi duhet të bëhet në atë mënyrë që marrësi të mos dyshojë se ju nuk keni një stilolaps të mirë ose se nuk jeni mjaftueshëm të sigurt për të riprodhuar nënshkrimin tuaj. Është më mirë të marrësh një stilolaps me bojë.

Rregulli I arte

Letra juaj duhet të lërë një përshtypje të fortë në shikim të parë.

3.2. Arkaizmat dhe klerikalizmat

Arkaizmat janë fjalë, shprehje dhe forma gramatikore të vjetruara që kanë rënë në mospërdorim.

Këto përfshijnë: të ndaluara (në vend të ndaluar), të mësipërmet (të përmendura më lart), këtej e tutje (në tekstin e mëtejmë), për temën (për), prandaj (prandaj), sipas përkatësisë (siç synohet), me këtë paraqesim (dërgoni, bashkëngjitni). ), transmetues (shoqërues).

Fjalët e mëposhtme u përkasin gjithashtu arkaizmave: mirënjohës, informoni me mirësi, varni, besoni, gdhendni, shijoni, ruaj dhe të tjera.

Kancelaria - këto janë fjalë dhe fraza komplekse, të rënda me një strukturë të qëndrueshme arkaike dhe sindikata karakteristike klerikale dhe fjalë aleate, si dhe fjalë zyrtare të thata, pompoze, për shembull: një mospërputhje në rritje midis rritjes së produktivitetit të punës dhe pajisjeve të disponueshme .. ., ka shkelje të sigurisë teknologjike të prodhimit minerar; për t'u bashkuar në punë; përmbushja e objektivit të planifikuar për të gjithë treguesit; është e nevojshme të zhvillohen masa për të eliminuar mangësitë ekzistuese ...; kemi deri më sot në zhvillimin profesional; përshëndetje për Petrov (në vend të Petrov), etj.

Shumë klerikalizëm gjendet në korrespondencën zyrtare.

4. Stili zyrtar i biznesit.

Gjuha e komunikimit të biznesit është stili zyrtar i biznesit - një lloj gjuhe funksionale e krijuar për komunikim në fushën e menaxhimit. Një shumëllojshmëri funksionale e një gjuhe kuptohet si një sistem i njësive gjuhësore, metodat e përzgjedhjes dhe përdorimit të tyre, për shkak të detyrave sociale të komunikimit të të folurit.

Komunikimi i të folurit në fushën e menaxhimit ka një sërë veçorish specifike, të shpjeguara nga kushtet e komunikimit të biznesit. Me rëndësi të veçantë në këtë drejtim është fakti se pjesëmarrës në komunikimin afarist, në thelb, janë persona juridikë - organizata, institucione, ndërmarrje, zyrtarë, punonjës. Natyra dhe përmbajtja e lidhjeve të informacionit që ato mund të hyjnë varen nga vendi i organizatës në hierarkinë e organeve drejtuese, kompetenca e saj, përmbajtja funksionale e aktiviteteve dhe faktorë të tjerë. Marrëdhëniet midis organizatave janë të qëndrueshme dhe të rregulluara me norma ligjore, si rezultat i të cilave flukset e informacionit të organizatës janë të "programuara" në natyrë, duke përmbushur nevojat e organizatës dhe që korrespondojnë me vendin e saj në sistemin e organeve dhe organizatave drejtuese.

Specifikimi i komunikimit të biznesit shprehet gjithashtu në faktin se autori dhe adresuesi i dokumentit është pothuajse gjithmonë organizata në tërësi - një "entitet kolektiv", pavarësisht se në shumicën e rasteve dokumenti nënshkruhet nga një person - kreu i organizatës. E njëjta gjë mund të thuhet për adresuesin e dokumentit.

Të tjera karakteristikë e rëndësishme komunikimi me dokumente - informacioni i synuar. Informacioni i menaxhimit nuk mund të jetë informacion "në përgjithësi" (si, të themi, informacioni i televizionit, radios, gazetës dhe disa lloje të tjera). Dokumenti i menaxhimit ka gjithmonë adresën e saktë. Për më tepër, një dokument menaxhimi pothuajse gjithmonë është "i drejtuar ngushtë", domethënë i adresohet një organizate ose rrethi të caktuar organizatash, zyrtarësh dhe punonjësish.

Një faktor thelbësor në komunikimin e biznesit është përsëritja e veprimeve dhe situatave menaxheriale, pasi aktiviteti menaxherial është gjithmonë një "luaj sipas rregullave", që çon në përdorimin e të njëjtit mjet gjuhësor në situata të ngjashme.

Të tjera tipar i spikatur komunikimi i biznesit - kufizimi tematik i gamës së detyrave të zgjidhura nga organizata. Funksionet e një institucioni janë të përshtatshme për përshkrim, klasifikim dhe rregullim. Si rezultat, gama e çështjeve në lidhje me të cilat krijohen dokumentet e menaxhimit është mjaft e qëndrueshme.

Rrjedhimisht, kushtet e komunikimit të biznesit formojnë vetitë e mëposhtme të informacionit të menaxhimit:

targetimi i informacionit;

përsëritshmëria e informacionit;

Kushtet e komunikimit të biznesit, përveç kësaj, imponojnë kërkesa të caktuara për informacionin e menaxhimit, nga pajtueshmëria me të cilat varet efektiviteti i komunikimit të biznesit.

Një nga kërkesat më të rëndësishme për informacionin e menaxhimit është për shkak të vetë thelbit të veprimtarisë së menaxhimit, i cili konsiston në marrjen e vendimeve të menaxhimit për të ndikuar në organin drejtues në objektet e menaxhuara. Vendimmarrja bazohet në marrjen, përpunimin dhe përdorimin e informacionit. Për rrjedhojë, efektiviteti i aktivitetit të menaxhimit është mjaft i lartë vetëm kur vendimmarrja përdor informacione të përditësuara, informacione të reja, të nevojshme, të rëndësishme për aktivitetet e organizatës. Vetëm duke marrë informacion të përditësuar, organi drejtues mund të marrë vendime optimale të menaxhimit. Rëndësia e informacionit sigurohet si nga përmbajtja e vetë dokumentit ashtu edhe nga afati kohor i transmetimit, përpunimit dhe komunikimit të tij me departamentet dhe zyrtarët e interesuar.

Rëndësia e informacionit shoqërohet me një sërë veçorish të tjera të informacionit të menaxhimit, në veçanti:

Besueshmëria (objektiviteti);

bindja (argumentimi);

plotësia (mjaftueshmëria e informacionit) etj.

Kërkesa e besueshmërisë (objektivitetit) do të thotë që një mesazh biznesi duhet të pasqyrojë gjendjen aktuale të punëve, të japë një vlerësim të paanshëm dhe të paanshëm të ngjarjeve.

Bindësia (argumentimi) i informacionit shkaktohet nga nevoja për të nxitur adresuesin të ndërmarrë (ose të mos ndërmarrë) veprime të caktuara; se sa i justifikuar dokumenti do të varet nga ekzekutimi i tij.

Kërkesa për plotësinë nënkupton që dokumenti duhet të përmbajë të gjithë informacionin e nevojshëm për të marrë një vendim të informuar. Thellësia e paraqitjes së pyetjes varet nga qëllimet e dokumentit: në një letër informative mjafton të përmenden fakte ose ngjarje, në një letër kërkese subjekti i letrës duhet të identifikohet qartë dhe të arsyetohet në mënyrë shteruese. Pamjaftueshmëria e informacionit mund të shkaktojë nevojën për të kërkuar informacion shtesë, duke shkaktuar korrespondencë të pajustifikuar.

Teksti i dokumentit duhet të përdorë një gjuhë dhe stil të veçantë dokumenti. Si rezultat i zhvillimit shekullor në stilin zyrtar të biznesit, janë zhvilluar mjete të tilla gjuhësore dhe mënyra të shprehjes së përmbajtjes që lejojnë regjistrimin më efektiv të informacionit të menaxhimit, duke përmbushur të gjitha kërkesat që vlejnë për të.

Karakteristikat kryesore të stilit zyrtar të biznesit janë:

Toni neutral i prezantimit

saktësia dhe qartësia e paraqitjes;

Konciziteti, shkurtësia e tekstit.

Toni neutral i prezantimit është norma e komunikimit zyrtar të biznesit, i cili tregon bazën e biznesit të marrëdhënies midis autorit dhe adresuesit të dokumentit, natyrën e tyre jopersonale dhe praninë e një distancë të caktuar midis tyre. Për më tepër, pasi pjesëmarrësit në komunikimin e biznesit veprojnë në emër të institucioneve, organizatave, ndërmarrjeve, firmave, domethënë në emër të personave juridikë, dhe jo individët, momenti subjektiv në tekstet e dokumenteve reduktohet në minimum. Nga gjuha e dokumenteve përjashtohen fjalët me ngjyrim emocionalisht shprehës (fjalë me prapashtesa zvogëluese dhe të përzemërta, me prapashtesa ekzagjerimi dhe nënvlerësimi, pasthirrma etj.).

Saktësia e prezantimit është e nevojshme për të siguruar kuptim të qartë të tekstit të dokumentit dhe eliminimin e paqartësive. Përshtatshmëria e perceptimit të tekstit nga autori i dokumentit dhe adresuesi i tij është jashtëzakonisht i rëndësishëm në komunikimin e biznesit në të gjitha fazat e veprimtarisë menaxheriale. Në të njëjtën kohë, shpejtësia e perceptimit të tekstit nuk ka shumë rëndësi, pasi teksti i dokumentit është një tekst i shkruar i krijuar për perceptim vizual, jo dëgjimor, dhe, nëse është e nevojshme, mund të rilexohet. Gjëja kryesore është që përmbajtja të përcillet sa më saktë që të jetë e mundur.

Saktësia e prezantimit arrihet me përdorimin e fjalorit terminologjik, përdorimin e kthesave të qëndrueshme - formula gjuhësore, mungesën e fjalëve dhe shprehjeve figurative, përputhshmërinë e kufizuar të fjalëve, përdorimin e sqarimeve, shtesave, rezervave në formën e fjalëve hyrëse. dhe kthesat, kthesat pjesore e ndajfoljore etj.

Qartësia e tekstit përcaktohet, para së gjithash, nga korrektësia e strukturës së tij kompozicionale, mungesa e gabimeve logjike, mendueshmëria dhe qartësia e formulimit.

Konciziteti i paraqitjes së tekstit është përdorimi ekonomik i mjeteve gjuhësore, përjashtimi i tepricës së të folurit.

Karakteristikat e konsideruara të stilit zyrtar të biznesit luajnë një rol të madh në formimin e një sistemi të njësive gjuhësore dhe metodave të përdorimit të tyre në tekstet e dokumenteve.

PËRFUNDIM

Hartimi i një dokumenti menaxhimi është një proces që kërkon kohë dhe kërkon njohuri dhe aftësi të caktuara nga përpiluesi. Dokumentet janë një lloj karte vizite e ndërmarrjes. Teksti i dokumentit duhet të jetë konsistent, konciz, bindës dhe korrekt. Informacioni që përmban dokumenti duhet të përpilohet në përputhje me të gjitha standardet shtetërore. Dokumentet zyrtare duhet të përmbajë të gjitha detajet e nevojshme.

Gjuha e dokumentit kryen një funksion stimulues në aktivitetet e menaxhimit, prandaj, gjatë përpilimit të dokumenteve të biznesit, është e nevojshme të përdoren biznes zyrtar një stil që përfshin stilin e dokumenteve legjislative dhe administrative, korrespondencën e biznesit, etj.

Tekstet e dokumenteve komplekse duhet të ndahen në paragrafë, kapituj, nënseksione, nënparagrafë, etj.

Letrat dhe fakset janë llojet kryesore të dokumenteve të menaxhimit.

Letrat mund të jenë udhëzuese, garancie, informative, reklamuese, komerciale, rikuperuese, letra kërkimi, letra njoftimi, letra ftese, letra përgjigje. Ato ndryshojnë në mbajtjen dhe qëllimin. Teksti i letrës zakonisht përbëhet nga një pjesë hyrëse, e cila tregon arsyet që kanë shkaktuar shkrimin e letrës, shoqëruar me referenca në fakte, data, dokumente dhe një pjesë hyrëse, në të cilën formulohet qëllimi kryesor i saj.

Kushtet e komunikimit të biznesit formojnë vetitë e mëposhtme të informacionit të menaxhimit:

natyra zyrtare e informacionit;

targetimi i informacionit;

përsëritshmëria e informacionit;

kufizimi tematik.

Ekzekutimi i saktë i dokumenteve të menaxhimit në përputhje me tiparet e stilit zyrtar të biznesit të konsideruar në punë, kërkesat për përmbajtjen dhe hartimin e letrave të biznesit mund të ndihmojnë në arritjen e rezultatet e dëshiruara aktivitetet e organizatës, formimi i një imazhi të denjë të organizatës.

Bibliografi

1. Dokumentimi i aktiviteteve të menaxhimit: një kurs leksionesh / O. I. Bondyreva .- M .: Shkolla e lartë, INFRA-M, 2006. - 474 f.

2. Bykova T.A., Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Përgatitja e dokumenteve për ruajtje dhe përdorim të mëvonshëm. Metoda edukative. kompensim. M., 1996. 68 f.

3. Hartimi dhe ekzekutimi i dokumenteve të shërbimit: Prakt. Përfitim / Nën. ed. T.V. Kuznetsova. M.: CJSC Business School “Intel-Sintez”, 1999. 224 f.

4. Fjalor Gjuha ruse / ed. S. I. Ozhegova, N. Yu. Shvedova. - M.: INFRA-M, 2007. - 944 f.

6. Dekreti i Standardit Shtetëror të Federatës Ruse të 03.03.2003 N 65-st "Për miratimin dhe zbatimin e standardit shtetëror të Federatës Ruse" (së bashku me "Sistemin e Unifikuar të Dokumentacionit. Sistemi i Unifikuar i Dokumentacionit Organizativ dhe Administrativ . Kërkesat për dokumentacion. GOST R 6.30-2003 ")

Hartimi dhe ekzekutimi i dokumenteve zyrtare: Prakt. Përfitim / Nën. ed. T.V. Kuznetsova. M.: CJSC Business School “Intel-Sintez”, 1999. 224 f.

Fjalor shpjegues i gjuhës ruse / ed. S. I. Ozhegova, N. Yu. Shvedova. - M.: INFRA-M, 2007. - 398s

Gjuha dhe stili lloje te ndryshme dokumentet.

Profesionistët e biznesit identifikojnë tipe te ndryshme dhe llojet e dokumenteve.

Me faktor adresues – korrespondencë e brendshme dhe e jashtme e biznesit. Dokumentet e shkëmbyera ndërmjet palëve quhen letra zyrtare.

Sipas fushës së veprimtarisë njerëzore: menaxheriale, shkencore, teknike, industriale, financiare etj.

Për sa i përket disponueshmërisë: përdorim i hapur, akses i kufizuar dhe natyrë konfidenciale.

Me datën e duhur: urgjente, dytësore, përfundimtare, periodike.

Sipas kriterit të parësisë: origjinale dhe kopje.

Sipas formës së dërgimit: për korrespondencë postare, korrespondencë elektronike, dërgim faks.

Për të gjitha dokumentet ekziston një rregull i vetëm: pajtueshmëria me rregullat për regjistrim në përputhje me GOST-të dhe standardet ekzistuese.

Ne do t'i shqyrtojmë ato dokumente që mund t'ju nevojiten tani.

Referenca- një dokument që përmban informacionin e kërkuar ose konfirmimin e çdo fakti dhe ngjarjeje. Emri i dokumentit shkruhet në qendër të fletës me shkronja të mëdha. Teksti kryesor shprehet duke përdorur modele standarde: "Dana (emri i plotë) në atë ...", intervali më poshtë tregon organizatën për të cilën është lëshuar një certifikatë ose fraza "Certifikata jepet në vendin e kërkesës". Më poshtë është nënshkrimi, duke përfshirë pozicionin, nënshkrimin personal të personit që ka lëshuar certifikatën. Nënshkrimi vërtetohet me vulën e organizatës.

deklaratë- një dokument i brendshëm zyrtar i krijuar për të sjellë në vëmendje një informacion zyrtar me një fokus të ngushtë.

Dekani i SPF

prof. Spirina V.I.

Emri i plotë i studentëve të vitit të parë,

me banim në:…,

Deklaratë.

Ju kërkoj të më lironi nga orët e mësimit nga data 1 prill deri më 10 prill për një udhëtim në shtëpi për arsye familjare.

Data ____________Nënshkrimi

Prokura është një dokument që autorizon bartësin e tij për të kryer çdo veprim në emër të porositësit.

prokurë

Unë, emri i plotë, detajet e pasaportës: _______, me banim në: ________, emri i plotë i besimit, detajet e pasaportës: _______, me banim në: ________, për të marrë një bursë për tetor 2006

Data ____________Nënshkrimi

Herën e fundit përdorim të gjerë dokumente të marra të një natyre informacioni dhe reklamimi: një ofertë produkti, mesazhe për konsumatorët e mundshëm për llojet e mallrave të prodhuara, përmbledhje.

Kërkesat për këto dokumente janë të ndryshme nga ato për letrat e rregulluara të biznesit. Ato duhet të jenë të paharrueshme, të ngjallin interes tregtar, prandaj përdorin mjete shprehëse gjuhësore.

kushtojini vëmendje përmbledhje – fjala erdhi nga frëngjisht dhe do të thoshte "përfundim i shkurtër", për shembull, për dokumentet: "Jam dakord", "Nuk më intereson". Kohët e fundit, termi filloi të përdoret në kuptimin: "Një përmbledhje e shkurtër e shkruar e të dhënave biografike që karakterizojnë sfondin arsimor, profesionin, cilësitë personale të një personi që aplikon për një punë, pozicion të caktuar".

Një rezyme i ngjan një pyetësori, por ju mund të jeni krijues në përgatitjen e tij, sepse. nuk ka rregulla të vështira dhe të shpejta. Detyra kryesore është të paraqisni veten sa më shumë të jetë e mundur, saktësisht informacionin që është i rëndësishëm për t'i atribuar punës së zgjedhur: arsimi, përvoja e punës, cilësitë personale dhe karakteristikat e aftësive shtesë. Për shembull, nëse doni të bëheni një agjent reklamash, atëherë cilësitë e tyre profesionale janë aftësia për të komunikuar me njerëzit, shkathtësia, njohja e bazave të psikikës; nëse vendi i lirë është mësues i shkollës fillore, atëherë cilësitë e nevojshme janë dashuria për fëmijët, përgjegjshmëria, mirësia, durimi ...

Rezymetë tipike përfshijnë:

të dhënat personale (emri, data dhe vendi i lindjes, statusi martesor);

adresën dhe numrin e telefonit për kontakt;

emri i vendit të lirë;

teksti kryesor: një listë e vendeve të studimit, punës në rend kronologjik, duke treguar emrin zyrtar të organizatës, kohën e studimit ose të punës, emrin e pozicionit të mbajtur;

informacione shtesë: përvoja e punës së pavarur, aktivitetet sociale, rikualifikimi profesional;

Informacione të tjera: njohuri dhe aftësi përkatëse: gjuhë e huaj, udhëtime të huaja, aftësi kompjuterike, drejtimi i një makine…;

Interesat, prirjet që lidhen me veprimtarinë e synuar profesionale;

Informacione të tjera mbështetëse (sipas gjykimit të aplikantit);

datën dhe nënshkrimin.

Gjatë hartimit, merret parasysh sa vijon: fjala "rezyme" nuk shkruhet. Mbiemri duhet të shkruhet me shkronja të mëdha për lexueshmëri më të mirë. Këtu fillon shkresa. Më tej në mes - emri i plotë, në kufirin e majtë të fletës: adresa e shtëpisë, numri i telefonit; në adresën e duhur dhe emrin e organizatës në të cilën aplikanti ka studiuar ose ka punuar, telefon zyre. Sipas këtyre të dhënave, emri i vendit të lirë jepet saktësisht me atë të dhënë në burim, pastaj informacione për aplikantin.

ANTONOVA Bella Mikhailovna

ka lindur në Armavir më 30 korrik 1980.

Shtëpia. Adresa: Adresa e Institutit:

Tel.: Puna. tel.:

mësuese e shkollës fillore.

Informacion rreth arsimit dhe përvojës së punës - ASPU, viti i 3-të, fakulteti socio-pedagogjik, student i OZO.

Ajo u diplomua në kurset e prerjes dhe qepjes në studion Polet në 2003.

Nga viti 2003-2006, ajo drejtoi rrethin "Duart e Aftë" në MSOSh Nr. 23.

Shtoni. inteligjenca:

· Mori pjesë në konferencën "Fëmijët janë e ardhmja jonë" (Armavir, 2005)

· Ka kryer një praktikë në...

· Të kryera kurse të zhvillimit profesional.

Informacioni tjetër:

Lexoj dhe përkthej me një fjalor nga anglishtja.

· Jam njohës i kompjuterit.

· Kam patentë shoferi për drejtimin e mjetit motorik të kategorisë C (nuk kam makinë personale).

Interesat: Unë jam i dhënë pas teatrit, qep për teatrin e kukullave ...

Informacione ndihmëse: nga natyra e hapur, e shoqërueshme, i dua fëmijët ...

Data ______________ Nënshkrimi

Pyetja 5: Koncepti i "mirësjelljes së të folurit"

Etiketa e të folurit quaj një sistem kërkesash (rregulla, norma) që na shpjegojnë se si të vendosim, mbajmë dhe ndërpresim kontaktin me një person tjetër në një situatë të caktuar. Normat e etikës së të folurit janë shumë të ndryshme, secili vend ka karakteristikat e veta të kulturës së komunikimit.

Pajtueshmëria me rregullat e etikës së të folurit do t'ju ndihmojë të përcillni saktë mendimet tuaja te bashkëbiseduesi, të arrini shpejt mirëkuptimin e ndërsjellë me të.

Përvetësimi i mirësjelljes së komunikimit të të folurit kërkon marrjen e njohurive në fushën e disiplinave të ndryshme humanitare: gjuhësisë, psikologjisë, historisë kulturore dhe shumë të tjera. Për një zotërim më të suksesshëm të aftësive të një kulture komunikimi, ata përdorin një koncept të tillë si formulat e mirësjelljes së të folurit.

Formulat themelore të mirësjelljes së të folurit fitohen në moshë të hershme, kur prindërit e mësojnë fëmijën të përshëndes, të falënderojë, të kërkojë falje për truket. Me moshën, një person mëson gjithnjë e më shumë hollësi në komunikim, zotëron stile të ndryshme të folurit dhe sjelljes. Aftësia për të vlerësuar saktë situatën, për të filluar dhe mbajtur një bisedë me një të huaj, për të shprehur saktë mendimet e dikujt, dallon një person me kulturë të lartë, të arsimuar dhe inteligjent.

Formulat e mirësjelljes së të folurit - disa fjalë, fraza dhe vendos shprehje përdoret për tre fazat e bisedës:

filloni një bisedë (përshëndetje/hyrje)

Pjesa kryesore

pjesa e fundit e bisedës