Ευχαριστούμε για την επιστολή από... Σε απάντηση σας ενημερώνουμε...
Εκτός από την επιστολή μας με ημερομηνία... φέτος. Σας ενημερώνουμε ότι...
Σε απάντηση της επιστολής σας, σας ενημερώνουμε ότι... Σε επιβεβαίωση της τηλεφωνικής μας συνομιλίας που πραγματοποιήθηκε... φέτος, σας ενημερώνουμε ότι...
Σε επιβεβαίωση του τηλεγραφήματος μας από... σας ενημερώνουμε ότι...
Σε σχέση με την επιστολή σας από... σας ενημερώνουμε ότι, με λύπη μας...
Είμαστε ικανοποιημένοι με τη γρήγορη ανταπόκριση στο αίτημά μας.
Δυστυχώς, ακόμα δεν έχουμε λάβει την απάντησή σας στην επιστολή μας από... και αναγκαζόμαστε για άλλη μια φορά να σας υπενθυμίσουμε (σας ρωτήσουμε) για...
Θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι...
Σας ευχαριστούμε (σας είμαστε ευγνώμονες) για την παρεχόμενη υπηρεσία (βοήθεια, υποστήριξη).
Είμαστε αναγκασμένοι να σας ειδοποιήσουμε (υπενθυμίζουμε) ...
Μας εκπλήσσει εξαιρετικά η επιστολή σας από..., στην οποία αναφέρετε ότι...
Λάβαμε την επιστολή σας με ημερομηνία... φέτος, από την οποία με χαρά μάθαμε ότι...
Λάβαμε την επιστολή σας από... μαζί με τα συνημμένα έγγραφα.
Λυπούμαστε (εκφράζουμε τη λύπη μας) για την άρνησή σας (σιωπή)...
Με έκπληξη μάθαμε από το τηλεγράφημά σας ότι...
Υπενθυμίζουμε (γνωστοποιούμε) για άλλη μια φορά ότι...
Επιβεβαιώνουμε ότι λάβαμε την επιστολή σας με ημερομηνία... φέτος. και σας ενημερώνουμε ότι...
Επιβεβαιώνουμε τη λήψη της επιστολής σας από... με όλα τα συνημμένα.
Κατόπιν αιτήματός σας, σας στέλνουμε...
Παρακαλούμε αποδεχτείτε τη συγγνώμη μας για...
Σημειώνουμε την επιστολή σας από... και σας ενημερώνουμε ότι...
Συγχωρέστε μας για την καθυστέρηση στην απάντηση στην επιστολή σας...
Σας ενημερώνουμε... Σας ειδοποιούμε...
Παραδείγματα φράσεων που μπορούν να αποτελέσουν τη βάση μιας επαγγελματικής επιστολής
Η παραγγελία σας θα ολοκληρωθεί εάν...
Το αίτημα (πρότασή σας) είναι υπό εξέταση. Με την παραλαβή των αποτελεσμάτων του ελέγχου, θα σας ενημερώσουμε αμέσως.
Η πρότασή σας θα γίνει δεκτή με χαρά (ευγνωμοσύνη) εάν συμφωνήσετε να κάνετε αλλαγές...
Το αίτημά σας για... ικανοποιήθηκε...
Σε απάντηση της επιστολής σας από... σας ενημερώνουμε ότι το αίτημά σας για παράδοση... επιλύθηκε θετικά.
Σε απάντηση στο αίτημά σας (παραγγελία), λυπούμαστε να σας ενημερώσουμε (αναγκαζόμαστε να σας ενημερώσουμε) ότι δεν είμαστε σε θέση (δεν μπορούμε) να το εκπληρώσουμε λόγω των παρακάτω περιστάσεων.
Δυστυχώς, το αίτημά σας δεν μπορεί να γίνει δεκτό για τους παρακάτω λόγους.
Δυστυχώς, αναγκαζόμαστε να απορρίψουμε την προσφορά σας. Χρειαζόμαστε Επιπλέον πληροφορίεςΟ...
Σας παρακαλούμε να μας ενημερώσετε για το χρονοδιάγραμμα...
Σας ενημερώνουμε ότι η προσφορά σας έγινε αποδεκτή...
Σας ζητάμε να στείλετε...
Παρακαλούμε ενημερώστε μας για...
Ενημερώστε μας για την απόφασή σας για το θέμα...
Ενημερώστε μας εάν η προσφορά μας για...
Σας ζητάμε να επισπεύσετε την εκπλήρωση των υποχρεώσεών σας προς...
Η πιο κοινή ποικιλία επιστολές των επιχειρήσεωνείναι επιστολές αίτησης και επιστολές αιτήματος. Οι αιτητικές επιστολές συντάσσονται για την έναρξη ορισμένων ενεργειών από τον παραλήπτη που απαιτεί ο συντάκτης της επιστολής. Επιστολές αιτήματος - για τη λήψη οποιωνδήποτε επίσημων πληροφοριών ή εγγράφων. Σε ποιες περιπτώσεις συντάσσονται; Πώς να δηλώσετε σωστά την ουσία ενός αιτήματος ή αιτήματος;
Στο σύστημα επικοινωνίας εγγράφων, οι επαγγελματικές επιστολές είναι τα πιο δημοφιλή έγγραφα και μεταξύ των επαγγελματικών επιστολών, οι πιο συνηθισμένοι τύποι είναι οι επιστολές αιτήματος και οι επιστολές έρευνας. Πώς να τα συνθέσετε και να τα μορφοποιήσετε σωστά; Αυτό είναι σημαντικό να το γνωρίζουν όλοι οι γραμματείς.
Οι αιτητικές επιστολές συντάσσονται για την έναρξη ορισμένων ενεργειών από τον παραλήπτη που απαιτεί ο συντάκτης της επιστολής. Στις δραστηριότητες διαχείρισης, ένας τεράστιος αριθμός καταστάσεων οδηγεί στην προετοιμασία τέτοιων επιστολών. Αυτή μπορεί να είναι μια σχετικά απλή κατάσταση στην οποία δεν υπάρχει ανάγκη να παρουσιαστούν περίπλοκες πληροφορίες σε σχέση με γεγονότα, να παρέχετε οποιαδήποτε επιχειρηματολογία ή να πείσετε τον παραλήπτη. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι καλύτερο να ξεκινήσετε την επιστολή αίτησης απευθείας με τη δήλωση του ίδιου του αιτήματος, για παράδειγμα:
Σας ζητάμε να στείλετε ημερολογιακό σχέδιοδιεξαγωγή σεμιναρίων για το πρώτο εξάμηνο του 2006. Σας ζητάμε να εξετάσετε το θέμα της χορήγησης προνομιακού δανείου ύψους 600 εκατομμυρίων ρούβλια στην Ένωση Φαρμάκων Φρούτων και Λαχανικών. για την αγορά εσπεριδοειδών από την εταιρεία Εισαγωγών-Εξαγωγών προς πώληση στη Μόσχα και σε άλλες πόλεις της Ρωσίας.
Ωστόσο, δεν είναι όλες οι καταστάσεις στις δραστηριότητες διαχείρισης τόσο απλές. Οι περισσότερες περιπτώσεις απαιτούν αιτιολόγηση κατά τη σύνταξη επιστολών αιτήματος ή, με άλλα λόγια, εξήγηση του γιατί, γιατί και για ποιο σκοπό συντάσσεται η επιστολή. Κατά κανόνα, η αιτιολόγηση είναι απαραίτητη για να επηρεαστεί ο παραλήπτης, να πειστεί να ενεργήσει με πολύ συγκεκριμένο τρόπο, όπως θα ήθελε ή θα χρειαζόταν ο συντάκτης της επιστολής. Εάν μια επιστολή αίτησης περιέχει μια αιτιολόγηση, τότε τις περισσότερες φορές προηγείται της δήλωσης του αιτήματος, για παράδειγμα (το σύμβολο // υποδεικνύει το όριο μεταξύ τμημάτων του κειμένου της επιστολής):
Λόγω του γεγονότος ότι τα επίσημα καθήκοντα των υπαλλήλων της Διοίκησης περιλαμβάνουν ταξίδια στην επικράτεια της περιοχής, // σας προτρέπουμε να διαθέσετε κεφάλαια για την αγορά δύο νέων επίσημων αυτοκινήτων Volga για τις ανάγκες της Διοίκησης. Σε σχέση με την επέκταση της γκάμας των προϊόντων που παράγουμε // σας ζητάμε να μας παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τις νέες τεχνολογικές και σχεδιαστικές εξελίξεις ψυγείων και καταψύκτες«Στινόλ».
Η ρωσική γλώσσα είναι μια από τις γλώσσες με σχετικά ελεύθερη σειρά λέξεων. Σε οποιοδήποτε από τα παραπάνω κείμενα, μπορούμε να ανταλλάξουμε μέρη της πρότασης χωρίς μεγάλη ζημιά στο νόημα, για παράδειγμα:
Σας παρακαλούμε να διαθέσετε κεφάλαια για την αγορά δύο νέων επίσημων αυτοκινήτων Volga για τις ανάγκες της Διοίκησης // λόγω του γεγονότος ότι τα επίσημα καθήκοντα των υπαλλήλων της Διοίκησης περιλαμβάνουν ταξίδια στην επικράτεια της περιοχής. Σας ζητάμε να παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τις νέες τεχνολογικές και σχεδιαστικές εξελίξεις των ψυγείων και καταψυκτών «Stinol» // σε σχέση με την επέκταση της γκάμας των προϊόντων που παράγουμε.
Οι φράσεις στις οποίες δηλώνεται πρώτα η κύρια ιδέα της επιστολής και στη συνέχεια δίνεται το επιχείρημα, έχουν μια ιδιαίτερη υφολογική χροιά: θεωρούνται πάντα πιο εκφραστικές από φράσεις που βασίζονται στην αρχή "αιτιολόγηση - συμπέρασμα". Ωστόσο επιχειρηματικό στυλκάθε είδος έκφρασης είναι ξένο, δίνει σχεδόν πάντα προτίμηση σε στυλιστικά ουδέτερα γλωσσικά μέσα, επομένως φράσεις στις οποίες πρώτα δίνεται μια εξήγηση, δίνεται αιτιολόγηση και μετά δηλώνεται η ουσία του θέματος είναι πιο σωστές. Όταν συνθέτετε μια επιστολή αίτησης, προσπαθήστε να βεβαιωθείτε ότι το σκεπτικό και το τελικό μέρος (το αίτημα) είναι γραμματικά μία πρόταση. Ακόμη και σε περιπτώσεις όπου η αιτιολόγηση παρέχει αναφορές σε κανονιστικά έγγραφα, αναφέρει γεγονότα, γεγονότα, μην διαχωρίσετε την αιτιολόγηση σε ξεχωριστή πρόταση, διαφορετικά για να δηλώσετε το αίτημα θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε φράσεις όπως: «Σε σχέση με τα παραπάνω, ζητάμε. ..», «Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, ζητάμε…», «Σε σχέση με το οποίο ζητάμε...», κ.λπ. Αυτές οι κατασκευές δεν μεταφέρουν πληροφορίες και κάνουν το κείμενο πιο σύνθετο τόσο από άποψη δομής και από την άποψη της αντίληψης. Οι επιστολές αιτήματος μπορούν να γραφτούν σε ακόμη πιο περίπλοκες καταστάσεις διαχείρισης. Σχηματικά, αυτή η κατάσταση μπορεί να αναπαρασταθεί ως εξής:
Ένα γράμμα γραμμένο σε μια τέτοια κατάσταση θα είναι ευκολότερο να γίνει αντιληπτό εάν το περιεχόμενο παρουσιάζεται με μια σειρά που αντικατοπτρίζει τη λογική της εξέλιξης της ίδιας της κατάστασης. Στην περίπτωση αυτή, η δομή της επιστολής μπορεί να χωριστεί σε τρία μέρη: εισαγωγή (περιγραφή γεγονότων, γεγονότα που επηρεάζουν άμεσα ή μπορεί να επηρεάσουν την κατάσταση διαχείρισης), αιτιολόγηση (επεξήγηση των λόγων για τους οποίους είναι απαραίτητο να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη με αίτημα), συμπέρασμα (αίτημα), για παράδειγμα ( Τα επικοινωνιακά και σημασιολογικά μέρη της επιστολής χωρίζονται με το σύμβολο //):
Σύμφωνα με τα στοιχεία που έχουμε, στις μονάδες επεξεργασίας ζάχαρης του Kursk και του Belgorod, που είναι οι κύριοι προμηθευτές ζάχαρης στη Μόσχα και την περιοχή της Μόσχας, προγραμματισμένες προληπτικές εργασίες θα πρέπει να πραγματοποιηθούν κατά τη διάρκεια Μαρτίου - Απριλίου του τρέχοντος έτους, τα χρονοδιαγράμματα των οποίων έχουν δεν έχει συμφωνηθεί. // Λόγω του γεγονότος ότι κατά την περίοδο των προληπτικών εργασιών η παραγωγή ζάχαρης και η προσφορά της στους καταναλωτές θα μειωθεί σημαντικά, // σας ζητάμε να πραγματοποιήσετε συνάντηση εργασίας με τη συμμετοχή εκπροσώπων της κυβέρνησης της Μόσχας για το θέμα της διασφάλισης προμήθειες ζάχαρης στην περιοχή της Μόσχας για την περίοδο μερικής παύσης λειτουργίας αυτών των εργοστασίων.
Ανεξάρτητα από τη δομή του κειμένου, το αίτημα στην επιστολή διατυπώνεται χρησιμοποιώντας το ρήμα «να ζητήσω». Σε επιστολές που εκδίδονται σε οργανωτικά επιστολόχαρτα, χρησιμοποιείται η μορφή ρήματος 1ου προσώπου πληθυντικός:
Σας ζητάμε να παρέχετε πληροφορίες για..., Σας ζητάμε να παράσχετε πληροφορίες για..., Σας ζητάμε να ζητήσετε για..., Σας ζητάμε να διεξάγετε... κ.λπ.
Σε επιστολές που εκδίδονται σε επίσημα επιστολόχαρτα, χρησιμοποιείται το 1ο ενικό πρόσωπο του ρήματος:
Σας ζητώ να εξετάσετε το θέμα του..., σας ζητώ να δώσετε πληροφορίες για... κ.λπ.
Μια επιστολή μπορεί να περιέχει πολλά αιτήματα (κατά προτίμηση για ένα θέμα). Σε αυτήν την περίπτωση, διατυπώνεται πρώτα το κύριο αίτημα και μετά το υπόλοιπο, χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες γλωσσικές εκφράσεις:
Σας ζητάμε επίσης να (εξετάζετε, παρέχετε, πραγματοποιείτε...), Συγχρόνως σας ζητάμε... κ.λπ.
Για παράδειγμα:
Λόγω της ασήμαντης κατανάλωσης φυσικού αερίου της μονάδας λεβήτων Νο. 4 (λιγότερο από 3,5 εκατομμύρια κυβικά μέτρα ετησίως), σας ζητάμε να εξαιρέσετε αυτήν την επιχείρηση από την ομάδα των καταναλωτών αερίου με υποχρεωτικό εφεδρικό καύσιμο (μαζούτ) για την περίοδο θέρμανσης 2005– 2006. Ταυτόχρονα, ζητάμε από το λογισμικό « Mosgorkhleboprodukt» μαζί με την JSC «Mosenergo» να εξετάσουν τη δυνατότητα ένταξης στο εργοστάσιο Νο. 4 στο περίοδο θέρμανσης 2006–2007 στο σύστημα τηλεθέρμανσης.
Η επιστολή αίτησης είναι στην πραγματικότητα ένας τύπος επιστολής αίτησης. Κατά κανόνα, γίνονται αιτήματα για τη λήψη οποιασδήποτε επίσημης πληροφορίας ή εγγράφου. ΣΕ εμπορικές δραστηριότητεςαίτημα είναι μια έκκληση από τον αγοραστή προς τον πωλητή (εισαγωγέας στον εξαγωγέα) με αίτημα να δοθεί λεπτομερείς πληροφορίεςσχετικά με αγαθά (υπηρεσίες) ή αποστολή προσφοράς για την προμήθεια αγαθών (παροχή ορισμένων υπηρεσιών). Γενικά, οι επιστολές αιτήματος ακολουθούν τους ίδιους κανόνες με τις επιστολές αιτήματος, για παράδειγμα:
Σύμφωνα με την παράγραφο 10 του Κυβερνητικού Διατάγματος Ρωσική Ομοσπονδίαημερομηνία 20.05.94 Αρ. 498 «Σχετικά με ορισμένα μέτρα εφαρμογής της νομοθεσίας για την αφερεγγυότητα (πτώχευση) επιχειρήσεων» σας ζητάμε να μας δώσετε στοιχεία σχετικά με το μέγεθος του μεριδίου του κράτους στο εγκεκριμένο κεφάλαιο της OJSC «Moscow Bakery No. 18 », που βρίσκεται στη διεύθυνση: οδός. Nikitinskaya, 45 Εάν η μετοχική συμμετοχή αυτής της επιχείρησηςπουλήθηκε, συμβουλευτείτε την ημερομηνία και τη μέθοδο πώλησης.
Στις εμπορικές δραστηριότητες, το κείμενο της αίτησης συνήθως αναφέρει: όνομα αγαθών (υπηρεσίες). τους όρους υπό τους οποίους ο συντάκτης της επιστολής θα ήθελε να τα λάβει· ποσότητα ή/και ποιότητα· χρονοδιάγραμμα παράδοσης αγαθών ή παροχής υπηρεσιών· τιμή και άλλες πληροφορίες. Οι ακόλουθες εκφράσεις χρησιμοποιούνται σε ένα εμπορικό αίτημα:
Σας ζητάμε να μας ενημερώσετε για τη δυνατότητα προμήθειας... Σας ζητάμε να κάνετε προσφορά για προμήθεια... Σας ζητάμε να δώσετε αναλυτικές πληροφορίες για... κ.λπ.
Για παράδειγμα:
Παρακαλούμε να μας ενημερώσετε για τη δυνατότητα προμήθειας κλιματιστικών μοντέλου AS-200 στην ποσότητα των 150 τεμ. κατά τη διάρκεια Φεβρουαρίου - Μαρτίου 2005, καθώς και να ενημερώσετε τους όρους πληρωμής και τους όρους παράδοσης.
Η απάντηση του ανταποκριτή οργανισμού σε μια επιστολή αιτήματος ή αίτησης είναι μια επιστολή απάντησης, η οποία μπορεί να είναι συναίνεση ή άρνηση. Στις εμπορικές δραστηριότητες, η απάντηση σε ένα αίτημα επισημοποιείται ως εμπορική επιστολή, το οποίο επιβεβαιώνει τη λήψη του αιτήματος και παρέχει πληροφορίες σχετικά με το προϊόν που ενδιαφέρει τον αγοραστή. Η απάντηση στο αίτημα μπορεί να είναι Εμπορική προσφορά(προσφορά). Οι επιστολές αιτήματος και οι επιστολές διερεύνησης συντάσσονται σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης." Κατά τη σύνταξη και την επεξεργασία αιτημάτων και αιτημάτων, χρησιμοποιούνται τα ακόλουθα στοιχεία: παραλήπτης, τίτλος του κειμένου (αν το κείμενο της επιστολής είναι περισσότερες από 4-5 γραμμές), κείμενο, υπογραφή, σημείωση για τον ερμηνευτή. Όλες οι επαγγελματικές επιστολές συντάσσονται σε ειδικά έντυπα - επιστολόχαρτα.
Τι πρέπει να κάνετε εάν χρειάζεται επειγόντως να αποκτήσετε σημαντικά έγγραφα, να ζητήσετε ενημερωμένες πληροφορίες ή να ζητήσετε βοήθεια από εταιρεία ή υπάλληλο; Συντάξτε μια επιστολή αίτησης σύμφωνα με όλους τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας και λάβετε θετική απάντηση.
Από το άρθρο θα μάθετε:
Πώς διαφέρει μια επιστολή επιχειρηματικού αιτήματος από άλλους τύπους επιστολών;
Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι το πιο σημαντικό μέρος του συστήματος επικοινωνίας εγγράφων. Τα γράμματα είναι τα πιο διαδεδομένα έγγραφά της. Υπάρχουν πολλά είδη επίσημης αλληλογραφίας. Όλα αυτά είναι μια μορφή γραπτού διαλόγου που συμβάλλει στην επίλυση των πιο σημαντικών ζητημάτων στις δραστηριότητες των οργανισμών. Το είδος και η θεματική του γκάμα χαρακτηρίζεται από μεγάλη ποικιλομορφία.
Η επιστολή αίτησης είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τύπους επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Η ανάγκη σύνταξης τέτοιων ενστάσεων μπορεί να προκληθεί από για διάφορους λόγους, και δεν είναι δυνατό να τα αναφέρουμε όλα. Ωστόσο, υπάρχει μια σειρά από χαρακτηριστικά που το κάνουν αυτό γράμμαμεταξύ της γενικής σειράς επίσημων εγγράφων.
Μια επίσημη επιστολή αίτησης μπορεί να είναι ένα διακριτικό αίτημα ή μια διπλωματική απαίτηση για ένα τρέχον ζήτημα. Εξυπηρετεί την επίτευξη του συγκεκριμένου στόχου του συγγραφέα και είναι απαραίτητο να παρακινήσει τον παραλήπτη να προβεί στις ενέργειες που είναι απαραίτητες για τον συντάκτη της επιστολής αίτησης.
Υπάρχουν ιδιαίτερα πολλές περιπτώσεις όπου υπάρχει ανάγκη να συνταχθεί μια επιστολή αίτησης στις δραστηριότητες διαχείρισης. Ο λόγος μπορεί να είναι είτε μια απλή κατάσταση που δεν απαιτεί ενισχυμένη επιχειρηματολογία και λεπτομερείς εξηγήσεις, είτε ένα πρόβλημα, χωρίς να εξηγηθεί η ουσία του οποίου είναι αδύνατο να ληφθεί θετική απάντηση. Στη δεύτερη περίπτωση, ο συγγραφέας θα χρειαστεί όχι μόνο να δηλώσει το αίτημά του, αλλά και να το αιτιολογήσει, να εξηγήσει στον παραλήπτη γιατί είναι απαραίτητο να ενεργήσει με τον ένα ή τον άλλο τρόπο.
Τα υπάρχοντα πρότυπα και πρότυπα γραφείου διευκολύνουν τη σύνταξη μιας επίσημης επιστολής αίτησης. Οποιοδήποτε επαγγελματικό μήνυμα πρέπει να συμμορφώνεται με τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Η αλληλογραφία είναι, πρώτα απ' όλα, το πρόσωπο της εταιρείας αποστολής. Ο σχεδιασμός του απαιτεί προσοχή στη λεπτομέρεια και τήρηση των κανόνων της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας. Για να συντάξετε μια επιστολή αίτησης για λογαριασμό του οργανισμού, θα χρειαστείτε ένα επιστολόχαρτο που θα αναφέρει όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες. Η αίτηση επικυρώνεται με την υπογραφή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου και τη σφραγίδα της εταιρείας.
Πώς να γράψετε μια επίσημη επιστολή αιτήματος;
Μια επαγγελματική επιστολή αίτησης συντάσσεται σύμφωνα με όλους τους κανόνες της επίσημης αλληλογραφίας. Για να λάβετε τελικά θετική απάντηση, όταν γράφετε μια ένσταση θα πρέπει να ακολουθείτε έναν συγκεκριμένο αλγόριθμο. Θα σας επιτρέψει να δομήσετε το περιεχόμενο της επιστολής, να μεταφέρετε τις κύριες ιδέες στον παραλήπτη και να δηλώσετε ξεκάθαρα και ξεκάθαρα την ουσία του προβλήματος.
Προσδιορίστε σε ποιον ακριβώς απευθύνεστε;
Είναι καλύτερα να επικοινωνήσετε προσωπικά με τον παραλήπτη. Ακολουθώντας τους γενικά αποδεκτούς κανόνες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας, χρησιμοποιήστε το μικρό σας όνομα και το πατρώνυμο σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να δείξετε σεβασμό. Επιπλέον, ένα προσωπικό αίτημα επιβάλλει μια ορισμένη ευθύνη στον υπάλληλο που έλαβε την επιστολή. Ακόμη και όταν χρειάζεται να γράψετε μια επιστολή αιτήματος για μια ομάδα ατόμων, είναι καλύτερο να εξατομικεύσετε την έκκληση.
Γιατί απευθύνεστε σε αυτόν τον συγκεκριμένο παραλήπτη;
Συνιστάται να εξηγήσετε εκ των προτέρων στον παραλήπτη γιατί επικοινωνήσατε μαζί του. Μπορείτε να του κάνετε ένα κομπλιμέντο και να σημειώσετε τις επαγγελματικές ή προσωπικές του ιδιότητες, προηγούμενα επιτεύγματα που είναι σημαντικά στο πλαίσιο της έκκλησής σας. Αυτή η τεχνική θα σας ενθαρρύνει να εξετάσετε την επιστολή με το αίτημα πιο προσεκτικά και να βρείτε μια ευκαιρία να την ικανοποιήσετε. Είναι σημαντικό να είστε ειλικρινείς και να μην περνάτε τα όρια μεταξύ φιλοφρόνησης και κολακείας.
Πώς μπορείτε να δικαιολογήσετε το αίτημά σας;
Σκεφτείτε τα επιχειρήματά σας εκ των προτέρων και τακτοποιήστε τα στο κείμενο γράμματασύμφωνα με το σχήμα ισχυρός - μεσαίος - ισχυρότερος. Ενδιαφέρετε τον παραλήπτη, αποκαλύψτε του τα πιθανά οφέλη που σχετίζονται με την εκπλήρωση της επιθυμίας σας. Εκφράστε ένα πρόβλημα που τον αφορά και δείξτε πώς μπορεί να λυθεί για να ικανοποιήσει τα ενδιαφέροντά σας. Περιγράψτε τη σημασία του προβλήματος και ενημερώστε τον παραλήπτη ότι η επίλυσή του μπορεί να είναι επωφελής και για τους δύο σας.
Ποιες πληροφορίες πρέπει να παρέχονται στον παραλήπτη;
Περιγράψτε το πρόβλημα όσο το δυνατόν πιο συνοπτικά και ξεκάθαρα. Αποφύγετε την ασάφεια και γίνετε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι επιθυμητό αποτέλεσμα: αναφέρετε την ακριβή τιμή, ημερομηνία, ποσοστό κ.λπ. Μια επιστολή αίτησης απαιτεί από τον παραλήπτη να αποδεχθεί απόφαση της διοίκησης. Για να το κάνει αυτό, χρειάζεται ακριβείς πληροφορίες: πόσο, τι, πότε και σε ποια τιμή. Αυτές οι λεπτομέρειες πρέπει να διατυπωθούν με ακρίβεια, χωρίς να αφήνουν περιθώρια ασάφειας. Διαφορετικά, η πρωτοβουλία μπορεί να περάσει στον παραλήπτη, το αίτημα θα γίνει επίσημα δεκτό, αλλά ο συντάκτης δεν θα λάβει αυτό που ήθελε.
Ποια συμπεράσματα μπορούν να εξαχθούν;
Αφού δηλώσετε το αίτημα, είναι απαραίτητο να το τροποποιήσετε και να το επαναλάβετε ξανά, εστιάζοντας την προσοχή του παραλήπτη στα πιθανά οφέλη. Ταυτόχρονα, το πιθανό όφελος δεν πρέπει να είναι πάντα υλικό.
(ηλεκτρονική αλληλογραφία)
Επιστολή προσφοράς συνεργασίας
Θέμα: Πρόταση συνεργασίας.
Στοιχεία: 20.05.0216
Από: [email προστατευμένο]
Προς την: [email προστατευμένο]
Πρόεδρος του Δ.Σ
Ένωση Κατασκευαστών αλκοολούχα προϊόντα
Dobrov D.E.
Αγαπητέ Ντμίτρι Ευγένιεβιτς!
Η Ένωση Παραγωγών Αλκοόλ (UPAP) είναι η κορυφαία ένωση ηγετών του κλάδου στην εγχώρια βιομηχανία αλκοόλ. Το ενεργό έργο που επιτελείται από τον οργανισμό σας σε σχέση με τη δημιουργία μιας πολιτισμένης αγοράς αλκοολούχων και οινοπνευματωδών προϊόντων στη Ρωσική Ομοσπονδία προκαλεί σεβασμό.
Φυσικά, η μέριμνα για την ποιότητα και την ασφάλεια των κατασκευασμένων προϊόντων είναι μια από τις προτεραιότητες της SPAP και οι συμμετέχοντες της είναι ευσυνείδητοι κατασκευαστές που δίνουν μεγάλη σημασία σε αυτά τα θέματα.
Η AIG είναι ένας από τους μεγαλύτερους ασφαλιστικούς οργανισμούς στον κόσμο. Η διεθνής εταιρεία βρίσκεται στην ασφαλιστική αγορά εδώ και 90 χρόνια και διαθέτει γραφεία σε 160 χώρες. Ρωσική μεραρχίαΗ εταιρεία λειτουργεί για περισσότερα από 15 χρόνια.
Συνεργασία με παραγωγούς τροφίμων και ποτών είναι κατεύθυνση προτεραιότηταςη ΕΤΑΙΡΕΙΑ μας. Με οδηγό πολλά χρόνια διεθνή εμπειρίαΗ "AIG" στη Ρωσία, αναπτύχθηκε ένα μοναδικό πρόγραμμα ασφάλισης για επιχειρήσεις στον κλάδο των οινοπνευματωδών ποτών (ασφάλιση αστικής ευθύνης προϊόντος και ανάκληση προϊόντων από την αγορά).
Πιστεύουμε ότι αυτό το πρόγραμμαπαρουσιάζει δυνητικό ενδιαφέρον για τους συμμετέχοντες στο ΣΠΑΠ, γιατί Ένα προϊόν όπως το αλκοόλ απαιτεί ειδική προσέγγιση για την ποιότητα των πρώτων υλών, τη συσκευασία και την ασφάλεια για τον καταναλωτή.
Με βάση τα παραπάνω, σας προσεγγίζουμε με πρόσκληση για να συζητήσουμε τις δυνατότητες συνεργασίας σε αυτόν τον τομέα.
Θα είμαστε ευγνώμονες για την επαγγελματική σας αξιολόγηση αυτής της συνεργασίας και θα σας ζητήσουμε να καθιερώσετε μια διαδικασία για περαιτέρω αλληλεπίδραση μεταξύ των εταιρειών μας. Είμαστε έτοιμοι να εξετάσουμε οποιαδήποτε από τις προτάσεις σας σχετικά με τη μορφή της κοινής εργασίας.
Με εκτιμιση,
Αντρέεφ Πάβελ
Αντιπρόεδρος της AIG
Τηλ.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[email προστατευμένο]
Πρόσκληση
Θέμα: Πρόσκληση σε σεμινάριο
Στοιχεία: 25/06/2016
Από: Anna Simonova
Προς: xxx-xxx-xxx
Αγαπητοί Συνεργάτες,
17 Μαρτίου 2016Σας προσκαλούμε να συμμετάσχετε στο σεμινάριο για την κατασκευή διεθνών ασφαλιστικών προγραμμάτων, που θα πραγματοποιηθεί ειδικά για τους συνεργάτες της AIG Μαρκ Γκόλντενμπεργκ- Περιφερειακός Σύμβουλος για τα Διεθνή Ασφαλιστικά Προγράμματα της AIG.
Ο Mark έρχεται στη Ρωσία ειδικά για να πραγματοποιήσει μια σειρά εκπαιδευτικών εκδηλώσεων, καθώς έχει την πιο μεγάλη εμπειρία στην ασφάλιση πολυεθνικών εταιρειών.
Λαμβάνοντας υπόψη την τρέχουσα εμπειρία στην προσφορά διεθνών προγραμμάτων για Ρώσους πελάτες με διεθνή παρουσία, είμαι σίγουρος ότι αυτό το σεμινάριο θα είναι πολύ ενδιαφέρον και θα απαντήσει σε πολλές ερωτήσεις σε αυτόν τον τομέα.
Σας επισυνάπτω την πρόσκληση και το πρόγραμμα του σεμιναρίου.
Σας ζητώ να προωθήσετε αυτήν την πρόσκληση σε συναδέλφους που θα ενδιαφέρονται για αυτό το θέμα.
Η εγγραφή πραγματοποιείται με απάντηση σε αυτήν την επιστολή. Η συμμετοχή είναι δωρεάν, ο αριθμός των θέσεων περιορισμένος.
Διεύθυνση σεμιναρίου: Ρωσία, 125315, Μόσχα, Leningradsky Prospekt, 72, κτίριο 2, όροφος 3
Θα χαρούμε να σας δούμε!
Με εκτιμιση,
Άννα Σιμόνοβα
Υπεύθυνος εκπαιδευτικών προγραμμάτων
AIG
Τηλ.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[email προστατευμένο]
Επιστολή αίτησης για οργάνωση συνάντησης
Θέμα: Οργάνωση συνάντησης με την Έλενα Φιρσοβά
Στοιχεία: 25/06/2016
Από: Cherkesov Ilya
Προς: Ivanova Galina
Αγαπητή Galina Nikolaevna!
Εάν η προσφορά σας είναι έγκυρη, την επόμενη εβδομάδα(από 06 Ιουνίου έως 10 Ιουνίου) Θα μπορούσα να έρθω οποιαδήποτε στιγμή βολεύει την Έλενα Πετρόβνα.
Θα είμαι πολύ ευγνώμων αν με ενημερώσετε για την απόφαση της κας Φιρσοβά.
Με εκτιμιση,
Βαντίμ Ταταρένκο
Διευθυντής εταιρείας AIG
[email προστατευμένο]
Επιστολή με αίτημα επικοινωνίας
Θέμα: Τηλέφωνο Έλενας Φιρσοβά
Στοιχεία: 25/06/2016
Από: Cherkesov Ilya
Προς: Ivanova Galina
Αγαπητή Galina Nikolaevna!
Σας ευχαριστώ και πάλι για τη συνάντηση και την εποικοδομητική συζήτηση.
Θα σας ήμουν πολύ ευγνώμων αν το στείλετε στην καθορισμένη διεύθυνση ή με ειδοποιήσετε τηλεφωνικά.
Ευχαριστώ εκ των προτέρων!
Με εκτιμιση,
Βαντίμ Ταταρένκο
Διευθυντής εταιρείας AIG
Τηλ.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[email προστατευμένο]
Επιστολή απάντησης σε μια επιθετική επιστολή από έναν πελάτη
Επιθετική επιστολή από τον πελάτη:
Θέμα: Ήσουν εντελώς τρελός!
Στοιχεία: 20/02/2016
Από: Petrov Andrey
Προς την: [email προστατευμένο]
Πώς μπορώ να πάρω πίσω τα χρήματα που πλήρωσα για την καταραμένη υπηρεσία σας. Προτιμώ να τα ξοδέψω σε κάτι άλλο από το πορνογραφικό σας σύστημα. Χρησιμοποιήστε μόνοι σας το καταραμένο servis.tutu.net.
Αντρέι Πετρόφ
Απαντήστε σε μια επιθετική επιστολή πελάτη
Θέμα: Σχετικά με επιστροφή χρημάτων και λύση στο πρόβλημα! | ΑΛΓΟΡΙΘΜΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ |
Γεια σου Αντρέι! | |
Αν σας καταλαβαίνω καλά, είστε δυσαρεστημένοι με τη δουλειά της υπηρεσίας μας και θα θέλατε να πάρετε τα χρήματά σας πίσω. | 2. Διευκρινίζοντας με τον παραλήπτη την κατανόησή μας για το αίτημα/αξίωση/ερώτηση. Αυτό είναι ιδιαίτερα απαραίτητο εάν η επιστολή του παραλήπτη είναι χαοτική και είναι δύσκολο να κατανοήσουμε την ουσία του προβλήματος. |
Θα σας ενημερώσω πώς μπορεί να γίνει αυτό. | 3. Παρέχετε στον παραλήπτη πολύ σαφείς και πλήρεις πληροφορίες για το θέμα που τον ενδιαφέρει. |
Andrey, όπως και εσύ, νιώθω άβολα με την κατάσταση, με αποτέλεσμα να είσαι έτοιμος να σταματήσεις να αλληλεπιδράς μαζί μας. Νομίζω ότι και εμείς και εσείς είμαστε οι χαμένοι σε αυτήν την περίπτωση: χάνουμε τον πελάτη και χάνετε την ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία μας (σας διαβεβαιώ ότι η υπηρεσία είναι αρκετά βολική και αποτελεσματική!). Εάν είστε έτοιμοι να αφιερώσετε χρόνο για να διευθετήσετε την κατάσταση, γράψτε μου τι συνέβη και χρειάζεστε επιστροφή χρημάτων. Θα κατανοήσουμε τους λόγους και θα σας βοηθήσουμε να κάνετε τη χρήση των υπηρεσιών μας όσο το δυνατόν πιο άνετη και αποτελεσματική για εσάς. | 4. Σχόλια και συναισθηματική πτυχή. |
ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Το μόνο αίτημα: ας επικοινωνήσουμε στα πλαίσια του κανονιστικού λεξιλογίου. | 5. Χρησιμοποιώντας ένα υστερόγραφο, εκφράστε τη στάση σας απέναντι στη χρήση εσφαλμένου στυλ γραφής από τον παραλήπτη. |
Με εκτιμιση, Έλενα Ιβασένκο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΠΕΛΑΤΩΝ |
Ένα κλισέ για την έκφραση ενός αιτήματος να μην χρησιμοποιούνται βωμολοχίες στην αλληλογραφία:
Προσπαθήστε να μην χρησιμοποιείτε ακατάλληλη γλώσσα. Δεν συνεισφέρει εποικοδομητική λύσηερώτηση.
Σας ενημερώνουμε ότι διατηρούμε το δικαίωμα να μην απαντάμε σε επιστολές που περιέχουν χυδαία ή αγενή γλώσσα που απευθύνονται στην εταιρεία ή το προσωπικό της.
Επιστολή άρνησης
Επιστολή πελάτη
Καλημέρα Αντρέι!
Σας γράφω με ένα επίσημο αίτημα.
Η εταιρεία μας προμηθεύει βιομηχανικός εξοπλισμός, καθώς και ανταλλακτικά για επιχειρήσεις Βιομηχανία τροφίμων. Από το 2010 είμαστε τακτικοί πελάτες σας.
Σας ευχαριστούμε εκ των προτέρων για την κατανόηση και την υποστήριξή σας!
Με εκτιμιση,
Διευθυντής μάρκετινγκ
CJSC "Pishcheprom"
Ρομάν Πετρένκο
Τηλ.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[email προστατευμένο]
Δείγμα 1.Επιστολή άρνησης σε αίτημα πελάτη
ΑΛΓΟΡΙΘΜΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ |
|
Αγαπητέ Roman Petrovich! | 1. Το να φωνάζεις με το όνομα είναι σημάδι προσοχής στον συνομιλητή. Βοηθά στην αποφυγή της απρόσωπης. |
Σας εκφράζουμε την ειλικρινή μας ευγνωμοσύνη για τη μακροχρόνια συνεργασία σας με την εταιρεία μας. | 2. Σας ευχαριστούμε που συνεργάζεστε με την εταιρεία (ή απλώς για την επιστολή). |
Αυτήν τη στιγμή η έκπτωση της εταιρείας σας είναι 10%. Τους τελευταίους 12 μήνες, η εταιρεία σας έχει παραγγείλει υπηρεσίες για... ρούβλια Το επόμενο όριο έκπτωσης είναι…. ρούβλια Θα ισχύει έκπτωση 15% από αυτό. Όταν φτάσετε αυτό το όριο, η έκπτωση σας θα αυξηθεί αυτόματα. | 3. Αναφέρετε τους συγκεκριμένους λόγους που δεν σας επιτρέπουν να ικανοποιήσετε το αίτημα (χρησιμοποιήστε το ιστορικό της έκδοσης, αριθμούς, προθεσμίες, διαδικασίες). |
Εάν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία αναβολής πληρωμής, επικοινωνήστε με την Irina Mikhailova (τηλ.: 495-777-89-21; [email προστατευμένο] ). | 4. Εκφράστε την κατανόησή σας ότι το θέμα του αιτήματος είναι πραγματικά σημαντικό. 5. Προτείνετε μια εναλλακτική λύση εάν είναι δυνατόν. |
6. Εκφράστε την ελπίδα σας για συνεχείς συνεργασίες. |
|
Με εκτιμιση, Αντρέι Ιβάνοφ |
Δείγμα 2
Θέμα: Περί διακοπής συνεργασίας
Στοιχεία: 20/03/2016
Από: [email προστατευμένο]
Προς: Petrenko Ivan
Αγαπητέ Ivan Nikolaevich!
Ήμασταν στην ευχάριστη θέση να συνεργαστούμε με την εταιρεία σας για 7 χρόνια. Ήμασταν πάντα ικανοποιημένοι με το καλό επίπεδο εξυπηρέτησης και την ποιότητα των προϊόντων. Ωστόσο, για Πέρυσισυνέβησαν ορισμένα περιστατικά, όπως: τακτική παραβίαση των προθεσμιών παράδοσης, μη ικανοποιητική ποιότητα των εμπορευμάτων, εσφαλμένη στάση των εργαζομένων της εταιρείας σας σε αυτές τις καταστάσεις. Ως αποτέλεσμα όλων αυτών, η αλληλεπίδρασή μας έχει φτάσει σε αδιέξοδο.
Από αυτή την άποψη, δυστυχώς, αναγκαζόμαστε να τερματίσουμε τη συνεργασία μαζί σας μετά τη λήξη της σύμβασης. Ευχαριστώ για τα χρόνια υπηρεσίας.
Με εκτιμιση,
Διευθυντής
LLC "Makulatura"
Μαλάχοφ Γκενάντι Βικτόροβιτς
Τηλ.: 8-945-xxx-xx-xx
[email προστατευμένο]
_____________________________________________________________________________________________
Δείγμα 3
Θέμα: Άρνηση καταβολής αποζημίωσης
Στοιχεία: 20/06/2015
Από: aig.ru
Προς: Evgeniy Knysh
Αγαπητέ Evgeniy!
Σας ευχαριστούμε για τη μακροχρόνια συνεργασία σας με την εταιρεία μας!
Προς λύπη μας, αναγκαζόμαστε να αρνηθούμε να σας καταβάλουμε την απαιτούμενη αποζημίωση ύψους... ρουβλίων.
Αυτή τη στιγμή, η εταιρεία έχει θεσπίσει διαφορετική διαδικασία λήψης αποφάσεων για ασφαλιστικές αποζημιώσεις, για την οποία έχετε επανειλημμένα ενημερωθεί.
(Δείτε συνημμένο για αντίγραφο αυτής της ειδοποίησης.)
Επιπλέον, οι αξιώσεις Νο. 4-6 που υποδεικνύετε στη δήλωση απαίτησης δεν είναι ασφαλιστικές, καθώς παραβιάστηκαν οι όροι 12.1-12.2 της Συμφωνίας.
Κατανοούμε καλά την κατάστασή σας και, εάν θέλετε να αποφύγετε παρόμοια προηγούμενα στο μέλλον, σας προτείνουμε να συνάψετε σύμβαση με την εταιρεία μας επιπρόσθετη συμφωνία, επιτρέποντάς σας να αντισταθμίσετε τις ζημίες που σχετίζονται με επιχειρηματικούς κινδύνους όπως ο δικός σας. (Δείτε επιπλέον συμφωνία στο συνημμένο)
Ελπίζουμε στην κατανόησή σας και στη συνεχή συνεργασία!
Με εκτιμιση,
Διευθυντής AIG
Tuchkov Vladimir
Τηλ.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[email προστατευμένο]
Απαντητική επιστολή σε αιτιολογημένη καταγγελία
Θέμα: Απάντηση στην καταγγελία.
Στοιχεία: 05/12/2016
Από: [email προστατευμένο]
Προς: Anna Kolesnikova
Αγαπητή Άννα!
Εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας του εργοστασίου μας, θα ήθελα να εκφράσω την ειλικρινή μου λύπη και να ζητήσω συγγνώμη για την τρέχουσα κατάσταση.
Το εργοστάσιό μας εργάζεται σταθερά και αποτελεσματικά στην αγορά ραπτικής και επισκευής ρούχων εδώ και πολλά χρόνια.
Η κατάστασή σας σχετίζεται με σπάνιες περιπτώσεις, που ευθύνονται για τον λεγόμενο ανθρώπινο παράγοντα.
Διενεργήσαμε έρευνα και οι υπεύθυνοι για παραβίαση προθεσμιών και αγένεια τιμωρήθηκαν. Σύμφωνα με την εντολή του εργοστασίου με ημερομηνία 13 Απριλίου 2016 Νο 78/2, ο επιστάτης βάρδιας V.V. Volkova αποδοκιμάστηκε, ο κόφτης A.P. Gusev μετατέθηκε ως ράφτης στην ομάδα ραπτικής ανδρικών εξωτερικών ενδυμάτων.
Η διοίκηση έχει λάβει επείγοντα μέτρα για την εκπλήρωση της παραγγελίας σας. Θα είναι έτοιμος 15.05.2016. Οποιαδήποτε στιγμή σας βολεύει, ο courier θα το παραδώσει στη διεύθυνση που ορίσατε.
Πιστέψτε με, είμαστε εξίσου δυσαρεστημένοι με την τρέχουσα κατάσταση όπως εσείς!
Η επιστολή αίτησης είναι ίσως η πιο κοινή μορφή επαγγελματικής αλληλογραφίας. Ο αριθμός των καταστάσεων που απαιτούν την υποβολή αιτήματος για λογαριασμό νομικού ή άτομο, δεν μπορεί να μετρηθεί. Αυτό είναι η απόκτηση πληροφοριών, δειγμάτων προϊόντων, συντονισμού ενεργειών, πρόκλησης κάποιας ενέργειας κ.λπ.
Η σύνθεση και η δομή μιας επιστολής αίτησης δεν διαφέρει πολύ από τις τυπικές. Κατά κανόνα, το κείμενο μιας επιστολής αίτησης αποτελείται από δύο μέρη:
1. Το εισαγωγικό μέρος, όπου η ουσία του θέματος παρουσιάζεται σε αφηγηματική μορφή, εξηγεί κίνητρα, λόγοι για την υποβολή του αιτήματος. Οι ακόλουθες τυπικές εκφράσεις χρησιμοποιούνται συχνά εδώ:
ο λόγος της αναφοράς
Λόγω μη παραλαβής... ;
Λαμβάνοντας υπόψη την κοινωνική σημασία... ;
Λαμβάνοντας υπόψη (τη μακροχρόνια συνεργασία μας)... ;
Λαμβάνοντας υπόψη (τη μακροπρόθεσμη και γόνιμη φύση των επιχειρηματικών μας δεσμών)... ;
Λόγω της ασυμφωνίας μεταξύ των ενεργειών σας και των συμφωνιών που είχατε αποδεχθεί στο παρελθόν... ;
Λόγω της καθυστέρησης παραλαβής του φορτίου... ;
Με βάση τα αποτελέσματα των διαπραγματεύσεων για το θέμα των... κ.λπ.
Στόχος του αιτήματος
Για να εκτελεστεί η εντολή... ;
Για να λυθεί το πρόβλημα όσο το δυνατόν γρηγορότερα...?
Για συντονισμό ζητημάτων... ;
Προκειμένου να διασφαλιστεί η ασφάλεια της διέλευσης του φορτίου... ;
Να αποφύγω καταστάσεις σύγκρουσης... και ούτω καθεξής.
Σύμφωνα με την προηγούμενη συμφωνία...
Σε σχέση με την έκκληση προς εμάς... ;
Βάσει προφορικής συμφωνίας... ;
Με βάση την τηλεφωνική μας συνομιλία... ;
Σύμφωνα με κυβερνητικό διάταγμα... ;
Σύμφωνα με το πρωτόκολλο για τις αμοιβαίες προμήθειες... κ.λπ.
Όλες οι παραπάνω εκφράσεις πρέπει να χρησιμοποιούνται λαμβάνοντας υπόψη το πλαίσιο και την κατάσταση της ομιλίας.
Σχεδόν όλες οι τυπικές εκφράσεις ξεκινούν με παράγωγη πρόθεση ή προθετική φράση. Θα πρέπει να προσέξετε τη σωστή χρήση αυτών των προθέσεων με ουσιαστικά, που είναι κυρίως σε πτώσεις γενετικής και δοτικής.
2. Στην πραγματικότητα ένα αίτημα. Εδώ η φράση κλειδί του γράμματος περιλαμβάνει λέξεις που σχηματίζονται από το ρήμα ζητώ. Η χρήση του εξηγείται από τις απαιτήσεις εθιμοτυπίας για τα επιχειρηματικά κείμενα και τους ψυχολογικούς νόμους εργασιακή επικοινωνία- ένα άτομο συμφωνεί πιο πρόθυμα να εκτελέσει μια ενέργεια που εκφράζεται με τη μορφή αιτήματος παρά με τη μορφή απαίτησης.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, το ίδιο το αίτημα, που εκφράζεται περιγραφικά, μπορεί να μην περιέχει αυτό το ρήμα, για παράδειγμα: Ελπίζουμε ότι θα μπορέσετε να εξετάσετε την πρότασή μας εντός της καθορισμένης περιόδου.
Η αίτηση μπορεί να γίνει σε πρώτο ενικό πρόσωπο («ρωτάω...»), σε α' πληθυντικό πρόσωπο («Ζητάμε...»), σε γ' ενικό πρόσωπο (στην περίπτωση αυτή ουσιαστικά με συλλογική σημασία χρησιμοποιούνται: «Η διοίκηση ζητά...», «Η διοίκηση ζητά...», «Το Εργατικό Συλλογικό Συμβούλιο ζητά...», κ.λπ.), από το γ' πληθυντικό πρόσωπο, αν πολλά ουσιαστικά με συλλογική σημασία. χρησιμοποιούνται (Η Διοίκηση και το Εργατικό Συλλογικό Συμβούλιο ζητούν.. .).
Εάν η επιστολή αίτησης είναι πολυδιάστατη, τότε η σύνθεση του δεύτερου μέρους μιας τέτοιας επιστολής μπορεί να μοιάζει με αυτό (τμήματα της σύνθεσης πρέπει να αντιστοιχούν στη διαίρεση παραγράφου του κειμένου):
Παρακαλώ παρακαλώ...)
Ταυτόχρονα ρωτάω... (ρωτάμε και...)
Και ρωτάω επίσης... (Και ρωτάμε επίσης...)
Κατά τη σύνταξη μιας επιστολής αίτησης, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τις ακόλουθες συστάσεις:
1. Όταν υποβάλλετε ένα αίτημα, τονίστε το ενδιαφέρον σας ή του οργανισμού σας να το εκπληρώσει.
2. Σε καμία περίπτωση μην ξεκινάτε μια επιστολή με τη λέξη "Παρακαλώ..." - είναι πιο διακριτικό να εξηγήσετε πρώτα τους λόγους για το αίτημά σας (ακόμα κι αν όλες οι λεπτομέρειες έχουν ήδη συμφωνηθεί με τον παραλήπτη).
3. Μην βιαστείτε να ευχαριστήσετε εκ των προτέρων τον παραλήπτη. Κάνοντας αυτό βάζετε τόσο τον εαυτό σας όσο και τον παραλήπτη σε δύσκολη θέση. Προσπαθήστε να πείτε ευχαριστώ όταν μάθετε ότι το αίτημά σας έγινε δεκτό.
Κατά τη διατύπωση ενός αιτήματος, χρησιμοποιούνται συχνά οι ακόλουθες τυπικές εκφράσεις:
Απευθυνόμαστε σε εσάς με ένα αίτημα...
Σχετικά με την αποστολή στη διεύθυνσή μας...
Σχετικά με την κατεύθυνση προς τη διεύθυνσή μου...
Σχετικά με την αποστολή στον οργανισμό μας...
Σχετικά με την παροχή μου...?
Σας ρωτάμε (σας)...
Ενημερώστε (μας)...
Στείλε μου)...
Επείγουσα παρουσία...
Αναφορά άμεσα...
Ειδοποίηση (διεύθυνση εταιρείας) για...
Ενημερώστε με για...?
Ζητώ τη συγκατάθεσή σας για...
Αποστολή σε...
Παρέχοντάς μας...
Εξοικείωση με...
Μεταφορά... του παρακάτω εξοπλισμού... ;
Ζητάμε τη βοήθειά σας για...
Λήψη...
Γρήγορη αποστολή...
Χορήγηση Επιπλέον πληροφορίεςσχετικά...
Διεξαγωγή... ;
Ζητώ τις οδηγίες (σας) σας...
Για τη σύναψη συμφωνίας για...
Για παράδοση από την αποθήκη της επιχείρησης... σε αντιπρόσωπο...
Για την προετοιμασία εγγράφων για...
Για αναθεώρηση... ;
Σας ζητάμε να μην αρνηθείτε την ευγένεια και... .
